Разработка информационной системы формирования кадровой отчетности УВД г. Уфа

Содержание Введение

1. Общесистемная часть

1.1 Технико-экономическая характеристика объекта

1.2 Экономическая сущность разрабатываемого комплекса задач

1.3 Технико-экономическое обоснование необходимости разработки экономической информационной системы (ЭИС)

1.4 Концептуализация разработки ЭИС

2. Проектная часть

2.1 Описание постановки задачи (комплекса задач)

2.2 Информационное обеспечение комплекса задач

2.3 Описание комплекса технических средств

2.4 Организация программного обеспечения

3. Организационно — экономическая часть

3.1 Исходные данные для расчета Заключение Список литературы

Введение

информационный кадровый отчетность Целью данного дипломного проекта является разработка информационной системы формирования кадровой отчетности УВД г. Уфа.

К одной из основных задач управления кадрами относится своевременная выработка решений, которые определяют качество, и количество человеческих ресурсов необходимых для достижения поставленных целей в течение конкретного периода времени. Любое современное предприятие сталкивается с совокупностью задач по управлению кадрами, разбитых на группы обязательных функций служб кадров: разработка и планирование политики в отношении к ним, наем, обучение, аттестация, определение и контроль трудозатрат, оплата труда и так далее.

Квалифицированные, инициативные и лояльные сотрудники способствуют повышению эффективности работы учреждения, поэтому в настоящее время большинство учреждений осознало значимость создания структуры системы, позволяющей эффективно управлять кадрами. В кадровой политике учреждения необходимо применять программные продукты для решения вопросов по управлению сотрудниками, осуществлению мероприятий, связанных с подбором и обучением персонала, оценке уровня квалификации производственного и управленческого состава.

Управление кадрами не сводится к ведению личных дел работников и сбору соответствующих данных. Для успеха кадрового учета необходим современный подход к отбору кадров, разработка системы мотивации и оценки деятельности работников. Требуется регулярный анализ с целью выявления общих тенденций и рационального использования полученных результатов.

Создание и внедрение ИС «Формирование кадровой отчетности в органах внутренних дел. На примере 1С.» является особенно актуальной, так как автоматизация управления кадрами полезна всем работникам учреждения:

· руководство будет иметь полный контроль за происходящим, задавать структуру предприятия и составляющих его организаций, анализировать кадровый состав, принимать управленческие решения на основе полной и достоверной информации;

· кадровая служба получит ценный инструмент автоматизации рутинных задач;

· работники учреждения будут уверены в том, что в любой момент смогут быстро получить необходимые им справки, сведения о своем отпуске, данные персонифицированного учета в Пенсионный фонд и так далее.

Основанием для проведения данной работы является задание на дипломное проектирование. Системный проект реализован на основе SADT-методологии с помощью CASE-средств Computer Associates BPwin 4.1 и Erwin 4.1. Таким образом, структура дипломного проекта построена соответствующим образом с оформлением документации на основании использования возможностей данных пакетов прикладных программ.

В целом, проектирование ЭИС предусматривает:

· максимальное приближение ее к пользователю;

· оперативное представление пользователю информации, необходимой для повышения эффективности деятельности отдела кадров;

· создание простого и удобного интерфейса, не требующего от пользователя специальной подготовки.

Таким образом, можем сформулировать цель нашей работы: исследование существующей системы управления кадрами в УВД по г. Уфа её анализ и оптимизация с помощью разработки новой модели и программных средств для обеспечения её внедрения и работы.

Для достижения поставленной цели сформулируем ряд задач, которые мы решим в ходе выполнения данной работы:

· изучение теоретических основ предметной области;

· анализ современного состояния учреждения;

· изучение путей и возможностей оптимизация существующей системы на основе проведенного анализа работы учреждения;

· обоснование и выбор конкретного пути оптимизация системы формирования кадровой отчетности;

· сбор информации и разработка целевой ИУС;

· расчет показателей, определяющих меру изменений, внесенных внедренным новшеством.

Для решения задач в работе будем использовать эмпирические, теоретические и эмпирико-теоретические методы исследования.

Результатом проведённой работы будет спроектированная, разработанная и внедрённая программа.

1 Общесистемная часть

1.1 Технико-экономическая характеристика объекта Данный дипломный проект является результатом исследований проведенных в процессе преддипломной практики в организации ПОЛК ПАТРУЛЬНО-ПОСТОВОЙ СЛУЖБЫ ПОЛИЦИИ ПРИ УВД по адресу: Республика Башкортостан, г. Уфа, ул. Владивостокская, д. 4/3

Управление любой организацией предполагает, прежде всего, воздействие на людей. Управление происходит с помощью определенных методов, которые приемлемо для данной организации.

Методы управления — это способы реализации функций управления, или способы воздействия субъекта на объект управления.

Метод управления, который используется в УВД в г. Уфа это административно-правовой или организационно-распорядительный. Он основан на отношениях властности юридически очерченных при формировании системы управления. Они включают в себя опору на законодательство и различного уровня подзаконные акты, на нормы и нормативы, официально действующие в пределах всего пространства управления.

Полк патрульно-постовой службы при УВД по г. Уфа был образован в 1923 г. Он является структурной единицей и находится в прямом подчинении Министерства внутренних дел РФ, также полк является государственной некоммерческой организацией.

Полк патрульно-постовой службы при УВД по г. Уфа является основным органом управления, который призван обеспечить решение задач, возложенных на систему органов внутренних дел. Свою управленческую деятельность они осуществляют, исходя из стратегических установок и с учетом конкретной оперативной обстановки.

