Разработка информационной системы экономиста складского учета деталей

В настоящее время жизнь человека настолько сильно насыщена различного вида информацией, что для ее обработки требуется создание огромного количества хранилищ и банков данных различного назначения сейчас практически задача связана с манипулированием информацией и данными. По этой причине в последние годы появилось множество различных компьютерных систем, названных системами управления базы данных (БД), какие предназначены именно для этого целей.

По сути БД — это некоторое подобие электронной карточки, электронного хранилища данных, которые хранятся в компьютере в виде одного или нескольких файлов.

Существует большое количество программ, которые предназначены для структурирования информации, размещения ее таблицах и манипулирования имеющимися данными — такие программы и получили название СУБД. Основная особенность СУБД — это наличие средств для ввода и хранения не только самих данных, но и описания их структуры.

В большинстве БД используется реляционные модели данных, и практически все современные СУБД ориентированы именно на такое представление информации.

Приложение Access является реляционной СУБД, которая поддерживает все средства и возможности по обработки данных, свойственные реляционным моделям. При этом информация, которую необходимо хранить в соответствующих БД, может быть представлена в практически любом формате, в частности текстовом, графическом, числовом, денежном, дата и время и т. д.

Среди основных составляющих, которая поддерживает все средства и возможности по обработки данных, свойственные реляционным моделям. При этом информация, которую необходимо хранить в соответствующих БД с точки зрения Access можно выделять следующие объекты:

1. Таблицы — создаются пользователем для хранения информации о предметах или субъектах определенной структуре. Любая таблица состоит из полей (столбцов) и записей (строк).

2. Запросы — предназначены для получения требуемых данных из имеющихся в БД таблиц.

3. Формы — представляют собой объекты, используемые для разработки интерфейса, при помощи которого происходит ввод данных пользователем, а также отображение имеющейся в БД информации на экране

4. Отчеты — используются для подведения каких либо итогов на основании имеющихся данных и вывода этих итогов в определенной форме на печать.

Целью дипломного проекта является разработка информационной системы экономиста складского учёта деталей (УТиСОП). Основным назначением программы является автоматизация рабочего места экономиста складского учёта отдела (УТиСОП). При использовании данного программного продукта, исключается необходимость заполнения в ручную большего количества бумажной документации и появляется защита от несанкционированного доступа. Также это программное обеспечение позволяет производить поиск уже обращавшихся клиентов по базе данных, заносить данные о новых деталях, удалять информацию из базы данных о списанных деталях, выдавать накладную, вести учёт поставок и заказов, проводить различные манипуляции с документом счёт-фактура.

Программа имеет интуитивно понятный и эргономичный интерфейс, несложный при овладении навыками работы с программой, что сокращает времени обучения работы с программой.

При разработке ИС решаются следующие задачи:

Исследование предметной области;

Выделение сущностей;

Установка связей между сущностями;

Разработка базы данных ИС в Microsoft Office Access.

1. Анализ существующей системы управление организации

1.1 Общие сведенья о РУП «Гомсельмаш»

Производственное объединение «Гомсельмаш» основано на государственной форме собственности, находится в ведении Министерства промышленности Республики Беларусь. Объединение обладает правами юридического лица и осуществляет свою деятельность в соответствии с уставом объединения. Руководитель объединения — генеральный директор Жмайлик Валерий Алексеевич.

Местонахождения объединения: 246 004, г. Гомель, Республика Беларусь, ул. Шоссейная, 41, тел. 52−47−71, телетайп 110 115"Алмаз", факс 54−91−93.

Предметом деятельности объединения является производство и сбыт зерноуборочных и кормоуборочных комбайнов, прицепных специализированных емкостей и других сельскохозяйственных машин, запасных частей, товаров народного потребления; выполнение конструкторских и проектно-технологических работ в соответствии с контрольными цифрами, государственными заказами, а также принятыми обязательствами по договорам; выполнение строительных работ; осуществление внешнеэкономической, торгово-закупочной деятельности, оказание платных услуг.

В настоящее время в состав объединения входят:

Республиканское унитарное предприятие «Гомельский завод сельскохозяйственного машиностроения «Гомсельмаш» — РУП «Гомсельмаш» головное предприятие;

Республиканское унитарное предприятие «Гомельский завод литья и нормалей» (РУП «ГЗЛиН»);

Республиканское унитарное предприятие «Гомельский завод специнструмента и технологической оснастки» (РУП «ГЗСИиТО»);

Республиканское унитарное предприятие «Светлогорский завод сельскохозяйственного машиностроения «Светлогорсккорммаш» (РУП «Светлогорсккорммаш»);

Республиканское производственное унитарное предприятие «Топаз».

