) Проектируемые информационные связи менеджера (ед.) 1 тип 2 1 2 тип 2 1 3 тип 3 1 4 тип 2 2 5 тип 3 1 ИТОГО 12 6
Более наглядно представленная в таблице 5 сравнительная характеристика представлена на рис. 6.
Из представленной характеристики видно, что оптимизация информационных связей менеджера будет происходить за счет уменьшения их количества в два раза (12: 6 = 2)
Объективную картину затрат рабочего времени может дать фотография рабочего времени, откуда можно проанализировать количественные показатели рабочего времени, в частности, затрачиваемые на получение, передачу и оформление документации.
Методика фотографирования рабочего дня заключается в наблюдении и измерения всех без исключения полезных затрат и потерь времени на протяжении всего дня или какой-либо его части два-три раза в год в течение двух-трех недель как в форме само фотографирования, так и при участии специальных людей — нормировщиков, мастеров и т. п.
Понятно, что фотографирование требует соблюдения точности, иначе оно не приносит никакой пользы. Ведь полученные данные должны помочь ответить на вопросы: на что расходуется время; сколько его нужно для выполнения тех или иных конкретных операций; что помогает, а что препятствует его эффективному использованию.
В результате анализа данных фотографирования можно получить несколько полезных показателей (19;21), в частности:
Коэффициент использования рабочего дня (КИП):
Коэффициент потерь рабочего времени по вине работника (КПРВ) Коэффициент потерь рабочего времени, не зависящего от работника (КПРВН) где:
ПЗ — подготовительно-заключительное время;
ОП — оперативное время;
ОМ — время обслуживания рабочего места;
ОЛН — нормативное время на отдых и личные надобности;
ПР — перерывы, зависящие от работника;
ПН — потери рабочего времени, не зависящие от работников.
Итак, продолжительность рабочего времени менеджера ООО «ВОЛГА-ЛАЙН» составляет 8 часов.
Методом наблюдения была получена фотография рабочего времени руководителя ООО «ВОЛГА-ЛАЙН» представлена в таблице 6.
Таблица 6.
Фотография рабочего дня руководителя ООО «ВОЛГА-ЛАЙН»
Наименование затрат рабочего времени Текущее время в часах и минутах Продолжительность (мин)
Индекс 1. Приход на рабочее место 8.30 5 НТД 2. Подготовка рабочего места 8.35 10 ПЗ 4. Получение списка оплаченных счетов, ознакомление с ними 8.45 10 ОП 5.
Проверка наличия оплаченных товаров на складе 9.55 10 ОП 6. Уход по личным надобностям 9.05 15 ОЛН 7. Оформление отчетности 9.20 40 ОП 8. Оформление и регистрация доверенности 10.00 15 ОП 9. Обработка информации 10.15 20 ОП 10. Составление ведомости 11.35 25 ОП 12.
Обед 12.00 40 ОЛН 13. Продолжение составления ведомости 12.40 20 ОП 14. Уход по личным надобностям 13.00 10 ОЛН 15. Обработка информации 13.10 20 ОП 16. Отдых 13.30 15 ОЛН 17. Разговор с сослуживцем на личную тему 13.45 15 НТД 18. Оформление отчетности 14.00 20 ОП 19.
Обработка информации 14.00 15 ОП 20. Оформление и регистрация доверенности 14.15 10 ОП 21. Обработка информации 14.25 10 ОП 22. Составление плана на следующий день 14.35 10 ОП 23. Вызов заместителя для выдачи дополнительных поручений во время выполнения срочной рабочей задачи 14.45 40 ПН 24. Самовольная отлучка с рабочего места без производственной необходимости 15.25 35 ПР 24. Подготовка отчетности к следующему дню 16.00 30 ОП 25. Наведения порядка на рабочем месте 16.30 28 ПЗ 26.
