Разработка базы данных средствами системы управления базами данных MS Access

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

" Чувашский государственный университет имени И.Н. Ульянова"

Кафедра ЭСПП Курсовая работа

" Разработка базы данных средствами системы управления базами данных MS Access"

Чебоксары 2010 г.

Содержание Введение

1. Создание таблиц и определение связей между ними

2. Определение необходимых в таблице полей

3. Задание индивидуального значения каждому полю

4. Определение связей между таблицами

5. Разработка Запросов

6. Разработка запроса в режиме конструктора

7. Разработка форм

8. Разработка формы с помощью мастера форм

9. Разработка отчетов

10. Создание главной кнопочной формы

11. Создание подчиненных кнопочных форм: отчеты и формы

12. Создание подчиненной кнопочной формы: запросы

Заключение

Приложение

Данная курсовая работа выполняется в приложении Microsoft Access, которое входит в прикладной пакет MS Office XP, на примере создания базы данных втулочных муфт со шпонками. СУБД (система управления базами данных) Microsoft Access является системой управления реляционной базой данных, включающей все необходимые инструментальные средства для создания локальной базы данных, общей базы данных в сети с файловым сервером или создания приложения пользователя Созданная программа обладает рядом достоинств и особенностей.

Цель работы.

Закрепление и углубление знаний по информатике, практических навыков работы на персональном компьютере и разработки пользовательских приложений с использованием программных средств интегрированного пакета MS Office и современных компьютерных технологий обработки информации, а также навыков в составлении текстовой документации.

В работе решены такие задачи, как: рассмотрение возможностей MS Access, изучение факторов, степень реализации в MS Access функциональных потребностей пользователей разного уровня. На основании этих данных указаны такие примеры применения этой СУБД, где она имеет максимальную эффективность.

1. Создание таблиц и определение связей между ними

Создаем таблицы базы данных, в которые впоследствии будет вводиться информация. В дальнейшем данные в таблице могут дополняться новыми данными, редактироваться или исключаться из таблицы. Можно просматривать данные в таблицах или упорядочивать их по некоторым признакам. Информация, содержащаяся в таблицах, может быть использована для составления отчетов. Кроме того, можно дать графическую интерпретацию информации, содержащейся в базе данных.

Создание таблицы в MS Access осуществляется в окне базы данных. Рассмотрим последовательность действий при создании таблицы в новой базе данных:

Открыть окно созданной Вами базы данных и перейти на вкладку «Таблицы» .

Нажать кнопку «Создать» в окне базы данных.

Откроется окно диалога «Новая таблица», в правой части которого находится список вариантов дальнейшей работы:

Режим таблицы — позволяет создать новую таблицу в режиме таблицы;

Конструктор — позволяет создать новую таблицу в конструкторе таблиц;

Мастер таблиц — позволяет создать новую таблицу с помощью мастера;

Импорт таблиц — позволяет осуществить импорт таблиц из внешнего файла в текущую базу данных;

Связь с таблицами — позволяет осуществить создание таблиц, связанных с таблицами из внешних файлов.

Выбрать из этой таблицы подходящий вариант создания таблицы и нажать кнопку ОК.

Создать структуру таблицы с помощью выбранного Вами средства.

Для того чтобы связать таблицу с содержащейся в ней информацией, каждой таблице присваивается имя. Задать имя таблицы в окне диалога «Сохранение» и нажать кнопку ОК.

При присвоении имени таблице, как и имени базы данных, можно не ограничиваться восемью символами. Имя таблицы, как и имена других объектов базы данных, хранится в самой базе данных.

2. Определение необходимых в таблице полей

Каждая таблица содержит информацию на отдельную тему, а каждое поле в таблице содержит отдельные сведения по теме таблицы. При разработке полей для каждой таблицы необходимо помнить:

Каждое поле должно быть связано с темой таблицы.

Не рекомендуется включать в таблицу данные, которые являются результатом выражения.

