Аудит расчетов с подотчетными лицами осуществляется сплошным методом, и поэтому для его проведения целесообразно привлекать ассистентов.
Состав первичных документов по расчетам с подотчетными лицами, с одной стороны, достаточно узок — это авансовые отчеты, заявления на выдачу денег из кассы. С другой стороны, состав документов, сопутствующих расчетам с подотчетными лицами, чрезвычайно широк и разнообразен, так как расчеты с подотчетными лицами связаны со многими другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т. д.
Следовательно, при проверке необходимо сопоставить авансовые отчеты с документами по другим разделам учета.
Если сотрудник предприятия направляется в командировку, то ему также выдаются деньги под отчет. При этом суточные за время командировки выплачиваются следующим образом:
— если командировка проходит на территории РФ — в российской валюте по нормам, установленным действующим законодательством;
— за время пребывания на иностранной территории — в иностранной валюте по нормам, установленным для работников, выезжающих во временные командировки из РФ за границу.
За день выезда в служебную командировку за границу суточные выплачиваются в размере 100 процентов установленных норм (в российской или иностранной валюте в зависимости от даты пересечения границы), а за день пересечения границы при возвращении в РФ суточные не выплачиваются.
В случае выезда в командировку за границу и возвращения из нее в тот же день работнику выплачиваются суточные в размере 50 процентов установленной нормы. При направлении работника в командировку в две или более страны суточные за день перемещения из страны в страну выплачиваются в размере 100 процентов по нормам страны, в которую направляется работник, и, как правило, в валюте страны, из которой работник убывает.
При предоставлении бесплатного жилого помещения в месте командировки выплата средств на эту цель не производится. Суммы за питание и другие личные услуги, включенные в счета за наем жилого помещения, оплачиваются за счет суточных и возмещению не подлежат.
Если полученные под отчет суммы в иностранной валюте не были израсходованы полностью, то в соответствии с пунктом 4.4 Положения о порядке покупки и выдачи иностранной валюты для оплаты командировочных расходов следует:
— вернуть их в той валюте, в которой были получены;
— внести в кассу организации эквивалент суммы задолженности в рублях, исчисленной по курсу рубля к иностранным валютам, установленному ЦБ РФ на дату погашения задолженности;
— погасить сумму задолженности наличной иностранной валютой — другой, чем получена под отчет (только в том случае, если курс рубля к данной валюте устанавливается ЦБ РФ).
