Обеспечение сохранности электронных документов и информационных ресурсов

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ УО «БЕЛОРУССКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ЭКОНОМИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ»

Кафедра физикохимии материалов и производственных технологий РЕФЕРАТ по дисциплине: Технология и автоматизация делопроизводства в финансовой сфере на тему: Обеспечение сохранности электронных документов и информационных ресурсов Студент Володько С.И.

МИНСК 2014

Содержание Введение

1. Программные средства обеспечения сохранности электронных документов

2. Информационные ресурсы Республики Беларусь в электронном виде

3. Правовое регулирование работы с электронными документами в организациях

4. Правовое и методическое обеспечение сохранности информационных ресурсов и электронных документов Заключение Список использованных источников

Введение

Сегодня все больше документов и важных данных создаются в компьютере и хранятся в электронной форме. Применение современных информационных технологий позволило человечеству начать перевод накопленной им информации в электронную форму и создание новых видов информационных ресурсов (ИР) и электронных документов (ЭД), без использования которых немыслимо становление современного информационного общества.

После перевода в электронную форму и интеграции в единую систему, информационные ресурсы приобретают качественно иной статус, обеспечивающий более эффективную организацию, производство, распространение, хранение и использование информации.

Интеграция информационных ресурсов разнообразных сфер жизнедеятельности обществ обеспечивается созданием необходимых условий по обеспечению своевременности, достоверности и полноты представления информации всем субъектам хозяйствования, управления и гражданам; а также по взаимодействию с информационными ресурсами других государств и международных организаций.

Нормативное правовое регулирование информационных ресурсов и электронных документов является отдельным компонентом системы национального информационного права, который зафиксировал определяющую форму организационного выражения документированной информации, используемой в ее производстве (отборе, переработке, сохранении) и потреблении.

Поэтому важнейшей проблемой процесса информатизации является разработка нормативных правовых и методических документов в области создания, использования и хранения информационных ресурсов и электронных документов, образующихся в результате культурной, научной и производственной деятельности организаций любой формы собственности, а также при документировании управленческих функций органов государственной власти и управления Республики Беларусь.

1. Программные средства обеспечения сохранности документов Одно из важных условий безопасного хранения данных — наличие на компьютере вспомогательных программ для своевременного обнаружения проблем, которые могут возникнуть на компьютере сотрудника. Это антивирусные программы и программы диагностики.

Антивирусные программы предотвращают проникновение вирусов на компьютеры организации, выявляют инфицированные файлы и осуществляют лечение зараженного компьютера. Основные источники вирусов:

1) нелегальное программное обеспечение;

2) флэш-накопители, зараженные вирусом, находящимся в загрузочном секторе;

3) документы MS Word и Excel, зараженные макровирусами.

Каждый сотрудник, обменивающийся информацией на флэш-накопителях, а в небольших фирмах им чаще всего является секретарь, должен первым делом, получив флэш-накопитель, запустить антивирусную программу и потратить минуту на проверку флэш-накопителя на наличие вирусов. Эта процедура должна быть обязательной для всех сотрудников организации, работающих с флэш-накопителями.

Простейший способ сократить вероятность заражения компьютера, подключенного к локальной сети, — программно (на уровне BIOS) отключить дисководы большей части сотрудников. Параллельно такая мера обеспечивает и предотвращение несанкционированной утечки информации. В этом случае запись информации на флэш-накопители и ввод информации, полученной на них, осуществляется уполномоченными сотрудниками, обязательно осуществляющими предварительную проверку флэш-накопителей на наличие вирусов.

Для максимальной безопасности компьютера рекомендуется периодически запускать антивирусную программу для проверки всех дисков компьютера либо только тех, в которые помещаются вновь поступающие документы. Такая проверка может запускаться как вручную, так и автоматически.

В общем, вирусы «совершенствуются», совершенствуется и антивирусная защита, поэтому необходимо постоянно использовать свежие версии антивирусной защиты.

Работа других вспомогательных программ направлена на сохранение данных даже в случае сбоев в работе программного обеспечения. Для предотвращения сбоев существуют специальные вспомогательные программы — утилиты.

Рассмотрим несколько программ, позволяющих избежать проблем при работе компьютера:

1) Norton CrachGuard 3.0;

2) Norton Utilities 2.0 rus;

3) Norton Uninstaller.

