Разработка нормативно-методических документов процесса снабжения (на примере любой организации)

Приглашение рассылается всем участникам в течение одного рабочего дня по факсу или в электронном виде. Наличие подтверждений получения приглашения участниками, указанными в списке участников рекомендуется.

Участники отбора предоставляют заявки на участие в отборе, с приложением документов, указанных в приглашении.

Заявки предоставляются в подразделение, проводящее отбор, в виде оригиналов, подписанных уполномоченным представителем участника отбора, или копий, переданных факсимильной связью или в электронном виде.

От участников отбора, которые не будут принимать участие в отборе поставщиков, рекомендуется получить письменный отказ от участия в отборе поставщиков (в виде факсимильного или электронного сообщение).

Руководитель группы отбора имеет право отклонить заявку на участие в отборе, если:

участник отбора не предоставил заявку в течение срока, указанного в приглашении к участию в отборе поставщиков материалов;

заявка, предоставленная участником отбора, не соответствует утвержденной форме;

выявлены факты предоставления участником отбора недостоверной информации;

участник отбора находится в процессе ликвидации или реорганизации, или в его отношении возбуждено производство по делу о несостоятельности (банкротстве).

Информация, предоставленная участниками отбора, не подлежит разглашению лицам, не имеющим отношения к проведению отбора, а также другим участникам отбора.

Члены группы отбора обязаны по запросу участников отбора дать разъяснения положений приглашения, а также порядка оформления и предоставления заявки.

Группа отбора в течение 2 рабочих дней с момента окончания приема заявок в I туре отбора формирует список минимальных цен (без указания поставщиков, предложивших данные цены) по всему ассортименту ТМЦ и направляет всем участникам отбора неперсонифицированное предложение к предоставлению окончательной заявки по факсу или в электронном виде. Наличие подтверждений получения вышеуказанного предложения участниками отбора, давшими свои предложения в первом туре отбора, рекомендуется.

Куратор отбора запрашивает от участников, давших свои предложения в ходе отбора, документы, необходимые для анализа соответствия критериям экспертной оценки. На основании этих документов группа отбора проверяет соответствие участников отбора утвержденным критериям экспертной оценки, необходимым им для того, чтобы являться победителем отбора.

На основании предложений, полученных от участников отбора во II-м туре, а также по итогам анализа соответствия поставщиков утвержденным критериям, а также на основании окончательных коммерческих предложений таких участников, группа отбора определяет предварительный список участников, сделавших наилучшее предложение по цене, следующим образом:

определяется минимальная стоимость совокупного предложения (сумма произведений потребности в материалах на минимальные цены материалов);

определяется стоимость совокупного предложения каждого поставщика (сумма произведений потребности в материалах на цены, предложенные каждым поставщиком);

определяется отклонение стоимости совокупного предложения каждого поставщика от минимальной стоимости совокупного предложения (отношение);

определяется доля номенклатуры материалов, предлагаемая к поставке поставщиком, как стоимость совокупного предложения поставщика, рассчитанная по минимальным ценам к общей стоимости совокупного предложения по минимальным ценам;

определяется доля Товара, предлагаемая поставщиком к поставке по минимальным ценам, как отношение совокупной стоимости позиций Товара, предлагаемых поставщиком по минимальным ценам к общей стоимости совокупного предложения по минимальным ценам.

составляется список поставщиков, с присвоением каждому рейтингового номера в соответствии с его отклонением от минимальной стоимости (по возрастанию отклонения).

Группа отбора на основании документов формирует и направляет на утверждение коммерческому директору в течение недели с момента окончания приема окончательных заявок отчет о проведении отбора поставщиков, содержащий обоснование выбора победителей отбора, список минимальных цен, таблицы предварительного и окончательного распределения (из системы Trade-online) или конкурентный лист. В отчете в краткой форме должны быть изложены основные этапы проведения отбора и обоснование выбора того или иного участника отбора.

При подведении итогов отбора поставщиков, по участникам, имеющим опыт работы с предприятием, учитывается информация о результатах указанной работы.

Участники отбора признаются победителями отбора согласно отчету о проведении отбора поставщиков. Все члены группы отбора обязательно подписывают отчет о результатах отбора до направления отчета на утверждение руководителю дирекции, ответственной за выбор поставщиков. Каждый член группы отбора имеет право направить в подразделение, проводящее отбор поставщиков, обоснованные замечания к отчету о проведении отбора поставщиков. При этом, указанные замечания должны быть учтены при согласовании отчета о проведении отбора поставщиков либо сняты членом группы отбора их предложившим.

