Разработка базы данных учета движения готовой продукции на складе ООО «Перекрёсток»

Санкт-Петербург.

Дипломная работа.

на тему: «Разработка базы данных учета движения готовой продукции на складе ООО „Перекрёсток“».

АННОТАЦИЯ Мирова Мария Васильевна Тема: База данных учета движения готовой продукции на складе ООО «Перекрёсток».

1. Дипломная работа студентки Мировой М. В. посвящена созданию программного обеспечения учета движения готовой продукции на складе ООО «Перекрёсток». Создание программного обеспечения позволило бы сохранять множество данных, легко изменять и вводить новые данные, а так же выводить отобранные данные в нужном количестве на экран, проводить анализ на наборе данных, осуществлять печать необходимых документов.

Основной целью данного дипломного проекта являлось выявление возможностей более эффективного управления данными склада в ООО «Перекрёсток».

Более частной задачей, которую необходимо решить для достижения цели является разработка базы данных учета движения готовой продукции на складе, которая обеспечит:

· хранение данных о готовой продукции;

· ввод/вывод данных;

· выборку необходимых данных для анализа, проведения исследования на наборе данных и т. п.;

· документирование данных с использованием типовых межведомственных форм (например, форма № М-15, ТОРГ-13).

2. В ходе исследования студенткой Мировой М. В. были изучены следующие источники:

· Устав общества с ограниченной ответственностью «Перекрёсток» от 03.08.2005 г.;

· Методические рекомендации по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли, утвержденными письмом Комитета РФ по торговле от 10.07.96 г. № 1−794/32−5;

· Положение по бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов» ПБУ 5/01, утвержденное приказом Минфина Российской Федерации от 9 июня 2001 г. № 44н;

· Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденное приказом Минфина Российской Федерации от 27 июля 1998 г. № 34н;

· Правила продажи некоторых видов товаров, утвержденные Постановлением Правительства от 19.01.98 г. № 55;

· Закон РФ от 07.02.92 г. № 2300−1 «О защите прав потребителей».

3. Студенткой Мировой М. В. осуществлено моделирование поставленной задачи. При этом инструментальным средством было выбрано следующее: СУБД Microsoft Access в силу своей доступности, возможности моделирования, наглядности представления данных, возможности проведения анализа на наборе данных. Также было создано приложение, позволяющее осуществлять пользовательский ввод/вывод данных, документирование информации из БД в виде форм.

4. В приложениях приведены образцы документов.

• Содержание
• ВВЕДЕНИЕ
• 1 АНАЛИЗ ПРЕДМЕТНОЙ ОБЛАСТИ
• 1.1 Общая характеристика ООО «Перекрёсток»
• 1.2 Общие положения об учете готовой продукции
• 1.2.1 Законодательная и правовая база
• 1.2.2 Учет движения товаров (приемка, продажа, хранение, отчетность)
• 1.2.3 Учет готовой продукции на складе
• 1.3 Необходимая документация при учете готовой продукции на складе ООО «Перекрёсток»
• 1.3.1 Первичные учетные документы
• 1.3.2 Поступление готовой продукции
• 1.3.3 Порядок учета выданной готовой продукции
• 1.3.4 Возврат и выбытие готовой продукции
• 2 ПРОЕКТИРОВАНИЕ МОДЕЛИ
• 2.1 Система управления базами данными (СУБД)
• 2.1.1 СУБД Microsoft Access
• 2.1.2 Объекты Microsoft Access
• 2.2 Проектирование БД на основе нормализации
• 2.2.1 Понятие нормализации отношений
• 2.2.2 Построение ненормализованной таблицы
• 2.2.3 Потенциальные и ключевые поля
• 2.2.4 Декомпозиция ненормализованной таблицы
• 2.2.5 Схема данных и связи между таблицами в проектируемой БД
• 3 РАЗРАБОТКА ПРИЛОЖЕНИЯ
• 3.1 Главная форма
• 3.1.1 Приходный ордер
• 3.1.2 Документы, оформляемые на материально-ответственные лица
• 3.1.3 Документы, оформляемые организациям
• 3.1.4 Акт списания со склада
• 3.1.5 Товарная карточка
• 3.1.6 Статистика
• 3.1.7 Поиск записи
• 3.2 Обеспечение безопасности и целостности базы данных
• 3.2.1 Использование параметров запуска
• 4 ЗАКЛЮЧЕНИЕ
• СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
• СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ
• СПИСОК ИЛЛЮСТРАЦИЙ
• СПИСОК ТАБЛИЦ
• СПИСОК ПРИЛОЖЕНИЙ

ВВЕДЕНИЕ

Современная жизнь немыслима без эффективного управления. Важной категорией являются системы обработки информации, от которых во многом зависит эффективность работы любого предприятия ли учреждения. Такая система должна:

· обеспечивать получение общих и/или детализированных отчетов по итогам работы;

· позволять легко определять тенденции изменения важнейших показателей;

· обеспечивать получение информации, критической по времени, без существенных задержек;

· выполнять точный и полный анализ данных.

