Автоматизация документооборота ООО «Компьюцентр»

Причем одна форма является главной и на кнопки, которые запускают и создают другие информационные формы, которые могут открываться по условию или по активизации различных элементов управления. Диалог — это процесс обмена сообщениями между пользователем и ИС Сценарий диалога представлен на рисунке 2.

20.Рисунок2.

20 — Диалог с ИСОбмен информацией между пользователем и компьютером (точнее, его программным обеспечением) по всем формальным признакам соответствует понятию «диалог». Для того чтобы диалог был конструктивным, должны соблюдаться следующие правила:

участники диалога должны понимать язык друг друга;

участники диалога не должны говорить одновременно;

очередное высказывание должно учитывать как общий контекст диалога, так и последнюю информацию, полученную от собеседника. При проектировании диалога, необходимо определить:

структуру диалога;

возможный сценарий развития диалога;

содержание управляющих сообщений и данных, которыми могут обмениваться человек и приложение (семантику сообщений);визуальные атрибуты отображаемой информации (синтаксис сообщений).На рис. 2.14−2.15 представлены частные диалоги по целям пользователя, создание заявки, просмотр хронологии накладных. Рисунок 2.21 — Структура диалога просмотра справочника «Контроль"Рисунок 2.22 — Диалог поиска документа по номеру

Для реализации основной функциональности будем использовать формы Access. Главная форма разработанного приложения представлена на рисунке 2.

23.Рисунок 2.23 — Внешний вид разрабатываемого приложения

Главная форма предназначена для управления вычислительным процессом. Эта форма содержит кнопочные элементы управления для запуска других форм приложения. Главная форма при помощи активации кнопки «Ввод данных и просмотр справочников» позволяет создать форму «Исходные данные», которая предназначена для выбора справочника для просмотра и ввода информации. Внешний вид формы представлен на рис.

2.24Рис. 2.24 — Форма «Справочная"При помощи кнопки «Работа с базой данных» формируется одноименная форма, которая предназначена для организации просмотров базы данных. Внешний вид формы представлен на рис.

2.25. Рисунок 2.25 — Форма «Выбор просмотра БД"При активации кнопочного элемента управления «Поиск информации» формируется одноименная форма для выбора альтернатив поиска. Внешний вид формы представлен на рис.

2.26. Рисунок 2.26 — «Поиск информации». Таким образом, можно сделать вывод, что разработанные диалоги с автоматизированной информационной системой соответствуют функциям системы.

2.3. 2 Характеристика базы данных

Для реализации функций информационной модели, системы учета документов компании необходимо наличие нескольких взаимосвязанных таблиц, описание которых представлено в таблице 2.6Таблица 2.6Содержание таблиц базы данных№ п/пНазвание таблицы

НазначениеДокумент

Таблица, содержащая данные о документах

Тип документа

Таблица, содержащая информацию о типах документов

ИсточникТаблица, содержащая информацию об источниках документов

АдресатТаблица, содержащая информацию об адресатах

ИсполнительТаблица, содержащая информацию об исполнителях Отдел

Таблица, содержащая дополнительную информацию об отделах организации

АтрибутыТаблица, содержащая информацию об атрибутах документов

СостояниеТаблица, содержащая информацию о текущем состоянии документов

КонтрольТаблица, содержащая контрольные даты подготовки документов

Данные таблицы необходимо реализовать в среде MicrosoftAccess 2007, по ключевым полям, для этого необходимо разработать концептуальную схему информационной модели. Таблицы попарно связаны между собой через ключи связи, что существенно упрощает их обработку, так как автоматически обеспечивается контроль целостности данных. Каждую из таблиц описанных выше введем индексное поле, с помощью которых решим задачи связи информационных таблиц. В результате, объединив необходимые ссылки, получим концептуальную схему информационной модели

Разработанная информационная модель позволит эффективно решать задачи документооборота ООО «Компьюцентр». Для реализации функций информационной модели, необходимо наличие нескольких взаимосвязанных таблиц, описание которых представлено в таблице 2.7−2.15 и рисунках 2.27−2.

