Разработка информационной системы для автоматизации работы отделений и приемной комиссии в среднем профессиональном учебном заведении

• Введение
• Глава 1. Обоснование необходимости создания
• 1.1 Характеристика учреждения
• 1.2 Краткая характеристика основных отделов учреждения
• 1.3 Обоснование необходимости и цели использования
• 1.4 Постановка задачи
• 1.5 Обоснование выбора технологии проектирования
• 1.6 Обоснование проектных решений по видам обеспечения
• 1.6.1 По техническому обеспечению
• 1.6.2 По информационному обеспечению
• 1.6.3 По программному обеспечению
• 1.6.4 По технологическому обеспечению
• Глава 2. Разработка информационной системы
• 2.1 Основы методологии проектирования ИС
• 2.2 CASE-средства. Общая характеристика и классификация
• 2.3 Функциональная модель
• 2.4 Логическая модель данных системы «Студент»
• 2.5 Физическая модель данных системы «Студент»
• 2.6 Безопасность в ИС «Студент»
• Глава 3. Анализ экономической эффективности
• 3.1 Смета затрат на разработку
• 3.1.1 Определение трудоемкости
• 3.1.2 Структура затрат на разработку программного изделия
• 3.1.3 Расчет количества условных команд разрабатываемого программного изделия
• 3.2 Расчет трудоемкости разработки программного изделия
• 3.2.1 Расчет трудоемкости стадии алгоритмизации и программирования
• 3.2.2 Расчет трудоемкости остальных стадий
• 3.2.3 Расчет трудоемкости разработки в целом
• 3.2.4 Построение календарного плана графика
• 3.3 Расходы на разработку
• 3.3.1 Основная заработная плата
• 3.3.2 Определение социальных отчислений
• 3.3.3 Определение величины накладных расходов
• 3.3.4 Определение расходов на материалы
• 3.3.5 Общая сметная сумма затрат
• 3.4 Экономический эффект
• Заключение
• Список используемых источников
• Приложения

Современная жизнь немыслима без эффективного управления. Одной из его важнейших категорий является система обработки информации. От нее во многом зависит эффективность работы любого предприятия. Без внедрения новых компьютерных технологий на сегодняшний день не обходится ни одно предприятие или учреждение. У каждого учреждения есть свои подразделения, деятельность которых нуждаются в автоматизации.

В Ярославском градостроительном колледже одними из главных структурных подразделений являются приемная комиссия и отделения, которые осуществляет набор студентов на очное отделение и распределение студентов по специальностям и группам и ведение личной информации о студентах.

Целью данного дипломного проекта является разработка информационной системы для автоматизации, повышения эффективности и упрощения работы отделений и приемной комиссии в среднем профессиональном учебном заведении.

Еще одной целью создания дипломного проекта с такой информационной системой является доказательство того, что с его помощью работа приемной комиссии и отделений станет проще, более оперативной и качественней. Для осуществления этого будет создана база данных, содержащая информацию об отделениях, специальностях, набираемых группах, личных данных абитуриентов, а также технические таблицы обеспечения безопасности данных.

Дипломный проект состоит из трех глав.

В первой главе — аналитической части «Обоснование необходимости создания информационной системы», отражается техническая характеристика изучаемой предметной области, т. е. характеристика и организационная структура среднего профессионального образовательного учреждения Ярославского градостроительного колледжа (ЯГМК), краткая характеристика основных отделов колледжа и структура управления рассматриваемого дипломным проектом отдела — Приемной комиссии.

Во второй главе описана функциональная модель разрабатываемой системы, входная, выходная информация, структура главного меню информационной системы и технология работы созданного проекта, приведены экранные формы и основные этапы работы с ними. Модели представлены в IDEF0 и созданы с использованием инструментальной среды BPWin. Отображены физическая и логическая модели данных информационной системы. Эти модели созданы с использованием средства проектирования базы данных ERWin.

В третьей части проведен анализ экономической эффективности проекта, в частности определены затраты на разработку и эксплуатацию ИС (то есть определение полной стоимости владения ИС). Также выявлены затраты на выполнение подобных операций до внедрения информационной системы. Далее определен денежный поток, высвобождаемый за счет использования новой системы.

Глава 1. Обоснование необходимости создания

Изучаемой предметной областью дипломного проекта, тема которого «Проектирование информационной системы Приемной комиссии Ярославского градостроительного колледжа» является Федеральное государственное образовательное учреждение среднего профессионального образования «Ярославский государственный межрегиональный колледж градостроительства и управления» (далее — Колледж или ЯГМК) реализует программы среднего профессионального образования, профессиональной подготовки и дополнительного профессионального образования на основании свидетельства о государственной аккредитации, в соответствии с выданной ему лицензией на право ведения образовательной деятельности и наделен правом выдавать выпускникам диплом государственного образца о среднем профессиональном образовании.

Колледж образован Приказом Госстроя России от 04.08.2003 г. № 292 путем переименования подведомственного ему Государственного образовательного учреждения среднего профессионального образования «Ярославский строительный техникум», созданного распоряжением Советом министров СССР от 20.08.1948 г. № 3786. Колледж является правопреемником Ярославского строительного техникума.

Полное официальное наименование Колледжа на русском языке:

Федеральное государственное образовательное учреждение среднего профессионального образования «Ярославский межрегиональный колледж градостроительства и управления», аббревиатура — ФГОУ СПО ЯМКГУ.

Сокращенное официальное наименование Колледжа на русском языке:

" Ярославский градостроительный колледж", аббревиатура — ЯГМК.