Уход домой 17.30 2 ПЗ ИТОГО 480
Графа «индексы» данных таблиц имеют следующие обозначения:
НТД — нарушение трудовой дисциплины;
ОП — оперативное времявремя, в течение которого рабочий выполняет задание (изменяет свойства предмета труда). Оно делится на основное (технологическое) и вспомогательное.
ПЗ — подготовительно-заключительное время — это время, которое затрачивается на подготовку себя и своего рабочего места к выполнению производственного задания, а также на все действия по его завершению ОЛН — отдых, личные надобности.
Произведем суммарный расчет этих показателей.
ПЗ=10+20+10+20+10+2=82 (мин) ОП=30+15+20+25+15+10+30+45+10+10+25+10+15+10+15+30+30+20+
+30+30= = 325 (мин) ОЛН=15+40+10+15=80(мин); НТД=5+15=20 (мин) Проанализируем, насколько эффективно используется рабочее время. Для этого используем формулу фактического коэффициента использования рабочего времени:
Кисп = ((82+325+80)x100%)/480= 68%
Следовательно, рабочее время менеджером используется на 68%.
Коэффициент потерь рабочего времени по вине работника составит: КПРВ = 40/480 = 0,08
Коэффициент потерь рабочего времени, не зависящего от работника: КПРВН = 125/480=0,24.
Методом наблюдения было установлено, что потери рабочего времени, не зависящие от работника, напрямую связаны с недостаточно организованной работы с документацией.
Коэффициент КППТ возможного повышения производительности труда за счет устранения потерь времени в проектируемом мероприятии составит:
где:
ПР = 30 мин — перерывы, зависящие от работника;
ОЛН = 80 мин— нормативное время на отдых и личные надобности;
ПН =50 мин— потери рабочего времени, не зависящие от работников ОП = 325 мин— оперативное время;
Таким образом, рабочее время 134 служащих, непосредственно занятых с обработкой и оформлением документации будет использоваться эффективнее на 40%. Сравнительные характеристики ожидаемых потерь рабочего времени и имеющих место в практике менеджера ООО «ВОЛГА-ЛАЙН» сведены в таблицу 7.
Таблица 7. Сравнительная характеристика действующих и проектных потерь рабочего времени менеджера ООО «ВОЛГА-ЛАЙН»
№
п/п Название показателя Значение показателя, имеющее место в практике предприятия Проектируемое значение показателя 1. Потери рабочего времени, не зависящего от работника 125 мин 50 мин Итак, коэффициент потерь рабочего времени, не зависящего от работника, составляет большую часть потерь рабочего времени. Как показали наблюдения, это связано с тем, что на предприятии ООО «ВОЛГА-ЛАЙН» отсутствует обеспеченность современными информационными технологиями, отсутствует унифицированность, системность, комплексность документооборота. Все вышеизложенное позволяет констатировать тот факт, что информационные связи менеджера нуждаются в совершенствовании. Данный недостаток можно отрегулировать путем автоматизации системы управления. Рассмотрим достоинства проектируемой информационной системы на предприятии ООО «ВОЛГА-ЛАЙН» (рис. 7).
В общем случае проект совершенствования информационных связей менеджера включает следующие этапы (таблица 8):
Ориентировочная стоимость создания проекта по созданию автоматизированной системы управления (АСУП) составляет 70 тыс. руб. капитальных затрат, установка программного обеспечения информационного фонда 15% (10,5 тыс. руб.) от его стоимости.
Таблица 8. Этапы создания проекта по совершенствованию информационных связей руководителя ООО «ВОЛГА-ЛАЙН
Этапы Название этапа Содержание этапа 1 этап Подготовка проекта определяются стандарты проекта (в том числе стандарты моделирования бизнес-процессов) 2 этап Проектирование бизнес-процессов уточняется детальный объем проекта, выполняется моделирование бизнес-процессов 3 этап Реализация проекта создание процессно-ориентированных учебных курсов и пользовательской документации. 4 этап Ввод в эксплуатацию Апробирование проекта, анализ «узких мест»
При внедрении мероприятия предполагается условное высвобождение численности 1,28. За счет экономии условно-постоянных затрат, экономии среднегодовой заработной платы и экономии на социально-страховых отчислениях, мы можем получить общую экономию равную 260,2 тыс. руб. Внедрение данного мероприятия должно привести к росту производительности труда на 0,72%.
