Разработка информационной системы предприятия
Управление развитием бизнес-процессов нацелено на выявление всех существующих резервов операционных процессов и процессов логистики предприятия за счет оптимального выбора и использования инструментов управления, позволяющих изменять бизнес-процессы, быстро и эффективно адаптировать их под новые условия. Другими словами, современная ИСУП — это система, несущая в себе описание полного рыночного… Читать ещё >
Разработка информационной системы предприятия (реферат, курсовая, диплом, контрольная)
КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА Тема: Разработка информационной системы предприятия.
- Введение
- 1. Теоретические основы информационной системы предприятия
- 2. Анализ структуры управления и состояния информатизации организацией
- 3. Разработка информационной системы предприятия на основе процессного подхода
- Заключение
- Список литературы
В условиях современного бизнеса роль эффективного управления на основе достоверной информации возрастает многократно. Ошибки менеджмента, основывающиеся на недостаточных или неверно интерпретированных данных, могут привести к краху даже крупные компании.
Современная, сложная и динамичная рыночная среда требует от российских предприятий постоянного совершенствования своих систем управления и информационных систем их поддержки.
Одним из основных направлений создания эффективной системы управления предприятием является применение процессного подхода к организации и управлению деятельностью.
Одним из наиболее мощных инструментов в руках менеджера становится информация. Эффективное управление невозможно без сбора информации и ее обработки различными методами.
Методы получения информации многообразны и не являются предметом рассмотрения в данной работе. Гораздо больший интерес вызывают методы ее обработки и целевого распределения по адресатам. Методы обработки и анализа экономической информации составляют суть эконометрики. Второе есть вопрос построения интегрированной информационной системы, направленной на решение задач, стоящих перед предприятием и являющейся отражением протекающих бизнес процессов.
Создание и освоение нововведений становится все более сложным делом, управление которым требует особых профессиональных знаний, так как всякое нововведение неизбежно нарушает налаженное функционирование производства, его сложившиеся технические, организационные и социальные связи и пропорции.
Управление развитием бизнес-процессов нацелено на выявление всех существующих резервов операционных процессов и процессов логистики предприятия за счет оптимального выбора и использования инструментов управления, позволяющих изменять бизнес-процессы, быстро и эффективно адаптировать их под новые условия.
Использование процессного подхода к ведению бизнеса является одним из основных источников долгосрочных конкурентных преимуществ предприятия. Построение эффективной системы управления производственным процессом требует детального анализа существующих бизнес-процессов и их последующей оптимизации.
Целью данной работы является исследование теоретических аспектов применения процессного подхода и выработка практических навыков по разработке информационной системы предприятия на основе процессного подхода.
Для достижения поставленной цели были определены следующие задачи:
изучить понятия «производственный процесс» и «бизнес-процесс» ;
рассмотреть теоретических вопросы применения процессного подхода к организации производства;
проанализировать структуру управления компании ООО «Грин» ;
проанализировать состояние информатизации компании ООО «Грин» ;
разработать информационную систему для ООО «Грин» на основе процессного подхода.
1. Теоретические основы информационной системы предприятия
Как известно, одним из ключевых требований новой версии стандартов ИСО 9000: 2000 является применение процессного подхода к организации менеджмента качества на предприятии. Состав этих требований аккумулирован в п. 4.1 стандарта ИСО 9001: 2000.
На основании требований ИСО 9001: 2000 организация должна:
выявлять необходимые для системы менеджмента качества процессы и области их применения по всей организации;
определять последовательность и взаимодействие этих процессов;
определять требуемые критерии и методы, позволяющие гарантировать, что функционирование и контроль этих процессов эффективны;
обеспечивать наличие ресурсов и информации, необходимых, чтобы поддерживать функционирование и мониторинг этих процессов;
вести мониторинг, измерять и анализировать эти процессы, а также
предпринимать необходимые действия с целью достичь запланированных результатов и непрерывного совершенствования этих процессов.
Организация должна управлять указанными процессами в соответствии с требованиями настоящего международного стандарта. Необходимые для системы менеджмента качества процессы, упомянутые выше, должны включать процессы в области управленческих работ, обеспечения ресурсами, создания продукции и измерений.
Рассмотрим основные термины, применяемые при реализации процессного подхода.