1.1 Характеристика учреждения

Колледж находится в ведомственном подчинении Федерального агентства по строительству и жилищно-коммунальному хозяйству, которое в соответствии с п. 1 ст. 37 Закона Российской Федерации «Об образовании» и постановлением Правительства Российской Федерации от 03.03.2001 № 160 «Об утверждении Типового положения об образовательном учреждении среднего профессионального образования (среднем специальном учебном заведении)» осуществляет в отношении Колледжа функции федерального ведомственного органа управления образованием и является Учредителем Колледжа. Отношения между Учредителем и Колледжем определяются настоящим Уставом и заключенным между ними договором.

Колледж является некоммерческой организацией в организационно-правовой форме федерального государственного учреждения и не имеет в качестве своей основной цели деятельности извлечение прибыли.

Колледж является юридическим лицом, имеет находящееся в федеральной собственности обособленное имущество, закрепленное за ним на праве оперативного управления. Колледж отвечает по своим обязательствам находящимися в его распоряжении денежными средствами. При их недостаточности субсидиарную ответственность по обязательствам Колледжа несет собственник соответствующего имущества. Колледж не несет ответственность по обязательствам собственника.

Права юридического лица у Колледжа в части ведения финансово-хозяйственной деятельности, направленной на подготовку образовательного процесса, возникают с момента его государственной регистрации, а на ведение образовательной деятельности и льготы, установленные законодательством Российской Федерации, с момента выдачи ему соответствующей лицензии. Колледж может от своего имени заключать договоры, приобретать и осуществлять имущественные и личные неимущественные права и нести ответственность, выступать истцом и ответчиком в суде.

Колледж имеет самостоятельный баланс, лицевые счета в органах федерального казначейства, расчетные и иные счета в банках.

Колледж имеет печать установленного образца со своим полным наименованием и изображением Государственного герба Российской Федерации, другие служебные печати и штампы, необходимые реквизиты, ведет делопроизводство и архив.

Место нахождения Колледжа: Российская Федерация, г. Ярославль, ул. Чайковского, д. 55 (пр. Октября, д. 21).

Почтовый адрес Колледжа: 150 040, г. Ярославль, ул. Чайковского, д. 55.

В своей деятельности Колледж руководствуется Конституцией Российской Федерации, Законом Российской Федерации «Об образовании», Трудовым Кодексом Российской Федерации, иными федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, Типовым положением об образовательном учреждении среднего профессионального образования (среднем специальном учебном заведении), решениями федерального (центрального) государственного органа управления образованием, решениями Учредителя, иными нормативными правовыми актами и настоящим Уставом.

Колледж самостоятельно формирует свою структуру, создает структурные подразделения (за исключением филиалов), необходимые для осуществления его деятельности, с последующим уведомлением Учредителя.

Колледж и его обособленные структурные подразделения являются единым учебно-производственным комплексом, функционирование которого обеспечивается:

— обязательным участием всех его структурных подразделений в обучении и воспитании студентов и в организации (обеспечении) образовательного процесса;

— исполнением всеми его структурными подразделениями решений Совета и руководства Колледжа.

Филиалы Колледжа в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, проходят регистрацию по месту нахождения, лицензирование, аттестацию и государственную аккредитацию в установленном порядке в соответствии с Законом Российской Федерации «Об образовании» .

Колледж несет в установленном законодательством Российской Федерации порядке ответственность за:

— невыполнение или ненадлежащее выполнение своих основных задач, определенных настоящим Уставом;

— несоблюдение государственных требований к минимуму содержания и уровню подготовки выпускников и реализацию образовательных программ не в полном объеме;

— качество образования выпускников;

— жизнь и здоровье студентов и работников Колледжа во время образовательного процесса;

— нарушение прав и свобод студентов и работников Колледжа;

— иные действия или бездействие, ответственность за которые предусмотрена законодательством Российской Федерации.

Колледж в соответствии с лицензией вправе осуществлять разрешенную Законом Российской Федерации «Об образовании», иными федеральными законами и нормативными правовыми актами предпринимательскую деятельность, оказывать дополнительные платные образовательные услуги сверх основных образовательных программ по договорам с предприятиями, учреждениями, организациями и физическими лицами, если иное не установлено законодательством Российской Федерации. Платная образовательная деятельность Колледжа не может быть осуществлена взамен и (или) в рамках образовательной деятельности, финансируемой за счет бюджетных средств. Условия предпринимательской деятельности, в т. ч. предоставления платных образовательных услуг (стоимость, порядок, сроки их предоставления), определяются отдельными договорами.

Колледж самостоятельно осуществляет экономическую и финансово-хозяйственную деятельность в соответствии с Законом Российской Федерации «Об образовании», иными федеральными законами и нормативными правовыми актами.

За Колледжем в целях обеспечения образовательной деятельности закрепляются на праве оперативного управления объекты (здания, сооружения, оборудование, имущество потребительского, социального, культурного и иного назначения). Имущество Колледжа находится в федеральной государственной собственности, внесено в реестр федерального имущества на основании Свидетельства выданного ГОУ СПО ЯСТ 22 декабря 1999 г., реестровый № 7 600 375.

3емельные участки закрепляются за Колледжем в бессрочное безвозмездное пользование органами местного самоуправления.

Доходы, полученные Колледжем от осуществления деятельности, разрешенной законодательством Российской Федерации в полном объеме учитываются в смете доходов и расходов Колледжа. Приобретенное за счет этих доходов имущество поступает в самостоятельное распоряжение Колледжа и учитывается на отдельном балансе. Учет указанных доходов после уплаты налогов и иных обязательных платежей и возмещения затрат, а также использование поступивших средств осуществляются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации.