Современные СУБД в основном являются приложениями Windows, так как данная среда позволяет более полно использовать возможности персональной ЭВМ, нежели среда DOS. Снижение стоимости высокопроизводительных ПК обусловил не только широкий переход к среде Windows, где разработчик программного обеспечения может в меньшей степени заботиться о распределении ресурсов, но также сделал программное обеспечение ПК в целом и СУБД в частности менее критичными к аппаратным ресурсам ЭВМ.

В данной дипломной работе предлагается рассмотреть вопросы, связанные с учетом движения готовой продукции на складе.

Готовая продукция — часть материально-производственных запасов предприятия, предназначенная для продажи и являющаяся конечным результатом производственного процесса, законченная обработкой (комплектацией), технические и качественные характеристики которой соответствуют условиям договора или требованиям иных документов, в случаях, установленных законодательством.

Товары — часть материально-производственных запасов предприятия, приобретенная или полученная от других юридических и физических лиц и предназначенная для продажи или перепродажи без дополнительной обработки.

Целью данной дипломной работы является создание программного обеспечения для учета движения готовой продукции на складе ООО «Перекрёсток».

Основными задачами данной дипломной работы является:

1. Исследование предметной области;

2. Исследование программной среды;

3. Разработка на основе знаний, приложения, позволяющего:

· обеспечивать быстрое и удобное получение информации;

· иметь простой пользовательский интерфейс;

· пользователю иметь возможность ввода новой информации, корректировки и просмотра уже имеющейся.

1 АНАЛИЗ ПРЕДМЕТНОЙ ОБЛАСТИ

1.1 Общая характеристика ООО «Перекрёсток».

Общество с ограниченной ответственностью «Перекрёсток» действует в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации и Федеральным законом Российской Федерации «Об обществах с ограниченной ответственностью». ООО «Перекрёсток» является юридическим лицом и строит свою деятельность на основании Устава и действующего законодательства Российской Федерации. ООО «Перекрёсток» является коммерческой организацией.

Местонахождение ООО «Перекрёсток»: Россия, 187 600, Ленинградская область, Бокситогорский район, г. Пикалево, ул. Комсомольская, д. 1.

Основной вид деятельности ООО «Перекрёсток» является «деятельность ресторанов и кафе». Этот вид экономической деятельности утвержден Комитетом государственной статистики по Санкт-Петербургу и Ленинградской области. Об учете в ЕГРПО выдается информационное письмо подтверждающее присвоенные кода экономической деятельности организации. Код вида данной экономической деятельности — ОКВЭД 55.30.

ООО «Перекрёсток» осуществляет розничную торговлю алкогольной продукции, а также предоставляет услуги общественного питания населению.

Целями деятельности ООО «Перекрёсток» являются расширение рынка товаров и услуг, извлечение прибыли, а также:

— содействие наиболее полному удовлетворению потребностей народного хозяйства и населения в промышленных товарах и товарах народного потребления;

— изучение и удовлетворение спроса населения в товарах и услугах.

ООО «Перекрёсток» вправе осуществлять любые виды деятельности, не запрещенные законом. Предметом деятельности Общества являются все виды хозяйственной деятельности, не запрещенные законодательством РФ, а также осуществление работ и оказание услуг, не запрещенных и не противоречащих действующему законодательству РФ.

Все вышеперечисленные виды деятельности осуществляются в соответствии с действующим законодательством РФ. Отдельными видами деятельности, перечень которых определяется специальными федеральными законами, ООО «Перекрёсток» может заниматься только при получении специального разрешения (лицензии). Если условиями предоставления специального разрешения (лицензии) на занятие определенным видом деятельности предусмотрено требование о занятии такой деятельностью как исключительной, то ООО «Перекрёсток» в течение срока действия специального разрешения (лицензии) не вправе осуществлять иные виды деятельности, за исключением видов деятельности, предусмотренных специальным разрешением (лицензией) и им сопутствующих.

Для достижения целей своей деятельности ООО «Перекрёсток» может приобретать права, нести обязанности и осуществлять любые действия, которые не будут противоречить действующему законодательству и Уставу. ООО «Перекрёсток» осуществляет свою деятельность на основании любых, за исключением запрещенных законодательством, операций, в том числе путем:

— проведения работ и оказания услуг по заказам юридических лиц и граждан как в России, так и за рубежом на основании заключенных договоров или в инициативном порядке на условиях, определяемых договоренностью сторон;

— поставок продукции, выполнения работ, оказания услуг в кредит, оказания финансовой или иной помощи на условиях, определенных договоренностью сторон;

— участия в деятельности других юридических лиц путем приобретения их акций, внесения паевых взносов;

— образования новых юридических лиц совместно с иностранными и российскими юридическими лицами и гражданами в соответствии с действующим законодательством;

— осуществления совместной деятельности с другими юридическими лицами для достижения общих целей.

ООО «Перекрёсток» самостоятельно планирует свою производственно — хозяйственную деятельность, а также социальное развитие коллектива. Основу планов составляют договоры, заключаемые с потребителями услуг ООО «Перекрёсток», а также поставщиками материально — технических и иных ресурсов. Выполнение работ и предоставление услуг осуществляются по ценам и тарифам, устанавливаемым ООО «Перекрёсток» самостоятельно.

Единоличным исполнительным органом ООО «Перекрёсток» является Генеральный директор.