Процесс — последовательность действий, которые создают дополнительные ценности путем преобразования с помощью ресурсов входящих элементов в требуемые выходящие.
информационная система процессный подход Система менеджмента качества — совокупность процессов, организационной структуры и ресурсов, необходимых для достижения целей организации в области качества.
Процесс СМК — процесс, необходимый для Системы менеджмента качества.
Основные процессы — процессы, в результате которых производятся продукты (услуги) для потребителя и которые создают прямую ценность для потребителя.
Поддерживающие процессы — процессы, которые необходимы для функционирования других процессов и которые создают косвенную ценность для потребителя.
Субпроцесс — процесс, являющийся составной частью процесса более высокого уровня.
Шаг процесса — термин для обозначения какого-либо действия (работы, этапа, субпроцесса) в рамках процесса. «Владелец» процесса — должностное лицо, несущее ответственность за разработку, организацию, надлежащее функционирование и результаты процесса.
Модель процесса — описание процесса, которое отражает с необходимой степенью приближения действительный процесс.
Структура процесса — состав шагов процесса, их последовательность и взаимодействие между собой и другими процессами.
Определение процесса — установление состава процессов Системы менеджмента качества и разработка моделей процессов, отражающих:
структуру процессов; ресурсы для обеспечения надлежащего функционирования процессов;
индикаторы для оценки эффективности и результативности процессов в рамках СМК;
методы измерения индикаторов, их анализа и применения в целях управления.
Ресурсы — материальные и нематериальные компоненты, необходимые для достижения целей процессов. (Ресурсы не подлежат преобразованию в ходе процесса).
2. Анализ структуры управления и состояния информатизации организацией
ООО «Грин» предприятие среднего размера (около 600 сотрудников). На данном предприятии уже несколько лет как:
создана ландшафтная карта процессов;
разработаны регламенты бизнес-процессов (в виде стандартов организации);
определены команды процессов и назначены владельцы процессов;
определены показатели, используемые для планирования и контроля процессов;
компания прошла сертификацию по ИСО 9001: 2000.
В действительности документы по процессам почти не используются. Владельцы процессов последними практически не управляют, так как большую часть времени уделяют «традиционным» задачам менеджмента («тушению пожаров» и внутренней политике).
Большинство специалистов компании считает, что процессный подход они уже прошли и учиться им больше не нужно. Они категорически отрицают необходимость изменения заведомо неработающих механизмов уже существующего в организации «процессного подхода», говоря: «Вы что, предлагаете нам процессы еще раз описывать и улучшать? Ведь мы же их уже один раз описали и зарегламентировали»
Руководители данного предприятия не увидели после внедрения процессного подхода каких-либо существенных изменений. Да их, собственно, и не было: разрабатывались формальные документы, и ответственность столь же формально возлагалась на владельцев процессов.
Сложившаяся в компании ситуация характеризуется следующим образом:
в ней существует громоздкая и неэффективная организационная структура;
топ-менеджеры перегружены текучкой;
полномочия для оперативного управления процессами не делегированы тем, кто их реально выполняет (зато эти специалисты отвечают за все сполна);
топ-менеджеры неуважительно относятся к остальному персоналу;
у сотрудников отсутствует мотивация учиться, перенимать лучший опыт и внедрять его на практике.
Таким образом, несмотря на формальные признаки улучшения, реальная ситуация в компании нисколько не улучшилась, скорее наоборот. У людей отбили желание менять ситуацию к лучшему. Неоптимальные процессы закрепили в регламентах, и теперь служба внутреннего аудита жестко проверяет подразделения и выявляет малейшие номинальные отклонения в документах («вплоть до запятых»). Какие-либо изменения в процессах сопряжены с проблемами настолько серьезными, что мало кто хочет с этим связываться.
Анализ состояния информатизации предприятия ООО «Грин» показал, что на нем присутствую:
избыточный объем незавершенного производства;
избыточные складские запасы;
низкая степень использования производственных ресурсов;
завышенные материальные затраты;
низкое качество;
низкий уровень обслуживания клиентов;
неточности в определении себестоимости и ценообразовании;
недостаточный уровень организации хранения и логистики;
проблемы учета и управления финансами.
В основе построения процессной системы управления лежит понятие комплексной модели, которая разрабатывается на этапе 2 обобщенного алгоритма после проведения комплексного обследования.
