Реализация механизма учета подарочных сертификатов в системе «1С: Предприятие 8.3. Управление торговлей 10. 3» для организации-заказчика ООО «Робинзон»

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«ТЮМЕНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

ИНСТИТУТ ДИСТАНЦИОННОГО ОБРАЗОВАНИЯ Допущено к защите в ГАК.

Заведующий кафедрой информационных систем доктор тех.наук., профессор

____________ И. Н. Глухих Устюжина Оксана Олеговна Реализация механизма учета подарочных сертификатов в системе «1С:Предприятие 8.3. Управление торговлей 10.3» для организации-заказчика ООО «Робинзон»

(выпускная квалификационная работа) Выполнил студентка 5 курса дистанционной формы обучения Устюжина О.О.

Научный руководитель канд.тех.наук.

Григорьев М.В.

Рецензент

(генеральный директор ООО «А Проджект»)

Иванов М.С.

Работа выполнена на кафедре информационных систем ИМиКН ТюмГУ по специальности «Прикладная информатика в экономике» специализации «Информационные системы в бизнес-реинжениринге»

Защита в ГАК протокол от _________№___

оценка ________________

РЕФЕРАТ

Автор: студент группы 3209−1 Устюжина Оксана Олеговна

Научный руководитель: Григорьев Михаил Викторович

В дипломной работе содержится 90 листов и 4 части, содержащих 37 рисунков, 2 таблицы и 5 приложений.

ТЕМА ДИПЛОМА: Реализация механизма учета подарочных сертификатов в системе «1С:Предприятие 8.3. Управление торговлей 10.3» для организации-заказчика ООО «Робинзон».

ЦЕЛЬ РАБОТЫ: Реализовать механизм учета подарочных сертификатов и построение отчетности с учетом доработок в системе «1С:Предприятие 8.3. Управление торговлей 10.3».

Глава 1 содержит описание процесса учета подарочных сертификатов, описание использования контрольно-кассовой техники при продажах, связанных с подарочными сертификатами, сформированные задачи и требования, сформированную модель «как должно быть», определение назначения бизнес-процесса, выявление участников бизнес-процесса, определение их функций и способов взаимодействия.

Глава 2 содержит описание программного обеспечения, выполненное в нотации UML, а именно спроектированы диаграммы прецедентов, деятельности и объектов.

Глава 3 описывает систему разработки и содержит требования к программному обеспечению и руководства пользователей.

Глава 4 содержит описание расчета оценки организационно-экономической эффективности подсистемы (расчет себестоимости разработки, расходные материалы, срок окупаемости программного продукта, расчет экономической эффективности).

РЕЗУЛЬТАТ: В ходе исследования определено назначение бизнес-процесса учета подарочных сертификатов и условия его реализации.

Также выявлены участники данного бизнес-процесса, определены их функции и способы взаимодействия. Выяснено, какие средства и механизмы каждый из них использует для осуществления своих должностных обязанностей.

Был изучен документооборот между выявленными участниками бизнес-процесса.

На основании описания бизнес-процесса с помощью нотации UML создана и описана его модель. В частности, были построены:

· диаграмма прецендентов, отражающая участников процесса, их взаимодействие и ожидаемый функционал системы;

· диаграмма деятельности, с помощью которой определили последовательность перехода потока управления;

· диаграмма объектов, отражающая множество объектов, их состояний и отношений между ними.

Согласно разработанной модели бизнес-процесса составлено техническое задание. Описаны конфигурации до внедрения разработок и после. Разработаны руководства пользователей для его участников: продавца и логиста.

Рассчитана оценка организационно-экономической эффективности разработки подсистемы:

· расчет себестоимости разработки;

· расходные материалы;

· срок окупаемости;

· расчет экономической эффективности.

В результате разработано прикладное решение для автоматизации бизнес-процесса учета подарочных сертификатов в системе «1С:Предприятие. Управление торговлей 10.3».

Содержание Введение

1. Описание бизнес-процесса «Учет подарочных сертификатов»

1.1 Общие сведения о бизнес-процессе

1.1.1 Выпуск подарочных сертификатов

1.1.2 Подарочные сертификаты

1.1.3 Реализация подарочных сертификатов

1.1.4 Обмен сертификата на товары

1.1.5 Контрольно-кассовая техника

1.2 Постановка задачи

1.2.1 Выявление проблемы

1.2.2 Постановка задачи

1.2.3 Модель «как должно быть»

1.2.4 Регламент бизнес-процесса

1.2.5 Модель бизнес-процесса в нотации BPMN

1.3 Альтернативы и их оценка

1.4 Требования к создаваемому функционалу

1.4.1 Требования к системе в целом

1.4.2 Требования к функциям (задачам), выполняемым механизмом

1.4.3 Требования к программному обеспечению Выводы по главе

2. Моделирование прикладного решения для автоматизации бизнес-процесса «Учет подарочных сертификатов»

2.1 Документы, на основании которых ведется проектирование

2.2 Диаграмма прецедентов

2.3 Диаграмма деятельности

2.4 Диаграмма классов Выводы по главе

3. Разработка подсистемы «Учет подарочных сертификатов»

3.1 Описание конфигурации «Управление торговлей 10.3»

3.2 Техническое задание

3.3 Сравнение конфигураций

3.3.1 Перечисления

3.3.2 Справочники

3.3.3 Документы

3.3.4 Регистры

3.3.5 Отчеты

3.4 Описание пользовательского интерфейса Выводы по главе

4. Оценка организационно-экономической эффективности разработки подсистемы «Учет подарочных сертификатов»

4.1 Расчет себестоимости

4.1.1 Затраты на разработку технического задания

4.1.2 Затраты на разработку подсистемы

4.1.3 Затраты на тестирование подсистемы

4.1.4 Материальные затраты

4.2 Расчет экономической эффективности Выводы по главе Заключение Список использованных источников Приложение А. Глоссарий Приложение Б. Документы бизнес-процесса Отчет «Валовая прибыль с сертификатами»

Отчет «Валовая прибыль с сертификатами по поставщикам»

Отчет «Продажи с сертификатами»

Отчет «Торговый отчет с сертификатами (ТОРГ-29)»

Приложение В. Техническое задание Общие сведения Сценарий тестирования Акт тестирования Назначение и цели Требования Приложение Г. Программный код Справочник «Информационные карты»

Документ «Чек ККМ»

Документ «Принятие к учету сертификатов»

Документ «Списание сертификатов»

Отчет «Валовая прибыль с сертификатами»

Приложение Д. Руководства пользователей Руководство специалиста Руководство кассира

Обозначения и сокращения

ООО «А Проджект» принимает заказы на доработку стандартного функционала и реализацию совершенно нового в системах «1С:Предприятие», оказывает техническую поддержку и сопровождение по типовым и нетиповым конфигурациям, а также реализует возможность синхронизации данных между системами и сайтом.

