Разработка автоматизированной системы управления государственного образовательного учреждения
Организационной структурой системы управления называется состав, взаимосвязь и соподчиненность совокупности организационных единиц, выполняющих различные функции по управлению учреждением. Такая структура формируется исходя из состава, содержания и трудоемкости выполнения общих и специальных функций управления. Организационно-управленческая структура отражает иерархические уровни, что… Читать ещё >
Разработка автоматизированной системы управления государственного образовательного учреждения (реферат, курсовая, диплом, контрольная)
Актуальность темы
исследования обусловлена важностью для экономики страны процесса воспроизводства производительных сил, эффективного решения вопроса занятости и трудоустройства населения. Реалии рыночной экономики заставляют многие категории населения пересматривать свою профессиональную карьеру, задумываться над переменой места работы, профессии, ставят проблемы переподготовки и переобучения. Важное место в оказании помощи при решении этих вопросов должна занять психодиагностика профессиональной направленности и способностей личности.
В связи с этим резко возрастает необходимость создания и совершенствования методов изучения личности человека, его профессиональных склонностей и интересов. Особенное значение эта проблема имеет в среде выпускников школ. Потребность в подобных методах остро испытывают центры профориентаций молодежи, службы занятости и трудоустройства населения, кадровые отделы и фонды, профессиональные консультанты, прикладные психологи, социальные работники. Очень важно иметь информацию не только о знаниях будущих специалистов, но и об их психологических характеристиках и индивидуальных данных.
В этой связи возникает вопрос о способах и методах сбора и накопления подобной информации для ее последующей обработки и интерпретации. Целесообразно для данной цели создавать специализированные АСОИУ, с набором специально разработанных функций.
Задача функционирования АСОИУ — обеспечить администрацию достоверной и своевременной необходимой информацией для повышения эффективности управления. Это позволяет повысить степень обоснованности принимаемых решений, обеспечить четкую согласованность решений, принимаемых на различных уровнях управления и в разных структурных подразделениях, что приводит к росту производительности труда, сокращению непроизводственных потерь.
Целью проекта является построение автоматизированной системы управления государственного образовательного учреждения среднего профессионального образования «Апшеронский Лесхоз — техникум» с разработкой автоматизированного рабочего места методиста заочного обучения.
Для достижения данной цели необходимо решить следующие задачи:
ѕ изучить состава и принципы функционирования техникума;
ѕ выявить проблемные ситуации и определить возможности их разрешения;
ѕ выполнить технико-экономическое обоснование выполняемой разработки;
ѕ спроектировать автоматизированное рабочее место методиста заочного обучения.
Объектом исследования является автоматизированная система управления ГОУ СПО «Апшеронский Лесхоз — техникум».
Предметом исследования является аппаратно-программный комплекс, предназначенный для автоматизации рабочего места методиста заочного обучения.
Практическая значимость заключается в разработке и внедрении программного продукта автоматизирующего обработку информации на рабочем месте методиста заочного обучения в Апшеронском лесхоз — техникуме.
1. Диагностический анализ техникума
1.1 Общая характеристика учреждения
Государственное образовательное учреждение среднего профессионального образования «Апшеронский лесхоз-техникум» находится в ведении Федерального агентства лесного хозяйства в соответствии с распоряжением Правительства Российской Федерации от 05.03.2005 № 244-р.
Техникум имеет обособленное имущество, находящееся в федеральной собственности, на праве оперативного управления, смету доходов и расходов, лицевые счета в территориальных органах Федерального казначейства по учету средств федерального бюджета и средств, полученных от предпринимательской и иной приносящей доходы деятельности, печать установленного образца со своим наименованием, штампы, бланки и другие средства идентификации, от своего имени приобретает и осуществляет имущественные и личные неимущественные права.
Техникум является государственным образовательным учреждением среднего профессионального образования.
Предметом деятельности техникума является осуществление подготовки специалистов со средним профессиональным образованием и обеспечение рационального использования лесов для осуществления образовательной деятельности, их охраны, защиты и воспроизводства, исходя из принципов устойчивого управления лесами и сохранения биологического разнообразия лесных экосистем, повышения зоологического и ресурсного потенциала лесов, удовлетворения потребностей общества в лесных ресурсах на основе научно-обоснованного многоцелевого лесопользования в интересах Российской Федерации.
Основными целями Техникума являются:
ѕ удовлетворение потребностей личности в интеллектуальном, культурном и нравственном развитии посредством получения среднего профессионального образования;
ѕ удовлетворение потребностей общества в специалистах со средним профессиональным образованием;
ѕ формирование у обучающихся гражданской позиции и трудолюбия, развитие ответственности, самостоятельности и творческой активности;
ѕ сохранение и приумножение нравственных и культурных ценностей общества;
ѕ организация рационального непрерывного, не истощительного лесопользования и рационального использования земель лесного фонда Российской Федерации для осуществления образовательной деятельности;
ѕ обеспечение воспроизводства, улучшение породного состава и качества лесов, повышение их продуктивности; производство семян лесных древесных и кустарниковых растений на участках лесного фонда в процессе осуществлении образовательной деятельности;
ѕ сохранение и усиление средообразующих, защитных, охранных, оздоровительных, санитарно-гигиенических и иных полезных природных свойств лесов на участках лесного фонда;
ѕ сохранение биологического разнообразия и объектов историко-культурного и природного наследия на участках лесного фонда;
ѕ охрана и защита лесов в процессе осуществления образовательной деятельности.
