Организация деятельности муниципальной администрации на примере Новоукраинского сельского поселения Гулькевического района

Отчет по практике Организация деятельности муниципальной администрации на примере Новоукраинского сельского поселения Гулькевического района

1. Характеристика муниципального образования

2. Организационная характеристика администрации Новоукраинского сельского поселения

2.1 Организационная структура управления

2.2 Правовое обеспечение и основные функциональные обязанности объекта исследования

2.3 Организация и исполнение бюджета муниципального образования

3. Анализ организации и ведения делопроизводства

3.1 Содержание делопроизводства в муниципальной сфере

3.2 Автоматизация делопроизводства Заключение делопроизводство правовое обеспечение муниципальная администрация

Целью учебной ознакомительной практики является изучение организации и ведения делопроизводства в органах государственной и муниципальной власти.

Задачами учебной ознакомительной практики являются:

— ознакомление с делопроизводством, принципами ведения и организацией движения организационной и распорядительной документации;

— ознакомление с организацией учета и хранения документов;

— ознакомление с функциями руководителей структурных подразделений и исполнителей;

— формирование самостоятельных навыков ведения делопроизводства;

— формирование первичных навыков в сфере применение информационных технологий в профессиональной деятельности (знакомство с прикладными программами и формирование навыков работы с текстовыми редакторами).

Объектом практики выступила администрация муниципального образования — Новоукраинское сельское поселение Гулькевического района.

Основой для работы в ходе практики послужила организационная, распорядительная документация; исходящая документация (служебные письма, отчеты и справки); нормативно — правовые акты, регламентирующие деятельность муниципальных служащих.

1. Характеристика муниципального образования

Объектом практики выступила администрация муниципального образования — Новоукраинское сельское поселение Гулькевического района.

Организация местного самоуправления входит в круг фундаментальных проблем, функционирования демократического общества и государства. Процессы реформирования всех сторон общественной жизни в современной России проходят в условиях кардинальных изменений гражданского сознания, когда демократические формы организации жизни общества сталкиваются с консервативными устремлениями к упрощенному пониманию отношения человека и общества, гражданина и государства. Анализ природы местной власти позволяет сделать вывод о том, что в ней одновременно сочетаются два начала: общественное и государственное. Правильное осознание особенностей местной власти и механизма ее взаимодействия с государственной властью позволяет органам местного самоуправления эффективно осуществлять свою деятельность.

Одним из основных направлений государственной политики в области местного самоуправления явилось дальнейшее формирование правовой базы местного самоуправления, обеспечивающей становление местного самоуправления.

Гулькевический район образован 31 декабря 1934 г. Он выделен из Кропоткинского р-на. В него вошли сельские Советы: «Венцы-Заря», Соколовский, Гулькевичский, Майкопский, Николенский, Новомихайловский, Новоукраинский, Отрадо-Кубанский, Сонентальский, Тысячный.

Общая земельная площадь р-на 139 447 га, сельхозугодий — 113 931 га, пашни — 106 250 га. Лесной фонд — 5 463 га, водное пространство— 3 035 га. Населенных пунктов — 64.

Имеются железнодорожная и автобусная станции. Район пересекает автомобильная трасса «Ростов—Баку». Через район протекает река Кубань. Протяженность ее 142 км. Есть река Самойлова балка. Длина ее водотока 20 км. Река озерного типа, берет начало в 2—3 км восточное х. Крупского, а затем теряется в р-не х.Вишневского. Основным источником ее питания являются атмосферные осадки и грунтовые воды.

На протяжении многих лет сельхозпредприятия района достигали высокой урожайности зерновых культур, сахарной свеклы, овощей и картофеля, и занимали лидирующие позиции в крае. Наличие собственной племенной базы и развитое кормопроизводство, внедрение интенсивных технологий способствуют развитию мясного и молочного животноводства и скороспелого свиноводства, что в перспективе позволит превратить район в мощную базу по производству молока и мяса. Животноводы района добиваются высоких результатов по надоям молока от одной коровы и продуктивности животных на откорме. Интенсивное развитие сельскохозяйственного производства свидетельствует о значительном инвестиционном потенциале развития перерабатывающей пищевой промышленности.

Кроме того, Гулькевичский район обладает богатейшей минерально-сырьевой базой общераспространенных полезных ископаемых. Оптимальный для промышленной переработки гранулометрический состав песчано-гравийной массы обусловил размещение в районе крупнейших в крае промышленных предприятий по добыче и переработке нерудных полезных ископаемых.

