Информационные технологии как средства обработки информации и автоматизации бизнес-процессов в крупных корпорациях

В условиях жесткой конкуренции каждая компания стремиться отыскать как внешние, так и внутренние резервы, чтобы повысить эффективность своей деятельности, минимизировать затраты и при этом быть востребованным партнером в своей деловой экономической среде. Вопрос развития внутрикорпоративных технологий, которые не только поддерживают бизнес «на плаву», но и помогают оптимизировать внутренние процессы, сокращая в них степень участия человека, как никогда является актуальным на фоне экономической нестабильности.

Автоматизация бизнес-процессов — это внедрение программно-аппаратного комплекса, который совместно с новыми правилами выполнения типовых процедур обеспечивает качественное выполнение процесса на оптимальном уровне [1]. автоматизация документ программный Главной целью автоматизации бизнес-процессов является повышение качества исполнения самого процесса. Автоматизированный процесс обладает более стабильными характеристиками, чем процесс, выполняемый вручную сотрудниками компании. Во многих случаях автоматизация бизнес-процессов позволяет повысить производительность, сократить время выполнения процесса, уменьшить риск появления ошибок, снизить стоимость, увеличить точность и стабильность выполняемых операций [2].

Если рассматривать процесс автоматизации подробно, можно выделить следующие его особенности:

• — процесс автоматизации находится между процессами совершенствования бизнес-процессов и совершенствования самих средств автоматизации, обеспечивая постоянное их взаимодействие;
• — основная цель такого взаимодействия определяется сопряжением совокупности функций субъектов бизнес-процессов и совокупности функций программно-аппаратных комплексов, выступающих в роли средств автоматизации;
• — перед запуском процесса автоматизации разработчикам и аналитикам, ответственным за его исполнение, поступает информация о текущем и желаемом состоянии бизнес-процессов и средств автоматизации, которая на выходе формируется в предложения и/или требования в виде модели по совершенствованию бизнес-процессов и/или средств автоматизации;
• — в процессе автоматизации могут выявляться различные проблемы, связанные с взаимодействием элементов бизнес-процесса, поэтому цикл улучшения и доработки средств автоматизации осуществляется многократно: требования (предложения) к совершенствованию бизнес-процессов изменяются при изменении требований (предложений) к совершенствованию средств автоматизации, а требования (предложения) к совершенствованию средств автоматизации изменяются при изменении требований (предложений) к совершенствованию бизнес-процессов;
• — важным аспектом, влияющим на успешный результат процесса автоматизации, является наличие отдельного блока управления, который в самом наилучшем варианте должен быть независим от блоков управления бизнес-процессами и средствами автоматизации, т.к. независимое управление процессом автоматизации позволяет осуществлять сбалансированное совершенствование бизнес-процессов и средств автоматизации.

Как уже было сказано выше, невозможно приступить к автоматизации бизнес-процессов без проведения их предварительного анализа и построения бизнес-модели [3]. Объектом исследования в данной статье является бизнес-процесс подготовки данных к проведению рекламных компаний в акционерном обществе (АО) «Тандер» .

Данный процесс осуществляется двумя отделами: Отделом подготовки собственных акций (ОПСА) Департамента Маркетинга и Отделом Маркетинговых коммуникаций (ОМК) Департамента Маркетинга. На рисунке 1 представлена схема существующего в настоящее время бизнес-процесса. Началом процесса является подготовленный файл, содержащий в себе программу всех акций, которые будут проходить в гипермаркетах, супермаркетах и магазинах «Магнит» в запланированный двухнедельный период.

Рисунок 1 — Схема организации подготовки данных для проведения рекламной компании Специалисты Отдела подготовки собственных акций выбирают из согласованной программы необходимые позиции по географии и формату для каждого вида рекламной коммуникации (РК), рассчитывают акционные цены выбранным позициям и формируют итоговый файл — Свод РК.