Norton CrachGuard является наиболее простой в использовании, но одной из самых нужных программ. Эта программа автоматически запускается при включении компьютера и работает в фоновом режиме. Она активизирует «зависшую» программу и сохраняет при этом данные или документ, с которым ведется работа, а также позволяет закрыть программу, давшую сбой, не прибегая к перезагрузке компьютера.

Версия Norton CrachGuard Deluxe включает в себя модуль Auto Check (System Check), осуществляющий комплексный анализ состояния компьютера, включая проверку на наличие вирусов и поиск возможных проблем, связанных с работой жесткого диска и программного обеспечения. В случае обнаружения ошибок программа может либо сама произвести необходимые исправления, либо предложит проделать это пользователю.

Собственно Norton Utilities представляет собой интегрированный набор программ, обеспечивающих диагностику и обслуживание компьютера. Norton System Doctor, работая в фоновом режиме, отслеживает состояние компьютера и периодически проводит его диагностику, включая проверку на наличие вирусов, выдавая рекомендации и запуская при необходимости соответствующие программы.

В конечном счёте, для обеспечения нормальной работы компьютера следует соблюдать лишь несколько правил, отнимающих минимум времени:

1) чтобы не допустить заражения компьютера вирусами, в фоновом режиме должна всё время работать антивирусная программа;

2) каждый флэш-накопитель, побывавший в чужом компьютере, каждое сообщение, поступившее по электронной почте в виде присоединённого файла, должны быть сразу же проверены на наличие вируса;

3) сохраняйте результаты своей работы на сменном носителе;

4) периодически выполняйте дефрагментацию жёсткого диска и ежемесячно запускайте программы диагностики, обнаружения и устранения неполадок;

5) для освобождения места на жёстком диске пользуйтесь специальными программами.

Однако важно не только создать аппаратное обеспечение сохранности электронных документов и использовать его, но не менее важно уметь обрабатывать и работать с этими документами в системе делопроизводства, что позволяет делопроизводителю эффективно работать и обеспечивать качество своей работы, а также обеспечить их сохранность.

Систематизацию документов осуществляют с помощью каталога. Он позволяет структурировать поток информации, предотвращая хаотичное размещение документов.

В каталоге (директории) не могут существовать два файла с одинаковыми именами. Удобнее придерживаться правила — имя файла не должно превышать восьми символов (без включения пробелов и специальных символов), т.к. файл с таким именем может быть запущен в любом редакторе без ограничений.

Периодическая ревизия каталогов документов помогает сортировать и своевременно освобождаться от устаревших и ненужных. Документы, не использующиеся в текущей работе, следует сбрасывать в архив. В качестве архива можно использовать жёсткий диск и флэш-накопители.

В электронный архив документ отправляют сразу по завершении его в делопроизводстве. Архивом служит база данных — это хранилище информации в систематизированном виде. Периодически базу данных сортируют по столбцам, т. е. выстраивают данные в определённой последовательности, например временной, что очень важно в делопроизводстве. Базу данных можно использовать для формирования личных дел, а также для формирования номенклатуры дел на основе табличного редактора Excel.

Известно, что документы различаются по своей ценности, а значит и сроком хранения. Все сроки хранения, принятые в традиционном, бумажном делопроизводстве, действительны и для электронных архивов. Присущая электронному хранению — лёгкость создания копий здесь очень удобна. Однако для документов постоянного срока хранения (например, приказы по основной деятельности) и долговременного (например, приказы по личному составу) используют совместное хранение — оригиналов на бумажной основе и копий в электронных архивах.

Для лучшего поиска документов в архиве создают электронную регистрационную карточку. В электронную регистрационную карточку на каждый документ вносят разные данные: регистрационный и валовый номер, дату, вид документа, заголовок, краткое содержание, ключевые слова, имя автора, объём, имя исполнителя и т. д. Автоматизированная система регистрации и контроля сокращает время на поиск документов, поэтому входящие документы регистрируют в день поступления.

