Автоматизация бухгалтеского учёта

Для решения основных вопросов налогового учета на ООО «Компания ПЛАСТИКТОРГ» возможно с помощью системы 1С: Бухгалтерия 7.

7. фирмы «1С».

Для реализации в конфигурации 1С: Бухгалтерии возможности ведения налогового учета, в ее состав включен ряд документов и отчетов. С их помощью информация для налогового учета вводится и накапливается в информационной базе, а также может быть обработана и выведена на печать в виде налоговых регистров. Кроме того, для заполнения ряда показателей налоговых регистров используют данные бухгалтерского учета, имеющихся в информационной базе.

Фирма «1С» не менее известна на рынке программных продуктов, чем фирма «Интеллект-сервис» и ее программа БЭСТ. Фирма «1С» поставляет со своего склада полный спектр программ массовой ориентации для офиса и дома, насчитывающий в настоящее время более 1500 позиций. Из собственных разработок фирмы «1С» наиболее известны «1С: Бухгалтерия», самый продаваемый в СНГ программный продукт, а также «1С:Торговля и Склад», «1С:Зарплата и Кадры», «1С:Налогоплательщик», «1С:Электронная почта», «1С:Деньги».

Данный программный продукт представляет из себя конвертер (фильтр), используемый MS Excel в режиме открытого файла, который позволяет открывать файлы табличного табличных документов (отчетов, печатных форм первичных документов). При этом сохраняется не только текстовое содержание табличного документа, но и элементы форматирования (рамки, шрифты, цвета), что является преимуществом перед другими автоматизированными бухгалтерскими программами.

Несомненным преимуществом программы «1С» является наличие универсального формата обмена данными «Конвертация данных» между различными информационными базами программы, при этом сохраняется объектная модель данных, а также наличие внешней компоненты V7lus. dill, посредством которой пользователи программы имеют возможность пользоваться электронной почтой и получать обновленные файлы программы, не прибегая к услугам специалистов. В автоматизированной форме главным звеном учета является алгоритм обработки исходных данных, получения промежуточной информации, составления баланса и отчетности, а также анализа экономической деятельности. В алгоритм может быть заложена любая из представленных выше форм учета, в том числе их комбинации. Автоматизированная форма имеет целый ряд преимуществ перед остальными, так как обеспечивает высокую скорость, высокую надежность и всеобъемлющий сервис. Разработчики программ, вкладывая в алгоритм лучшие достижения бухгалтерского учета, постепенно поднимают уровень рядового бухгалтера до степени работника высокой квалификации. Внедрение систем оптимизации налогообложения сделает применение автоматизированной формы еще более привлекательной.

Документы налогового учета типовой конфигурации служат для отражения факта хозяйственной операции с точки зрения налогового учета. Они включают разрезы учета отдельных операций, не ведущиеся в бухгалтерском учете. Кроме того, состав операций отражаемых в бухгалтерском и налоговом учете может отличаться. Тем не менее, для большинства операций данные бухгалтерского учета могут служить основанием для автоматического заполнения документов налогов. Например, по данным бухгалтерского учета можно получить дату совершения операции, состав объектов учета и.т.д.

Регистры налогового учета реализованы в типовой конфигурации как отчеты. Источниками данных для этих отчетов могут являться:

Документы налогового учета;

Остатки и обороты по вспомогательным забалансовым счетам налогового учета;

Остатки и обороты по счетам бухгалтерского учета;

Реквизиты справочников.

Ряд показателей регистров налогового учета заполняется по данным бухгалтерского учета, группируемым на счетах бухгалтерского учета (например, данные по счетам расчетов с бюджетом используются для формирования Регистра начисления налогов, включаемых в состав расходов. Документы налогового учета, с помощью которых регистрируется информация, необходимая для формирования налоговых регистров сгруппированы в журналы (таблица 1):

Таблица 1

Виды документации налогового учета Наименование журнала Виды документов Налоговый учет движения денежных средств «Поступления денежных средств»,

«Расход денежных средств» Налоговый учет операций приобретения и выбытия имущества «Операции приобретения имущества»,

«Операции выбытия имущества» Налоговый учет расходов на оплату труда «Расходы на оплату труда» Учет начисления налогов, включаемых в состав расходов «Начисление налогов, включаемых в состав расходов»

Указанные журналы предназначены для ввода, хранения и просмотра документов, отражающих движения по налоговым регистрам.

Универсальность программных продуктов системы «1С:Бухгалтерия» позволяет успешно применять их для автоматизации в самых различных областях деятельности. Они предоставляют возможность в полной мере учесть особенности хозяйственной деятельности конкретного предприятия-заказчика.

Автоматизация учета позволит уменьшить трудозатраты, связанные с оформлением бухгалтерских операций, предоставит возможность получать более оперативно различную финансовую информацию, значительно снизить количество ошибок в бухгалтерском учете.