Еще одним направлением совершенствования информационного обеспечения процесса принятия управленческих решений в ООО «ВОЛГА-ЛАЙН» является создание справочно-информационного фонда, т. е. базу данных или совокупность файлов документов, используя которые, руководитель будет оперативно получать управленческую информацию, необходимую для принятия того или иного решения.
Мы считаем, что создаваемый информационный фонд будет способствовать оптимизации управленческого труда. Учитывая тот факт, что на рабочем месте руководителя хранится и постоянно контролируется большое количество документации, необходимо систематизировать существующую документационную базу.
Содержание информационного фонда ООО «ВОЛГА-ЛАЙН» должны составлять:
Корпоративная отчетность, в том числе стандартная финансовая, бухгалтерская и управленческая отчетность, данные о продажах, затратах и т. п.
Отраслевая и региональная информация, поступающая из собственных маркетинговых служб, внешних организаций, отраслевых и региональных изданий и других источников.
При этом оптимизация процесса разработки и принятия управленческих решений будет происходить за счет:
организованного и оперативного взаимодействия персонала самого руководителя ООО «ВОЛГА-ЛАЙН» с внешними информационными ресурсами;
поддержки локальными центрами обработки информации деятельности структурных подразделений ООО «ВОЛГА-ЛАЙН»;
наличия индивидуальных центров обработки информации — автоматизированные места персонала ООО «ВОЛГА-ЛАЙН» будут предназначены для индивидуальной обработки информации, обеспечения информационных и коммуникационных потребностей.
При этом используемая сетевая среда будет включать в себя кабельное оборудование, сетевые аппаратные и программные средства.
Алгоритм создания проекта по оптимизации процесса принятия управленческих решений в ООО «ВОЛГА-ЛАЙН» путем создания информационного фонда включает следующие этапы его создания (таблица 9).
Перспективы оптимизации процесса принятия управленческих решений заключаются в интенсификации методов работы с фондом, во внедрении новых и перспективных программно-технологических продуктов, обеспечивающих в целом создание, ведение баз данных и предоставление руководителю развитого интерфейса поиска, отбора и представления необходимых данных в требуемой форме.
Таблица 9. Мероприятия по созданию информационного фонда ООО «ВОЛГА-ЛАЙН»
Мероприятия Исполнители Контроль Сроки Средства 1. разработка процедур доступа пользователей компьютерной сети ООО «ВОЛГА-ЛАЙН» персонал инф.-выч. отдела (ИВО) руководитель ИВО 2 недели Специалисты по программированию и созданию баз данных, ПК, программное оборудование 2.
разработка и сопровождение инструктивных материалов по работе со информационно-справочным фондом ведущие специалисты, руководитель ИВО руководитель ИВО 2 недели Ведущие специалисты ИВО, ПК, созданная БД 3. апробирование проекта, анализ «узких мест» ведущие специалисты, руководитель ИВО руководитель ИВО, руководитель предприятия 10 дней Ведущие специалисты ИВО, ПК, созданная БД 4.
разработка и внедрение отдельных задач по информационному обеспечению подразделений предприятия с целью пополнения информационного фонда. ведущие специалисты, руководитель ИВО руководитель ИВО постоянно Ведущие специалисты и руководители подразделений, ПК, созданная БД Ориентировочная стоимость создания информационного фонда в ООО «ВОЛГА-ЛАЙН» составляет 60 тыс. руб. капитальных затрат, установка и отладка программного обеспечения информационного фонда — 10% (6 тыс.
руб.) от его стоимости.
На программное обеспечение информационного фонда в течение 3 лет распространяется гарантия на обслуживание и техническое сопровождение. В то же время, по рекомендации специалистов ИВО, для стимулирования 7 руководителей различного уровня, принимающих соответствующие управленческие решения, на рабочие места которых устанавливается данная программа, необходимо произвести разовые денежные выплаты по 1 тыс. руб. на каждого за время обучения после работы.