Электронная карточка также должна отражать «Сведения о движении документа», т. е. переход документа от исполнителя к исполнителю:

Таблица 1

2. Информационные ресурсы Республики Беларусь в электронном виде Определяющими нормативными документами в области электронного документооборота (ЭДО) и его безопасности как в международном праве, так и в ряде национальных законодательств являются законы об электронном документе (ЭД), об электронной (цифровой) подписи (ЭЦП), об электронной коммерции и им соответствующие, а также стандарты, принимаемые международными организациями и национальными органами по стандартизации.

В Республике Беларусь основную нормативную нагрузку в области обеспечения ИР и ЭДО, а также работы архивов ЭД несут:

— Закон РБ «Об информатизации» от 06.09.1995 N 3850-XII

— Закон РБ «Об электронном документе» от 10.01.2000 N 357-З

— Закон РБ «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь» от 06.10.1994 N 3277 (в редакции Закона от 06.01.1999 N 236-З) В основании нормативной базы РБ в области регулирования и безопасности ЭДО, а также работы архивов электронных документов находятся:

1) Государственные стандарты РБ:

— СТБ ИСО/МЭК 15 489−1:2001 «Информация и документация. Управление документами. Часть 1: Общие принципы»;

— СТБ ИСО/МЭК 17 799:2005 «Технологии информационные. Методы обеспечения защиты. Кодекс установившейся практики по управлению безопасностью информации»;

— СТБ 1221−2000 «Документы электронные. Правила выполнения, обращения и хранения»;

— СТБ 1176.1−99 «Информационная технология. Защита информации. Функция хеширования»; СТБ 1176.2−99 «Информационная технология. Защита информации. Процедуры выработки и проверки ЭЦП»;

— ГОСТ 28 147–89 «Система обработки информации. Защита криптографическая. Алгоритм криптографического преобразования»;

— стандарты серии СТБ 34.101, разрабатываемые в области методов и средств безопасности ИТ на основе международного стандарта ИСО/МЭК 15 408−99 «Информационная технология. Методы и средства безопасности. Критерии оценки безопасности информационных технологий» («Общие критерии»);

2) руководящие документы, регулирующие применение ЭД и ЭЦП в финансовой сфере: «Технология ЭЦП. Термины и определения»; «Средства ЭЦП программные. Общие требования»; «Формат карточки открытого ключа»; «Формат сертификатов открытых ключей и списков отозванных сертификатов», «Автоматизированная система межбанковских расчетов. Архивы электронных документов. Общие требования» и др.;

3) система государственной сертификации средств защиты информации и государственного лицензирования деятельности по представлению услуг в области защиты информации;

4) требования к криптозащите информации, налагаемые Государственным центром безопасности информации;

5) в области архивов ЭД: «Примерная инструкция по работе с машиночитаемыми документами в организациях, на предприятиях и ведомственных архивах Республики Беларусь» (1996 г.); «Правила учета и передачи электронных (машиночитаемых) документов на государственное хранение» (1997 г.); Типовое положение об архиве ЭД организации (2004 г.); Инструкция о периодичности создания архивных копий информационных ресурсов и порядке их передачи на государственное хранение (2000 г.); Инструкция по проведению экспертизы ценности и передачи ЭД и информационных ресурсов на государственное хранение (2005 г.); Правила работы архива ЭД (2003 г.); различные методические рекомендации;

Действующий Закон Республики Беларусь «Об информатизации» от 06.09.1995 № 3850-XII «Об информатизации» — системообразующий акт национального информационного права — регулирует правоотношения, возникающие в процессе формирования и использования документированной информации и информационных ресурсов (ИР); создания ИТ, инфосистем и инфосетей; определяет порядок защиты ИР, а также прав и обязанностей субъектов, принимающих участие в процессах информатизации.

Согласно положений Закона «Об информатизации», под ИР понимается любая организованная совокупность документированной информации, находящаяся в активном использовании и постоянном изменении:

— банки данных (включая государственные кадастры, регистры, реестры);

— базы данных (БД) учетно-статистического характера;

— научные, образовательные, нормативно-справочные и библиографические БД;

— Internet-публикации (информационные серверы и отдельные веб-сайты: образовательные, научные, СМИ, органов государственной власти и управления);

— другие массивы информации в информационных системах.

Кроме ИР, существуют также и другие объекты, по поводу которых Законодатель урегулировал отношения при помощи права: «документированная информация (документ)», «массив документов», «информационные технологии», «информационные системы и сети».