В таблице должна присутствовать вся необходимая информация.

Информацию следует разбивать на наименьшие логические единицы.

3. Задание индивидуального значения каждому полю

С тем чтобы Microsoft Access мог связать данные из разных таблиц, каждая таблица должна содержать поле или набор полей, которые будут задавать индивидуальное значение каждой записи в таблице. Такое поле или набор полей называют основным ключом.

4. Определение связей между таблицами

После распределения данных по таблицам и определения ключевых полей необходимо выбрать схему для связи данных в разных таблицах. Для этого нужно определить связи между таблицами. Желательно изучить связи между таблицами в уже существующей базе данных. Приступаем непосредственно к созданию таблиц в базе данных. Таблицы созданы при помощи конструктора. Введены имя поля и типы данных (текстовое, денежное, и т. д.): название таблицы, установка связей. После нажатия кнопки «готово» и заполнения таблиц получим следующее:

§ Щелкните по кнопке Создать.

§ В окне Новая таблица выберите режим Конструктор и щелкните по кнопке ОК. Появится окно Конструктора.

§ Введите название и тип данных.

§ Сделайте поле Код ключевым, поместив курсор на имя этого поля и щелкнув по кнопке Ключевое поле.

§ Сохранить таблицу

§ В появившимся окне нужно набрать имя таблицы и щелкнуть по кнопке ОК.

§ Закрыть таблицу.

Полученная таблица «Производитель»

Аналогично создаем таблицы «Технические характеристики» и «Тип рубильника»

После создания таблиц определяем связи между ними как показано на рисунке:

5. Разработка Запросов

Запросы являются одним из основных инструментов выборки записей, обновления таблиц и обработки данных в таблицах БД. Результат выполнения запроса — это новая, чаще всего временная таблица, которая существует до закрытия запроса. Структура этой таблицы определяется выбранными полями. Условия отбора, сформулированные в запросе, позволяют фильтровать записи, составляющие результат объединения таблиц. Простейшие запросы могут быть созданы с помощью мастера. Любой запрос можно создать в режиме конструктора. В Access может быть создано несколько видов запроса:

· Запрос на выборку — выбирает данные из взаимосвязанных таблиц и других запросов; результатом является таблица, которая существует до закрытия запроса; на основе этого вида могут строиться запросы других видов.

· Запрос на создание таблицы — выбирает данные из взаимосвязанных таблиц и других запросов и сохраняет результат в новой постоянной таблице.

· Запрос на обновление, добавление, удаление — запросы действия, в результате выполнения которых изменяются данные в таблицах.

Лучшим способом создания запроса является использование графического конструктора. Основные принципы конструирования различных запросов заложены в технике конструирования запроса на выборку, являющегося основой всех видов запросов.

6. Разработка запроса в режиме конструктора

Для создания запроса необходимо в окне БД выбрать строку Запросы и выбрать на панели иконку Создать. В открывшемся окне Новый запрос выбрать строку Конструктор

Далее в открывшемся окне Добавление таблицы нужно выбрать используемые в запросе таблицы и нажать кнопку Добавить Для закрытия окна нажать кнопку Закрыть.

В результате появится окно конструктора запросов — Запрос №: запрос на выборку. Окно конструктора запросов разделено на две панели: схему данных запроса, которая включает выбранные таблицы, и бланка запроса по образцу, который нужно заполнить. Как конструировать запрос рассмотрим на примере: из таблиц выберем поля показанные на рисунке. Для включения требуемых полей таблицы в соответствующие столбцы запроса можно воспользоваться следующими приемами:

· В первой строке бланка запроса Поле щелчком мыши вызвать появление кнопки списка и выбрать из списка нужное поле; список содержит все поля таблицы, выбранной в запрос.

· Переместить с помощью мыши требуемое поле из списка полей таблицы в схеме данных запроса в первую строку бланка запроса.

