Разработка автоматизированной системы учета готовой продукции на предприятии (на примере ОАО «Каравай»)

Введение

Потоки информации, циркулирующие в мире, который нас окружает, огромны. Во времени они имеют тенденцию к увеличению. Поэтому в любой организации, как большой, так и маленькой, возникает проблема такой организации управления данными, которая обеспечила бы наиболее эффективную работу. Некоторые организации используют для этого шкафы с папками, но большинство предпочитают компьютеризированные способы — базы данных, позволяющие эффективно хранить, структурировать и систематизировать большие объемы данных. И уже сегодня без баз данных невозможно представить работу большинства финансовых, промышленных, торговых и прочих организаций. Не будь баз данных, они бы просто захлебнулись в информационной лавине.

Существует много веских причин перевода существующей информации на компьютерную основу. Сейчас стоимость хранения информации в файлах ЭВМ дешевле, чем на бумаге. Базы данных позволяют хранить, структурировать информацию и извлекать оптимальным для пользователя образом. Использование клиент/серверных технологий позволяют сберечь значительные средства, а главное и время для получения необходимой информации, а также упрощают доступ и ведение, поскольку они основываются на комплексной обработке данных и централизации их хранения. Кроме того ЭВМ позволяет хранить любые форматы данных, текст, чертежи, данные в рукописной форме, фотографии, записи голоса и т. д.

Если учитывать всё вышеописанное, то можно понять что актуальность создания информационной системы для производственного предприятия очень высока на сегодняшний день.

Цель работы является разработка автоматизированной системы учета готовой продукции на предприятии по материалам ОАО «Каравай», г. Краснодар, в целях предоставления оперативной информации для руководства, а так же для подготовки информации для дальнейшего анализа и снижения объёма бумажного документооборота.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

— Проанализировать деятельность малых производственных предприятий.

— Создать базу данных, необходимую для создания информационной системы.

— Разработать информационную систему

— Посчитать экономическую выгоду от внедрения.

Данная автоматизированная информационная система должна работать с оперативными данными, накопление этих данных позволит проводить анализ деятельности предприятия за любой период времени. Это является одной из задач внедрения системы, и для успешного достижения её, в систему встроен модуль оптимизации хранения информации. Благодаря его использованию, существенно сокращается время, затрачиваемое на подготовку информации для использования в других подсистемах. Это достигается путем выбора наиболее оптимального способа хранения данных в зависимости от типа. При таком подходе, время, затрачиваемое на получение этих данных другими подсистемами также сокращается.

1 Аналитический обзор

1.1 Общие сведения о предприятии Исследуемое мной предприятие ОАО «Каравай», г. Краснодар.

Род занятий данного предприятия производство продукции пищевой промышленности. ОАО «Каравай» имеет следующие организационные документы:

— устав предприятия, с проставленным штампом регистрируемого;

— свидетельство о постановке на учет в налоговом органе юридического лица, образованного в соответствии с законодательством Российской Федерации.

— свидетельство о внесении записи в единый государственный реестр юридических лиц о юридическом лице.

— перечень номенклатуры изделий аккредитованных Госстандартом Российской Федерации.

Предприятие образовано 14 апреля 2000 г. целевая направленность данного предприятия ориентирована на занятие своей ниши на рынке товаров производственного назначения в г Краснодаре.

ОАО «Каравай» обеспечило рабочими местами более 30 человек. Оно располагается на территории одного здания, концентрированно объединив, производственные цеха, отделы ИТР администрации и склады, в организованный, гибко управляемый и имеющий относительно низкие затраты механизм производства. К этому также следует добавить то, что транспортная развязка г. Краснодара является наиболее благоприятной для межобластной транспортной связи плюс то, что образовательные учреждения г. Краснодара подготавливают достаточное количество специалистов по специальностям связанным с данным производством.

1.2 Организационная структура Несмотря на свои компактные размеры ОАО «Каравай» в соответствии с основными принципами формальной организации имеет как горизонтальное, и вертикальное разделение работ, так и развитую систему коммуникаций, построенную в соответствии с общепринятыми нормами качественного менеджмента.

На практике применяются множество механизмов обеспечивающих эффективную работу предприятия, начиная от обратной связи, как инструмента функции контроля и заканчивая управлением настроений групп и коллектива в целом как процесса функции мотивации. Организационная структура представляет собой совокупность частей одного целого, некоторые из которых можно выделить четко, например отдел технолога, производственный цех, пекарня; другие же имеют слабые разграничения своих функций и не выделяются как часть, к примеру, часто задачи бухгалтера объединяются с задачами менеджера в комплексе работ по учету и анализу хозяйственной деятельности.

Можно выделить пять основных частей разного рода занятий приведенных ниже.

Рисунок 1.1 — Организационная структура

1.3 Должностные обязанности Отдел инженера включает в себя должности главного инженера и механика.

Главный инженер несет ответственность за качество и выполнение возложенных на него обязанностей. Осуществляя повседневное руководство всеми техническими службами предприятия, главный инженер обеспечивает безотказное производство, и выпуск конкурентоспособной продукции. Занимаясь техногенной стороной производства он тесно взаимодействует с администрацией и отделом хозяйственного учета в решении вопросов стратегического и тактического планирования затрат на покупку, содержание, обновление и нагрузку производственных фондов.

Особое внимание он уделяет мероприятиям по охране труда, технике безопасности, промышленной санитарии, эргономичности труда.

Отдельным полем деятельности является его участие в проведении конструкторских работ содействие изобретательству и рационализаторству.

