Разработка информационной системы учёта номеров в гостинице

МИНОБРНАУКИ РОССИИ Факультет математики, информационных технологий и техники Кафедра информатики и вычислительной техники Курсовая работа по дисциплине «Теория информационных процессов и систем»

на тему «Разработка информационной системы учёта номеров в гостинице»

Введение

1. Создание модели ИС в Bpwin 4.1

1.1 Создание модели в стандарте IDEF0

1.2 Декомпозиции

2. Связь с СУБД Access

3. Разработка экранных форм

Заключение

Список используемой литературы

Введение

информационный учёт гостиница база Гостиница — имущественный комплекс (дом, здание, часть здания, иные постройки) с меблированными комнатами («номерами») для временного проживания.

Все прибывающие и размещаемые в гостинице клиенты при вселении должны заполнить карточку регистрации, в которой необходимо указать фамилию, имя, отчество, дату рождения, адрес места жительства, паспортные данные, время заселения, время отъезда.

Любой номер гостиницы имеет номер, по которому ведется учет клиентов, проживающих в гостинице.

Также гостиница предоставляет возможность бронирования номеров.

Таким образом, в функционирование гостиницы входит:

Регистрация клиентов;

Учет состояния номеров;

Прием заявок на бронирование номеров;

Расчет стоимости проживания;

Исследование является актуальным, так как автоматизация намного упростит рутинную работу по заполнению бесконечных бумаг, даст возможность быстро и без проблем узнать о состоянии номеров (занят, свободен, уборка), о кол-ве постояльцев и прочие параметры, которые необходимо знать при ведение гостиничного бизнеса.

Целью курсовой работы является разработка информационной системы учёта комнат в гостинице.

Задачей курсовой работы является программный продукт предназначенный для автоматизированного учета гостиничных номеров, упрощения работы с базой данных, обеспечения быстрого поиска по базе, составления отчетов по состоянию номеров.

Информационная система автоматизирует резервирование номеров и регистрацию новоприбывших постояльцев (фамилия, имя, отчество, сведения о документе, удостоверяющем личность, место постоянного жительства, номер апартамента, дата въезда, дата выезда), ведет учет платежей за проживание и за телефонные переговоры, облегчает учет занятых, зарезервированных и свободных на данный момент апартаментов гостиницы.

Объектом исследования курсовой работы является процесс учёта гостиничных номеров.

Предметом исследования является информационная система учёта гостиничных номеров.

Для решения поставленной задачи используем Bpwin 4.1, Microsoft Access 2003, Delphi 7.

1. Создание модели ИС в Bpwin 4.1

BPwin поддерживает методологии:

— IDEF0 (функциональная модель);

— DFD (DataFlow Diagram);

— IDEF3 (Workflow Diagram).

1.1 Создание модели в стандарте IDEF0

Рис. 1 Контекстная диаграмма IDEF0. Функционирование гостиницы Функциональная модель предназначена для описания существующих бизнес — процессов на предприятии. Методология IDEF0 предписывает построение иерархической системы диаграмм — единичных описаний фрагментов системы.

Построение модели ИС начинается с описания функционирования предприятия (системы) в целом в виде контекстной диаграммы.

1.2 Декомпозиции Взаимодействие системы с окружающей средой описывается в терминах входа (на рис. 1 это «Клиенты» и «Плата за услуги»), выхода (основной результат процесса — «Оказанные услуги» и «Прибыль»), управления («Законы РФ» и «Устав гостиницы») и механизмов («Материальная база», «Помещение», «Персонал» — это ресурсы, необходимые для процесса функционирования гостиницы).

«Клиенты» — те, для кого гостиница работает. Они платят гостинице деньги в качестве платы за оказываемые услуги. Получение прибыли — цель коммерческой деятельности. Значит, чтобы добиться этой цели гостиница должна оказать услуги клиентам.

«Законы РФ» и «Устав гостиницы» — это правила, которыми управляется процесс функционирования гостиницы, как предприятия со своими внутренними правилами, и также обязанного «жить» согласно законодательству конкретной страны .

