Описание пакета прикладных программ Microsoft Office
Благодаря обновлению средств взаимодействия между Office и сервером терминалов WindowsR, теперь сервер терминалов Windows может быть установлен вместе с Office XP без применения выборочной установки. Кроме того, при подключении к удаленному компьютеру не применяются сложные средства отображения, благодаря чему повышается скорость работы приложений. Заметки, которые вы делаете на карманном… Читать ещё >
Описание пакета прикладных программ Microsoft Office (реферат, курсовая, диплом, контрольная)
Описание пакета прикладных программ Microsoft Office
ПЛАН
- Вступление 3
- 1. Описание состава пакета Microsoft Office. 4
- 2. Сравнение различных версий пакета Microsoft Office. 6
Заключение
15
- Список использованной литературы. 16
Вступление
Большинство обычных пользователей компьютеров сталкиваются с различными проблемами. Например: вы используете текстовый редактор одной фирмы, программу для работы с электронными таблицами — другой, программу деловой графики — третьей, а производительность вашего электронного помощника в итоге оказывается невысокой. В чем дело? Да просто эти программы не предназначены для совместной работы.
К счастью, решение у этой проблемы есть: пакет Microsoft Office, который содержит большую часть необходимого вам програмного обеспечения.
Элементы интерфейса входящих в него программ оформлены одинаково и «общаются «они друг с другом на одном и том же языке .
Пакет Office — это нечто большее, чем просто набор программ в одной коробке. Уже его название подсказывает, что он должен содержать мощные прикладные программы для коммерческого применения, которые легко и непринужденно работают с текстами, числами и изображениями.
Но самое привлекательное в пакете Office то, что связывает эти приложения воедино: все эти программы имеют общее меню и наборы кнопок, которые выглядят очень похоже. Научившись работать с одним из приложений, вы тем самым в значительной степени продвинетесь в изучении остальных.
К тому же в пакете имеется простой в использовании управляющий центрДиспетчер Microsoft Office, позволяющий запускать отдельные программы и выходить из них, либо получать подробные указания и оперативную помощь простым щелчком кнопки мыши.
1. Описание состава пакета Microsoft Office.
В состав пакета Office входят:
Большие прикладные программы
WORD — мощный текстовый редактор, позволяющий быстро создать документ любой сложности из разрозненных заметок и довести до совершенства информационный бюллетень или брошюру .
Это уже общепризнанно — редактор Word фирмы Microsoft является сегодня
самой популярной в мире программой. Word начинен «быстрыми «командами
и самыми современными средствами, такими как встроенная программа проверки правописания и словарь синонимов, которые помогают вам грамотно составлять документы, и готовыми шаблонами, позволяющими вам сводить воедино заметки, письма, счета и брошюры без больших усилий.
EXCEL — производит с числами то же, что Word с существительными и глаголами. Каждый, кто работает с цифрами, почувствует себя в среде Excel как рыба в воде. Программой Excel можно пользоваться для составления бюджетов и финансовых отчетов, превращения сухих цифр в наглядные диаграммы и графики, проведения анализа типа «А что будет, если ?» практически по любому вопросу, а также для сортировки длиннейших списков в считанные секунды .
С помощью электронных таблиц Excel можно впечатывать числа строку за строкой и столбец за столбцом, будучи вполне уверенным в том, что Excel правильно сложит, вычтет, умножит, разделит и вообще обойдется с ними как следует.
PowerPoint — позволит профессионально подготовить презентацию, щегольнув броской графикой и эффектно оформленными тезисами. Но что самое замечательное, пользователь сможет превратить документ, подготовленный в редакторе Word, в презентацию всего лишь одним щелчком мыши.
ACCESS — представляет собой мощную программу управления данными, предназначенную главным образом для программистов. Access поставляется только в составе профессионального издания пакета Office.
Программы — помощники:
Программа Graph, позволяет ввести несколько чисел и быстро превратить их в график.
Программа Organization Chart поможет создать штатное расписание фирмы.