Благоприятное географическое положение, развитая транспортная инфраструктура (три железнодорожные станции, федеральная автодорога М-29 «Ростов-Махачкала») и наличие собственных сырьевых ресурсов способствуют созданию в муниципальном образовании высокоразвитой строительной индустрии и мощного агропромышленного комплекса за счет модернизации действующих и строительства новых предприятий, а прогрессивная социально-экономическая политика, проводимая руководством района, позволяет реализовать многие самые смелые и перспективные проекты. Территориальное расположение муниципального образования представлено на рисунке 1.

Рисунок 1 — Территориальное расположение муниципального образования Сейчас в районе 1 город, 62 хутора и села и 1 станица. Динамика численности населения представлена на рисунке 2.

По данным рисунка, можно отметить, что в период с 2000 по 2002 год численность населения снижается — происходит отток населения в связи с упадком сельского хозяйства. Жители района предпочитали миграцию в более благополучные районы и субъекты РФ. На сегодня, численность населения увеличивается, — на положительную динамику оказали влияние реализация Национальных проектов, позволяющие улучшить качество жизни на селе.

Рисунок 2 — Динамика численности населения Плотность населения на 1 кв. км 71,9 человек. Это второе место в крае. Первое принадлежит Динскому р-ну. По краю -66,3 человека на 1кв. км.

Административный Гулькевичский район расположен в восточной части Краснодарского края. На севере он граничит с Кавказским р-ном, на востоке — со Ставропольским краем, на юге — с Новокубанским и Курганинским р-нами, на западе — с Тбилисским. Центр р-на — г. Гулькевичи. Расположен в 150 км-от Краснодара. Промышленность р-на представлена предприятиями по производству стройматериалов, базирующимися на разработке местных нерудных материалов. Есть несколько предприятий по переработке сельхозсырья. Основное направление района зерновое и животноводческое, с развитым свеклосеянием. На территории р-на проложены: магистральный газопровод Александровск-Ленинградская, нефтепровод МалгобекТихорецк.

2. Организационная характеристика администрации Новоукраинского сельского поселения

2.1 Организационная структура управления

Практику непосредственно проходила в Новоукраинском сельское поселении, которое включает село Новоукраинское и хутор Самойлов.

Юридический адрес: 352 165, край Краснодарский, район Гулькевичский, село Новоукраинское, улица Тимирязева, 21

Структуру органов местного самоуправления составляют представительный орган муниципального образования, глава муниципального образования, местная администрация (исполнительно-распорядительный орган местного самоуправления), контрольный орган муниципального образования, иные органы и выборные должностные лица местного самоуправления, предусмотренные уставом муниципального образования и обладающие собственными полномочиями по решению вопросов местного значения. Организационная структура Администрации Новоукраинского сельского поселения представлена на рисунке 3. Организационная структура составлена на основании штатного расписания сельского поселения — приложение А.

В Приложении Б представлено штатное расписание Администрации Гулькувического района.

Рисунок 3 — Организационная структура Администрации Новоукраинского сельского поселения

Данная структура традиционного типа — линейно-функциональная. В соответствии с действующим законодательством, видна обязательность наличия представительного органа, главы муниципального образования и местной администрации.

Организацию деятельности представительного органа в соответствии с Уставом муниципального образования осуществляет его глава или председатель. Главной формой деятельности выборного представительного органа местного самоуправления является его работа в пленарном составе.

Глава муниципального образования в пределах полномочий, установленных законодательством, представляет муниципальное образование в отношениях с органами местного самоуправления других муниципальных образований, органами государственной власти субъекта Российской Федерации, гражданами и организациями, издает в пределах своих полномочий правовые акты, принятые представительным органом муниципального образования в порядке, установленном уставом муниципального образования. Глава муниципального образования подконтролен и подотчетен населению и представительному органу муниципального образования.

Федеральный закон предусматривает установление муниципальных должностей нормативными актами органов местного самоуправления в соответствии с реестром муниципальных должностей муниципальной службы, утверждаемым законом субъекта Российской Федерации. В большинстве законов субъектов РФ о муниципальной службе и об утверждении единых реестров муниципальных должностей муниципальной службы эти должности подразделяются на различные категории и группы. В них имеются муниципальные должности муниципальной службы, которые подразделяются на категории «А», «Б», «В».

К категории «А» относятся выборные муниципальные должности в представительных органах местного самоуправления, замещаемые на постоянной основе депутатами, и глава муниципального образования, к должностям категории «б» относятся муниципальные должности муниципальной службы (в том числе выборные), устанавливаемые уставом муниципального образования для непосредственного обеспечения исполнения полномочий лиц, замещающих муниципальные должности категории «А». К категории «В» — муниципальные должности муниципальной службы, устанавливаемые органами местного самоуправления для обеспечения исполнений их полномочий. В законе категории «Б» и «В» подразделяются, как правило, следующим образом: высшие (пятая группа); главные (четвертая); ведущие (третья); старшие (вторая); младшие (первая группа). Эта классификация является типичной для всех единых реестров муниципальной службы субъектов Российской Федерации.