· Дважды щелкнуть на имени поля таблицы в схеме данных запроса.

· Для включения в запрос всех полей таблицы можно дважды щелкнуть на символе * (звездочка) в этом списке.

Выбрав нужные поля одним из описанных выше способов, получим сформированный запрос.

Выполнить сформированный запрос можно, выполнив команды меню Запрос/Запуск. В результате на экране появится таблица, соответствующая нашим условиям.

Для сохранения запроса можно выполнить команды Файл/Сохранить или просто закрыть окно запроса. Появится вопрос, нужно ли сохранять созданный запрос. В случае подтверждения сохранения предлагается окно для ввода имени запроса. Аналогично создаем остальные запросы.

В запросах, содержащих вычисляемые поля необходимо вводить формулы. Для этого существует построитель формул:

Остальные запросы делаются по той же схеме:

Созданные запросы показаны в разделе приложение.

7. Разработка форм

Основой диалогового интерфейса пользователя для работы с БД являются формы. Через формы может осуществляться первоначальная загрузка данных во взаимосвязанные таблицы БД, просмотр данных, а также их корректировка. Работая с формой, можно добавлять и удалять записи из таблицы, изменять значения полей, получать расчетные данные. В процессе работы может осуществляться контроль вводимых данных. Access позволяет создавать однотабличные формы (на основе одной таблицы) и многотабличные (для работы с несколькими взаимосвязанными таблицами). Создавать формы можно в режиме Конструктора и с помощью Мастера форм. Рассмотрим создание формы для ввода/вывода данных с помощью Мастера форм. С его помощью можно легко получить типовой макет формы, а далее доработать ее средствами Конструктора форм.

8. Разработка формы с помощью мастера форм

Приведем пример создания формы для ввода данных в таблицу Дисциплины. Чтобы начать создание формы, в окне БД нужно выбрать строку Формы. Для получения доступа к списку всех вариантов создания новой формы необходимо на панели инструментов окна БД нажать кнопку Создать. Для вызова Мастера форм в окне Новая форма выбираем соответствующую строку. Рассмотрим пример создание формы «Рубильники»

Далее в окне для выбора источника нужно выбрать таблицу, для которой создается форма. После выбора таблицы запускаем Мастер форм. Появляется окно Создание форм в котором Access предлагает выбрать те поля, которые должны присутствовать в форме. Для этого нужно сделать текущим соответствующее поле и кнопкой со стрелкой перенести его в Выбранные поля. Если необходимо поместить в форме все поля таблицы, то надо нажать кнопку. В результате описанных выше действий окно Создание форм принимает вид, показанный на рисунке для продолжения построения формы нажимаем кнопку Далее.

В следующем окне Access предлагает выбрать внешний вид формы: в один столбец, ленточный, табличный, выровненный, сводная таблица или сводная диаграмма. В левой части окна предлагается образец выбранного внешнего вида. Примем первый вариант — в один столбец.

При необходимости можно вернуться на шаг назад, нажав кнопку Назад или прервать создание формы, нажав кнопку Отмена. Нажмем кнопку Далее и выбираю стиль формы. Перечень стилей представлен на рисунке в левой части опять присутствует образец выбранного стиля. И теперь остается последний шаг: задать имя формы. На этом построение формы закончено. Теперь откроем созданную форму конструктором и добавим кнопки показанные на рисунке. Инструкции к кнопкам и спискам создаются мастером.

Созданная форма представлена на рисунке. При необходимости ее можно изменить в режиме конструктора, передвигая и изменяя размеры элементов — заголовков полей, ячеек для ввода данных.

В режиме формы, построенной по описанным выше правилам, можно выполнять поиск, сортировку, фильтрацию и выполнять корректировку данных. С помощью кнопок в нижней части формы можно переходить от одной записи к другой. Открыв форму конструктором можно добавить кнопки поиска, удаления, добавления, сохранения. При добавлении кнопки на форму появляется мастер, помощью которого задаются инструкции к кнопкам. Все созданные формы показаны в разделе Приложение.