В оказании услуг принимает участие «Персонал» гостиницы. Чтобы предоставить номера и получить прибыль, в деятельности гостиницы должны участвовать «Помещение» и «Материальная база» — обстановка здания, техника в номерах, инвентарь и т. д.

Model Name: Гостница

Definition: Модель описывает деятельность гостиницы,

а именно следующие предоставляемые ею услуги:

предоставление номеров,

их обслуживание,

администрирование телефонных переговоров.

После описания контекстной диаграммы проводится функциональная декомпозиция — система разбивается на под­системы и каждая подсистема описывается отдельно (диаграммы декомпозиции). Затем каждая подсистема разбивается на более мелкие и так далее до достижения нужной степени подробности. В результате такого разбиения, каждый фрагмент системы изображается на отдельной диаграмме декомпозиции (Рис. 2).

Рис. 2 Диаграмма декомпозиции IDEF0. Функционирование гостиницы.

Весь процесс «Функционирования гостиницы» разбивается:

1) «Предоставление номеров» иллюстрирует деятельность сдачи номеров с предварительной регистрацией;

2) «Обслуживание номеров» представляет собой процесс поддержания персоналом гостиницы порядка в номерах;

3) «Обеспечение телефонных переговоров» — это совокупность оказываемых гостиницей услуг по предоставлению постояльцам телефона, взиманию платы за переговоры и ведению учета переговоров.

После дальнейшего разбиения диаграммы получаем 3 диаграммы декомпозиции, описывающие каждая одну из работ, представленных на диаграмме верхнего уровня (на рис. 2).

Общие стрелки, перешедшие с диаграммы верхнего уровня, опишем с помощью отчета:

Link Name: Прибыль

Link Definition: Сумма всех выплат за услуги, оказанные клиентам. Часть этой суммы покроет расходы гостиницы, часть — вернётся в гостиницу в виде вложений для поддержания уровня услуг, частичного обновления хоз. части. Оставшаяся прибыль — это чистый доход.

Activity Status: WORKING

Activity Author: Makareviсh A. N

Link Name: Персонал

Link Definition: Люди, работающие в гостинице, осуществляющие приём клиентов, администрирование номеров, уборку комнат и холлов, оказание услуг, связанных с телефонными переговорами из гостинницы.

Activity Status: WORKING

Activity Author: Makareviсh A. N

Link Name: Помещение

Link Definition: Само помещение гостиницы. Платежи по аренде этого помещения включены в оплату услуг, то есть ежемесячные расходы, покрываемые из прибыли. (В случае покупки помещения до начала функционирования гостиницы, эти расходы причисляются к вложенному изначально капиталу — не наш случай.)

Activity Status: WORKING

Activity Author: Makareviсh A. N

Link Name: Плата за услуги

Link Definition: Часть прибыли, формирующейся из оплаты оказываемых услуг, снова возвращается в систему. Это необходимо для поддержания высокого качества сервиса, для хозяйственных нужд и выплаты заработной платы персоналу.

Activity Status: WORKING

Activity Author: Makareviсh A. N

Link Name: Клиенты

Link Definition: Люди, создающие спрос на услуги гостиницы.

Activity Status: WORKING

Activity Author: Makareviсh A. N

Link Name: Материальная база

Link Definition: В это определение включены: обстановка комнат и холлов, различные бытовые средства и приспособления для уборки помещений, а также постельное бельё и предметы гигиены, предоставляемые клиентам навсегда или на время.

Activity Status: WORKING

Activity Author: Makareviсh A. N

Link Name: Устав гостиницы

Link Definition: Свод правил, которым должны подчиняться все служащие гостиницы.

Activity Status: WORKING

Activity Author: Makareviсh A. N

Link Name: Законы РФ

Link Definition: Законы по защите прав потребителя, и те, которые тем или иным образом контролируют качество, оказываемых нами услуг. (Обязательство конфиденциальности почтовых пакетов, телефонных разговоров и обеспечение сохранности вещей клиентов в номерах, гарантируемая системой ключей и ответственностью персонала).