Структура учреждения «Полк патрульно-постовой службы при УВД по г. Уфа»

Аппарат учреждения сформирован по традиционному линейно-функциональному принципу, где «линия» — это выполнение основных задач, а «функция» — обеспечивающие службы. Некоторым отступлением от традиций линейно-функционального построения является наличие сильного штабного блока, распространяющего организационные полномочия на все структуры.

Министерство внутренних дел как головной федеральный орган управления выполняет значительный по объему и содержанию набор функций в сфере кадрового обеспечения оперативно-служебной деятельности. Совместно с органами государственной власти оно решает вопросы работы с кадрами, разрабатывает и реализует федеральные программы кадрового обеспечения ОВД, организует подготовку и переподготовку и повышение квалификации кадров, работу по воспитанию и морально-психологической подготовке личного состава, осуществлению защиты прав и законных интересов сотрудников, военнослужащих и сотрудников системы Министерства.

Согласно иерархическому построению и территориальному принципу формирования МВД, ОВД подчиняются МВД России, а также соответственно Президенту РФ, Правительству РФ, главе администрации субъекта Федерации.

Штаты аппаратов ОВД, подведомственных им подразделений, предприятий, учреждений, организаций и горрайорганов разрабатываются на основе нормативов и лимитов штатной численности, примерных (типовых) моделей, установленных МВД России, и утверждаются (кроме управлений, отделов по организованной преступности, оперативно-поисковым, оперативно-техническим мероприятиям, режимным объектам, отрядов полиции особого назначения) министром внутренних дел, начальником ОВД субъекта Федерации.

Полк патрульно-постовой службы при УВД по г. Уфа является государственной некоммерческой организацией, которая выполняет ряд важнейших функций.

Отдел кадров выступает главным звеном в работе с личным составом, поэтому его работа занимает центральное место в функционировании данной организации.

Эффективность и надежность работы учреждения зависит от выбора структуры внутреннего управления, которую принято называть организационной структурой.

Организационная структура управления представляет собой совокупность взаимосвязанных элементов и звеньев управления. Так же она выражает отношение власти и подчинения, которые юридически закрепляются в нормативных документах (устав, положение о подразделениях, должностные инструкции).

Организационно-штатная структура формируется на основе потребностей практики. Поэтому аппараты ОВД различных субъектов Федерации, разных регионов страны, вследствие их особенностей, не могут быть одинаковыми и отличаются друг от друга не только по численности, но и по структуре. Однако все они согласно общему принципу формирования имеют характерные структурные звенья. Эффективность или неэффективность управления в значительной степени определяется организационной структурой менеджмента в организации. Организационная структура ОВД не может оставаться неизменной.

Она конструируется, видоизменяется, появляются новые подразделения, упраздняются исчерпавшие себя, меняются коммуникации между структурными единицами, их подчиненность, а также протяженность их функций «по вертикали» (рис. 1). Но во всем этом движении, во всех этих названных переменах важным остается одно — обеспечение строжайшего следования требованиям научного управления.

Данная организационная структура характеризует директивный стиль управления.

Тип данной организационной структуры — линейная организация управления. То есть, имеет место присутствие административного подчинения. Распределение должностных обязанностей максимально нацеливает на выполнение важнейших задач организации. Все полномочия идут от высшего звена управления к низшему.

Руководитель обеспечивает руководство нижестоящими подразделениями по всем видам деятельности. Результаты работы каждой службы оцениваются показателями, характеризующими выполнение ими своих целей и задач. Соответственно строится и система мотивации и поощрения работников. При этом конечный результат (эффективность и качество работы организации в целом) становится как бы второстепенным, так как считается, что все службы в той или иной мере работают на его получение. В связи с этим необходимо проанализировать преимущества и недостатки.

Преимущества линейной структуры:

· четкая система взаимных связей функций и подразделений;

· четкая система единоначалия — один руководитель сосредотачивает в своих руках руководство всей совокупностью процессов, имеющих общую цель;

· ясно выраженная ответственность;

· быстрая реакция исполнительных подразделений на прямые указания вышестоящих.

Недостатки линейной структуры:

· отсутствие звеньев, занимающихся вопросами стратегического планирования;

· в работе руководителей практически всех уровней оперативные проблемы («текучка») доминирует над стратегическими;

· тенденция к волоките и перекладыванию ответственности при решении проблем, требующих участия нескольких подразделений;

· малая гибкость и приспособляемость к изменению ситуации;

· критерии эффективности и качества работы подразделений и организации в целом — разные;

· тенденция к формализации оценки эффективности и качества работы подразделений приводит обычно к возникновению атмосферы страха и разобщенности;

· большое число «этажей управления» между работниками, выпускающими продукцию, и лицом, принимающим решение;

· перегрузка управленцев верхнего уровня;

· повышенная зависимость результатов работы организации от квалификации, личных и деловых качеств высших управленцев.

Исходя из вышесказанного, необходимо перечислить функции и задачи важнейших отделов организации.

В функции управления кадрами входит:

1. Контроль за текущей и перспективной потребностью в кадрах. Совместно с руководителями подразделений отбор, изучение и расстановка кадров, в соответствии с их уровнем образования, профессиональной подготовкой, опытом работы, деловыми и моральными качествами.

2. Составление списков резерва кадров для обеспечения своевременного и качественного замещения высвобождающихся должностей и выдвижения сотрудников (работников) на вышестоящие должности.

3. Участие в работе по отбору кандидатов на учебу. Развитие системы ранней профессиональной ориентации молодежи, взаимодействие с комплектующими органами внутренних дел.

4. Учет личного состава. Формирование и ведение электронного банка данных о количественном и качественном составе кадров. Учет кадров на бумажных носителях в соответствии с требованиями нормативных правовых документов.