Должности муниципальной службы должны соответствовать специализациям, предусматривающим наличие профессионального образования у муниципального служащего, пригодного для исполнения должностных обязанностей, стажа и опыта работы по специальности. Специализация муниципальных должностей устанавливается органами местного самоуправления в зависимости от функциональных особенностей муниципальной службы и предмета ведения соответствующих органов местного самоуправления.

В ст. 15 Федерального закона «Об основах муниципальной службы в Российской Федерации» закрепляется общий перечень гарантий для муниципального служащего, в число которых включены: условия работы, обеспечивающие исполнение им должностных обязанностей; денежное содержание и иные выплаты; ежегодный оплачиваемый отпуск; медицинское обслуживание его и членов его семьи и т. д.

Основные цели кадровой политики объекта исследования можно определить как:

1) обеспечение равных возможностей профессиональной и личностной самореализации каждому сотруднику, соблюдение принципов справедливости и социальной защищённости;

2) сопровождение трудовой и социальной жизни персонала в Компании в строгом соответствии с Трудовым Кодексом Российской Федерации, государственными законодательными актами, ведомственными и внутренними приказами и инструкциями, Коллективным договором между администрацией предприятия и трудовым коллективом;

3) анализ эффективности актуальной организационно — штатной структуры, предложения по ее оптимизации.

Права и обязанности сторон договора определяются: законодательными актами, правилами внутреннего распорядка, техническими правилами и распоряжениями администрации. Объем требований, предъявляемых к рабочим соответствующей специальности, и условия оплаты труда зависят от тарификации выполняемой работы.

Правила внутреннего распорядка представлены в Приложении В.

2.2 Правовое обеспечение и основные функциональные обязанности объекта исследования

Организационно-правовую основу функционирования отдела составляют Конституция Российской Федерации, федеральные законы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ и Администрации Краснодарского края, Уставом и законами Краснодарского края, приказы Главы Гулькувического района.

Российское законодательство, прежде всего Конституция РФ (ст.130), для определения характеристики предметов ведения местного самоуправления использует термин «вопросы местного значения». Перечень этих вопросов изложен в Конституции и в Законе, причем в Законе они устанавливаются по всем уровням (типам) муниципальных образований: вопросы местного значения поселения (ст.14), вопросы местного значения муниципального района (ст.15), вопросы местного значения городского округа (ст.16).

Общим для всех уровней муниципальных образований являются такие вопросы, как формирование, утверждение и исполнение соответствующих бюджетов, контроль над их исполнением; установление, изменение и отмена местных налогов и сборов; владение, пользование и распоряжение имуществом, находящимся в их собственности; организация в их границах электро — и газоснабжения и т. д. Другие вопросы местного значения четко разграничены между поселением и муниципальным районом, а за городским округом закреплен весь перечень вопросов местного значения поселений и муниципальных округов.

В ходе практики мной были рассмотрены и изучены полномочия муниципального образования Гулькевический район, которые сформированы в соответствии с ФЗ 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в российской федерации» от 6 октября 2003 года.

Так, к вопросам местного значения муниципального района относятся:

1) формирование, утверждение, исполнение бюджета муниципального района, контроль за исполнением данного бюджета;

2) установление, изменение и отмена местных налогов и сборов муниципального района;

3) владение, пользование и распоряжение имуществом, находящимся в муниципальной собственности муниципального района;

4) организация в границах муниципального района электрои газоснабжения поселений;

5) содержание и строительство автомобильных дорог общего пользования между населенными пунктами, мостов и иных транспортных инженерных сооружений вне границ населенных пунктов в границах муниципального района, за исключением автомобильных дорог общего пользования, мостов и иных транспортных инженерных сооружений федерального и регионального значения;

6) создание условий для предоставления транспортных услуг населению и организация транспортного обслуживания населения между поселениями в границах муниципального района;

7) участие в предупреждении и ликвидации последствий чрезвычайных ситуаций на территории муниципального района;

8) организация охраны общественного порядка на территории муниципального района муниципальной милицией;

9) организация мероприятий межпоселенческого характера по охране окружающей среды;

10) организация предоставления общедоступного и бесплатного начального общего, основного общего, среднего (полного) общего образования по основным общеобразовательным программам, за исключением полномочий по финансовому обеспечению образовательного процесса, отнесенных к полномочиям органов государственной власти субъектов Российской Федерации; организация предоставления дополнительного образования и общедоступного бесплатного дошкольного образования на территории муниципального района, а также организация отдыха детей в каникулярное время;

11) организация оказания на территории муниципального района скорой медицинской помощи (за исключением санитарно-авиационной), первичной медико-санитарной помощи в амбулаторно-поликлинических, стационарно-поликлинических и больничных учреждениях, медицинской помощи женщинам в период беременности, во время и после родов;