На предприятие ООО «А Проджект» поступил заказ от организации ООО «Робинзон» на проектирование и реализацию механизма учета подарочных сертификатов в системе «1С:Предприятие 8.3. Управление торговлей 10.3». В стандартной конфигурации данного релиза подобный механизм отсутствует, и его реализация требует решения следующих задач:

· исследовать и выявить особенности продаж и использования на предприятии заказчика подарочных сертификатов — требуется описать процесс учета подарочных сертификатов, сформировать модель «как должно быть», определить назначения бизнес-процесса, выявить участников бизнес-процесса, определить их функции и способы взаимодействия;

· выявить и решить проблемные ситуации при построении отчетности, возникающие после внесения доработок системы;

· определить функциональные требования к механизму учета подарочных сертификатов;

· спроектировать механизм учета подарочных сертификатов с помощью нотации UML;

· разработать механизм учета подарочных сертификатов.

1. Описание бизнес-процесса «Учет подарочных сертификатов»

1.1 Общие сведения о бизнес-процессе

Подарочные сертификаты — это универсальный подарок, получивший широкое распространение в такой отрасли, как розничная торговля. Обычно представляет собой карту, тем или иным способом защищенной от копирования, которая несет в себе некоторый эквивалент стоимости в валюте.

Иными словами, подарочный сертификат подтверждает обязательство торговой организации передать в будущем предъявителю документа товары на определенную сумму без уплаты денежных средств. Таким образом, деньги, уплаченные когда-то за сертификат, засчитываются в счет оплаты выбранного предъявителем сертификата товара. Если выбор покупателя оказывается дороже, производится доплата.

Ряд специалистов рассматривают подарочный сертификат как разновидность предварительного договора, по которому продавец обязуется в течение определенного срока заключить с третьим лицом (предъявителем сертификата) договор розничной купли-продажи на сумму, обозначенную в сертификате. Уплаченные за него денежные средства рассматривают как получение предварительной оплаты или аванса. Такая трактовка наиболее полно соответствует экономической сущности отношений между продавцом и покупателем подарочного сертификата.

На сертификате обычно указывается:

· товарный знак компании или группы компаний, в которых действует подарочный сертификат;

· номинал сертификата;

· серийный номер сертификата;

· условия погашения сертификата и срок действия, который может быть ограничен.

Во всем мире торговые компании совершенно разной направленности успешно реализуют идею подарочных сертификатов. Пластиковые карты по этим программам могут называться по-разному: сертификат, купон или ваучер, но назначение их везде одинаково — это приобретение и вручение его в качестве подарка.

Суть данного маркетингового хода заключается в искусственном увеличении оборота компании и аккумуляция денежных средств от лояльных покупателей: карта приобретена клиентом, деньги получены, а товар еще не отпущен, т. е. на данном этапе у предприятия уже формируются свободные денежные средства, что сегодня является весьма важным преимуществом. Не стоит забывать также о косвенной рекламе, которую несёт в себе подарочная карта. Она позволяет привлечь клиента, который до этого не пользовался услугами данного конкретного предприятия, но пришел именно сюда, поскольку получил выпущенную данной организацией подарочную карту.

На выпуск подарочных сертификатов не требуется банковской лицензии, потому что карта — не инструмент денежных расчётов, банковские операции с денежными средствами отсутствуют.

Изначально подарочный сертификат задумывался как одна из дополнительных услуг, рассчитанных на тех покупателей, кто не выносит праздничного ажиотажа и сутолоки магазинов, не любит выбирать подарки или не имеет для этого свободного времени. В то же время он незаменим для тех, кто просто не хочет брать на себя ответственность при выборе подарка. Собственно, уникальность программы заключается в том, что она решает знакомую всем проблему выбора подарка. Обычно при его поиске покупатель вынужден учитывать ряд нелегких факторов: уникальность, дизайн, стоимость, в конце концов, «нужность» подарка.

Кроме того, особая ставка делается на корпоративных клиентов. В частности, подарочный сертификат может служить прекрасным способом поощрения сотрудников и юбиляров.

Организации-Заказчику необходимо, чтобы в системе «1С:Предприятие 8.3. Управление торговлей 10.3» была возможность:

· регистрировать подарочные сертификаты;

· устанавливать номинал подарочного сертификата;

· аннулировать подарочные сертификаты;

· осуществлять продажу подарочных сертификатов;

· осуществлять обналичивание подарочных сертификатов.

Полномочия пользователей системы «1С:Предприятие 8.3. Управление торговлей 10.3», попадающие под автоматизацию:

· осуществление учета принятия в оборот и аннулирования подарочных сертификатов;

· осуществление учета продаж по подарочным сертификатам и их обналичивания;

· формирование текущей отчетности:

o валовая прибыль с сертификатами;

o валовая прибыль с сертификатами по поставщикам;

o продажи с сертификатами;

o товарный отчет с сертификатами (ТОРГ-29).

1.1.1 Выпуск подарочных сертификатов

Сертификат может быть выполнен как на бумажном бланке, изготовленном типографским способом, так и в виде пластиковой карты с защитным кодом. Последняя наиболее распространена, поскольку ее труднее подделать. Отличительными признаками сертификата часто выступают: серийный номер, ключ, скетч-панель (у пластиковой карты), номинал, код погашения, статус, срок действия.