Activity Status: WORKING

Makareviсh A. N

Activity Author:

Рис. 3 Диаграмма декомпозиции IDEF0. Предоставление номеров.

Опишем диаграмму, представленную на рис. 3, с помощью отчета, сгенерированного Bpwin:

Activity Name: Резервирование номеров

Activity Definition: Предоставление услуги резервирования номера позволяет клиентам заранее запланировать и оговорить пребывание в нашей гостинице. Эту возможность будет поддерживать и наше приложение, автоматизируя тем самым сопоставление новоприбывших клиентов со списков зарезервированных номеров.

Activity Status: WORKING

Activity Author: Makareviсh A. N

Object Type: Activity

Activity Number: A11

Activity Name: Оформление поселения

Activity Definition: Оформление въезда включает в себя процедуру идентификации личности в согласии с законами РФ, то есть при поселении в гостинице необходимо иметь с собой паспорт (удостоверяющий вашу личность документ). Регистрацию клиентов аувтоматизируем в ходе нашего курсового проектирования.

Activity Status: WORKING

Activity Author: Makareviсh A. N

Object Type: Activity

Activity Number: A12

Activity Name: Приём предоплаты

Activity Definition: Поселение в гостинице осуществляется после внесения предоплаты за оговоренный при въезде срок пребывания или при изменении срока пребывания (дополнительная оплата после окончания срока проживания и при желании его продления).

Activity Status: WORKING

Activity Author: Makareviсh A. N

Object Type: Activity

Activity Number: A13

Activity Name: Аминистр-ние ключей

Activity Definition: Администрирование ключей осуществляется в согласии с законом РФ и включает в себя: хранение ключей от номеров, их охрану и выдачу только лично постояльцу в руки. Этот вид деятельности мы не автоматизируем в ходе нашего курсового проектирования.

Activity Status: WORKING

Activity Author: Makareviсh A. N

Object Type: Activity

Activity Number: A14

Activity Name: Оформление выезда

Activity Definition: Оформление выезда включает в себя формирование итогового счёта за вычетом предоплат,

Activity Status: WORKING

Activity Author: Makareviсh A. N

Object Type: Activity

Activity Number: A15

Работа «Проверка счетов «иллюстрирует деятельность по формированию итогового и текущих счетов в отделе бухгалтерии. Работу бухгалтерии мы не автоматизируем полностью в ходе курсового проектирования, но значительно облегчаем. Наше клиентское приложение в дальнейшем будет по требованию формировать суммарную стоимость оказанных постояльцу услуг, суммарную стоимость переговоров и стоимость проживания. Неавтоматизированным останется только сам процесс выписки чека.

Слабые связи, не представленные на диаграмме высшего уровня:

Неоплаченные счета — итоговый счет или сводка текущих платежей за проживание в гостинице и пользование услугами, подсчитанный и проверенный бухгалтерией и направляемый администратору гостиницы для предъявления постояльцу.

Счёт — частичные данные о платежах и счетах клиента в том виде, в каком они фиксировались у администратора и в отделе по регистрации телефонных переговоров. Это также запрос в бухгалтерию на формирование суммарных счетов постояльца.

Зарезервированные номера — номера гостиницы, которые займут уже известные клиенты, по запросу при оформлении въезда. До тех пор они не участвуют в деятельности по оформлению въездов.

Ключи от номеров — получаемые при въезде ключи от номера.

Рис. 4 Диаграмма декомпозиции IDEF0. Обслуживание номеров.

Выбранные тарифы — категория номера, выбранная на стадии оформления въезда, влечет за собой суточный тариф проживания в гостинице.

Опишем диаграмму, представленную на рис. 4, с помощью отчета, сгенерированного BPwin

Activity Name: Подготовка номеров

Activity Definition: Подготовка — это уборка номера перед въездом следующего постояльца.

Activity Status: WORKING

Activity Author: Makareviсh A. N

Object Type: Activity

Activity Number: A21

Activity Name: Плановое обслуживание номеров

Activity Definition: Плановое обслуживание номеров — регулярное обслуживание номеров во время проживания постояльцев в гостинице.

