Современная экономика не мыслима без эффективного управления. Успех управления во многом определяется эффективностью принятия интегрированных решений, которые учитывают самые разносторонние факторы и тенденции динамики их развития. Важная категория интегрированных решений — система обработки информации предприятия.

Управление любого предприятия ставит перед собой цели добиться продвижения вперед, развития и прогрессирования в целом деятельности предприятия.

Одним из возможных путей достижения этих целей является автоматизация непосредственно основного производственного процесса, а также систему документооборота предприятия, т. е. внедрение в сферу деятельности предприятия новых продуктов современных технологий.

В данной курсовой работе рассматривается программный продукт «Access-2003» (MICROSOFT) — популярная программа разработки реляционных Баз Данных, которая входит в состав пакета Microsoft Office 2003. Данная База Данных создана для облегчения работы с документами по составлению отчетов и наглядного отображения разнообразия стран мира. Одно из мощных средств базы данных состоит в том, что информацию можно упорядочить по тому признаку, который задает пользователь.

Созданная База Данных позволяет автоматизировать заполнение и передачу документов, а также упорядочить хранение данных. Еще одним важным аспектом базы данных является возможность отбора из большого объема имеющихся данных необходимой информации, которую, в свою очередь, можно представить в форме различного вида отчетов, что позволяет более наглядно просмотреть информацию и оценить полезную информацию о странах.

1. Моделирование проектируемой БД

I. Описание модели предметной области:

1. Сущность — Магазин.

2. Сущность — Поставщики.

3. Сущность — Продажи.

4. Сущность — Товар.

II. Схема «сущность-связь»

1) Концептуальная модель.

Нормализация

Следующий этап разработки базы данных — проведение нормализации.

После проведения нормализации, получим следующую схему данных (рис. 1):

2. Разработка таблиц БД

Формирование таблиц и актуализация базы данных

Чтобы создать таблицу нужно:

· В окне БД открыть закладку «Таблицы»

· Выбрать «Создание таблицы в режиме конструктора»

· Добавить нужные поля

· Указать для них тип данных

· Установить дополнительные свойства (ключевые поля и др.)

· Сохранить таблицу под определённым именем

· Заполнить таблицу в соответствии с типами данных

Ниже представлена структура таблицы «Товар» в конструкторе (рис. 2)

После актуализации получили следующий вид базы данных:

Таблица 1. «Товар»

Таблица 2. «Поставщики»

Таблица 3. «Продажи»

3. Формирование запросов базе данных

база моделирование запрос отчет

БД должна удовлетворять следующим запросам:

1. Запрос поставщиков определенного вида товаров

2. Запрос на продажи товара

3. Запрос товара с вводом значения

4. Запрос товара с условием

Чтобы создать запрос на выборку необходимо:

· В окне БД открыть закладку «Запросы».

· Выбрать «Создание запроса в режиме конструктора».

· Добавить из списка необходимые таблицы.

· Установить названия полей и имена таблиц.

· Установить параметры сортировки.

· Установить параметры вывода на экран.

· Установить условия отбора.

Ниже представлен запрос «Продажи» (рис. 3).

Он представляет собой запрос на выборку с сортировкой по количеству товара и условие отбора — спроса «Высокий», открытый в режиме конструктора.

При вводе условия отбора «Высокий» получится запрос в виде таблицы (рис. 4):

Рис. 4 — Результаты запроса «Продажи»

Все остальные запросы на выборку делаются по тому же принципу.

Чтобы создать запрос на удаление или обновление необходимо:

· В окне БД открыть закладку «Запросы».

· Выбрать «Создание запроса в режиме конструктора».

· Добавить из списка необходимые таблицы.

· Изменить запрос с «запроса на выборку» (по умолчанию) на «запрос на удаление» или «запрос на обновление».

· Установить названия полей и имена таблиц.

· Выбрать параметры обновления или удаления.

· Установить условия отбора.

Чтобы создать запрос на добавление необходимо:

· В окне БД открыть закладку «Запросы».

· Выбрать «Создание запроса в режиме конструктора».

· Добавить из списка необходимые таблицы.

· Изменить запрос с «запроса на выборку» (по умолчанию) на «запрос на добавление».

· Выбрать добавление в текущей БД или другой (указать).

· Выбрать названия таблицы на добавление.