В соответствии с целями техникум осуществляет следующие основные виды деятельности за счет средств федерального бюджета:
ѕ осуществляет подготовку квалифицированных специалистов со средним профессиональным образованием по специальностям Техникума (по любой выбранной форме обучения — дневной, вечерней, заочной) в соответствии с Государственными образовательными стандартами в пределах контрольных цифр, утвержденных в установленном порядке Рослесхозом;
ѕ проводит профессиональную переподготовку и повышение квалификаций специалистов среднего звена и рабочих кадров в сфере лесного хозяйства, лесной промышленности, озеленения и благоустройства территорий, в соответствии с государственными образовательными стандартами в пределах контрольных цифр, утвержденных в установленном порядке Рослесхозом;
ѕ осуществляет методические и учебно-опытные работы с целью обеспечения учебного процесса;
ѕ в границах территории лесного фонда, определенных техникуму для осуществления образовательной деятельности в соответствии со ст. 40 Лесного кодекса Российской Федерации и Правилами использования лесов для осуществления научно-исследовательской деятельности;
ѕ создает и использует объекты учебно-практической, базы: учебные полигоны и площадки, учебные питомники и т. д.;
ѕ устанавливает специальные знаки, информационные и иные указатели, отграничивающие территорию, на которой осуществляется образовательная деятельность;
ѕ создает лесную инфраструктуру для обеспечения учебного процесса в соответствии со ст. 13 Лесного кодекса Российской Федерации (строительство лесных дорог, лесных складов и других объектов);
ѕ осуществляет рубку лесных насаждений в образовательных целях;
ѕ проводит мероприятия по повышению продуктивности лесов в соответствии с лесоустроительными проектами и проектом освоения лесов;
ѕ осуществляет воспроизводство лесов, заготовку лесных семян и выращивание посадочного натерший и образовательных целях, устанавливает объемы учебно-опытных работ по воспроизводству лесов, способы их проведения, определяет воспроизводимые древесные породы в соответствии с лесоустроительными проектами;
ѕ осуществляет приемку в установленном порядке участков лесною фонда, на которых созданы лесные культуры;
ѕ проводит учебно-опытные работы по селекции, лесному семеноводству и сортоиспытанию ценных древесных пород;
ѕ осуществляет уход за лесами в соответствии со ст. 64 Лесного кодекса Российской Федерации (вырубка части деревьев, кустарников и иные мероприятия, направленные на повышение репродуктивности лесов, сохранение их полезных функций);
ѕ осуществляет в соответствии со ст. 51 Лесного кодекса Российской Федерации мероприятия по охране лесов от пожаров, от загрязнения и иного негативного воздействия, а также защиту их от вредных организмов;
ѕ осуществляет мероприятия, предусмотренные Проектом освоения лесов, в соответствии с приказом от 06.04.2007 г. № 77;
ѕ представляет Рослесхозу информацию о лесном фонде Российской федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Техникум для достижения целей, определённых уставом, может осуществлять следующие виды приносящей доход деятельности:
ѕ образовательные услуги: подготовка к поступлению в техникум;
ѕ подготовка специалистов по специальностям техникума сверх установленных заданий по приему студентов (сверх контрольных цифр) в соответствии с лицензией;
ѕ подготовка специалистов по дополнительным, образовательным программам, в том числе техническому обучению, не предусмотренным государственным стандартом, преподавание специальных курсов и дисциплин в соответствии с переподготовка, повышение квалификации специалистов со средним профессиональным образованием и подготовка рабочих кадров вне рамок контрольных цифр, установленных Рослесхозом;
ѕ осуществление дополнительных лесохозяйственных услуг по переработке и реализации древесины, полученной от рубок леса в образовательных целях и реализации продукции иных добытых лесных ресурсов: семян, пищевых продуктов леса, продуктов переработки древесного сырья и лесохимии, полученных в процессе образовательной деятельности, права собственности на которые принадлежат Лесхозу-техникуму в соответствии с гражданским законодательством (ст. 20 Лесного кодекса Российской Федерации);
ѕ переработка и реализация продукции пчеловодства, посадочного материала, полученных в результате образовательной деятельности;
ѕ оказание услуг и выполнение работ в сфере лесного хозяйства по оказанию помощи лесопользователям в выборе способов воспроизводства лесов, обеспечении посевным и посадочным материалами;
ѕ разработка проектов по ведению охотничьего хозяйства, включая разведение диких животных;
ѕ разработка проектов по лесоохранным, лесозащитным и восстановительным работам на землях, не входящих в состав земель лесного фонда, и их опытная реализация;
ѕ разработка проектов по созданию защитных и полезащитных лесных насаждений, лесных питомников и уходу за ними и их опытная реализация;
ѕ разработка проектов по рекультивации земель лесного фонда в районах добычи нефти, газа и других полезных ископаемых и их опытная реализация;
ѕ разработка проектов по созданию объектов постоянной лесосеменной базы на генетико-селекционной основе в лесах, не входящих в лесной фонд;
ѕ разработка проектов по озеленению городов и населенных пунктов, территорий, примыкающих к административным зданиям и жилым домам, благоустройству территории (обустройству мест отдыха, лечебно-оздоровительных и туристических объектов, ферм и т. д.) и их опытная реализация;
ѕ разработка проектов по подготовке участков, обработке почвы под лесные культуры на землях, не входящих в земли лесного фонда;
ѕ проведение геоботанических обследований, определение кормовых ресурсов;
ѕ оказание услуг по уборке опасных деревьев в парках, скверах и улицах;
ѕ разработка отраслевых баз данных и соответствующего программного обеспечения в сфере лесного комплекса;
ѕ оказание услуг по руководству практикой, консультации студентов и учащихся коммерческих учебных заведений;
ѕ проведению выставок и презентаций в области лесного хозяйства;
ѕ производство и реализация произведенной за счет средств от приносящей доход деятельности продукции (услуг) общественного питания учащимся и работникам техникума;
ѕ оказание услуг по проживанию в общежитиях, пользованию коммунальными и хозяйственными услугами в общежитии.