35.Таблица 2.7Описание структуры таблицы «Документ"Поле

ТипОписание

Код документасчетчик

Уникальный ключ таблицы «Документ"Код типачисловой

Код вида документа, ссылка на таблицу «Тип документа"Код источникачисловой

Код источника, ссылка на таблицу источников документов

СодержаниеСимвольное

Поле содержит информативную часть документа. Код состояниячисловой

Ссылка на таблицу состояний документов

Код исполнителячисловой

Код исполнителя, ссылка на таблицу исполнителей

Код контролячисловой

Ссылка на таблицу контрольных дат

Код атрибута

ДатаСсылка на таблицу атрибутов

Рисунок 2.27 — Реализация таблицы Документ средствами MicrosoftAccess 2007

Таблица 2.8Описание структуры таблицы «Состояние"Поле

ТипОписание

Код состояниясчетчик

Уникальный код таблицы «Состояние"Дата Дата

Дата Состояние

ТекстовыйСостояние документа

Местонахождение Текстовый

Местонахождение документа

Рисунок 2.28 — Реализация таблицы «Статус» средствами MicrosoftAccess 2007

Таблица 2.9 Описание структуры таблицы «Исполнитель"Поле

ТипОписание

Код исполнителя

СчетчикУникальный код таблицы «Исполнитель"Код отдела

ЧисловойКлюч, ссылка на таблицу «Отдел"Должность

СимвольныйДолжность сотрудника

Фамилия Символьный

Фамилия сотрудника

ИмяСимвольный

Имя сотрудника

ОтчествоСимвольный

Отчество сотрудника

ТелефонСимвольный

Поле содержит телефон сотрудника

Рисунок 2.29 Реализация таблицы «Исполнитель» средствами MicrosoftAccess 2007

Таблица 2.10 Описание структуры таблицы «Отдел"Поле

ТипОписание

Код отделасчетчик

Уникальный код таблицы «Отдел"Название отдела

СимвольныйНаименование отдела Размещение

СимвольныйПоле содержит территориальное размещение отдела

Рисунок 2.30 — Реализация таблицы «Отдел» средствами MicrosoftAccess 2007

Таблица 2.11Описание структуры таблицы «Тип документа"Поле

ТипОписание

Код видасчетчик

Уникальный код «Вид документа"Тип документачисловой

Поле содержит тип документа

Рисунок 2.31 Реализация таблицы «Тип документа» средствамиMicrosoftAccess 2007

Таблица 2.12Описание структуры таблицы «Адресат"Поле

ТипОписание

Код адресатасчетчик

Уникальный код «Адресат"Наименование

СимвольныйПоле содержит наименование отправителя

Фамилия Символьный

Фамилия адресата

ИмяСимвольный

Имя адресата

ОтчествоСимвольный

Отчество адреса

ТелефонСимвольный

Поле содержит телефон Адрес Символьный

Поле содержит адрес emailСимвольный

Поле содержит электронный адрес

Рисунок 2.32 — Реализация таблицы «Адресат» средствами MicrosoftAccess 2007

Таблица 2.13Описание структуры таблицы «Источник"Поле

ТипОписание

Код источникасчетчик

Уникальный код таблицы «Источник"Наименованиесимвольный

Наименование источника документов

Код адресатачисловой

Ссылка на таблицу адресатов

Вид доставкисимвольный

Вид доставки документов

Рисунок 2.33- Реализация таблицы «Источник» средствами MicrosoftAccess 2007

Таблица 2.14Описание структуры таблицы «Контроль"Поле

ТипОписание

Код контролясчетчик

Уникальный код таблицы «Контроль"Дата отработки

ДатаДата отработки документа

Промежуточная дата

ДатаПромежуточная дата исполнения документа

Фактическая дата исполнения

ДатаВыполнение документа по факту

Дата отправки

ДатаДата отправки

Рисунок 2.34 — Реализация таблицы «Контроль» средствами MicrosoftAccess 2007

Таблица 2.14Описание структуры таблицы «Атрибуты"Поле

ТипОписание

Код атрибута

СчетчикУникальный код таблицы «Атрибуты"Содержание

СимвольныйДата отработки документа

Регистрационный номер

СимвольныйРегистрационный номер

Дата регистрации

ДатаДата регистрации

Исходящий номер

СимвольныйИсходящий номер

Дата создания

ДатаДата создания документа

Входящий номер

СимвольныйВходящий номер документа

Дата получения

ДатаДата получения документа

РезолюцияСимвольный

Резолюция по документу

Рисунок 2.35 — Реализация таблицы «Атрибут» средствами MicrosoftAccess 2007 В результате препарирования — информационная модель была успешно реализована в среде MicrosoftAccess 2007 (рис.

2.36).Рисунок 2.36 — Логическая модель базы данных, созданная в среде MicrosoftAccess 20 072.

3.3 Структурная схема пакета

Задача эксплуатируется в среде Windows 98, Windows XP и выше. В качестве СУБД используется СУБД MicrosoftAccess. Разработанный программный проект представляет приложение Ассеss, состоящее из 9 информационных таблиц, 21 кнопочных и информационных форм, а 4 запросов и 3 отчетов. Кнопочные формы используются для организации вычислительного процесса при помощи элементов управления, а так же для отображения содержимого информационных таблиц, информационных запросов и отчетов. Подчиненные формы формируются на основе SQL-запросов и позволяют отобразить записи базы данных связаные с главной формой. Отчет формируется на основе запроса к базе данных и создается при помощи мастера составления отчетов MicrosoftAccess. Структуру всех запросов к базе данных представлено в приложении А.