5. Оформление приема, перевода всех категорий сотрудников, работников, адъюнктов, курсантов (слушателей). Истребование, сбор и систематизация необходимых документов и материалов.

6. Организация и проведение конкурсов на замещение должностей.

7. Организация профессиональной подготовки сотрудников, впервые назначенных на должности начальствующего состава, организация и контроль за повышением квалификации сотрудников.

8. Ведение нормативно установленной документации по кадрам, в том числе: личных дел рядового и начальствующего состава, сокращенных личных дел работников, личных и служебных карточек сотрудников, работников, курсантов (слушателей); прием, заполнение, хранение, выдача трудовых книжек работникам и т. д.

9. Учет, хранение и сбережение бланков служебных удостоверений. Изготовление служебных удостоверений, их выдача сотрудникам и курсантам (слушателям) академии.

10. Подготовка локальных нормативных актов, приказов, распоряжений по направлениям кадровой деятельности.

11. Подготовка материалов и документов для представления личного состава к различным видам поощрения и награждения.

12. Участие в проведении служебных проверок, подготовка материалов по привлечению сотрудников, работников, курсантов (слушателей) к дисциплинарной и материальной ответственности.

13. Организационное и содержательное обеспечение деятельности комиссии по основным направлениям кадровой деятельности.

14. Совместно с руководителями подразделений составление графиков отпусков, оформление и учет использования очередных и дополнительных отпусков.

15. Оформление и учет командировок.

16. Совместно с финансово-экономическим отделом организация табельного учета рабочего времени.

17. Совместно с учебным отделом организация проверок трудовой и учебной дисциплины, соблюдения правил внутреннего распорядка.

18. Оформление документов и предоставление их в соответствующие организации для реализации личным составом социальных льгот и гарантий.

В функции финансовой части также входит набор функций и задач:

— организация, планирование и непосредственное финансовое обеспечение органов внутренних дел;

— организация экономической работы подразделений;

— организация работы в области оплаты труда и предоставления социальных гарантий сотрудникам и работникам органов внутренних дел;

— организация бюджетного учета и отчетности в подразделениях;

— совершенствование нормативного правового регулирования в установленной сфере деятельности;

— организационно-методическое руководство финансово-экономическими подразделениями органов внутренних дел;

— исполнение функций администратора неналоговых платежей в федеральный, республиканский и местные бюджеты;

— организация работы по централизованным расчетам с подразделениями.

а) Отдел бюджетного финансирования и отчетности занимается: разработкой сметы расходов на очередной финансовый год;

б) распределением и утверждением лимитов бюджетных обязательств по федеральному и республиканскому бюджетам;

в) направлением финансирования по ОВД-ОВД;

г) сбором, обработкой и сводом бюджетной отчетности; финансированием расходов по служебным командировкам;

д) контролем за ходом выполнения мероприятий.

Учитывая вышесказанное, можно отметить, что УВД по г. Уфа является государственной некоммерческой организацией, имеет свою специфическую систему управления. Организационная структура характеризуется линейным типом.

1.2 Экономическая сущность разрабатываемого комплекса задач Информационное обеспечение системы управления персоналом представляет собой совокупность реализованных решений по объему, размещению и формам организации информации, циркулирующей в системе управления при ее функционировании. Оно включает оперативную информацию, нормативно-справочную информацию, классификаторы технико-экономической информации и системы документации (унифицированные и специальные).

Выбор действенной системы управления документами является сегодня, вероятно, ключевой проблемой большинства отечественных организаций и предприятий. Особенно это важно для новых рыночных институтов, многие из которых не имеют сложившейся системы управленческих правил и технологий. Установление порядка движения документов, или управление документацией организации заключается в создании условий, обеспечивающих хранение необходимой документной информации, ее быстрый поиск и доведение ее до потребителей в установленные сроки и с наименьшими затратами. Таким образом, оно включает в себя организацию документооборота, включая технологию личной работы исполнителей, создание информационно-поисковых систем по документам организации, контроль их исполнения.

Для того чтобы служба управления персоналом могла успешно выполнять свои функции, необходимо соблюдать следующие требования, предъявляемые к качеству информации:

Комплексность — информация должна комплексно отражать все стороны деятельности службы: техническую, технологическую, организационную, экономическую и социальную во взаимосвязи с внешними условиями.

Оперативность — получение входной информации должно происходить одновременно с протеканием процесса в управляемой системе или совпадать с моментом ее завершения. Надежность. Система должна обладать техническими и программными средствами, обеспечивающими надежную и бесперебойную работу системы при различных видах сбоев.

Защищенность — гибкость управления доступом ко всему спектру документов, от электронной почты до дискуссионных баз данных, от видеоклипов до формализованных документов всех типов.

Систематичность — требуемая информация должна поступать систематически и непрерывно.

Достоверность — информация должна формироваться в ходе достаточно точных измерений.

Масштабируемость. Система должна поддерживать различное количество пользователей и ее способность наращивать мощность должна определяться только мощностью аппаратного обеспечения, на котором она установлена.

Распределенность. Архитектура системы должна поддерживать взаимодействие территориально распределенных структурных подразделений организации. При этом в качестве коммуникационных средств могут быть использованы разнообразные каналы связи.

Рынок информационных технологий предлагает широкий выбор и программных продуктов для решения актуальных проблем управления персоналом и оптимизации бизнес-процессов в компаниях разного уровня организационного развития и разных направлений деятельности.

Автоматизированная система управления кадрами позволяет вести учет работников, издавать и регистрировать приказы, следить за предоставлением отпусков, получать разнообразную аналитическую информацию и решать многие другие задачи. Программы управления человеческими ресурсами помогают не только эффективно распределять трудовые ресурсы и управлять капиталом, но и являются источником, из которого служащие могут получать сведения как корпоративного, так и индивидуального характера.