Цены на работы и услуги устанавливаются в соответствии с законодательством Российской Федерации.
К обучающимся техникума относятся студенты, слушатели и другие категории обучающихся. Студентом техникума является лицо, зачисленное приказом директора техникума для обучения по образовательной программе среднего профессионального образования.
Слушателем Техникума является лицо, зачисленное приказом директора в техникум для обучения на подготовительных курсах или освоения дополнительной профессиональной образовательной программы.
Техникум создается, реорганизуется и ликвидируется в соответствии с законодательством Российской Федерации. Сведения о создании, реорганизации, переименовании и ликвидации техникума представляются федеральному органу управления образованием.
Лицензирование, аттестация и государственная аккредитация Техникума осуществляются в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
1.2 Описание функциональной структуры
Построение функционально-иерархической структуры. В организационно-управленческую подсистему входят следующие блоки.
Организация процесса обучения, выбор программ обучения из комплекса вариативных программ и разработка собственных. Установление приоритетных направлений деятельности учреждения с целью интеллектуального и физического развития учащихся. Руководство воспитательно-образовательным процессом и контроль за качеством оказания образовательных и медицинских услуг.
К обеспечивающей подсистеме относится: предоставление бухгалтерской отчетности налоговым органам; обеспечение бухгалтерского (налогового) учета; контроль за правильностью оформления и ведения кассовых документов; обеспечение квалифицированными педагогическими и медицинскими кадрами.
Образовательная подсистема включает в себя:
ѕ развитие индивидуальных способностей учащихся;
ѕ интеллектуальное и физическое развитие студентов;
ѕ формирование культуры личности учеников;
ѕ воспитание гражданственности, трудолюбия, уважения;
Структурная функциональноиерархическая схема техникума представлена на рисунке 1.1.
Рисунок 1.1 — Функционально — иерархическая схема техникума
Изучение функциональных областей. Функционирование техникума предполагает достижение заранее определенных целей путем решения множества задач, сгруппированных по определенному признаку в подмножества.
Для того чтобы иметь более полное представление о функционировании техникума, необходимо определить функциональные области и процессы, протекающие в этих областях. Каждая функциональная область включает в себя ряд процессов или функций.
В таблице 1.1 представлен перечень конкретных функциональных областей и протекающих в них процессов.
Таблица 1.1 — Функциональные области и процессы их составляющие
Функциональная область | Код | Процессы, протекающие в функциональных областях | Код | |
1 Управление учебным процессом | 1.1 Внедрение современных учебных программ 1.2 Контроль за выполнением учебных программ | |||
2 Управление воспитательным процессом | 2.1 Контроль за качеством процесса воспитания 2.2 Организация и проведение воспитательных работ | |||
3 Управление функционированием организации | 3.1 Управление техникумом путем принятия управленческих решений 3.2 Принятие решений в экстремальных ситуациях | |||
4 Управление оборудованием | 4.1Обслуживание и ремонт учебного оборудования | |||
5 Управление бухгалтерским учетом | 5.1 Учет основных средств; 5.2 Начисление заработной платы; 5.3 Движение денежной наличности | |||
6 Управление финансами | 6.1 Финансовое планирование 6.2 Управление капиталовложениями 6.3 Управление фондами учреждения | |||
7 Управление кадрами | 7.1 Планирование численности сотрудников; 7.2 Планирование аттестации 7.3 Переподготовка кадров | |||
1.3 Построение организационно-управленческой структуры
Организационной структурой системы управления называется состав, взаимосвязь и соподчиненность совокупности организационных единиц, выполняющих различные функции по управлению учреждением. Такая структура формируется исходя из состава, содержания и трудоемкости выполнения общих и специальных функций управления. Организационно-управленческая структура отражает иерархические уровни, что обеспечивает повышенную устойчивость внешним возмущениям, способствует локализации конфликтов, возникающих между отдельными элементами, согласует отдельные цели подсистем с общими целями всей системы.
Управление техникумом осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации и его уставом и строится на принципах единоначалия и самоуправления. Устав техникума, изменения и дополнения к нему принимаются общим собранием (конференцией) работников и представителей обучающихся и утверждаются Рослесхозом.
В техникуме создается выборный представительный орган — совет среднего специального учебного заведения.
В состав совета входят директор техникума и представители всех категорий работников, обучающихся, а также заинтересованных предприятий, учреждений и организаций. Председателем совета является директор. Другие члены совета избираются общим собранием (конференцией). Срок полномочий совета не может превышать 5 лет. Досрочные выборы совета проводятся по требованию не менее половины его членов, а также в других случаях, предусмотренных уставом техникума.
В техникуме могут создаваться и иные органы самоуправления: педагогические и методические советы, попечительский совет и другие.
В филиале техникума может создаваться в соответствии с уставом выборный представительный орган — совет филиала.
Свою работу совет проводит в порядке определяемым положением о Совете.
К полномочиям совета относятся:
ѕ утверждение проекта правил приема студентов;
ѕ рассмотрение проекта правил внутреннего распорядка техникума;
ѕ формирование приема студентов на платной основе;
ѕ рассмотрение учебной нагрузки преподавателей по представлению цикловых комиссий учебной части;
ѕ определение порядка стипендиального обеспечения студентов;
ѕ регулирование в техникуме деятельности общественных (в том числе молодежных) организаций, разрешенных законодательством;
ѕ участие в рассмотрении общего положения о надбавках и доплатах, премировании работников.
Непосредственное управление техникумом осуществляет директор, прошедший соответствующую аттестацию, назначаемый на должность и освобождаемый от должности руководителем Рослесхоза.
Директор осуществляет текущее руководство деятельностью техникума, действует на принципах единоначалия и подотчетен в своей деятельности Рослесхозу.