2.3. 4 Описание программных модулей

Алгоритм функционирования разработанного приложения-модуля можно кратко описать следующей последовательностью действий (рис. 2.37). При загрузке модуля ожидается выбор одной из альтернатив главного меню. В зависимости от выбранной альтернативы главного меню происходит активация соответствующей процедуры, и синтез необходимых дочерних форм. После этого вычислительный процесс ожидает задействования элементов управления, которые могут приводить к запуску различных программных процедур, входящих в состав проекта. Элементы управления компоненты Button активируют процедуры, соответствующие названным действиям. Все процедуры функционируют по типизированным алгоритмам. Рисунок 2.37 — Блок-схема работы приложения

В качестве основных этапов этих алгоритмов необходимо выделить следующее:

считывание данных из компонентов редактирования, расположенных на динамически создаваемых формах; поиск записей базы данных соответствующих определенному динамически создаваемому запросу;

выполнение вычислительных операций с результатами информационного поиска;

внесение необходимых изменений в базу данных.

2.4 Контрольный пример реализации проекта и его описание

Рассмотрим контрольный пример функционирования системы. В случае правильной связи с базой данных на экране появится главная форма приложения (рис.

2.23).Для дальнейшей работы приложения необходимо выбрать пункт главного меню. Например, выбираем пункт «Работа с базой данных» (рис. 2.25). Выберем альтернативу «Документы у исполнителя». Результат просмотра базы данных представлен на рисунке 2.

30.Рисунок 2.38 Просмотр «Документы у исполнителя"На следующем шаге просмотрим базу данных в разрезе «База данных документов» (рис. 2.39).После этого приведем в исполнение элемент управления — кнопку «Поиск информации», проведем поиск адресата «Иванцов» (рис.

2.39).В результате получим форму, представленную на рис.

2.40. Рисунок 2.39 Результат просмотра данных

Рисунок 2.40 Просмотр всей базы данных Рисунок 2.41 Результат поиска по фамилии исполнителя

При выборе просмотра базы данных «Неотработанные документы получим результат представленный на рис.

2.42Рисунок 2.42 Результат просмотра базы данных

При выборе альтернативы контроль выполнения документов будет получена форма представленная на рис.

2.43Рисунок 2.42 Результат просмотра базы данных

Таким образом, считаю, что работоспособность программы полностью продемонстрирована.

3. ОБОСНОВАНИЕ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ЭФФЕКТИВНОСТИ ПРОЕКТА3.1 Выбор и обоснование методики расчёта экономической эффективности

Под понятием «оценка экономической эффективности ИС» понимается процесс, включающий в себя понимание, определение и измерение того, насколько полезным в экономическом плане является или явилось внедрение ИС для предприятия. При этом экономическая полезность рассматривается обычно как денежный эквивалент того, насколько изменились доходы/расходы предприятия в результате инвестирования в ИС. Под методом оценки эффективности ИС подразумевается способ или набор средств проведения полной оценки ИС. Они могут состоять как из формальных, так и из неформальных процедур, при этом под неформальными понимаются не основанные на цифровых данных, быстрые, преимущественно субъективные процедуры оценки, а под формальными — более объективные, рациональные, базирующиеся на недвусмысленных данных механизмы оценки. Как известно, внедрение современных информационных технологий — дело дорогостоящее. Функционирование компаний в рыночной среде требует как минимум анализа экономических последствий, а еще лучше — оценки экономической эффективности того или иного шага преобразования системы управления компанией. Оценка экономической эффективности ИС — сложная и трудоемкая работа, требующая не только технических, но и экономических навыков. Только сочетание этих двух составляющих может привести к достоверному результату проводимого анализа. Продвижение на рынке ИС в условиях современной конкуренции невозможно без предоставления результатов оценки ожидаемой эффективности системы. Кроме того, существующая статистическая оценка успешности внедрения систем управления предприятием характеризуется неудачей внедрения от 40 до 70% случаев. Специалисты в области разработки, внедрения и сопровождения ИС должны обладать навыками проведения предварительной экспертизы проекта. Они должны уметь вести постоянный мониторинг системы на соответствие внедряемых технологий стратегии развития предприятия. Процесс соизмерения затрат и достигаемого за их счет эффекта должен быть именно «процессом», то есть итерационной процедурой, проводимой на протяжении всего этапа разработки и внедрения проекта, результат которой способен повлиять на дальнейшее продолжение проекта. Существуют следующие этапы оценки экономической эффективности информационной системы:

традиционная оценка эффективности как соотношение затрат и результатов;

расчет совокупной стоимости владения информационной системой;

оценка внедрения ИС как инвестиционного проекта;

разработка сбалансированной системы показателей для оценки экономического эффекта;

Оценка эффективности проектов независимо от технических, технологических, финансовых, отраслевых или региональных особенностей осуществляется на основе единых принципов. К ним относятся:

рассмотрение проекта на протяжении всего жизненного цикла;

моделирование денежных потоков;

сопоставимость условий сравнения различных проектов;

положительность и максимум эффекта;

учет фактора времени;

учет только предстоящих в ходе осуществления проекта затрат и поступлений;

сравнение «с проектом» и «без проекта»; учет всех наиболее существенных последствий проекта;

учет наличия разных участников проекта;

многоэтапность оценки;

учет влияния на эффективность инвестиционного проекта;

учет влияния инфляции;

учет влияния неопределенностей и рисков. Показатели коммерческой эффективности проекта в целом отражают финансовые последствия внедрения информационной системы. В качестве основных показателей для расчета коммерческой эффективности проекта рекомендуется использовать следующие:

чистый доход;

чистый дисконтированный доход;

внутренняя норма доходности;

индексы доходности затрат и инвестиций;

срок окупаемости. Таким образом, исходя из всего выше сказанного, можно сделать вывод, что процесс оценки экономической эффективности информационных систем сложен и неоднозначен. Подходить следует индивидуально в каждом конкретном случае, но опираясь на определенные методики, что позволит исключить «человеческий фактор» и снизить погрешности ввиду отсутствия каких либо данных. В рассматриваемом случае, так как система не планируется к продаже, а будет внедрена только на одном предприятии, необходимо рассчитать экономическую эффективность исходя из снижения издержек на производственную деятельность. При расчете экономической эффективности будет проведено сравнение результатов обработки информации при существующем бизнес-процессе и после внедрения разрабатываемой системы. Прямая эффективность машинной обработки информации представлена в показателе снижения экономических стоимостных затрат на обработку информации. При оценке прямой эффективности в стоимостных единицах измерения рассчитываются две группы показателей — показатель снижения трудовых затрат и показатель снижения стоимостных затрат. При расчете изменения трудовых затрат на обработку информации используется следующая система показателей:

Абсолютный показатель снижения трудовых затрат на обработку информации

Т=Т0-Т1 (3.1)где Т0 — годовая трудоемкость обработки информации при базисном варианте;

Т1 — годовая стоимость обработки информации при проектируемом варианте.

2. Коэффициент снижения трудовых затратKт=(Т/Т0)*100 (%) (3.2)3. Индекс снижения трудовых затрат, который показывает рост производительности труда при обработке информации. Yт=Т0/Т1 В (3.3)К стоимостным показателям относятся: абсолютное снижение стоимостных затрат ©, коэффициент относительного снижения стоимостных затрат (КC) индекс снижения стоимостных затрат (YC):

1. Показатель снижения стоимостных затрат

С=С0-С1 Т1 В (3.4)где С0 — годовая стоимость обработки информации при базисном варианте;

С1 — годовая стоимость обработки информации при проектируемом варианте. Коэффициент эффективности по затратам: Kc=(С/С0)*100 (%)Т1 В (3.5)Индекс изменения стоимостных затратYc=С0/С1 (3.6)Помимо рассмотренных показателей целесообразно также рассчитать срок окупаемости затрат на внедрение проекта машинной обработки информации (Ток), рассчитываемые в годах, долях года или в месяцах года:

Ток = КП /C (3.7)где КП — затраты на создание проекта (проектирование и внедрение).А также расчетный коэффициент эффективности капитальных затрат:

Ер = 1/Ток (3.8)Таблица 3.1Характеристика затрат на обработку информации по базовому варианту.№ п/пНаименование операций технологического процесса решения комплекса задач

Оборудо-вание

Ед. Изм. Объем работы в год

Норма выра-ботки / производительность устройств ЭВМ (опер/в час.)Тру-доем-кость

Средне-часовая зарплата специалиста (руб.)Часовая норма амортизации (руб. за час) / ст. 1 маш.

