Оптимизация процесса автоматизации кадрового делопроизводства

Министерство образования и науки Российской Федерации Федеральное агентство по образованию Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования Российский государственный торгово-экономический университет Кафедра Информационных технологий и телекоммуникаций Контрольная работа по предмету Информационные системы в экономике на тему:

Оптимизация процесса автоматизации кадрового делопроизводства Выполнила студентка 3 курса ФЭФ:

Лущикова А.П.

Преподаватель: канд. техн. наук, доцент Д. Ю. Нечаев Москва 2010

Содержание Введение

1. Состояние информационной системы при автоматизации процессов кадрового документооборота

2. Оптимизация существующей информационной системы, способы и целесообразность

3. Технико-экономическое обоснование мероприятий автоматизации кадрового делопроизводства Заключение Список литературы

В процессе деятельности, взаимодействие между людьми осуществляется благодаря управлению, которое в свою очередь реализуется посредством информации (обмен мнениями, сведениями, командами) Носителем информации, как правило, является документ, а система документооборота признана технологической основой деятельности компании при принятии и исполнении решений. Ведь именно документ есть материальное воплощение управленческого решения, обеспечивающий ему юридическую силу.

Проблемы документооборота возникли, как только появился сам документ. А в настоящее время данная проблема становится актуальной благодаря стремительному развитию информационного общества.

Технологии, когда-то считавшиеся высокими, ускоренными темпами проникают в нашу повседневную жизнь, доказывая на практике важность, необходимость и эффективность своего появления. В современной жизни информационное обеспечение любого вида деятельности является сложным, но необходимым процессом для увеличения эффективности деятельности.

«Бумажный» документооборот на сегодня малоэффективен, так как затрудняет работу исполнителей, занятых непосредственно обработкой документов, и лиц, управляющих деловыми процессами, приводит к увеличению расходов и к уменьшению эффективности процессов.

Именно этим обусловлена актуальность данной темы.

Целью исследования является изучение мероприятий по автоматизации документооборота в отдельном подразделении предприятия. Выявление эффективности существующей организации информационной системы и рассмотрение новых возможностей в сфере деятельности данного подразделения и целесообразности перехода к новому варианту.

Объектом исследования данной работы является отдел кадров. Предмет исследования — сущность и основные направления автоматизации системы кадрового делопроизводства и оптимизация информсистемы в отделе кадров.

Для достижения цели необходимо решить ряд задач:

1. Рассмотреть основные направления автоматизации кадрового делопроизводства, выявить достоинства и недостатки.

2. Определить мероприятия, необходимые для оптимизации процессов автоматизации в отделе кадров.

3. Дать технико-экономическое обоснование этим мероприятиям.

4. Отметить в чём заключается практическая значимость оптимизации.

1. Состояние информационной системы при автоматизации процессов кадрового документооборота.

Непрерывно увеличивающийся поток информации, который проходит через все отделы организации, включая отдел кадров, приводит к тому, что «бумажный» документооборот становится не эффективным, и появляются существенные проблемы в этой сфере:

— неизбежная потеря документов, следовательно, и информации;

— попадание документов и информации, содержащейся в них, третьему лицу;

— большие затраты времени на подготовку и согласование документов, как следствие — малая скорость обработки информации, а значит — медленная реакция на новые воздействия;

— избыточность документооборота, большая потеря времени на обработку входящей и исходящей корреспонденции, внутренних документов и на ознакомление с ними;

— бесконтрольность исполнителей, как следствие низкая исполнительная дисциплина, невозможность доведения в короткие сроки поручений, вытекающих из резолюций до конкретных исполнителей;

— невозможность установления истории работы с документами;

— избыточные затраты на бумагу, расходные материалы, площади для хранения;

— завышенная численность работников;

— неполное и искаженное представление о деятельности, как отдельных отделов, так и организации в целом.

Автоматизация процессов создания базы данных о сотрудниках предприятия позволит осуществить переход от работы отдела кадров «по-старому», задачами которого являлись оформление и регистрация трудовых отношений, к работе «по-новому», где определены новые задачи:

— планирование и учёт кадров;

— их подбор и отбор;

— оценка трудовой деятельности;

— профориентация;

— развитие персонала;

— аттестация;

— адаптация;

— управление дисциплиной и другие.