9. Разработка отчетов

Средства Access по разработке отчетов предназначены для конструирования макета отчета, по которому может быть осуществлен вывод данных в виде выходного печатного документа. Перед началом конструирования отчета нужно спроектировать его макет, т. е. определить состав и содержание разделов отчета, размещение в нем значений, выводимых из полей таблиц (запросов) БД, и вычисляемых реквизитов, поля, по которым необходимо группировать данные. Для каждого уровня группировки определяются заголовки и примечания, вычисляемые итоговые значения. Кроме того, оформляются заголовки и подписи реквизитов отчета и определяется порядок вывода данных. Отчет можно создать с помощью мастера или в режиме конструктора отчетов. Иногда удобно использовать мастер отчетов. Созданный мастером отчет всегда можно доработать в режиме конструктора.

Создание простого отчета для одной таблицы на примере таблицы вычисление количества топлива. Выберем в окне БД объект Отчеты. Далее выберем Создание отчета в режиме конструктора/Создать. В окне Новый отчет выберем Мастер отчетов, в строке источника выберем таблицу Производитель. Нажмем Ок. В окне Создание отчетов выберем поля для включения в отчет. В следующем окне Создание отчетов нужно определить уровни группировки. Далее необходимо указать сортировку для выводимых данных.

Далее определим порядок сортировки. В результате просмотра созданного отчета мы получим печатный документ, отображенный на рисунке.

Определим вид макета: табличный; ориентацию: книжная и поставим галочку в окне Настроить ширину полей для размещения на одной странице.

В результате получим:

Остальные отчеты создаются по той же схеме.

10. Создание главной кнопочной формы

Главная кнопочная форма создается с целью навигации по базе данных, т. е. она может использоваться в качестве главного меню БД. Элементами главной кнопочной формы являются объекты форм и отчётов.

Запросы и таблицы не являются элементами главной кнопочной формы. Поэтому для создания кнопок Запросы или Таблицы на кнопочной форме можно использовать макросы. Сначала в окне базы данных создают макросы «Открыть Запрос» или «Открыть Таблицу» с уникальными именами, а затем в кнопочной форме создают кнопки для вызова этих макросов.

Для одной базы данных можно создать несколько кнопочных форм. Кнопки следует группировать на страницах кнопочной формы таким образом, чтобы пользователю было понятно, в каких кнопочных формах можно выполнять определенные команды (запросы, отчеты, ввода и редактирования данных). Необходимо отметить, что на подчиненных кнопочных формах должны быть помещены кнопки возврата в главную кнопочную форму.

Технология создания кнопочных форм следующая: 1) создать страницу главной кнопочной формы (ГКФ); 2) создать необходимое количество страниц подчиненных кнопочных форм (например, формы для ввода данных, для отчетов, для запросов и т. д.); 3) создать элементы главной кнопочной формы; 4) создать элементы для кнопочных форм отчетов и форм ввода или изменения данных; 5) создать макросы для запросов или для таблиц с уникальными именами; 6) создать элементы для кнопочных форм запросов или таблиц.

Для создания главной кнопочной формы и ее элементов необходимо открыть базу данных и выполнить команду Сервис / Служебные программы / Диспетчер кнопочных форм. Если кнопочная форма ранее не создавалась, то откроется окно диалога «Диспетчер кнопочных форм» ,

в котором надо нажать кнопку «Да», тем самым подтвердить создание кнопочной формы. В результате будет создана страница Главной кнопочной формы.

Далее можно создать еще три страницы кнопочной формы: Формы ввода данных, Отчеты и Запросы. Для этого следует щелкнуть на кнопке «Создать» и в появившемся окне ввести имя новой страницы «Формы ввода данных»

и щелкнуть на кнопке «ОК». Будет создана страница кнопочной формы «Формы ввода данных». Аналогичным образом надо создать еще две страницы, в итоге получим четыре страницы кнопочных форм, которые отображаются в окне «Диспетчер кнопочных форм» .