Источником формирования имущества Колледжа и финансирования его деятельности являются:

— средства федерального бюджета;

— средства, получаемые от платных образовательных, платных дополнительных образовательных услуг и от осуществления разрешенной предпринимательской деятельности (от выполнения хозяйственных и иных договоров, от реализации методической, информационной продукции, от учебно-производственной деятельности);

— средства, поступающие от арендаторов (субарендаторов) на возмещение затрат на предоставление возможности пользования эксплуатационными, коммунальными и необходимыми административно-хозяйственными услугами;

— плата за проживание в общежитиях, в том числе гостиничного типа, за техническое обслуживание и текущий ремонт жилья, за коммунальные услуги в ведомственном жилом фонде;

— кредиты банков и иные заемные средства;

— средства, полученные за подготовку кадров на условиях возмещения затрат;

— добровольные пожертвования и целевые взносы физических и юридических лиц, в том числе иностранных, а также органов государственной власти субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления и другие источники в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Средства, полученные в качестве арендной платы, зачисляются на лицевой счет Колледжа в органах федерального казначейства и используются на обеспечение и развитие его образовательного процесса, содержание и развитие материально-технической базы согласно смете, утвержденной Учредителем.

1.2 Краткая характеристика основных отделов учреждения

Колледж и его обособленные структурные подразделения являются единым учебно-производственным комплексом, функционирование которого обеспечивается:

— обязательным участием всех его структурных подразделений в обучении и воспитании студентов и в организации (обеспечении) образовательного процесса;

— исполнением всеми его структурными подразделениями решений Совета и руководства Колледжа.

Директор. Непосредственное управление деятельностью Колледжа осуществляет директор, назначаемый Учредителем в соответствии с заключенным срочным трудовым договором. Порядок прохождения аттестации директора определяет Учредитель.

Директор без доверенности действует от имени Колледжа, представляет его во всех организациях, использует и распоряжается в соответствии с законодательством Российской Федерации его имуществом и средствами, заключает договоры, в том числе трудовые, выдает доверенности, открывает лицевые счета в органах федерального казначейства и счета в банках, издает в пределах своей компетенции приказы и распоряжения и дает указания, обязательные для всех работников и обучающихся.

Выборный состав Совета Колледжа представляют директор, представители всех категорий работников, обучающихся, а также заинтересованных предприятий, учреждений и организаций. Всего Совет Колледжа состоит из 27 человек. Председателем Совета Колледжа является директор. Другие члены Совета Колледжа выбираются общим собранием. Срок полномочий Совета Колледжа — 3 года.

К компетенции Совета Колледжа относится:

— разработка программы развития Колледжа и совершенствования учебно-воспитательного процесса;

— обсуждение Устава, изменений и дополнений к нему, других актов регламентирующих работу Колледжа;

— разработка и утверждение Положения о порядке формирования и расходования внебюджетных средств;

— заслушивание информации и отчетов руководства Колледжа о выполнении задач основной уставной деятельности;

— согласование ходатайств о награждении работников Колледжа государственными и отраслевыми наградами, присвоении им почетных званий;

— получение от директора информации по вопросам, непосредственно затрагивающим интересы работников Колледжа.

Порядок формирования и работы Совета Колледжа, разграничения полномочий между Советом Колледжа и директором определяются Положением о Совете Колледжа, которое принимается на общем собрании и утверждается директором.

Бухгалтерия. Основными функциями бухгалтерии Колледжа являются: осуществление расчетно-кассового обслуживания студентов и структурных подразделений основывающихся на самоокупаемости; расчет заработных плат сотрудников и преподавателей; перечисление заработной платы на отдельный специальный карточный счет с использованием банковской карты; учет всех материальных ценностей Колледжа; работа с банковскими счетами. Руководство бухгалтерией осуществляет Главный бухгалтер.

Библиотека. Абонемент — где книги выдаются студентам и сотрудникам для самостоятельной подготовки дома, читальный зал — книги выдаются на время и только для работы в пределах библиотеки колледжа. Существует электронная библиотека для облегчения поиска и работы с электронными учебниками и каталогами. Руководство осуществляет — заведующая библиотекой.

Информатизационный центр (ИЦ). Основными функциями РИЦ являются: размещение информации о деятельности колледжа на сайте www.sttec.yar.ru (информации для абитуриентов, для сотрудников — вакансии, о выпускниках колледжа, для заинтересованных лиц); деловая переписка по средствам электронной почты; техническая и программная поддержка специализированных компьютерных аудиторий и отдельных автоматизированных рабочих мест. Руководство осуществляет — руководитель ИЦ Учебный отдел. Функции: составление расписания и оперативных и плановых замен в нем; анализ ошибок прошлого учебного года и внесение корректировок на следующий; составление расписания учебных занятий; усовершенствование расчета аудиторного фонда; ежемесячная отчетность по форме 2 и форме 3; автоматизация учета рабочего времени преподавателей с ежедневным внесением изменений (табель). Роль и место в общей структуре ЯГМК — координация и контроль учебным процессом ЯГМК. Руководство осуществляет — руководитель УО.