Изготовление подарочных карт, как правило, поручается специализированной организации. Расходы по их изготовлению относятся к расходам по обычным видам деятельности, поскольку связаны с приобретением и продажей товаров. Они отражаются по дебету счета 44 «Расходы на продажу» (п.п. 2 и 5 ПБУ 10/99 «Расходы организации», утвержденное приказом Министерства финансов России от 06.05.1999 № 33н) в корреспонденции со счетом 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». НДС принимается к вычету в момент оприходования бланков.

Обычно подарочные карты имеют номер и номинал, то есть отвечают признакам бланков строгой отчетности. БСО учитываются за балансом на счете 006 «Бланки строгой отчетности» в условной оценке (в сумме фактических затрат на их изготовление без учета НДС или 1 руб.).

1.1.2 Подарочные сертификаты

Правила обращения подарочных карт организация, их выпускающая, может установить сама. От этих правил и будет зависеть учет сертификатов. Продавец в своих внутренних актах может указать, какими именно будут сертификаты, на каких условиях они будут продаваться, а в дальнейшем — погашаться. Обычно разрабатывается и утверждается соответствующее положение, в котором подробно регламентируются все процессы.

В положении устанавливается форма, в которой будут выпущены сертификаты; их реквизиты (наименование, серия, номер, сумма, срок действия, перечень мест, где сертификаты могут быть погашены); механизмы защиты от подделки; способ распространения; варианты обмена сертификатов на товары и др. Необходимо указать, на какие товары (работы, услуги) или их группы будут выпущены сертификаты.

Также должны быть отражены вводимые ограничения на обращение сертификатов, например, по сроку действия, по ассортименту и т. д.

Организация-заказчик установила следующие требования:

· Подарочный сертификат покупатель приобретает в кассе организации-заказчика за наличный или безналичный расчет.

· Подарочный сертификат подлежит возврату и обмену.

· Покупатель вправе передавать подарочную карту другим физическим лицам.

· Подарочным сертификатом можно оплачивать только в торговой сети организации-заказчика.

· Подарочный сертификат можно использовать только в одном чеке.

· При обналичивании подарочной карты сумма продажи должна превышать номинал подарочного сертификата хотя бы на 1 копейку.

· Допускается суммирование номиналов нескольких подарочный карт.

· На товар, приобретаемый по подарочному сертификату, распространяются все текущие скидки и акции.

· Товар, приобретенный по подарочному сертификату, подлежит обмену в соответствии с действующим законодательством.

· В случае утери подарочного сертификата он не подлежит восстановлению.

1.1.3 Реализация подарочных сертификатов

На дату продажи сертификата его бланк списывается со счета 006.

Полученная от покупателя при продаже подарочного сертификата предоплата (аванс) за товары не является в бухгалтерском учете доходом (абз. 4, 5 п. 3, п. 12 ПБУ 9/99 «Доходы организации», утвержденное приказом Министерства финансов России от 06.05.1999 № 32н).

Данная сумма в соответствии с Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденным приказом Министерства финансов России от 31.10.2000 № 94н, учитывается обособленно в составе кредиторской задолженности на счете 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», субсчет «Авансы полученные».

1.1.4 Обмен сертификата на товары

В момент выдачи товара или оказания услуги подарочный сертификат погашается. Отоваренные подарочные карты лучше погасить: надрезать, надорвать либо поставить на них штамп «Погашено».

Лучше хранить погашенные сертификаты вместе с кассовыми документами: в совокупности они подтвердят оплату товара.

Передача товара в обмен на сертификат является реализацией. Выручка от их реализации включается в состав доходов от обычных видов деятельности (п.п. 5, 6.1, 12 ПБУ 9/99, утвержденное приказом Министерства финансов России от 06.05.1999 № 32н). Одновременно списывается себестоимость проданных товаров.

Поскольку ранее при продаже сертификата была признана предоплата, следует зачесть ранее полученную предоплату в счет оплаты проданного товара. Соответственно, следует исчислить НДС с продажной цены товара и принять к вычету НДС, исчисленный ранее с предоплаты.

Если стоимость товара выше номинала, держатель сертификата доплачивает разницу в цене. Доплата признается выручкой с начислением НДС.

1.1.5 Контрольно-кассовая техника

Организация-заказчик является юридическим лицом, розничная торговля которого облагается ЕНВД.

Продавая товары за наличный расчет, налогоплательщики должны применять ККТ, включенную в Государственный реестр (п. 1 ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт»).

Торговая организация должна применять ККТ в случае получения предоплаты наличными денежными средствами, в том числе при реализации подарочных сертификатов (письмо Министерства финансов Российской Федерации от 25.04.2011 № 03−03−06/1/268).

При оплате товара подарочным сертификатом также необходимо пробивать чек ККТ, но по отдельной секции, суммы по которой не учитываются как внесение наличных. Ведь такая оплата, по сути, ничем не отличается от оплаты товара платежной картой. И в том, и в другом случае предоплаченные денежные средства списываются в оплату товара.

Разница лишь в том, что при оплате платежной картой предоплаченные денежные средства списываются со счета покупателя в банке, а при оплате подарочным сертификатом — с внутреннего учетного счета магазина, на котором «хранятся» денежные средства, полученные за сертификат.

Когда стоимость товара превышает номинал подарочного сертификата, пробивается два кассовых чека: один — на стоимость подарочного сертификата (как отмечалось выше), другой — на сумму разницы между номиналом подарочного сертификата и стоимостью приобретаемого товара, которую покупатель уплачивает наличными денежными средствами (или платежной картой).

Данные рекомендации приведены в письме УФНС России по г. Москве от 17.09.2010 № 17−15−98 018.

1.2 Постановка задачи

1.2.1 Выявление проблемы

В используемой организацией-заказчиком системе «1С:Предприятие 8.3. Управление торговлей 10.3» отсутствует механизм учета подарочных сертификатов и соответствующая отчетность.

1.2.2 Постановка задачи

Выявленная ранее проблема позволила сформулировать цели работы и поставить задачи.

Цель — реализация механизма учета подарочных сертификатов и построение отчетности с учетом доработок в системе «1С:Предприятие 8.3. Управление торговлей 10.3», тем самым увеличить оборот компании и повысить аккумуляцию денежных средств от лояльных покупателей.

