Операции в Excel

1. Назначение команды «Закрепить области» и ее выполнение

Команда «закрепить области» применяется для просмотра разных частей листа путем закрепления областей.

Рисунок 1. — Команда «Закрепить области»

Закрепление областей (Область окна. Часть окна документа, окруженная границей и отделенная от других частей вертикальными или горизонтальными полосами) позволяет выбрать данные, которые остаются видимыми при прокрутке листа. Например, можно закрепить заголовки строки и столбца, чтобы не терять их из виду.

Чтобы закрепить область, выполните одно из следующих действий.

Верхнюю горизонтальную область — выделите строку, под которой требуется разбить лист.

Левую вертикальную область — выделите столбец, слева от которого требуется разбить лист.

Обе области — выделите ячейку, расположенную слева и выше того места, где требуется разбить лист.

В меню «Окно» выберите команду «Закрепить области» .

Данная команда очень полезна в случае с большим количеством данных, которые не помещаются на одной странице. Приходится постоянно листать в стороны, что занимает очень много времени. Например, есть таблица с данными (см. рис.2).

Рисунок 2. — Таблица с данными

Столбцы №, Х, Y, Y1… Y15. Все столбцы не помещаются на экране, приходится постоянно листать вправо и тем самым не видно столбец «№». Это может привести к неправильному заполнению таблицы и повлечь за собой ошибки. Воспользуемся командой «Закрепить области» (см. рис.3).

Рисунок 3. — Лист с закрепленными областями

Станем мышью на ячейке D3 и нажмем на команду «Закрепить области». Теперь можно листать вниз (см. рис.4) и вправо (см. рис.5), но будут видны заголовки и последние столбцы таблицы.

Рисунок 4. — Пролистывание вправо с закрепленными областями

Рисунок 5. — Пролистывание вниз с закрепленными областями

2. Создание новой книги. Сохранение книги

Когда вы создаете новую рабочую книгу с помощью кнопки Создать стандартной панели инструментов, или команды Файл+Создать, или комбинации клавиш Ctrl+N, то Excel присвоит ей имя Книга1 (см. рис.7). Для того чтобы можно было работать с созданной рабочей книгой и дальше, необходимо сохранить данный файл на диске. Для этого щелкните по кнопке Сохранить стандартной панели инструментов, или выполните команду Файл/Сохранить, или нажмите комбинацию клавиш Ctrl+S.

Рисунок 6. — Панель инструментов с кнопкой «Создать»

Рисунок 7. — Меню Файл — Создать, Сохранить, Сохранить как…

В диалоговом окне Сохранение документа, которое появилось, введите имя файла в соответственное окно и укажите путь к нему. Если нужно сохранить файл в другом формате, то в поле Тип файла укажите этот формат. При необходимости щелкните по кнопке Параметры. Появится диалоговое окно Параметры сохранения, в котором можно указать, всегда ли создавать резервную копию, или задать пароли для защиты информации в файле от несанкционированного доступа или для дачи разрешения вносить изменения в файл, или рекомендовать доступ только для чтения (внесенные в файл изменения сохранить в нем невозможно).

Рисунок 8. — Параметры сохранения документа.

После того как вы сделали все настройки, щелкните по кнопке Сохранить или нажмите клавишу Enter.

С помощью команды Файл/Сохранить как можно сохранить только что отредактированный файл под другим именем, а выходной файл оставить без изменения.

В Excel также можно сохранить настройки рабочей книги в рабочем пространстве. Для создания файла рабочего пространства необходимо выполнить следующие шаги:

Открыть и упорядочить рабочие книги так, как бы вы хотели сохранить их в рабочем пространстве (рис.9).

Выполнить команду Файл/Сохранить рабочую область.

В диалоговом окне, которое появилось, ввести имя файла в соответственное поле.

Щелкнуть по кнопке Сохранить или нажать клавишу Enter.

Команда Сохранить рабочую область из меню Файл сохраняет информацию лишь о том, какие рабочие книги открыты и в каком порядке упорядочены окна на экране.

3. Создание списков Excel. Использование списков при вводе данных. Вставка примечаний

Если нужно создать список с временами года: зима, весна, лето, осень, выполним такие шаги:

Введем этот список в соответствующей ячейке столбца или строки.