На сегодняшний день существует достаточно много систем управления кадрами, представленных как комплексными программами, которые охватывают весь диапазон задач управления человеческими ресурсами, так и узкоспециализированными решениями.

Широкое распространение получил продукт компании АиТ — комплекс «Управление персоналом», который обладает расширенными функциональными возможностями и является продуктом высококачественного проектирования и разработки. Это современное автоматизированное решение, обеспечивающее эффективную и удобную работу всех служб, занятых в управлении персоналом.

Отличительной особенностью комплекса является наиболее мощный из существующих на российском рынке ПО программный модуль расчета с персоналом. Он поддерживает самые сложные системы расчета заработной платы с работниками, позволяет произвести начисления по большому числу действующих на предприятиях коэффициентов и надбавок.

Продукт регулярно пополняется новыми возможностями и является самым динамично развивающимся комплексом из его аналогов. Программный комплекс «АиТ: Управление персоналом» постоянно модернизируется в соответствии с последними изменениями российского законодательства, также принимаются во внимание предложения и пожелания наших пользователей. Большинство изменений и дополнений направлены на сокращение времени, затрачиваемого на вввод и обработку информации, повышения простоты работы, сокращения числа монотонных операций и получение ожидаемых результатов.

«1С:Зарплата и Управление Персоналом 8» содержит усовершенствованный механизм учета использования рабочего времени с поддержкой корректировки отработанного времени вручную, почасовых невыходов, графиков сокращенного рабочего времени.

Конфигурация «Зарплата и Кадры 7.7.» позволяет повысить эффективность кадровой политики учреждения. Конфигурация будет полезна для всех участников, прямо или косвенно с ней взаимодействующих. Руководство будет иметь полный контроль за происходящим, задавать структуру предприятия и составляющих его организаций, анализировать кадровый состав, принимать управленческие решения на основе полной и достоверной информации.

Кадровая служба получит ценный инструмент автоматизации рутинных задач, в том числе анкетирования и подготовки отчетов о работниках с различными условиями отбора и сортировки.

Работники учреждения будут уверены в том, что в любой момент смогут быстро получить необходимые им справки, сведения о своем отпуске, данные персонифицированного учета в Пенсионный фонд и т. д.

Представление регламентированной отчетности в государственные органы станет гораздо менее трудоемким процессом. Особенно это касается персонифицированных сведений для Пенсионного фонда.

В отделе кадров существует информационная система «1 С Зарплата и кадры.». Предназначена для учреждений, где с программой работает пользователь (специалист по кадрам).

Рассмотрим, какие проблемы существуют при управлении кадрами в работе УВД по г. Уфа.

Анализ существующих методик решения комплекса экономических задач показал, что проблема обработки данных является одной из основных проблем при организации процесса учета кадров в УВД по г. Уфа. Поэтому, для повышения эффективности управления кадрами, было принято решение о внедрении ИС «1С Зарплата и кадры», для автоматизации комплекса задач по обработке документов и формированию кадровой отчетности.

1.3 Технико-экономическое обоснование необходимости разработки экономической информационной системы (ЭИС) Основанием для проведения работ по теме «ИС формирования кадровой отчетности является задание на дипломное проектирование, полученное и утвержденное на кафедре АСУ УГАТУ.

Объектом исследования данного дипломного проекта является процесс управления кадрами в отделе кадров при. Функции управления кадрами выполняет специалист по кадрам.

Совокупность задач, решаемых в отделе кадров можно разделить на две группы: работа непосредственно с людьми (найм и отбор кадров) и работа с информацией (текущее управление кадрами). Отметим, что автоматизированное управление кадрами практически до сих пор дублируется бумажными документами. Это можно объяснить, с одной стороны, консерватизмом работников, традициями, недоверием к вычислительной технике и страховкой от непредвиденных обстоятельств, с другой — несовершенством законодательной базы в области электронного документооборота.

Таким образом, у сотрудников отдела кадров увеличивается объем работы с информацией и документами. При этом часть задач, которые отдел кадров должен решать, из-за дефицита времени остаются либо вообще нереализованными, либо реализованными с помощью примитивных алгоритмов, вследствие чего совершенно неудовлетворительных по качеству полученных результатов.

И, как следствие, — работникам отдела кадров трудно найти достаточные резервы времени для контактов с людьми. Невозможно заранее спланировать ту часть рабочего времени, которую специалист отдела кадров тратит на общение с посетителями. Таким образом, вторая группа задач, должна быть автоматизирована в максимальной степени:

1. Найм и отбор кадров:

· Подбор кадров

· Анализ резюме

· Собеседование

· Отбор претендентов на вакантные рабочие места

2. Текущее управление кадрами

· Учет персонального состава работников

· Движение кадров

· Формирование отчетности

· Составление должностных инструкций

· Трудовая дисциплина

· Продвижение по служебной лестнице

· Обучение и переобучение кадров

· Обработка анкет При проведении обследования процесса управления кадрами на предприятии, в ходе прохождения преддипломной практики, была построена схема существующего на учреждении процесса управления кадрами (рисунок 1.2), на которой показаны основные участники процесса, а так же формирование и движение кадровой документации и отчетности.

Отдел кадров занимается приемом, переводом, увольнением работников, а также оформлением отпусков, составлением штатного расписания, приказов, ведением личных карточек, осуществлением учета рабочего времени.