Далее сотрудники ОПСА передают файл ответственным специалистам ОМК для проверки. Каждый ответственный специалист ОМК проверяет Свод РК на соответствие требованиям той рекламной коммуникации, с которой работает. В случае если в файл по какому-либо из рекламных коммуникаций требуется внести корректировки, ответственный специалист ОМК отправляет письмо с комментариями специалисту ОПСА для внесения в файл необходимых исправлений. Специалист ОПСА производит корректировку файла и повторяет рассылку на всех ответственных специалистов ОМК.

Во время исследования бизнес процесса (БП) «Подготовка данных к проведению рекламных компаний» были выявлены повторяющиеся действия, которые вызваны необходимостью корректировки файла, переданного в работу специалистам ОМК.

Проведенный анализ показал, что основная доля корректировок (80%) связана с несоответствием подаваемых данных установленным правилам технического и организационного характера [4]. Чтобы пройти верификацию, файл проходит проверку у специалистов обоих отделов, что отнимает большое количество времени и повышает риск несоблюдения регламентированных сроков подачи данных для запуска подготовки рекламного материала.

Следует отметить, что описанный выше процесс не соответствует одному из принципов оптимальности — минимизации, упрощения входов и выходов [5]. Специалисты ОПСА вынуждены при каждом изменении рабочего файла отправлять исправленную версию документа ответственным специалистам ОМК средствами электронной почты. При большом потоке получаемой информации специалисту все сложнее ее структурировать и следить за ее актуальностью. А на поиск нужного файла зачастую уходит много усилий и времени. Упростить работу специалистов с файлами в рамках описанного процесса можно путем внедрения специального программного обеспечения, которое станет единым источником информации, как для исполнителей, так и для заинтересованных лиц, контролирующих процесс запуска рекламных компаний. При необходимости ответственный сотрудник всегда сможет найти в источнике актуальный файл по акционному периоду, так же данное решение позволит не пересылать информацию каждому заинтересованному лицу, а вносить ее один раз в единый справочник.

На рисунке 2 представлен разработанный алгоритм загрузки документа для программного продукта «Портал РК». «Портал РК» — программное приложение с возможностью автоматической обработки данных и регистрации загруженных файлов в Корпоративном Хранилище Данных (КХД). Как показано на рисунке 2, при выборе действия загрузки документа, разработанное программное обеспечение (ПО) выполняет четыре основных процесса: проверку данных; исправление технической части ошибок в файле; загрузку файла в портал и оповещение ответственных специалистов ОМК. Рассмотрим эти процессы подробно.

• 1. Проверка данных. В модуле проверки данных прописаны условия (технические и организационные требования), которым должен соответствовать каждый загруженный файл. Все ошибки классифицируются и вносятся во внутренний реестр ошибок.
• 2. Автоматическое исправление ошибок. По результатам проверки, инструмент анализирует ошибки, которые может исправить автоматически, здесь речь идет о технических ошибках, таких как: неправильный формат значения одного из полей шаблона; отсутствие округления числовых значений, где это необходимо; заполнение по умолчанию пустых полей и т. д. Если в шаблоне были обнаружены ошибки организационного характера, которые могут быть исправлены только специалистом, например, исключение позиции из шаблона по причине отсутствия этой позиции в ассортименте магазина или же слишком большого списка поданных позиций на рекламную коммуникацию. В таком случае программное приложение не допускает файл к загрузке в Портал и выводит пользователю сообщение со списком всех замечаний, которые должны быть исправлены.
• 3. Загрузка файла в хранилище. Если проверка шаблона прошла успешно, наступает этап загрузки файла в каталог и регистрация его в базе данных (БД). БД Портала представляет собой пространство в Корпоративном Хранилище данных [6]. Схема базы данных Портала РК представлена рисунке 3, которая состоит из реляционных таблиц, содержащих всю необходимую информацию о хранящихся в Портале файлах.
• 1.