Дневные и заочное отделения. Выполняют учебно-воспитательную работу со студентами, организовываю культурно-массовые и общественные мероприятия: походы, работа в колхозе, КВН между группами и др. учебными заведениями среднего профессионального образования. Контролируют посещаемость учебных занятий и успеваемость каждого студента в отдельности. Проводят беседы с групповыми руководителями и являются переходным звеном между администрацией колледжа и студентом. ОАРотделение Архитектуры и рекламы, ОИТУП — отделение информационных технологий и управления, СО — строительное отделение, ОЭС — отделение экономики и сервиса, ЗО — заочное отделение. Руководство осуществляет — заведующие отделениями.

Отделение дополнительного образования (ОДО). Не осуществляют учебно-воспитательную работу, а предоставляют студентам колледжа возможности для освоения дополнительных навыков и рабочих профессий, с получением свидетельств о дополнительном образовании. Проводит курсы по повышению квалификации преподавателей колледжа, а также для сотрудников сторонних организаций. Руководство осуществляет — заведующая отделения.

Подготовительное отделение (ПО). Выполняет функцию связующего звена, где школьнику дают почувствовать себя студентом, показывают все плюсы и минусы студенческой жизни, а также различия между обучением в школе и в учебном заведении среднего профессионального образования. Также подготавливает школьников-выпускников к вступительным экзаменам по средствам подготовительных курсов. Руководство осуществляет — заведующая отделения.

Кафедры предметных областей. Учебная работа, организация учебного процесса, разработка учебной документации; обсуждение и согласование: перечня вопросов и практических заданий для подготовки к экзаменам и экзаменационных билетов; рассмотрение и утверждение: тематики и графиков выполнения курсового и дипломного проектирования; анализ успеваемости студентов по результатам входного контроля, межсессионной и промежуточной (семестровой) аттестации; разработка мероприятий по повышению качества обучения; методическая работа; воспитательная работа; совершенствование материально-технической базы кафедры и составление самого важного документа для деятельности преподавательского состава — это индивидуальный нагрузочный лист по дисциплинам, группам и педагогическим часам. Все виды работ описаны в Рекомендации по планированию работы кафедры, предметно-цикловой комиссии. Руководство осуществляет — заведующий кафедрой, которая берет на себя обязанности по составлению нагрузочных листов, контроль за деятельностью преподавателей, согласование документации с заместителем директора по УВР. У каждого заведующего кафедрой есть заместитель, который выполняет часть обязанностей заведующего, но в основном роль главного консультанта по преподавательской деятельности и составлению учебно-методических материалов. За каждой предметной кафедрой колледжа закреплены педагогические работники — преподаватели, которые осуществляют преподавательскую деятельность, а также выполняют единые педагогические требования и все рекомендации по планированию работы кафедры, предметно-цикловых комиссий.

Приемная комиссия. В функции приемной комиссии входит разработка Правил приема в колледж в соответствии с Правилами приема в ЯГМК (см. Приложение 1); координация деятельности всех подразделений колледжа, занимающихся профориентацией молодежи и ее подготовкой к вступительным испытаниям; организация приема документов, проведение вступительных испытаний.

Все взаимодействия Приемной комиссии с другими структурными подразделениями учебного заведения отображены на структурной схеме (рис. 1.1).

Рисунок 1. Структурная схема внутреннего взаимодействия приемной комиссии

1.3 Обоснование необходимости и цели использования

В настоящее время во многих учебных заведениях проводятся определенные работы по внедрению современных средств телекоммуникаций и компьютерных систем, однако активная деятельность в области информатизации в большинстве образовательных учреждений направлена на использование информационных и телекоммуникационных технологий только в учебном процессе и не затрагивает процессы управления.

Оптимизация и автоматизация деятельности приводит, зачастую, к структурной и логической реорганизации подразделений, где проводится внедрение автоматизированных систем, что, в конечном счете, должно приводить к повышению эффективности их деятельности.

На сегодняшний день немногие учебные заведения имеют автоматизированной системы по данному виду деятельности, в основном такие системы есть только в ВУЗах.

В период набора новых студентов работа Приемной комиссии ЯГМК «кипит» с утра до вечера. Ввод личных данных абитуриентов осуществляется при помощи электронных таблиц MS Excel (Приложение 2). Таким же образом обстоят дела и на отделениях колледжа.

Многофункциональность и удобство данной программы бесспорно, но в нашей ситуации (а именно, огромное количество полей в таблицах, не объединенных в базу данных) для проведения отчетов и итогов требуются сотни трудовых часов. Численный состав работников Приемной комиссии отделений не позволяет справляться с потоком поступающих, поэтому администрацией колледжа на этот период со своих рабочих мест направляются операторы предметно-цикловых комиссий, а также операторы Информатизационного центра. При этом у них нередко увеличивается количество работы и трудовая нагрузка. Такое решение администрация может принять в последний день и операторы, планировавшие провести отпуск, скажем, в июне поедут отдыхать только в августе. Вся накопленная таким образом информация об абитуриентах, а в последствии о студентах децентрализовано хранится на отделениях в виде множества файлов и бумажных стопок, что не позволяет проводить какой либо анализ или учет.

Имея представление о работе Приемной комиссии и отделений, было принято решение разработать информационную систему, отвечающую задачам данных структурных подразделений.