Документированная информация (документ) — зафиксированная на материальном носителе информация (сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах) с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать (ст. 1 Закона об информатизации). Документированная информация может выступать в формах отдельного документа или массива документов (документального фонда, архива, БД и базы знаний (БЗ), других форм организации информации) (ст. 10). Документированная информация в форме массива документов, зафиксированного на машинном носителе, является информационным ресурсом как организованной совокупностью документированной информации, включающей БД и БЗ, др. массивы информации в информационных системах. Информационная система — совокупность информационных ресурсов, информационных технологий и комплекса программно-технических средств, осуществляющих информационные процессы в человеко-машинном или автоматическом режиме (ст. 1).

В декабре 2007 г. был принят в чтении проект Закона РБ «Об информации, информатизации и защите информации» (далее — Закон об информации), который предназначен регулировать общественные отношения, возникающие при:

1) реализации права на осуществление поиска, передачу, получение, хранение, обработку, использование, распространение и (или) предоставление информации, в том числе ИР;

2) создании и использовании ИКТ, инфосистем и инфосетей;

3) оказании информационных услуг;

4) организации и обеспечении защиты информации.

Законодатель, определяя процесс информатизации в проекте Закона об информации как «организационный, социально-экономический и научно-технический процесс создания и развития единого информационного пространства Республики Беларусь как совокупности взаимосвязанных информационных ресурсов, информационных систем и информационных сетей, обеспечивающих условия для реализации информационных отношений», направляет развитие информационного законодательства на обеспечение процессов формирования ЭП.

Так, проект Закона Об информации определяет официальный веб-сайт госоргана как «сайт, содержащий информацию о государственном органе (организации) и созданный по его (ее) решению». Официальные веб-сайты госорганов Беларуси составляют один из важнейших компонентов ЭП и призваны обеспечивать:

1) реализацию законных прав гражданина на доступ к информации о деятельности любого госоргана;

2) оперативное доведение достоверной информации о деятельности госорганов, иной информации, которой они обладают;

3) интеграцию ИР госорганов в целях единства и безопасности общенационального информационного пространства.

Многие госорганы имеют свои веб-сайты, но пока они в большей степени являются набором разных документов, чем инструментом интерактивного взаимодействия гражданина и власти. Постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 29 мая 2001 № 784 «О перечне информационных ресурсов, имеющих государственное значение» утвержден постоянно обновляемый фундаментальный «Перечень информационных ресурсов, имеющих государственное значение».

В соответствии с Постановлением Совета Министров РБ от 28 августа 2000 г. № 1344 «О государственной регистрации информационных ресурсов», в Республике Беларусь осуществляется государственная регистрация ИР. Научно-методическое руководство работами по регистрации ИР осуществляется Национальной Академией наук Беларуси (НАНБ) как органом госуправления РБ в сфере научно-технической информации.

В Постановлении Национальной Академии наук Беларуси от 22 апреля 2004 г. № 1 «Об утверждении нормативных документов по регистрации информационных ресурсов» определены типы ИР, допускаемые в Республике Беларусь к государственной регистрации:

1) БД на веб-сайтах и (или) электронных носителях, в том числе БД библиографическая, реферативная, фактографическая, лексикографическая, текстовая, полнотекстовая, гипертекстовая;

2) электронное издание — содержащее отдельное произведение сетевое или на носителях (научная статья, учебное пособие, художественное произведение искусства и т. д.);

3) коллекция электронных изданий (содержащая коллекции произведений с информационно-поисковыми системами (ИПС) — сетевая или на носителях, а также сетевые электронные издания (журналы), имеющие печатные аналоги;

4) коллекция электронных документов (электронная библиотека, электронный музей, галерея и др.);

5) хранилище данных — предметно-ориентированное, интегрированное, поддерживающее хронологию неизменяемое собрание данных, ориентированное на процессы принятия управленческих решений;

6) специальный массив научных данных (эталонная модель объектов, массив экспериментальных данных, и др.);

7) БЗ, диагностическая, экспертная система;

8) конструкторско-технологическая документация (создаваемая в рамках CALS-технологий);

9) геоинформационная система и электронные карты (массивы геоданных);

10) веб-сайты организаций, содержащие общие сведения об ИР, в том числе о выпускаемых изданиях, БД, массивах конструкторских документов и т. п.