В непосредственном подчинении у главного инженера находится механик, его задачей является поддержание действующего парка оборудования предприятия в исправном состоянии, путем своевременного качественного ремонтного и технического обслуживания.

Посредником во взаимоотношениях между управленческим звеном и объектом управления служит должность начальника производства. Эта должность на предприятии ОАО «Каравай» появилась относительно недавно. Ее появление объясняется требованием к качеству производственного процесса. Целями начальника производства является:

— организация оперативного контроля за ходом производства, за обеспечением производства технической документации, инструментом оснасткой, материалами, комплектующими изделиями.

— Координация работы подразделений предприятия, принятие мер по обеспечению ритмичности выполнения календарных планов производства, урегулирование взаимных требований и претензий подразделений предприятия.

— Обеспечение оперативного ежедневного учета хода производственных заданий, выполнению суточных норм выпуска готовой продукции по количеству и номенклатуре изделия.

В подчинении начальника производства находится экспериментальный цех, в котором осуществляется подготовка исходных данных для расчета норм расхода материалов на изделие, норм труда на разработку технологических процессов. В свою очередь эти данные служат первичной информацией для отдела хозяйственного учета при учете и анализе финансово хозяйственной деятельности.

Правой рукой начальника производства является технолог.

В функции технолога входит разработка и внедрение в производство наиболее прогрессивных, ресурсосберегающих технологических процессов, с установлением режимов обработки и машинного времени на вновь вводимые и модернизированные объекты производства, а также на детали и узлы разовых заказов с учетом новейших методов обработки. Систематическое изучение причин брака и дефектов в производстве и участие в их ликвидации. Контроль за соблюдением технологической дисциплины и принятию своевременных мер по устранению нарушений технологической дисциплины.

Отдел хозяйственного учета пропускает через себя все потоки, по которым движется первичная отчетная и финансовая документация.

Перед описанием функций отдела следует сказать то, что предприятие ОАО «Каравай» в соответствии со ст. 18 Налогового кодекса Российской Федерации и установленным федеральным законом от 24 июля 2002 г № 104-Ф3 «О внесении изменений и дополнений в часть вторую налогового кодекса Российской Федерации» применяет упрощенную форму бухгалтерского учета.

А ст. 4 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-Ф3 гласит:

«Организации перешедшие на упрощенную систему налогообложения освобождаются от обязанности ведения бухгалтерского учета если иное не предусмотрено настоящим пунктом».

Во главе отдела утверждена должность, заведующая вопросами бухгалтера, юриста и экономиста. В круг обязанностей этой должности входят вопросы осуществление организации бухгалтерского учета хозяйственно финансовой деятельности и формирование учетной политики, исходя из структуры и особенности деятельности предприятия со всеми вытекающими отсюда задачами.

Юридической стороной этой должности является разработка или принятие участия в разработке документов правового характера.

Проведение экономического анализа, основываясь на данных бухгалтерского баланса и производственных показателей, и отчетов инспектора по кадрам, также входит в обязанности главы отдела хозяйственного учета.

Инспектор по кадрам подчиняется главе отдела хозяйственного учета Осуществляет прием, увольнение, перевод на другую должность работников предприятия на основании приказов директора. Заносит данные в личные карточки, ведет учет стажа и рабочего времени работников, рассчитывает и отчитывается перед налоговой инспекцией, пенсионным фондом и органами социального страхования, предоставляя этим инстанциям информацию по доходам каждого работника предприятия. Организовывает расчет количества отпускных дней разного вида отпусков и предоставляет данные бухгалтеру.

Директор ОАО «Каравай» проверяет выполнение всех задач перечисленных отделов, принимая решения по наиболее важным вопросам.

Кроме этого на его ложиться самый большой груз взаимоотношений с внешней средой организации. Маркетинговые исследования, задачи снабжения, поиск покупателя, взаимоотношения с государством являются наиболее актуальными задачами лица занимающего эту должность.

Когда говорят, что труд обыкновенного рабочего заканчивается с последним звонком конца рабочего дня, то труд управленца не заканчивается даже ночью.

1.4 Анализ деятельности малых производственных предприятий Рассмотрим структуру АИС малого производственного предприятия и ее взаимосвязи с другими системами.

Рисунок 1.2 — Группы АИС При рассмотрении АИС будем использовать восемь групп АИС рисунок 1.1, в соответствии со структурой предприятия.

Взаимосвязи АИС «Основное производство и контроль качества» :

Основное производство и контроль качества — одна из важнейших подсистем АСУ промышленного предприятия. В этой подсистеме ведутся все первичные документы по основной производственной деятельности и создается отчётная информация, с которой работают другие подсистемы. Подсистема выполняет сразу несколько функций: Планирование производства, Учёт производства, Контроль качества производства и Анализ. П/с «Основное производство и контроль качества» обменивается информацией со многими подразделениями предприятия.

Взаимосвязи внутри АИС «Основное производство и контроль качества» представлены на рисунке 1.3

Рис. 1.2. Взаимосвязи внутри АИС «Основное производство и Рисунок 1.3 — Основное производство и контроль качества Поток данных в подсистеме «Бухгалтерский учёт» представляет собой информацию о плановой себестоимости продукции, плановых затратах на производство, договорных обязательствах, о ценах на продукцию и собственно план производства. По мере выполнения плана производства, этот поток наполняется информацией о фактическом производстве, фактической себестоимости и фактических затратах.

