Разработка базы данных торговой организации

база данный программа аccess

Базы данных — совокупность данных, организованная по определенным правилам, предусматривающая общие принципы описания, хранения, манипулирования данными, независимыми от прикладных программ.

СУБД — система управления базами данных — совокупность программ, предназначенных для управления БД и возможности получения пользователями необходимой информации из базы. В задачи СУБД входят следующие задачи:

· Формирование и поддержание БД

· Обработка информации

· Прием запросов

· Предоставление информации пользователям

· Обеспечение целостности и реорганизации ценностей БД

· Организация совместной работы пользователей На сегодняшний день существует множество различных систем управления базами данных. Они все используют разные средства и функции, но преимущественно у всех СУБД в основе лежат одинаковые понятия. Поэтому для обобщения этих понятий, приемов и методов на весь класс СУБД, я хотела бы взять программу, входящую в Microsoft Office, Microsoft Access.

Microsoft Accessреляционная СУБД, в которой предусмотрены все необходимые средства для определения и обработки данных, а также управления ими при работе с большим объемом информации.

Access — функционально полная система, имеющая мощные средства для работы в этой программе. Ее преимуществом перед другими является простота, наличие всех средств для успешной обработки и управления БД.

Таблицы

База Данных содержит 7 таблиц:

— Товар

— Производитель товара

— Описание товара

— Клиенты

— Заказы

— Заказанные товары

— Выполненные заказы Во всех таблицах в режиме конструктора указываются первичные или внешние ключи.

Таблица Товар: предназначена для хранения всех товаров с полным их описанием. Например, кем произведены, по какой цене и в каком количестве.

Номер — номер товара. Поле является счетчиком.

Тип — тип товара. Он берется из таблицы Описание_товара Производитель — производитель товара. Берется из таблицы производитель_товаров.

Характеристика — поле, где котором содержится описание товара. Данные вводятся вручную в режиме конструктора.

Цена — цена товара за одну единицу. Значение вводится вручную.

Количество — количество товаров. Если значение равно нулю, то товара нет в наличие. Цена вводится от руки. Чтобы систематизировать столбец, надо указать формат поля.

Рис.

Дата поставки — день, месяц и год поставки товара. Вводится вручную.

Количество проданных товаров — от руки вводится количество товара. Поле заполняется с помощью запроса (заказанные_товары и клиенты) Таблица Таблица Производитель_товара: содержит 4 поля:

Производитель — Поставщик фирма-производитель товара.

Адрес, страна и телефон — более подробная информация. Все поля таблицы заполняются пользователем.

Таблица Описание_товара: состоит из двух полей:

Тип — тип товара (например: шубы, шорты и т. п.)

Описание типа — поле предоставляет более полную информацию о товаре.

Таблица Клиенты: дает описание всех клиентов данной организации.

В таблице указывается ФИО, адрес и телефон клиента.

Таблица Заказы: состоит из четырех полей :

Код заказа — код текущего заказа (тип поля — счетчик) Фирма — заказчики (представители фирм). Данные берутся из таблицы Клиенты.

Дата заказа — дата поступления заказа, данное поле заполняется автоматически.

Выполнен — Да / Нет. Если в этом поле стоит «галочка», то данный заказ уже выполнен (значение true).

Таблица Заказанные_товары: содержит три поля :

Номер — код заказа.

КодТовара — код данного товара. Берется из таблицы Товар и вводится автоматически.

Количество — количество заказанного товара, которое не должно превышать количество товаров данного типа в таблице Товар.

Таблица Выполненные заказы: содержит шесть полей, заполняется с помощью запроса и дает информацию про выполненные товары.

Код — код выполненного заказа Фирма — название фирмы-заказчика.

Дата заказа — дата поступления заказа.

Дата выполнения — дата выполнения заказа.

Количество — общее количество заказанных товаров любого типа.

Сумма заказа — стоимость всех товаров в заказе.

Таблица

Схема данных

Отношения — это правила, поддерживаемые на уровне механизма реализации СУБД.