Для достижения цели были поставлены следующие задачи, которые необходимо решить в ходе автоматизации процесса учета подарочных сертификатов:

· позволить регистрировать в системе используемые подарочные сертификаты;

· позволить осуществлять продажу и обналичивание подарочных сертификатов;

· при обналичивании подарочного сертификата осуществлять печать чека в соответствии с законодательством РФ;

· вести регистр сведений об изменении статуса подарочного сертификата;

· дать возможность аннулировать в системе неиспользуемые подарочные сертификаты;

· формировать отчетность с учетом принятых доработок системы:

o валовая прибыль с сертификатами;

o валовая прибыль с сертификатами по поставщикам;

o продажи с сертификатами;

o товарный отчет с сертификатами (ТОРГ-29).

Для достижения поставленных задач необходимо поставить и решить следующие подзадачи:

· исследовать и выявить особенности использования подарочных сертификатов на предприятии-заказчика;

· определить функциональные требования к системе;

· спроектировать информационное обеспечение.

1.2.3 Модель «как должно быть»

Для определения состояния подарочного сертификата в системе «1С:Предприятие 8.3. Управление торговлей 10.3» должны быть заданы следующие статусы:

· в магазине;

· на руках;

· списан.

Для заведения нового подарочного сертификата пользователь с определенными правами создает новую позицию в соответствующем справочнике, обязательно указывая штрихкод и номинал подарочной карты. Затем с помощью документа регистрации пользователь отмечает созданную карту как актуальную и готовую к продаже (статус «В магазине»).

Продавцы осуществляют продажу подарочных сертификатов, считывая их по штрихкоду торговым оборудованием в документ «Чек ККМ». Продажа подарочного сертификата оформляется как на обычную номенклатуру. Проданный подарочные сертификат должен менять свой статус на «На руках».

Когда клиент обналичивает подарочный сертификат, кассир считывает его по штрихкоду в документ «Чек ККМ». Система по статусу данного подарочного сертификата определяет вид операции и считывает подарочную карту уже не в табличную часть «Товары», а в специально созданную табличную часть «Подарочные сертификаты». Обналиченный подарочный сертификат меняет свой статус на «В магазине».

Когда подарочная карта потеряла свой товарный вид (например, штрихкод на карте больше не считывается), то карту можно аннулировать с помощью соответствующего документа. Тогда статус карты примет значение «Списан», соответственно карта больше не будет доступна к продаже.

Текущая отчетность в системе должна формироваться с учетом принятых в системе изменений. Учитывая, что подарочный сертификат в какой-то мере является авансовым платежом, то отчеты (см. приложение Б)

· валовая прибыль с сертификатами;

· валовая прибыль с сертификатами по поставщикам;

· продажи с сертификатами;

· товарный отчет с сертификатами (ТОРГ-29)

должны строиться по описанной ниже схеме.

Рассмотрим пример построения отчета по валовой прибыли предприятия. При продаже сертификата в отчет заходят данные о продаже, причем валовая прибыль будет равна номиналу сертификата, а рентабельность будет стопроцентной.

Допустим, Период1 — это период, когда сертификат продан, но еще не обналичен. Представление отчета по валовой прибыли за Период1 изображено на рисунке 1.

Рисунок 1. Валовая прибыль

При оплате покупки сертификатом в отчет заходят данные по продаже товара, а данные по обналиченному сертификату отображаются с отрицательным знаком.

Допустим, Период2 — это период, когда проданный сертификат уже обналичен. Представление отчета по валовой прибыли за Период2 изображено на рисунке 2.

Рисунок 2. Валовая прибыль

Допустим, Период3 — это период, который охватывает и Период1, и Период2. Представление отчета по валовой прибыли за Период3 изображено на рисунке 3.

Рисунок 3. Валовая прибыль

Запись по реализованному сертификату как бы отменяет саму себя. Таким образом, если бы данные по сертификату не отображались в отчете, итоговые данные все равно остались бы теми же (рисунок 4).

Рисунок 4. Валовая прибыль

1.2.4 Регламент бизнес-процесса

В бизнес-процессе учета подарочных сертификатов участвуют следующие лица: покупатель, кассир и специалист. Регламент бизнес-процесса представлен в таблице 1.

Таблица 1. Регламент бизнес-процесса

1.2.5 Модель бизнес-процесса в нотации BPMN

Для описания модели бизнес-процесса доставки ТМЦ выбрана нотация BPMN, так как она разработана специально для моделирования бизнес-процессов.

В соответствии с рисунками 5, 6 наблюдаем последовательность действий каждого из участников бизнес-процесса.

Специалист создает, затем регистрирует в системе подарочный сертификат.

Кассиру поступает заказ клиента на подарочный сертификат, который он оформляет в документе розничной продажи и пробивает чек об оплате.

Проданный подарочный сертификат обеспечивает нам заказ на товар, который кассир так же оформляет в системе документом розничной продажи. При такой продаже, по требованию заказчика, должно проверяться условие превышения номинала подарочной карты суммой по документу.

Все пробитые кассиром чеки относятся к кассовой смене. Специалист закрывает кассовую смену и формирует отчетность.

Специалист аннулирует подарочный сертификат.

Рисунок 5. Нотация BPMN

Рисунок 6. Нотация BPMN

1.3 Альтернативы и их оценка

С точки зрения заинтересованных сторон доступны несколько иные варианты удовлетворения их потребностей.

Организация-заказчик вправе разработать собственные решения проблемы, но у нее недостаточно трудовых ресурсов для реализации собственных решений.