Выделим этот список.

Выполним команду Сервис/Параметры. Появится соответствующее диалоговое окно, в котором выберем вкладку Списки.

В поле Импорт списка из ячеек будет показан диапазон выделенного списка. Нажмем на кнопке Импорт, а дальше на кнопке ОК.

Создать собственный список для автозаполнения можно и таким образом:

После команды Сервис/Параметры появится соответствующее диалоговое окно (см. рис.9), в котором выберем вкладку Списки. В поле Списки: выберите НОВЫЙ СПИСОК, а в поле Элементы списка: введите, например, список наибольших городов Украины: Киев, Харьков, Одесса, Донецк, Днепропетровск, Львов.

Рисунок 9. — Создание нового списка

Щелкните по кнопке Добавить.

Щелкните по кнопке ОК.

Теперь можно использовать эти списки. Например, когда наберем слово Лето, после чего протянем маркером Автозаполнителя по столбцам или строкам, то введем этот список.

(Копирование элементов списка с помощью Автозаполнителя осуществляется при нажатой клавише Ctrl).

Списки очень удобно использовать при вводе циклически повторяющихся данных: дни, месяцы, года, города, имена…

Создание числовой последовательности. Можно заполнить диапазон ячеек последовательностью чисел шагом 1 или другим. Для заполнения диапазона ячеек последовательностью чисел выполните такую последовательность действий:

Нужно ввести два числовых значения в соседних ячейках. Excel будет использовать эти значения для определения времени, за которое будут изменяться числа.

Выделить место ввода этих чисел.

Обозначить маркером Автозаполнителя место соседних ячеек, которое нужно заполнить.

Отпустить кнопку мыши. Excel заполнит обозначенное место соответственными значениями.

Создание последовательностей дат. Можно заполнить диапазон ячеек последовательностью дат, которые изменялись бы с определенным периодом. Для заполнения места ячеек датами выполним такие шаги:

Введем дату в ячейку. Если вам нужно, чтобы данные изменялись на заданный шаг, введите нужную дату в следующую ячейку диапазона.

Выделим место ввода дат.

Обозначим диапазон соседних ячеек, которые нужно заполнить, протянув маркером Автозаполнителя по нему.

Отпустим кнопку мыши. Excel заполнит область выделенных ячеек соответственными значениями.

Ввод последовательностей данных с помощью меню. Команда Правка/Заполнить дает возможность выбрать команду Прогрессия, после чего можно заполнять области с большей точностью, нежели с помощью Автозаполнителя. Командой Правка/Заполнить/Прогрессия можно задавать начальное и конечное значения.

Рисунок 10. — Последовательные списки

Рисунок 11. — Последовательные даты

Рисунок 12. — Меню «Правка/Заполнить/Прогрессия»

Примечание для ячейки. Примечание комментирует данные, которые находятся в ячейке. Чтобы ввести примечание в ячейку выполним команду Вид/Примечания, на панели инструментов, которая появилась, щелкните по кнопке Создать примечание. Или щелкните по ячейке правой кнопкой мыши и в контекстном меню, которое появилось, выберите Добавить примечание. В текстовое поле, которое появилось, введите примечание.

Рисунок 13. — Примечание

Ячейка, которая имеет примечание, обозначается в правом верхнем углу вкраплением красного цвета.

Отображать или спрятать содержимое ячейки можно с помощью команды Отобразить примечание или скрыть примечание из контекстного меню. Удалить или отредактировать примечание можно с помощью команды Удалить примечание или Изменить примечание контекстного меню.

Рисунок 14. — Вставка примечания

4. Автоформатирование таблиц

Автоматическое форматирование ячеек. Если вы не знаете, как подобрать комбинацию цветов, то используйте Автоформат. С его помощью можно выбрать вариант оформления из списка шаблонов, который понравился. При составлении шаблонов были использованы различные опции форматирования: числовые форматы, выравнивание в ячейках, ширина столбцов, высота строки, шрифты, рамки и другие. Для применения формата выполните такую последовательность действий:

Выделите область ячеек, которую нужно отформатировать.

Выберите команду Формат/Автоформат. На экране появится диалоговое окно Автоформат.