В свою очередь автоматизация процессов кадрового делопроизводства приведет к следующим результатам:

— уменьшение объема бумаг;

— уменьшение штата отдела кадров и вспомогательных отделов.

— уменьшение времени на составление и поиск документов в случае необходимости;

— строго определенный процесс регистрации документов, указывающий на исполнителя и сроки исполнения.

— наличие информации у руководителя о выполнении выданных им поручений;

— прохождение документов необходимых стадий (регистрация, рассмотрение, визирование, согласование и исполнение) в установленные сроки;

— повышение исполнительной дисциплины и ответственности;

— повышение качества выполняемых работ и создание положительного имиджа организации.

Что же нужно чтобы провести автоматизацию процессов кадрового делопроизводства:

— технологическое оснащение;

— информационное оснащение (специально разработанные программные обеспечения);

— желание осуществить все изменения.

К современным техническим средствам автоматизации процессов кадрового делопроизводства относятся:

— персональные компьютеры;

— офисная техника;

— коммуникационные средства (электронная почта и телефонная техника);

— средства для автоматизации ввода архивных документов ипоиска информации (микрофильмы, диски с оптическими записями и т. д.);

— видеоинформационные системы;

— локальные компьютерные и интегрированные сети учреждений.

Относительно информационного оснащения, то в настоящее время на российском рынке наблюдается многообразие предложений по разработке и поставке автоматизированных систем управления персоналом (как отечественных, так и западных). К достоинствам отечественных пакетов можно отнести:

— их адаптированность к российской системе учета и делопроизводства;

— низкую цену по сравнению с известными программными обеспечениями западных фирм.

Вот лишь некоторые из компаний, предлагающих на российском рынке HRсистемы: Атлант-Информ (www.atlant-inform.ru), Бизнес-Консоль (www.bcons.ru), Босс-Референт (www.boss-referent.ru), Монолит-Инфо (www.monolit.com), 1С (www.1C.ru), Электронные офисные системы (www.eos.ru) и несколько десятков других компаний. Выбор той или иной программы зависит от потребностей предприятия, целей, которые она преследует и его финансового состояния (наличие необходимых средств для проведения автоматизации). Все эти программы дают возможность упростить одну из главных «старых» задач, а именно оформление и регистрация трудовых отношений. Блок управления кадрами в этих программах решает следующие задачи:

— создание интегрированной базы данных персональной и нормативно-справочной информации;

— исключение неоднократного ввода информации, связанной с персоналом, сотрудниками различных подразделений;

— автоматизация процесса ведения базы персональных данных («личные карточки», обучение, аттестация) сотрудников;

— автоматизация подготовки и обработки приказов по штатному расписанию, организационной структуре предприятия и сотрудникам;

— автоматизация процедур, связанных с расчетами по оплате труда;

— автоматизация формирования отчетности, основанной на данных о персонале и заработной плате, для руководства компании и в интересах различных регулирующих органов (ГНИ, ПФ, РВК и пр.).

Но кроме автоматизации основных процессов, данные программы могут помочь в решение задач связанных с подбором и отбором кадров, профориентацией, аттестацией, развитием персонала (повышение квалификации) и др. Например, в управление процессами поддержки квалификации персонала. Большинство программ позволяют автоматизировать сбор и обработку информации об образовании сотрудника, пройденных курсах повышения квалификации, наличии вторых профессий, результатах аттестаций и времени их действия. Подсистема также позволяет автоматизировать процесс формирования списков сотрудников на плановое повышение квалификации, аттестацию и т. д. В рамках системы менеджмента качества решение является важным инструментом контроля соответствия квалификации сотрудников выполняемым задачам.

Для решения задачи связанной с учетом вакансий и управлением подбором кадров программа позволит отслеживать и оперативно получать информацию о количестве вакантных мест и кадровой расстановке сотрудников на выбранную дату. Доступны для просмотра данные о временно освобожденных или занятых штатных единицах, о временно переведенных сотрудниках. Отражение в Подсистеме информации о вакансиях, данных из резюме кандидатов, результатов пройденного тестирования дает возможность автоматизировать поиск оптимального сотрудника на вакантную позицию.