Программа Equation Editor предназначена для создания математических формул в редакторе Word.
Программа WordArt поможет изменить почти до неузнаваемости форму букв или цифр, чтобы использовать их при создании привлекательных логотипов или заголовков.
Программа ClipArt Gallery может просмотреть несколько сотен рисунков в поисках наилучшей иллюстрации для информационного бюллетеня или презентации.
Система оперативной помощи :
Пакет Office и его приложения изобилуют полезными подсказками и пошаговыми указаниями того, как выполнять ту или иную операцию.
Талантливые Мастера (Wizards) проведут шаг за шагом к решению сложных задач.
Карточки — шпаргалки (Cue Cards) предложат подробные указания, которые постоянно будут перед глазами во время работы.
Функция Просмотр (Preview) и Примеры (Demos) продемонстрируют выполнение сложных задач.
2. Сравнение различных версий пакета Microsoft Office.
Обозначения: | — появилось в Office XP | — улучшено в Office XP | — возможность добавлена | ||||
Office 97 | Office 2000 | Office XP | ||
Смарт-теги Смарт-теги — это набор кнопок, работающих в различных приложениях, которые появляются, когда в них возникает необходимость (например, при вставке данных или возникновении ошибки в формуле Microsoft Excel), и позволяют выбрать наиболее быстрый способ выполнения задачи. | ||||
Области задач С помощью областей задач осуществляется централизованный доступ к средствам выполнения основных операций. Поиск, открытие документов, просмотр буфера обмена, форматирование документов и презентаций, загрузка шаблонов из Веба и многое другое. | ||||
Смарт-теги параметров вставки Смарт-теги параметров вставки позволяют изменить форматирование копируемых данных перед их вставкой в новый документ. Можно даже назначать определенные свойства вставляемым данных в зависимости от того, что в них содержится. | ||||
Смарт-теги параметров автозамены Смарт-теги параметров автозамены позволяют управлять функциями автозамены в приложениях Office. Можно отменить или отключить автозамену, а также вызвать диалоговое окно «Параметры автозамены» без использования меню «Сервис». | ||||
Создание файла (область задач) Теперь можно загрузить новый документ, работая в другом документе, создать документ на основе шаблона, хранящегося в Вебе и посмотреть список недавно использованных шаблонов и документов. | ||||
Буфер обмена Office (область задач) В буфере обмена теперь 24 ячейки для хранения информации — это вдвое больше, чем было предусмотрено в пакете Office 2000. Пользуясь эскизами в области задач стало проще находить нужную ячейку. | ||||
Office Document Imaging Office Document Imaging позволяет осуществить сканирование документов для последующего просмотра и повторного использования текста в приложениях Office. Возможности поиска текста, имеющиеся в пакете Office, теперь используются для отсканированных документов. | ||||
Распознавание речи Повышение производительности труда за счет диктовки текста и подачи голосом команд для изменения форматирования и перехода по меню. | ||||
Рукописный ввод Заметки, которые вы делаете на карманном устройстве, могут быть загружены в приложения Office в виде текста. Можно также осуществлять рукописный ввод непосредственно в приложении Microsoft Word (используя, кроме английского языка, японский, китайский и корейский языки) и сохранять работу в виде рукописного документа или печатного текста. | ||||
Сжатие рисунков Чтобы сжать изображение, достаточно просто указать, как оно будет использоваться (например, для Веба). С помощью сжатия Office XP уменьшает размер файла без ущерба для качества изображения. | ||||
Предисловие к электронным сообщениям Office К сообщениям, отправляемым из приложений Office по электронной почте, добавляется краткое предисловие. | ||||
Задание вопросов Справку в Office XP можно получить, введя вопрос в поле, расположенное в меню Office, без загрузки мастера ответов или помощника. | ||||
Помощник В Office XP помощник по умолчанию скрыт и появляется только при обращении к справке. | Теперь по умолчанию скрыт. | |||
Усовершенствования справки Window Упрощен доступ к справке и полезным веб-узлам, включая узел технической поддержки и узел Office Update. Каталог «Что нового» позволяет узнать о новых возможностях. | ||||