Как один из способов решения проблемы можно рассматривать переход из системы «1С:Предприятие 8.3. Управление торговлей 10.3» на систему «1С:Предприятие 8.3. Управление торговлей 11.1», в которой уже реализован механизм учета подарочных сертификатов. Однако подобное решение несет с собой следующие проблемы:

· требуется покупка системы «1С:Предприятие 8.3. Управление торговлей 11.1» и необходимого количества лицензий;

· требуется настройка приобретенной системы и ввод первичной информации;

· требуется корректный перенос номенклатуры и ее цен с учетом новых принципов хранения из системы «1С:Предприятие 8.3. Управление торговлей 10.3» в систему «1С:Предприятие 8.3. Управление торговлей 11.1»;

· требуется корректный перенос остатков и оборотов из системы «1С:Предприятие 8.3. Управление торговлей 10.3» в систему «1С:Предприятие 8.3. Управление торговлей 11.1»;

· требуется создание аналогичных маркетинговых мероприятий в системе «1С:Предприятие 8.3. Управление торговлей 11.1»;

· требуется настройка торгового оборудования рабочих мест кассиров;

· требуется провести обучение пользователей работе в системе «1С:Предприятие 8.3. Управление торговлей 11.1».

Данные решение несет в себе более высокие затраты как денежные, так и трудовые.

Также возможен вариант, когда организация-заказчик приобретет услуги у конкурентов, но тогда реализация всех потребностей заказчика не может быть гарантирована. Преимуществом такого варианта является только наличие другого взгляда на проблему.

1.4 Требования к создаваемому функционалу

Дорабатываемый функционал по учету подарочных сертификатов в системе «1С:Предприятие 8.3. Управление торговлей 10.3» должен содержать:

· справочник подарочных сертификатов — предназначающийся для хранения информации о сертификатах;

· документ принятия к учету подарочных сертификатов;

· документ аннулирования подарочных сертификатов;

· регистр учета движений подарочных сертификатов — предназначающийся для регистрации принятия к учету, продажи, обналичивания и аннулирования подарочных сертификатов.

1.4.1 Требования к системе в целом

Организация-заказчик использует файловый вариант работы с системой «1С:Предприятие 8.3. Управление торговлей 10.3».

Файловый вариант работы рассчитан на персональную работу одного пользователя или работу небольшого количества пользователей в локальной сети.

В этом варианте все данные информационной базы (конфигурация, база данных, административная информация) располагаются в одном файле — файловой базе данных. Работу с этой базой данных осуществляет файловая СУБД, разработанная фирмой «1С» и являющаяся частью платформы.

Такой вариант работы обеспечивает легкость установки и эксплуатации системы. При этом для работы с информационной базой не требуются дополнительные программные средства, достаточно иметь операционную систему и систему «1С:Предприятие 8».

Файловый вариант работы обеспечивает целостность информационной базы и простое создание резервных копий. Исключена ситуация, когда пользователь может по ошибке (например, при копировании информационной базы) перепутать различные файлы информационной базы и привести, таким образом, систему в неработоспособное состояние.

Резервное копирование может осуществляться на файловом уровне, путем простого копирования файла информационной базы.

При работе в файловом варианте, за счет использования механизма транзакций, платформа «1С:Предприятия 8» минимизирует риск нарушения целостности данных при сбоях компьютеров и локальной сети.

Работа с файловой базой данных напрямую возможна с помощью тонкого клиента или толстого клиента.

Если используется толстый клиент, то он сам реализует всю функциональность файловой СУБД. Иллюстрацию использования толстого клиента можно наблюдать на рисунке 8.

Если используется тонкий клиент, то на компьютере, где запущен сам тонкий клиент, организуется специализированная серверная среда. Иллюстрацию использования тонкого клиента можно наблюдать на рисунке 9.

В рамках этой специализированной среды выполняются:

· загрузка необходимых для работы системы серверных компонентов,

· загрузка конфигурации,

· другие действия, необходимые для организации нормальной работы системы с информационной базой.

С точки зрения тонкого клиента, данная среда выступает в роли сервера. С точки зрения операционной системы, данная специализированная среда не выделена в отдельный процесс и выполняется в рамках процесса тонкого клиента.

Для эксплуатации системы определены следующие роли:

1. Системный администратор:

a. функции:

i. обновление, настройка и мониторинг работоспособности системы;

ii. установка, модернизация, настройка и мониторинг работоспособности системного и базового программного обеспечения;

iii. ведение учетных записей пользователей системы;

iv. управление пользователями системы;

v. резервное копирование и восстановление системы;

vi. внесение, хранение, редактирование справочных данных;

vii. обеспечение безопасности в базе данных;

viii. оптимизация производительности базы данных;

ix. обеспечение целостности данных;

x. мониторинг работы, установка, настройка и управление базовым программным обеспечением;

b. требования:

i. системный администратор должен обладать высоким уровнем квалификации и практическим опытом работы с СУБД, выполнения работ по установке, настройке и администрированию системы «1С:Предприятие»;

2. Пользователь системы:

a. функции:

i. Просмотр, добавление, изменение данных;

ii. Составление текущей отчетности.

b. требования:

i. пользователи системы должны иметь опыт работы с персональным компьютером на базе операционных систем Microsoft Windows на уровне квалифицированного пользователя и свободно осуществлять базовые операции в стандартных Windows;

ii. пользователи системы должны иметь опыт работы с системой «1С:Предприятие. Управление торговлей» и свободно осуществлять базовые операции в стандартных конфигурациях.

Пользователей системы администратор может разделять на группы и выдавать права индивидуально каждой группе или каждому участнику группы. Таким образом, разделяются полномочия пользователей в системе, например, пользователю-кассиру выдаются права только на создание документов продажи и использование торгового оборудования.

1.4.2 Требования к функциям (задачам), выполняемым механизмом

Система должна обеспечить выполнение следующих функций:

· Создание подарочного сертификата с указанием обязательных следующих данных:

o Наименование;

o Штрихкод;

o Номинал;

· Регистрация принятия к учету подарочных сертификатов с указанием обязательных данных:

o Дата внесения изменений;

o Подарочный сертификат;

· Аннулирование подарочных сертификатов с указанием обязательных данных:

o Дата внесения изменений;

o Подарочный сертификат;

· Продажа подарочных сертификатов;

· Оплата подарочными сертификатами;

· Вывод отчетных форм с учетом принятых изменений функционала системы:

o валовая прибыль с сертификатами;

o валовая прибыль с сертификатами по поставщикам;

o продажи с сертификатами;

o товарный отчет с сертификатами (ТОРГ-29).