Республиканское конструкторское унитарное предприятие «ГСКБ по зерноуборочной и кормоуборочной технике»;

Республиканское строительное унитарное предприятие «СП»;

Республиканское унитарное предприятие общественного питания «Звездочка»;

Производственное объединение является учредителем СП «Сосновый бор».

Приказом генерального директора ПО «Гомсельмаш» № 62 от 24.01.2003 «О реорганизации РУП «Гомсельмаш» из состава объединения путем присоединения к головному заводу были исключены Республиканское унитарное предприятие «Гомельский завод самоходных комбайнов» (РУП «ГЗСК») и Республиканское унитарное предприятие «Гомельский завод зерноуборочных комбайнов» (РУП «ГЗЗК»).

Производственное объединение «Гомсельмаш» является основным поставщиком зерноуборочных и кормоуборочных машин, рынком сбыта которых являются страны СНГ. Основными потребителями продукции объединения являются сельхозпредприятия Беларуси, России, Украины.

Являясь важным звеном агропромышленного комплекса Республики Беларусь, производственное объединение ставит основную задачу обновления и насыщения парка сельскохозяйственной техники производителей сельскохозяйственной продукции, повышения производительности труда и обеспечения продовольственной безопасности страны.

Республиканское унитарное предприятие «Гомельский завод сельскохозяйственного машиностроения «Гомсельмаш», создан в 1930 году и осуществляет свою деятельность в соответствии с ГК РБ Законом Республики Беларусь «О предприятиях в Республике Беларусь», на основании приказа Министерства промышленности Республики Беларусь от 24 января 1995 года № 12, входит в состав производственного объединения «Гомсельмаш» и является головным предприятием объединения.

Унитарное предприятие создано для удовлетворения потребностей сельского хозяйства в кормоуборочных и зерноуборочных комбайнах, прицепных специализированных емкостях и других машинах и оборудовании, в запасных частях, товарах народного потребления, в работах и услугах с высокими потребительскими свойствами при минимальных затратах, увеличения вклада в ускорение социально-экономического развития республики, объединения и обеспечения на этой основе роста благосостояния трудового коллектива.

Предметом деятельности унитарного предприятия является:

— производство кормоуборочных комбайнов, производство и сбыт прицепных специализированных емкостей и других сельскохозяйственных машин, запасных частей, товаров народного потребления;

— оказание платных услуг;

— выполнение строительных работ;

— выполнение конструкторских и проектно-технологических работ в соответствии с контрольными цифрами, государственными заказами, а также принятыми обязательствами по договорам;

— производство сельскохозяйственной продукции;

— осуществление внешнеэкономической деятельности, мелкооптовой и розничной торговли.

Основной вид деятельности: производство сельскохозяйственных машин.

Целью деятельности унитарного предприятия является хозяйственная деятельность, направленная на получение прибыли для удовлетворения социальных и экономических интересов членов трудового коллектива и интересов собственника имущества организации.

Имущество унитарного предприятия принадлежит ему на праве хозяйственного ведения и находится в собственности Республики Беларусь. Оно является неделимым и не может быть распределено по вкладам.

Источниками формирования имущества унитарного предприятия являются доходы, полученные от реализации продукции, работ, услуг, а также от других видов хозяйственной деятельности; доходы от ценных бумаг других организаций; кредиты банков и других кредиторов; капитальные вложения и дотации из бюджетов; безвозмездные или благотворительные взносы; иные источники, не запрещённые законодательными актами Республики Беларусь.

Сильные стороны:

РУП «Гомсельмаш» обладает достаточно высоким потенциалом, имеет сложное оборудование и квалифицированные кадры;

технический уровень кормоуборочной и зерноуборочной техники, выпускаемой заводом, соответствует основным характеристикам зарубежных аналогов и является конкурентоспособным на внутреннем и внешнем рынках;

на унитарном предприятии освоена прогрессивная технология изготовления кормоуборочной и зерноуборочной техники по всем видам производств: заготовительно-прессовому, механообрабатывающему, сварочному, сборочному, термическому, окрасочному;

все технологические переделы функционируют на достаточно высоком техническом уровне и обеспечивают гибкость технологии при переходе на новые перспективные модели кормоуборочной и зерноуборочной техники.