В моей схеме данных таблицы связаны следующим образом. При добавлении нового товара, продавец выбирает тип (товара), который с помощью мастера подстановки берется из таблицы Описание_товара.

Также продавец выбирает производителя (из таблицы Производитель_товара). Далее он от руки вводит характеристику товара, его цену и количество в таблицу Товар.

При поступлении нового заказа, продавец в таблицу Заказы вводит заказанные товары, нажав на «галочку» в графе «выполнен», а затем выбирает Фирму — заказчика.

Таблица Заказанные товары заполняется автоматически и хранит информацию, которая необходима для таблицы Заказы.

Ниже представлена моя схема данных:

Рис.

Таблица Выполненные заказы заполняется с помощью запроса, которому не требуются никакие связи, поэтому в данной схеме данных этой таблицы нет.

Запросы

В моей БД содержатся 14 запросов всех типов:

· запрос на обновление

· запрос на удаление

· запрос на создание

· запрос на выборку.

Ниже я опишу каждый из запросов.

Рис.

Запрос «Все клиенты»

Данный запрос при выполнении дает информацию обо всех клиентах организации — название фирмы, адрес, телефон и e-mail.

Таблица Данные для этого запроса берутся из таблицы Клиенты

SELECT Клиенты. Фирма, Клиенты. Адрес, Клиенты. Телефон, Клиенты. E-mail]

FROM Клиенты;

Запрос «Выборка по ценам типа товаров»

Данный запрос группирует все записи в таблице Товар по типу товаров и выводит:

· максимальную цену товара

· минимальную цену товара

· общее количество товаров в таблице Товар При выполнении запрос выглядит так:

Таблица Данные для создания запроса берутся из таблицы Товар, а для подсчета максимальной и минимальных цен в режиме SQL вводим данные и с помощью Sum выводятся нужные нам цены.

SELECT Товар. Тип, Min (Товар.Цена) AS [Минимальная Цена], Max (Товар.Цена) AS [Максимальная Цена], Sum (Товар.Количество) AS [Общее Кол-во]

FROM Товар

GROUP BY Товар. Тип;

Запрос «Добавление заказа»

Данный запрос добавляет заказы в таблицу Выполненные заказы невыполненные в таблице Заказы. Запрос вносит в эту таблицу следующие данные ФИО клиента, Код заказа и Дату заказа, которые он берет из таблицы Заказы. Этот запрос проверяет, является поле Выполнен (в таблице Заказы) ложным или нет. Если да, то он берет эти данные, и подставляет в таблицу Выполненные заказы. Также в эту таблицу вставляются данные о том, когда был выполнен заказ, количество товаров, заказанное данным клиентом и сумму покупки.

INSERT INTO [Выполненные заказы] ([Код заказа], Фирма, [Дата заказа], [Дата выполнения], Количество, [Сумма заказа])

SELECT Заказы. Код заказа], Заказы. Фирма, Заказы. Дата заказа], Date () AS [Дата выполнения], Sum (Товар.Количество) AS Количество, Sum (Заказанные_товары!Количество*Товар!Цена) AS Сумма

FROM Заказы INNER JOIN (Товар INNER JOIN Заказанные_товары ON Товар. Номер = Заказанные_товары. Код товара]) ON Заказы. Код заказа] = Заказанные_товары.Номер

GROUP BY Заказы. Код заказа], Заказы. Фирма, Заказы. Дата заказа], Date (), Заказы. Выполнен

HAVING (((Заказы.Выполнен)=False));

Запрос «Заказанные_товары и клиенты»

Данный запрос при выполнении выводит все заказанные товары, название фирмы — клиента, которая заказала товар, требуемое количество товара и его цену, а также дату поступления заказа на данный товар. Выборка осуществляется только по тем товарам, которые были заказаны хотя бы один раз. А данные для этого запроса находятся в таблицах Заказанные_товары, Клиенты и Товар.