Activity Status: WORKING

Activity Author: Makareviсh A. N

Activity Number: A22

Эта диаграмма напоминает контекстную диаграмму (рис. 1). Обе работы (на рис. 4) не зависят друг от друга и имеют на входах — «Клиентов» и «Плату за услуги», на выходах — «Оказанные услуги» и «Прибыль», на управлении — «Законы РФ» и «Устав гостиницы», влияющие на всю деятельность гостиницы, и на механизмах — «Материальную базу», «Помещение» и «Персонал» — ресурсы, необходимые для выполнения этих работ).

Опишем диаграмму, представленную на рис. 5, с помощью отчета, сгенерированного Bpwin:

Report for Diagram: A3, Обеспечение телефонных переговоров

Activity Name: Оповещение о пропущенных звонках

Activity Definition: Персонал оповещает постояльца номера о пропущенных звонках и оставленных сообщениях. Эту деятельность мы не намерены автоматизировать.

Activity Status: WORKING

Activity Author: Makareviсh A. N

Activity Number: A31

Эта функция возлагается на персонал и не автоматизируется в ходе нашего курсового проектирования.

Activity Name: Соединение с номером

Activity Definition: Соединение с номером объединяет в себе соединение по запросу клиента, а также звонки, поступающие клиенту на номер телефона, числящийся за ним в течение всего времени пребывания в гостинице.

Activity Status: WORKING

Activity Author: Makareviсh A. N

Object Type: Activity

Activity Number: A32

Activity Name: Ведение статистики телефонных переговоров

Activity Definition: В статистике переговоров учитывается количество переговоров постояльца по гостиничному телефону и их тарифы.

Activity Status: WORKING

Activity Author: Makareviсh A. N

Activity Number: A33

Эта деятельность автоматизируется в ходе нашего курсового проектирования. Статистика будет вестись с помощью удобной формы клиентского приложения отделом регистрации тел. Переговоров и предоставляться в бухгалтерию в виде отчетов для формирования итогового счета постояльца.

Activity Name: Оплата телефонных переговоров.

Activity Definition: Оплата телефонных переговоров по междугородней связи, а также доплата за пользование телефоном гостиницы.

Activity Status: WORKING

Activity Author: Makareviсh A. N

Activity Number: A34 Эта деятельность не автоматизируется нашим клиентским приложением. Оплата переговоров производится при оформлении выезда. Счёт — платежи за телеф. переговоры по

междугородней связи, а также доплата за пользование телефоном гостиницы.

Переговоры — данные о времени, номере телефонного звонка.

Рис. 5 Диаграмма декомпозиции IDEF0. Обеспечение телефонных переговоров.

2. Связь с СУБД Access

Далее средствами ERwin была проведена генерация файла базы данных программы Microsoft Access. В окне выбора баз данных выбираем СУБД Access. Затем производим подключение через меню Файл/Подключение. (рис. 6)

В открывшемся окне необходимо прописать имя сервера, имя пользователя, пароль, а также название базы данных, с которой необходимо установить связь. После подключения созданная база данных станет доступна в СУБД Access.

Рис. 6 Осуществление доступа к выбранной СУБД Далее проводим генерацию схемы доступа в выбранную базу данных (рис. 7):

Рис. 7 Генерация базы данных

3. Разработка экранных форм

Access позволяет создать удобный и понятный интерфейс пользователя для работы с данными при помощи форм. Формы используются в приложении для ввода и отображения данных. Формы содержат так называемые элементы управления, с помощью которых осуществляется доступ к данным в таблицах.

При создании форм приложения мы использовали инструмент Конструктор, а для быстрого создания запросом пользуемся мастером запросов.