1.4 Постановка задачи

Приемная комиссия:

В результате анализа деятельности Приемной комиссии ЯГМК предлагаются следующие принципы организации ее работы с учетом использования разрабатываемой автоматизированной системы «Студент», которая должна предоставлять следующую информацию:

— перечень направлений подготовки и специальностей, на которые учебное заведение объявляет прием документов в соответствии с лицензией;

— количество мест для приема на первый курс в соответствии с утвержденными контрольными цифрами, количество мест для приема на последующие курсы, финансируемых из федерального бюджета, по каждому направлению подготовки и специальности;

— количество мест, финансируемых из федерального бюджета, которые выделены для целевого приема по специальностям и направлениям подготовки;

— количество мест для приема на первый и последующие курсы по каждому направлению подготовки и каждой специальности с оплатой стоимости обучения на договорной основе;

— перечень вступительных испытаний на каждые направление подготовки и специальность, их программы, а также систему оценки знаний поступающих, в том числе наименование и форму проведения вступительных испытаний для поступающих, имеющих право на зачисление по результатам уменьшенного числа испытаний;

— а также выполнять:

— организацию конкурса на места, финансируемые из федерального бюджета (по специальностям или направлениям, по группам специальностей, по отделениям или учебному заведению в целом при условии совпадения вступительных испытаний);

— организацию конкурса на места с оплатой стоимости обучения на договорной основе;

— заведение личной карточки на каждого абитуриента;

— расчет проходного балла;

— заполнение документов по зачислению студентов;

— автоматическое начальное разбиение по группам.

Зачисление абитуриентов в студенты Для исключения возможных ошибок и оперативного проведения процесса зачисления, автоматизированная система должна иметь мощный аналитический инструмент, позволяющий получать выборки по различным возможным критериям, учитывающий все возможные правила приема в университет. Также должна существовать возможность автоматизированной генерации различных форм отчетности, в том числе и приказов на зачисление. Кроме того, предлагаемая аналитическая система должна помочь абитуриенту выявить специальности, куда поступить у него больше шансов.

Дневные и заочные отделения ЯГМК:

В результате анализа деятельности дневных и заочных отделений ЯГМК предлагаются следующие принципы организации ее работы с учетом использования разрабатываемой автоматизированной системы «Студент», которая должна предоставлять решать следующие задачи: сбор личных данных, результатов успеваемости и посещаемости студентов дневного и заочного отделений с целью анализа деятельности отделений, упрощение процедуры оформления отчетов, накопление информации для подготовки документов к ИГА.

Ответственное лицо на каждом отделении самостоятельно вносит личные данные при зачислении колледж (импортируя данные из модуля приемной комиссии), данные по успеваемости и посещаемости посеместрово. Эти данные собираются в одном модуле для дальнейшей обработки и анализа (переход к отчетным формам, сводным ведомостям и т. д.).

Модуль должен мгновенно предоставлять необходимую информацию, при этом требуется организация разграничения уровня доступа к данным для различных пользователей.

Информация, собранная Приемной комиссией, в последствии будет доступна для импортирования и дальнейшей работы дневных и заочных отделений ЯГМК, такая предварительная работа позволит разгрузить работников дневных и заочных отделений ЯГМК во время заполнения базы данных информацией о зачисленных студентах.

Регистрацию всех абитуриентов и студентов в информационной базе и прием документов желательно организовать в отдельном помещении с большой площадью, где должны разместиться компьютерные рабочие станции с принтерами. Ввод данных в базу данных должны выполнять подготовленные операторы, в качестве которых могут выступать сотрудники предметно-цикловых комиссий, которых пересаживают в приемную комиссию на время набора студентов. Возможно, также, привлечение ответственных студентов, а их работа — может быть организована в виде учебной или производственных практик.

Документы складываются в папку (единственную на одного абитуриента/студента). Для хранения документов абитуриентов необходимо оборудовать отдельную аудиторию со шкафами-ячейками, в алфавитном порядке. Документы о студентах в последствии распределяются по дневным и заочным отделениям ЯГМК.

При такой предлагаемой форме организации сбора информации в базе данных и способе хранения документов от абитуриентов в отдельном помещении, работа отборочных комиссий может быть акцентирована, в основном, на консультации абитуриентов с целью правильной ориентации их в выборе той или иной специальности.

Работники Приемной комиссии и отделений ЯГМК, зарегистрированные в автоматизированной системе, имеют возможность анализировать сводную информацию по всем отделениям.

1.5 Обоснование выбора технологии проектирования

Основными факторами выбора технологии проектирования можно назвать следующие:

— быстрота разработки приложения;

— высокая производительность разработанного приложения;

— низкие требования разработанного приложения к ресурсам компьютера;

— возможность разработки новых компонент и инструментов собственными средствами;

— наращиваемость (за счет встраивания новых компонент);

— удобная проработка иерархии объектов.

В качестве средств проектирования ИС были выбраны ERWin, BPWin, а для реализации — широко используемый язык сценариев общего назначения с открытым исходным кодом (PHP) и реляционные базы данных на языке SQL (MySQL).

В данной информационной системе используется технология «клиент-сервер». На серверной части должны быть установлены: WWW-сервер Apache, интерпретатор PHP и СУБД MySQL. При необходимости список СУБД может быть расширен. Такой набор программ существует на большинстве современных WEB-серверах. Для клиентской машины достаточно только лишь WEB-браузера, например, Internet Explorer, который входит в состав ОС Windows.

1.6 Обоснование проектных решений по видам обеспечения

Структуру информационной системы составляет совокупность отдельных ее частей, называемых подсистемами.

Подсистема — это часть системы, выделенная по какому-либо признаку.

Общую структуру информационной системы можно рассматривать как совокупность подсистем независимо от сферы применения. В этом случае говорят о структурном признаке классификации, а подсистемы называют обеспечивающими. Таким образом, структура любой информационной системы может быть представлена совокупностью обеспечивающих подсистем. Среди обеспечивающих подсистем обычно выделяют информационное, техническое, программное обеспечение.