С помощью программ можно упростить процесс ознакомления персонала с регламентирующими документами. Все положения об отделах, правила техники безопасности, должностные инструкции, прочие документы предприятия, связанные с управлением персоналом, могут быть внесены в реестр электронных документов предприятия с указанием всей необходимой информации о типе документа, периоде его действия, важности. Любой из документов может быть привязан к любой позиций штатного расписания, а к каждому документу можно привязывать неограниченное количество изменений и дополнений. После привязки документов сотрудники ответственных служб видят все необходимые им для работы документы. Все изменения, вносимые в реестр документов, например об его аннулировании, автоматически отражаются в рамках всего предприятия.

А возможность автоматического учета стажа работника позволяет избежать целого ряда ошибок, связанных с неправильным формированием стажа работников при его ручном учете. Данная функция особенно актуальна для предприятий, имеющих большое количество профессий, связанных с особыми условиями труда, а также использующих гибкую систему подсчета внутреннего стажа работы. Но при необходимости, автоматически созданные записи о стаже могут быть скорректированы либо дополнены сотрудником.

Таким образом, эффективность функционирования системы управления персоналом в большей степени зависит от информационной системы, которая представляет собой совокупность данных об управляемых ресурсах, системах и тенденциях их развития с помощью количественных характеристик процессов, происходящих в составе работников, в окружающей их производственной и социальной среде. В первую группу эффектов (исчисляемых) можно отнести:

— экономию средств на расходные материалы (бумагу), на оборудование (копировально-множительную технику и расходный к ней материал), на доставку информации в бумажном виде, на хранение бумажных документов (в т.ч. физическое освобождение места). И всё это только благодаря использованию технологии обработки документов в электронной форме);

— экономию рабочего времени сотрудников.

Ко второй группе эффектов (неисчисляемых) относятся:

— ускорение процесса коллективной работы с документами (от появления до согласования и утверждения и т. п.);

— оптимизация бизнес-процессов, связанных с документооборотом, повышение их прозрачности;

— улучшение контроля за всеми информационными потоками и процессами в организации.

Как и у любого процесса, автоматизация имеет свои «минусы», все они связаны с наличием больших затрат, которые со временем конечно окупятся, но всё-таки они тормозят данный процесс.

К «минусам» можно отнести:

— необходимость переоснащения рабочих мест (компьютеры, офисная техника, наличие локальной сети, и т. д.);

— приобретение многофункционального специального программного обеспечения, удовлетворяющего потребностям конкретного предприятия.

— переобучение персонала.

Но, даже учитывая все минусы, в первую очередь стоит помнить об эффективности данного мероприятия, ведь жизнь уже не раз доказала, что в мире, где всё зависит от информации, побеждает тот, кто научился ею управлять.

2. Оптимизация существующей информационной системы, способы и целесообразность

К сожалению, внедрение компьютерных программ на предприятии, в том числе и в сфере кадрового делопроизводства в большинстве случаев (и это плачевная статистика нашего времени) не приводит к структурной перестройке работы с документацией, что снижает эффект от применения даже самых многофункциональных, специализированных, дорогостоящих программ. Нередки случаи, когда внедрение программного комплекса имеет формальный характер и не приводит к существенной оптимизации процессов автоматизации документооборота.

Так в чём же причина отсутствия эффектов?

Что нужно сделать, чтобы оптимизировать процесс автоматизации кадрового документооборота?

Во-первых, нужно проверить подходит ли программное обеспечение для данной организации, учитывая при этом количество отделов и сотрудников, сложность взаимодействия между структурами. Может оказаться так, что программное обеспечение или очень простое или наоборот слишком многофункциональное. Не стоит забывать, что у отдела кадров появился ряд новых задач, которые с успехом можно решить с помощью программы, если только до конца в ней разобраться. Когда сотрудник видит множество функций, которые ему не нужны и наоборот затрудняют его работу, он со временем перестает пользоваться программой и переходит обратно к «бумажным» носителям, к тому же результату придет другой сотрудник, который наоборот не найдет нужной функции в программе. Поэтому к выбору программного обеспечения нужно подходить ответственно и учитывать не только стоимость, но и ряд следующих факторов:

— структуру организации на момент автоматизации,

— перспективы её развития,

— возможность внесения изменений в программное обеспечение при необходимости,

— и главное доступность обучения работе с данным программным обеспечением.