Претендент на рабочее место приходит в отдел кадров с подписанным заявлением о приеме на работу от начальника УВД, согласованным на всех инстанциях. В программе «1С Зарплата и кадры» предусмотрено ведение регламентированный кадровый учет. Специалист по кадрам оформляет все документы: заполняет личную карточку (форма Т-2), печатает «Приказ о приеме на работу» (Форма Т-1), делает запись в трудовой книжке, вносит изменения в штатное расписание, выдает должностную инструкцию новому работнику.

Когда работнику необходимо предоставить отпуск специалист по кадрам принимает заявление на отпуск, подписанное директором учреждения, затем сверяет дату отпуска с графиком отпусков, если дата соответствует графику, печатает «Приказ о предоставлении отпуска работнику» (Форма Т-6), заполняет записку-расчет о предоставлении отпуска работнику и передает ее в бухгалтерию.

Мнемосхема — это графическая модель, отображающая динамически изменяющуюся функционально-техническую схему управляемого оператором объекта При увольнении работника специалист по кадрам принимает заявление об увольнении, подписанное директором учреждения, затем выдает увольняющемуся работнику обходной лист, печатает «Приказ об увольнении» по форме Т-8, делает запись в трудовой книжке и выдает ее уволенному работнику.

Для начисления заработной платы специалист по кадрам заполняет табель учета рабочего времени и передает его в бухгалтерию. Также все приказы отдел кадров передает в бухгалтерию.

Специалистом по кадрам составляются отчеты о квотировании рабочих мест, о страховом стаже по формам СЗВ -4−1 и СЗВ -4−2 для предоставления в Пенсионный фонд Республики Башкортостан.

На основе приказов о приеме на работу, о переводе и об увольнении специалист по кадрам заполняет книгу принятых и книгу уволенных. На основе этих документов специалист по кадрам составляет отчет о движении кадров, который необходимо предоставлять в ГУ Центр сельскохозяйственного консультирования, в соответствии с приказом № 230 от 15.12.11 г. Также на основе приказов о приеме на работу по форме Т-1, о переводе по форме Т-5 и об увольнении по форме Т-5 специалист по кадрам составляет отчет «Численность работников по категориям» в соответствии с приказом № 231 от 15.12.11 г.

Мнемосхема существующего процесса документооборота в УВД г. Уфа

Таким образом, управление кадрами на учреждении сводится практически только к учету кадров, а остальные задачи управления остаются нереализованными из-за нехватки времени.

Анализ существующих методик решения комплекса экономических задач показал, что проблема обработки данных является одной из основных проблем при организации процесса учета кадров в УВД по г. Уфа. Поэтому, для повышения эффективности управления кадрами, было принято решение о внедрении ИС, для автоматизации комплекса задач по обработке документов и формированию кадровой отчетности.

Формулировка задачи усовершенствования процесса управления кадрами на учреждении Анализ процесса управления кадрами в УВД по г. Уфа показывает, что существующая система имеет ряд значительных недостатков:

· управление кадрами сводится практически только к реализации задачи учета кадров;

· данные хранятся в бумажном виде и для того, чтобы составить необходимый отчет, нужно каждый раз производить ручной поиск документа, что требует дополнительных затрат времени;

· составление отчетов, производится вручную на основе бумажных документов (заполненная книга принятых и уволенных) с помощью «Excel» и «Microsoft Word», что требует дополнительных затрат времени;

· не используются в полной мере функциональные возможности существующей системы;

· отчеты в вышестоящие инстанции предоставляются в бумажном виде;

· существующая система не выдает отчеты в установленной форме, (согласно приказам);

· тратится много времени на составление отчетов, поэтому остальные задачи управления кадрами остаются нереализованными;

· отсутствует централизованная база данных.

Мнемосхема предлагаемого процесса организации электронного документооборота путем внедрения базы данных 1С Так как существующий процесс требует значительных затрат времени на поиск необходимой информации и привлечения различных документов, на сбор всех результатов, необходимых расчетов, предлагается усовершенствовать его, для повышения эффективности процесса управления кадрами. Это достигается за счет упрощения системы учета кадров на учреждении и в последствии высвобождения времени на решение других задач управления кадрами.

Предполагается осуществить расширение функциональности имеющейся на учреждении информационный системы. Отчеты формируются автоматически, после ввода всей необходимой информации в базу данных и отправляются по электронной почте на ГУ Центр сельскохозяйственного консультирования или выводятся на принтер (при необходимости). Переход на электронный документооборот позволит сократить множество ручных операций, что значительно повысит эффективность работы отдела кадров, что отражено на мнемосхеме предлагаемого процесса (рисунок 3).

Определение ресурсов на разработку экономической информационной системы Ресурсами при разработке ИС являются источники знаний, время, отведенное на разработку, вычислительные средства, используемые в процессе разработки, объем финансовых средств. Источниками знаний при построении ЭИС выступают информация, получаемая от эксперта, его опыт, знания, учебно — методическая литература, а также вся совокупность данных, собранных во время прохождения преддипломной практики в отделе кадров в УВД по г. Уфа.

Эффективность АРМ во многом зависит от совершенства методик анализа, от того, в какой степени они соответствуют современным требованиям, а также от технических возможностей ЭВМ. Достижения в отрасли интегральной электроники, расширение ресурсной возможности и функционального совершенства ЭВМ создают реальные условия для углубления экономических исследований, позволяют шире использовать оптимизационные методы решения аналитических задач и на их основе разрабатывать и принимать оптимальные управленческие решения.

Основанием для проведения работ по теме «Информационная система формирования кадровой отчетности муниципального учреждения» является задание на дипломное проектирование, полученное и утвержденное на кафедре АСУ УГАТУ.

Целью данного дипломного проекта является проектирование подсистемы учета кадров (формирование отчетности) в составе ИС «Управление кадрами».