Директор техникума в соответствии с законодательством Российской Федерации и уставом действует от имени техникума, представляет его во всех организациях, заключает договоры, в том числе трудовые договоры, выдает доверенности, открывает счета в банке, в пределах своей компетенции издает приказы и дает указания, обязательные для всех работников и обучающихся.
Директор несет персональную ответственность за выполнение возложенных на техникум функций, результаты деятельности техникума, организацию бюджетного учета, представление отчетности в установленные сроки, за нецелевое использование средств федерального бюджета, а также за принятие обязательств сверх доведенных лимитов бюджетных обязательств.
Директору совмещение его должности с другой оплачиваемой руководящей должностью, кроме научного и научно-методического руководства, внутри или вне техникума не разрешается.
Разграничение полномочий между советом и директором определяется уставом техникума.
Директор техникума принимается на работу руководителем Рослесхоза, по трудовому договору.
Для обеспечения коллегиальности в решении вопросов учебно-методической и воспитательной работы, физического воспитания студентов в техникуме, создается педагогический совет, объединяющий педагогических и других работников техникума, непосредственно участвующих в обучении и воспитании студентов. Состав педагогического совета утверждается приказом директора техникума. Деятельность педагогического совета определяется положением о педагогическом совете.
В целях совершенствования качества обучения и воспитания обучающихся, методической работы, повышения педагогического мастерства преподавателей в техникуме создаются методический совет, цикловые комиссии, совет кураторов, учебно-воспитательная комиссия. Положения об этих органах утверждаются директором техникума.
Трудовые отношения с работниками техникума устанавливаются в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации.
Директор техникума обеспечивает гарантированный законом размер оплаты труда и меры социальной защиты работников.
Форма, система и размер оплаты труда работников устанавливается на основе Единой тарифной сетки по оплате труда работников организаций бюджетной сферы, утвержденной сметой, а также полученными доходами.
Директор техникума в пределах, установленных трудовым законодательством, самостоятельно определяет виды и размеры надбавок, доплат и других выплат стимулирующего характера.
Директор техникума обеспечивает здоровые, безопасные условия труда. Осуществляет социальное, медицинское и иные виды страхования работников техникума.
Директор Техникума утверждает структуру и штатное расписание техникума после согласования их с Рослесхозом, назначает на должность и освобождает от занимаемой должности работников техникума.
Заместители директора техникума и главный бухгалтер назначаются на должность и освобождаются от занимаемой должности директором техникума по согласованию с Рослесхозом.
К работникам техникума относятся руководящие и педагогические работники, учебно-вспомогательный, лесохозяйственный и иной персонал.
К педагогической деятельности в техникуме допускаются лица, имеющие высшее профессиональное или среднее профессиональное образование. Образовательный ценз указанных лиц подтверждается документами государственного образца о соответствующем уровне образования и (или) квалификации.
На работников учебных, учебно-производственных, производственных мастерских (цехов), полигонов, лесоучастков, учебно-опытных хозяйств и других подразделений техникума распространяются преимущества, устанавливаемые для работников соответствующих производств.
Организационноуправленческая структура представлена на рисунке 1.2.
Рисунок 1.2 — Организационноуправленческая структура техникума
1.4 Анализ целей
Цель — это информационный образ желаемого состояния или результата деятельности. Она, как правило, задается в виде общих целевых установок для системы в целом и поэтому нуждается в детализации и конкретизации. Чем точнее сформулированы и определены цели системы, тем легче выбрать средства их достижения.
Основной целью техникума является предоставление профессиональных образовательных услуг населению. [1]
Одной из задач, которую ставит перед собой администрация техникума, является обеспечения эффективного доступа к информационным ресурсам с применением ПЭВМ, объединенных в локальную компьютерную сеть с выходом в глобальную сеть Интернет.
В таблице 1.2 приведены цели функционирования техникума, средства их достижения и критерии оценки эффективности.
Таблица 1.2 — Основные цели функционирования техникума
Цель | Средства достижения | Критерий эффективности | |
1 Предоставление образовательных услуг | 1.1 Реализация профессиональных образовательных программ. 1.2 Выбор форм, средств и методов обучения. 1.3 Оказание дополнительных образовательных услуг. | Повышение интеллектуального уровня развития населения | |
2 Формирование общей культуры личности обучающихся | 2.1 Формирование здорового образа жизни. 2.2 Проведение культурномассовых, воспитательных и патриотических мероприятий. 2.3 Повышение квалификации работников. | Воспитание гражданственности, трудолюбия и уважения к правам и свободам человека | |
Ввиду сложности целей, стоящих перед системой, возникает необходимость в их декомпозиции. Такую возможность создают методики построения дерева целей. Сущность метода дерева целей наиболее ярко проявляется посредством одного из этапов его применения — логического разделения совокупности целей. По существу, это означает расчленение целей системы более высокого порядка на цели системы более низкого порядка, причем в результате такого расчленения получают дерево целей, которое показывает связь между целями разных порядков. При декомпозиции сложные цели и функции должны разлагаться на такие составляющие, которые отличались бы друг от друга по каким-либо из следующих факторов:
ѕ по требующемуся алгоритму управления;
ѕ по исполнителям (при сложившемся или проектируемом разделении труда в структуре предприятия);
ѕ по входам — выходам (входы — материалы, услуги, выходы — продукция, услуги). [3]
При построении дерева целей большое значение отводится эвристическим методам, экспертным оценкам, необходимость которых обусловлена большой неопределенностью в решении этих задач.