1.4.3 Требования к программному обеспечению

Требования к техническим характеристикам ПК пользователя и ПК администратора:

· процессор семейства Intel Core i3 Аналоги AMD с тактовой частотой от 3.2 ГГц и выше;

· оперативная память от 3072 Мб;

· внешняя память не менее 5 Гб.

На рабочем ПК пользователя и ПК администратора должны быть установлены:

· операционная система:

o Windows XP/ Vista/ 7/ 8/ 8.1/ Windows Server 2012 (x64)/ Windows Server 2008 R2 (x64)/ Windows Server 2008/ Windows Server 2003;

o Linux Ubuntu 12.04 LTS/ Mint 12/ Fedora 17 Alt Linux СПТ 6.0;

· система «1С:Предприятие»:

o платформа 8.3

o конфигурация Управление торговлей 10.3.

Выводы по главе

В ходе исследования определили назначение бизнес-процесса учета подарочных сертификатов и условия его реализации.

Также выявили участников данного бизнес-процесса, определили их функции и способы взаимодействия. Выяснили, какие средства и механизмы каждый из них использует для осуществления своих должностных обязанностей.

Был изучен документооборот между выявленными участниками бизнес-процесса.

На основе этих данных была построена модель бизнес-процесса доставки ТМЦ в нотации BPMN.

2. Моделирование прикладного решения для автоматизации бизнес-процесса «Учет подарочных сертификатов»

2.1 Документы, на основании которых ведется проектирование

Основанием для исполнения работ являются нормативно-правовые документы:

· Федеральный закон от 22.05.2003 № 54-ФЗ (ред. от 05.05.2014) «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт»;

· Письмо Министерства финансов Российской Федерации от 25.04.2011 № 03−03−06/1/268;

· Письмо Управления Федеральной Налоговой Службы России по г. Москве от 17.09.2010 № 17−15−98 018.

2.2 Диаграмма прецедентов

Для качественного предоставления услуг по разработке дополнительного функционала прежде всего, необходимо представить модель рассматриваемых процессов. Для отображения данной модели был использован язык UML, с помощью которого была создана диаграмма прецедентов. Модель прецедентов, представленная на рисунке 10, описывает бизнес-процессы с точки зрения внешнего пользователя, т. е. отражает взгляд на деятельность организации извне.

Рисунок 1.

Рисунок 7. Диаграмма прецедентов

Название прецедента: «Создание подарочного сертификата».

Описание: Специалист заносит в систему данные по подарочному сертификату.

Цель: Создать в системе подарочный сертификат.

Предусловие:

· наличие физической подарочной карты с указанными на ней штрихкодом и номиналом;

Постусловие:

· созданный подарочный сертификат в соответствующем справочнике;

Основной поток:

1. Специалист получает подарочный сертификат для оформления его в системе.

2. Специалист активирует элемент управления «Добавить» в справочнике системы.

3. Система открывает форму создания нового сертификата.

4. Специалист вносит информацию о подарочном сертификате.

А1. Наличие неполной информации на подарочном сертификате.

5. Система проверяет введенные данные на корректность.

6. Специалист активирует элемент управления «ОК».

7. Система сохраняет введенные данные.

Альтернативный поток:

А1. Наличие неполной информации на подарочном сертификате.

1. Специалист отправляет подарочную карту на переиздание.

Название прецедента: «Регистрация подарочного сертификата».

Описание: Специалист регистрирует подарочный сертификат как актуальный и готовый к продаже.

Цель: Зарегистрировать в системе подарочный сертификат со статусом «В магазине».

Предусловие:

· созданный подарочный сертификат в соответствующем справочнике;

Постусловие:

· зарегистрированный подарочный сертификат со статусом «В магазине»;

Основной поток:

1. Специалист получает подарочный сертификат для регистрации его в системе как актуального и готового к продаже.

А1. Подарочный сертификат не готов к продаже.

2. Специалист активирует элемент управления «Добавить» в форме списка документов регистрации.

3. Система открывает форму создания нового документа.

4. Специалист вносит информацию о регистрации подарочного сертификата.

5. Система проверяет введенные данные на корректность.

6. Специалист активирует элемент управления «ОК».

7. Система сохраняет введенные данные.

8. Система проводит документ регистрации.

Альтернативный поток:

А1. Подарочный сертификат не готов к продаже.

1. Специалист отправляет подарочную карту на переиздание.

Название прецедента: «Оформление продажи подарочного сертификата».

Описание: Кассир оформляет продажу подарочного сертификата.

Цель: Оформить продажу подарочного сертификата.

Предусловие:

· зарегистрированный подарочный сертификат со статусом «В магазине»;

Постусловие:

· проданный подарочный сертификат со статусом «На руках»;

Основной поток:

1. Кассир получает зарегистрированный в системе как актуальный подарочный сертификат для продажи его клиентам.

А1. Подарочный сертификат не зарегистрирован в системе как актуальный.

А2. Подарочный сертификат на момент продажи имеет статус «Списан».

2. Система открывает форму создания нового документа продажи.

3. Кассир считывает штрихкод подарочного сертификата с помощью торгового оборудования.

4. Система добавляет подарочный сертификат в табличную часть «Товары» документа продажи.

5. Кассир принимает оплату от клиента.

6. Выполняется Точка включения 1.

Альтернативный поток:

А1. Подарочный сертификат не зарегистрирован в системе как актуальный.

1. Специалист отправляет подарочную карту на регистрацию в системе как актуального.

А2. Подарочный сертификат на момент продажи имеет статус «Списан».

1. Специалист отправляет подарочную карту утилизацию.

Название прецедента: «Оформление оплаты покупки подарочным сертификатом».

Описание: Кассир оформляет продажу товаров с оплатой подарочным сертификатом.

Цель: Обналичить подарочный сертификат.

Предусловие:

· проданный подарочный сертификат со статусом «На руках»;

Постусловие:

· обналиченный подарочный сертификат со статусом «В магазине»;

Основной поток:

1. Система открывает форму создания нового документа продажи.

2. Кассир заполняет документ продажи товарами.

3. Кассир считывает подарочный сертификат с помощью торгового оборудования.