Рис. 8 Форма «Постоялец»

Для более удобного доступа ко всем формам и запросам, выполняемым ИС была разработана главная форма (рис. 8)

С главной формы есть доступ к запросу, который позволяет узнать все оказанные услуги по фамилии постояльца (рис. 8);

Запросы «Фамилия услуги» :

SELECT [Оказанные услуги]. Название услуги (FK)], [Оказанные услуги]. Стоимость услуги (FK)]

FROM Постоялец INNER JOIN [Оказанные услуги] ON Постоялец. Код постояльца (РК)] =

[Оказанные услуги]. Код постояльца (FK)]

WHERE ((([Оказанные услуги]. Код постояльца (FK)])=(SELECT Постоялец. Код постояльца (РК)] FROM Постоялец WHERE Постоялец. Фамилия=family)));

Рис. 8 Результат выполнения запросы «Фамилия услуги»

Запрос, сообщающий суммарную стоимость всех услуг, оказанных постояльцу (рис. 9);

SELECT Sum ([Оказанные услуги]. Стоимость услуги (FK)]) AS [Суммарная стоимость услуг]

FROM Постоялец INNER JOIN [Оказанные услуги] ON Постоялец. Код постояльца (РК)] =

[Оказанные услуги]. Код постояльца (FK)]

WHERE ((([Оказанные услуги]. Код постояльца (FK)])=(SELECT [Постоялец]. Код постояльца (РК)] FROM [Постоялец] WHERE [Постоялец]. Фамилия]=family)));

Рис. 9 Результат выполнения запроса «Суммарная стоимость услуг»

Запрос, показывающий все телефонные переговоры (рис.10)

SELECT Постоялец. Фамилия, Постоялец. Имя, Постоялец. Отчество, Постоялец. Номер апартаментов (FK)], Апартамент. Категория апартаментов], [Телефонные переговоры]. Дата разговора],

[Телефонные переговоры]. Время разговора (мин)], [Телефонные переговоры]. Телефон, [Телефонные переговоры]. Стоимость

FROM Апартамент INNER JOIN (Постоялец INNER JOIN [Телефонные переговоры] ON

Постоялец. Код постояльца (РК)] = [Телефонные переговоры]. Номер постояльца (FК)]) ON Апартамент. Код апартаментов (РК)] = Постоялец. Номер апартаментов (FK)];

Рис. 10 Результат выполнения запроса «Все телефонные переговоры»

Рис. 11 Отчет по выполнению запроса «Все телефонные переговоры»

Запрос на проживание (рис. 12).

SELECT Постоялец. Плата за проживание]

FROM Постоялец

WHERE (((Постоялец. Код постояльца (РК)])=(SELECT [Постоялец]. Код постояльца (РК)] FROM [Постоялец] WHERE [Постоялец]. Фамилия]=family)));

Рис. 12 Результат работы запросов, служащих для формирования итогового счета Регистрация нового постояльца посредством программы, выполненной в Delphi.

Рис 13. Регистрация нового постояльца

Заключение

В результате курсового проекта была спроектирована и реализована автоматизированная информационная система «Гостиница».

Данная система удовлетворяет всем требованиям, предъявленным в задании, и реализует большинство необходимых сотрудникам гостиницы функций.

В результате выполнения курсовой работы был сделан вывод, что сегодня внедрение информационных систем может способствовать:

* получению более рациональных вариантов решения управленческих задач за счет внедрения математических методов и интеллектуальных систем и т. д.

* освобождению работников от рутинной работы за счет ее автоматизации;

* обеспечению достоверности информации;

* замене бумажных носителей данных на магнитные и оптические, что приводит к более рациональной организации переработки информации на компьютере и снижению объемов бумажных документов;

* уменьшению затрат на производство продуктов и услуг.

Список используемой литературы

1. Маклаков С. В. Создание информационных систем с AllFusion Modeling Suite. — М.: ДИАЛОГ — МИФИ, 2002. — 224с.

2. Маклаков С. В. BPWin и ERWin. CASE — средства разработки информационных систем. — М.: ДИАЛОГ — МИФИ, 1992. — 256с.

3. Сайт case-web «Информационные системы».

4. Кириллов В. В. Структурированный язык запросов (SQL). — СПб.: ИТМО, 1994. — 80 с.

Цикритизис Д., Лоховски Ф. Модели данных. — М.: Финансы и статистика, 1985. — 344 с.