Доступ к информации | ||||
Office 97 | Office 2000 | Office XP | ||
Контекстно-чувствительные смарт-теги С помощью смарт-тегов Office XP автоматически распознает данные различного типа, включая имена, даты, адреса, телефоны, географические названия и обозначения акций. Можно создать смарт-теги для распознавания данных любого вида. | ||||
Область задач поиска Эта область задач упрощает поиск текста в документе и определение местоположения файлов и папок во время работы над документом. Можно также для ускорения поиска проиндексировать файлы на своем компьютере. | ||||
Веб-запросы Доступ к данным реального времени из Веба и их анализ осуществляется методом копирования и вставки веб-страниц в Excel. Смарт-теги автоматически предоставляют возможность создания обновляемых веб-запросов . | ||||
Библиотека шаблонов Office Область задач создания документа предоставляет возможность непосредственного доступа к сотням профессионально разработанных шаблонов, находящихся в Интернете в библиотеке шаблонов Office. | Доступ через Интернет. | Доступ непосредственно из области задач Office. | ||
Потоковая библиотека макетов Microsoft Design Gallery Live Доступ через Интернет к тысячам изображений, звуков и анимаций на веб-узле Office Media Gallery. Выполняя ежемесячное обновление, вы всегда имеете доступ к самым новым ресурсам. | ||||
Мои источники данных В этой новой папке, вложенной в папку «Мои документы», отслеживается, к каким данным вы ранее обращались. Благодаря этому обеспечивается быстрое подключение к базам данных и другим источникам информации… | ||||
Печать из обозревателя Печать HTML-файлов теперь выполняется непосредственно из тех приложений Office, в которых они были созданы, благодаря чему значительно повышается качество печатных документов. | ||||
Возможность задания веб-параметров Новое раскрывающееся меню «Веб-параметры» позволяет с легкостью создавать документы, совместимые с определенными веб-обозревателями . | ||||
Диалоговое окно «Добавить гиперссылку» Усовершенствованное диалоговое окно «Добавить гиперссылку» позволяет без труда задать ссылки на файлы при создании и изменении веб-страниц . | ||||
Надежность, восстановление данных и безопасность | ||||
Office 97 | Office 2000 | Office XP | ||
Восстановление документов Приложения Microsoft PowerPointR, Word, Excel и Access при возникновении ошибки в программе позволяют сохранить файл, над которым вы в это время работали. | ||||
Автосохранение Функция автосохранения, которой теперь можно воспользоваться в приложениях Word, Excel, PowerPoint и Publisher, позволяет выбрать частоту сохранения файлов. Если происходит ошибка, можно восстановленный файл сохранить вместо исходного или отдельно. | Поддерживается только в приложении Word. | Поддерживается только в приложении Word. | Теперь поддерживается в приложениях Word, PowerPoint и Excel. | |
Отчеты об ошибках в приложениях Приложения Office XP автоматически передают отчеты об ошибках непосредственно в корпорацию Microsoft или в отдел информационных технологий организации. Эти сведения могут быть использованы для исправления ошибок в программе или выработке соответствующих рекомендаций для пользователей. | ||||
Восстановление приложений и документов Средство восстановления приложений и документов обеспечивает безопасное завершение программ, не отвечающих на запросы системы. Оно позволяет начать восстановление документов уже при завершении работы приложения. | ||||
Восстановление и извлечение данных Это средство восстановления документов автоматически вызывается в приложениях Word и Excel каждый раз, когда возникает ошибка или происходит сбой при загрузке документа. Оно также может быть вызвано из диалогового окна открытия файла. | ||||
Безопасный режим Office XP позволяет сократить простои в работе за счет автоматического выполнения действий по устранению типичных неполадок, встречающихся при загрузке приложений. | ||||
Цифровые подписи Позволяет подписать документ Office XP. Благодаря цифровой подписи можно узнать, заслуживает ли доверия источник, из которого поступил документ, и не были ли внесены в этот документ изменения. | ||||