3. Правовое регулирование работы с электронными документами в организациях Действующий Закон Республике Беларусь от 10 января 2000 г. № 357−3 «Об электронном документе» устанавливает правовые основы применения ЭД, основные требования, предъявляемые к ЭД, права, обязанности и ответственность участников правоотношений, возникающих в сфере электронного документооборота (ЭДО), и, тем самым, оказывает существенное влияние на формирование государственной политики в области информатизации. Закон содержит определение понятий «ЭЦП», «средства ЭЦП», «подлинность», «целостность» ЭД; регулирует вопросы, связанные с распространением открытых ключей проверки ЭЦП, и вопросы, связанные с сертификацией средств защиты; определяет права, обязанности и ответственность участников правоотношений в сфере обращения ЭД.

Закон изначально был ориентирован на регулирование ИТ в финансовой сфере: проект Закона назывался «Об электронном документе и его применении в банковской деятельности». С течением времени Закон стал регулировать отношения граждан и субъектов хозяйствования с Фондом социальной защиты населения и Министерством РБ по налогам и сборам. В 2005 г. начато создание ведомственного удостоверяющего центра (УЦ) и автоматизированной системы ДОУ (АСДОУ) таможенной службы. Эти работы проводятся совместно с таможенными службами РФ, Украины и других стран.

Ст.ст. 11 и 22 Закона РБ «Об электронном документе» уравнивают статус и юридическую силу бумажного документа и ЭД, а также допускают использование ЭД во взаимоотношениях сторон при условии заключения соответствующих договоров. Если законодательство РБ требует, чтобы документ был оформлен письменно или представлен в письменном виде или письменной форме, то ЭД считается соответствующим этому требованию.

Использование электронного обмена данными при этом вызывает проблемы:

1) соблюдения сторонами письменной формы сделки при обмене электронными сообщениями;

2) идентификации инициатора сообщения в качестве лица, уполномоченного на совершение сделки;

3) признания доказательственной силы документов в электронной форме в суде;

4) придания электронному прообразу документа силы его подлинника.

Закон РБ «Об электронном документе» регулирует вопросы, связанные с выработкой и распространением открытых ключей проверки ЭЦП лишь в общих чертах, не определяя статус, функции, обязательства лица, вырабатывающего и распространяющего открытые ключи проверки ЭЦП. Закон возлагает на владельца личного ключа ЭЦП обязанности по его охране от несанкционированного использования, случайного уничтожения или модификации (ст. 13), а также по распространению среди заинтересованных пользователей открытых ключей проверки ЭЦП (ст.ст. 14−15).

И если в преамбуле к действующему Закону Республики Беларусь «Об электронном документе» отражена его нацеленность на правовые основы применения ЭД, то положения Концепции нового Закона «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» (завизированной в январе 2008 г. Президентом Республики Беларусь) направлены на расширение сферы применения действующего Закона в части устранения неполноты регулирования общественных отношений в области ЭД и ЭЦП, и правовых условий применения ЭЦП в ЭД на территории страны.

Внедрение ЭД в органы государственной власти и управления РБ тормозится отсутствием законодательно установленных положений, регламентов и сопутствующих им документов для работы УЦ, что делает невозможным их лицензирование. Пока отсутствует и «главный корень» иерархии государственной структуры центров удостоверения ЭЦП, по отношению к которому все остальные сертификаты, как подчиненных УЦ, так и участников инфраструктуры открытого ключа, являлись бы производными.

Стандарт СТБ 1221−2000 «Документы электронные. Правила выполнения, обращения и хранения» распространяет свои положения на официальные документы, выполняемые на машинных носителях: стандарт устанавливает требования к порядку создания, обращения и хранения официальных ЭД, независимо от конкретных способов обмена и обработки информации. Установлены общие требования к ЭД, к планированию жизненного цикла, идентификации, удостоверению подлинности, защите ЭД, порядку внесения изменений в ЭД, учету и хранению документов в ведомственном архиве и передачи в государственный архив.