Обмен информацией с подсистемой «Финансовый учёт» идет по налогам (план и факт выплат), договорным обязательствам, затратам, планируемому и фактическому производству.

При расчёте себестоимости продукции и учёте производства, используется информация о затратах на вспомогательные ресурсы, поступающая из подсистемы «Учёт вспомогательного производства». Это сметы затрат, планы ремонтов, планы строительства.

При расчёте выполнения плана производства, учитывается информация о движении ресурсов, поступающая из этой же подсистеме.

Планирование и учёт поступления ресурсов в производство, строится на основе обмена с подсистемой «Учёт снабжения» информацией о поставках, договорных обязательствах, ценах на ресурсы. В «Учёт снабжения» уходит информация о качестве поставляемого сырья.

Подсистема «Учет сбыта и реализации» получает из подсистемы «Основное производство и контроль качества» сведения о фактическом производстве и качестве товарной продукции. Выполнение плана производства в части отгрузки готовой продукции формируется на основе отчетности по реализации, поступающей из соответствующей подсистемы. Отчетность создается за различные периоды времени.

Подсистема «Учет персонала» передает в подсистему «Основное производство и контроль качества» информацию о сотрудниках и данные по плановому ФЗП. Эти данные участвуют в расчете себестоимости продукции.

Вся отчётность подсистемы «Основное производство и контроль качества» передается в подсистему «Управление и анализ» для проведения дальнейшего анализа и планирования, в т. ч. стратегического.

Внутри подсистемы «Основное производство и контроль качества», существует интенсивный обмен информацией между подсистемами различных служб производства и контроля качества.

Подсистема «Учет деятельности производственных цехов» ' связана со всеми остальными службами. В различные подразделения передается отчетность по производству, описывающая наличие и движение сырья, полуфабрикатов, продукции и вспомогательных материалов в производстве, как оперативная, так и периодическая.

Подсистема «Учёт деятельности производственных цехов» состоит из подсистем отображённых на рисунке 1.4.

Рисунок 1.4 — Подсистема «Учёт деятельности производственных цехов»

Из подсистемы «Планирование и учет ТЭП» поступает план производства, из подсистемы «Материальный учет сырья» — план поставок сырья, из подсистемы «Технологический контроль производства» передаются нормы расхода, регламент производства. Подсистема «Служба сертификации» передает в подсистему «Контроль качества» — информацию о качестве сырья, продукции, полуфабрикатов.

Подсистема «Планирование и учет ТЭП» связана большей частью с подсистемы «Технологический контроль производства». Из подсистемы «Технологический контроль производства» передаются ТЭП, нормы расхода ресурсов по производству, потребности в ресурсах, план и факт потерь в производстве. Из подсистемы «Учет деятельности производственных цехов» передается отчетность по производству (ежесуточная, ежемесячная). В подсистему «Материальный учёт сырья» передается информация о плане производства. С подсистемы «Контроль качества» происходит обмен данными по смете содержания.

Подсистема «Материальный учет сырья» передает плановую и фактическую информацию о поставках сырья и отгрузке продукции организациям-поставщикам.

Подсистема «Технологический контроль производства» передает в подсистему «Планирование и учёт ТЭП» технические показатели, нормы расхода ресурсов по производству, потребности в ресурсах, план и факт потерь в производстве, а в подсистеме «Учет деятельности производственных цехов» — нормы расхода ресурсов и потерь, регламенты производства. Из п/с «Контроль качества» в подсистему «Технический контроль производства» поступает отчетность о качестве, из подсистемы «Статистический учет качества» — результаты статистического анализа качества, из подсистемы «Учет деятельности производственных цехов» — отчетность по фактическому производству.

Подсистема «Оперативный контроль за деятельностью предприятия» получает из подсистемы «Учет деятельности производственных цехов» оперативную информацию по производству, а из подсистемы «Контроль качества» — оперативную информацию о качестве.

Подсистема «Служба сертификации» передает в различные подразделения информацию по ГОСТам, ТУ, СтП, а также руководства и формы паспортов качества в подсистему «Контроль качества». Из подсистемы «Контроль качества» приходит отчетность по качеству, а из подсистемы «Статистический учет качества» — результаты статистического анализа качества.

Подсистема «Контроль качества» получает заказы на анализы от подсистемы «Оперативный контроль за деятельностью предприятия» и подсистемы «Учет деятельности производственных цехов». Сюда поступает информация о наличии сырья, полуфабрикатов, продукции из подсистемы «Учет деятельности производственных цехов», ГОСТы, ТУ, СтП, руководства и формы паспортов качества из подсистемы «Службы сертификации», статистическая отчетность из подсистемы «Статистический учёт качества». подсистема «Контроль качества» передает оперативную информацию о качестве, паспорта качества в подсистему «Учет деятельности производственных цехов» и в подсистему «Оперативный контроль за деятельностью предприятия», а отчеты — в подсистему «Технологический контроль производства» и подсистему «Служба сертификации». С подсистемой «Планирование и учет ТЭП» происходит обмен данными по смете содержания.

Подсистема «Статистический учет качества» получает из подсистемы «Контроль качества» накопленную информацию о качестве продукции, а из Подсистемы «Службы сертификации» — нормативные документы, и передает результаты статистического анализа в различные подсистемы: «Контроль качества», «Служба сертификации», «Технологический контроль производства» .

1.5 Функциональная схема подсистемы «Учет деятельности малых производственных цехов»

Подсистема «Учет деятельности производственных цехов» делится на следующие функциональные модули рисунок 1.4:

Учет движения сырья, полуфабрикатов, продукции.