1.2 Экономические показатели деятельности РУП «Гомсельмаш»

На основании бухгалтерской и статистической отчетности РУП «Гомсельмаш», изучим основные технико-экономические показатели (таблицы 1.2.1).

Таблица 1.2.1-Основные технико — экономические показатели работы РУП «Гомсельмаш» в 2008;2010 годах

Анализируя технико-экономические показатели (таблица 1.2.1), можно сделать вывод, о том, по предприятию наблюдается рост объема производства продукции в действующих ценах за весь анализируемый период. Так в 2010 году по сравнению с 2008 годом объем производства увеличился на 180 468 млн р. или на 47,7%, в 2010 году по сравнению с 2009 годом объем производства продукции увеличился на 81 736 млн р. или на 17,1%. Рост объема производства наблюдается и в сопоставимых ценах, так в 2010 году по сравнению с 2009 годом рост объема производства увеличился на 190 187 млн р. или на 52,7%, по сравнению с 2009 годом на 78 183 млн р. или на 16,5%.

Положительным показателем является рост показателя выручки от реализации продукции за анализируемый период, так в 2010 году по сравнению с 2008 годом выручка от реализации продукции увеличилась на379 730 млн р. или на 83,3%, по сравнению с 2009 годом на 174 460 млн р. или на 26,4%.

Одним из основных факторов формирования прибыли является себестоимость, поэтому себестоимость является одним из важнейших показателей хозяйственной деятельности предприятия, которое должно стремиться к снижению себестоимости. Анализируя динамику себестоимости можно отметить, что по предприятию наблюдается рост себестоимости произведенной продукции за анализируемый период на 54,7% и на 26,4%, в 2010 году, соответственно по сравнению с 2008 и 2009 гг., в том числе материальные затраты возросли за этот период на 52,8% и 28,6%, при этом наблюдается снижение материалоотдачи с 1,78 руб. в 2008 году до 1,72 руб. в 2010 году, показатель свидетельствует о том, что на РУП «Гомсельмаш», наблюдается снижение эффективности используются материальные ресурсы. По предприятию наблюдается рост показателя затрат на 1 руб. произведенной продукции с 0,85 руб. в 2008 году до 0,90 руб. в 2010 году, что свидетельствует о повышении затрат на производство продукции. Анализируя показатель себестоимости реализованной продукции, так же можно отметить рост, так в 2010 году по сравнению с 2008 годом себестоимость реализованной продукции возросла на 363 662 млн р. или на 91,3%, по сравнению с 2009 годом на 171 802 млн р. или на 29,1%, при этом затраты на 1 руб. реализованной продукции увеличились с 08,9 руб. до 0,93 руб.

Конечным финансовым результатом реализации является прибыль. Анализируя показатель прибыли от реализации можно отметить, что в 2010 году по сравнению с 2008 годом прибыли от реализации возросла 9840 млн р. или 19,5%, а по сравнению с 2009 годом снизилась на 913 млн р. Наблюдается снижение прибыли отчетного периода за вест анализируемый период. В 2010 году по сравнению с 2008 годом прибыль снизилась на 10 800 млн р. по сравнению с 2009 годом на 9168 млн р., что привело к снижению рентабельности с 12,67% до 6,03%. Рентабельность реализованной продукции так же снижается с 12,48% до 7,79%.

Эффективность использования трудовых ресурсов характеризует показатель производительности труда, при росте численности работников в 2010 году по сравнению с 2009 годом на 34 чел. рост производительности труда по объему произведенной продукции в действующих ценах возрастает на 9,25млн р. или на 16,7%, при этом рост среднегодовой заработной платы составляет 15,5%, что характеризует эффективное использование фонда оплаты труда.

Эффективность использование основных производственных фондов характеризует показатель фондоотдачи. Так за анализируемый период при росте среднегодовой стоимости основных производственных фондов на 11,23% в 2010 году по сравнению с 2009 годом, фондоотдача увеличивается на 0,03 руб., что характеризует эффективное использование производственных средств. Фондовооруженность увеличивается с 89,57 млн р. до 101,74 млн р.

Исходя из данных бухгалтерской отчетности, проведем краткий анализ показателей финансового состояния хозяйствующего субъекта. На первоначальном этапе анализа финансового состояния организации важно установить изменение суммы и структуры имущественного комплекса организации и источников его формирования. Для этого целесообразно составить аналитический баланс, в котором объединяются в группы однородные статьи. Это позволяет сократить число статей баланса, что повышает его наглядность (см. таблицу 1.2.2).