Для достижения поставленной цели решались следующие задачи:

· необходимо проанализировать процесс организации управления кадрами в отделе кадров;

· информационное исследование процесса управления кадрами;

· построение существующей функциональной модели процесса управления кадрами;

· разработка предложений по совершенствованию процесса управления кадрами;

· построение функциональной модели предлагаемого процесса;

· разработка информационной модели управления кадрами;

· расчет коэффициента текучести кадров и построение математической модели;

· построение организационной структуры учреждения;

· расчет экономической эффективности;

Для решения поставленной задачи был выбран следующий комплекс технических средств.

В отделе кадров имеется один ПК. Аппаратные требования для проектирования ИС в данном дипломном проекте, определяются требованиями операционной системы и программными продуктами «1С:Предприятие 7. Зарплата и кадры «, а также Computer Associates BPwin 4.1 и Erwin 4.1.

Таким образом, минимальные требования таковы:

· процессор Pentium III;

· 64 Мб RAM (рекомендуется 128 Mб RAM для больших моделей);

· объем жесткого диска 2 ГБ;

· программный продукт «1С: Предприятие 7.7»;

· операционная система Windows 95/98/2000/ME/XP.

1.4 Концептуализация разработки информационной системы Важным этапом разработки экономической информационной системы является концептуальное проектирование. Цель концептуального проектирования именно в том, чтобы представить информацию в доступной пользователю форме, не зависящей от спецификации системы, но реализуемой несколькими системами. Существует два подхода к концептуальному проектированию: объектно-ориентированный подход; структурный подход (методология структурного анализа и проектирования — SADT).

В данном дипломном проекте проектирование осуществляется согласно этому подходу. Он предусматривает разработку системного проекта, включающего: мнемосхему, функциональную модель (методология IDEF0), информационную модель (методология IDEF1X), динамическую модель.

Системный проект в виде моделей позволяет реализовать принцип самоорганизации системы управления.

Математические модели ИС Для того чтобы правильно выбрать путь реализации концепции ИС, ее необходимо формализовать для целей проектирования в виде математических моделей. Математические модели должны отражать существенные особенности предметной области, а также предполагаемые подходы и методики проектирования системы.

При математическом моделировании бизнес-процесса управления кадрами была построена математическая модель расчета коэффициента текучести кадров.

Один из факторов, позволяющих сделать анализ движения персонала — коэффициент текучести кадров. Текучесть персонала — движение рабочей силы, обусловленное неудовлетворенностью работника рабочим местом или неудовлетворенностью организации конкретным работником.

Текучесть разделяют на:

· внутриорганизационную — связанная с трудовыми перемещениями внутри организации;

· внешнюю — между организациями, отраслями и сферами экономики.

Различают естественную и излишнюю текучесть кадров. Естественная текучесть (3−5% в год) способствует своевременному обновлению коллектива и не требует особых мер со стороны руководства и кадровой службы.

Излишняя же текучесть вызывает значительные экономические потери, а также создает организационные, кадровые, технологические, психологические трудности.

Излишняя текучесть персонала, по данным западных психологических исследований, отрицательно сказывается на моральном состоянии оставшихся работников, на их трудовой мотивации и преданности организации. С уходом сотрудников разваливаются сложившиеся связи в трудовом коллективе, и текучесть может приобрести лавинообразный характер. Таким образом, текучесть кадров сказывается на:

· производительности труда не только тех работников, которые намерены уходить, но и тех, которые продолжают работать, то есть на жизни всей организации;

· текучесть мешает создавать эффективно работающую команду, отрицательно влияет на корпоративную культуру организации.

Текучесть персонала всегда говорит о том, что существуют проблемы в управлении кадрами. Каковы причины текучести кадров на учреждении, почему люди уходят, почему они уходят как бы неожиданно или массово?

Коэффициент текучести кадров по своей природе не может превышать значение 0,99. Чем ближе коэффициент текучести к значению 0,99, тем выше движение кадров на учреждении, а это отрицательно сказывается на функционировании учреждения в целом. Текучесть кадров подсчитывают по необходимым периодам по каждой категории работников.

Коэффициент текучести кадров — отношение числа уволенных работников предприятия, выбывших за данный период по причинам текучести (по собственному желанию, за прогулы, за нарушение техники безопасности, самовольный уход прочим причинам, не вызванным производственной или общегосударственной потребностью) к среднесписочной численности за тот же период.

Алгоритм обработки информации об увольнении состоит из двух частей:

1. фиксация факта увольнения в БД на основании приказа об увольнении;

2. расчет коэффициентов текучести за различные интервалы времени.

Коэффициент текучести по i-й категории рассчитывают по формуле 1.1:

(1.1)

где TUi — количество уволенных работников по i-й категории за указанный период;

Si — среднесписочная численность по i-й категории за указанный период.

Среднесписочная численность работников за период путем разности численность работников на начало и численности работников на конец периода и деления полученной суммы на 2.

Среднесписочную численность по i-й категории за указанный период рассчитывают по формуле 1.2:

(1.2)

где TNi — численность работников по i-й категории на начало периода;

TKi — численность работников по i-й категории на конец периода.

Численность работников по i-й категории на конец периода определяют по формуле 1.3:

TKi= TNi+ТРiTUi, (1.3)

где ТРi — количество принятых работников на i-ю категорию за указанный период.

Количество принятых работников на i-ю категорию за указанный период рассчитывают по формуле 1.4:

ТРi=, (1.4)

Количество уволенных работников из i-й категории за указанный период рассчитывают по формуле 1.5:

ТUi=, (1.5)

где Ui — уволенные работники из i-й категории.

Функциональная модель ИС Функциональная модель отражает функциональное содержание рассматриваемого процесса и является структурированным изображением функций процесса, связей между ними и со средой, семантики, отражающей эти функции.