· Установить названия полей и имена таблиц.

· Установить параметры сортировки.

· Выбрать параметры добавления.

· Установить условия отбора.

4. Разработка отчетов

Для создания отчета необходимо выполнить следующие действия:

· Открыть в окне базы данных закладку «Отчеты».

· Выбрать пункт «Создание отчета с помощью мастера».

· Выбрать из списка предложенных таблиц и запросов нужный.

· Добавить поля, которые будут отображены в отчете.

· Выбрать вид представления данных и уровни группировки (не обязательно).

· Задается порядок сортировки (необязательно).

· Выбирается вид макета для отчета и ориентация листа.

· Задается стиль отчета.

На рис. 5 показано редактирование отчёта «Поставщики» в режиме конструктора Так будет выглядеть отчет по таблице «Поставщики» (рис. 6):

Остальные отчеты делаются по тому же принципу.

В данной БД присутствуют отчёты по таблицам:

ь Поставщики ь Товар (с параметром) ь Товар (с условием) ь Продажи

5. Создание форм

Для создания формы необходимо выполнить следующие действия:

· Открыть в окне базы данных закладку «Формы».

· Выбрать пункт «Создание формы с помощью мастера».

· Выбрать нужные таблицы и запросы из предложенного списка.

· Выбрать внешний вид формы.

· Выбрать стиль.

При создании формы с кнопками так же необходимо произвести редактирование формы в режиме конструктора:

· Нажать на панели инструментов «кнопка».

· Выбрать в окне нужную категорию и действие.

· Выбрать рисунок и имя кнопки (необязательно).

На рис. 7 показана форма «Товар» в конструкторе:

Для создания кнопочной формы необходимо выполнить следующие действия:

· Выбрать меню: Сервис ->Служебные программы ->Диспетчер кнопочных форм.

· При появлении окна с предложением создать кнопочную форму, ответить утвердительно.

· В появившемся окне можно создать новые страницы кнопочной формы, переназначить кнопочную форму «по умолчанию».

При выборе конкретной страницы кнопочной формы необходимо выбрать нужные элементы:

· Нажать создать / изменить, указать название элемента, команду и параметры.

На рис. 8 показан диспетчер кнопочных форм, открытый для редактирования главной кнопочной формы.

В данной БД присутствуют следующие формы:

· Товар — форма с кнопками на основе запроса.

· Поставщики — форма без кнопок на основе таблицы.

· Сложная форма (Товар) — форма с кнопками на основе запроса.

· Товар — форма на основе таблицы с возможностью добавления

· Кнопочная форма — главная кнопочная форма.

Все формы с кнопками на основе таблиц имеют также кнопку перехода к отчётам. На рис. 9 представлена форма с кнопками на основе таблицы «Товар»:

6. Кнопочная форма

Кнопочная форма имеет сложную структуру, с вложениями, и обратными ссылками. Таким образом, через главную кнопочную форму пользователь может осуществлять полноценную работу с базой данных. Есть возможность просматривать отчёты, выполнять запросы, как при помощи макросов, так и посредством запросов формой, просматривать таблицы через кнопочные формы, также есть возможность закрытия кнопочной формы и прекращения работы с БД.

Ни рис. 10 представлена главная кнопочная форма.

Заключение

база данные запрос отчет

В настоящее время для эффективного проведения урока географии в средней школе необходимо использовать современные компьютерные технологии.

База данных «География» может применятся в сфере образования, в ней можно получить точную и наглядную информацию, связанную со странами, их столицами, населением и т. д.

В результате проделанной работы были изучены и применены на практике основные подходы и способы создания полноценной базы данных, способной заметно помочь человеку, при обработке большого количества информации, путём создания запросов, отчётов и представления этих данных в форме таблиц или форм.

Список использованных источников

1. Острейковский, В.А. — Информатика: Учеб. для вузов / В. А. Острейковский. — М.: Высш. шк., 2001. — 511 с.

2. Вейскас, Дж. — Эффективная работа: Microsoft Office Access 2003 / Дж. Вейскас — СПб.: Изд-во Питер, 2005. — 1168 с.

3. Угринович, Н.Д. — Информатика и информационные технологии: Учеб. пособие / Н. Д. Угринович. — М.: БИНОМ. Лаборатория знаний, 2003 — 512 с.