Таблица 1.2.2 — Структура и динамика активов РУП «Гомсельмаш» за 2008 — 2010 гг.

Из информации, представленной в таблице 1.2.2 видно, что в течение 2010 года сумма имущества предприятия увеличилась на 4,9%. Темп увеличения оборотных активов (0,5%) ниже внеоборотных (11,3%). Это говорит о том, что предприятие в анализируемом периоде перераспределило свое имущество не в сторону их более мобильной части.

Кроме того, необходимо отметить, что значительный удельный вес в общей структуре текущих активов в 2008 и 2010 годах занимают дебиторская задолженность и производственные запасы.

Таким образом, проанализировав структуру и динамику текущих активов, можно отметить, безусловно негативный момент — увеличение дебиторской задолженности, т.к. именно в дебиторской задолженности зачастую замораживаются денежные средства необходимые для развития организации.

Проведем анализ динамики и структуры источников формирования активов (см. таблицу 1.2.3).

Таблица 1.2.3- Структура и динамика источников формирования активов РУП «Гомсельмаш» за 2008 — 2010 гг.

Данные таблицы 1.2.3 свидетельствуют о том, что средства предприятия сформированы в основном за счет собственных средств. Источники собственных средств, включая доходы и расходы предприятия на конец 2010 года составляют 50,5% и имеют небольшое увеличение по сравнению с 2009 годом (на 4,0%). Заемные источники — 49,5% и тенденцию сокращения соответственно на 4,0%. Такая структура источников средств предприятия свидетельствует о достаточно высокой финансовой независимости предприятия. Однако доли собственного капитала и краткосрочных обязательств свидетельствует о колебаниях в финансовой устойчивости организации и наличии риска финансовой зависимости от внешних источников займов.

Проведем анализ структуры и динамики источников формирования оборотных активов (см. таблицу 1.2.4).

Таблица 1.2.4-Структура и динамика источников формирования оборотных активов РУП «Гомсельмаш» за 2008 — 2010 гг.

Из приведенных данных таблицы 1.2.4 видно, что на конец 2010 года в составе формирования оборотных активов увеличилась доля кредиторской задолженности — на 6,1%, однако это незначительно повлияло на динамику собственных источников тенденцию роста в 2010 году по сравнению с 2009 годом.

Далее изучим данные о дебиторской и кредиторской задолженности организации на начало и конец отчетного периода (см. таблицу 1.2.5).

Таблица 1.2.5- Данные о дебиторской и кредиторской задолженности РУП «Гомсельмаш» за 2008 — 2010 гг.

Из данных таблицы 1.2.5 видно, что просроченная дебиторская задолженность по состоянию на 1.01.2010 года составляла 6,28% в составе всей дебиторской задолженности. На конец 2010 года доля просроченной кредиторской задолженности сократилась на 4,3 п.п. и составила 2,03% в составе от всей задолженности. Кроме того, сократилась и доля просроченной кредиторской задолженности на конец 2010 года на 3,7 п.п.

В результате проведенного анализа можно сделать вывод, что оборотные активы исследуемого предприятия составляют значительную долю во всем имуществе предприятия, имеющую значительную тенденцию к увеличению в течение 2010 года. Однако, в связи с неплатежеспособностью покупателей, на конец 2010 года возросли остатки дебиторской задолженности. Данный факт отрицательно характеризует деятельность РУП «Гомсельмаш» и свидетельствует о снижении контроля за договорной дисциплиной на предприятии и, следовательно, эффективности использования оборотных средств.

Проведем анализ динамики и соответствия теоретически допустимым значениям показателей ликвидности, которые раскрывают реальную и прогнозную платежеспособность организации (см. таблицу 1.2.6).

Таблица 1.2.6- Сведения о ликвидности и платежной способности РУП «Гомсельмаш» за 2008 — 2010 гг.

В данных таблицы 1.2.6 мы видим, что коэффициент обеспеченности финансовых обязательств активами, коэффициент обеспеченности просроченных финансовых обязательств активами находятся в нормативных значениях, что является наиболее применяемым показателем при характеристике наличия у организации собственных средств, необходимых для его финансовой устойчивости, а также рассчитываться по своим финансовым обязательствам после реализации активов.

Коэффициент текущей ликвидности находится ниже нормативного значения 1,19 (норматив 1,6), свидетельствует о достаточности текущих активов организации для погашения текущих пассивов, т. е. характеризует общую обеспеченность организации собственными оборотными средствами для ведения хозяйственной деятельности и своевременного погашения срочных обязательств.