А1. Подарочный сертификат не зарегистрирован в системе как актуальный.

А2. Подарочный сертификат на момент продажи имеет статус «Списан».

4. Система добавляет подарочный сертификат в табличную часть «Подарочные сертификаты» документа продажи.

А3. Сумма продажи превышает номинал подарочного сертификата.

5. Выполняется Точка включения 1.

Альтернативный поток:

А1. Подарочный сертификат не зарегистрирован в системе как актуальный.

1. Специалист отправляет подарочную карту на регистрацию в системе как актуального.

А2. Подарочный сертификат на момент продажи имеет статус «Списан».

2. Специалист отправляет подарочную карту утилизацию.

А3. Сумма продажи превышает номинал подарочного сертификата.

1. Кассир принимает от клиента оплату в размере разницы между номиналом подарочного сертификата и суммой продажи.

Точка включения 1. Печать чека.

Название прецедента: «Печать чека».

Описание: Кассир печатает чек при приеме оплаты от клиента.

Цель: Выдать клиенту документ о приеме оплаты.

Предусловие:

· заполненный документ продажи;

Постусловие:

· распечатанный на торговом оборудовании чек;

· проведенный документ продажи;

Основной поток:

1. Кассир уточняет форму оплаты клиента.

А1. В системе выбрана неверная форма оплаты.

2. Кассир пробивает чек.

3. Система проводит документ продажи.

4. Торговое оборудование печатает чек.

Альтернативный поток:

А1. В системе выбрана неверная форма оплаты.

1. Кассир выбирает нужную форму оплаты.

Название прецедента: «Закрытие кассовой смены».

Описание: Специалист по окончанию рабочего дня закрывает кассовую смену за текущий день.

Цель: Закрыть кассовую смену в системе.

Предусловие:

· открытая кассовая смена;

Постусловие:

· закрытая кассовая смена;

Основной поток:

1. Специалист убеждается, что рабочий день закончен.

А1. Рабочий день еще не закончен, кассиры еще пробивают чеки.

2. Специалист активирует элемент управления «Закрытие кассовой смены».

3. Система предлагает выбрать дату кассовой смены.

4. Специалист выбирает дату кассовой смены.

5. Система создает новый документ «Отчет о розничных продажах».

6. Система заполняет созданный документ данными за кассовую смену.

7. Специалист активирует элемент управления «ОК».

8. Система сохраняет данные.

9. Система проводит документ закрытия кассовой смены.

Альтернативный поток:

А1. Рабочий день еще не закончен, кассиры еще пробивают чеки.

1. Специалист не закрывает кассовую смену и ждет окончания рабочего дня.

Название прецедента: «Вывод текущей отчетности».

Описание: Специалист формирует текущую отчетность.

Цель: Сформировать текущую отчетность.

Предусловие:

· данные для построения отчета;

Постусловие:

· отчет;

Основной поток:

1. Специалист выбирает форму отчета.

2. Специалист выбирает условия выборки данных для отчета.

А1. Данных по выбранной выборки в системе не обнаружено.

3. Система формирует отчет.

Альтернативный поток:

А1. Данных по выбранной выборки в системе не обнаружено.

1. Система откроет пустой отчет.

Название прецедента: «Аннулирование подарочного сертификата».

Описание: Специалист аннулирует неактуальный подарочный сертификат.

Цель: Аннулировать подарочный сертификат.

Предусловие:

· созданный подарочный сертификат в соответствующем справочнике;

Постусловие:

· аннулированный подарочный сертификат;

Основной поток:

1. Специалист получает подарочный сертификат для аннулирования.

2. Специалист активирует элемент управления «Добавить» в форме списка документов аннулирования подарочных сертификатов.

3. Система открывает форму создания нового документа аннулирования подарочных сертификатов.

4. Специалист вводит данные по аннулированию подарочного сертификата.

5. Специалист активирует элемент управления «ОК».

6. Система сохраняет введенные данные.

7. Система проводит документ аннулирования подарочных сертификатов.

2.3 Диаграмма деятельности

Поведение системы «1С:Предприятие 8.3. Управление торговлей 10.3» с доработанным функционалом было исследовано средствами UML и представлено диаграммой деятельности прецедентов (рисунки 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18)

Для каждого прецедента диаграммы прецедентов описаны цели, предусловие и постусловие, основные и альтернативные потоки, была создана диаграмма деятельности, где показаны действия системы и пользователя.

Название прецедента: «Создание подарочного сертификата».

Описание: Данный прецедент позволяет создать новый подарочный сертификат в системе.

Цель: Создать в системе подарочный сертификат.

Предусловие:

· наличие физической подарочной карты с указанными на ней штрихкодом и номиналом;

Постусловие:

· созданный подарочный сертификат в соответствующем справочнике;

Рисунок 1.

Рисунок 8. Диаграмма деятельности прецедента «Создание подарочного сертификата»

Основной поток:

1. Специалист в главном меню системы переходит на вкладку «Справочники», открывает пункт «Номенклатура» и выбирает пункт «Информационные карты».

2. Система открывает форму списка информационных карт.

3. Специалист проваливается в группу «Подарочные сертификаты».

4. Система отображает информационные карты, подчиненные группе «Подарочные сертификаты».

5. Специалист активирует элемент управления «Добавить».

6. Система открывает форму создания новой информационной карты.

7. Специалист выбирает значение реквизита «Вид карты» — «Штриховая».

8. Система устанавливает значение свойства «Видимость» реквизита «Тип штрихкода» — «Истина».

9. Специалист выбирает значение реквизита «Тип штрихкода».

10. Специалист вводит значение реквизита «Код карты».

11. Специалист выбирает значение реквизита «Тип карты» — «Сертификат».

12. Система деактивирует реквизиты «Владелец карты», «Вид дисконтной карты», «Количество чеков», «Бонусная».

13. Система устанавливает значение свойства «Видимость» реквизита «Номинал сертификата» — «Истина».

14. Специалист вводит значение реквизита «Номинал карты».

15. Специалист активирует элемент управления «ОК».

16. Система проверяет заполнение обязательных реквизитов.