2.2 Стадии и этапы автоматизации бухгалтерского учета на предприятии ООО «Компания Пластикторг»

Стадии и этапы создания автоматизированной системы изложены в ГОСТ 34 601–90 «Автоматизированные системы. Стадии создания». Основные этапы здесь следующие:

предпроектное обследование и написание тактико-технического задания;

проектирование;

ввод в действие;

сопровождение автоматизированной системы.

На стадии предпроектного обследования должна быть осуществлена постановка задачи, которая заключается в формировании исходных посылок, требуемых результатов решения задачи и описании её математического содержания. Так как комплексная автоматизация бухгалтерского учёта является сложной задачей и состоит из множества подзадач, должен быть рассмотрен комплекс информационно связанных друг с другом компонентов. Нужно обратить внимание на периодичность и время решения задач, организацию сбора первичных данных и передачи их в обработку. Постановка задачи должна сопровождаться описанием документов, массивов данных, используемых в задаче и получаемых в результате решения. Информация, используемая при решении задач, разделяется на постоянную, которая должна храниться в системе и использоваться многократно, и переменную.

В постановке задачи обязательно должен принимать активное участие главный бухгалтер, привлекая при этом практически всех работников своего отдела. Постановка задачи очень облегчается, если на предприятии имеются такие документы, как учётная политика и рабочий план счетов, должностные инструкции на каждого работника, график документооборота, утверждены порядок и сроки выполнения учётных работ. Без таких документов постановку задачи нужно начинать с изучения организационной и функциональной структуры бухгалтерии, распределения обязанностей, формализации системы ведения документооборота, изучения информационных связей и маршрутов движения информации. Перед автоматизацией учёта необходимо привести его в порядок, совершенствовать. Нужно проанализировать все формы первичных документов, используемых в бухгалтерском учёте, оценить их соответствие формам, утверждённым ОКУД, и возможность замены неунифицированных форм унифицированными, проанализировать реквизиты и показатели документов.

Бухгалтеру нужно учитывать, что ввод информации в ЭВМ должен осуществляться один раз. Все сводные, промежуточные, результатные данные должны быть получены автоматически на основе введённых первичных данных. Информация заносится в единую базу данных. Массивы постоянной, справочной информации должны быть упорядочены, классифицированы.

По результатам предпроектного обследования составляется техническое задание. Ответственность за предпроектное обследование ложится на главного бухгалтера (далее просто бухгалтера).

При автоматизации бухгалтерии с помощью тиражной бухгалтерской программы постановка задачи и техническое задание часто не выполняются, равно как и не составляется проект, что отрицательно влияет на эффективность создаваемой автоматизированной системы бухгалтерского учёта.

Техническое задание необходимо, если для настройки и внедрения бухгалтерской программы привлекаются сторонние сотрудники или организации. Они должны принимать участие в составлении технического задания и подписывать этот документ. Результат их работы оценивается по тому, как выполнено техническое задание, и в случае разногласий оно является основным документом для судебного разбирательства.

Постановка задачи необходима в любом случае. Если бухгалтерская программа уже выбрана, то при постановке задачи можно учитывать её структуру и особенности, чтобы требуемая настройка оказалась минимальной.

Если объём бухгалтерских работ невелик, а предприятие не имеет достаточно финансовых ресурсов, то можно предусмотреть выполнение части работ вручную (ввод корреспонденций вручную, а не по документам, распределение накладных расходов, закрытие счетов и др.). При очень больших объёмах бухгалтерских работ ввод новой системы в действие возможно производить отдельно по участкам учёта, но только после выполнения всех предварительных работ, так как участки учёта взаимосвязаны между собой и представляют единую систему.

Только тогда, когда определены цели автоматизации, ее масштаб и порядок, сделана постановка задачи, выбрана и куплена оптимальная для предприятия программа и решены технические вопросы можно приступать к собственно работе с программой. Качественное внедрение программы (не «псевдоавтоматизация») — процесс очень трудоемкий и сложный, затраты на него, как правило, значительно превышают затраты на приобретение программы и компьютеров, причем доля затрат на внедрение тем больше, чем больше предприятие, поскольку при большем количестве нюансов и особенностей необходимо больше работы по настройке на все эти нюансы и особенности.

Внедрение можно производить своими силами, можно заказать сторонней организации. Если пытаться внедрять самим, то приходится сталкиваться с трудностями:

отсутствие опыта автоматизации;

отсутствие времени на внедрение, поскольку бухгалтерия должна выполнять свою текущую работу, которая, как правило, и съедает весь рабочий день.

Причем, чем крупнее организация, и, соответственно сложнее процесс внедрения, тем более актуальны эти трудности. На практике попытки внедрить программу своими силами на предприятиях, где число бухгалтеров превышает четыре практически всегда приводят к «псевдоавтоматизации». Если принято решение заказывать автоматизацию у специализированной организации, то необходимо приготовиться к дополнительным денежным затратам, поскольку качественная автоматизация не может обойтись дешево так как она занимает достаточно много времени и требует квалифицированных и опытных специалистов.

Собственно процесс внедрения программы можно разбить на два этапа: этап настройки и этап обучения.