Проведем анализ динамики показателей структуры капитала организации (см. таблицу 1.2.7).

По данным таблицы 1.2.7 коэффициент маневренности собственных средств имеет положительное значение на конец 2009 года (+0,16), что говорит о наличии собственных оборотных средств в части финансирования оборотных активов и к концу 2010 года наблюдается рост (+0,02), однако незначительный, но показывающий тенденцию к увеличению финансовой независимости. Также коэффициент автономии и коэффициент обеспеченности просроченных обязательств активами имеют тенденцию роста.

Таблица 1.2.7-Сведения о динамике показателей структуры капитала РУП «Гомсельмаш» за 2008 — 2010 гг.

В процессе анализа финансового состояния хозяйствующего субъекта изучим показатели деловой активности организации (см. таблицу 1.2.8).

Таблица 1.2.8- Сведения о динамике показателей деловой активности РУП «Гомсельмаш» за 2008 — 2010 гг.

Данные таблицы 1.2.8 показывают, что за три последних года произошли существенные изменения в оборачиваемости оборотных активов исследуемого предприятия. Оборачиваемость оборотных активов увеличилась в 2010 году по сравнению с соответствующим периодом прошлого года на 0,2 и составила 2,6 оборота в год, а продолжительность одного оборота — сократилась на 9,3 дня и составила 136 дней в 2010 году. Снизилась оборачиваемость дебиторской задолженности в связи с ростом ее среднегодовой величины. Также снизилась оборачиваемость запасов, денежных средств и кредиторской задолженности.

В результате, мы получили сокращение оборачиваемости оборотных средств в 2010 году по сравнению с 2009 годом на 9,3 дня.

Это свидетельствует о снижении качества управления оборотными средствами предприятия и деловой активности предприятия.

1.3 Данные об отделе управления технического и сервисного обслуживания продукции (УТиСОП)

Отдел управления технического и сервисного обслуживания продукции (УТиСОП) является самостоятельным структурным подразделением предприятия и подчиняется генеральному директору.

Отдел УТиСОП возглавляется заместителем директора по департаменту региональных продаж (ДРП). .

Структуру и штаты отдела утверждает директор предприятия, исходя из условий и особенностей производства, а также объема работ, возложенных на отдел.

Внутренняя организационная структура управления, штатные расписания руководителей, специалистов, служащих и рабочих УТиСОП разрабатываются заместителем директора ДРП — начальником УТиСОП, согласовываются с заместителем генерального директора — директором ДРП, начальником УОТиЗ в соответствии с типовыми структурами аппарата управления и нормативами численности с учетом объемов работ и утверждаются генеральным директором объединения.

В структуру УТиСОП входят следующие подразделения:

— бюро технико-экономического планирования, заработной платы и отчетности;

— отдел обработки информации и экспертизы;

— отдел планирования и технического обеспечения;

— отдел транспорта и ремонта;

— отдел технического и сервисного обслуживания продукции в Республике Беларусь и зарубежье;

— отдел технического и сервисного обслуживания продукции в Поволжском, Центральном и Северо-западном районах России;

— отдел технического и сервисного обслуживания продукции на Урале и Сибири.

Обязанности работников УТиСОП регламентируются должностными инструкциями и положением.

Рисунок 1.3.1-Схема внутренней организационной структуры УТиСОП.

Цель отдела УТиСОП заключается в том, чтобы обеспечить работоспособность продукции, и подготовить к рабочему состоянию в соответствие с требованиями утвержденной технической документации. Техническое обслуживание подразделяется на текущее, периодическое техобслуживание и ремонт по гарантии.

А также отдел занимается сбор информации о поломках для постоянного улучшения качества продукции.

товарный учет база данные

1.3.1 Задачи отдела УТиСОП на РУП «Гомсельмаш»

Задачи отдела УТиСОП заключаются в том, чтобы обеспечить гарантийный ремонт выпускаемой техники, а также поставку запасных деталей к дилерским центрам.

Основные задачи отдела:

1. Обеспечение дилерских центров ПО «Гомсельмаш» запасными частями в размерах, необходимых для своевременного проведения гарантийных ремонтов машин.

2. Обеспечение достоверного учета движения подотчетной продукции по ассортименту и количеству, контроль за изменением цен на продукцию.

3. Осуществление контроля за эксплуатацией и хранением у потребителя сельскохозяйственной техники, выпускаемой объединением, в период гарантийного срока эксплуатации.