Имущество ООО «Перекрёсток» образуется за счет вкладов в уставный капитал, а также за счет иных источников, предусмотренных действующим законодательством РФ. В частности, источниками образования имущества ООО «Перекрёсток» являются:

— уставный капитал ООО «Перекрёсток»;

— доходы, получаемые от оказываемых ООО «Перекрёсток» услуг;

— кредиты банков и других кредиторов;

— вклады участников;

— безвозмездные или благотворительные взносы и пожертвования организаций, предприятий, граждан;

— иные источники, не запрещенные законодательством.

Резервный фонд образуется за счет ежегодных отчислений в размере не более 5% от чистой прибыли до тех пор, пока сумма резервного фонда не достигнет 15% уставного капитала ООО «Перекрёсток». Если после достижения указанного размера резервный фонд будет израсходован, отчисления в него возобновляются вплоть до полного восстановления. Резервный фонд предназначен для покрытия убытков ООО «Перекрёсток» и не может быть использован для иных целей.

ООО «Перекрёсток» может объединить часть своего имущества с имуществом иных юридических лиц для совместного производства товаров, выполнения работ и оказания услуг, а также в иных целях, не запрещенных законом.

ООО «Перекрёсток» осуществляет учет результатов работ, ведет оперативный, бухгалтерский и статистический учет по нормам, действующим в Российской Федерации. Организацию документооборота в ООО «Перекрёсток» осуществляет Генеральный директор.

Финансовый год ООО «Перекрёсток» совпадает с календарным годом. Первый финансовый год закончился 31 декабря 2005 года. Генеральный директор и главный бухгалтер ООО «Перекрёсток» несут личную ответственность за соблюдение порядка ведения, достоверность учета и отчетности.

Организационная структура — форма разделения труда по управлению производством. Каждое подразделение и должность создаются для выполнения определенного набора функций управления или работ. Для выполнения функций подразделения, должностные лица наделяются определенными правами на распоряжение ресурсами и несут ответственность за выполнение закрепленных за ним функций.

Рис. 1. Схема организационной структуры ООО «Перекрёсток» .

В ООО «Перекрёсток» линейная организационная структура управления (рис.1), предусматривающая единоначалие. Она утверждается генеральным директором. Между руководителем и непосредственными исполнителями отсутствуют какие-либо промежуточные звенья. Руководитель единолично отдаёт распоряжения, контролирует и руководит работой исполнителей. Простота формы обеспечивает оперативность линейного управления, повышает степень ответственности руководителей, снижает расходы на содержание управленческого аппарата. Недостаток линейного управления заключается в том, что руководитель не может быть универсальным специалистом и учитывать все стороны деятельности сложного объекта. Поэтому данная структура используется главным образом на малых предприятиях.

1.2 Общие положения об учете готовой продукции.

1.2.1 Законодательная и правовая база

Основными документами, определяющими порядок учета готовой продукции, являются:

· Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденное приказом Минфина Российской Федерации от 27 июля 1998 г. № 34н;

· Положение по бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов» ПБУ 5/01, утвержденное приказом Минфина Российской Федерации от 9 июня 2001 г. № 44н.

Готовая продукция отражается по фактической или нормативной (плановой) производственной себестоимости, включающей затраты, связанные с использованием в процессе производства основных средств, сырья, материалов, топлива, энергии, трудовых ресурсов и другие затраты на производство продукции, либо по прямым статьям затрат.

Фактическую себестоимость готовой продукции можно рассчитать только по окончании отчетного периода (месяца). Движение же продукции, происходит ежедневно (выпуск, отпуск, отгрузка, реализация), поэтому для текущего учета необходима условная оценка продукции. Текущий, ежедневный учет движения готовой продукции ведется или по плановой производственной себестоимости, или по договорным ценам организации, называемым учетными.

Каждая из них, т. е. плановая себестоимость или договорная цена единицы продукции, разрабатывается организациями самостоятельно. В конце месяца плановая себестоимость должна быть доведена до фактической путем расчета сумм и процентов отклонений по группам готовой продукции. Суммы и проценты отклонений рассчитываются исходя из остатка продукции на начало месяца и ее поступления за месяц. Отклонения показывают экономию или перерасход, допущенные организацией, и поэтому характеризуют результаты ее работы в процессе производства. Отклонения учитываются на тех же счетах, что и готовая продукция, и записываются сторно (экономия) или обычной записью (перерасход). Процент отклонений и плановая себестоимость отгруженной продукции позволяют рассчитать ее фактическую себестоимость и остаток на складе на конец месяца.

Большое значение для правильной организации учета движения готовой продукции имеет разработка ее номенклатуры — перечня наименований видов изделий, вырабатываемых данной организацией. За основу его составления берется классификация готовых изделий по определенным признакам, позволяющим отличать одно изделие от другого (модель, класс точности, фасон, артикул, марка, сорт). Номенклатурный номер может иметь различное количество цифр.

1.2.2 Учет движения товаров (приемка, продажа, хранение, отчетность)

Основными элементами производственного процесса в торговой деятельности являются:.

· приемка товаров;

· хранение товаров;

· отпуск (продажа) товаров покупателям.

Правила документального оформления приемки, хранения и отпуска товаров установлены Методическими рекомендациями по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли, утвержденными письмом Комитета РФ по торговле от 10.07.96 г. № 1−794/32−5.