Вовторых, необходимо проверить, насколько оснащено и оптимально в использовании рабочее место сотрудника. Часто бывает, что имеются в наличии компьютера, офисная техника, но нет самого простого, локальной сети и работа сотрудников усложняется, становится не эффективной, так как опять возможности программы не используются в полной мере.

А чаще всего бывает, что организация позаботилась и о программе и об организации рабочего места, но забыла о сотрудниках. Для того чтобы всё это функционировало правильно, нужно научить сотрудников работать в новых условиях и помочь им понять всю привлекательность процесса автоматизации документооборота. И объяснять нужно всем и все функции программы, а не только отдельные главы. Поскольку на отдел кадров в настоящее время возлагается обязанность не только регистрировать трудовые отношения, но и ряд новых ранее оговоренных, то необходимо подробно объяснять, как пользоваться возможностями программного обеспечения, чтобы новые обязанности не стали в тягость. Поэтому, в-третьих, что нужно сделать для оптимизации процесса — это организовать постоянное обучение и повышение квалификации при работе с новым многофункциональным помощником-программой.

Благодаря автоматизации документооборота, улучшению оснащения рабочих мест технически (появление новой техники и программ, отвечающих требованиям современного мира) стало возможным формирование единого информационного пространства в масштабах распределенных организаций. Современная система документооборота должна решить проблему географической удаленности людей (например, сотрудников филиалов или дочерних организаций) и обеспечивать возможность их совместной работы в рамках единой инфраструктуры.

Таким образом, эффективное управление документацией на базе создания электронного документооборота основано на трех составляющих системы:

— технология (на основе современных компьютерных комплексов),

— создание корпоративных правил их использование и закрепление информационных ресурсов в распорядительных документах,

— психология пользователей, их регулярное обучение и «мягкий» контроль действий в системе исправления ошибок, соблюдения требований по заполнению обязательных информационных реквизитов и т. п.

Но есть еще один момент, о котором, как ни странно, забывают при автоматизации процессов документооборота. Это финансовые затраты. Ведь это мероприятия в первую очередь проводиться с целью минимизировать затраты, но как правило окупаемость процесса происходит не быстро и в этом вина только руководителей. Если при расчете затрат которых можно будет избежать при автоматизации, было указано:

— сокращение штата, так нужно его провести;

— уменьшение расходов на бумагу, канцтовары и расходный материалы, так стоит назначить ответственное лицо и ввести норму на расход;

— сокращение необходимого времени на выполнение работы, тоже нужно в начале процесса контролировать, пока не выработаются новые навыки. Ведь сотрудникам нужно привыкнуть к новым правилам и условиям;

автоматизация программный кадровый документооборот

3. Технико-экономическое обоснование мероприятий автоматизации кадрового делопроизводства

Технико-экономическое обоснование (ТЭО) — это изучение экономической выгодности, анализ и расчет экономических показателей проекта. Проектом может быть создание технического объекта или предприятия, строительство здания или реконструкция, модернизация процессов путем внедрения новых программ (что в нашем случае и происходит).

Задачей составления ТЭО является:

— оценка затрат на проект и его результатов,

— анализ срока окупаемости проекта.

ТЭО необходимо предпринимателю для понимания того, что стоит ждать от проекта и инвестору, для понимания сроков окупаемости вложенных денег.

ТЭО может разрабатываться как группой специалистов (в сложных проектах), так и самостоятельно предпринимателем.

На основании вышеизложенного нужно решить задачу.

Задача

Необходимо произвести расчеты для технико-экономического обоснования оптимизации процессов автоматизации кадрового документооборота. Для расчетов использовать следующие данные:

Технико-экономическое обоснование процесса внедрения ПО для автоматизации кадрового документооборота организации занимающейся предоставлением транспортных услуг Задачи:

1. Сокращение расходов в административном секторе организации

2. Увеличение качества выполняемых работ сотрудниками офиса

3. Появление согласованности действий звеньев всей структуры.

Для достижения цели и решения поставленных задач нужно:

— программное обеспечение на 20 мест,

— дооборудование 20 рабочих мест, учитывая, что коэффициент недооборудованности 40%,

— консультации специалиста (2 человека-месяца),

— обучение персонала (3 человека-месяца),

— контроль за процессов внедрения.