Позволяет работать с оперативными данными о наличии и движении сырья, полуфабрикатов и продукции внутри производственного цикла.

Первичный материальный учет поставки сырья, производства и отгрузки продукции.

Позволяет работать с информацией о фактической поставке сырья, производстве продукции и отгрузке, и на ее основе, а также, используя информацию о движении технологических компонентов, план производства, информацию о качестве и нормативные документы, автоматически составлять оперативные и периодические отчеты по фактическому производству продукции, расходах и потерях. Эта отчетность передается в другие подсистемы.

По проекту реконструкции была принята автоматизированная система управления заводом, состоящая из АСУ технологическими установками, АСУ объектами общезаводского хозяйства и автоматизированной системы управления операциями приёма, хранения, отгрузки готовой продукции и сырья.

Рисунок 1.5 — Функциональная схема подсистема «Учет деятельности производственных цехов»

Интегрированная автоматизированная система управления заводом строится на базе компьютерной сети, средств микропроцессорной техники и электроники. Каждая из указанных АСУ является иерархической и состоит из следующих подсистем:

— подсистемы автоматизированного контроля и управления технологическим процессом;

— подсистемы автоматической противоаварийной защиты (ПАЗ) технологического процесса и оборудования.

Первая подсистема выполняется на микропроцессорном программно-технологическом комплексе (ПТК) с сетевой структурой.

Подсистема автоматической противоаварийной защиты (ПАЗ) выполняется на высоконадёжном микропроцессорном программно-логическом контроллере (ПЛК) с горячим резервом входов/выходов, процессора, блока памяти.

В ПТК осуществляются информационные и управляющие функции АСУ, и отображение информации о действиях ПЛК, регистрация срабатывания и контроля за работоспособным состоянием средств ПАЗ, постоянный контроль состояния воздушной среды в пределах объекта, постоянный анализ изменения параметров в сторону критических значений и прогнозирование возможной аварии, проведение операций безаварийного пуска и остановки технологического объекта.

АИС «Учет деятельности производственных цехов» представляет собой законченный комплекс программных модулей для внесения, хранения и обработки всей оперативной информации по основной производственной деятельности предприятия. Оперативность обрабатываемой информации ни чем не ограничивается, при этом, накопление ежесуточной информации позволяет осуществлять дальнейший анализ в разрезе любых временных периодов.

Вся информация о деятельности предприятия разделяется на несколько типов. Выделяются следующие данные:

• * об объемах поступления сырья на установки
• * об объемах переработки на установках

* об объемах сжега на установке (для некоторых установок)

* об объемах цеховой отгрузки

• * о расходе топлива по установкам
• * о расходе топлива на нужды ТЭЦ
• * о потерях по установкам

* о выработках газа (для некоторых установок)

* об остатках продукции в цехах Вся эта информация имеется в распоряжении экономистов производственных цехов, которые и будут осуществлять оперативный ввод данных. Данные по суточной деятельности должны быть введены в систему утром следующего дня. В случае какой-либо ошибки в учете, позднее могут быть внесены изменения, без ущерба для целостности данных. Вместе с тем, возможно реализовать ведения журнала изменений, в котором будут отражаться все действия персонала по внесению корректировок в оперативные данные. Наличие такого журнала позволит не только проводить анализ качества учета деятельности (выявляя множество ошибок в ведении посуточного учета), но и следить за тем, как персонал работает с АРМом.

АИС «Учет деятельности малых производственных предприятий» должна обеспечивать обработку первичной информации по деятельности основного производства, ее внедрение будет означать появление оперативных данных в Общезаводской Системе. При чем данные эти должны отражать реальную картину производства и без каких-либо задержек по времени. На основе этих данных автоматически будут создаваться различные сводки и отчеты, пригодные для анализа производственной деятельности на сколь угодно большом временном периоде.

Данные, предоставляемые рассматриваемой АИС, позволят контролировать дисциплину персонала. Достаточно легко в АРМ Руководство могут быть встроены отчеты оценивающие интенсивность работы и качество предоставляемой информации. Такого рода анализ, основываясь на рассчитываемом проценте ошибок конкретных исполнителей при учете производства, позволит, используя данные за большой временной период, оценивать качество работы персонала. Собранные статистические данные позволят более корректно и решительно подходить к вопросу оценки работы персонала. Все эти обстоятельства послужили причиной в выборе темы для дипломного проекта.

Создание АИС «Учет деятельности малых производственных предприятий» открывает большие возможности перед пользователями и руководством.

Во-первых — это централизованное управление информационными ресурсами, во-вторых — быстрый и удобный для пользователя просмотр БД, удобная форма ее заполнения, корректировка, в-третьих — это возможность осуществления поиска по разным критериям и вывод полученной информации как на экран в режиме предварительного просмотра, так и на принтер.

1.6 Техническое задание Организационно-экономическая сущность задачи В соответствии со своими функциями в процессе работы менеджеру по учету готовой продукции предстоит решать следующие задачи:

— приемка готовой продукции на склад предприятия

— занесение соответствующих записей в карточки складского учета

— выдача продукции со склада по требованиям руководителей и заказчиков с выпиской счетов

— учет остатков готовой продукции

— контроль за исполнением обязательств перед клиентом

— участие в разрешении конфликтов связанных с браком товаров

— предоставление обобщенной информации о продажах того или иного вида товаров за определенный период времени.

— предоставление отчетов по всей номенклатуре ассортимента и его реализации с указанием доли каждого товара в общем, объеме продаж за квартал.