При продаже товаров организация должна руководствоваться также Законом РФ от 07.02.92 г. № 2300−1 «О защите прав потребителей». Правила продажи некоторых видов товаров утверждены Постановлением Правительства от 19.01.98 г. № 55.

Порядок приемки товаров регламентируется договором и соответствующими стандартами и правилами. К ним относятся:

· инструкция Госарбитража СССР от 15.10.90 «О порядке и сроках приемки импортных товаров по количеству и качеству, составления и направления рекламационных актов;

· инструкция Госарбитража при Совете Министров СССР «О порядке приемки продукции производственно-технического назначения товаров народного потребления по количеству» (постановление от 15.07.65 г. № П-6);

· инструкция Госарбитража при Совете Министров СССР «О порядке приемки продукции производственно-технического назначения товаров народного потребления по качеству» (постановление от 25.04.66 г. № П-7);

При нарушении правил и сроков приемки товаров организация не сможет предъявить претензию поставщику при недостаче или понижении качества товаров.

Организация получает товар от поставщиков по договорам купли-продажи, договорам комиссии, договорам поставки долгосрочного действия, по отдельным заявкам и т. п.

1.2.3 Учет готовой продукции на складе

Учет готовой продукции на складе организуется по оперативно-бухгалтерскому методу, т. е. на каждый номенклатурный номер изделий открывается карточка складского учета материалов (форма № М-12). По мере поступления и отпуска готовой продукции кладовщик на основе документов записывает в карточках количество ценностей (приход, расход) и рассчитывает остаток после каждой записи..

Бухгалтер обязан ежедневно принимать на складе документы за истекшие сутки (приемо-сдаточные накладные, приказы-накладные, товарно-транспортные накладные). Правильность ведения складского учета подтверждается подписью бухгалтера в карточке складского учета.

На основании карточек складского учета материально ответственное лицо ежемесячно заполняет ведомость учета остатков готовой продукции в разрезе номенклатуры готовых изделий, единиц измерения, количества и передает ее в бухгалтерию, где сверяются показатели складского и бухгалтерского учета в суммовом выражении (остаток по учетным ценам).

1.3 Необходимая документация при учете готовой продукции на складе ООО «Перекрёсток».

1.3.1 Первичные учетные документы

Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Федеральный закон от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет и в которых отражается первичная учетная информация.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты: Федеральным законом от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» .

1. наименование документа;

2. дату составления документа;

3. наименование организации, от имени которой составлен документ;

4. содержание хозяйственной операции;

5. измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

6. наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

7. личные подписи указанных лиц.

В зависимости от характера операции, требований нормативных актов, методических указаний по бухгалтерскому учету и технологии обработки первичной учетной информации в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным, то непосредственно после ее окончания. Создание первичных учетных документов, порядок и сроки передачи их для отражения в бухгалтерском учете производятся в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота.

Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.

К первичным учетным документам относятся: приходные и расходные ордера, авансовые отчеты, акты приема-передачи основных средств, накладные, требования, счета, акты выполненных работ или услуг, товарные чеки, платежные поручения, акты выбытия, акты на списание материалов, лимитно-заборные карты и многие другие.

Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы.

Для документального оформления движения готовой продукции в организациях должна быть разработана рациональная система документооборота в соответствии с утвержденным графиком.

Приказом (распоряжением) по организации следует определить круг лиц, на которых будет возлагаться ответственность за сохранность и движение готовой продукции, за правильное и своевременное оформление этих операций, определить должностных лиц, которым предоставлено право подписи документов на приобретение, оприходование на склад, выдачу, возврат, обмен и выбытие готовой продукции.

Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

Первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и налоговой полицией на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации.

1.3.2 Поступление готовой продукции

Организация может приобрести готовую продукцию у других лиц, получить безвозмездно или в качестве вклада в уставный капитал либо иным предусмотренным законодательством путем. Чаще всего на практике встречаются ситуации с покупкой готовой продукции.

При покупке готовой продукции продавцом предъявляется счет на оплату, накладная и счет-фактура. Счет — это документ, который выписывается продавцом на имя покупателя после того, как покупатель закажет товар. В накладной и счет-фактуре содержатся сведения о покупаемом товаре и его цене.

При поступлении готовой продукции на склад организации оформляется приходный ордер (форма № М-4) (Приложение № 1). Приходный ордер заполняют на основании договора поставки и (или) накладной поставщика в одном экземпляре в день поступления ценностей на склад. Приходный ордер должен выписываться на фактически принятое количество ценностей.

Порядок учета и оформления приходных ордеров предполагает, что ордер должен обязательно иметь следующие разборчиво заполненные реквизиты:

· наименование предприятия, структурного подразделения,.

· коды предприятия по ОКПО, структурного подразделения;

· регистрационный номер и дату заполнения;

· номер корреспондирующего счета, субсчета.

При перевозке грузов автотранспортом поступающие материалы приходуют на основании товарно-транспортной накладной, получаемой от грузоотправителя.