Объектом внедрения считать все отделы предприятия для создания локальной информационной сети.

Проектной документацией оговорены параметры и стоимость следующих ресурсов:

— программное обеспечение на 1 рабочее место 5000 руб.,

— стоимость дооборудования 1 рабочего места — 40 000 руб.,

— стоимость консультаций специалиста 1 месяц — 35 000 руб.,

— стоимость обучения работников силами своего специалиста -15 000 руб.

Изменение организационной структуры включает сокращение 2 единиц в отделе кадров (оплата труда 7000 руб.) и перевод 1 специалиста отдела кадров на новую должность, связанную с осуществлением контроля процесса автоматизации с изменение оплаты труда (первоначальная сумма 7000 руб., по новому штатному расписанию 9000руб). Все данные нужно занести в следующую таблицу:

Экономический расчет затрат:

Изменяемые ячейкиB3… B6, C3… C6, D4.

Целевая ячейка Е7.

Начнем с оценки прямой экономии средств. Пусть она включает стоимость бумаги, сэкономленной при внедрении такой системы, и стоимость сэкономленного рабочего времени сотрудников. Это постоянные расходы, поэтому посчитаем расходы в месяц, чтобы затем оценить сроки окупаемости.

Максимальную стоимость расходуемой в месяц бумаги можно подсчитать, исходя из возможностей, одного сотрудника прочитать и усвоить определенное количество страниц документов в месяц. Предположим, что на одного сотрудника средней организации приходится 20 страниц в день и один напечатанный в организации лист стоит 0,5 руб.

Стоимость сбереженного рабочего времени оценить сложнее, она складывается экономия усилий за счет повторного использования существующих документов и экономии времени на поиск нужных документов за счет систематизации в их хранении и эффективности поиска.

Для расчёта примем коэффициент повторного использования в 20%. Если предположить, что каждый сотрудник тратит на создание новых документов примерно 30% своего рабочего, то общая экономия времени сотрудников составит примерно 6% (0,2*0,30)от их полного рабочего времени.

Экономию времени на поиск документа для определенности возьмем 5%. Таким образом, общая экономия рабочего времени по этим двум факторам составит примерно 11% (6%+5%).

Ускорение бизнес-процессов — наиболее очевидная выгода от внедрения процессов автоматизации. При бумажном документообороте почта сотрудникам обычно разносится канцелярией два раза в день. Таким образом, в зависимости от списка согласования документ может проходить инстанции от трех дней до месяца и более. При внедрении программы документы передаются в следующую инстанцию сразу же после исполнения. С учетом этого документ, который обычно исполняется не менее трех дней, может быть исполнен в один-два дня, а время исполнения документов, которые проходят через многостадийное утверждение и согласование, может быть сокращено в несколько раз. Другими словами, это еще 10−30% экономии рабочего времени (для нашей задачи примем величину равную 10%).

Таким образом, наиболее пессимистичная оценка экономии трудозатрат составила величину около 21%. Все вышеизложенные новые значения нужно занести в следующую таблицу:

Е6- отрицательная величина

B3, B4, F4 — число в %.

Целевая ячейка — G8/

Срок окупаемости = Е7(1 таблица)/G8(2 таблица)*12 месяцев.

На основании вышеизложенного произведем расчет показателей.

Срок окупаемости 8,5 месяцев с учетом, что все условия будут соблюдаться.

Заключение

На сегодня под влиянием множества внешних факторов, управление персоналом переросло из учета персонала в управление им. С внедрением системы автоматизации документооборота происходит повышение качества работы с информацией, появляется возможность выполнения новых работ. Инструментарием информационного обеспечения, как правило, являются несколько взаимосвязанных программных продуктов, технология работы с которыми позволяет достичь поставленную пользователем цель. В качестве инструментария можно использовать распространенные виды программных продуктов для персонального компьютера:

— текстовый процессор (редактор),

— настольные издательские системы,

— электронные таблицы,

— электронные записные книжки,

— системы управления базами данных,

— электронные календари,

— информационные системы функционального назначения (финансовые, бухгалтерские, для маркетинга и пр.),

— экспертные системы и т. д.