Заключение

Трудоемкие процедуры ведения бухгалтерского и налогового учета, связанные с обработкой большого массива информации, и сложность формирования консолидированной отчетности на предприятии обосновывают необходимость создания в нем Единой системы консолидированного бухгалтерского и налогового учета.

Для наибольшей эффективности внедряемой автоматизированной системы бухгалтерского учёта следует автоматизировать работу по всем его участкам.

В настоящее время существует широкий выбор различных систем автоматизации бухгалтерского учета. Не следует делить их на плохие и хорошие, сильные слабые. Все они хороши и их возможности находят практическое применение на предприятиях различного размера, профиля и рода деятельности. При автоматизации следует выбрать необходимую САБУ, исходя из задач и имеющихся ресурсов.

Подводя итоги в рамках изложенного материала, следует отметить, что бухгалтерский учет является центральным звеном в деятельности любой организации. Насколько мобилен и точен учет бухгалтерских регистров, в конечном счете, зависит финансовое благополучие бизнеса. Не случайно на рынке программного продукта по бухгалтерскому учету наблюдается жесткая конкуренция.

В данной работе рассмотрена лишь малая, но наиболее известная среди пользователей, часть автоматизированных программ бухгалтерского учета. В каждой содержатся свои плюсы и минусы, и задача организации выбрать из многообразия разработанных программ ту единственную, которая будет отвечать поставленным задачам и способствовать процветанию бизнеса.

Следует отметить, что наиболее мобильной и простой в обращении на сегодняшний день является серия программ «1С». Одним из главных ее достоинством является возможность работы в электронных таблицах, навыками работы в которых обладает любой пользователь ПК, и обновление файлов в электронном виде. К примеру, для перенастройки или внесения изменений при пользовании другими программами необходимо вызывать специалиста фирмы или содержать в штате программиста для сопровождения программы. Кроме того ни одной программой, кроме «1С» не предусмотрено копирование таблиц в Excel, а наличие такой возможности облегчает работу специалистов для проведения аналитических манипуляций.

Одно можно с уверенностью сказать, что в современных условиях организация и постановка бухгалтерского учета немыслима без автоматизированных программных продуктов в этой области.

При автоматизации бухучета важно не просто перевести всю бумажную работу на компьютер. Важно, чтобы это увеличило эффективность работы бухгалтерии и улучшило контроль над финансово-хозяйственной деятельностью предприятия, что в свою очередь увеличит эффективность управления предприятием, и, как следствие, эффективность его работы.

Вопросы, поднятые во введении, рассмотрены, цель работы достигнута.

Список литературы

Аглицкий И. Комплексная автоматизация управления предприятием: от заказных разработок к тиражируемой системе. / Эксперт автоматизации, 2007. — № 12, с. 35−39.

Балабайченко Е.Е., Муштоватый И. Ф. Компьютер для бухгалтера. — М.: ЮНИТИ-М, 2001. 465 с.

Брага В.В., Левкин А. А. Компьютерные технологии в бухгалтерском учете на базе автоматизированных систем. Практикум. — М.: ЗАО «Финстатинформ», 2002. 362 с.

Глицкий А. Б. Применение автоматизированных систем бухгалтерского учета на предприятии. — М.: Финансы и статистика, 2001. — 423 с.

Ивлиев М. К. Пошаговая методика обучения автоматизации бухгалтерского учета. — М.: Интеллект-Сервис, 2008. — 365 с.

Информационные системы бухгалтерского учета / Под ред. проф. В. И. Подольского. — М.: ЮНИТИ-М, 2003. 471 с.

Коцюбинский А.О., Грошев С. В. Руководство для бухгалтера по работе на компьютере. — М.: ЗАО «Изд. Дом «Главбух», 2002. — 364 с.

Концепция бухгалтерского учета в рыночной экономике России // Экономика и жизнь (бух. Приложение), 1998, № 2.

Лабынцев Н.Т., Шароватова Е. А., Михайленко Р. Г. Управленческий учет и аудит в условиях рыночной экономики: Научно-практическое пособие. — Ростов -наДону: РГЭУ, 2001

Николаева С. А. Управленческий учет. — М.: ИПБ-БИНФА, 2002

Осипенкова О. П. Управленческий учет. М.: Экзамен, 2002.

Пашигорева Г. И., Савченко О. С. Системы управленческого учета и анализа. Учебное пособие. СПб — М. — Харьков — Минск: ПИТЕР, 2002.

Суша Г. З. Экономика предприятия. Учебное пособие. — М.: Новое знание, 2003

Умнова Э.А., Шаниров М. А. Система автоматизированной обработки учетной информации. — М.: Финансы и статистика, 2008. — 468 с.

Шуремов Е. Л. Системы автоматизации бухгалтерского учета. — М.: Бухгалтерский учет, 2008. — 462 с.

Шуремов Е. Конкурс «Бизнес-Софт 2001»: Основные итоги // Бухгалтер и компьютер, 2001. № 3, с. 17−19.