4. Правовое и методическое обеспечение сохранности информационных ресурсов и электронных документов программный электронный документ правовой Международный Совет Архивов рекомендует при проектировании информационных систем управления документами как базисного компонента управленческой оперативной деятельности учитывать требования по обеспечению сохранности, контроля любых документов в процессе всего их жизненного цикла, законодательно определять обязанности архивов в отношении управленцев, юристов, ИТ и других специалистов, в чьи обязанности входит создание и хранение информации посредством документов.

Закон Республики Беларусь от 6 января 1999 г. № 236-З «О Национальном архивном фонде и архивах в РБ» регулирует отношения по установлению организационно-правовых основ накопления, учета, хранения и использования документов Национального архивного фонда (НАФ) и архивов. В Законе определено понятие «технотронный документ» (как документ, создание и воспроизведение которого требует применения специальных технических средств и современных технологий).

НАФ состоит из документов, собранных в процессе деятельности государственных органов, предприятий, учреждений, организаций, независимо от форм собственности, общественных объединений, существовавших и существующих на территории Республики Беларусь и за ее пределами, физических лиц, независимо от источника их образования, вида носителя, места хранения и формы собственности. Перечисляемые в Законе виды документов могут быть зафиксированы как на бумажных носителях, непосредственно доступных человеческому восприятию, так и на технотронных носителях, требующих специальных технических средств воспроизведения: кинои фотопленке, микрофишах, аудиои видеокассетах, электронных (магнитных, оптических) и др. носителях. Действие Закона распространяется и на электронные документы, образующиеся в деятельности организаций и учреждений.

«Типовое положение об архиве электронных документов организации» (2004 г.) требует от архива электронных документов организации обеспечения приема, учета, хранения, использования ЭД организации, проведения экспертизы ценности ЭД и передачи их на госхранение.

«Правила работы архива электронных документов» (2003 г.) регулируют организацию работы структурного подразделения БелНИЦЭД — архива электронных документов, его комплектования и подготовки ЭД к передаче на госхранение, приема ЭД в архив, обеспечения их сохранности в архиве, научно-справочного аппарата к ЭД, использования и воспроизведения ЭД в архиве.

«Инструкция по проведению экспертизы ценности и передачи электронных документов и информационных ресурсов на государственное хранение» (2005 г.) устанавливает порядок проведения экспертизы ценности ЭД и ИР, их подготовки и передачи на госхранение. Ее действие распространено на организации, где образуются управленческие, научно-технические, аудио-, видеои фотодокументы, а также ИР, включенные в состав НАФ и не имеющие аналогов на традиционных (бумажных) носителях: электронные кадастры, реестры, регистры, банки и базы данных, Internet-публикации.

«Инструкция о периодичности создания архивных копий информационных ресурсов и порядке их передачи на государственное хранение» (2000 г.) дает классификация постоянно обновляемых ИР, устанавливает порядок создания архивных копий ИР, экспертизы их ценности и передачи на госхранение.

В документе «Архивное хранение электронных документов. Методические рекомендации» (1998г., эти рекомендации легли в основу национального стандарта СТБ 1221−2000) определены:

— особенности ЭД (структура, критерии аутентичности ЭД, сохранение во времени ЭД, воспроизведение ЭД);

— обеспечение сохранности и доступности ЭД в организациях (планирование жизненного цикла ЭД);

— выбор оптимальных форматов файлов (текст, графика, звук, видео, электронные таблицы, БД и т. п.);

— учет и хранение ЭД в ведомственном архиве, передача ЭД на госхранение.

Методические рекомендации по передаче электронных документов в ведомственный архив из структурных подразделений организации, учреждения, предприятия, по подготовке сопроводительной документации электронных документов при передаче их на государственное хранение, по применению нормативно-правовых актов в целях обеспечения сохранности электронных документов, по учету и хранению электронных документов в учреждениях (организациях, предприятиях) разработаны для определения порядка:

— планирования жизненного цикла и экспертизы ценности ЭД, удостоверения подлинности и оформления ЭД, внесения изменений и дополнений в ЭД; - учета и хранения в организации ЭД, записанных на машинных носителях, предназначенных для архивного хранения, и на съемных носителях; - подготовки и передачи ЭД из структурных подразделений в ведомственный архив;

— поступления ЭД в архив (оформления описи, составления информационно-поисковых характеристик на документы, ведомостей на машинные носители, удостоверяющего листа документов, сопроводительных документов);

— учета и хранения ЭД в ведомственном архиве;

— передачи ЭД в госархив;

— уничтожения ЭД.

