Построение модели бизнес-процесса «Восстановление студента, отчисленного по собственному желанию, по инициативе НИУ ВШЭ или выход из академического отпуска»

Анализ бизнес-процесса

Документ, регулирующий выполнение бизнес-процесса: Положение о порядке восстановления студентов и допуска к учебному процессу в связи с выходом из академического отпуска.

Владелец бизнес-процесса: проректор НИУ ВШЭ Рощин Сергей Юрьевич. Владельцем бизнес-процесса называют должностное лицо, несущее ответственность за полученный в результате выполнения процесса результат и обладающее полномочиями для распоряжения ресурсами, необходимыми для выполнения процесса.

В этом бизнес-процессе задействованы следующие исполнители:

Студент.

Сотрудники отдела по сопровождению учебного процесса.

Аттестационная комиссия.

Руководитель образовательной программы.

Декан факультета.

Сотрудники общего отдела.

Сотрудники учебного отдела.

Сотрудники юридического отдела.

Главный бухгалтер НИУ ВШЭ-Пермь.

Заместитель директора НИУ ВШЭ-Пермь.

Начальник отдела управления организации учебного процесса.

Начальник отдела координации по работе со студентами.

Проректор.

На вход бизнес-процесса подается заявление студента о восстановлении, информация об его успеваемости до отчисления, сданных и несданных дисциплинах, а также данные о дисциплинарных взысканиях или их отсутствии.

Выходами бизнес-процесса являются в случае принятия положительного решения приказ о восстановлении студента и его индивидуальный учебный план (далее ИУП), в случае отказа результатом будет уведомление студента об отрицательном решении проректора.

Операции бизнес-процесса и их исполнители:

Студент заполняет заявление о восстановлении в учебном офисе.

Сотрудник учебного офиса проверяет правильность заполнения заявления, а также наличие права на восстановление у студента, согласно критериям, описанным в положении.

Сотрудники учебного офиса собирают пакет документов, состоящих из данных об успеваемости студента до его отчисления и уже изученных им дисциплин, рабочего учебного плана курса, на котором учился студент в момент его отчисления и рабочего учебного план курса, на который планируется восстановить студента, и передают аттестационной комиссии.

Аттестационная комиссия принимает решение о перезачёте студенту дисциплин изученных ранее, либо выводят их на переаттестацию.

Студент ознакамливается с решением аттестационной комиссии Сотрудники учебного офиса на основании решения формируют ИУП студента. Если в учебных планах курса, на котором учился студент до своего отчисления, и курса, на котором его планируется восстановить нет различий, то ИУП составляется идентично рабочему плану этого курса.

Руководитель образовательной программы, на которую восстанавливается студент, утверждает ИУП.

Студент ознакамливается со своим ИУП.

Если студент восстанавливается на коммерческой основе, то сотрудники учебного офиса составляют договор об оказании платных образовательных услуг. В случае восстановления студентом на бюджетное место, этот шаг пропускается.

Пакет документов, состоящий из сканированной копии заявления, ИУП студента и договора об оказании платных образовательных услуг отправляются сотрудником учебного офиса на согласование в общий отдел.

Общий отдел проверяет правильность заполнения документов и согласовывает их. В случае отсутствия замечаний пакет документов передается декану факультета, в противном случае документы возвращаются в учебный офис для устранения замечаний.

Декан проверяет правильность заполнения документов и согласовывает их. В случае отсутствия замечаний пакет документов передается начальнику учебного отдела НИУ ВШЭ-Пермь, в противном случае документы возвращаются в учебный офис для устранения замечаний.

Начальник учебного отдела проверяет правильность заполнения документов и согласовывает их. В случае отсутствия замечаний пакет документов передается начальнику юридического отдела, в противном случае документы возвращаются в учебный офис для устранения замечаний.

Юрист проверяет правильность заполнения документов и согласовывает их. В случае отсутствия замечаний пакет передается главному бухгалтеру НИУ ВШЭ-Пермь, в противном случае документы возвращаются в учебный офис для устранения замечаний.

Главный бухгалтер проверяет правильность заполнения договора об оказании платных образовательных услуг, а также отсутствие у студента задолженностей. В случае отсутствия замечаний пакет передается заместителю директора НИУ ВШЭ-Пермь, в противном случае документы возвращаются в учебный офис для устранения замечаний.

Заместитель директора НИУ ВШЭ-Пермь проверяет правильность заполнения документов и отправляет пакет в Москву начальнику управления организации учебного процесса в случае отсутствия замечаний. Если обнаружены замечания, документы возвращаются в учебный офис для их устранения.

Начальник управления учебного процесса проверяет правильность заполнения документов и согласовывает их. В случае отсутствия замечаний пакет документов передается начальнику отдела координации по работе со студентами, в противном случае документы возвращаются в учебный офис для устранения замечаний.

Начальник отдела координации проверяет правильность заполнения документов и согласовывает их. В случае отсутствия замечаний пакет документов передается проректору для принятия решения о восстановлении, в противном случае документы возвращаются в учебный офис для устранения замечаний.

Проректор принимает решение, восстановить студента или нет, обосновывает своё решение и отправляет его в учебный офис.

Если решение отрицательное, учебный офис уведомляет студента о таком решении проректора и процесс заканчивается.

Если решение положительное, проректор подписывает приказ о восстановлении студента по шаблону из альбома унифицированных форм.

Учебный офис извещает студента лично, по телефону или электронной почте о положительном решении проректора и готовит приказ о восстановлении.

Временные рамки выполнения бизнес-процесса и его отдельных шагов:

Согласно положению ИУП должен быть готов через 3 рабочих дня с момента подачи студентом заявления. За эти три дня должны быть собраны данные об успеваемости студента на момент отчисления, текущий учебный план и учебный план курса, на котором студент учился ранее, а также проведено заявление аттестационной комиссий и получен протокол заседания, который учитывается при формировании ИУП.