1.3.3 Порядок учета выданной готовой продукции

Учет запасов, находящихся на хранении в складах организации, ведется на карточках складского учета по каждому наименованию, сорту, артикулу, марке и другим отличительным признакам материальных ценностей. п. 260 Методических указаний по учету материально-производственных запасов, утв. приказом Минфина РФ от 28.12.01 г. № 119н Готовая продукция отпускается в производство на основании следующих документов:

· Требование-накладная — типовая межведомственная форма.

№ М-11;

· Накладная — типовая межведомственная форма № ТОРГ-13;

· Лимитно-заборная карта — типовая межведомственная форма.

№ М-8; утвержденные Постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а.

· Документы, разработанные самостоятельно, при условии наличия всех необходимых реквизитов.

Требование-накладная (форма № М-11) (Приложение № 2). Применяется для учета движения материальных ценностей внутри предприятия и их отпуска подразделениям своего предприятия, расположенным за пределами его территории.

Требование-накладная выписывается в двух экземплярах и подписывается главным бухгалтером или лицом, на то уполномоченным.

В случае отпуска материалов подразделениям своего предприятия один экземпляр передается получателю, второй — складу, который затем сдается в бухгалтерию.

В случае внутреннего перемещения материалов требование-накладную составляет материально ответственное лицо склада, сдающего ценности. Один экземпляр служит сдающему складу основанием для списания ценностей, а второй — принимающему складу для оприходования ценностей.

При отпуске материалов само вывозом требование-накладную, подписанную получателем, кладовщик передает в бухгалтерию для выписки расчетно-платежных документов, если материалы отпускались с последующей оплатой.

Накладная (форма № ТОРГ-13). Накладные выписываются материально ответственными лицами при отпуске товаров со складов. Служит основанием для отражения поступления и выбытия товаров в учете на предприятии. В накладной указываются:

· дата выписки;

· наименование поставщика и покупателя;

· наименование и сокращенное описание товара;

· его количество;

· цена за единицу;

· общая сумма отпущенного по накладной товара.

В обязательном порядке подлежит выделению цифрами и с указанием ставки сумма НДС. Это необходимо для того, чтобы впоследствии иметь возможность предъявить сумму НДС в бюджет.

Накладная подписывается сдающей и принимающей сторонами, при наличии печати — заверяется печатью, равно как сдающей, так и получающей стороны. Количество экземпляров выписывается в количестве четырех штук, каждой из сторон предназначено по два экземпляра (первый — у материально ответственного лица, второй сдается в бухгалтерию).

Накладная на возврат продукции (форма № М-15) (Приложение № 3). В случае возврата материальных ценностей организациям требование-накладную выписывают на основании договоров, нарядов и других соответствующих документов. Первый экземпляр передают складу как основание для отпуска продукции, второй — получателю продукции. На основе накладной формируют счет (Приложение № 4) и счет-фактуру (Приложение № 5).

Лимитно-заборная карта (форма № М-8). Применяется при наличии лимитов для оформления отпуска продукции, систематически потребляемых при изготовлении продукции, а также для текущего контроля за соблюдением установленных лимитов отпуска продукции на производственные нужды и является оправдательным документом для списания материальных ценностей со склада.

Лимитно-заборная карта выписывается в двух экземплярах на одно наименование продукта (номенклатурный номер). Один экземпляр до начала месяца передается потребителю продукции, второй — складу.

Отпуск продукции в производство осуществляется складом при предъявлении представителем предприятия своего экземпляра лимитно-заборной карты.

Кладовщик отмечает в обоих экземплярах дату и количество отпущенных материально-производственных запасов, после чего выводит остаток лимита по номенклатурному номеру продукции. В лимитно-заборной карте расписывается кладовщик, а в лимитно-заборной карте склада — представитель предприятия.

Для сокращения количества первичных документов там, где это целесообразно, рекомендуется оформлять отпуск материалов непосредственно в карточках учета материалов (форма № М-17). В этом случае расходные документы на отпуск готовой продукции не оформляются, а сама операция производится на основании лимитных карт, выписываемых в одном экземпляре, и не имеющих значения бухгалтерских документов. Лимит отпуска можно указать и в самой карточке. Представитель структурного подразделения при получении готовой продукции расписывается непосредственно в карточках учета готовой продукции, а в лимитно-заборной карте расписывается кладовщик.

По лимитно-заборной карте ведется также учет материалов, не использованных в производстве. При этом никаких дополнительных документов не составляется.

Сверхлимитный отпуск продукции и замена одних видов продукции другими допускается только по разрешению руководителя организации, главного бухгалтера или лиц, на это уполномоченных.

Изменение лимита производится теми же лицами, которым предоставлено право его установления.

Отпуск материальных ценностей производится со складов, которые обозначены в лимитно-заборной карте. Кладовщик отмечает в лимитно-заборной карте дату и количество отпущенных материально-производственных запасов, после чего выводит остаток лимита по каждому номенклатурному номеру продукции. Сдача складом лимитно-заборных карт в бухгалтерию производится после использования лимита.

Бланк лимитно-заборной карты с частично заполненными реквизитами может быть оформлен с помощью средств вычислительной техники.

1.3.4 Возврат и выбытие готовой продукции

В процессе практической деятельности организации товары не только поступают и реализуются потребителями. Иногда возникает необходимость их перемещения либо возврата поставщику. Возврат товаров поставщику называется прочим выбытием..

