Open Plan — система управления проектами

Введение

Глава I. Обзор рынка Информационных технологий

1.1 Современные автоматизированные системы управления проектами

1.2 Классификация автоматизированных систем управления проектами Глава II. Система Open Plan. История развития

2.1 Исторические корни

2.2 Цели, процессы, структура

2.3 Обзор решений Глава III. Основные модули Open Plan

Заключение

Список литературы

Open Plan (Welcom Software) — система, предлагающая решение по управлению проектами масштаба корпорации. Open Plan, в отличие от непрофессиональных пакетов календарного планирования, предлагает богатые возможности по ресурсному и финансовому анализу, организации мультипроектной и многопользовательской работы. Система позволяет применять встроенные функции с учетом особенностей корпоративных процедур планирования и управления.

Система Open Plan включает средства разработки модели проекта и анализа комплекса работ проекта по методу критического пути, гибкие средства ресурсного планирования, средства расчета, контроля и анализа затрат по проекту на основе фактической выработки, анализ рисков по методу Монте-Карло. Архитектура системы позволяет в сравнительно небольшие сроки осуществить разработку и поддержку единой системы управления проектами в корпорации.

Разработка комплекса работ

Структуризация проекта — одна из ключевых идей концепции управления проектами, обеспечивающая иерархическое разбиение проекта на компоненты, более легко поддающиеся планированию и контролю. Применение иерархической системы кодов для работ в проектах Open Plan позволяет получать отчеты в желаемых разрезах. Система кодов может быть построена на базе произвольной классификации, например, структура затрат, направления деятельности, иерархическая структура предприятия или любая другая классификация, для которой возможно задать иерархию. Благодаря назначению кодов различным элементам проекта на основании заданной иерархической структуры достигается суммирование данных проекта на соответствующем уровне для получения отчетов, отражающих информацию в желаемом разрезе.

Open Plan предоставляет гибкие возможности описания характеристик работ, на основании которых рассчитываются даты начала и окончания работ. В системе предусмотрены все стандартные возможности создания логической структуры проекта, включая любые типы связей между задачами и задание внешних ограничений на сроки выполнения работ.

" Директор Управления Проектами"

Встроенное средство «Директор Управления Проектами» позволяет использовать Open Plan для автоматизации сбора и распределения относящихся к проекту форм предоставления информации. Использование «Директора» позволяет настроить стандартные процедуры планирования и контроля.

С системой поставляется набор шаблонов процессов, разработанных на основе опубликованных исследований Комитета по Стандартам Института по Управлению Проектами (Project Management Institute (PMI) Standards Committee). Пользователь также имеет возможность создавать собственные процессы.

Использование профессиональной и настольной версии Open Plan на разных уровнях управления в организации

Open Plan выпускается в двух вариантах: профессиональный (Open Plan Professional) и настольный (Open Plan Desktop). И профессиональная, и настольная версии Open Plan включают в себя полный комплект функций по управлению проектами. Однако две версии системы были созданы с рядом различий для обеспечения оптимального функционирования системы в режиме архитектуры клиент/сервер и настроенные на разный уровень пользователей.

Пользователи Open Plan Desktop получают в распоряжение все средства для создания проектов, управления ими в процессе реализации, отчетности, но не имеют доступ к ряду процедур настройки, таким образом, они могут использовать в своей работе все мощные средства, предоставляемые системой, но без излишних усложнений.

В Open Plan Professional имеются следующие функции, не предусмотренные в настольной версии:

· Создание пользовательских отчетов

· Спецификация полей пользователя и нелинейных календарей отчетности

· Создание и настройка процедур «Директора управления проектами»

· Возможности работы в многопроектном режиме В рамках организации управления проектами на предприятии целесообразно пользоваться большим количеством настольных и меньшим профессиональных версий Open Plan. Обладатели настольных версий смогут применять настройки, разработанные для них в профессиональной версии. Пользователи профессиональных версий могут собирать в объединяющих проектах данные из проектов, созданных на более низких уровнях управления в организации.