После составления ИУП он должен быть утвержден руководителем образовательной программы и согласован со студентом в течение 3 рабочих дней.

На выполнение этапов согласования пакета документов для восстановления (шаги с 11−18) отводится 2 рабочих дня на каждый.

Проректор должен принять решение о восстановлении в течение 2 рабочих дней с момента поступления документов.

В случае принятия положительного решения проректором учебный офис в течение 3 дней должен подготовить приказ. В случае восстановления студента на коммерческую форму обучения, то отчёт идет с момента предоставлении квитанции в бухгалтерию об оплате обучения.

Возможные бизнес-условия:

Студент, отчисленный по инициативе НИУ ВШЭ, подал заявление спустя более 2 лет с момента своего отчисления.

Студент, отчисленный по инициативе НИУ ВШЭ, подал заявление спустя менее 2 лет с момента своего отчисления.

Студент, отчисленный по своей инициативе, подал заявление спустя более 5 лет с момента своего отчисления.

Студент, отчисленный по своей инициативе, подал заявление спустя менее 5 лет с момента своего отчисления.

Студент вышел из академического отпуска.

Возможные варианты завершения бизнес-процесса:

Студенту отказано в восстановлении, из-за того, что он подал заявление спустя более 5 лет с момента отчисления по собственному желанию или спустя более 2 лет в случае отчисления по инициативе НИУ ВШЭ.

Студенту, отчисленному по инициативе НИУ ВШЭ, отказано в восстановлении ввиду отсутствия места.

Студент не согласовал решение аттестационной комиссии, и процесс завершился, в восстановлении отказано.

Студент не согласовал ИУП, и процесс завершился, в восстановлении отказано.

Студент долго не оплачивал договор и вакантное место заняли.

Проректор отказал в восстановлении.

Проректор подписал приказ о восстановлении.

Документы, которые участвуют в бизнес-процессе:

Сведения об изученных студентом дисциплинах до отчисления.

Учебный план курса, на котором учился студент на момент отчисления.

Учебный план курса, на который планируется восстановить студента.

Протокол аттестационной комиссии.

Индивидуальный учебный план.

Заявление студента на восстановление.

Договор об оказании платных образовательных услуг (если студент восстанавливается на коммерческой основе).

Приказ о восстановлении.

Квитанция об оплате обучения (если студент восстанавливается на коммерческой основе).

На рис. 2.1 представлена организационная структура исполнителей, задействованных в этом бизнес-процессе.

Рисунок 2.1. Организационная структура Матрица связности операций и элементов организационной структуры, отображающая исполнителей каждой операции в бизнес-процессе представлена ниже в табл. 2.1 и табл. 2.2.

Таблица 2.1. Матрица связанности операций и элементов организационной структуры

Таблица 2.2. Матрица связанности операций и элементов организационной структуры

Затраты на выполнение бизнес-процесса складывается на 2 категории: затраты самого процесса и оплата выполнения этапа исполнителем. На табл. 2.3 отображены почасовые оплаты исполнителей, участвующих в данном бизнес-процессе.

2.3 Таблица зарплат исполнителей.

На табл. 2.4 отображены стоимости шагов бизнес-процесса. Это величина включает оплату интернета, электроэнергии, водоснабжение, канцелярские принадлежности сотрудников и другие вещи.

2.4. Временные и денежные затраты операций.

Матрица связности между бизнес-событиями и операциями, отображающая, когда может закончиться бизнес-процесс, представлена в табл. 2.5.

2.5 Матрица связности операций и бизнес-событий.

Матрица связности между бизнес-событиями и бизнес-условиями представлена в табл. 2.6.

Таблица 2.6 Матрица связности бизнес-событий и бизнес-условий

Матрица связности документов, задействованных в бизнес-процессе, и операций представлена в табл. 2.7.

2.7 Матрица связности документов и операций бизнес-процесса.

• 390 мин
• 630 мин

По результатам моделирования было выяснено, что в случае, если несколько заявок придут в короткий срок, и не удастся рассмотреть нескольких студентов за один сбор аттестационной комиссии, то время выполнения всего бизнес-процесса и его стоимость резко увеличится. Значительное увеличение связано только с процессами переаттестации студента и дальнейшего согласования заявки деканом, потому что он участвует в обоих процессах. Увеличение процента повторных согласований также ведет к увеличению общего времени процесса [6].

На табл. 2.9 отражены денежные затраты исполнителей при различных сценариях.

2.9. Денежные затраты на исполнителей.

Большое количество заявок, подаваемых в короткие промежутки, ведет к резкому увеличению стоимости процесса. Затраты в третьем сценарии получились почти на 50% выше, несмотря на тот факт, что из 10 заявок, поданных специалисту учебного офиса, 2 были сразу отклонены по причине отсутствия мест. При условиях третьего сценария возникают узкие места при переаттестации и согласовании документов деканом. Это связано с тем, что декан участвует в обоих процессах и когда он занят в одном из них, то не может выполнить другой.

Выводы по результатам симуляции

В результате анализа данного бизнес-процесса было выявлены узкие места в процессах, связанных с деканом факультета, на который восстанавливается студент. Это связано с тем фактом, что декан участвует в двух шагах, которые следуют не очень далеко друг от друга, и если он занят в аттестационной комиссии, то не сможет согласовать восстановление, пока он не закончит работу в ней. Из-за этого общее время согласования документов увеличивается. Временные рамки всего процесса в третьем сценарии не нарушаются, но процесс займет примерно две недели, что является достаточно большим сроком.