Подготовка и обработка экономической информации

Министерство образования Украины Приазовский Государственный Технический Университет Кафедра Менеджмента и маркетинга

Курсовая работа

«Подготовка и обработка экономической информации»

Выполнила: студентка

группы БД-07 Дольме В.В.

Проверила:

Ст. преп. Деревянко Т.А.

Мариуполь, 2008 год.

Реферат

Данная курсовая работа рассматривает проблему учета и анализа накладных, используемых организацией для учета поставок и продаж товара потребителям.

Рассматриваемая проблема актуальна и необходима при анализе результатов по полученным накладным.

Курсовая работа выполнена в СУБД ACCESS.

Ключевые слова: накладная, реляционная база данных, анализ информации, запрос, отчет, форма, автоматизация работы БД.

В настоящее время жизнь человека настолько сильно насыщена различного вида информацией, что для ее обработки требуется создание огромного количества хранилищ и банков данных различного назначения сейчас практически задача связана с манипулированием информацией и данными. По этой причине в последние годы появилось множество различных компьютерных систем, названных системами управления базы данных (БД), какие предназначены именно для этого целей.

По сути БД — это некоторое подобие электронной карточки, электронного хранилища данных, которые хранятся в компьютере в виде одного или нескольких файлов.

Существует большое количество программ, которые предназначены для структурирования информации, размещения ее таблицах и манипулирования имеющимися данными — такие программы и получили название СУБД. Основная особенность СУБД — это наличие средств для ввода и хранения не только самих данных, но и описания их структуры.

В большинстве БД используется реляционные модели данных, и практически все современные СУБД ориентированы именно на такое представление информации.

Приложение Access является реляционной СУБД, которая поддерживает все средства и возможности по обработки данных, свойственные реляционным моделям. При этом информация, которую необходимо хранить в соответствующих БД, может быть представлена в практически любом формате, в частности текстовом, графическом, числовом, денежном, дата и время и т. д.

Среди основных составляющих, которая поддерживает все средства и возможности по обработки данных, свойственные реляционным моделям. При этом информация, которую необходимо хранить в соответствующих БД с точки зрения Access можно выделять следующие объекты:

1. Таблицы — создаются пользователем для хранения информации о предметах или субъектах определенной структуре. Любая таблица состоит из полей (столбцов) и записей (строк).

2. Запросы — предназначены для получения требуемых данных из имеющихся в БД таблиц.

3. Формы — представляют собой объекты, используемые для разработки интерфейса, при помощи которого происходит ввод данных пользователем, а также отображение имеющейся в БД информации на экране

4. Отчеты — используются для подведения каких либо итогов на основании имеющихся данных и вывода этих итогов в определенной форме на печать.

5. Страницы — обеспечивают доступ к информации, имеющейся в БД, из сети Internet.

6. Макросы — предназначены для выполнения определенных действий при возникновении того или иного события.

7. Модули — представляют собой объекты, которые содержат одну или несколько процедур, написанных на языке Visual Basic.

Анализ предметной области

ОПИСАНИЕ ПО

ПО данной курсовой работы является отдел по учету заказов на продукцию хлебокомбината. Данный учет проводится с целью получения количественных данных (в цифрах и процентах), для проведения контроля над реализацией продукции.

ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ ПО.

В рассматриваемой ПО обращаются следующие документы:

o Накладная на отгрузку продукции заказчиком (оперативная информация);

Мною в курсовой работе рассмотрен только один документ оперативной информации — Накладная.

ФУНКИИ ПО

С учетом того, что в курсовой работе рассматривается только один документ оперативной информации, функции отдела ограничены следующими задачами:

Ш учет поставки на продукции предприятия;

Ш учет объема реализованной продукции;

Ш анализ заказчиков и выявление наиболее перспективных;

Ш анализ количества накладных (ежемесячный).

ОГРАНИЧЕНИЯ ПО.

Рассматриваемая в курсовой работе задача имеет следующие ограничения:

Ш Число записей в таблице Накладная20;

Ш Накладная может содержать несколько наименований продукции.

Ш Номер накладной неизменен и уникален.

Постановка задачи

ОРГАНИЗАЦИОННО-ЭКОНОМИЧЕСКАЯ СУЩНОСТЬ ЗАДАЧИ

Ведение баз данных становится актуальным для каждой организации, ведущей перспективный бизнес. Организационно-экономическая сущность задачи состоит в том, чтобы работники отдела анкет могли проанализировать информацию по проведенным анкетам под различными углами зрения. Такой анализ позволяет узнать мнение и отношение общества по определенным вопросам, что позволит каждому человеку непосредственно принимать какие-либо решения по формированию своей точки зрения в данных вопросах.

Решение этой задачи в СУБД ACCESS значительно снижает трудоемкость анализа информации по анкетам. Информация в базе данных может накапливаться в течение длительного периода времени, что позволит организации выявить различные колебания происходящие в обществе по стечению определенного периода и позволит проследить изменение мнения общества под влиянием различных факторов, что позволит сделать данную информацию более интересной для общественных масс.

Область применения данного метода накопления и анализа оперативной информации достаточно широка. Этот метод может быть использован не только для анализа результатов социологического опроса, но любой экономической информации, имеющих банковскую организацию.

Разработка информационного обеспечения задачи

ОПРЕДЕЛЕНИЕ ОБЪЕКТОВ БД И ИХ СВОЙСТВ (ПОСТРОЕНИЕ ИЛМ ПО).