С победителями отбора заключаются договоры поставки по типовой форме. В случае, когда отбор проводится для других подразделений Компании (например отбор консолидированных ТМЦ), с победителями отбора куратором подписывается соглашение по результатам отбора поставщиков.

При наличии в проводимом отборе поставщиков достаточных оснований для проведения внеконкурсного отбора, куратор отбора организует проведение совещания группы отбора на котором принимается решение о проведении внеконкурсного отбора.

В случае необходимости куратор отбора проводит переговоры с участником отбора.

Группа отбора оформляет обоснование внеконкурсного отбора. Обоснование внеконкурсного отбора должно содержать информацию, обосновывающую выбор и ссылки на источники, содержащие данную информацию. Обоснование внеконкурсного отбора, согласовывают члены группы отбора, руководитель группы отбора и утверждает коммерческий директор.

При стоимости закупаемых ТМЦ менее $ 20.000 решением о выборе поставщика является утвержденное обоснование внеконкурсного отбора.

При стоимости закупаемых ТМЦ более $ 20.000 обоснование внеконкурсного отбора представляется на рассмотрение конкурсной комиссии. Решение о выборе поставщика на основании внеконкурсного отбора принимается и утверждается конкурсной комиссией, фиксируется в протоколе, который прикладывается к обоснованию внеконкурсного отбора.

Разработка требования к заполнению спецификации потребностей, подлежащих закупке

Предлагается следующий процесс формирования потребностей, подлежащих закупке в отделе материально-технического снабжения ООО «Строй

Тех":

Рис. 3.1

1) Формирование и передача заказчиком в ОМТС заявки на ТМЦ

2) Определение оптимального количества заказов В процессе планирования материально-технического снабжения необходимо определить:

1. Какие виды материальных ресурсов необходимы для обеспечения производственно — хозяйственной деятельности предприятия.

2. Количество материальных ресурсов, которое потребуется для выполнения производственной программы.

3. Необходимые площади складских помещений для хранения материальных ресурсов.

4. Затраты на материально-техническое снабжение.

Существует множество методов определения количества заказываемых материальных ресурсов. Все они имеют свои особенности, преимущества и недостатки, которые необходимо учитывать, чтобы сберечь время и сократить затраты.

При определении оптимального количества заказов следует учитывать:

— независимые от количества заказов расходы, которые образуются в качестве постоянных исходных расходов, необходимых для осуществления запроса предлагаемого сырья и материалов, учета и сравнения предложения, а также осуществления самого процесса заказов,

— процентную ставку расходов для осуществления складского хранения сырья и материалов,

— калькуляционную процентную ставку, которая соответствует желаемому среднему начислению процентов за товары, хранимые на складе

— закупочную цену, складированного сырья и материалов

— общую потребность в сырье и материалах в течении определенного периода .

Расходы, необходимые для осуществления снабжения производства сырьем и материалами, зависят от частоты поступления заказываемых материалов за определенный период времени.

Также предлагается к внедрению программное обеспечение.

SAP/R3 относится к программам класс TRP, позволяет управлять запасами. Эти системы создавались как раз для управления себестоимостью продукции и достижения за счет этого конкурентных выгод. Поэтому системы реализуют методы планирования и управления, позволяющие:

регулировать количество запасов, устраняя их дефицит и залеживание, и тем самым значительно снизить омертвленные в запасах затраты и складские издержки;

сократить незавершенное производство, поскольку производство планируется только на основе спроса на конечную продукцию, при этом производственные работы инициируются исходя из срока, к которому должен быть исполнен клиентский заказ;

оценивать выполнимость поступивших заказов с точки зрения имеющихся на предприятии мощностей;

сократить расходы и время, затрачиваемые на изготовление продукции, за счет оптимизации бизнес-процессов;

отслеживать фактическую производительность каждой производственной единицы и, сравнивая ее с плановой производительностью, оперативно вносить корректировки в производственные планы;

в результате уменьшения цикла производства и цикла выполнения заказа более гибко реагировать на спрос;

улучшить обслуживание клиентов и заказчиков за счет своевременного исполнения поставок.

С точки зрения службы закупок интересна информация, поступающая от службы входа заказов, отдела планирования производства, финансовой службы и складов сырья и материалов. Во всех перечисленных случаях связь должна быть двусторонней, а информация в систему вводится вовремя и максимально точно. Проанализировав имеющиеся данные, работник службы закупок может определить степень необходимости поставки того или иного материала, сроки поставки и так далее. Если поставки кого-либо сырья, к примеру картона стандартной для предприятия марки, формата и плотности, имеет систематическую основу, то отдел планирования производства получает возможность определения сроков производства того или иного заказа. В то же время, финансовая служба может планировать сроки и объем проводимых операций с денежными ресурсами предприятия.