Выберите один из форматов, приведенных в окне Список форматов. В коне Образец появится пример выбранного формата.

Рисунок 15. — Автоформатирование таблиц

Щелкните по кнопке ОК для форматирования выделенной области.

Рисунок 16. — Результат автоформатирования таблицы

5. Защита листов и книги

Защита ячеек используется для закрытия доступа к выделенным ячейкам. При создании документов чаще всего защита устанавливается на заголовок, шапку документа и на ячейки с расчетными формулами.

Рисунок 17. — Выделение защищаемых ячеек

Для установки защиты на ячейке таблицы необходимо выполнить такие действия:

Выделить ячейку или диапазон ячеек рабочего листа, на которые нужно установить защиту, но которые на данный момент должны быть открытыми для записи и редактирования.

Выберите команду Формат/Ячейки или нажмите комбинацию клавиш Ctrl+1 или щелкните правой кнопкой мыши и выберите команду Формат ячеек из контекстного меню. В диалоговом окне Формат ячеек выберите вкладку Защита.

Снимите, если нужно, опцию Защищаемая ячейка и щелкните по кнопке ОК.

Выполните команду Сервис/Защита/Защитить лист. Появится диалоговое окно Защитить лист.

В соответствующее поле введите пароль (рис.18) и щелкните по кнопке ОК. Появится диалоговое окно Подтверждение пароля, в котором повторно введите свой пароль и щёлкните на кнопке ОК.

После чего выполните первые два пункта, установите опцию Защищаемая ячейка и щелкните по кнопке ОК.

Рисунок 18. — Настройка защиты

При необходимости внесения правок в защищенные ячейки нужно снять защиту с рабочего листа. Для этого выполните команду Сервис/Защита/Снять защиту листа. Появится диалоговое окно Снять защиту листа, в соответствующее поле которого введите установленный пароль и щелкните по кнопке ОК. После этого все ячейки рабочего листа будут открыты для записи и редактирования.

Рисунок 19. — Снятие защиты

6. Печать рабочих листов

Опции программы Excel позволяют управлять выведением на печать данных рабочих листов и диаграмм. Можно использовать команду Просмотр для предварительного просмотра данных перед печатью. Команда Параметры страницы позволяет установить поля, ввести верхние и нижние колонтитулы.

Печать заданной области

Можно напечатать содержимое рабочей книги, конкретного рабочего листа или выделенного интервала. По умолчанию программа Excel выделяет и печатает текущий рабочий лист. Можно задать, какую часть рабочего листа нужно напечатать.

Печать заданного диапазона

Для печатания заданного диапазона рабочего листа выполните такие действия:

Выделите диапазон, который нужно напечатать.

Выберите команду Файл/Печать или нажмите комбинацию клавиш Ctrl+P. Появится диалоговое окно Печать.

В зоне Вывести на печать этого диалогового окна выберите опцию выделенный диапазон.

Щелкните по кнопке ОК, и программа Excel напечатает выделенный диапазон.

Задание области печати.

Если вы печатаете один и тот же диапазон рабочего листа, можно обозначить его как область печати, чтобы каждый раз при печати листа сразу его задавать.

Для задания области печати выполните такие действия:

Выполните команду Файл/Параметры страницы. Появится диалоговое окно Параметры страницы.

Щелкните по вкладке Лист этого листа, если он невыделенный.

Щелкните по полю Выводить на печать диапазон и обозначьте область печати, выделив нужный диапазон ячеек с помощью мыши или введя их адреса (около них появится рамка). Excel присвоит выделенному диапазону имя Область печати.

Для окончания работы щелкните по кнопке ОК.

Задать область печати можно также следующим образом:

Выделите необходимый для печати диапазон ячеек.

Выполните команду Файл / Область печати / Задать.

Рисунок 20. — Печать документа

Рисунок 21. — Параметры страницы

В зоне Масштаб установите переключатель в положение Установить, потом введите число в поле% от натуральной величины. Лист можно уменьшить до 10% или увеличить до 400% от нормального размера. (при печати листов диаграмм этот параметр доступный лишь для принтеров,

которые поддерживают изменение масштабов, рис.38).