4. Проведение гарантийного ремонта выпускаемой объединением продукции, организация послегарантийного ремонта и сервисного обслуживания выпускаемой техники по договорам.

5. Организация обработки и анализа поступающей в управление информации по техническому и сервисному обслуживанию продукции, проведение ремонта и технической экспертизы вышедших из строя деталей, сборочных единиц и покупных изделий с целью определения виновников брака, представление информации для разработки мероприятий по повышению качества и надежности выпускаемой продукции.

6. Организация и проведение контрольных проверок качества готовой продукции ПО «Гомсельмаш», принятой УТК (ОТК) и представленной к отгрузке на соответствие ее требованиям технических условий.

7. Обеспечение системы планирования, учета и контроля основных технико-экономических показателей по структурным подразделениям управления, совершенствование методов учета и планирования, углубление и развитие новых форм хозяйственной деятельности.

8. Обеспечение анализа действующих форм оплаты труда, их совершенствование с целью увеличения эффективности.

9. Обеспечение планирования и анализа уровня затрат по гарантийному и сервисному обслуживанию, контроль из их рациональным использованием.

1.3.2 Функции отдела УТиСОП на РУП «Гомсельмаш»

Отдел занимается оформление актов по отказам техники, учетом отказов работы техники так же в их обязанности входит обеспечение достоверного учета запасных частей гарантийного комплекта для выполнения своевременного ремонта техники.

Основные функции отдела УТиСОП:

1. Обеспечение технического и сервисного обслуживания продукции, произведенной и реализованной ПО «Гомсельмаш» .

2. Организация, руководство и контроль за функционированием системы технического и сервисного обслуживания продукции объединения.

3. Осуществление контроля за соблюдением условий эксплуатации гарантийной техники.

4. Подготовка информации о работе гарантийной техники.

5. Выявление отказов техники вследствие нарушения потребителями правил эксплуатации и хранения, оформление актов.

Заключение

договоров на ремонт гарантийной техники за счет потребителя.

6. Оформление актов по отказам техники, обеспечение своевременного и качественного ремонта гарантийной техники.

7. Рассмотрение актов рекламаций, разработка и представление руководству предложений по улучшению качества продукции.

8. Учет отказов работы техники, установление причин и доведение необходимой информации об отказах до структурных подразделений объединения.

9. Обеспечение своевременности подачи заявок на необходимое количество и ассортимент запчастей для проведения гарантийного ремонта техники.

10. Обеспечение отгрузки заявленных гарантийных комплектов запасных частей в регионы.

11. Обеспечение достоверного учета запасных частей гарантийного комплекта, недопущение случаев пропажи, порчи.

12. Осуществление контрольных проверок качества готовой продукции, представленной к отгрузке на соответствие ее требованиям технических условий.

13. Организация выезда работников УТиСОП в командировки в случае производственной необходимости.

14. Организация достоверного учета общего и гарантийного парка машин по номенклатуре, срокам эксплуатации и регионам.

15. Обеспечение достоверного учета поступления и движения готовой продукции и других материальных ценностей на складах УТиСОП.

16. Обеспечение своевременного и достоверного представления текущей, оперативной и установленной статистической отчетности.

17. Обеспечение своевременного переоформления платежной документации при изменении действующих цен на продукцию объединения.

18. Планирование и анализ уровня затрат по гарантийному и сервисному обслуживанию продукции, обеспечение их эффективного и рационального их использования.

19. Обеспечение выполнения доведенных заданий по снижению остатков продукции.

20. Планирование и доведение заданий структурным подразделениям УТиСОП по основным технико-экономическим показателям с учетом выполнения доведенных плановых показателей по УТиСОП. Организация учета и анализа их фактического выполнения.

21. Осуществление экономического анализа хозяйственно-финансовой деятельности управления, выявление внутрихозяйственных резервов, внесение предложений по их внедрению.

22. Осуществление анализа действующих форм оплаты труда, разработка предложений по их совершенствованию.

23. Оказание методической и консультативной помощи по экономическим, производственным и технологическим вопросам работникам управления.

24. Внесение предложений руководству по функциям УТиСОП для включения в планы и мероприятия предприятия.

25. Обеспечение сохранности товарно-материальных ценностей.

26. Проведение инвентаризации имущества и обязательств, сверка взаимных расчетов с покупателями и поставщиками.

1.3.3 Современный состав и содержание технического информационного обеспечения УТиСОП

Для эффективной работы отдела УТиСОП РУП «Гомсельмаш» используются различные виды техники и технологий.