1.6.1 По техническому обеспечению

Техническое обеспечение — комплекс технических средств, предназначенных для работы информационной системы, а также соответствующая документация на эти средства и технологические процессы.

Комплекс технических средств составляют:

— компьютеры любых моделей;

— устройства сбора, накопления, обработки, передачи и вывода информации;

— устройства передачи данных и линий связи;

— средства оргтехники и устройства автоматического съема информации;

— эксплуатационные материалы и др.

Документацией оформляются предварительный выбор технических средств, организация их эксплуатации, технологический процесс обработки данных, технологическое оснащение. Документацию можно условно разделить на три группы:

— общесистемную, включающую государственные и отраслевые стандарты по техническому обеспечению;

— специализированную, содержащую комплекс методик по всем этапам разработки технического обеспечения;

— нормативно — справочную, используемую при выполнении расчетов по техническому обеспечению.

К настоящему времени сложились две основные формы организации технического обеспечения (формы использования технических средств): централизованная и частично или полностью децентрализованная.

Централизованное техническое обеспечение базируется на использовании в информационной системе больших ЭВМ и вычислительных центров.

Децентрализация технических средств предполагает реализацию функциональных подсистем на персональных компьютерах непосредственно на рабочих местах. Перспективным подходом следует считать, по-видимому, частично децентрализованный подход — организацию технического обеспечения на базе распределенных сетей, состоящих из персональных компьютеров и большой ЭВМ для хранения баз данных, общих для любых функциональных подсистем.

Информационная система в Ярославском градостроительном колледже объединена в локальную сеть с выделенным сервером.

Локальная сеть обеспечивает: коллективную обработку данных пользователями подключенных в сеть компьютеров и обмен данными между этими пользователями; совместное использование программ, совместное использование принтеров, модемов и других устройств.

Для решения поставленной задачи, прежде всего, нужны, компьютеры, объединенные в локальную сеть, принтеры с общим доступом (только для рабочих станций сотрудников Приемной комиссии), а также сканер.

Критериями выбора технических средств являются:

— надежность функционирования системы;

— функциональная полнота системы;

— быстродействие;

— минимизация затрат на стоимость: аппаратных средств, прикладных систем, сопровождения системы, развития системы.

1.6.2 По информационному обеспечению

Назначение подсистемы информационного обеспечения состоит в своевременном формировании и выдаче достоверной информации для решения задач, описанных выше (1.4).

Основу информационного обеспечения составляют базы данных основных процессов (БД) и хранилища знаний. Базы данных должны включать в себя различные информационные фонды — как структурированную совокупность систем, связанных между собой на логическом, смысловом и физическом уровнях.

Информационное обеспечение — совокупность единой системы классификации и кодирования информации, унифицированных систем документации, схем информационных потоков, циркулирующих в учебном заведении, а также методология построения баз данных.

Для создания информационного обеспечения необходимо:

— ясное понимание целей, задач, функций всей системы управления организацией;

— выявление движения информации от момента возникновения и до ее использования на различных уровнях управления, представленной для анализа в виде схем информационных потоков;

— совершенствование системы документооборота;

— наличие и использование системы классификации и кодирования;

— владение методологией создания концептуальных информационно-логических моделей, отражающих взаимосвязь информации;

— создание массивов информации на электронных носителях, что требует наличия современного технического обеспечения.

Информационное обеспечение, внемашинное и внутримашинное, включает полный набор показателей, документов, классификаторов, файлов, баз данных, баз знаний, методов их использования, а также способы представления, накопления, хранения, преобразования, передачи информации, принятые в конкретной системе для удовлетворения любых информационных потребностей всех категорий пользователей в нужной форме и в требуемое время. Ведущим направлением организации внутримашинного информационного обеспечения является технология баз данных. К организации информационного обеспечения деятельности предъявляется ряд требований.

Наиболее важными из них являются: обеспечение для многих пользователей работы с данными в реальном режиме времени; предоставление для обмена информацией; безопасность хранения и передачи информации Приемной комиссии; сохранение целостности информации при отказе аппаратуры.

1.6.3 По программному обеспечению

Программное обеспечение — совокупность комплекса различных по функциям взаимосвязанных программ, участвующих в решении задач управления, и программных документов, необходимых для эксплуатации их программ.

Программное обеспечение является важнейшей компонентой информационных систем. Определяющую роль в судьбе разрабатываемой информационной системы служит обоснованный и удачный выбор системного и прикладного программного обеспечения.

Разработанный программный продукт является независимым от платформы приложением, а это означает, что оно будет работать не только одной жестко заданной операционной системе. Весь жизненный цикл разработки производился на операционной системе (ОС) Windows. Данная ОС выпускается в разных редакциях, как для домашнего использования, так и для сетевых решений. Можно использовать и более младшие версии Windows 95 и Windows 98, лучшие продукты в свое время, но сейчас снятые с программной поддержки фирмой Microsoft, но не потерявшие актуальность и на сегодняшний день. В принципе выбор операционной системы зависит от мощности компьютера, хотя рекомендуется установить на свой рабочий компьютер Windows 2000, как зарекомендовавший себя как более устойчивая система.

На рабочих станциях сотрудников Приемной комиссии, рассматриваемых данным дипломным проектом, установлена операционная система Операционная система Windows XP Professional.

Рассмотрим некоторые особенности данной версии:

1. ОС основана на файловой системе NTFS, имеет поддержку файловой систем FAT. Поддержка MS DOS усовершенствована в отличии от Windows NT, имеет 32-х разрядную систему, поддержка устройств Plug&Play возможность отключения и подключения устройств во время работы операционной системы (жесткие диски, CD ROM, принтеры, сканеры и т. д.).