Порядок обеспечения сохранности, учета, комплектования, экспертизы ценности и использования научно-технической документации (НТД) как ценнейшего ИР устанавливают Правила работы с НТД в государственных архивах Республики Беларусь.

Проведенный анализ всего действующего правового и методического обеспечения сохранности и работы с ИР и ЭД в организациях показал, что эти документы (в особенности принятые до 2000 г.) перестали в полной мере удовлетворять современным требованиям. Кроме того, Законом РБ «О нормативных правовых актах Республики Беларусь» от 10.01.2000 № 361-З были определены понятие и виды нормативных правовых актов РБ, установлен общий порядок их подготовки, оформления, принятия (издания), опубликования, действия, толкования и систематизации.

В 2006;2007 гг. государственной архивной службой РБ проводилась НИР на выявление соответствия современным требованиям таких все еще действующих нормативных документов, как «Примерная инструкция по работе с машиночитаемыми документами в организациях, на предприятиях и ведомственных архивах Республики Беларусь» (1996 г.); «Правила учета и передачи электронных (машиночитаемых) документов на государственное хранение» (1997 г.).

Также предполагалось в 2006 г. принять новые Правила работы архива ЭД и пересмотреть (в сторону повышения) правовой уровень методических рекомендаций:

а) «Архивное хранение ЭД» (1998 г.);

б) по подготовке сопроводительной документации к ЭД при передаче их на государственное хранение (2003 г.);

в) по применению нормативно-правовых актов в целях обеспечения сохранности ЭД (2000 г.);

г) по подготовке сопроводительной документации ЭД при передаче их на государственное хранение (2002 г.);

д) по передаче ЭД в ведомственный архив из структурных подразделений организации, учреждения, предприятия (2003 г.);

е) по учету и хранению ЭД в учреждениях, организациях, предприятиях (2004 г.).

Заключение

Анализ состояния и основных направлений использования национальных ИР в деятельности органов государственной власти и управления показывает, что они представлены в виде мощных БД с поисковым аппаратом к ним. Одним из направлений работы по созданию национального ИР и единого информационного пространства Республики Беларусь (как интегрированной совокупности ИР, информационных систем, коммуникационной среды) должны стать унификация описания ИР, обеспечение информационного взаимодействия между автоматизированными системами различного уровня и назначения. Внедрение комплексных информационно-аналитических систем сдерживается отсутствием единых ИР, фактической невозможностью организации оперативного доступа к БД на ведомственном и межведомственном уровне, отсутствием общих стандартов внедрения приложений для аналитики.

Отсутствие центров координационного управления общенациональными ИР и единых технических нормативных правовых актов привело к тому, что создание государственных ИР и организация доступа к ним в органах государственной власти и управления на уровне межведомственного взаимодействия для обеспечения приоритетных информационных потребностей субъектов управления, оказания информационных услуг субъектам управления, хозяйствования и гражданам (принцип «одного окна» и др.) носит пока еще нескоординированный характер.

Для развития правового регулирования работы архивов ЭД необходима разработка:

— правил сертификации и аттестации архивов ЭД;

— унифицированных межархивных интерфейсов;

— стандартов идентификации источников комплектования архива ЭД;

— правил внутри архивной безопасной миграции ЭД по машинным носителям и форматам хранения (с четко сформулированным алгоритмом замены всех ЭЦП после истечения сроков действия их сертификатов открытого ключа).

На основе достижений лучшей мировой практики, а также действующего национального правового и методического обеспечения сохранности и работы с ИР и ЭД необходимо разработать общие «Правила обеспечения сохранности и работы с информационными ресурсами и электронными документами в организациях Республики Беларусь». Такой документ позволит организациям правильно организовать работу с ИР и ЭД, обеспечив при этом их сохранность и учет специфики своей деятельности и ресурсного обеспечения.

Список использованных источников

1. Википедия [Электронный ресурс]/ Режим доступа: https://ru.wikipedia.org/wiki/

2. Кузнецов С. Л. Компьютеризация делопроизводства. — М., ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1997 г.

3. Издательство «Нестор» [Электронный ресурс]/ Режим доступа: http://www.nestor.minsk.by