Определение объектов БД и их свойств необходимо для оптимизации количества таблиц в логической модели БД и позволяет правильно выбрать главные и подчиненные таблицы, первичные и вторичные ключи.

Документами вне машинной информационной базы является один документ оперативной информации — Накладная. Схемы этих объектов (документов) представлены на рисунке 1.

Объект Накладная имеет множественное свойство Номер Накладной. Все остальные свойства этого объекта являются единичными. Поэтому объект Накладная подлежит нормализации.

ЛОГИЧЕСКАЯ МОДЕЛЬ БАЗЫ ДАННЫХ.

Информация разрабатываемой БД подлежит нормализации. Нормализация необходима для снижения до минимума повторений информации БД и для упрощения процедуры построения запросов.

На рисунке 2 приведена логическая модель ПО.

Логическая модель базы состоит из четырех объектов. Информация объекта Накладная после нормализации представлена в четырех таблицах — Накладная, Поставки, Получатель, Справочная таблица. Ячейки, содержащие первичные ключи обведены красным цветом.

Таблица Накладная содержит первичный ключ — поле Номер накладной и внешний ключ — поле Получатель. Таблица Получатель содержит только один первичный ключ — поле Получатель.

Все реквизиты документа Накладная присутствуют в ИЛМ ПО, т.к. документ несодержит поля, которые необходимо вычислять. Все информационные объекты имеют тип связи «один-ко-многим», поэтому можно приступить к организации информации БД на физическом уровне.

Накладная

Рисунок 1

Рисунок 2

Описание технологии машинной реализации задачи

ОПИСАНЕ ВХОДНОЙ ИНФОРМАЦИИ.

Входная информация описана в ниже следующих таблицах. Все таблицы построены идентично и отображают информацию об имени поля, типе поля, длине поля и некоторых дополнительных данных, помещенных в столбец Примечание. Связанные поля (см. ИЛМ ПО, рис.2) имеют одинаковый тип данных и длину. Все поля внешних ключей снабжены подстановочным полем для ускорения ввода данных в это поле и сокращения ошибок ввода. В режиме конструктора таблиц созданы таблицы Накладная, Поставки, Получатель, Справочная таблица. Наименование полей созданных таблиц соответствуют наименованиям полей в логической схеме данных. Перечень полей и их свойства приведены в следующих таблицах.

Накладная

Получатель.

Таблица 3.3 — Поставки

ТАБЛИЦА 4.4 — Справочная таблица

В объединении таблиц Накладная и Поставщик главной таблицей является таблица Поставщик. В объединении таблиц Поставки и Справочная таблица главной является Справочная таблица. Подчиненная таблица Поставки непосредственно связана с таблицей Накладная по полю Номер.

Между созданными таблицами в окне Схема данных установлены связи согласно ИЛМ ПО.

ТЕХНОЛОГИЯ ВВОДА ИНФОРМАЦИИ В БД.

Ввод информации в БД можно производить в режиме таблицы или с использованием форм ввода и корректировки информации. Для автоматизированного ввода информации в базу данных разработаны формы для ввода и корректировки информации:

Для создания формы для ввода и корректировки Накладной пользуемся Мастером форм. Т.к. информация о Накладной содержащаяся в таблицах Накладная, Поставки, Получатель, Справочная таблица, отображается также в запросах: и т. д. Следуя шагам Мастера форм для обработки трансакций, на основе существующих запросов, создали одноименные формы. Пример одной из существующих форм может послужить форма изображенная на рис1.

Рис.1Форма «Получатель»

Пусть необходимо просмотреть результаты поставки продукции одному из получателей. Данную операцию, возможно, осуществить, создав запрос на выборку. Для создания запроса на выборку воспользуемся конструктором запросов.

В рассматриваемом запросе участвуют две таблицы — Поставки и Накладная.

Запрос будет выглядеть так:

В оставшихся запросах проводится анализ других вопросов связанных с темой курсовой.

Остальные виды запросов создаются на основе конвертации запроса на выборку в запросы соответствующего вида.

Вывод

В результате выполнения курсовой работы мы научилась создавать не обходимые нам Базы Данных. Что дает нам возможность в будущем умело сохранять и анализировать при необходимости имеющуюся информацию и благодаря данному анализу принимать решения относительно того, кого выбирать себе партнером, какую продукцию реализовывать и в каких объемах, как проводить дальнейшую политику на предприятии, и, следовательно, как получить большую прибыль.

Таким образом, изучение Банка Данных открывает перед нами реальную возможность без применения, чьей либо помощи анализировать информацию и развивать свой бизнес (если мы все-таки будем иметь свое дело).

Список используемой литературы

Глушаков С.В., Сурядный А. С. Microsoft office 2000: Учебный курс — Харьков: Фолио; 2002 — 500с.

Киммел, Пол. Освой самостоятельно программирование для Microsoft Access 2000 за 24 часа: перевод с английского уч. пос. — М.: Издательский дом «Вильямс», 2000 — 448с.

Эд Ботт, Вуди Леонард «Использование MS OFFICE 2000. Специальное издание», изд. дом Вильямс, 2000 г.

Пол Киммел «Программирование для MS ACCESS 2000 за 24 часа», изд. дом Вильямс, 2000 г.

Лекции по ПИОЭ, сост. Деревянко Т. А., Мариуполь, ПГТУ, 2000 г.