Для построения конечной, иерархичной и в тоже время максимально простой модели дерева целей, необходимо выполнение следующих принципов [4]:
ѕ принцип полноты (достижение совокупности возникающих при декомпозиции целей должно быть достаточным условием для реализации декомпозируемой цели);
ѕ принцип суперпозиций подцелей (необходимо стремиться, чтобы при декомпозиции подцели одного уровня были относительно независимыми, т. к. это упрощает проектирование организации). В случае независимости декомпозируемая цель будет аддитивной суммой подцели;
ѕ принцип конечности декомпозиции (результатом декомпозиции должно быть конечное дерево, т. е. алгоритм декомпозиции должен заканчиваться за конечное число шагов).
Результатом декомпозиции основной цели функционирования учреждения является дерево целей, содержащее: условия достижения основной цели, направления достижения целей, конечные продукты, действия системы, необходимые для получения конечных продуктов. Компоненты дерева целей приведены в таблице 1.3. Используя таблицу 1.3, строим дерево целей (рисунок 1.3).
Таблица 1.3 — Компоненты дерева целей
Компонент | Содержание компонента | |
С0 | Оказание образовательных услуг | |
С1 | Обеспечение разностороннего развития личности учащегося | |
С1.1 | Совершенствование воспитательного процесса | |
С1.1.1 | Выбор оптимальной программы развития | |
С1.1.2 | Разработка индивидуальных программ развития учащихся | |
С1.2 | Выбор форм, средств и методов обучения. | |
С1.2.1 | Разработка и выполнение учебных планов | |
С1.2.2 | Установление порядка и периодичности аттестации обучающихся | |
С2 | Формирование общей культуры личности обучающихся | |
С2.1 | Формирование здорового образа жизни | |
С2.1.1 | Проведение лечебнопрофилактических мероприятий | |
С2.1.2 | Контроль за санитарногигиеническими нормами | |
С2.2 | Проведение культурномассовых, воспитательных и патриотических мероприятий | |
С2.2.1 | Проведение праздничных мероприятий | |
С2.2.2 | Проведение тематических классных часов | |
С2.3 | Повышение квалификации работников | |
С2.3.1 | Привлечение наиболее квалифицированных кадров извне | |
С2.3.2 | Своевременное проведение работ по повышению квалификации работников | |
Рисунок 1.3 — Дерево целей функционирования техникума
1.5 Анализ проблемных ситуаций
Проблемные ситуации не проявляются резко, каждая в отдельности. Это взаимосвязанное множество проблем, затрагивающее различные сферы деятельности организации, и решение глобальных проблем всегда приводит к устранению многих второстепенных.
Определение путей совершенствования процесса организации невозможно без выявления, анализа и решения существующих проблемных ситуаций. К ним могут относиться противоречия в обследуемом объекте (по вертикали и по горизонтали), трудности (помехи, нехватки), неопределенность целей, связей и т. д.
На основании проведенного анализа выделен ряд проблемных ситуаций (таблица 1.4), устранение которых должно способствовать повышению уровня функционирования учреждения.
Таблица 1.4 — Проблемы и методы их разрешения
Проблемы | Методы разрешения | |
1 Организационные | 1.1 Повышение качества оказываемых образовательных услуг 1.2 Организация оптимального использования административных ресурсов 1.3 Выбор оптимальных форм и методов обучения 1.4 Автоматизация рабочих мест управленческого персонала | |
2 Педагогические | 2.1 Внедрение современных средств обучения 2.2 Индивидуальный подход к развитию каждого обучающегося | |
3 Кадровые | 3.1 Подготовка собственных квалифицированных кадров 3.2 Привлечение высококвалифицированных сотрудников со стороны | |
При проведении диагностического анализа лесхоз — техникума выявлена проблема отсутствия автоматизированных рабочих мест управленческого персонала. В результате было принято решение создания автоматизированного рабочего места методиста заочного обучения.
Автоматизированное рабочее место представляет собой проблемно-ориентированный программно-технический комплекс, включающий технические и программные средства, информационное и методическое обеспечение для решения задач пользователя непосредственно на его рабочем месте. [6]
1.6 Анализ информационных потоков по выбранной проблеме
Анализ информационных потоков для описания модели объекта управления может проводиться на документальном уровне. При этом потоки информации рассматриваются в виде документооборота, существующего в объекте управления.
Документ — это один из основных носителей информации о состоянии хозяйственных объектов и протекающих в них процессах. Все документы имеют формализованные списки параметров (типа паспортных данных документа). Дополнительно в эти списки включается формализованное описание смыслового экономического содержания кодов и граф в документе[4].
Документы по направлению поступления можно разделить на следующие типовые группы, которым присвоим соответствующий код:
1) Документы входной информации.
2) Официальные положения и инструкции, регламентирующие функции подразделений и определяющие сроки и процедуры обработки информации и принятия решений.
3) Документы фондового хранения. Они содержат статистическую информацию, которая в дальнейшем используется в процессе работы.
4) Документы расчетной информации, содержащие только необходимую для расчета исходную информацию в форме (или виде), максимально приспособленной для производства конкретного расчета.
5) Документы, содержащие выходную информацию. Они содержат чаще всего результаты выполнения расчетов, которые используются в качестве исходной информации для последующих расчетов или хранятся в виде выходных документов или в виде документов фондового хранения, полученных в результате их преобразования.
Анализ информационных потоков по выбранной проблеме заключается в изучении документооборота в этой области.
На основании изученных документов составлен перечень используемых документов, который приведен в таблице 1.5.
Таблица 1.5 — Перечень используемых документов
Наименование документа | Кем готовится | Кем используется | Тип | Периодичность | Кол. экз. | Код | |
Личный листок педагога | Внешняя среда | Методист заочного обучения | Любая | 1.01 | |||
Личная карточка учащегося | Внешняя среда | Методист | Периодическая | 1.02 | |||
Контингент группы | Методист | Директор, замдиректора | Периодическая | 3.01 | |||
График проведения мероприятий | Методист | Куратор группы | Любая | 3.02 | |||
Отчеты | Методист | Директор, внешняя среда | Периодическая | 5.01 | |||
Для более наглядного представления информационных потоков строится таблица-схема документооборота (таблица 1.6). Каждый документ в таблице-схеме занимает свою горизонталь. Графически указывается количество выписываемых экземпляров, и где они выписываются.