Комплексная модель предприятия является корпоративной базой знаний о технологиях ведения бизнес-деятельности и, как правило, состоит из следующих элементов:
модели верхнего уровня;
моделей бизнес-процессов (далее БП);
организационной структуры.
Перед тем, как приступить к созданию комплексной модели, необходимо ответить на следующие вопросы:
какие БП существуют на нашем предприятии;
как правильно выделить БП;
сколько их, кто их владельцы;
оптимален ли их состав;
как БП взаимосвязаны;
как распределяются ресурсы?
Также необходимо разработать модельные соглашения, построить деревья функций и информационные матрицы. Построение деревьев функций — это традиционный этап моделирования, а информационные матрицы разрабатываются исходя из специфических особенностей объекта моделирования.
Создание информационной прозрачности для персонала позволит каждому сотруднику увидеть картину в целом, а также свое место, роль, ответственность и личный вклад в БП. Такое положение дел ускоряет внутренние и внешние коммуникации, процессы обучения и самообучения, снижает риски принятия несвоевременных и ошибочных решений.
Модель позволяет проследить, где и как создается поток ценности для клиентов компании, и устранить источники бесполезных затрат. Топ-менеджеры наглядно могут выявить, где создается добавленная стоимость, а где возникают потери.
3. Разработка информационной системы предприятия на основе процессного подхода
Для выявления скрытых резервов необходимо определить стадии производственного процесса, которые не повышают ценности конечного продукта. Такие процессы и операции можно разбить на две категории:
процессы и операции, технологически и экономически обоснованные, но не повышающие ценности конечного продукта (к ним, например, относятся функции транспортировки и контроля качества);
процессы и операции, связанные с необоснованными затратами ресурсов и времени (ожидания, простои, хранение излишних запасов и др.).
Специалисты, занимающиеся оценкой эффективности ИТ-проектов на всех стадиях реализации проекта, выделяют общие принципы и подходы к процессу оценки независимо от используемой методики оценки:
необходимость осознания и описания целей оценочного процесса;
осознание и описание приоритетов бизнес-целей;
описание положительных и отрицательных факторов ИТ в терминах бизнеса с привлечением ведущих специалистов и руководства компании;
разграничение источников окупаемости ИТ-проектов по двум позициям: единовременное снижение размеров активов компании (складируемые запасы, незавершенное производство, дебиторская задолженность) и перманентные (проявляющиеся в течение ряда последующих лет) изменения, включающие рост продаж и снижение отдельных составляющих производственной себестоимости;
учет фактора времени и фактора стоимости денег во времени.
Выявим конкретные области влияния частей (модулей) информационных систем. Для этого модули можно подразделить на пять категорий, в соответствии с их функциональностью:
стратегическое планирование, бюджетирование, финансы и учет;
маркетинг и дистрибуция;
разработка новой продукции;
планирование и управление производством и материальными потоками;
оперативное управление производственными операциями.
Составим эскиз проекта, т. е. подробное описание целей и задач проекта, доступных ресурсов, любых ограничений и т. п.