В качестве инструмента для построения функциональной модели выбрано CASE-средство Allfusion proccess modeler, поддерживающее методологию IDEF0 и входящее в число лучших на сегодняшний день.

Основу методологии IDEF0 составляет графический язык описания бизнес-процессов. Модель в нотации IDEF0 представляет собой совокупность иерархически упорядоченных и взаимосвязанных диаграмм. Процесс моделирования системы в IDEF0 начинается с определения контекста, т. е. с самого общего описания системы в целом, который показывает взаимодействие системы с внешней средой. В контекст входит определение цели и точки зрения на модель.

После декомпозиции контекстной диаграммы проводится декомпозиция каждого большого фрагмента системы на более мелкие и так далее, до достижения нужной степени детализации.

На диаграммах все функции системы и интерфейсы представлены как блоки и стрелки. Блоки (работы) обозначают поименованные процессы, функции или задачи. Взаимодействие блоков между собой и с внешним миром описывается в виде стрелок. Различается четыре типа стрелок — стрелка входа, стрелка выхода, стрелка управления и стрелка механизма. Каждый тип стрелок подходит к определенной стороне прямоугольника, изображающего работу, или выходит из нее.

Представление системы по методологии IDEF

Стрелки входа, показывают все данные, которые необходимы для выполнения функции. Результатом выполнения функции являются стрелки выхода. Стрелки управления регулируют выполнение функций. Это могут быть правила, стратегии, процедуры или стандарты, которыми руководствуется функция. Механизмы показывают средства, с помощью которых осуществляется выполнение функции.

Построение функциональной модели, предназначенной для формализованного описания бизнес-процессов предприятия, начинается с определения цели рассматриваемой предметной области и выбора точки зрения, в соответствии с которой мы будем ее рассматривать.

Целью является организация управления кадрами.

Следующим этапом будет определение контекста. Эта диаграмма определяет границу системы и состоит из одного блока и его дуг.

Контекстная диаграмма функциональной модели «Организовать учет кадров»

Входными документами являются:

· заявление о приеме на работу;

· пакет документов (паспорт, медицинская книжка, страховой полис, документ об образование, военный билет, личная карточка работника);

· заявления об увольнении, о переводе на другую работу;

· база данных.

Выходными документами являются:

· пакет документов;

· приказы;

· отчеты;

· заполненная база данных.

Управлением являются руководство пользователя, нормативно-справочная информация и устав учреждения. Механизмом управления является сотрудник отдела кадров (специалист по кадрам), осуществляющий данное управление с помощью профессиональной программы «1С Зарплата и кадры».

Декомпозируя контекстную диаграмму, получаем диаграмму, отражающую функции, выполняемые специалистом по кадрам (рисунок 6).

На этом уровне видно, что одной из основных функций отдела, является функция составления отчетов.

Декомпозиция блока «Составить необходимые отчеты» отражает для каких инстанций составляются отчеты инспектором по кадрам (рисунок 7).

Для УВД по г Уфа составляются различные отчеты, в соответствии с приказами, исходящими от него. Вид и требования к отчетной информации периодически изменяются, поэтому в данном дипломном проекте реализация задачи учёта кадров (формирование отчетности) функции управления кадрами рассмотрена на примере двух отчетов.

Декомпозиция контекстной диаграммы «Осуществить учет кадров»

Декомпозиция блока «Составить необходимые отчеты»

Декомпозиция блока «Составить отчет о движении кадров» отражает все этапы составления отчета о движении кадров. Основными входящими документами являются заполненная книга принятых и заполненная книга уволенных, которые обрабатываются специалистом по кадрам (рисунок 1.8).

Декомпозиция блока «Составить отчет о движении кадров»

На декомпозиции блока «Составить отчет «Численность работников по категориям» видно, что расчеты ведутся вручную с использованием давно устаревших методов (рисунок 9).

Декомпозиция блока «Составить отчет «Численность работников по категориям»

Функциональная модель предлагаемого процесса формирования кадровой отчетности Декомпозиция блока «Сформировать отчет о движении кадров»

Декомпозиция блока «Сформировать отчет «Численность работников по категориям»

Для описания постановки комплекса задач исходят из основного фундаментального понятия методологии системного проектирования, заключенного в понятии самой проблемы. В нем отражаются кое-какие чрезвычайно важные характеристики системного исследования:

· деятельность в направлении изучения объекта с последующим решением исследовательских задач;

· тенденция к осуществлению некоторых взаимных действий с реальностью, например, управленческие задачи, решение практических задач;

Все виды различных задач сводятся к двум типам:

· система не удовлетворяет пользователя, так как имеются недостатки в существующей системе, поэтому необходимо выявить причины и найти способы решения, позволяющие улучшить ее;

· по существующей проблеме необходимо разработать новую схему, которая устранит данную проблему.

Декомпозиция «Сформировать отчет о движении кадров» блока показывает, как производится осуществление функции формирования отчета о движении кадров (рисунок 10.).

Декомпозиция блока «Сформировать отчет «Численность работников по категориям» также показывает, как производится осуществление функции формирования отчета «Численность работников по категориям».

2 Проектная часть

2.1 Описание постановки комплекса задач Поставленная задача достигается в результате выполнения предлагаемого комплекса мероприятий и решения задач:

— осуществления исследования предметной области;

— концептуальное проектирование;

— проведение анализа процесса, которое существует;

— разработка проекта мнемосхемы существующего процесса управления кадрами;

— разработка функциональной модели управления кадрами, которая существует;

— создание проектных решений, изменяющих исследуемый процесс:

— разработка проекта мнемосхемы предложенного процесса управления кадрами;

— проектирование функциональной модели предлагаемого процесса

— управления кадрами.