Таблица 1.6 — Схема документооборота
Наименование подразделений | ||||
Методист | Директор | Куратор группы | Внешняя среда | |
В результате выполнения первой главы было произведено предпроектное обследование государственного образовательного учреждения среднего профессионального образования «Апшеронский лесхоз — техникум».
В результате обследования: дана общая характеристика учреждения; произведен анализ функциональной структуры и анализ целей; построена организационно-управленческая структура.
В результате проведения анализа проблемных ситуаций для автоматизации выбрано рабочее место методиста заочного образования.
2. Характеристика АСУ Апшеронского лесхоз — техникума
2.1 Общее описание АСУ
Системой управления называют систему, в которой реализуется процесс управления путем взаимодействия объекта управления и управляющей части.
В автоматизированных системах управления предполагается обязательное участие людей в процессах управления. Принципиальное отличие АСУ от традиционной системы управления состоит в том, что в АСУ часть управленческих работ, а именно сбор, анализ и преобразование информации, выполняется с помощью вычислительной техники.
Существует несколько концепций разработки АСУ:
1. Традиционная, состоящая из функциональных подсистем, автоматизирующих работу различных функциональных подразделений в составе предприятий и организаций. Реализуется на базе центральной ЭВМ.
2. АРМ-технология, реализуемая в виде системы интегрированных АРМов (автоматизированных рабочих мест) на базе ПЭВМ. АРМ-технология создается, как правило:
— на предприятиях, которые оперируют небольшим объемом информационных потоков;
— на предприятиях где существует малое число функциональных подразделений.
3. Смешанная технология, в состав функциональных подсистем которой включаются АРМы для наиболее ответственных или слабо поддающихся регламентации функций, выполняемых специалистами различных подразделений. Смешанная концепция создания АСУ позволяет наиболее полно и качественно отобразить вес специфичные особенности структуры управления существующей в учреждении.
2.2 Описание функциональной структуры АСУ
При определении структуры АСУ выделяется два вида подсистем: обеспечивающая и функциональная. [3]
Обеспечивающая подсистема АСУ представляет собой:
— математическое обеспечение — совокупность математических методов, моделей и алгоритмов решения задач и обработки информации с применением вычислительной техники в АСУ;
— организационное обеспечение — совокупность средств и методов, предназначенных для проведения технико-экономического анализа существующей системы управления, выбора и постановки задачи управления предприятием, организации управления и производства в условиях АСУ;
— информационное обеспечение — совокупность единой системы классификации и кодирования технико-экономической информации, унифицированных систем документации и массивов информации, используемых в АСУ;
— техническое обеспечение — комплекса технических средств, связанных единым техническим процессом преобразования информации, предназначенных для обеспечения работы АСУ;
— программное обеспечение — совокупность программ регулярного применения, необходимых для решения функциональных задач АСУ, и программ, позволяющих наиболее эффективно эксплуатировать вычислительную технику. [2]
Функциональная подсистема представляет собой комплекс программных и технических средств, предназначенных для решения задач анализа и учета показателей, а так же планирования и принятия управленческих решений. Данная подсистема реализовывается на основе автоматизированных рабочих мест.
Функциональную модель АСОИУ техникума спроектируем в среде моделирования BPWin.
2.3 Информационное обеспечение АСУ
Информационное обеспечение представляет собой совокупность данных, языковых средств описания данных, методов организации, хранения, накопления и доступа к информационным массивам, обеспечивающим выдачу всей информации, необходимой в процессе решения функциональных задач АСУ.
Основные элементы системы информационного обеспечения АСУ — информационные массивы, предназначенные для постоянного или временного хранения информации, которой обмениваются между собой внешние и внутренние по отношению к системе источники и потребители информации. Информационный массив — это совокупность данных, объединённых одинаковым смысловым содержанием, состоящая из информационных полей — наименьших элементов массива. [3]
2.4 Организационное обеспечение АСУ
Организационное обеспечение АСУ состоит из организационной структуры АСУ и документов, обеспечивающие качественное функционирование организационной структуры.
Организационная структура — это совокупность специалистов по компьютерам различного профиля, обеспечивающих бесперебойное функционирование АСУ. Для поддержки нормального функционирования АСУ необходимо создание отдела АСУ, состоящего из следующих подразделов [2]:
ѕ технического обслуживания;
ѕ системного программирования;
ѕ проектирования и программирования;
ѕ внедрения.
2.5 Математическое обеспечение АСУ
Обычно математическое обеспечение состоит из общего и специального обеспечения. Общее математическое обеспечение — машинно-ориентированное, и обычно реализуется в виде программ операционной системы, управляющих всеми внутренними и внешними устройствами, а также в виде тестовых и диагностических программ, проверяющих исправность и выявляющих неисправные узлы и блоки оборудования. Специальное математическое обеспечение — является проблемно-ориентированным и реализуется в виде комплекса программ, организующих работу технических средств по выполнению решаемых в АСУ задач.
Специальное математическое обеспечение делится на:
1. Общесистемное, обеспечивающее функционирование системы управления в заданном режиме, включая управление работой ЭВМ и других технических средств, решение ряда задач по типовым схемам, которые могут быть необходимы многим пользователям.
2. Прикладное обеспечение, состоящее из прикладных программ в соответствии с индивидуальными особенностями решаемых задач.