Щелкните по кнопке ОК. При печати программа Excel разместит диапазон на одном листе.

Рисунок 22. — Параметры страницы

Установка других опций печати

В диалоговом окне Параметры страницы можно задать дополнительные опции печати. Можно спрятать или напечатать линии сетки, добавить на отдельном листе примечания к ячейкам, напечатать цветные рабочие листа черно — белым, напечатать заголовки строк и столбцов. Для этого выберите команду Параметры страницы меню Файл и щелкните по вкладке Лист. В зоне Печать диалогового окна поставьте или удалите нужные опции печати. В зоне Последовательность вывода страниц выберите одну из опций. После чего щелкните по кнопке ОК.

7. Построение диаграмм

Для представления в графическом виде данных рабочих листов (таблиц) используют диаграммы. Данные рабочего листа, которые используются при создании диаграмм, соединяются с ней и при их изменении диаграмма обновляется. Можно создавать встроенную диаграмму, которая добавлена непосредственно в рабочий лист, или выполнить ее на отдельном листе диаграммы в рабочей книге. После создания можно дополнить диаграмму названиями и линиями сетки. Для изменения формата диаграммы можно использовать автоформаты.

Создание диаграмм с помощью мастера диаграмм.

Для создания диаграммы с помощью мастера диаграммы выполните такие действия:

Выделите данные, которые вам нужно использовать в диаграмме.

Выполните команду Вставка/Диаграмма или щелкните по кнопке Мастер диаграмм.

Появится диалоговое окно Мастер диаграмм (шаг 1 из 4). Выберите тип диаграммы из соответствующего списка, а потом ее вид. После чего щелкните по кнопке Далее>. У вас есть возможность увидеть предыдущий вид диаграммы, нажав левой кнопкой мыши на кнопку Просмотр результата.

Рисунок 23. — Мастер диаграмм

Если адрес диапазона в текстовом поле Диапазон вкладки Диапазон данных правильный, щелкните по кнопке Далее>. В противоположном случае выделите диапазон в рабочем окне или введите адреса его ячеек и после этого щелкните по кнопке Далее>. Также можно внести некоторые изменения, выбравши вкладку Ряд. Появится новое диалоговое окно (рис.23).

В данном окне можно усовершенствовать диаграмму, используя соответствующие вкладки. Например, гистограмма может принять такой вид (рис. 24, 25). Щелкните по кнопке Далее>. Появится последнее диалоговое окно мастера диаграмм.

Укажите место расположения диаграммы.

Щелкните по кнопке Готово. Диаграмма появится на рабочем листе.

После вставки диаграммы в рабочий лист можно изменить ее размеры или переместить в другое место, перед этим выделив ее. Чтобы выделить диаграмму, поместите на ней курсор мыши и щелкните левой кнопкой мыши. При этом около диаграммы появится тонкая прямоугольная рамка с маркерами в виде черных квадратиков по углам, посередине каждой из сторон (размерные маркеры).

Для изменения размеров диаграммы выполните такие действия:

Выделите диаграмму.

Смените размеры диаграммы, перемещая размерные маркеры. Для пропорционального изменения размеров перемещайте угловые размерные маркеры, для изменения ширины или высоты — соответствующие маркеры на серединах сторон.

Рисунок 24. — Параметры диаграммы

Рисунок 25. — Параметры диаграммы (шаг 3)

Рисунок 26. — Параметры диаграммы (шаг 4)

Рисунок 27. — Построение диаграммы

Рисунок 28. — Настройка вида диаграммы

Для перемещения диаграммы выполните такие действия:

Выделите диаграмму.

Установить на диаграмме курсор, нажмите левую кнопку мыши и, не отпуская ее, переместите диаграмму на новое место.

В любой момент можно сменить тип или формат диаграммы. При этом программа преобразует диаграмму соответственно с измененным типом.

Для смены типа диаграммы выполните такие действия:

Щелкните левой кнопкой мыши по диаграмме, тип которой нужно изменить.

Щелкните правой кнопкой мыши и выберите команду Тип диаграммы из контекстного меню. Появится диалоговое окно Тип диаграммы.

Выберите нужный тип диаграммы.

Щелкните по кнопке ОК. Excel изменит тип диаграммы.