Шифрование пароля документа В приложениях Word and Excel усовершенствовано применение пароля за счет использования стандарта CryptoAPI. Впервые применяется шифрование пароля в приложении PowerPoint. | В Office 2000 применяется простая защита, основанная на применении пароля без шифрования | |||
Единая вкладка «Безопасность» В приложении Office XP удобный доступ к средствам защиты осуществляется за счет размещения на одной вкладке настроек параметров безопасности всех приложений. | ||||
Обзор средств совместной работы | ||||
Office 97 | Office 2000 | Office XP | ||
Отправка на проверку Новые средства позволяют назначить соответствующие роли всем, кто вовлечен в цикл проверки документа. При этом каждому рецензенту автоматически предоставляются нужные средства. В ходе проверки изменения могут быть без труда внесены в текст исходного документа. | ||||
Сравнение и объединение исправлений В пакете Office XP легко объединить примечания и исправления нескольких рецензентов в одной версии документа, принимая или отклоняя предложенные исправления. | ||||
Разметка исправлений Исправления в приложениях Word и PowerPoint теперь помечаются на правом поле документа, в них указывается информация об исправлениях и примечания рецензента, не ухудшающие читабельность исходного документа и не влияющие на его форматирование. | ||||
Панель «Рецензирование» Новая панель «Рецензирование» обеспечивает возможность просмотра изменений определенного рецензента или всех рецензентов, а также возможность принятия или отклонения изменений по одному или всех сразу. | ||||
Совместная работа: интеграция со службами Microsoft Sharepoint Team Services | ||||
Office 97 | Office 2000 | Office XP | ||
Microsoft SharePoint Team Services Удобное средство создания веб-сайта для централизованного места хранения всей информации о проекте, служба Microsoft SharePointT Team Services (в приложении FrontPageR версия 2002) обеспечивает проведение дискуссий, формирование списков контактной информации и отслеживаемых задач, ведение и создание календаря событий и библиотек документов, проведение опросов — все из окна веб-обозревателя . | В приложении FrontPage 2002 | |||
Библиотеки документов Библиотеки документов упрощают совместную работу, обеспечивая для веб-пользователей централизованное место хранения документов. | ||||
Диалоговые окна сохранения и открытия документа Новый HTML-интерфейс позволяет переходить в библиотеку документов непосредственно в диалоговых окнах сохранения и открытия документа. | ||||
Списки Структурированные списки просмотра и исправления используются в веб-интерфейсе при построении веб-сайтов Microsoft SharePoint Team. Предусмотрены шаблоны списков для оповещений, контактов группы, событий группы и оповещений. Списки могут изменяться или создаваться заново на основе существующих шаблонов. | ||||
События Централизованное место хранения информации о событиях группы, это новое средство позволяет всем членам группы добавлять информацию о событиях, а затем осуществлять ее экспорт непосредственно в календарь Microsoft OutlookR. | ||||
Контакты группы Управление контактами, изменение отображаемых колонок и представления информации о контактах, экспорт и импорт этой информации, соответственно, в папку или из папки «Контакты» приложения Outlook. | ||||
Обсуждения документов Используя Office XP, можно организовывать обсуждения на базе документа Office или веб-узла . | ||||
Средства редактирования в приложении FrontPage Используя FrontPage, можно редактировать веб-сайты Microsoft SharePoint Team. Предусмотрено изменение темы, добавление компонентов FrontPage и вставка статических HTML-элементов . | ||||
Подключение и координация совместной работы | ||||
Office 97 | Office 2000 | Office XP | ||
Совместимость форматов файлов Обратная совместимость между Office XP, Office 2000 и Office 97 (за исключением Access 97) обеспечивает пользователям всех версий возможность совместной работы с документами. | ||||
Расширяемые смарт-теги Технология смарт-тегов обеспечивает независимым разработчикам удобную платформу для построения бизнес-решений, предназначенных пользователям Office XP. Пример. Когда вы вводите в приложении Excel номер заказа, при помощи смарт-тега с ним связываются заказчик, заказ и цена. | ||||