Подробно определим основные задачи информационной системы управления предприятием на основе процессного подхода:
№ | Уровни и службы управления | Решаемые задачи | |
Руководство предприятия | обеспечение достоверной информацией о финансовом состоянии компании на текущий момент и подготовка прогноза на будущее; обеспечение контроля за работой служб предприятия; обеспечение четкой координации работ и ресурсов; предоставление оперативной информации о негативных тенденциях, их причинах и возможных мерах по исправлению ситуации; формирование полного представления о себестоимости конечного продукта (услуги) по компонентам затрат | ||
Финансово-бухгалтерские службы | — полный контроль за движением средств; реализация необходимой менеджменту учетной политики; оперативное определение дебиторской и кредиторской задолженностей; контроль за выполнением договоров, смет и планов; контроль за финансовой дисциплиной; отслеживание движения товарно-материальных потоков; оперативное получение полного набора документов финансовой отчетности | ||
Управление производством | контроль за выполнением производственных заказов; контроль за состоянием производственных мощностей; контроль за технологической дисциплиной; ведение документов для сопровождения производственных заказов (заборные карты, маршрутные карты); оперативное определение фактической себестоимости производственных заказов | ||
Службы маркетинга | — контроль за продвижением новых товаров на рынок; анализ рынка сбыта с целью его расширения; ведение статистики продаж; информационная поддержка политики цен и скидок; использование базы стандартных писем для рассылки; контроль за выполнением поставок заказчику в нужные сроки при оптимизации затрат на транспортировку | ||
Службы сбыта и снабжения | — ведение баз данных товаров, продукции, услуг; планирование сроков поставки и затрат на транспортировку; оптимизация транспортных маршрутов и способов транспортировки; компьютерное ведение контрактов | ||
Службы складского учета | — управление многозвенной структурой складов; оперативный поиск товара (продукции) по складам; оптимальное размещение на складах с учетом условий хранения; управление поступлениями с учетом контроля качества; инвентаризация | ||
Оценим проект. Определим, что будет делать система, как будет работать, какие аппаратные и программные средства будут использоваться и как они будут обслуживаться:
проведение классификации бизнес-процессов;
создание полных и согласованных моделей бизнес-процессов и их автоматизированная поддержка в актуальном состоянии;
автоматическое документирование бизнес-процессов;
мониторинг выполнения бизнес-процессов и анализ отклонений (Process Performance Management);
автоматизированная поддержка создания и сопровождения документации по системе управления качеством;
автоматизированное предоставление информации для проведения аудита;
возможность использования единого информационного пространства для выполнения таких проектов, как реинжиниринг бизнес-процессов, проектирование корпоративных информационных систем, функционально-стоимостной анализ, имитационное моделирование и др.;
возможность автоматизированной поддержки процесса перехода от менеджмента качества к глобальному управлению качеством (TQM);
создание и управление корпоративными знаниями и опытом.
Составим проектный макет информационной системы предприятия на основе процессного подхода:
Регламенты БП Положения по документообороту Положения по структурным подразделениям. Должностные инструкции Разработка системы управленческого учета затрат по местам их возникновения Разработка АВС-системы управленческого учета затрат Разработка АВВ-системы адаптивного бюджетирования Разработка системы управления знаниями Разработка и внедрение управления по KPI, BSC, TPS
Разработка системы управления рисками и изменениями Системный проект (функциональные требования) информационной системы Условные обозначения:
ABC (Activity Based Costing) — система управленческого учета, основанная на действиях;
ABB (Activity Based Budgeting) — система адаптивного бюджетирования;
KPI (Key Performance Indicator) — ключевые показатели деятельности;
BSC (Balanced ScoreCard) — сбалансированная система показателей;
TPS (Total Performance Scorecard) — универсальная система показателей.
Модель позволяет проследить, где и как создается поток ценности для клиентов компании, и устранить источники бесполезных затрат. Топ-менеджеры наглядно могут выявить, где создается добавленная стоимость, а где возникают потери.
Наличие описаний БП ускоряет создание АВС-системы управленческого учета на основе действий, АВВ-системы адаптивного бюджетирования и создает условия для перехода на АВМ-менеджмент. Комплексная модель является источником информации для процессов совершенствования на основе методологий «Шесть сигм», «Бережливое производство», «кайдзен» и др.
Еще одной возможностью использования системы заключается в том, что она может стать основой для обеспечения непрерывности бизнеса и управления компанией.
Ожидаемые улучшения, достигаемые при помощи информационной системы управления предприятием на основе процессного подхода
Категории улучшений | Источники окупаемости | |
Незавершенное производство и длительность производственного цикла | Снижение вложений в активы, снижение затрат на перемещение материалов, сокращение сроков производства, снижение запасов полуфабрикатов собственного производства (из-за сокращенного производственного цикла) | |
Складские запасы | Снижение вложений в активы, снижение затрат на перемещение материалов, повышение уровня обслуживания | |
Использование производственных ресурсов | Снижение потерь рабочего времени, минимизация переналадок, повышение коэффициента готовности оборудования | |
Снижение материальных затрат | Партнерские отношения с поставщиками, своевременность входящих поставок, возможность использования небольших партий, снижение доли бракованных материалов | |
Повышение качества продукции | Снижение брака, снижение нарушений графиков производства, уменьшение количества переналадок, предотвращение снижения объема продаж | |
Повышение качества обслуживания | Снижение сроков поставок, обеспечение соответствия между запасами готовой продукции и клиентским спросом, своевременность поставок, интенсификация общения с клиентами | |
Управление затратами | Оперативность и точность расчета себестоимости (в том числе на основе функционально-стоимостного подхода), возможность оперативного анализа затрат, возможность анализа причин отклонений от плана, определение наиболее рентабельных видов продукции | |
Организация хранения и перемещения материалов | Повышение эффективности при одновременном снижении трудоемкости, повышение качества обслуживания, более точный и оперативный контроль | |
Учет и управление финансами | Доступность точной и своевременной финансовой информации, оптимизация финансовых взаимоотношений с поставщиками и потребителями | |
Заключение
Итак, информационная система управления предприятием (ИСУП) — это операционная среда, которая способна предоставить менеджерам и специалистам актуальную и достоверную информацию о всех бизнес-процессах предприятия, необходимую для планирования операций, их выполнения, регистрации и анализа.