часа (руб.)Часовая стоимость накладных расходов (руб.)Стоимостные затраты для ручных операций

Стои-мостные затраты для операций, вып. на ЭВМ, тыс1 234 567 891 011 121прием контроль, регистрация документовкалькуля-тордоку-менто-строка408 123 425 008,2912,7521,042ввод исходных данныхканцеляр-ские принадлежностисимвол10 101 128 412 500,12128,55 197,77327,273вычисление и подсчет итоговкальку-лятордействие833 223 212 500 423,11650,951 074,064Занесение данных в результа-тивные формыканцеляр-ские принадлежностисимвол128 030 442 500,126931066,921 765,54Итого:

Х31 644 261 200

Ххх10 200 300 000

Таблица 3.2Характеристика затрат на обработку информации по проектируемому варианту.№ п/пНаименование операций технологического процесса решения комплекса задач

Оборудо-вание

Ед. Изм. Объем работы в год

Норма выра-ботки / произв.

устр. ЭВМ (опер/в час.)Тру-доем-кость

Средне-часовая зарплата специалиста (руб.)Часовая норма амортизации (руб. за час) / ст. 1 маш.

часа (руб.)Часовая стоимость накладных расходов (руб.)Стоимостные затраты для ручных операций

Стои-мостные затраты для операций, вып. на ЭВМ тыс.

1 234 567 891 011 121прием контроль, регистрация документовкалькуля-тордоку-менто-строка20 880 034 250×08,2921,042ввод исходных данныхперсон.

компьютерсимвол316.44 150 100Х40хх316,443вычисление и подсчет итоговперсон.

компьютердействие433 210 650Х40хх3,24Занесение данных в результа-тивные формыперсон.

компьютерсимвол1 280 305· 10 624.

4Х40хх1,045печать результатовлазерный принтерстраница3 401 302.

6Х40хх40,68Итого:

Х31 644 150 211 250хх8.

2 937 500,003.

2 Расчёт показателей экономической эффективности проекта В данном пункте рассчитаем затраты (трудовые и стоимостные) на работу в базовом варианте и на работу после внедрения задачи автоматизации. Расчет трудовых затрат по базовому и проектируемому варианту. А). Базовый вариант. Объём работы измеряется количеством обработанных документов, которые должен обработать специалист в существующей системе. При этом учет заявок и проектов ведется на основе бумажных форм документов, то есть ответственное лицо заносит необходимые сведения вручную на формализованный бланк, анализ представленной информации происходит без применения средств автоматизации. Норма выработки показывает, сколько за один час специалист может обработать документов при базовом варианте решения задачи. В нашем случае норма выработки в час составляет 1,5 документа. Трудоёмкость (Тб) определяется делением объёма работы на норму выработки. Тб =31 644 /26.7 = 1200 час. (3.9)Б.)Проектный вариант. Норма выработки при проектном варианте показывает, сколько специалист за один час обрабатывает документов с использованием разработанной системы. Норма выработки в час составляет 12,0 документов. Трудоёмкость (Тп) определяется делением объёма работы на норму выработки:

Тп = 31 644 /150 = 211 час. (3.10)Абсолютный показатель снижения трудовых затрат (∆T) рассчитываем используя формулу (3.1):∆T= 1200−211=989 час.. (3.11)Для расчета коэффициент относительного снижения трудовых затрат (Кт) используем формулу (3.2):Кт=989/1200*100%=82,4%. (3.12)Индекс изменения трудовых затрат или повышение производительности труда (Yт) вычислим используя соотношения (3.3):Yт =1200/211=5.68. (3.13)Расчет стоимостных показателей по базовому и проектируемому варианту:

А. Базовый вариант1. Материальные затраты:

В материальные затраты на обработку информации включаются затраты на расходные материалы. Посчитано, что ежемесячно на это необходимо расходовать 350 рублей. Картриджи: 1 шт. х 500 руб. = 500 руб.;Итого: 850 руб. в месяц

Соответственно на год потребуется:

850×12 = 10 200 руб.

2.Трудовые затраты. Количество работников — 1 человека.

сотрудника — 250 руб./час. * 100 час. = 25 000 рублей в месяц. Фонд заработной платы за год составляет:

25 000×12 = 300 000 руб. Всего затраты на базовый вариант обработки информации составляет:

Сб =300 000+10200=310 200 руб.Б. Проектный вариант.

1. Материальные затраты:

В материальные затраты на обработку информации включаются следующие расходные материалы:

картриджи 1 шт. х 500 руб. = 500 руб.;

— бумага 1 шт. х 105 руб. = 105 руб.;Итого: 605 руб. в месяц

Соответственно на год потребуется:

605×12 = 7260 руб.

2.Трудовые затраты. Количество работников — 1 человека. ФОТ (Фонд оплаты труда) сотрудника — 250 руб./час. * 12,5 = 3125 рублей в месяц. Фонд заработной платы за год составляет:

3125×12= 37 500 руб.

