Microsoft Access идеальное средство для создания баз данных неопытными пользователями. Опытным же работа с Access дает возможность «вытворять» все, что душе заблагорассудится. Именно благодаря таким качествам этот офисный компонент прочно занял свое место на миллионах компьютеров во всем мире.
Новая версия Access вместе с другими составляющими Microsoft Office тяготеет к Web, что не замедлило сказаться на арсенале инструментов среды. В Access 2000 есть HTMLстранички, позволяющие обращаться к данным с помощью браузера, причем простое подключение Web-страницы к источнику данных обеспечивает специальный мастер. Множество небольших расширений и дополнений также делают свою незаметную, но полезную работу. Основным остался один недостаток это высокие требования к системным ресурсам. Будьте готовы добавить оперативной памяти и поставить процессор помощнее.
Но, несмотря на кажущуюся простоту, все-таки Access достаточно сложный и не совсем интуитивно понятный продукт и, я надеюсь, что вы уже имели дело с электронными таблицами Excel. В Access основным объектом является таблица, но вместе с тем таблицы баз данных резко отличаются от любой электронной таблицы, прежде всего тем, что в таблице баз данных существует требование ТИПИЗАЦИИ ПОЛЕЙ.
Access является многофункциональной системой и овладеть её возможностями можно только при решении практических задач. Поэтому лучше всего иметь под рукой компьютер при чтении данного пособия.
Основные достоинства электронных баз данных: в большом объеме информации легко найти необходимые вам данные, удобно изменять и редактировать данные и возможен обмен информацией с другими базами данных.
Программа Microsoft Access 2000 является реляционной СУБД, которая может функционировать под управлением операционных систем Windows.
СУБД Access имеет стандартизованный интерфейс приложений Windows. Большинство действий по работе с различными элементами в среде Access можно выполнить с помощью следующих средств: команд основного меню, кнопок панелей инструментов, команд контекстного меню и комбинаций клавиш. Контекстное меню определенного элемента БД вызывается щелчком правой кнопкой мыши пр размещении ее указателя над этим элементом.
База данных является основным компонентом проекта приложения Access и может включать в свой состав таблицы, формы, запросы, отчеты, макросы и модули.
Для работы с базой данных в Access имеет стандартное окно, из которого можно вызвать любой ее объект просмотра, выполнения, разработки или модификации. Пользователь для работы с базой данных может разрабатывать свой интерфейс, основу которого обычно составляют формы. На формах размещаются различные элементы, такие как поля таблиц, поля со списком, кнопки, раскрывающиеся списки. Выключатели, переключатели, флажки, рисунки, подчиненные формы и т. д.
Таблица представляет собой основную единицу хранения данных в базе. Понятие таблицы в Access полностью соответствует аналогичному понятию реляционной модели данных. В произвольной базе обычно имеется совокупность связанных между собой таблиц.
Форма представляет собой объект базы данных Access, в котором разработчик размещает элементы управления, принимающие действия пользователей
или служащие для ввода, отображения и изменения данных в полях.
Запрос представляет собой формализованное требование на отбор данных из таблиц или на выполнение определенных действий с данными. Запрос позволяет создать набор записей из данных, находящихся в разных таблицах, и использовать его как источник данных для формы или отчета.
В Access можно создать и выполнять следующие основные типы запросов:
— на выборку;
— обновление;
— удаление;
— добавление данных.
С помощью запросов можно также создавать новые таблицы, используя данные из одной или нескольких существующих таблиц.
Microsoft Access это система управления базами данных (СУБД), предназначенная для создания и обслуживания баз данных, обеспечения доступа к данным и их обработки.
База данных (БД) представляет собой организованную структуру, используемую для хранения данных, т. е. любых сведений о явлениях, процессах, действиях и т. д. Данные несут в себе информацию о событиях, происходящих в материальном мире, и, по сути, являются зарегистрированными сигналами, возникшими в результате этих событий. Данные становятся информацией, если пользователь обработает их и осмыслит, применив при этом адекватные этим даннм методы. Сегодня большинство СУБД размещают в своих структурах не только данные, но и методы (программные коды), поэтому можно утверждать, что Microsoft Access это СУБД, предлагающая широкий диапазон средств для хранения информации и эффективного управления этой информацией.
Базы данных содержат различные объекты, основными из которых являются таблицы. Структура простейшей базы данных соответствует структуре её двухмерной таблицы, содержащей столбцы и строки. Их аналогами в структуре простейшей базы данных являются поля и записи.
Основными свойствами полей являются имя поля, тип поля, его размер, определяющий предельную длину данных, размещаемых в этом поле, и др.
При работе с Microsoft Access 2000 и Microsoft Access 2002 используются следующие типы данных:
текстовый тип данных, используемый для хранения простого неформатированного текста, число символов в котором не должно превышать 255;
поле MEMO специальный тип данных, применяемый для хранения больших объёмов текста (до 65 535 символов);
числовой тип данных для хранения чисел;
дата/время тип данных для хранения значений даты и времени;
денежный тип данных для хранения денежных значений (длина поля 8 байт);
счётчик специальный тип данных, используемый для автоматической нумерации записей;
логический для хранения логических данных, которые могут иметь одно из двух возможных значений Да или Нет;
поле объекта OLE специальный тип данных, предназначенный для хранения объектов OLE (электронных таблиц Microsoft Excel, документов Microsoft Word, звукозаписей и др.);
гиперссылка специальное поле для хранения адресов URL Web-объектов;
мастер подстановок тип данных, запускающий мастер подстановок, что позволяет выбирать данные из раскрывающегося списка, а не вводить их в поле вручную.
Числовые поля могут иметь следующие размеры:
байт (Byte) целые числа от 0 до 255 (1 байт);
целое (Integer) целые числа от минус 32 768 до +32 767 (2 байта);
длинное целое (Long Integer) целые числа от минус 2 147 483 648 до +2 147 483 647 (4 байта);
одинарное с плавающей точкой (Single) числа от минус 3,41038 до +3,41038 с точностью до 7 знаков (4 байта);
двойное с плавающей точкой (Double) числа от минус 1,79710 308 до +1,79710 308 с точностью до 15 знаков (8 байт).
База данных может состоять из нескольких таблиц, содержащих различную информацию. Эти таблицы связаны между собой каким-либо определённым полем, называемым ключевым полем. Ключевое поле позволяет однозначно идентифицировать каждую запись таблицы, т. е. каждое значение этого поля отличает одну запись от другой.
Связи между таблицами дают возможность совместно использовать данные из различных таблиц. Например, одна таблица содержит информацию о профессиональной деятельности сотрудников предприятия (таблица Сотрудник), другая таблица информацию об их