— участие при составлении плана производства Цели и задачи учета.

Стратегическая цель:

Федеральный закон «О бухгалтерском учете» № 129-ФЗ от 21.11.96 г. указывает на три стоящие перед учетом задачи (пункт 3 статьи 1):

— формирование полной и достоверной информации о деятельности организации и ее имущественном положении, необходимой внутренним пользователям отчетности — руководителям, учредителям, участникам и собственникам имущества организации, а также внешним — инвесторам, кредиторам и другим пользователям отчетности;

— обеспечение информацией, необходимой внутренним и внешним пользователям отчетности для контроля за соблюдением законодательства Российской Федерации, при осуществлении организацией хозяйственных операций и их целесообразностью, наличием и движением имущества и обязательств, использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами;

— предотвращение отрицательных результатов хозяйственной деятельности организации и выявление внутрихозяйственных резервов обеспечения ее финансовой устойчивости .

Постановка задач учета:

Все задачи учета по причинам, обусловившим их возникновение, возможно подразделить на несколько групп.

1) Технологические — зависят от технологических аспектов учета. Традиционный учет ориентирован на обработку информации на бумажных носителях. Сделки во всех областях хозяйственной деятельности заключаются, как правило, в письменной форме — на бумаге. Отсюда задачами специалиста по учету, а в лице и самого учета, становятся:

— во-первых, регистрация информации, т. е. ее ввод с бумажных носителей, созданных на другом предприятии, в собственную систему учета;

— во-вторых, перевод информации из собственной системы учета на бумажный носитель — для того, чтобы совершенную сделку могло зарегистрировать в своей системе другое предприятие.

Если бы технология совершения сделок была иной — к примеру, сделки сразу регистрировались бы в электронной форме, — подобных задач перед специалистом по учету не было.

Законодательство требует предоставлять информацию на бумажных носителях, что делает необходимым для работников предприятия перевод ее на бумагу. Как только законодательство разрешает предоставлять информацию в электронном виде, соответствующим образом меняются и задачи специалиста по учету: если бы система самостоятельно пересылала информацию по месту требования, задача специалиста по учету ограничилась бы формированием такой информации; если бы система еще и самостоятельно вычисляла информацию, круг технологических задач, стоящих перед бухгалтером, еще более сузился бы и сводился бы к регистрации информации.

2) Алгоритмические — зависят от используемых в учете алгоритмов.

Под алгоритмом понимаются правила исчисления какой-либо величины, получения результата. Информация предоставляется заинтересованным лицам в виде отдельных порций, исчисляемых последовательно и по определенным правилам. Кроме того без получения промежуточных итогов обычно невозможно получить искомого результата.

Обязанностью специалиста по учету при достижении стратегической цели оказывается исчисление каждого промежуточного итога, наличие которого определяется применяемым в каждом случае алгоритмом. Например, для определения финансового результата (прибыли или убытка) необходимо предварительно вычислить все доходы и все расходы, которые, в свою очередь, состоят из различных, неоднородных величин и требуют своего исчисления на более низком уровне.

Организация учета.

Налаживание учета только недавно стало рассматриваться в качестве одной из приоритетных составляющих процесса производства продукции и услуг, так как провалы многих инвестиционных проектов обусловлены отсутствием или некорректностью управленческой информации.

Системы управленческого учета существенно отличаются от бухгалтерских систем как по охвату, так и, самое главное, по целям и принципам своего функционирования. Если бухгалтерский (финансовый) учет предназначен для оценки результатов работы предприятия внешними институтамиакционерами, кредиторами, госструктурами, то управленческий учет связывает процесс управления и бизнес-процессы на самом предприятии. Он обеспечивает управленцев предприятия информацией по всем вопросам хозяйственной деятельности, необходимой для принятия ими управленческих решений. Главным принципом учета является целесообразность и полезность генерируемой информации для внутреннего управления.

С переходом к рыночным отношениям на передний план управления предприятием выдвинулись принципиально новые задачи, для решения которых традиционные системы не приспособлены. Это определение действительно рентабельных видов продукции для оперативного изменения номенклатуры выпуска; определение эффективности работы отдельных подразделений предприятия; определение реальной выгодности для предприятия того или иного покупателя и дифференциация на основе этого сбытовой политики; определение оптимального уровня контроля над каналами сбыта и т. д.

Такие вопросы можно решать только на базе специально организованного учета. Причем значимость его настолько велика, что многие компании пошли по пути организационного выделения работников, занятых учетом.

Рассматривая практические аспекты построения учета на предприятиях, необходимо четко различать методологическую базу и процедурно-техническую сторону организации учетной функции. Если в первом случае речь идет о выборе той или иной методологии или концепции учета, то во втором — о том, как процедурно построен этот учет и какими техническими средствами он осуществляется (вручную или с помощью компьютерной системы). При этом обе стороны имеют самостоятельное значение и могут весьма существенно влиять друг на друга. Так даже использование самых мощных компьютерных систем не обеспечит адекватную управленческую информацию, если методология учета затрат, применяемая на предприятии, является устаревшей. Вместе с тем попытки внедрения самой современной и точной методологии учета в бумажном варианте могут оказаться совершенно неоправданными из-за своей колоссальной трудоемкости и соответствующих издержек.

Методологические аспекты учета. В концептуальном плане учет может быть построен на основе различных методик, но в любом случае система должна предоставлять аналитическую информацию в разрезе ее различных видов.