3.Накладные расходы (в данном случае состоят из суммы стоимости потреблённой электроэнергии):

Кв/ч*1,50 руб.=37 500,00 руб. Сопровождение — 30 000 руб. в год. Срок действия проекта — 7 лет, тогда амортизационные отчисления составят 14,28% (100% / 7) от капитальных вложений. Капитальные вложения (инвестиции) в создание проекта. Сводный инвестиционный план проекта, таким образом, суммарные затраты стоимость проекта равна 207 750,00 руб. Сумма амортизационных начислений 14,28% от капитальных вложений:

207 750,00×0, 14 = 29 085,00 руб. Всего затраты на автоматизированную обработку информации составляют:

Сп = 7260+37 500+37500+30 000+29085= 141 345 руб. Рассчитаем значение стоимостных показателей:

Абсолютное снижение стоимостных затрат (∆С), вычисляем используя соотношения (3.4):∆С =310 200- 141 345= 168 855 руб.. (3.14)Коэффициента относительного снижения стоимостных затрат (Кс) определяется по формуле (3.5):Кс=168 855/310200*100%=54,4%. (3.15)Для вычисления индекса изменения стоимостных затрат (Yc) использовать соотношение (3.6):Yc=310 200/141345=2,19. (3.16)Определим экономическую эффективность от системы. Это отношение экономического эффекта, полученного за определённый период времени от вложения капитала (или от внедрения мероприятий), к объёму вложенного капитала, обеспечившего внедрение мероприятий и получение экономического эффекта. Экономический эффект представляет собой чистый доход (прибыль), т. е. цена минус себестоимость. Расчет экономической эффективности при помощи (3.8) примет вид: Е =168 855/207750=0,81. (3.17)Эффективность капитальных затрат определяется сроком окупаемости (Т) дополнительных капитальных затрат на модернизацию информационной системы:

Срок окупаемости определяется, как обратная величина Е (3.7)Т = 1 /0,81 = 1,2. (3.18)Экономические показатели, полученные в результате дипломного проектирования, представлены в таблице 3.1:Таблица 3.3 Экономические показатели проекта

Наименование показателей эффективности

Ед. измерения

РезультатНеобходимые инвестиции на разработку системыруб.

178 221,00Годовые затраты на планирование продаж при базовом вариантеруб.

310 200,00Годовые затраты на автоматизированное на планирование продажруб.

191 345,00Годовой экономический эффектруб.

168 855,00Экономическая эффективность проекта0,81Срок окупаемости проекталет1,2Получив все необходимые расчетные показатели, для наглядности, составим графические диаграммы, представленные на рисунке 3.1 (сравнительная диаграмма трудовых затрат) и 3.2 — сравнительная диаграмма стоимостных затрат.Рис. 3.

1. Cравнительная диаграмма трудовых затрат

Рис. 3.

2. Сравнительная диаграмма стоимостных затрат

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В дипломной работе была спроектирована и разработана автоматизированная система документооборота ООО «Компьюцентр».Динамический процесс проектирования системы происходил в несколько стадий. На этапе обследования была рассмотрена общая характеристика объекта автоматизации, его организационная структура и организация работы. На основе анализа сформированы и обоснованы требования к работе системы и к ее отдельным компонентам: программному, информационному, техническому. На стадии проектирования разработана общая структура информационной системы в целом, а также по каждой отдельной ее задаче. Определены основные проектные решения, что стало основанием для разработки, отладки программной части и для конструирования эксплуатационной документации. Создание и внедрение автоматизированной системы документооборота ООО «Компьюцентр» позволит сократить время работы сотрудников с документами, снизить временные затраты на их обработку и поиск документов в среднем на 30−35% за счет автоматического анализа информации, имеющейся в базе данных. Использование информационной системы позволит более глубоко и в полном объеме собирать и анализировать необходимую информацию о документах и их обработке. Отмечено так же повышение эффективности документооборота. При этом в практику работы персонала входят новые информационные технологии, такие как совместный авторизованный доступ к справочной информации о документах, автоматизация рутинных операций, доступ к информационно-справочным ресурсам, автоматическое заполнение документов, исключение недостатков бумажных носителей, контроль качества, стандартизация учета. Для быстрой и полной адаптации пользователя к системе был разработан удобный дружественный интерфейс пользователя и подробное описание работы с системой в руководстве пользователя. Для обеспечения надежной защиты информации предусмотрена система разграничения доступа к данным и функциям, авторизация вводимой и корректируемой информации, посредством подстановки и анализа данных. Считаю, что созданная в дипломной работе автоматизированная система документооборота ООО «Компьюцентр» полностью соответствует информационным требованиям предприятия и сможет поддерживать это соответствие в течение всего жизненного цикла системы. В работе проведено исследование предметной области, разработана структура базы данных, спроектированы SQL-запросы к базе данных, разработано алгоритмическое и программное обеспечение, спроектирован программный интерфейс системы, а так же проведено тестирование разработанной системы, оценена экономическая целесообразность внедрения системы. Список использованной литературыAccess 2003

Практическое руководство: В. Е. Кошелев — Санкт-Петербург, Бином-Пресс, 2008 г.- 464 с. Access 2007 без воды. Все, что нужно для уверенной работы: А. В. Голышева, И. А.