Таблица

SELECT Заказы. Фирма, Товар. Тип, Товар. Производитель, Товар. Характеристика, Товар. Цена, Заказы. Дата заказа], Товар. Количество

FROM (Клиенты INNER JOIN Заказы ON Клиенты. Фирма=Заказы.Фирма) INNER JOIN (Товар INNER JOIN Заказанные_товары ON Товар. Номер=Заказанные_товары.id) ON Заказы. Код заказа]=Заказанные_товары.Номер;

Запрос «Выборка всех клиентов с введенной буквы»

При запуске этого запроса он требует ввести букву или несколько букв, с которых начинается название фирмы — клиента (данные из таблицы Клиенты). Данный запрос довольно прост, но необходим. Например если продавец помнит первую букву или несколько букв, то он запускает данный запрос и вводит, ту букву, которую помнит, а в ответ на введенную букву запрос выводит название всех фирм на указанную букву.

SELECT Клиенты. Фирма, Клиенты. Адрес, Клиенты. Телефон

FROM Клиенты

WHERE (((Клиенты.Фирма) Like [Введите] & «*»));

Запрос «Типы товара»

Простой запрос, который позволяет выводить товары (из таблицы Товар) по определенному типу. При этом дается описание товара — производитель, характеристика, цена, количество.

Ниже представлен результат выполнения данного запроса при введении товара «Шубы» :

Таблица

SELECT Товар. Тип, Товар. Производитель, Товар. Характеристика, Товар. Цена, Товар. Количество

FROM Товар

WHERE (((Товар.Тип) Like [Введите тип] & «*»));

Запрос «Обновление заказа»

Запрос, который обновляет количество товаров (в том числе и проданных) в таблице Товар, а также он обновляет поле Выполнен в таблице Заказы. Запрос работает следующим образом: если в таблице Заказы в поле Выполнен есть заказы с ложным значением (False), то данный запрос обновляет все товары, которые содержатся в данном заказе в таблице Товар.

Например: В таблице Заказы есть заказ, состоящий из 5 товаров «Шорты, мини», содержащий название фирмы-заказчика и дату заказа. Данный заказ не выполнен, т. е. в поле Выполнен стоит значение ложь. Запустив запрос «Обновление заказа», происходит следующее: значение выполнен в таблице становится истиной (True), количество имеющихся на складе товаров «Шорты, мини» уменьшается на 5, в то время как количество проданных на столько же увеличивается.

UPDATE Заказы INNER JOIN (Товар INNER JOIN Заказанные_товары ON (Товар.Номер = Заказанные_товары. Код товара]) AND (Товар.Номер = Заказанные_товары. Код товара])) ON Заказы. Код заказа] = Заказанные_товары.Номер SET Товар. Количество = Товар. Количество-Заказанные_товары. Количество], Заказы. Выполнен = True, Товар. Количество проданных] = Товар. Количество проданных]+Заказанные_товары. Количество]

WHERE (((Заказы.Выполнен)=False));

Запрос «Создание таблицы уцененных товаров»

Этот запрос создает новую таблицу с уцененными товарами. Он работает следующим образом :

При запуске запроса необходимо ввести процент уценения товаров, а затем дату. Запрос выбирает все товары, дата поставки которых соответствует введенной дате, и копирует их в новую таблицу Уцененные товары.

Например :

Я запускаю запрос и ввожу процент = 15

Рис.

и дату 07.01.05. В итоге у меня получается таблица, содержащая 2 записи:

Таблица

По сравнению с таблицей Товар цены действительно снизились на 15%.

Таблица

SELECT Товар. Тип, Товар. Производитель, Товар. Характеристика, Товар. Цена*(1-[Введите процент уценения]/100) AS Выражение2, Товар. Дата поставки] INTO [Уцененные товары]

FROM Товар

WHERE (((Товар. Дата поставки])=[Введите дату]));

Запрос «Сумма всех товаров»

Этот запрос позволяет определить, сколько на складе товара каждого типа и его цену, а также общую стоимость всей партии каждого товара. Все данные для запроса из таблицы Товар. Я считаю этот запрос полезным, так как с его помощью можно определить общую стоимость всех имеющихся товаров. Чтобы посчитать сумму всех товаров, надо в режиме SQL умножить цену всех товаров на их количество.