Организация достигнет успеха тогда, когда она будет хорошо спланирована и управляема, и внутри организации будет производиться своевременная и правильная работа со всей документацией, выработанной в процессе ее деятельности.

За время своего существования компьютерные технологии прошли длительный путь развития не только в области программных продуктов, но и в области интеграции компьютерных технологий и бизнес-процессов. Изначально созданные для автоматизации рутинных процессов компьютерные технологии стали решающим фактором, определяющим сами бизнес-процессы. Сейчас уже очень трудно представить современный офис не только без компьютера, но и без специальных программ, позволяющих автоматизировать всю работу с документацией. Можно сказать, что на сегодняшний день базовая функциональность этих программ соответствует основным требованиям российского делопроизводства и обеспечивает реализацию всех основных делопроизводственных операций. Поэтому при выборе того или иного программного продукта основное внимание необходимо обращать на детали, особенности функционирования и настройки того или иного программного обеспечения. А так как спрос на такие программы постоянно увеличивается, то производители создают все более и более совершенные системы, позволяющие решить любые административные вопросы.

Безусловно, вопрос автоматизации документооборота решается для каждой фирмы индивидуально. Но стоит помнить, что автоматизация процесса документооборота в одном отдельном отделе не будет эффективной, поэтому этот процесс должен проходить комплексно во всех отделах.

Существует немало отрицательных моментов, связанных с интеграцией новых технологий, обучением персонала, дооснащением оборудованием рабочих мест, мотивацией руководства на использование систем автоматизации процесса документооборота, что говорит о многосторонней проблеме автоматизации и возможности дальнейших исследований данной тематики.

1. Аладин, Н. Электронный документооборот для всех и для всего / Н. Аладин // Банковские технологии. — 2008. — № 7. — С.57−59

2. Белая, Т. Р. Автоматизированная система документационного обеспечения управления: организация создания АС ДОУ / Т. Р. Белая // Делопроизводство. — 2007. — № 3. — С.40−47

3. ООО «Босс-Референт», продукт БОСС-Референт [Электронный ресурс]. — 2010. — Режим доступа: http://www.boss-referent.ru/about/

4. ООО «ЭОС», продукт Дело [Электронный ресурс]. — 2010. — Режим доступа: http://www.eos.ru/eos_products/eos_delo/

5. Доронина Л. А. Систематизация документов в кадровой службе // Справочник кадровика .- 2004. № 1.С.9−13.

6. ООО «ЭОС», продукт ЕВФРАТ-Документооборот [Электронный ресурс]. — 2010. — Режим доступа: http://www.eos.ru/eos_products/eos_delo/

7. ООО «Монолит-Инфо», продукт Монолит-персонал [Электронный ресурс]. — 2010. — Режим доступа: http://www.monolit.com/ru/products/controlpersonal

8. Еремченко В. А. О проблеме электронных документов // Секретарское дело 2001. № 3. С. 23−26.

9. Ефимова О. А. Современные системы автоматизации делопроизводства попытка анализа и классификации // Секретарское дело 2000. № 4. С. 23−28.

10. Кирсанова М. В., Аксенов Ю. М. Курс делопроизводства: Документальное обеспечение управления: Учебное пособие — 2 изд. — М.: Инфра — М. — 2004. 321с.

11. Короткий С. Современные технологии корпоративного документооборота // Компьютерный еженедельник «Компьютерра» 2000. № 3. С. 13−19.

12. Кузнецов С. Л. Проблема выбора программного обеспечения для комплексной автоматизации работы офиса // Секретарское дело 2000. № 4. С. 23−28.

13. Кузнецов С. Л. Российские программы комплексной автоматизации делопроизводства // Делопроизводство 2001. № 2. С. 27−32.

14. Кузнецов, С. Л. Международные требования к системам автоматизации делопроизводства / С. Л. Кузнецов // Делопроизводство. — 2006. — № 3. — С.63−69

15. Романов, Д.А., Ильина, Т.Н., Логинова, А. Ю. Правда об электронном документообороте / Д. А. Романов, Т. Н. Ильина, А. Ю. Логинова. — М.: Компания АйТи: ДМК Пресс, 2004. — 224 с.

16. Сокова А. Н. Электронное делопроизводство (Практический взгляд на проблему в реальных условиях) // Делопроизводство 2000. № 1. С. 32−37.