Поддержка XML в приложениях Excel и Access Развитая поддержка технологии XML в пакете Office XP позволяет непосредственно в приложении Excel загружать и сохранять документы в формате XML и анализировать находящиеся в сети данные, запрашивая электронные таблицы в формате XML из Веба. В приложении Access можно импортировать и экспортировать схемы XML, данные и таблицы как применяя настройки, установленные по умолчанию, так и задавая дополнительные параметры, обеспечивающие расширенные возможности управления. | ||||
Веб-компоненты Office Веб-компоненты Excel теперь поддерживают файлы, созданные в приложении Excel, и именованные диапазоны, позволяют использовать несколько листов, выравнивание по словам, обеспечивают публикацию в Вебе интерактивных электронных таблиц. Компонент «Сводные таблицы» предоставляют возможность условной фильтрации в диапазоне выражений. Office XP расширяет модель объектов, позволяя разработчикам создавать собственные технические решения для задачи распространения информации средствами веб-обозревателей . | ||||
Развертывание, управление и администрирование | ||||
Office 97 | Office 2000 | Office XP | ||
Автоматизированная установка Усовершенствованная установка упрощает обновление до уровня Office XP, анализируя систему и устанавливая компоненты пакета Office в соответствии с существующей конфигурацией. | ||||
Мастер настройки установки Появилась возможность удаления файлов (например, устаревших надстроек) во время установки; можно установить для каждой программы свой уровень безопасности и задать параметры настройки приложения Outlook. | ||||
Мастер настройки сопровождения Это новое средство упрощает сопровождение и настройку после установки. Оно применяется для добавления и удаления файлов, программ и компонентов; изменения конфигурации и выполнения многих других административных задач. | ||||
Мастер сохранения настройки Упрощается копирование настроек с одного компьютера на другой с помощью сохранения их в файле или передачи через Веб (используя Microsoft Passport для проверки подлинности) с последующим применением на другом компьютере. | Реализуется как веб-загрузка | |||
Поддержка HTTP программой установки Поддержка программой установки протоколов HTTP, HTTPS и FTP означает, что Office XP может быть установлен непосредственно с веб-сервера или общей папки корпоративной сети. | ||||
Поддержка политик Office XP обеспечивает дополнительную поддержку политик для большей части новых функций Office XP, позволяя администраторам устанавливать политики, управляющие настройками безопасности и областями задач. | ||||
Поддержка национальных стандартов Усовершенствования поддержки национальных стандартов охватывают независимую программу установки для каждого языка, новый мастер установки пакета Multi-Language Pack и автоматическое определение языка операционной системы. Приложение FrontPage, теперь имеющееся на 26 языках (приложение FrontPage 2000 выпускалось на 15 языках), поддерживает наборы знаков для двунаправленных текстов, Юникод, позволяет создавать веб-страницы на любом из установленных языков. | ||||
Поддержка сервера терминалов Windows Благодаря обновлению средств взаимодействия между Office и сервером терминалов WindowsR, теперь сервер терминалов Windows может быть установлен вместе с Office XP без применения выборочной установки. Кроме того, при подключении к удаленному компьютеру не применяются сложные средства отображения, благодаря чему повышается скорость работы приложений. | ||||
Заключение
Современную жизнь представить без современной техники просто невозможно. Ни одна фирма не обходится без помощи компьютеров. Хранение данных, написание документов, составление графиков, таблиц, расписаний, создание презентаций — во всем в этом нам помогает компьютер, и помогает успешно.
Мы вкратце рассмотрели программный пакет Microsoft Office, который состоит из текстового редактора Word, электронной таблицы Excel, программы для создания презентаций PowerPoint и базы данных Access с помощью которого можно достичь всего вышеперечисленного.
Александр Старшинин Microsoft Office одним взглядом., Санкт — Петербург, 2003 г.
Эд Ботт Microsoft ХР., БИНОМ, Москва, 2003.