Готовая продукция подлежит возврату в следующих случаях:

· получен недоброкачественный товар либо он не может быть реализован по какой-то другой причине;

· нарушены условия поставки, не выполнены условия договора, товар поступил в организацию ошибочно, не был заказан получателем.

Возврат товарно-материальных ценностей поставщику осуществляется с разрешения руководства предприятия, путем выписки сопроводительного документа (накладной, счета, счета-фактуры) и оговорки причины возврата. Сопроводительные документы выписываются в четырех экземплярах, они визируются руководителем и главным бухгалтером предприятия. Товар, возвращаемый поставщику, проверяется по количеству и данные проверки сверяются с сопроводительным документом.

Выбытие готовой продукции имеет место при продаже, безвозмездной передаче (за исключением договора безвозмездного пользования), списании в случае порчи, стихийных бедствиях и иных чрезвычайных ситуациях, передаче в виде вклада в уставный (складочный) капитал других организаций.

Решение о списании готовой продукции принимает постоянно действующая инвентаризационная комиссия. Если принято решение о списании, то составляют акт на списание готовой продукции (Приложение № 6). Этот документ формируют по материально-ответственным лицам в одном экземпляре. Акт утверждает руководитель организации или уполномоченное им лицо. После сдачи списанных предметов готовой продукции в кладовую для утилизации акт с распиской кладовщика сдают в бухгалтерию.

При выдаче работникам готовой продукции и при ее возврате делаются записи в личных карточках сотрудников. В карточке указываются наименование выданной готовой продукции, их стоимость, количество.

2 ПРОЕКТИРОВАНИЕ МОДЕЛИ

2.1 Система управления базами данными (СУБД).

2.1.1 СУБД Microsoft Access

Приложение Access является реляционной СУБД, которая поддерживает все средства и возможности по обработке данных, свойственные реляционным моделям. При этом информация, которую необходимо хранить в соответствующих БД, может быть представлена в практически любом формате, в частности текстовом, графическом, числовом, денежном, дата или время и т. д.

Таблицы реляционной базы данных формируются на основе информации об объектах определенного типа. Каждая строка таблицы включает данные об одном объекте. Столбцы таблицы, в свою очередь, формируются на основе характеристик объектов, носящих название атрибутов. Строки таблицы носят название записей.

Записи должны иметь одинаковую структуру. Эта структура представляет собой поля, в которых и хранятся атрибуты. Каждое поле должно содержать одну характеристику объекта. Для поля определяется тип данных. При этом набор записей содержит одинаковые поля, но значения атрибутов в них различаются.

Microsoft Access позволяет извлекать информацию из большого количества таблиц одновременно и выводить ее в сводный отчет, который далее можно обрабатывать по своему усмотрению.

Среди средств, которые предлагает СУБД Access, нельзя не отметить возможность динамического обмена данными (DDE) между Access и другими приложениями, которые поддерживают эту технологию. Также имеется возможность применения технологии ActiveX, позволяющей использовать разработчику в своем программном продукте не только те объекты, которые свойственны данному приложению (в частности Access), но и объекты других приложений (например, Excel или Word).

Весьма удобной возможностью является тот факт, что пользователь при обработке данных может работать не только с БД обрабатываемого в Access формата, но и экспортировать данные других СУБД, имеющие совершенно другой формат представления, в частности формат FoxPro, Paradox и т. д.

Кроме этого, при помощи Access пользователь может обрабатывать БД, поддерживающие открытый доступ к данным (стандарт ODBC), в частности весьма популярных в последнее время серверов баз данных Oracle и SQL Server.

Необходимо также отметить, что Access предоставляет широкие возможности по созданию приложений, связанных с обработкой БД. При этом разработчику не обязательно быть программистом высокого класса, а вполне достаточно иметь представление о создании событийных приложений в среде Windows, а также владеть некоторыми навыками программирования на языке Visual Basic. В этом случае разработчик достаточно быстро сможет овладеть навыками по созданию приложений в Access, что позволит выполнять автоматизирование как простых, так и достаточно сложных задач, связанных с обработкой данных. В связи с описанным выше, разработку проектируемой БД будем осуществлять при помощи СУБД Microsoft Access.

2.1.2 Объекты Microsoft Access

База данных Microsoft Access содержит следующие объекты:.

1. Таблицы. В них непосредственно содержится вся информация, хранимая в базе. Когда мы будем добавлять какие-либо данные в базу, то будем добавлять их именно в таблицы. Соответственно, и когда нам будет необходимо отобразить данные или изменить их, то работа будет вестись тоже с таблицами.

2. Запросы. Дают возможность отобрать информацию из таблиц по определенным критериям, чтобы облегчить ее поиск в базе. Результатом выполнения запроса всегда является таблица, основанная на данных из одной или нескольких других таблиц.

3. Форма. Формой в Microsoft Access называется обычное окно: проектировщикам-программистам, создающим базы данных, более привычно называть формами диалоговые окна. С помощью форм, которые служат своеобразным посредником между пользователем и таблицами, осуществляется работа с базой — ввод, редактирование, удаление данных и другие операции.