После этого создаем элементы ГКФ, для этого в «Окне диспетчер кнопочных форм» выделяем страницу «Главная кнопочная форма» и щелкаем «Изменить», откроется новое окно «Изменение страниц кнопочной формы» .

В этом окне щелкаем на кнопке «Создать», откроется новое окно «Изменение элемента кнопочной формы» ,

в котором выполняем следующее:

? вводим текст: Формы для ввода данных;

? выбираем из раскрывающегося списка команду: Перейти к кнопочной форме;

? выбираем из списка кнопочную форму: Ввод данных в формы, щелкаем на кнопке «ОК». В окне «Изменение страницы кнопочной формы» отобразится элемент кнопочной формы «Формы для ввода данных» .

Аналогичным методом надо создать элементы: «Запросы» и «Отчеты», а затем элемент (кнопку) «Выход из БД» .

В результате в окне «Изменение страницы кнопочной формы» будут отображаться все элементы главной кнопочной формы.

Кнопочная форма появится в списке в области окна базы данных на вкладке Формы на панели Объекты, а на вкладе Таблицы в списках появится таблица Switchboard Items. Дважды щелкнув на надписи «Кнопочная форма», откроется Главная кнопочная форма.

Для того чтобы эта форма отображалась при запуске базы данных, необходимо выполнить команду Сервис/Программы запуска, и в открывшемся окне выбрать «Кнопочная форма» из раскрывающегося списка, кроме того, надо снять флажки Окно базы данных и Строка состояния. Можно также ввести заголовок и значок приложения.

11. Создание подчиненных кнопочных форм: отчеты и формы

Для создания элементов кнопочной формы «Формы ввода данных» необходимо запустить базу данных и выполнить команду Сервис / Служебные программы / Диспетчер кнопочных форм.

Откроется окно «Диспетчер кнопочных форм». Затем нужно выделить «Формы ввода данных» в окне «Диспетчер кнопочных форм»

таблица запрос форма отчет

и щелкнуть на кнопке Изменить, откроется окно диалога «Изменение страницы кнопочной формы» .

В этом окне щелкаем на кнопке «Создать», откроется новое окно «Изменение страницы кнопочной формы» ,

в котором выполняем:

? вводим текст: Номинальное напряжение

? выбираем из раскрывающегося списка команду: Открыть форму для изменения;

? выбираем из списка кнопочную форму: номинальное напряжение, щелкаем на кнопке «ОК». В окне «Изменение страницы кнопочной формы» отобразится элемент «Номинальное напряжение». После создания по такой же технологии элемента «Номинальный ток», «Производитель», «Производитель АВВ», «Рубильники», «Технические характеристики», тоже будут отображаться в окне.

Далее требуется создать кнопку возврата в главную кнопочную форму, для этого щелкаем на кнопке «Создать» и в появившемся окне выбираем команду «Перейти к кнопочной форме», выбираем «Главная кнопочная форма» и вводим «Перейти к главной кнопочной форме». Нажимаем на кнопке «ОК»

и закрываем окно «Изменение страницы кнопочной формы» .

Запустим главную кнопочную форму в окне БД, в которой щелкнем на кнопке «Формы ввода данных», откроется «Формы ввода данных» .

Создание элементов для кнопочной формы «Отчеты» осуществляется по той же технологии, в результате получим.