Таким образом, общая сумма затрат на приобретение, установку, отладку программы и обучение персонала составят 85 тыс. руб.
При внедрении мероприятия предполагается условное высвобождение численности персонала 1,39. За счет экономии условно-постоянных затрат, экономии среднегодовой заработной платы и экономии на социально-страховых отчислениях, мы можем получить общую экономию равную 245,7 тыс. руб. Внедрение данного мероприятия должно привести к росту производительности труда на 0,63%.
Одной из проблем информационного обеспечения процесса разработки и принятия управленческих решений в ООО «ВОЛГА-ЛАЙН», является недостаточная информационная культура персонала ООО «ВОЛГА-ЛАЙН», их готовность к применению современных информационных технологий в системе управления. В связи с этим, повышение роли информационных технологий в процессе принятия управленческих решений требует от персонала ООО «ВОЛГА-ЛАЙН» владения хотя бы минимальными навыками работы на компьютере и использования распространенных офисных пакетов общего назначения.
Возможные мероприятиями по повышению квалификации персонала ООО «ВОЛГА-ЛАЙН» в области информационных технологий являются:
организация учебных курсов;
консультации специалистов в области ИТ.
Разработанный проект по обучению и повышению квалификации персонала представлен в таблице 10.
Это мероприятие позволит сократить потери рабочего времени, увеличить производительность труда, сократить затраты на внеплановый ремонт оборудования, а также повлиять на процесс совершенствования информационного обеспечения процесса принятия управленческих решений в ООО «ВОЛГА-ЛАЙН».
Таблица 10. Проект мероприятий по повышению и квалификации персонала ООО «ВОЛГА-ЛАЙН»
Мероприятие Описание Место расположения Задействованный персонал Временные рамки Повышение квалификации персонала обучение в реальных условиях методом тренинга Учебный Центр города 5 человек 2 недели Аттестация работников обследование и аналитическое изучение персонала организации, оценка уровня развития сотрудника Учебный Центр города 1 неделя После прохождения курсов повышения квалификации ожидается повышение уровня знаний руководящего персонала по следующим направлениям (рис. 8)
Итак, в рамках совершенствования информационного обеспечения процесса разработки и принятия управленческих решений в ООО «ВОЛГА-ЛАЙН» нами были предложены совершенствование структуры и системы информационных связей руководителя, создание электронного справочно-информационного фонда предприятия, повышение квалификации руководящих работников в области информационного обеспечения, в частности, применяемых информационных технологий.
В результате внедрения предложенных рекомендаций и направлений совершенствования в области информационного обеспечения процесса разработки и принятия управленческих решений персонал организации ООО «ВОЛГА-ЛАЙН» сможет более оперативно получать и обрабатывать управленческую информацию, передавать ее руководителю, принимающему решения.
Мы считаем, что предложенные мероприятия по совершенствованию организации информационного обеспечения процесса разработки и принятия управленческих решений являются в определенной степени универсальными, т. е. могут быть реализованы в большинстве современных предприятий ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Процесс разработки и принятия управленческих решений — один из наиболее важных управленческих процессов. От обеспечения его эффективности в значительной мере зависит успех всего предприятия в целом.
При принятии многих управленческих решений можно столкнуться с непредсказуемостью, вероятностным характером результата, на который оказывает влияние множество различных факторов: как внутренних, так и внешних. Непредсказуемость результатов тем выше, чем ниже уровень профессионализма руководителя, принимающего решение.
Одна из характерных особенностей процесса разработки и принятия решений — использование и обработка больших массивов информации. Использование автоматизированных информационных систем дает возможность оптимизировать и рационализировать управленческую функцию за счет применения новых средств сбора, передачи и обработки информации.
На основании теоретического материала нами была проведена оценка информационного обеспечения процесса разработки и принятия управленческих решений в ООО «ВОЛГА-ЛАЙН».