К традиционным объектам, по которым определяются затраты, могут относится как отдельные подразделения, участки, переделы, так и отдельные заказы, партии, виды выпускаемой продукции и предоставляемых услуг.

Ключевым вопросом для методологического построения системы учета является выбор методики распределения накладных расходов. В этом плане обычно выделяют:

— метод полного распределения затрат. При этом традиционно используется метод общих накладных расходов по подразделениям, метод исчисления накладных расходов по центрам ответственности;

— метод исчисления себестоимости по прямым затратам (директ-костинг — direct-costing);

— маржинальный подход.

Практически всегда в систему учета входит блок, основанный на нормативно-сметном методе (стандарт-костинг — standart-costing). Этот блок является основой для планирования затрат, бюджетирования и управления затратами по отклонениям.

Компьютерные информационные системы учета.

Развитие компьютерных информационных систем поставило учет на качественно новую техническую основу и тем самым придало мощный импульс процессам его реорганизации на предприятии. Внедрение таких систем вполне можно отнести к разряду технической революции в области учета, и ее последствия выходит далеко за чисто технические рамки.

Главное, что внесли компьютерные системы в сферу учета, это принципиально возросшая оперативность и математическая точность обработки огромных массивов управленческой информации и связанные с этим новые возможности аналитики (включая многомерный анализ).

Сегодня на рынке представлены системы двух больших классовфинансово-учетные и промышленного учета, которые в свою очередь, делятся еще на подклассы.

Финансово-учетные системы разработаны для одной (бухгалтерии) или нескольких областей учета (финансы, логистика, маркетинг, персонал и т. д.). Они являются довольно гибкими в применении и нередко вполне функционально достаточными для предприятий, не стремящихся идти дальше автоматизации финансово-учетных функций. В этом классе некоторые популярные отечественные системы (например: 1C, БЭСТ, Монолит, Галактика, Эталон) довольно активно конкурируют на нашем рынке с такими известными западными пакетами, как SunSystems, Scala, Platinum, Concorde XAL.

Промышленные системы учета изначально создавались для управления и планирования производственного процесса, а другие области учета (также весьма серьезно проработанные) как бы вырастали из этой сердцевинной функции и интегрировались с ней. Такие системы, гораздо более дорогие и сложные во внедрении, в своих самых современных версиях практически универсальны, но зачастую настроены на одну или несколько отраслей или типов производства.

Входная информация Первичные документы в ходе товарной деятельности предприятия тщательно оформляются, обязательно содержат подписи ответственных лиц.

Документальное оформление отправки готового изделия на склад При поступлении готовой продукции на склад делаются записи в журнале приема готовой продукции. Т. е. визуально подсчитываются экземпляры и проверяются на соответствие с данными маршрутного листа.

Далее из журнала приема готовой продукции информация разносится по карточкам складского учета.

Документальное оформление составления заказа

Для того, чтобы оформить заказ необходимо удостовериться в наличии товара на складе для этого просматриваются карточки складского учета. Если товар имеется на складе, то в данной карточке в графе расход делается запись о количестве заказанного товара, указывается, кому отпущено, а в графе остаток подсчитывается остаток. Далее заполняется фактура в двух экземплярах один остается в отделе хозяйственного учета, другой предоставляется клиенту. Если товара в достаточном количестве нет на складе, то составляется заявка, на ее основании составляется план производства и начинается процесс изготовления продукции. Документ передается менеджеру по учету готовой продукции, для последующего сопоставления экземпляра реквизитов заявки с реальным результатом.

Процесс изготовления продукции заканчивается сдачей продукции на склад с заполнением соответствующих статей в журнале учета ТМЦ.

Выходная информация

Результатом обработки входной информации являются:

— каталог товаров.

— сведения о товарах с группировкой по типам и первой букве названия товара.

— оперативный отчёт о ходе исполнения заказа. Периодичность: по мере необходимости.

— отчёт по товарной продукции, с указанием планового и фактического выполнения заказа.

Описание реквизитов

Таблица 1.1 — Описание реквизитов информации

Основание для разработки программы и ее назначение

Разработка данного программного продукта проводится с использованием сведений, полученных в ОАО «Каравай», г. Краснодар.

Основанием для разработки служит документ «Задание по дипломному проектированию» .

Полное наименование разработки: «Автоматизированная система учета готовой продукции на предприятии» (по материалам ОАО «Каравай», г. Краснодар)

Программа предназначена для ежедневной работы по учету товаров и заказов, а также для предоставления отчетности и аналитической информации менеджерам предприятия.

В программе должна быть предусмотрена возможность хранения, изменения, добавления и извлечения информации о товарах, имеющихся товарах, и заказах с распечаткой сведений о реализации.

Программа предназначена для эксплуатации на персональных компьютерах под управлением любой операционной системы семейства Windows. Полный перечень требований к программному и аппаратному обеспечению, предъявляемый программой описывается ниже.

Требования к программе

Основные требования. Необходимо создать автоматизированную систему учета готовой продукции.

Программа должна предусматривать возможность обновления хранимых данных и возможность корректировки выходных данных. Для программы допускается использование ее на других предприятиях с похожей деятельностью. Интерфейс программы должен быть стандартным, принятым в среде Windows.

Требования к составу выполняемых функций.

Учетные входящие.

Производить ввод и редактирование товаров поступающих на склад; показывать товары по категориям;

Вводить и изменять заказы товаров, вычислять промежуточные итоги, отображаемые в главной форме, показывать остаток товара на складе;

Добавлять и изменять сведения о товарах.