12) опека и попечительство;

13) организация утилизации и переработки бытовых и промышленных отходов;

14) утверждение схем территориального планирования муниципального района, правил землепользования и застройки межселенных территорий, утверждение подготовленной на основе схемы территориального планирования муниципального района документации по планировке территории, ведение информационной системы обеспечения градостроительной деятельности, осуществляемой на территории муниципального района, резервирование и изъятие, в том числе путем выкупа, земельных участков в границах муниципального района для муниципальных нужд, утверждение местных нормативов градостроительного проектирования межселенных территорий, осуществление земельного контроля за использованием земель межселенных территорий;

15) формирование и содержание муниципального архива, включая хранение архивных фондов поселений;

16) содержание на территории муниципального района межпоселенческих мест захоронения, организация ритуальных услуг;

17) создание условий для обеспечения поселений, входящих в состав муниципального района, услугами связи, общественного питания, торговли и бытового обслуживания;

18) организация библиотечного обслуживания населения межпоселенческими библиотеками, комплектование их библиотечных фондов;

19) создание условий для обеспечения поселений, входящих в состав муниципального района, услугами по организации досуга и услугами организаций культуры; создание условий для развития местного традиционного народного художественного творчества в поселениях, входящих в состав муниципального района;

20) выравнивание уровня бюджетной обеспеченности поселений, входящих в состав муниципального района, за счет средств бюджета муниципального района;

21) организация и осуществление мероприятий по гражданской обороне, защите населения и территории муниципального района от чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера;

22) создание, развитие и обеспечение охраны лечебно-оздоровительных местностей и курортов местного значения на территории муниципального района;

23) организация и осуществление мероприятий по мобилизационной подготовке муниципальных предприятий и учреждений, находящихся на межселенных территориях;

24) осуществление мероприятий по обеспечению безопасности людей на водных объектах, охране их жизни и здоровья;

25) создание условий для развития сельскохозяйственного производства в поселениях, расширения рынка сельскохозяйственной продукции, сырья и продовольствия;

26) обеспечение условий для развития на территории муниципального района физической культуры и массового спорта, организация проведения официальных физкультурно-оздоровительных и спортивных мероприятий муниципального района;

27) организация и осуществление мероприятий межпоселенческого характера по работе с детьми и молодежью;

28) осуществление в пределах, установленных водным законодательством Российской Федерации, полномочий собственника водных объектов, установление правил использования водных объектов общего пользования для личных и бытовых нужд.

Органы местного самоуправления муниципального района вправе решать иные вопросы, не отнесенные к компетенции органов местного самоуправления других муниципальных образований, органов государственной власти и не исключенные из их компетенции федеральными законами и законами субъектов Российской Федерации, только за счет собственных доходов местных бюджетов (за исключением субвенций и дотаций, предоставляемых из федерального бюджета и бюджета субъекта Российской Федерации).

2.3 Организация и исполнение бюджета муниципального образования

На современном этапе социально-экономического развития Российской Федерации произошли принципиальные изменения финансовых взаимоотношений бюджетов различных уровней на основе укрепления бюджетного федерализма, повышения бюджетной дисциплины, прозрачности и стабильности распределения финансовых ресурсов. Бюджет муниципального образования фиксирует конкретные направления расходования средств, перераспределение национального дохода и внутреннего валового продукта, что позволяет ему выступать в качестве эффективного регулятора экономики.

Правовой основой бюджетного процесса в Гулькевичском районе являются: Конституция Российской Федерации; Федеральный закон «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации»; федеральное бюджетное законодательство; бюджетное законодательство Курганской области; Устав района.

В соответствии с вышеперечисленными нормативно-правовыми актами, регламентирующие бюджетную деятельность муниципального образования и в ходе реализации полномочий осуществления бюджетного процесса районная Дума:

1) утверждает бюджет Гулькевичского района и отчет о его исполнении, рассматривает ежеквартальные отчеты об исполнении бюджета района;

2) принимает планы и программы развития Гулькевичского района, утверждает отчеты об их исполнении;

3) утверждает муниципальные минимальные социальные стандарты и другие нормативы расходов местного бюджета;

4) устанавливает и отменяет местные налоги и сборы в соответствии с действующим законодательством;

5) предоставляет налоговые льготы по платежам в бюджет Гулькевичского района в соответствии с действующим законодательством;

6) определяет порядок направления в бюджет района доходов от использования муниципальной собственности, местных налогов и сборов;

7) принимает решения о целях, формах, суммах долгосрочных (на срок свыше одного года) заимствований;

8) устанавливает порядок ведения реестра расходных обязательств района;

9) осуществляет контроль за исполнением бюджета Гулькевичского района;

10) устанавливает правила размещения муниципального заказа на закупку товаров, выполнение работ (оказание услуг) для муниципальных нужд;

11) принимает решения о предоставлении финансовой помощи и бюджетных ссуд из бюджета Гулькевичского района;

12) формирует и определяет правовой статус органов, осуществляющих контроль за исполнением бюджета Гулькевичского района;

13) осуществляет другие полномочия в соответствии с Бюджетным кодексом Российской Федерации и иными правовыми актами бюджетного законодательства Российской Федерации, Краснодарского края и Уставом район.