В результате анализа были выявлены следующие недостатки информационного обеспечения в ООО «ВОЛГА-ЛАЙН»:
недостаточная степень автоматизации и информатизации управления;
несовершенство информационных связей руководителя;
Нерациональное использование рабочего времени руководителя, из-за наличия непроизводственных потерь рабочего времени, связанных с недостаточной компьютеризацией управленческих работ.
Выявленные недостатки прямо или косвенно оказывают влияние на процесс разработки и принятия управленческих решений и связаны с недостаточным использованием возможностей информационного обеспечения.
Нами предложены возможные пути совершенствования информационного обеспечения процесса разработки и принятия управленческих решений в ООО «ВОЛГА-ЛАЙН» в виде следующих мероприятий совершенствование информационных связей руководителя путем создания автоматизированной системы управления;
оптимизация процесса разработки и принятия управленческих решений путем создания справочно-информационного фонда;
обучение управленческого персонала в процессе совершенствования информационного обеспечения системы управления.
Предложенные мероприятия совершенствования информационного обеспечения процесса разработки и принятия управленческих решений обладают высокой степенью универсальности, так как их можно применить практически на любом предприятии.
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ
Федеральный закон РФ от 27.
07.2006 № 149 ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».
ГОСТ РВ 51 987;2002 «Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Требования и показатели качества функционирования информационных систем. Общие положения».
Автоматизированные информационные технологии в экономике. / Под ред. Т. В. Воропаевой, В. Б. Либермана, А. И. Никифорова. — М.: Финансы, 2007. — 289 с.
Автоматизированные информационные технологии в экономике / Под ред. Г. А. Титоренко. — М.: «ЮНИТИ-ДАНА», 2007. — 256 с.
Андрейчиков А.В., Андрейчикова О. Н. Анализ, синтез и планирование решений в экономике / А. В. Андрейчиков, О. Н. Андрейчикова. — М.: Финансы и статистика, 2002. — 368 с.
Атаманчук Г. В., Кейзеров Н. М. Культура решений менеджмента / Г. В. Атаманчук, Н. М. Кейзеров. — М.: Прогресс, 2005. — 123 с.
Балдин К. В. Теоретические основы принятия управленческих решении / К. В. Балдин. — М.: МПСИ, 2005. -422 с.
Балдин К. В. Управленческие решения / К. В. Балдин, С. Н. Воробьев, В. Б. Уткин. — М.: ИТК «Дашков и К», 2008. — 496 с.
Баттрик Р. Техника принятия эффективных управленческих решений / Р. Баттрик. — СПб.: Питер, 2005. — 381 с.
Веревченко А. П. Информационные ресурсы для принятия решений / А. П. Веревченко [и др.]. — М.: Академический проект; Екатеринбург: Деловая книга, 2002. — 312 с.
Воронцов Ю. А. Информационные системы в административном управлении / Ю. А. Воронцов. — М.: Радио и связь, 2005. — 261 с.
Гардукалова Г. Ф. Информационные ресурсы / Г. Ф. Гардукалова. — СПб.: Издательство СПб Университета Культуры и искусств. — 2001. — 316 с.
Глушенко Э.В., Глушенко И. И. Разработка управленческого решения / Э. В. Глушенко, И. И. Глушенко. — СПб.: Питер, 2008. — 466 с.
Гольдштейн Г. Я. Основы менеджмента / Г. Я. Гольдштейн. — Таганрог: Изд-во ТРТУ, 2003. — 320 с.
Горелик О. М. Производственный менеджмент. Принятие и реализация управленческих решений / О. М. Горелик. — М.: Кнорус, 2007. — 380 с.
Информационные технологии управления / под ред. Г. А. Титоренко. — М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2008. — 439 с.
Карминский А.М., Нестеров П. В. Информатизация бизнеса / А. М. Карминский, П. В. Нестеров. — М.: «Финансы и статистика», 2007. — 302 с.