Другими словами, современная ИСУП — это система, несущая в себе описание полного рыночного цикла — от планирования бизнеса до анализа результатов деятельности предприятия. Реально часто начинают с частичной компьютеризации информационных процессов, например, в рамках бухгалтерии или складского хозяйства.
Управление предприятиями в современных условиях требует все большей оперативности.
Поэтому использование информационных систем управления предприятием (ИСУП) является одним из важнейших рычагов развития бизнеса.
Частные задачи, решаемые ИСУП, во многом определяются областью деятельности, структурой и другими особенностями конкретных предприятий.
Информационные системы управления являются компьютерной поддержкой контроллинга, который в свою очередь является основным поставщиком информации для управления предприятия. Цель информационной поддержки контроллинга — обеспечить руководство информацией о текущем состоянии дел предприятия и спрогнозировать последствия изменений внутренней или внешней среды.
1. Алпатова Н. Процессный подход как основа ISO 9001: 2000 // «Управление компанией». — 2006. — № 5. — С.37−41.
2. Бармаков Б. Процессное управление: структура и функции // «Управление компанией». — 2006. — № 07 (62). — С.15−20.
3. Гамидов Г. С. Основы инноватики и инновационной деятельности / Гамидов Г. С., Колосов В. Г., Османов Н. О. — СПб.: Политехника, 2000. — 323 с.
4. Горбунов А. В. Об особенностях применения процессного подхода // Методы менеджмента качества. — 2006. — № 11. — С.16−19.
5. Илышев А. М. Учет и анализ инновационной и инвестиционной деятельности организации: учебное пособие / А. М. Илышев, Н. Н. Илышева, И. Н. Воропанова. — М.: КНОРУС, 2005. — 240 с.
6. Карминский А. М., Оленев Н. И., Примак А. Г., Фалько С. Г. Контроллинг в бизнесе. Методологические и практические основы построения контроллинга в организациях. — М.: Финансы и статистика, 1998. — 256 с.
7. Клевлин А. И., Моисеева Н. К. Организация гармоничного производства (теория и практика). М.: Омега-Л, 2003. — 360 с.
8. Макаров В. М. Производственный менеджмент. Модели и методы организации производственного процесса: Практикум. — Спб.: СПбГТУ, 2002. — 73 с.
9. Новицкий Н. И. Организация производства на предприятиях. — М.: Финансы и статистика, 2004. — 392с.
10. Производственный менеджмент: Учебник / под ред.В. А. Козловского. — М.: ИНФРА — М, 2005. — 574 с.
11. Райзберг Б. А. Современный экономический словарь / Б. А. Райзберг, Л. Ш. Лозовский, Е. Б. Стародубцева. М.: ИНФРА-М, 2004.480 с.
12. Репин В. В., Елиферов В. Г. Процессный подход к управлению. Моделирование бизнес-процессов. — М.: РИА «Стандарты и качество», 2004. — 408 с.
13. Трифилова А. А. Управление инновационным развитием предприятия / А. А. Трифилова. — М.: Финансы и статистика, 2003. — 176 с.
14. Туровец О. Г., Родионова В. Н. Организация производства на предприятии. — М.: ИНФРА-М, 2005. — 207 с.
15. Фатхутдинов Р. А. Инновационный менеджмент. — СПб.: Питер, 2003. — 400 с.