4. Отчеты. Фактически отчет представляет собой электронный вариант документа, формируемого на основе таблиц базы, которому предстоит вывод на печать.

5. Страницы доступа к данным. Обеспечивают возможность работы с базой через Интернет и локальную сеть. Представляют собой связанные с информацией в базе самостоятельные интернет-страницы, которые могут открываться и просматриваться отдельно от самой базы данных. В отличие от других объектов страницы доступа данных не хранятся вместе с базой данных, а размещаются в отдельном файле. В самой базе содержатся лишь ссылки на страницы доступа к данным.

6. Макросы. Представляют собой набор команд, соответствующих стандартным действиям пользователя. Макросы предназначены для автоматизации и упрощения часто выполняемых задач и обычно связаны с какой-либо формой.

7. Модули. Объекты, которые содержат подпрограммы на языке Visual Basic. Круг задач, реализуемых с помощью подпрограмм, весьма широк: обработка данных базы, внесение изменений в интерфейс базы, изменение свойств и параметров объектов и т. д. Подпрограммы всегда связаны с другими объектами и не могут выполняться отдельно. Подпрограммы могут быть запущены из форм, отчетов или запросов.

2.2 Проектирование БД на основе нормализации.

2.2.1 Понятие нормализации отношений

Одни и те же данные могут группироваться в таблицы (отношения) различными способами, т. е. возможна организация различных наборов отношений взаимосвязанных информационных объектов. Группировка атрибутов в отношениях должна быть рациональной, т. е. минимизирующей дублирование данных и упрощающей процедуры их обработки и обновления.

Определенный набор отношений обладает лучшими свойствами при включении, модификации, удалении данных, чем все остальные возможные наборы отношений, если он отвечает требованиям нормализации отношений.

Нормализация отношений — формальный аппарат ограничений на формирование отношений (таблиц), который позволяет устранить дублирование, обеспечивает непротиворечивость хранимых в базе данных, уменьшает трудозатраты на ведение (ввод, корректировку) базы данных.

Процесс проектирования баз данных заключается в последовательном переводе отношений из первой нормальной формы в нормальные формы более высокого порядка по определенным правилам. Каждая следующая нормальная форма ограничивает определенный тип функциональной зависимости, устраняет соответствующие аномалии при работе с отношениями и сохраняет свойства предшествующих форм.

Каждой нормальной форме соответствует некоторый определенный набор ограничений, и отношение находится в некоторой нормальной форме, если удовлетворяет свойственному ей набору ограничений.

В теории реляционных БД обычно выделяется следующая последовательность нормальных форм:

· первая нормальная форма (1NF);

· вторая нормальная форма (2NF);

· третья нормальная форма (3NF);

· нормальная форма Бойса— Кодда (BCNF);

· четвертая нормальная форма (4NF);

· пятая нормальная форма, или форма проекции-соединения (5NF или PJNF).

Зависимости ключей от не ключевых атрибутов (удовлетворяет нормальной форме Бойса-Кодда) альтернативой этого подхода является метод ER-диаграмм (метод сущность-связь), которой применяется для проектирования больших баз данных и на нем реализованы средства проектирования баз данных.

Наиболее часто в процессе проектирования БД используют первую, вторую и третью нормальные формы. Рассмотрим их более подробно.

Первая нормальная форма. Отношение называется нормализованным или приведенным к первой нормальной форме, если все его атрибуты простые. Преобразование отношения к первой нормальной форме может привести к увеличению количества реквизитов (полей) отношения и изменению ключа.

Вторая нормальная форма. Чтобы рассмотреть вопрос приведения отношений ко второй нормальной форме, необходимо дать пояснения к таким понятиям, как функциональная зависимость и полная функциональная зависимость.

Описательные реквизиты информационного объекта логически связаны с общим для них ключом, эта связь носит характер функциональной зависимости реквизитов.

Функциональная зависимость реквизитов — зависимость, при которой экземпляру информационного объекта определенному значению ключевого реквизита соответствует только одно значение описательного реквизита.

Такое определение функциональной зависимости позволяет при анализе всех взаимосвязей реквизитов предметной области выделить самостоятельные информационные объекты.

В случае составного ключа вводится понятие функционально полной зависимости.

Функционально полная зависимость не ключевых атрибутов заключается в том, что каждый не ключевой атрибут функционально зависит от ключа, но не находится в функциональной зависимости ни от какой части составного ключа.

Отношение будет находиться во второй нормальной форме, если оно находится в первой нормальной форме, и каждый не ключевой атрибут функционально полно зависит от составного ключа.

Третья нормальная форма. Понятие третьей нормальной формы основывается на понятии нетранзитивной зависимости.

Транзитивная зависимость наблюдается в том случае, если один из двух описательных реквизитов зависит от ключа, а другой описательный реквизит зависит от первого описательного реквизита.

Отношение будет находиться в третьей нормальной форме, если оно находится во второй нормальной форме, и каждый не ключевой атрибут нетранзитивно зависит от первичного ключа.

Для устранения транзитивной зависимости описательных реквизитов необходимо провести «расщепление» исходного информационного объекта. В результате расщепления часть реквизитов удаляется из исходного информационного объекта и включается в состав других (возможно, вновь созданных) информационных объектов.