2. Усовершенствована поддержка сети, средства защиты имеют более удобную (многопользовательская поддержка безопасности) ограничение доступов к компьютеру из сети.

3. Возможность мониторинга, т. е. управление компьютером с другой рабочей станции при помощи локальной сети (подключение при разрешении удаленного компьютера определенным пользователям возможность отправки приглашения удаленному компьютеру).

4. Более удобный интерфейс пользователя; возможность перехода как к стандартному интерфейсу пользователя (сохраненного с более ранних версий ОС Windows), так и к стандартному интерфейсу пользователя ОС Windows XP, возможность загрузки новых интерфейсов при помощи Internet.

Программное обеспечение может быть основным и прикладным. Основное — это программное обеспечение, которое установлено изначально с операционной системой, является стандартным для всех рабочих станций. Прикладное — это особое, специализированное, которым пользуется только определенное количество пользователей, и оно отличается своей спецификацией.

1.6.4 По технологическому обеспечению

Под Технологическими Процессами Обработки Данных (ТПОД) понимается определённый комплекс последовательных операций с использованием определенных методов обработки и инструментальных средств, охватывающих все этапы обработки данных, начиная с регистрации первичных данных до выдачи результата.

Реализовав данный проект, планируется тем самым облегчить работу сотрудников Приемной комиссии среднего профессионального образовательного учреждения.

Использование централизованной информационной системы для решения задач по приему и обработке информации об абитуриентах, отделениях и т. д. позволит не только повысить скорость и качество обработки, но и сэкономить время, затрачиваемое на выполнение этих задач.

Технология при переводе с греческого (techne) означает искусство, мастерство, умение, а не что иное, как процессы. Под процессом следует понимать определённую совокупность действий, направленных на достижение поставленной цели. Процесс должен определяться выбранной человеком стратегией и реализовываться с помощью совокупности различных средств и методов.

Цель информационной технологии (ИТ) — производство информации для её анализа человеком и принятия на его основе решения по выполнению какого — либо действия.

Информация является одним из ценнейших ресурсов общества наряду с такими традиционными материальными видами ресурсов, как нефть, газ, полезные ископаемые и др., а значит, процесса её переработки по аналогии с процессами переработки материальных ресурсов можно воспринимать как технологию. Тогда справедливо следующее определение.

Информационная технология — процесс, использующий совокупность средств и методов сбора, обработки и передачи данных (первичной информации) для получения информации нового качества о состоянии объекта, процесса или явления (информационного продукта).

Информационная технология является процессом, состоящим из четко регламентированных правил выполнения операций, действий, этапов разной степени сложности над данными, хранящимися в компьютерах. Основная цель информационной технологии — в результате целенаправленных действий по переработке первичной информации получить необходимую для пользователя информацию.

Информационная система является средой, составляющими элементами которой являются компьютеры, компьютерные сети, программные продукты, базы данных, люди, различного рода технические и программные средства связи и т. д. Основная цель информационной системы — организация хранения и передачи информации.

Глава 2. Разработка информационной системы

2.1 Основы методологии проектирования ИС

Определяющим фактором успешного развития сети образовательных учреждений и контролирующих органов является качественное изменение системы управления.

Тенденции развития современных информационных технологий приводят к постоянному возрастанию сложности информационных систем (ИС), создаваемых в различных областях экономики. Современные крупные проекты ИС характеризуются, как правило, следующими особенностями:

— сложность описания (достаточно большое количество функций, процессов, элементов данных и сложные взаимосвязи между ними), требующая тщательного моделирования и анализа данных и процессов;

— наличие совокупности тесно взаимодействующих компонентов (подсистем), имеющих свои локальные задачи и цели функционирования (например, традиционных приложений, связанных с обработкой транзакций и решением регламентных задач, и приложений аналитической обработки (поддержки принятия решений), использующих нерегламентированные запросы к данным большого объема);

— отсутствие прямых аналогов, ограничивающее возможность использования каких-либо типовых проектных решений и прикладных систем;

— необходимость интеграции существующих и вновь разрабатываемых приложений;

— функционирование в неоднородной среде на нескольких аппаратных платформах;

— разобщенность и разнородность отдельных групп разработчиков по уровню квалификации и сложившимся традициям использования тех или иных инструментальных средств;

— существенная временная протяженность проекта, обусловленная, с одной стороны, ограниченными возможностями коллектива разработчиков, и, с другой стороны, масштабами организации-заказчика и различной степенью готовности отдельных ее подразделений к внедрению ИС.

Для успешной реализации проекта объект проектирования (ИС) должен быть, прежде всего, адекватно описан, должны быть построены полные и непротиворечивые функциональные и информационные модели ИС. Накопленный к настоящему времени опыт проектирования ИС показывает, что это логически сложная, трудоемкая и длительная по времени работа, требующая высокой квалификации участвующих в ней специалистов. Однако до недавнего времени проектирование ИС выполнялось в основном на интуитивном уровне с применением неформализованных методов, основанных на искусстве, практическом опыте, экспертных оценках и дорогостоящих экспериментальных проверках качества функционирования ИС. Кроме того, в процессе создания и функционирования ИС информационные потребности пользователей могут изменяться или уточняться, что еще более усложняет разработку и сопровождение таких систем.