На рабочих местах установлены компьютеры, его мощность и возможности определяются кругом выполняемых конкретным задачами.

На каждом компьютере установлены стандартные элементы программного обеспечения:

— Операционные системы MS-DOS, Windows, на многих установлена OS/2.

— Программное обеспечение Microsoft Office

— Среда пользователя Norton Commander (Total Commander).

Также стандартный набор необходимых программ:

— антивирус AIDStest с настойкой на обязательную автоматическую проверку жестких дисков ежедневно (или другой, совместимый с ПО).

— файлы для запуска сетевых программ (Гарант, Консультант Плюс, AK&M Abacus и т. д.).

Для оптимизации работы и минимизации риска заражения компьютеров вирусами при использовании дискет для передачи информации установлена локальная сеть.

Каждый из работников отдела имеет свое имя в сети и пароль для входа в сеть, гостю, которому необходимо получить какую-либо общедоступную сетевую информацию, нужно ввести имя и ему будут доступны общие программы, находящие в сети, например справочно-правовые системы Гарант и Консультант Плюс, система электронных котировок AK&M, а также внутренняя электронная почта, по которой можно послать сообщение любому из сотрудников, зная его сетевое имя. Также ему будет доступен общий каталог документов TMP, где хранятся обменные файлы.

Каждый из сотрудников имеет на сети свой каталог, доступный только ему и supervisior, а также доступ в каталог TMP, по которому происходит обмен файлами с другими пользователями сети. Также он должен иметь доступ ко всем общедоступным файлам и каталогам.

Работники отдела УТиСОП РУП «Гомсельмаш» пользуются текстовыми редакторами, в основном Word для Windows и графическими редакторами типа Chartist, которые позволяют им выполнять свои функции: печатание текстовых документов, таблиц и схем с уже заданными параметрами.

Факс и модем в отделе используются для передачи информации по сетям контрагентам, для получения от них необходимой информации, а также для пополнения баз данных, используемых на РУП «Гомсельмаш».

1.3.4 Система учета движения товарно-материальных ценностей

В данной работе предметной областью автоматизации являются учёт движения деталей.

Прежде всего, УТиСОП имеет дело с движением материальных и информационных потоков. Первые представлены движением товара от поставщиков на склад или со склада к покупателям, а информационные потоки представлены документацией, необходимой для этих операций.

Отдел принимает и складирует готовую продукцию, которая сопровождается цеховой накладной. Она состоит из двух частей: общей (в которую входят номер цеховой накладной, наименование цеха изготовителя и дата сдачи продукции на склад) и спецификации (в нее входят наименования и количество передаваемой продукции).

Продукция со складов направляется заказчикам в соответствии с заключенными договорами. Отправляется продукция на основании товарно-транспортной накладной. Товарно-транспортная накладная состоит из: общей части (номер накладной, номер договора, дата отгрузки) и спецификации (вид и количество отгружаемой продукции).

После получения продукции заказчик должен произвести оплату, которая оформляется платежным поручением, выписанным на основании товарно-транспортной накладной. Общая часть платежного поручения включает номера товарно-транспортной накладной и платежного поручения, и дату оплаты. Спецификация включает вид и количество оплачиваемой продукции.

Счет-фактура — это документ, выдаваемый поставщиком покупателю или предоставляемые поставщиком банку для подтверждения платежа покупателя, суммы платежа, товарности данной хозяйственной операции или принятия или отказа от него в счете-фактуре. Общая часть включает реквизиты поставщика и покупателя, а в спецификации указываются наименование товара, единицы измерения, цена и сумма.

1.3.5 Основные функции экономиста технического обеспечения

Основными функциями экономиста являются, обеспечение учёта и поставок деталей на сервисные центры (заключение договоров, составление товаротранспортных накладных, составление заявки, оформление счета-фактуры, составление сводных ведомостей заказов и номенклатурных планов поставок).

Перечень выполняемых работ смотреть в таблице 1.3.5.1.

Таблица1.3.5.1- Перечень работ, выполняемых менеджер экономистом технического обеспечения готовой продукции для проведения гарантийного ремонта техники.

Таблица 1.3.5.1-перечень работ выполняемых экономистом

2. Концептуальное проектирование базы данных

2.1 Основание на разработку

В отделе УТиСОП традиционно использовано программное обеспечение Microsoft Office и имеет следующие характеристики:

1. вся информация находится в текстовых файлах формата Word, таблицах Excel или бумажных носителях;

2. сбор аналитической информации производится путем анализа информации, хранящейся на бумажных носителях;

3. контроль поступления и убытия деталей осуществляется путем регистрации информации на бумажных носителях;

Все выше перечисленные недостатки позволяют сделать вывод о необходимости автоматизации труда работника отдела УТиСОП.