Клеандрова, Р. Г. Прокди — Санкт-Петербург, Наука и техника, 2008 г.- 192 с. Access 2007 на практике: О. В. Смирнова — Москва, Феникс, 2009 г.- 160 с. Access 2007

Недостающее руководство: Мэтью Мак-Дональд — Москва, Русская Редакция, БХВ-Петербург, 2007 г.- 784 с. Access 2007

Новые возможности: Александр Сергеев — Санкт-Петербург, Питер, 2008 г.- 176 с. Access 2007

Эффективное использование: В. Е. Кошелев — Москва, Бином-Пресс, 2009 г.- 590 с. Access 2010 для чайников: Лори Ульрих Фуллер, Кен Кук — Москва, Вильямс, 2011 г.- 384 с. Access 2010: Андрей Сеннов — Санкт-Петербург, Питер, 2010 г.- 288 с. MicrosoftAccess 2003 для начинающих: В. Степанов — Москва, Аквариум-Принт, Дом печати — Вятка, 2006 г.- 128 с. MicrosoftAccess 2003

Русская версия (+ CD-ROM): — Москва, Эком, 2008 г.- 432 с. MicrosoftAccess 2007

Лучший самоучитель: С. В. Глушаков, А. С. Сурядный, М. И. Шумилов — Москва, АСТ, АСТ Москва, 2008 г.- 448 с. MicrosoftAccess 2007: Джон Кронан, Бобби Сандберг — Москва, НТ Пресс, 2009 г.- 384 с. MicrosoftAccess 2010

Разработка приложений на реальном примере (+ CD-ROM): Геннадий Гурвиц — Москва, БХВ-Петербург, 2010 г.- 496 с. MicrosoftOffice 2003

Краткое руководство: О. А. Меженный — Москва, Диалектика, 2005 г.- 368 с. MicrosoftOffice 2007

Лучший самоучитель: С. В. Глушаков, А. С. Сурядный — Москва, АСТ, АСТ Москва, ВКТ, 2008 г.- 448 с. MicrosoftOffice 2007: С. В. Глушаков, А. С. Сурядный — Москва, АСТ, АСТ Москва, 2008 г.- 624 с. MicrosoftOffice 2007: Стив Джонсон — Санкт-Петербург, НТ Пресс, 2009 г.- 720 с. MicrosoftOffice 2010

Краткое руководство: О. А. Меженный — Санкт-Петербург, Вильямс, 2011 г.- 368 с. MicrosoftOfficeAccess 2003

Быстрые шаги: Джон Кронан, Вирджиния Андерсен, Бренда Брайант

Андерсон — Москва, НТ Пресс, 2005 г.- 226 с. MicrosoftOfficeAccess 2007 (+ CD-ROM): Ирина Харитонова, Лада Рудикова — Санкт-Петербург, БХВ-Петербург, 2008 г.- 1280 с. MicrosoftOfficeAccess 2007

Просто как дважды два: А. Н. Кушнир — Москва, Эксмо, 2007 г.- 272 с. MicrosoftOfficeAccess 2007

Русская версия (+ CD-ROM): Стив Ламберт, М. Доу Ламберт III, Джоан

Преппернау — Санкт-Петербург, ЭКОМ Паблишерз, 2007 г.- 432 с. MicrosoftOffice XP: В. Ю. Микрюков — Москва, Феникс, 2006 г.- 256 с. MicrosoftVisual C++ в задачах и примерах (+ CD-ROM): Н. Культин — Санкт-Петербург, БХВ-Петербург, 2010 г.- 274 с. Office 2010 для чайников: Уоллес Вонг — Москва, Диалектика, 2010 г.- 368 с. Анализ данных в Access. Сборник рецептов: Кен Блюттман, Уайн Фриз — Москва, Питер, 2008 г.- 352 с. Базы данных. Разработка приложений: Л. В.

Рудикова — Москва, БХВ-Петербург, 2006 г.- 496 с. Ваша первая база данных в Access 2007: М. В. Белянин — Москва, НТ Пресс, 2008 г.- 288 с.Видеосамоучитель. M icrosoftAccess 2007 (+ CD-ROM): А.