Таблица

SELECT Товар. Тип, Товар. Производитель, Товар. Характеристика, Товар. Цена, Товар. Количество, Товар. Цена*Товар.Количество AS [Общая стоимость]

FROM Товар;Запрос на добавление;

Запрос «Сумма покупок клиентов»

Запрос выбирает всех клиентов, совершивших заказ, и выдает информацию о сумме заказа, о количестве заказанных товаров и о выполнении заказа.

Таблица Данный запрос необходим для определения частых клиентов и для рассмотрения возможности предоставления льгот и скидок постоянным заказчикам. Для построения запроса данные берутся из таблиц Заказы, Заказанные товары, Клиенты, Товар.

SELECT Заказы. Фирма, Заказы. Дата заказа], Sum (Заказанные_товары. Количество) AS [Кол-во], Sum (Заказанные_товары!Количество*Товар!Цена) AS Сумма, Заказы. Выполнен

FROM (Клиенты INNER JOIN Заказы ON Клиенты. Фирма=Заказы.Фирма) INNER JOIN (Товар INNER JOIN Заказанные_товары ON Товар. Номер=Заказанные_товары.id) ON Заказы. Код заказа]=Заказанные_товары.Номер

GROUP BY Заказы. Фирма, Заказы. Дата заказа], Заказы. Выполнен;

Запрос «Товар, цена которого больше заданной»

Запрос, позволяющий выбирать товары с наибольшей стоимостью. В запросе выводятся товары (таблица Товар), у которых цена выше заданной суммы. Я ввела сумму 14 200 и получила результат:

Таблица

SELECT Товар. Тип, Товар. Производитель, Товар. Характеристика, Товар. Цена

FROM Товар

WHERE (((Товар.Цена)=[введите цену] Or (Товар.Цена)>[введите цену]));

Запрос «Товары с высокой стоимостью»

Запрос делает выборку из таблицы Товар по стоимости товаров и выдает информацию о 10 наиболее дорогостоящих.

При построении запроса я использовала в режиме SQL предикат TOP10 — вывод на экран первые 10 товаров (без повторения). Помимо цен и самих товаров, прилагается еще характеристика товара и его фирмапроизводитель.

Таблица

SELECT TOP 10 Товар. Тип, Товар. Производитель, Товар. Характеристика, Товар. Цена

FROM Товар

ORDER BY Товар. Цена DESC;

Запрос «Удаление Поставщика»

Данный запрос очень прост, но полезен. Он позволяет удалять из базы производителя, с которым мы больше не работаем, не открывая таблицы Производитель_товара.

DELETE Поставщик_товара.Поставщик, Поставщик_товара.Поставщик

FROM Поставщик_товара

WHERE (((Поставщик_товара.Поставщик)=[введите поставщика]));

Заключение

Я разработала базы данных торговой организации по поставке одежды. С помощью моей базы можно без затруднений и специальных знаний вести базу данных, которая позволяет делать все операции с клиентами, заказами, производителями. То есть добавлять, изменять, обновлять, удалять и просматривать все имеющиеся и вводимые данные.

Кнопочная форма позволяет просматривать отчеты о клиентах и товарах, делать заказы и обновлять данные.

На примере моей базы данных для торговой организации, я предоставила к рассмотрению и анализу практически все функции и возможности Microsoft Accsess. Эта программа достаточна проста и удобна в обращении. Построение таблиц, отчетов, запросов, форм упрощается при использовании мастеров (форм, таблиц и т. п.).

Я считаю, что база данных в среде СУБД MS Access практическом применении удобна и достаточно эффективна. Все зависит от пользователя, объема располагаемых им знаний и умения ими воспользоваться. Говоря о себе могу сказать, что эта программа имеет много полезных функций и в дальнейшем мне очень пригодится.

1.ИОСУ. Методические указания к курсовому проектированию.

2.Лекции по информационному обеспечению систем управления.