12. Создание подчиненной кнопочной формы: запросы

Для создания элементов подчиненной кнопочной формы «Запросы» необходимо запустить базу данных и создать макросы «Открыть Запрос» или «Открыть Таблицу» с уникальными именами, а затем в кнопочной форме создают кнопки для вызова этих макросов. При создании макроса «По адресу производителя» надо выбрать вкладку «Макросы» и щелкнуть на пиктограмме «Создать», откроется окно диалога «Макрос». В этом окне в раскрывающемся списке выберите макрокоманду «Открыть Запрос» и из раскрывающегося списка выберите имя запроса «По адресу производителя» ,

затем щелкните на кнопке «Закрыть». В появившемся окне «Сохранить изменения макета или структуры объекта Макрос1?» щелкните на кнопке «Да». Откроется окно «Сохранение», в котором надо указать имя макроса «Успеваемость студентов» и щелкните на кнопке «ОК» .

Имя макроса сохранится в списке макросов в окне БД. После создания и сохранения макроса «По возрастанию номинального напряжения» и «По заданному диапазону номинального напряжения» в окне БД будут отображаться имена созданных макросов.

Для создания элементов кнопочной формы запроса «По адресу производителя» необходимо выполнить команду Сервис / Служебные программы / Диспетчер кнопочных форм. Откроется «Диспетчер кнопочных форм» .

Затем нужно выделить «Запросы» в окне «Диспетчер кнопочных форм» и щелкнуть на кнопке Изменить, откроется окно диалога «Изменение страницы кнопочной формы» .

В этом окне щелкаем на кнопке «Создать», откроется новое окно «Изменение страницы кнопочной формы» ,

в котором выполняем:

? вводим текст: По адресу производителя;

? выбираем из раскрывающегося списка команду: Выполнить макрос;

? выбираем из списка кнопочную форму: По адресу производителя, щелкаем на кнопке «ОК» .

В окне «Изменение страницы кнопочной формы» отобразится элемент кнопочной формы «По адресу производителя». После создания по такой же технологии элементов «По возрастанию номинального напряжения» и «По заданному диапазону номинального напряжения» они тоже будут отображаться в окне. Далее требуется создать кнопку возврата в главную кнопочную форму. В результате в окне «Изменение страницы кнопочной формы» будут отображаться все элементы кнопочной формы «Запросы» .

Далее закроем окна «Изменение страницы кнопочной формы» и «Диспетчер кнопочных форм». В окне БД на вкладке «Формы» щелкнем на надписи «Кнопочная форма», откроется Главная кнопочная форма. В Главной кнопочной форме щелкнем на кнопке Запросы, откроется кнопочная форма «Запросы» .

Таким образом, создана кнопочная форма «Запросы», которая является подчиненной кнопочной формой.

Заключение

СУБД Access предоставляет необходимые средства для работы с базами данных любому пользователю, позволяя ему легко и просто создавать базы данных, вводить в них информацию, обрабатывать запросы, создавать формы и формировать отчеты.

Результатом данной курсовой работы является теоретически спроектированная, машинная информационная база данных для выделенной предметной области.

В результате выполнения данного курсового проекта были закреплены и углублены знания по информатике, в частности при разработке и автоматизации пользовательского приложения с помощью программных средств Microsoft Access, были приобретены и усвоены новые знания по такому мощному пакету прикладных программ как MS Office.

1. http://www.lessons-tva.info/edu/e-inf2/m2t4.html

2. http://www.taurion.ru/access

3. http://www.sbsi.ru/content/view/153/121/

4. http://access.my-study.info/

5. http://capri.ustu.ru/access_2003/access_g3.htm

Приложение

Руководство пользователя:

1. запускаем файл БД_Рубильники.mbd

2. В появившемся окне «Предупреждение системы безопасности» нажимаем открыть.

3. Далее появляется форма-навигатор.

4. На ней располагаются вкладки: запросы, формы, отчеты. Необходимо выбрать ту или иную вкладку.

5. На вкладке размещены кнопки запуска запроса, формы или отчеты. Слева от них помещены метки, с именем соответствующего запроса, формы или отчеты. Нажатие на кнопку вызовет соответствующий запрос, форму или отчет.

Запросы

1.

2.

3.

Формы

1.

2.

3.

4.

5.

Отчёты

1.

2.

3.

4.

5.