Кияев В. И. Информационные технологии в управлении / В. И. Кияев. — М.: Интернет-универ, 2008. — 216 с.
Кристальный Б.В., Травкин Ю. В Проблемы персональных данных и их правовой защиты / Б. В. Кристальный, Ю. В. Травкин. // Информационные ресурсы России. — 2003. — № 2. — С. 16−22.
Литвак Б. Г. Разработка управленческого решения / Б. Г. Литвак. — М.: Дело, 2006. — 419 с.
Лукичева Л.И., Егорычев Д. Н. Управленческие решения / Л. И. Лукичева, Д. Н. Егорычев. — М.: Омега-Л, 2007. — 383 с.
Орлов А. И. Менеджмент / А. И. Орлов. — М.: Изумруд, 2003. — 298 С.
Орлов А. П. Теория и методы разработки управленческих решений / А. П. Орлов. — М.: Март, 2005. 371 с.
Почепцов Г. Г. Коммуникативные технологии двадцатого века / Г. Г. Почепцов. — М.: Рефл-бук, 2000. -352 с.
Саак А.Э., Пахомов Е. В., Тюшняков В. Н. Информационные технологии управления / А. Э. Саак, Е. В. Пахомов, В. Н. Тюшняков. — СПб.: Питер, 2008. — 320 с.
Савицкий Н. И. Технологии организации, хранения и обработки данных / Н. И. Савицкий. — М.: ИНФРА-М, 2001. 232 с.
Старобинский Э. Е. Основы менеджмента на коммерческой фирме / Э. Е. Старобинский. — М.: Интел-Синтез, 2002. — 412 с.
Хомененко А.Д., Цыганков В. М., Мальцев М. Г. Базы данных / Под ред. проф. А. Д. Хомоненко. — СПб.: КОРОНА-ПРИНТ, 2002. — 672 с.
Заведующий информационно-вычислительного отдела
Административный отдел
Бухгалтерия
Планово-экономический отдел
Подсобное производство
Отдел материально-технического снабжения
Участок № 2
Участок № 1
Производственно-технический отдел
Главный инженер
Заместитель директора по экономической части
Заместитель директора по производству
Отдел кадров
ГЕНЕРАЛЬНЫЙ ДИРЕКТОР ООО «ВОЛГА-ЛАЙН»
Рисунок 2. Организационная структура управления ООО «ВОЛГА-ЛАЙН»
Бухгалтерия
Отдел кадров
Подразделение
Директор ООО
«ВОЛГА-ЛАЙН
Входящая и исходящая корреспонденция
Административный отдел
Сектор делопроизводства
Организационный сектор
Рисунок 3. Процесс документооборота в управлении ООО «ВОЛГА-ЛАЙН»
Рисунок 4. Изменение количества документов ООО «ВОЛГА-ЛАЙН»
2005 г.
2006 г.
2007 г.
2007 г.
2006 г.
2005 г.
Рисунок 5. Динамика объема документооборота по подразделениям Источник информации Передатчик Приёмник Канал связи Получатель Рисунок 6. Сравнительная характеристика действующих и проектируемых информационных связей на предприятии ООО «ВОЛГА-ЛАЙН»
Рисунок 7. Достоинства проектируемой структуры информационных связей руководителя в ООО «ВОЛГА-ЛАЙН»
достигается более высокая степень вовлеченности персонала в совершенствование деятельности организации
позволяет использовать единую методологию и формализованное описание процессов, что существенно унифицирует менеджмент компании.
уменьшение объема документов
Уменьшение числа внешних и внутренних информационных связей
Минимизация функциональной разобщенности
Согласованность действий внутри компании
ДОСТОИНСТВА ПРОЕКТИРУЕМОЙ СТРУКТУРЫ ИНФОРМАЦИОННЫХ СВЯЗЕЙ МЕНЕДЖЕРА Рисунок 8. Уровень знаний руководящего персонала ООО «ВОЛГА-ЛАЙН» до и после внедрения мероприятия