Перечень муниципальных услуг, оказываемых физическим и юридическим лицам распорядителями средств бюджета муниципального образования Гулькевичский район представлен в Приложении Г.

В ходе прохождения практики я ознакомилась с формированием доходной части бюджета Гулькевичского района на 2011 год:

— Объем бюджета по доходам на 25.02.2011 год 817 416,8 тыс. руб.

— Изменение поступлений от других уровней бюджетной системы (увеличено) — (380,8) тыс. рублей;

— Увеличены доходы 12 113,0 тыс. рублей.

— Поступления от возврата межбюджетных трансфертов-5088,4 тыс. рублей.

Итого доходы: 834 999,0 тыс. рублей

Изменение поступлений от других уровней бюджетной системы (увеличено) — 380,8 тыс. рублей;

Изменение поступлений из бюджетов поселений-94,7 тыс. рублей:

-на реализацию переданных полномочий по содержанию аварийно-спасательного отряда-94,7 тыс. рублей;

За счет средств краевого бюджета (увеличено) 5310,4 тыс. рублей:

— на реализацию КЦП «Развитие массового спорта" — 3109,6 тыс. рублей;

— на реализацию КЦП «Молодежь Кубани"-512,0 тыс. рублей;

— на реализацию КЦП «Развитие образования"-1688,8 тыс. рублей;

За счет средств краевого бюджета (уменьшено)-5024,3 тыс. рублей:

— на предоставление жилых помещений детям-сиротам-5024,3 тыс. рублей;

Поступления от возврата межбюджетных трансфертов-5088,4 тыс. рублей:

1.РОНО-5001,6 тыс. рублей;

— 0701 4 209 903 031−5000,0 тыс. рублей на решение социально-значимых вопросов (кап. ремонт ДДУ);

— 1004 5 058 401 005−0,5 тыс. рублей на компенсацию части родительской платы;

— 0709 5 221 600 031−1,1 тыс. рублей на реализацию КЦП «Развитие образования»;

2. Администрация района-86,8 тыс. рублей;

— 0412 5 221 500 013 -86,8 тыс. рублей на реализацию КЦП «Поддержки малого и среднего предпринимательства»

Пояснительная записка по увеличению доходов представлена в приложении Д.

Если рассматривать расходную часть бюджета, то мной было уделено внимание перечню долгосрочных муниципальных целевых программ и объемы бюджетных ассигнований из бюджета муниципального образования Гулькевичский район, предусмотренные на их реализацию, на 2011 год — Приложение Ж.

3. Анализ организации и ведения делопроизводства

3.1 Содержание делопроизводства в муниципальной сфере

Под делопроизводством или документационным обеспечением управления принято понимать отрасль деятельности, связанную с обеспечением документального оформления и организацией дальнейшей работы с различными официальными документами. (Определение приводится на основании ГОСТ Р 51 141−98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» — документа, утвержденный постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. N 28.)

Документирование является одной из составляющих частей делопроизводства, напрямую связанных с процессом создания документации. Понятие «документооборот», в свою очередь, объединяет все вопросы, связанные с учетом и движением документов. Область делопроизводства, направленная на создание и поддержание функционирования системы организации и хранения документов, называется архивное дело. Деятельность человека в сфере управления всегда сопровождается разработкой и движением различной документации; в связи с этим делопроизводство сегодня может упоминаться и под названием ДОУ, что означает документационное обеспечение управления.

В соответствии с ГОСТом Р 51 141−98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.»:

Делопроизводство или документационное обеспечение управления — это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Документирование — это запись информации на различных носителях по установленным правилам. Результатом документирования является документ — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Реквизит — обязательный элемент оформления официального документа.

Организация работы с документами — это организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения. Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку, называется делом. Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке, называется номенклатурой дел.

В качестве функционального предназначения службы ДОУ (выполняющего ее функции должностного лица) ГСДОУ определяет внедрение на предприятии единого порядка работы с документами (их подготовки и обработки), а также последующее совершенствование форм и методов указанной работы, в том числе посредством более широкого применения средств автоматизации и механизации делопроизводственных процессов. Этот же раздел документа определяет общий порядок комплектования службы ДОУ работниками требуемой квалификации и численности, а также нормирования работ по делопроизводству (ДОУ). Общие указания относительно требований к организации рабочих мест и обеспечению условий труда работников службы ДОУ содержатся в прил. 12 к ГСДОУ.