Целью использования вычислительной техники является устранение всех вышеперечисленных недостатков, а так же автоматизация обработки и анализа первичной и промежуточной информации и представление итоговой информации в виде форм и отчетов.

Основными целями разработки системы могут служить:

— сокращение времени обработки входной информации и получения результатных показателей;

— повышение степени достоверности выходной информации;

— снижение трудоемкости и количества ошибок при решении задачи.

В программе должны быть реализованы следующие функции:

— ввод или выбор из имеющихся исходных данных клиента;

— постановка на внутренний учет;

— изменение информации;

— удаление информации из базы данных;

— ввод и сохранение данных о перевозимом грузе;

— ввод и сохранение данных о накладной;

— вывод счёт-фактуры на печать.

Анализ организационно-экономической сущности задач надо выполнить внимательно и тщательно. Нельзя выпускать из виду ни одной задачи из всей совокупности, которые должны быть решены системой. Если хотя бы одна из задач будет упущена, то ценность всей разработанной системы упадет.

Как было сказано выше, счет-фактура используется для подтверждения факта платежа, не важно, с какой стороны (предприятия или клиента) этот платеж поступает. В зависимости от направления движения счет-фактура может быть выданной или полученной. Выданная счет-фактура двигается от предприятия к клиенту для подтверждения факта оплаты товаров в соответствии с заключенными договорами.

Выходная информация, согласно заданию, должна быть представлена в виде формы для просмотра и редактирования выданного счета-фактуры. Данный выходной документ должен быть сформирован средой MS Access.

Для формирования описанного в предыдущем пункте документа потребуются информация, содержащаяся в следующих первичных документах:

— список групп товаров;

— список договоров;

— реестр накладных;

— справочник налогов и сборов.

Перечень входных документов, необходимых для решения задачи представлен в приложении.

2.2 Сущности (объекты) базы данных и их атрибуты

Для выявления информационных объектов разрабатываемой базы данных необходимо сгруппировать входные информационные элементы в соответствии. Необходимо рассмотреть каждый реквизит на наличие взаимосвязей с другими реквизитами.

В результате проделанной операции получаем совокупность информационных объектов, каждый из которых характеризуется соответствующей ему совокупностью информационных элементов.

С целью снижения нерациональности при хранении информации и объема памяти необходимо устранять повторное хранение информации. К примеру, использование справочника организаций позволяет не вводить несколько раз информацию об организациях, что позволяет значительно сэкономить время и объем памяти.

Сводные сведения по информационным объектам представлены в таблице 2.2.1.

Перечень документов, используемых при без машинном решении задач складом, был образован в результате длительной работы специалистов. Поэтому выделение соответствия полученных информационных объектов и перечисленных документов необходимо, так как является своего рода показателем правильности результатов.

В соответствии с задачами необходимо среди реквизитов, описывающих информационные объекты, выбрать те, которые однозначно определяют экземпляры сущности. Другими словами, необходимо выбрать ключевые реквизиты.

При создании проекта были выявлены следующие ограничения:

— на складе храниться несколько наименований продукции;

— количество продукции измеряется целым числом;

— Каждый договор заключается с одним заказчиком, но с одним заказчиком может быть заключено несколько договоров;

— номер договора неизменен и уникален;

— в одном договоре могут быть перечислены несколько наименований товара;

— одно и то же изделие может быть указано в договоре несколько раз, но с разными сроками отгрузки;

— товарно-транспортная накладная относится к одному договору и может содержать несколько наименований изделий;

— номер товарно-транспортной накладной уникален для предприятия;

— номер платежного поручения уникален для конкретного заказчика и соответствует конкретной товарно-транспортной накладной;

— одной товарно-транспортной накладной может соответствовать несколько платежных поручений.

Таблица 2.2.1 Сводные сведения по информационным объектам

2.3 Связи между сущностями

Между сущностями могут быть установлены связи, показывающие, каким образом сущности соотносятся или взаимодействуют между собой. Связь может существовать между двумя или несколькими разными сущностями или между сущностью и ней же самой (рекурсивная связь). Связь именуется глаголом или глагольной фразой. Имя связи выражает некоторое ограничение или правило. Между двумя сущностями может быть задано сколько угодно связей с разными смысловыми нагрузками.