Добавлять и изменять типы товаров

Учетные исходящие

Отображать имя и местоположение клиента, выводить все его заказы для выбранной компании, и дата — хронологические записи для выбранного заказа.

Печатать каталог товаров. (двухстраничный заголовок отчета; фотографии для каждого типа; начало каждого типа на новой странице; группировка всех записей типа на одной странице; печать формы заказа на отдельной странице в примечании отчета).

Печатать сведения о товарах с группировкой по первой букве названия товара.

Печатать сведения о товарах по типам. (в три столбца, каждый тип начинать в новом столбце).

Аналитические

Отображать квартальные обороты заказов каждого товара и полный итог за исследуемый год с условием отбора по клиенту;

Печатать сведения об объемах продаж в убывающем порядке с целью определения наиболее крупных заказов;

Печатать квартальные итоги по сумме продаж в отчете; с возможностью просмотра информации о записи. (предусмотреть форму для запроса периода отчета);

Выводить отчет продаж за исследуемый период по типам. (в подчиненном отчете выводить цифры, а в главном диаграмму);

Предоставить таблицу и график в виде гистограммы о продажах товаров в каждом квартале отчетного года;

Условия эксплуатации.

Программа предназначена для эксплуатации на персональных компьютерах, точные требования, к конфигурации которых приводятся ниже.

Для использования программы пользователю необходимо обладать знаниями и навыками работы в операционной системе Windows.

Условия окружающей среды

Для функционирования программного продукта должны быть приемлемыми для безотказной работы аппаратного обеспечения, на котором эксплуатируется программа. Для нормальной работы в этом плане учитываются только эргономические требования, которые связаны не столько с устранением сбоев работы программы, сколько удобства работы пользователя с приложением программы с компьютером.

Требования надежности к приложению.

Программный продукт должен устойчиво функционировать в программной среде Windows XP/Vista/7, не вызывать сбоев в своей работе и в работе операционной системы.

Сбой в работе аппаратного обеспечения и операционной системы может приводить к аварийному завершению программы, однако после этого она должна оставаться полностью функциональной, при условии, что сбой не вызвал повреждения данных или кода программы.

Программа должна обеспечивать ссылочную целостность данных. При редактировании данных пользователем должна сохраняться целостность всех данных. Удаление записей таблиц, на которые имеются ссылки в других таблицах, должно вызывать появления предупреждения о каскадном удалении соответствующих записях.

Наличие в таблицах ссылок на несуществующие записи в других таблицах не допускаются.

Формы ввода программы должны контролировать целостность, корректность и непротиворечивость данных вводимым пользователем.

Программа не должна вызывать приостановления работы операционной системы и других программ в процессе своей работы. Она должна работать в многозадачном режиме и передавать свободные кванты времени операционной системе.

Требования к составу и параметрам технических средств.

Как уже отмечалось выше, данный продукт должен устойчиво функционировать в следующих средах: MS Windows XP/Vista/7, поэтому большая часть минимальных требований накладывается операционной системой, а не программой. Минимальное аппаратное обеспечение, необходимое для устойчивого функционирования программы достаточно среднего офисного компьютера и зависит не столько от самой автоматизированной системы, сколько от программы, на которой она написана. Необходимый объем жесткого диска зависит от прочих программных средств, установленных на данном компьютере.

Требования к информационной и программной совместимости.

Требования на языки программирования и иные средства реализации следующие: необходимо, чтобы средство программирования смогло обеспечить все для того, чтобы автоматизированная система смогла работать исправно.

Допускается изменение формата выходных данных в новых версиях, однако желательно, чтобы формат выходных данных оставался неизменным — а именно, структура баз данных, имена атрибутов, расположение и формат файлов конфигурации.

Требования к программной документации.

Документация по данному программному продукту должна включать:

— описание структуры хранимых данных;

— описание алгоритма расчетов;

— руководство пользователя;

— инструкцию по установки программы.

Цели автоматизации. Процесс анализа и учета довольно долгий и однообразный. Анализ заключается в однообразной обработке большого числа информации, часто используя простые методы. Для такой работы очень удобно использовать компьютер. Таким образом, можно выделить следующие преимущества применения автоматизированной системы для решения данной задачи:

ускорение обработки;

уменьшение числа ошибок, которые обычно свойственны людям;

удешевление процесса анализа (путем уменьшения времени работы эксперта);

наглядность и простота обработки;

возможность проведения анализа пользователями, не имеющими специализированных навыков по работе с автоматизированной системой.

2 Проектная часть

2.1 Требования, которым должна удовлетворять организация базы данных

Изучением этого вопроса долгое время занимались различные группы людей в учреждениях, использующих ЭВМ, в правительственных комиссиях, на вычислительных центрах коллективного пользования. Комитет CODASYL опубликовал отчеты на эту тему (CODASYL—организация, разработавшая язык КОБОЛ). Организации пользователей IBM SHARE и GUIDE в своем отчете сформулировали требования к системе управления базами данных. Организация ACiM (Association for Computing Machinery) также занималась изучением этого вопроса.

Ниже перечислены основные требования к организации базы данных, которые учтены в данной работе.

2.1.1 Установление многосторонних связей

Различным программистам требуются различные логические файлы. Эти файлы получаются из одной и той же совокупности данных. Между элементами запоминаемых данных могут существовать различные связи. Некоторые базы данных будут содержать сложные переплетения взаимосвязей. Метод организации данных должен быть таким, чтобы обеспечивалась возможность удобного представления этих взаимосвязей и быстрого согласования вносимых в них изменений. Система управления базами данных должна обеспечивать возможность получения требуемых логических файлов из имеющихся данных и существующих между ними связей. Необходимо, чтобы существовало хотя бы небольшое сходство между представлением логического файла в прикладной программе и способом физического хранения данных. 7, 10, 11].