Наконец, согласно данному приложению в качестве основных организационно-распорядительных документов, регламентирующих деятельность службы, следует рассматривать положение о службе ДОУ и должностные инструкции ее работников.

Все перечисленные вопросы имеют особое значение для надлежащего функционирования службы ДОУ и будут соответствующим образом освещены далее. А сейчас остановимся на предусмотренных ГСДОУ вариантах организационной структуры, или организации службы ДОУ.

Рисунок 5 — Организация делопроизводства

К принципам организации документооборота относятся следующие:

— централизация операций по приему, первичной обработке и отправке документов (это означает, что все документы, поступающие в организацию всеми способами доставки (по почте, факсу, электронной почте и др.) и отправляемые из организации, обрабатываются в службе ДОУ)[1];

— максимальное сокращение числа инстанций прохождения и исключение возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью (возвратным считается такое движение документа, при котором он поступает в ту инстанцию, в которой уже проходил обработку);

— маршрутизация отдельных видов документов (разработка схем прохождения документов);

— однократность регистрации документов (документы, поступающие в организацию и создаваемые в организации, регистрируются один раз: входящие — при поступлении, внутренние и исходящие — при создании; регистрация документов может осуществляться в службе ДОУ учреждения или в структурном подразделении);

— организация предварительного рассмотрения документов (распределение документов, поступивших в организацию, на документы, направляемые на резолюцию руководителю, его заместителям и передаваемые на исполнение непосредственно в подразделения; предварительное рассмотрение проводит специалист службы ДОУ (секретарь-референт или помощник руководителя);

— вынесение конкретных резолюций, по возможности точно определяющих исполнителя, поручение, срок исполнения;

— исключение необоснованных согласований, организация параллельного согласования документов одновременно несколькими работниками (копирование проекта документа или передача его по электронной почте одновременно всем заинтересованным лицам);

— снижение уровня подписания документов.

В настоящее время общая регламентация делопроизводства осуществляется на основе следующих актов и документов:

1. Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ);

2. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р5П41−98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;

3. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р6.30−2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

4. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (2000 г.);

5. Общероссийский классификатор управленческойдокументации

6. (ОКУД) ОК 011−93 (1993 г., с изм. и доп. 1999;2002 гг.);

7. Санитарные нормы и правила СанПин 2.2.2 / 2.4.1340−03 «Гигиенические требования к персональным ЭВМ и организации работы"10;

8. Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления (1995 г.);

9. Квалификационныйсправочник должностей служащих (1998 г., с изм. и доп. 1999—2002 гг.)11;

10. Основные правила работы архивов организаций (2002 г.);

11. Методические рекомендации ВНИИДАДФАС РФ"Унификация текстов управленческих документов" (1998 г.);

12. Методические рекомендации ВНИИДЛДФАС РФ «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (2003 г.);

13. Методические рекомендации ВНИИДАД ФАС РФ «Ведение делопроизводства в организации» (2004 г.).

В этом перечне не представлен законодательный акт. регламентирующий делопроизводство. Дело в том, что такого документа в отечественном законодательстве пока нет. Известно, однако, что на протяжении нескольких последних лет ведется разработка проекта Федерального закона «О документационном обеспечении управленческой деятельности».

К числу основных локальных актов предприятия, регламентирующих отдельные направления ведения (осуществления) делопроизводства (ДОУ), следует отнести:

— правила внутреннего трудового распорядка (Приложение А);

— положение о порядке обработки персональных данных работников;

— положение о ведении деловой переписки (внутренней и внешней);

— положение о делопроизводстве (службе ДОУ);

— положение об архиве.

Функциональные обязанности служащего, отвечающего за делопроизводство в Администрации Новоукраинское сельское поселение представлены в должностной инструкции — Приложение З.

В ходе практики мной была изучена работа с письмами и исходящей документацией. Письма-запросы и письма-ответы следует рассматривать как речевую реализацию двусторонней связи. Письмо-ответ при этом выступает как зависимый элемент по отношению к письму-запросу. Характер информации в письме-вопросе предполагает вариантность ожидаемой информации в письме-ответе. Эта вариантность может принять форму альтернативы. Так, письмо, содержащее предложение, требует ясного ответа, принимает ли его другая сторона или нет. Аналогичной реакции требует письмо, содержащее просьбу. Все это позволяет говорить, что в сфере деловой переписки действует принцип соблюдения параллелизма в аспектах содержания, что получает свое отражение в языке вторичной ответной корреспонденции.