2.2.2 Построение ненормализованной таблицы

Проектирование БД начинается с определения всех объектов, сведения о которых будут включены в базу, и определения их атрибутов. Затем атрибуты сводятся в одну таблицу — исходное отношение..

Проанализируем свойства и составим ненормализованную таблицу проектируемой базы данных (таб. 1):

«Ненормализованная таблица проектируемой БД».

Представленная ненормализованная таблица показывает, что отражению в БД подлежат 16 свойств..

2.2.3 Потенциальные и ключевые поля

Основное правило при создании таблиц сущностей — это каждой сущности желательно сопоставить отдельную таблицу. Поля таблиц сущностей могут быть ключевыми или не ключевыми.

Введение

ключей позволяет обеспечить уникальность значений в записи, ускорить обработку записи и выполнить обработку. Если в таблице есть значительное повторение по нескольким полям и их объем существенен, то лучше их выделить в отдельную таблицу. Новую сущность легко добавить и изменить, но при удалении следует уничтожить все ссылки на нее из таблиц связей, в противном случае возникает некорректность..

Для того, чтобы база данных функционировала должным образом, необходимо, чтобы каждая таблица содержала одно или несколько полей, которые бы однозначно идентифицировали каждую запись таблицы. Эта идентифицированная информация называется первичным (или уникальным) ключом таблицы..

В таблице может быть несколько первичных ключей. В качестве первичного ключа в таблицах часто используют поле, имеющее тип Счетчик. Особенностью первичного ключа является то, что поля, которые являются его частями, не могут содержать совпадающие значения или пустые значения (Null). Поля первичного ключа индексируются автоматически.

2.2.4 Декомпозиция ненормализованной таблицы

Из ненормализованной таблицы рационально выделить ряд атрибутов, касающихся сотрудников ООО «Перекрёсток», являющихся материально-ответственными лицами, либо организаций, поставляющих готовую продукцию на склад в отношение «МОЛ/Организации» (таб.2), ряд атрибутов касающихся накладных, по которым осуществляется поставка и отпуск готовой продукции в отношение «Накладные» (таб.3), ряд атрибутов, касающихся готовой продукции, которая поставляется на склад и отпускается со склада ООО «Перекрёсток» в отношение «Продукция» (таб.4), ряд атрибутов, касающихся содержимого накладных, в которых отображается количество поставляемой или выдаваемой готовой продукции в отношение «Содержимое» (таб.5).

«МОЛ/Организации».

В отношение «МОЛ/Организации» добавили новое свойство «Код МОЛ/Организации», которое будет однозначно идентифицировать каждого сотрудника (МОЛ), либо организацию, поставляющую готовую продукцию. Это свойство будет внутренним ключом для связи с отношением «Накладные».

«Накладные».

В отношение «Накладные» добавили новое свойство «Код накладной», которое будет однозначно идентифицировать каждую накладную. Это свойство будет внутренним ключом для связи с отношением «Содержимое».

«Продукция».

В отношение «Продукция» добавили новое свойство «Код товара», которое будет однозначно идентифицировать каждое наименование готовой продукции. Это свойство будет внутренним ключом для связи с отношением «Содержимое».

«Содержимое».

В отношение «Содержимое» добавили новые свойства «Код накладной» и «Код товара», которые будут однозначно идентифицировать каждую запись.

2.2.5 Схема данных и связи между таблицами.

в проектируемой БД

Связи между таблицами в реляционных базах данных определяются по совпадению значений полей..

Наиболее часто в реляционных базах данных встречается отношение «один-ко-многим», которое означает, что одной записи в таблице может соответствовать несколько записей в связанной таблице.

Отношение «многие-ко-многим» подразумевает множественные отношения между записями связанных таблиц.

Отношение «один-к-одному» — редкость в реляционных базах данных. Потребность в таком соотношении возникает, либо когда запись имеет большое количество полей и данные об одном типе объектов целесообразно разнести по двум связанным таблицам, либо когда необходимо добавить атрибуты для некоторых из записей в таблице. При такой организации данных информация на диске будет размещаться компактно, а операции с данными и их актуализация значительно упростятся.

Структура связей между таблицами называется схемой данных.

В проектируемой базе данных необходимо наличие связей между таблицами, показанных в таблице 6.

«Описание связей между таблицами БД».

Окно «Схема данных» наглядно отображает связи между таблицами. На рисунке 2 изображена схема данных проектируемой БД.

Рис. 2. Схема данных.

3 РАЗРАБОТКА ПРИЛОЖЕНИЯ

3.1 Главная форма.

Разработку приложения проектируемой БД осуществляли при помощи СУБД Microsoft Access.

После загрузки главного файла базы «Учет движения готовой продукции на складе ООО „Перекрёсток“» Перекрёсток. mdb из СУБД Microsoft Access на экране автоматически появляется следующий экран:

Рис. 3. Учет движения готовой продукции на складе ООО «Перекрёсток».

Главная форма представляет собой документ, который необходимо сформировать на получение, выдачу или на списание готовой продукции.

На главной форме расположена информация о материально-ответственных лицах, об организациях, поставляющих готовую продукцию или которым осуществляется отпуск со склада, две подчиненные формы «Накладные», «Содержимое накладной» и шестнадцать кнопок.