2.1.2 Производительность

Базы данных, специально разработанные для использования их оператором терминала, обеспечивают время ответа, удовлетворительное для диалога человек — терминал. Кроме того, система баз данных должна обеспечивать соответствующую пропускную способность. В системах, рассчитанных на небольшой поток запросов, пропускная способность накладывает незначительные ограничения на структуру базы данных. В системах с большим потоком запросов, например в системах резервирования авиабилетов, пропускная способность оказывает решающее влияние на выбор организации физического хранения данных.

В системах, предназначенных только для пакетной обработки, который будет использоваться в нашей работе, время ответа не так важно и метод физической организации может выбираться из условий обеспечения эффективной пакетной обработки. 7, 10, 11].

2.1.3 Минимальные затраты

Для уменьшения затрат на создание и эксплуатацию базы данных выбираются такие методы организации, которые минимизируют требования к внешней памяти. При использовании этих методов физическое представление данных в памяти может сильно отличаться от того представления, которое использует прикладной программист. Преобразование одного представления в другое осуществляет программное обеспечение либо, если возможно, аппаратные или микропрограммные средства. В таких случаях приходится выбирать между затратами на алгоритм преобразования и экономией памяти. 7, 10, 11].

2.1.4 Минимальная избыточность

В системах обработки, существовавших до использования систем управления базами данных, информационные фонды обладали очень высоким уровнем избыточности. Большинство ленточных библиотек содержало большое количество избыточных данных. Даже при использовании баз данных по мере возрастания информации, объединяемой в интегрированные базы данных, потенциальная возможность появления избыточных данных постепенно увеличивается. Избыточные данные дороги в том смысле, что они занимают больше памяти, чем это необходимо, и требуют более одной операции обновления. Целью организации базы данных должно быть уничтожение избыточных данных там, где это выгодно, и контроль за теми противоречиями, которые вызываются наличием избыточных данных. 7, 10, 11]. ,

2.1.5 Возможности поиска

Пользователь базы данных может обращаться к ней с самыми различными вопросами по поводу хранимых данных. В большинстве современных коммерческих приложений типы запросов предопределены, и физическая организация данных разрабатывается для их обработки с требуемой скоростью. Возросшие требования к системам заключаются в обеспечении обработки таких запросов или формирования таких ответов, которые заранее не запланированы. [7, 10, 11].

2.1.6 Целостность

Если база данных содержит данные, используемые многими пользователями, очень важно, чтобы элементы данных и связи между ними не разрушались. Необходимо учитывать возможность возникновения ошибок и различного рода случайных сбоев. Хранение данных, их обновление, процедуры включения данных должны быть такими, чтобы система в случае возникновения сбоев могла восстанавливать данные без потерь. Необходимо, чтобы вычислительная система гарантировала целостность хранимых в ней данных. 7, 10, 11].

2.1.7 Безопасность и секретность

Данные в системах баз данных должны храниться в тайне и сохранности. Запоминаемая информация иногда очень важна для использующего ее учреждения. Она не должна быть утеряна или похищена. Для увеличения жизнестойкости информации в базе данных важно защищать ее от аппаратных или программных сбоев, от катастрофических и криминальных ситуаций, от некомпетентного или злонамеренного использования лицами, которые могут ее неправильно употребить.

Под безопасностью данных понимают защиту данных от случайного или преднамеренного доступа к ним лиц, не имеющих на это право, от неавторизованной модификации данных или их уничтожения.

Секретность определяют как право отдельных лиц или организаций определять, когда, как и какое количество соответствующей информации может быть передано другим лицам или организациям. 7, 10, 11].

2.1.8 Связь с прошлым

Организации, которые в течение какого-то времени эксплуатируют системы обработки данных, затрачивают значительные средства на написание программ, процедур и организацию хранения данных. В том случае, когда фирма начинает использовать на вычислительной установке новое программное обеспечение управления базами данных, очень важно, чтобы при этом она могла работать с уже существующими на этой установке программами, обрабатываемые данные можно было бы соответствующим образом преобразовывать. Такое условие требует наличия программной и информационной совместимости, и ее отсутствие может стать основным сдерживающим фактором при переходе к новым системам управления базами данных. Важно, однако, чтобы проблема связи с прошлым не сдерживала развитие средств управления базами данных. [7, 10, 11].

2.1.9 Связь с будущим

Особенно важной представляется связь с будущим. В будущем данные и среда их хранения изменятся по многим направлениям. Любая коммерческая организация со временем претерпевает изменения. Особенно дорогими эти изменения оказываются для пользователей системами обработки данных. Огромные затраты, которые требуются для реализации самых простых изменений, сильно тормозят развитие этих систем. Эти затраты расходуются на преобразование данных, перезапись и отладку прикладных программ, явившихся результатом внесения изменений. Со временем число прикладных программ в организации растет, и поэтому перспектива перезаписи всех этих программ кажется нереальной. Одна из самых важных задач при разработке баз данных—запланировать базу данных таким образом, чтобы изменения ее можно было выполнять без модификации прикладных программ. 7, 10, 11].

2.1.10 Простота использования

Средства, которые используются для представления общего логического описания данных, должны быть простыми и изящными.