Этот принцип требует:

— ссылки на первичное письмо и тему первичного письма;

— соблюдения идентичности языковых средств выражения в обоих письмах, прежде всего терминологии;

— совпадения объема информации и аспектации содержания в обоих видах писем;

— соблюдения последовательности в изложении аспектов содержания.

Однако письмо-ответ может начинаться с выделения на первое место не того аспекта (пункта), который выделен на первом месте в первичном письме.

Это зависит от мнения другой стороны, от степени производственной значимости затронутого вопроса. Но ни один из пунктов письма не должен оставаться без ответа. В противном случае письмо должно включать указание на следующее письмо, посвященное данному аспекту, которое будет отправлено впоследствии.

Такие письма можно разделить на следующие виды:

— письмо-запрос (ему соответствуют письмо-справка, письмо-извещение);

— письмо-просьба (ответ может быть либо положительным, либо отрицательным);

— письмо, включающее конкретное предложение. К нему примыкает письмо-приглашение, (ответ также может быть либо положительным, либо отрицательным).

Письмо-обращение следует отнести не к служебной переписке, а к общественной. Такое письмо адресуется целому коллективу, например, с призывом принять участие в совместном проведении общих мероприятий общественного характера.

Письма-запросы применяются в тех случаях, когда не представляется возможным лично или по телефону решить данный вопрос. Письма-запросы обычно применяются в деловых взаимоотношениях между различными юридическими лицами, имеющими свой самостоятельный расчетный счет в банке

В целом движение исходящих документов включает следующие этапы:

1. Подготовка исполнителем проекта документа.

2. Согласование (визирование) проекта документа.

3. Доработка проекта документа по замечаниям.

4. Повторное визирование документа.

5. Подписание документа руководителем.

6. Регистрация документа (в службе ДОУ или в подразделении, если документ подписан руководителем подразделения).

7. Передача документа в службу ДОУ (если документ подписан руководителем подразделения).

8. Отправка документа корреспонденту и передача копии в дело.

Отправка документа должна производиться Документы, переданные на отправку, должны быть отправлены в тот же день или, в крайнем случае, — на следующий день.

Движение внутренних документов организации на стадии подготовки и оформления должно быть организовано аналогично движению отправляемых документов, а на стадии исполнения или использования — аналогично движению поступающих документов.

В ходе практики мной было составлено письмо — просьба к Главе Новоукраисного сельского поселения (Приложение И).

К особенностям организационно-правового обеспечения функционирования системы управления персоналом управления муниципальным образованием можно отнести процессы регламентации труда специалистов, что особенно актуально при решении вопросов повышения качества функционирования органов государственного и / или муниципального управления в настоящее время.

Применительно к управленческому труду наиболее подходящим будет следующее определение регламентации функций: совокупность правил, определяющих порядок деятельности государственных (муниципальных) органов, учреждений, организаций и предприятий.

На основании анализа соответствующих регламентов Администрации Новоукраинского сельского поселения, можно спроектировать модель регламентирования кадрового управления — рисунок 4 — на основе нормативно-функционального подхода, который способствует унификации организационных форм управления.

Так, современная концепция разработки системы регламентации основывается на применении двух различных, но взаимосвязанных и взаимозависимых способов совершенствования организации управленческого труда: рационализации методов работы и нормирования труда. Следует отметить, что именно эти два способа лежат в основе комплекса мероприятий, направленных на совершенствование организационного обеспечения кадрового управления.

При создании регламентов в сфере муниципального управления следует соблюдать и учитывать следующие требования:

1) единство используемой терминологии и требований, предъявляемых к организационно-распорядительным документам (ГОСТ 6.38−90. УСД. Система ОРД. Требования к оформлению документов);

2) единообразие правил разработки и оформления регламентов, независимо от предметной области;

3) возможности автоматизированной обработки документированных данных любого регламента;

4) единство ведения и внедрения регламентов.

Рисунок 4 — Модель разработки регламентов

В ходе практики мной были рассмотрены и проанализированы административные регламенты, перечень которых представлен в Приложении К.

3.2 Автоматизация делопроизводства

Компьютеризованные управляющие информационные системы (УИС) быстро становятся основным механизмом обеспечения работников социальной сферы информацией, необходимой для разработки и осуществления программ.

Объем требуемой документации сейчас достиг критической величины; зачастую бесполезный сбор информации отвлекает от выполнения основной работы, снижает удовлетворенность трудом.

Рисунок 6 — Потенциал компьютерных информационных систем и систем разработки программ Основные решения для делопроизводства и деловых процедур можно сгруппировать в систему управления документами, которая обеспечивает регистрацию, хранение и поиск документов.