При создании АРМ методиста заочного отделения возникли следующие задачи:
ѕ учетно-статистические;
ѕ информационно-справочные;
ѕ оперативного управления.
Смоделировать данную систему можно с помощью математических схем.
Пусть система S — это запрос из базы данных, тогда модель системы описывается:
Множеством входных воздействий на систему, таких как
xi ix (1)
— множество входных параметров в процедуру запроса;
Множество внутренних параметров системы:
hk H; kH(2)
— параметры которые используются внутри процедуры, т. е. локальные переменные;
Множество входных параметров системы:
yj y; jy(3)
— выходные данные после обработки запроса и выполнения условий запроса.
Введем оператор Fs который описывает функционирование системы S, тогда функции выполнения запроса выглядит следующим образом:
Y = Fs(x,h,t)(4)
— закон работы запроса.
Для реализации математического обеспечения создают программное обеспечение.
2.6 Программное и техническое обеспечение АСУ
Программное обеспечение АСУ делится на общее и специальное. Под специальным обеспечением понимают совокупность программ, реализующих функциональную часть АСУ, т. е. подсистемы и АРМы, а под общим — следующие системы:
— операционные системы, которые предназначены для планирования и организации процесса обработки, ввода/вывода и управления данными, распределения ресурсов, подготовки и отладки программ;
— системы программирования, предназначенные для автоматизации процесса создания и отладки программ, включающие в себя текстовые редакторы, компиляторы, интерпретаторы, редактор связей, загрузчик, библиотеки языков программирования высокого уровня;
— пакеты прикладных программ — это программы, расширяющие возможности ОС, программы для инженерных расчётов, для решения экономических задач;
— системы тестирования технических средств, предназначенные для тестирования устройств ЭВМ. [4]
В техникуме имеется следующее программное обеспечение:
— операционная система (ОС) Windows XP;
— ОС Windows Vista;
— ОС Windows 2003 Server;
— пакет прикладных программ Microsoft Office XP и Office 2007;
— среда программирования Borland Development Studio;
— СУБД SQL — Server 200, MySQL;
— специализированное сетевое программное обеспечение.
Все имеющееся программное обеспечение лицензированное.
Под комплексом технических средств (КТС) понимается совокупность взаимосвязанных или автономных технических средств организационной техники, предназначенной для решения задач АСУ и информационного обмена между техническими средствами.
Основные требования к КТС:
— эффективное решение установочного набора задач АСУ;
— возможность изменения и развития в случае изменения набора задач и совершенствования техники управления;
— кодовая, программная и техническая совместимость;
— простота в эксплуатации и максимальное приближение к требованиям пользователя.
Апшеронский лесхозтехникум в наличии имеет следующее аппаратное обеспечение: IBM — совместимые компьютеры на базе процессора AMD Athlon с частотой 1800 — 2400 Гц, ОЗУ от 128 до 2 Гб, жесткий диск от 40 до 160 Гб, видеокарта от 128 до 1 Гб, CD и DVD приводы, мониторы фирмы LG. Так же имеются в наличии 50 принтеров, 10 сканера, ксероксы, сетевые концентраторы и сопутствующее к ним сетевое оборудование.
В данной главе дипломного проекта была рассмотрена концепция создания автоматизированной системы управления ГОУ СПО «Апшеронский лесхоз-техникум». Эта концепция включает в себя описание технического, математического, программного и информационного обеспечения, а также построение функциональной структуры АСУ и создание организационного обеспечения.
Было построены функциональные подсистемы с применением средств визуального моделирования BPWin.
Представленный концептуальный план позволяет создать действующую систему управления, основанную на интеграции всех функциональных подсистем, позволяющую в кратчайшие сроки обрабатывать поступающую информацию и принимать оптимальные решения.
3. Разработка проектных решений
3.1 Обоснование разработки
Анализ проблем управления большими и сложными системами осуществляется, как правило, с позиции системного подхода. Системный подход позволяет упорядочить исходную информацию о сложной системе: понизить уровень сложности, осуществить решение задач проектирования и управления сложными по отношению к интеллектуальным возможностям человека объектам.
В современных условиях управлением организации выдвигаются повышенные требования к организации оперативного сбора, обработки и анализа больших объемов различной информации, используемой в процессе принятия управленческих решений. И это становится возможным при использовании автоматизированной системы управления (АСУ).
Целью АСУ является улучшение качества управленческой деятельности организации, упрощение работы персонала, ускорение рабочего процесса, что ведет к получению максимальной прибыли при минимальных временных затратах.
Для достижения поставленной цели потребовалось решение следующих задач:
ѕ изучение состава и принципы функционирования проектируемого объекта;
ѕ изучение проектнотехнологической документации;
ѕ выполнение технико-экономического обоснования выполняемой разработки;
ѕ обеспечение безопасности жизнедеятельности работников;
ѕ определение надежности программного средства.
При реализации оптимального управления важнейшее значение имеет критерий эффективности. В техникуме критерием эффективности является ожидаемый экономический эффект от внедрения разработанного программного продукта и время.
Помимо реализации основной цели, разработка АРМ методиста заочного обучения позволит:
ѕ ускорить процесс обработки информации;
ѕ оптимизировать качество обрабатываемой информации;
ѕ обеспечить доступ к необходимой информации в любое время;
ѕ увеличить степень многократного использования информации;
ѕ уменьшить вероятность появления ошибок при расчетах;
ѕ повысить вероятность верно принимаемых решений.
3.2 Экономическое обоснование
Под проектированием понимается совокупность работ, которые необходимо выполнить, чтобы спроектировать систему или часть системы. В нашем случае решить поставленную задачу.