Основным документом работы структуры закупок в таком случае является заявка на закупку, где указываются все характеристики заказываемого материала, его количество, требуемые сроки получения и информация о наличии на складе. Вся последующая работа с поставщиком проводится именно в соответствии с данным документом. Кроме того, заявка в совокупности с договором на поставку, контрактом или счетом является основанием для финансовой службы для проведения той или иной операции. Для того, чтобы соотнести заявляемое количество с реальной потребностью, информация, которая содержится в ней, проходит утверждение руководителя заявляющей службы, а также соответствующего директора. Это необходимо потому, что рядовой работник не всегда имеет полное представление о текущей или прогнозируемой ситуации, и его решение не всегда может оказаться правильным.

Заключение

Логистика снабжения, прежде всего, занимается управлением всевозможных материальных потоков, при этом комплексно контролируя движение финансовых ресурсов, а также взаимосвязанные с ним элементы. Постоянное снабжение предприятия различными ресурсами превращает логистику снабжения в весьма важный элемент в жизни абсолютно любого предприятия, ведь без неё и вовсе существование организации ставится под угрозу, поскольку снабжение — это пятьдесят-шестьдесят процентов финансов предприятия. Таким образом, логистика снабжения должна обязательно проводиться высококлассными специалистами (а именно, логистами), на которых никак нельзя экономить, как, собственно, и непосредственно на процессе логистики. При этом в логистике ценится скорость, а также продуманность и возможность скорого, по времени, приспособления к складывающейся ситуации.

В процессе выполнения работы была проанализирована работа отдела материально-технического снабжения ООО «Строй

Тех".

На основании проведенного анализа были разработаны основные положения нормативно-методической документации процесса снабжения, в которую включены: оценка выбора поставщиков, технология ведения переговоров, спецификация потребностей.

К недостаткам можно отнести большое количество сопутствующей документации и виз на документах.

Для сокращения количества обрабатываемой документации необходимо сократить количество получаемых виз, то есть наделить большими полномочиями начальников отдела снабжения более низкого уровня.

Список литературы

Аникина Б. А. Логистика. -М: Инфра-М, — 2006.

Гаджинский А. М. Логистика. -М: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К». 2006.

Залманова М. Е. Логистика. Учебное пособие. Саратов, СГТУ, 2007.

Неруш Ю. М. Логистика. -М.: Юнити, — 2007.

Плотки Б. К. Основы логистики. Учебное пособие. Л.: ЛФЭИ 2005

Сергеев В. И. Логистика в бизнесе. Москва 2001.

Сергеев В. И. Логистика. Учебное пособие. Санкт-Петербург, 2006.

Фомичев В. И. Международная торговля. -М: Инфра-М, — 2006.

Чудаков А. Д. Логистика. -М: Издательство РДЛ, — 2005.

Лайсонс К., Джиллингем М. Упарвление закупочной деятельностью и цепью поставок/ пер. 6 6-го анг. Изд.. -М.: ИНФРА-М, 2005

Лайсонс К., Джиллингем М. Упарвление закупочной деятельностью и цепью поставок/ пер. 6 6-го анг. Изд.. -М.: ИНФРА-М, 2005

Дыбская В.В., Зайцев Е. И., Сергеев В. И., Стерлигова А. Н. Логистика: Учебник/ В. В. Дыбская, Е. И. Зайцев, В. И. Сергеев, А. Н. Стерлигова; под ред. В. И. Сергеева. — М.: Эксмо, 2008

Залманова М. Е. Управление системами переработки, хранения и доставки продукции. — Саратов: СПИ, 2006.

Логистика / Под ред. Б. А. Аникина. — М.: ИНФРА, 2007

Новиков О.А., Семененко А. И. Производственно-коммерческая логистика. — СПб.: Издательство Санкт-Петербургского университета экономики и финансов, 2007

Плотки Б. К. Основы логистики. Учебное пособие. Л.: ЛФЭИ 2005

Залманова М. Е. Логистика. Учебное пособие. Саратов, СГТУ, 2007

Чудаков А. Д. Логистика. -М: Издательство РДЛ, — 2005

Формирование и передача заказчиком в ОМТС заявки на ТМЦ

Документальное оформление операций по движению материально-производственных запасов ОМТС ООО «Строй

Тех"

Организация выдачи МПЗ со склада

Организация приемки и хранения МПЗ на складе Определение оптимального количества заказов Анализ и отбор поставщиков