Реляционная база данных представляет собой множество взаимосвязанных таблиц, каждая из которых содержит информацию об объектах определенного вида [7]. Каждая строка таблицы содержит данные об одном объекте (например, загруженном файле), а столбцы таблицы содержат различные характеристики этих объектов — атрибуты (например, номер файла, дата загрузки, фамилию пользователя загрузившего файл). Все записи (строки) таблицы имеют одинаковую структуру — они состоят из полей (элементов данных), в которых хранятся атрибуты объекта. Каждое поле записи содержит одну характеристику объекта и представляет собой заданный тип данных (например, текстовая строка, число, дата). Для идентификации записей используется первичный ключ. Первичным ключом называется набор полей таблицы, комбинация значений, которых однозначно определяет каждую запись в таблице (например, id_file).

4. Отправка сообщения. После загрузки файла пользователю предлагается выбрать из адресной книги электронные адреса корпоративной почты всех сотрудников, которые могли быть заинтересованы в результате подготовки файла РК. Программа автоматически формирует рассылку и отправляет сообщение.

Таким образом, внедрение программного средства автоматизации снизит время на обработку документов бизнес-процесса и обеспечит их надежное хранение, исключив риски, связанные с потерей, уничтожением или повреждением документов. На этапе передачи и приёма в работу документа очень важен контроль за соблюдением порядка работы с документом: передача его ответственным специалистам и регистрация в системе для последующего анализа работы самих подразделений. Данное программное решение поддерживает функцию выгрузки отчетов, отражающих все совершенные действия сотрудников с документом. Это позволит руководителям обладать всегда актуальной информацией, знать на какой стадии запуска рекламной компании находится тот или иной документ, тем самым контролировать процесс и влиять на реагирование сотрудников к изменяющимся условиям внутри организации и как следствие повысить качество взаимодействия подразделений в рамках рассматриваемой задачи. Автоматизация бизнес-процессов обеспечит качественное выполнение процесса на оптимальном уровне.

Библиографический список

• 1. Торош О. И., Плучевская Э. В. Моделирование и автоматизация бизнес-процессов как основа эффективного развития предприятия. // Управление человеческими ресурсами — основа развития инновационной экономики. 2011. № 3. С. 630−635.
• 2. Останина Д. А., Мирошниченко М. А. Автоматизация бизнес-процессов как способ повышения эффективности подразделений крупных корпораций. Сборник материалов VII Международной научно-практической конференции «Экономика знаний: стратегические проблемы и решения» / отв. ред. В. В. Ермоленко, М. Р. Закарян. — Краснодар: Кубанский гос. ун-т, 2015. 422 с. С. 299 — 304.
• 3. Мирошниченко А. А., Интеллектуальный капитал в сфере управления современными информационными технологиями / Экономика знаний: проблемы управления формированием и развитием: материалы VI Междунар. науч.-практ. конф. / отв. ред. В. В. Ермоленко, М. Р. Закарян. — Краснодар: Кубанский гос. ун-т, 2014. — 405 с. С. 362−372.
• 4. Веселков Т. И., Рахимова М. О., Титов О. А. Автоматизация документооборота и оптимизация бизнес-процессов на предприятии. // Современные проблемы экономического и социального развития. 2013. № 9. С. 9−10.
• 5. Филиппов С. А., Умнова Е. Г. Особенности автоматизации бизнес-процессов. // Проблемы управления в социально-экономических и технических системах. 2014. С.49−50.
• 6. Ипатова Э. Р., Ипатов Ю. В. Методологии и технологии системного проектирования информационных систем: учебник — 2-е изд., стер. — М.: Флинта, 2016, 256 с.
• 7. Избачков Ю. С., Петров В. Н., Васильев А. А., Телина И. С. Информационные системы: Учебник для вузов. — 3-е изд. — СПб.: Питер, 2011, 544 с.References