Для расчета затрат на этапе проектирования необходимо определить продолжительность каждой работы (начиная с составления технического задания (ТЗ) и до оформления документации включительно). Продолжительность работ определяется либо по нормативам (при этом пользуются специальными справочниками), либо рассчитывают их по экспертным оценкам.
Продолжительность работ, определяемая по экспертным оценкам, рассчитывается по формуле: to = (3t min+2tmax)/5,
где t0 — ожидаемая длительность работы;
t min, tmax — соответственно наименьшая и наибольшая по мнению эксперта длительность работы.
Все ожидаемые длительности работ на этапе проектирования приведены в таблице 3.1.
Таблица 3.1 — Длительности работ на этапе проектирования
Наименование работ | Длительность работ (дней) | |||
min | max | Ожид. | ||
1 Разработка технического задания | ||||
2 Анализ технического задания и сбор данных | ||||
3. Изучение литературы | ||||
4 Знакомство с основными этапами дипломного проекта | ||||
5 Составление алгоритма | ||||
6 Создание программы | ||||
7 Отладка программы | ||||
8 Проведение тестов | ||||
9 Оформление | ||||
пояснительной записки | ||||
Капитальные затраты на этапе проектирования Kk, рассчитываются по формуле:
Kk=Zn+Mn+H (1)
где Zn — заработная плата проектировщика задачи на всех этапах проектирования;
Мn — затраты на использование ЭВМ на этапе проектирования;
Н — накладные расходы на этапе проектирования.
Одним из основных видов затрат на этапе проектирования является заработная плата проектировщика, которая рассчитывается по формуле:
Z=Zд*Zn*(1+Ac/100)*(1+An/100) (2)
где Zn — заработная плата разработчика на этапе проектирования;
Zд — дневная заработная плата разработчика на этапе проектирования (берем 50 руб.);
Ас — процент отчислений на социальное страхование — 39%;
Аn — процент премий — 10%
Z=50*60*(1+0,39)*(1+0,10)=4587 руб.
В общем случае, расходы на машинное время состоят из расходов на процессорное время (при работе с объектным или абсолютным модулем) и расходов на дисплейное время. Формула для расчетов имеет вид:
М=tд*Сд+tn*Сn (3)
где Сn и Сд — соответственно стоимость одного часа процессорного и дисплейного времени;
tn и tд — соответственно процессорное и дисплейное время, необходимое для решения задачи (час).
Расходы на эксплуатационные принадлежности определяются простым подсчетом затрат на их приобретение по оптовым (или свободным) ценам.
Так как программа разработана на ЭВМ IBM/PC с процессором Intel Pentieum IV 2.0, то в дополнительном процессорном времени необходимости нет, т. е. Cn=0 и tn=0.
При расчете Мn следует учитывать время па подготовку исходных текстов программ, их отладку и решение контрольного примера:
tд=60 час, Мn=300 руб.
Накладные расходы согласно формуле 1 составляют 80−120% от заработной платы персонала занятого эксплуатацией программы:
Н=1.2*1338=1605.6 руб.
Капитальные затраты на этапе проектирования будут составлять:
Кк=4587+300+1605.6=6492,6 руб.
До внедрения программы обработка информации производилась вручную и при этом занимала определенное время. После внедрения программа намного упростит и ускорит процесс учета сотрудников.
В эксплуатационные расходы входят:
ѕ содержание информационных расходов;
ѕ содержание персонала по обслуживанию комплекса технических средств;
ѕ расходы на функционирование программы;
ѕ прочие расходы.
Расходы по различным видам работающих, определяем по формуле:
Z = ?ni*zi*(1 + Аc/100) * (1 + An /100) (4)
i
где ni — численность персонала i-гo вида связанная с выполнением работ;
Ac — процент отчислений на социальное страхование (обычно 39%);
Аn — средний процент премий за год (10%).
Произведем расчет для нашего случая:
Z=3600*1,39*1,10=5504,4 руб.
Расходы на функционирование программы складываются из затрат на машинное время и затрат на эксплуатацию различных принадлежностей (писчей бумаги, краски для принтера и т. д.).
Из формулы 3 произведем расчет расходов на функционирование программы. До внедрения разработанной программы эти расходы составляли:
Сд=0.95 руб.*tд=1809 M1=0.95*1809=1719 руб.
после внедрения разработанной программы:
Сд =0,028 руб.* tд=2000 M2=0,028*2000=56 руб.
При внедрении программы уменьшается время работы с одной и той же задачей, так как приближенные методы, используемые в ней, позволяют сделать быстрый расчет, а приближенные методы обладают очень высокой достоверностью и на качество исполняемой задачи не влияют.
Расходы на эксплуатационные принадлежности определяются простым подсчетом затрат на их приобретение:
H=1.2*3596=4315,2 руб.
Прочие расходы составляют от 1 до 3% от суммы всех эксплуатационных расходов.
До внедрения программы
Pпр1=(Z+M1+H)*0,03=(5504,4+1719+4315,2)*0,03=346,16 руб.
После внедрения программы
Pпр2=(Z+M2+H)*0,03=(5504,4+56+4315,2)*0,03=296,27 руб.
Таким образом эксплуатационные расходы составляют:
До внедрения программы
P1=Z+M1+H+Pпр1=5504,4+1719+4315,2+346,16=11 884,76 руб.
После внедрения программы
P2=Z+M2+H+Pпр2=5504,4+56+4315,2+296,27=10 171,87 руб.
Если пользователь при экономии iвида с применением программы экономит ?Ti, часов, то повышение производительности труда Рi (в %) определяется по формуле:
(5)
где Fj — время, которое планировалось пользователем для выполнения работы j-вида до внедрения разрабатываемой программы (час.).
№ п/п | Вид работ | До автоматизации, мин, Fi | После автоматизации, мин, ?T | Повышение производительности труда Рi (в %) | |
Ввод информации |