Днепров — Санкт-Петербург, Питер, 2008 г.- 240 с. Официальный учебный курс MOAC MicrosoftOffice 2003. В 2-х кн (комплект)+ CD: Коллектив авторов — Москва, 2007 г.- 448 с. Практика создания приложений в Access: А. М. Епанешников, В.

А. Епанешников — Москва, Диалог-МИФИ, 2009 г.- 440 с. Программирование в пакетах MS Office: — Москва, Финансы и статистика, 2007 г.- 656 с. Работа с пакетом MicrosoftOffice (+ CD-ROM): Игорь Горшунов — Санкт-Петербург, Бином-Пресс, 2007 г.- 208 с. Разработка баз данных в MicrosoftAccess: Н. П. Обухов — Москва, ИВЭСЭП, Знание, 2008 г.- 92 с. Разработка приложений в MS Access: С.

И. Моисеенко, Б. В. Соболь — Москва, Вильямс, 2006 г.- 272 с. Самоучитель Access 2007. 100% результат уверенной работы: А.

А. Рубин, И. А. Клеандрова, Р. Г. Прокди — Санкт-Петербург, Наука и техника, 2008 г.- 400 с. Самоучитель Access 2010 (+ CD-ROM): Юрий Бекаревич, Нина Пушкина — Санкт-Петербург, БХВ-Петербург, 2011 г.- 432 с. Технологии организации, хранения и обработки данных: Е. А. Левчук — Санкт-Петербург, Вышэйшая школа, 2005 г.- 240 с. Технология Microsoft ADO .NET: Ч.

А. Кариев — Санкт-Петербург, Интернет-университет информационных технологий, Бином. Лаборатор, 2010 г.- 544 с. Экспресс-курс. M icrosoftAccess XP: — Санкт-Петербург, АСТ, Харвест, 2006 г.- 32 с. ПРИЛОЖЕНИЯПриложение А. SQL -запросы к базе данных. Запрос, производящий поиск информации по фамилии адресатаSELECT адресат. Наименование, адресат. Фамилия, адресат. Имя, адресат. Отчество, адресат. Телефон, адресат. email, адресат. АдресFROM адресатWHERE (((адресат.Фамилия)=[Forms]![Поиск информации]![Поле20]));Запросы на выборку информации о документах по датеSELECT Атрибут.

регистрационный номер], Атрибут. дата регистрации], Атрибут.

содержание, Атрибут. исходящий номер], Состояние.

состояние, Состояние.

дата, Состояние.

местонахождениеFROM Состояние INNER JOIN (Атрибут INNER JOIN Документ ON Атрибут. код атрибута] = Документ. код атрибута]) ON Состояние. код состояния] = Документ.

код состояния]WHERE (((Атрибут. дата регистрации])=[F orms]![Поиск информации]![Поле11]));Запросы на выборку информации о документах по номеруSELECT Атрибут. регистрационный номер], Атрибут. дата регистрации], Атрибут.

содержание, Атрибут. исходящий номер], Состояние.

состояние, Состояние.

дата, Состояние.

местонахождениеFROM Состояние INNER JOIN (Атрибут INNER JOIN Документ ON Атрибут. код атрибута] = Документ. код атрибута]) ON Состояние.

код состояния] = Документ. код состояния]WHERE (((Атрибут. регистрационный номер])=[Forms]![Поиск информации]![Поле6]));Запрос, производящий поиск информации по фамилии ИсполнителяSELECT Исполнитель. Фамилия, Исполнитель. Имя, Исполнитель. Отчество, Исполнитель. Должность, Отдел.

название_отдела, Исполнитель. Телефон, Отдел.

размещениеFROM Отдел INNER JOIN Исполнитель ON Отдел.

код_отдела = Исполнитель. код отдела]WHERE (((Исполнитель.Фамилия)=[Forms]![Поиск информации]![Поле15]));FROM Zapas INNER JOIN Tovar ON Zapas. idZapas = Tovar. idZapas, Zakaz INNER JOIN (Pokup INNER JOIN Nakladnaya ON Pokup. idPokup = Nakladnaya. idPokup) ON Zakaz. idZakaz = Nakladnaya. IdZakaz;Запрос, производящий поиск Неотработанных документовSELECT Атрибут. регистрационный номер], Атрибут. дата регистрации], Атрибут.

содержание, Контроль. дата отработки], Состояние.

состояние, Состояние.

дата, Состояние.

местонахождениеFROM Контроль INNER JOIN (Состояние INNER JOIN (Атрибут INNER JOIN Документ ON Атрибут. код атрибута] = Документ. код атрибута]) ON Состояние.

код состояния] = Документ. код состояния]) ON Контроль.

код контроля] = Документ. код контроля]WHERE (((Состояние. состояние]) 'исполнен'));