А1. Хотя бы один обязательный реквизит не заполнен.

17. Система генерирует наименование карты.

18. Система записывает введенные данные.

19. Система закрывает форму.

Альтернативный поток:

А1. Хотя бы один обязательный реквизит не заполнен.

1. Система выдает диалоговое сообщение «Перед записью необходимо заполнить код карты».

2. Специалист активирует элемент управления «ОК».

Название прецедента: «Регистрация подарочного сертификата».

Описание: Данный прецедент позволяет зарегистрировать подарочный сертификат со статусом «В магазине».

Цель: Зарегистрировать в системе подарочный сертификат со статусом «В магазине».

Предусловие:

· созданный подарочный сертификат в справочнике «Информационные карты»;

Постусловие:

· зарегистрированный подарочный сертификат со статусом «В магазине»;

Рисунок 1.

Рисунок 9. Диаграмма деятельности для прецедента «Регистрация подарочного сертификата»

Основной поток:

1. Специалист в главном меню системы переходит на вкладку «Документы», открывает пункт «Розница», затем пункт «Сертификаты» и выбирает пункт «Принятие к учету сертификатов».

2. Система открывает форму списка документов принятия сертификатов к учету.

3. Специалист активирует элемент управление «Добавить».

4. Система открывает форму создания нового документа «Принятие к учету сертификатов».

5. Система автоматически присваивает значения реквизитов «Номер документа», «Дата документа», «Ответственный».

6. Специалист заполняет табличную часть «Подарочные сертификаты».

7. Специалист активирует элемент управления «ОК».

8. Система записывает введенные данные.

9. Система проводит документ по регистру сведений «Движения сертификатов».

10. Система закрывает форму.

Название прецедента: «Оформление продажи подарочного сертификата».

Описание: Данный прецедент позволяет оформить продажу подарочного сертификата.

Цель: Оформить продажу подарочного сертификата.

Предусловие:

· зарегистрированный подарочный сертификат со статусом «В магазине»;

Постусловие:

· проданный подарочный сертификат со статусом «На руках»;

Рисунок 1.

Рисунок 10. Диаграмма деятельности для прецедента «Оформление продажи подарочного сертификата»

Основной поток:

1. Кассир авторизуется в системе.

2. Система открывает форму создания нового документа «Чек ККМ».

3. Кассир считывает штрихкод подарочного сертификата с помощью торгового оборудования.

А1. Подарочный сертификат не зарегистрирован в системе документом «Принятие к учету сертификатов».

А2. Подарочный сертификат на момент продажи имеет статус «На руках».

А3. Подарочный сертификат на момент продажи имеет статус «Списан».

4. Система добавляет подарочный сертификат в табличную часть «Товары» документа продажи.

5. Система вычисляет итоговую сумму продажи по чеку.

6. Кассир активирует элемент управления «Закрытие чека».

7. Выполняется Точка включения 1.

Альтернативный поток:

А1. Подарочный сертификат не зарегистрирован в системе документом «Принятие к учету сертификатов».

1. Система выдает ошибку «Данный сертификат не был принят к учету» в диалоговом окне.

2. Кассир активирует элемент управления «ОК».

А2. Подарочный сертификат на момент продажи имеет статус «На руках».

1. Система добавляет подарочный сертификат в табличную часть «Подарочные сертификаты» документа продажи.

2. Кассир очищает табличную часть «Подарочные сертификаты».

А3. Подарочный сертификат на момент продажи имеет статус «Списан».

1. Система выводит сообщение об ошибке «Данный сертификат числиться списанным» в диалоговом окне.

Название прецедента: «Оформление оплаты покупки подарочным сертификатом».

Описание: Данный прецедент позволяет оформить продажу товаров с оплатой подарочным сертификатом.

Цель: Обналичить подарочный сертификат.

Предусловие:

· проданный подарочный сертификат со статусом «На руках»;

Постусловие:

· обналиченный подарочный сертификат со статусом «В магазине»;

Рисунок 1.

Рисунок 11. Диаграмма деятельности прецедента «Оформление оплаты покупки подарочным сертификатом»

Основной поток:

1. Кассир авторизуется в системе.

2. Система открывает форму создания нового документа «Чек ККМ».

3. Кассир считывает подарочный сертификат с помощью торгового оборудования.

А1. Подарочный сертификат не зарегистрирован в системе документом «Принятие к учету сертификатов».

А2. Подарочный сертификат на момент продажи имеет статус «В магазине».

А3. Подарочный сертификат на момент продажи имеет статус «Списан».

4. Система добавит подарочный сертификат в табличную часть «Подарочные сертификаты» документа продажи.

5. Кассир заполняет табличную часть «Товары».

6. Система вычисляет итоговую сумму продажи по чеку.

А4. Сумма продажи не превышает номинал подарочного сертификата.

А5. Сумма продажи превышает номинал подарочного сертификата.

7. Выполняется Точка включения 1.

Альтернативный поток:

А1. Подарочный сертификат не зарегистрирован в системе документом «Принятие к учету сертификатов».

1. Система выдает ошибку «Данный сертификат не был принят к учету» в диалоговом окне.

2. Кассир активирует элемент управления «ОК».

А2. Подарочный сертификат на момент продажи имеет статус «В магазине».

1. Система добавляет подарочный сертификат в табличную часть «Товары» документа продажи.

2. Кассир удаляет из табличной части «Товары» сертификат.

А3. Подарочный сертификат на момент продажи имеет статус «Списан».

1. Система выводит сообщение об ошибке «Данный сертификат числиться списанным» в диалоговом окне.

А4. Сумма продажи не превышает номинал подарочного сертификата.

1. Система деактивирует элемент управления «Закрытие чека».

А5. Сумма продажи превышает номинал подарочного сертификата.

1. Система устанавливает значение свойства «Доступность» элемента управления «Закрытие чека» — «Истина».

Точка включения 1. Печать чека.

Название прецедента: «Печать чека».

Описание: Данный прецедент позволяет напечатать чек об оплате при приеме оплаты от клиента.

Цель: Выдать клиенту чек об оплате.

Предусловие:

· заполненный документ продажи;