— настройка ЭИС «1С: Предприятие 7.7» для процесса управления кадрами

— проектировка модели бизнес-функций;

— проектировка модели бизнес-процессов для процесса управления кадрами;

— описание работы пользователей в системе;

— авторизация пользователей.

Целью данного дипломного проекта является проектирование подсистемы учета кадров (формирование отчетности) в составе ЭИС «Управление кадрами».

Для достижения поставленной цели предлагается выполнить комплекс мероприятий и решить следующие задачи:

· проведение обследования предметной области;

· концептуальное проектирование;

· анализ существующего процесса:

· проектирование мнемосхемы существующего процесса управления кадрами; проектирование функциональной модели существующего процесса управления кадрами.

· формирование проектных решений по изменению исследуемого процесса:

· проектирование мнемосхемы предлагаемого процесса управления кадрами;

· проектирование функциональной модели предлагаемого процесса

· управления кадрами.

Настройка ЭИС «1С: Предприятие 7.7» для процесса управления кадрами:

· проектирование модели бизнес-функций;

· проектирование модели бизнес-процессов для процесса управления кадрами;

· описание работы пользователей в системе;

· авторизация пользователей.

2.2 Информационное обеспечение комплекса задач Цель этапа информационного моделирования состоит в том, чтобы идентифицировать концептуальные сущности, или объекты, которые составляют подсистему для анализа. Объекты информационной модели представляются через их имена и имена их атрибутов. Здесь устанавливаются связи между информационными объектами и функциональные зависимости.

Проектирование баз данных начинается с создания информационной модели приложения. Получение информационной модели называют инфологическим проектированием.

Информационной моделью (ИМ) называют представление на некотором языке множества типов объектов, называемых сущностями, и отношений (связей) между ними. В качестве языка представления ИМ наибольшее распространение получил диаграммный язык, предлагаемый в методике информационного (инфологического) проектирования приложений IDEF1X, получившей международное признание.

Концептуальная информационная модель данных отражает их основные характеристики и логические взаимосвязи. Информационное моделирование представляет собой анализ логической структуры информации об объектах системы. Эта логическая структура является необходимым дополнением функциональной модели, детализируя объекты, которыми манипулируют функции системы. построение информационной модели было осуществлено в пакете ERWin с использованием методологии IDEF 1X .

Методологии IDEF 1X — это язык для семантического моделирования данных, основанный на концепции сущность — связь.

Основными компонентами ИМ в методике IDEF1X являются сущности, отношения и атрибуты. Для этих компонентов в методике приняты специальные средства графического изображения.

Сущность определяют как множество объектов, обладающих общими свойствами. Конкретные элементы этого множества называют экземплярами сущности. Если сущность A может быть определена только с помощью ссылки на свойства некоторой другой сущности B, то A называют зависимой (дочерней) сущностью, а B выступает в роли родительской сущности. Сущности в IDEF1X-диаграммах изображают в виде прямоугольников, причем рекомендуется у зависимых сущностей углы прямоугольников изображать скругленными.

Элементы языка IDEF1X

Отношения между сущностями в IDEF1X являются бинарными отношениями.

Выделяют идентифицирующие отношения — связи типа родитель-потомок, в которых потомок (зависимая сущность) однозначно определяется своей связью с родителем, и неидентифицирующие отношения, означающие, что у связанного этим отношением экземпляра одной сущности может быть, а может и не быть соответствующего экземпляра второй сущности.

Идентифицирующее отношение изображают на IDEF1X-диаграмме сплошной Линией между прямоугольниками связанных сущностей, неидентифицирующее от;

ношение показывают пунктирной линией. На дочернем конце линии должно быть утолщение (жирная точка).

Различают также специфические и неспецифические отношения. Специфические отношения — это связи «один ко многим», а неспецифические — связи типа «многие ко многим» .

В отношениях родитель-потомок возможно наличие у потомка единственного родителя (характеристическая связь) или нескольких родителей (ассоциативная связь). Выделяют также отношения категоризации (наследования), отражающие связи между некоторой общей сущностью и вариантами ее реализации (категориями). Свойства сущностей, отображаемые в информационной модели, называют атрибутами.

Различают ключевые и неключевые атрибуты. Значение ключевого атрибута (ключа) однозначно идентифицирует экземпляр сущности. Ключевые атрибуты могут быть составными.

Внешний ключ — это атрибут, входящий в ключ родителя и наследуемый потомком. На IDEF1X-диаграммах ключи записывают в верхней части прямоугольника сущности, причем внешние ключи помечают меткой FK (Foreign Key), неключевые атрибуты помещают в нижнюю часть прямоугольников. В идентифицирующих отношениях все ключи родителя входят и в ключи потомка, в неидентифицирующих ключи родителя относятся к неключевым атрибутам потомка.

Разработка ИМ в соответствии с методикой IDEF1X выполняется за несколько стадий. На начальной стадии производится сбор информации о приложении, выясняется цель создания ИМ. Затем выявляются сущности приложения, определяются основные отношения между ними. Результат представляют в виде диаграммы «сущность — связь» (транзитивные связи не указываются). Далее определяют свойства сущностей, начиная с ключевых атрибутов. При этом полезно выявить неспецифические отношения и заменить связи «многие ко многим» на связи «один к одному» или «один ко многим» с помощью введения некоторой сущности-посредника.

Основным преимуществом IDEF1X, по сравнению с другими многочисленными методами разработки реляционных баз данных, такими так ER и ENALIM является жесткая и строгая стандартизация моделирования. Установленные стандарты позволяют избежать различной трактовки построенной модели, которая несомненно является значительным недостатком ER.