Документационное обеспечение управления охватывает три основные задачи применительно к системам автоматизации:

— документирование (т.е. подготовка, оформление, согласование и изготовление документов);

— организация документооборота (обеспечение движения, поиска, хранения и использования документов);

— систематизация архивного хранения (определение правил хранения информации, ее поиска и использования для поддержки принятия решений, секретность).

Таким образом, автоматизированная система электронного документооборота обязана, в частности, иметь следующие характеристики:

— после регистрации информационного материала в качестве документа, его автор уже не имеет возможности как-либо изменить или уничтожить документ;

— документу устанавливается срок хранения, соответствующий требованиям законодательства и контролирующих организаций. Средства системы должны позволять «запрограммировать» все встречающиеся в отечественных нормативных актах варианты правил вычисления срока хранения (в течение заданного отрезка времени, до определенного наступления события, комбинированные, и т. д.);

— система должна защищать хранимые в ней документы от каких-либо изменений. Уничтожать электронные документы могут только специально уполномоченными лица — сотрудники служб ДОУ или IТ, в рамках плановой работы по экспертизе ценности и уничтожению документов с истекшими сроками хранения.

Проектируемачя система автоматизации делопроизводства должна включать средства и правила создания документов, ведения их электронного архива, поддержки документооборота. Чтобы обеспечить эффективное использование информации, все остальные компоненты управления должны опираться на систему ведения делопроизводства, лишь в этом случае можно решить задачи, стоящие перед организацией. С точки зрения комплексной автоматизации деятельности предприятий их прикладные информационные системы должны опираться на программно-технические платформы и систему автоматизации делопроизводства. Таким образом, автоматизация документооборота в данном отделе позволяет повысить исполнительскую дисциплину, что осуществляется за счет улучшения контроля исполнения поручений по документам. Эффективная система уведомлений и напоминаний заранее предупреждает всех должностных лиц о приближении сроков исполнения распоряжений. При помощи формирования сводных отчетов и журналов легко составить полную картину работы, как отдельных сотрудников, так и предприятия в целом.

Заключение

В ходе практики мной были рассмотрены вопросы организации органа муниципального управления — Администрации Новоукраинского сельского поселения Гулькевического района. Так, была рассмотрена краткая характеристика муниципального образования, проанализированы основные функции и полномочия управленческого органа. В процессе практики были рассмотрены источники формирования бюджета муниципального образования и направления расходования муниципальных средств.

Основными задачами практики являлись анализ и оценка организации документооборота в органах муниципального управления. В ходе практики мной:

— были рассмотрены требования и принципы организации документооборота;

— основные требования к управленческим регламентам;

— была сформирована общая модель организации управленческих регламентом в сере муниципального управления;

— рассмотрены основные требования к работе с письмами и составлено письмо Главе поселения;

— были проанализированы возможности автоматизации работы с организационными документами и письмами.

Практика позволила мне закрепить теоретические знания, полученные в ходе обучения, и позволила сформовать первичные навыки работы с документами и прикладными информационными средствами (работа с текстовыми и табличными редакторами).

Список использованных источников

1.Конституция Российской Федерации. 12.12.1993 г.

2.ФЗ 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в российской федерации» от 6 октября 2003 года.

3.Федеральный закон «Об основах муниципальной службы в Российской Федерации» от 8.01.1998 года № 8-ФЗ

4.Закон Краснодарского края «Об установлении границ муниципального образования Гулькевичский район, наделении его статусом муниципального района, образовании в его составе муниципальных образований — городских и сельских поселений — и установлении их границ» от 5 мая 2004 г. N 704-КЗ

5.О реформе местного самоуправления в РФ. Указ Президента Федерации от 26.10.1993 года № 1760

6.Административный регламент по исполнению муниципальной функции по проведению проверок при осуществлении муниципального контроля за безопасным состоянием действующих и вновь открываемых маршрутов и обеспечением безопасности пассажирских перевозок в муниципальном образовании Гулькевичский район

7.О гарантиях местного самоуправления в РФ. Указ Президента РФ от 22.12.1993 года № 557

8.Об утверждении годового отчета об исполнении бюджета муниципального образования Гулькевичский район за 2009 год

9.О бюджете муниципального образования Гулькевичский район на 2010 год и на плановый период 2011 и 2012 годов

10.О бюджете муниципального образования Гулькевичский район на 2010 год и на плановый период 2011 и 2012 годов

11.Об утверждении методических указаний по планированию бюджетных ассигнований на реализацию расходных обязательств муниципального образования Гулькевичский район в 2012 году и плановом периоде 2013 и 2014 годов

12.О внесении изменений в бюджет 2010 — 25 июня

13.Отчеты исполнения бюджета

Приложение Б

Штатное расписание Администрации Гулькевичский район

Приложение Г

Перечень муниципальных услуг, оказываемых физическим и юридическим лицам распорядителями средств бюджета муниципального образования Гулькевичский район