В 70-х и 80-х годах при разработке ИС достаточно широко применялась структурная методология, предоставляющая в распоряжение разработчиков строгие формализованные методы описания ИС и принимаемых технических решений. Она основана на наглядной графической технике: для описания различного рода моделей ИС используются схемы и диаграммы. Наглядность и строгость средств структурного анализа позволяла разработчикам и будущим пользователям системы с самого начала неформально участвовать в ее создании, обсуждать и закреплять понимание основных технических решений. Однако, широкое применение этой методологии и следование ее рекомендациям при разработке конкретных ИС встречалось достаточно редко, поскольку при неавтоматизированной (ручной) разработке это практически невозможно. Действительно, вручную очень трудно разработать и графически представить строгие формальные спецификации системы, проверить их на полноту и непротиворечивость, и тем более изменить. Если все же удается создать строгую систему проектных документов, то ее переработка при появлении серьезных изменений практически неосуществима. Ручная разработка обычно порождала следующие проблемы:

— неадекватная спецификация требований;

— неспособность обнаруживать ошибки в проектных решениях;

— низкое качество документации, снижающее эксплуатационные качества;

— затяжной цикл и неудовлетворительные результаты тестирования.

Перечисленные факторы способствовали появлению программно-технологических средств специального класса — CASE-средств, реализующих CASE-технологию создания и сопровождения ИС. Термин CASE (Computer Aided Software Engineering) используется в настоящее время в весьма широком смысле. Первоначальное значение термина CASE, ограниченное вопросами автоматизации разработки только лишь программного обеспечения (ПО), в настоящее время приобрело новый смысл, охватывающий процесс разработки сложных ИС в целом. Теперь под термином CASE-средства понимаются программные средства, поддерживающие процессы создания и сопровождения ИС, включая анализ и формулировку требований, проектирование прикладного ПО (приложений) и баз данных, генерацию кода, тестирование, документирование, обеспечение качества, конфигурационное управление и управление проектом, а также другие процессы. CASE-средства вместе с системным ПО и техническими средствами образуют полную среду разработки ИС.

2.2 CASE-средства. Общая характеристика и классификация

Появлению CASE-технологии и CASE-средств предшествовали исследования в области методологии программирования. Программирование обрело черты системного подхода с разработкой и внедрением языков высокого уровня, методов структурного и модульного программирования, языков проектирования и средств их поддержки, формальных и неформальных языков описаний системных требований и спецификаций и т. д. Кроме того, появлению CASE-технологии способствовали и такие факторы, как:

— подготовка аналитиков и программистов, восприимчивых к концепциям модульного и структурного программирования;

— широкое внедрение и постоянный рост производительности компьютеров, позволившие использовать эффективные графические средства и автоматизировать большинство этапов проектирования;

— внедрение сетевой технологии, предоставившей возможность объединения усилий отдельных исполнителей в единый процесс проектирования путем использования разделяемой базы данных, содержащей необходимую информацию о проекте.

CASE-технология представляет собой методологию проектирования ИС, а также набор инструментальных средств, позволяющих в наглядной форме моделировать предметную область, анализировать эту модель на всех этапах разработки и сопровождения ИС и разрабатывать приложения в соответствии с информационными потребностями пользователей. Большинство существующих CASE-средств основано на методологиях структурного (в основном) или объектно-ориентированного анализа и проектирования, использующих спецификации в виде диаграмм или текстов для описания внешних требований, связей между моделями системы, динамики поведения системы и архитектуры программных средств.

Согласно обзору передовых технологий (Survey of Advanced Technology), составленному фирмой Systems Development Inc. в 1996 г. по результатам анкетирования более 1000 американских фирм, CASE-технология в настоящее время попала в разряд наиболее стабильных информационных технологий (ее использовала половина всех опрошенных пользователей более чем в трети своих проектов, из них 85% завершились успешно). Однако, несмотря на все потенциальные возможности CASE-средств, существует множество примеров их неудачного внедрения, в результате которых CASE-средства становятся «полочным» ПО (shelfware). В связи с этим необходимо отметить следующее:

— CASE-средства не обязательно дают немедленный эффект; он может быть получен только спустя какое-то время;

— реальные затраты на внедрение CASE-средств обычно намного превышают затраты на их приобретение;

— CASE-средства обеспечивают возможности для получения существенной выгоды только после успешного завершения процесса их внедрения.

Ввиду разнообразной природы CASE-средств было бы ошибочно делать какие-либо безоговорочные утверждения относительно реального удовлетворения тех или иных ожиданий от их внедрения. Можно перечислить следующие факторы, усложняющие определение возможного эффекта от использования CASE-средств:

— широкое разнообразие качества и возможностей CASE-средств;

— относительно небольшое время использования CASE-средств в различных организациях и недостаток опыта их применения;

— широкое разнообразие в практике внедрения различных организаций;

— отсутствие детальных метрик и данных для уже выполненных и текущих проектов;

— широкий диапазон предметных областей проектов;

— различная степень интеграции CASE-средств в различных проектах.

Вследствие этих сложностей доступная информация о реальных внедрениях крайне ограничена и противоречива. Она зависит от типа средств, характеристик проектов, уровня сопровождения и опыта пользователей. Некоторые аналитики полагают, что реальная выгода от использования некоторых типов CASE-средств может быть получена только после одноили двухлетнего опыта. Другие полагают, что воздействие может реально проявиться в фазе эксплуатации жизненного цикла ИС, когда технологические улучшения могут привести к снижению эксплуатационных затрат.

Современные CASE-средства охватывают обширную область поддержки многочисленных технологий проектирования ИС: от простых средств анализа и документирования до полномасштабных средств автоматизации, покрывающих весь жизненный цикл ПО.