Программное обеспечение Welcom можно настроить на работу с разнообразными базами данных. Open Plan обладает прямым доступом к SQL базам данных. Пользователь может выбрать, в каком формате хранить данные по проектам (в собственном формате Open Plan, в форматах Oracle, SQL Server, Sybase, xBase). Spider — средство для просмотра и ввода данных по проекту Open Plan через Web-браузер. Применение данного инструмента позволит работать с проектом удаленным пользователям и тем, у кого на компьютере не установлена сама программа Open Plan.

Глава I. Обзор рынка Информационных технологий

Экономическая эффективность от внедрения информационных технологий в технической службе является достаточно условной и выражается в следующих положительных моментах. В подавляющем большинстве случаев нормальная работа предприятия просто невозможна без использования информационных технологий: для любого предприятия уже невозможно представить составление обычных ежедневных документов и их представление внутри и вне организации без MS Office при реализации крупных проектов. Работа без использования специализированных программ управления проектами будет не просто нерациональной, а даже неприемлемой — ни один руководитель проекта не сможет держать в голове и анализировать все процессы проекта, не привлекая при этом компьютер

На всех предприятиях при использовании ИТ (стандартных и собственных программ) достигается повышение эффективности труда, которое условно можно оценить как 10% рабочего времени, и соответственно зарплаты (из расчета 100 сотрудников с окладом 10 тысяч рублей в месяц получаем 1,2 миллиона рублей в год для предприятия):

· лучшая организация рабочего времени

· отсутствие необходимости содержать в штате предприятия профессиональную машинистку (каждый сотрудник сам составляет для себя документы)

· возможность простого доступа к общей информации и разграничения доступа к конфиденциальной информации.

Не последнюю роль играет использование информационных технологий для обеспечения имиджа фирмы, что дает условную прибыль в размере 2% годового дохода:

ь наличие электронного адреса у каждого сотрудника

ь наличие собственного, хорошо оформленного сайта компании, который привлечет потенциальных клиентов и коллег

ь профессиональное использование компьютера для подготовки материалов и составления документов для передачи в другие организации

ь использование Internet для поиска информации.

Однако наряду с положительными моментами внедрения информационных технологий и связанной с этим условной экономией или прибылью, необходимо учитывать также и связанные с этим расходы и проблемы:

v стоимость приобретения оборудования в достаточном количестве (компьютеры, принтеры, сетевое оборудование)

v организация и поддержка внутренней сети Intranet и выхода в Internet

v стоимость приобретения лицензированного программного обеспечения (эта стоимость колеблется в зависимости от программы в пределах от сотен до десятков тысяч долларов)

v снижение эффективности работы сотрудников на первом этапе привыкания к программе, продолжительность и «острота» которого зависит от компьютерной грамотности и квалификации сотрудников

v стоимость обучения сотрудников работе с программами, объем и стоимость которого зависит как от используемых программ, так и от обучаемости людей

v необходимость замены сотрудников, которые не могут или не хотят использовать информационные технологии в должном объеме

v оплата профессионалов на поддержку пользователей (системные администраторы и программисты).

Таким образом, необходимая степень использования информационных технологий должна рассматриваться в каждом конкретном случае. Эффективность и условная прибыль могут быть определены с учетом вышеприведенных параметров.

Очевидно, что наибольшая прибыль будет иметь место в крупных компаниях, где общие расходы на внедрение IT будут минимальными на единицу продукции и сотрудника.

1.1 Современные автоматизированные системы управления проектами

Ни одна программа не существует сама по себе. Ее функциональные и архитектурные особенности напрямую связаны со средой ее использования. Поэтому знакомство с системами управления проектами будет неполным, если предварительно не рассказать о характере среды, в которой «трудятся» эти программы.

Среда управления.

В любой организации можно выделить три группы сотрудников, участвующих в процессе управления ее деятельностью.

1. Высшее руководство, т. е. специалисты, отвечающие за постановку целей и задач, укрупненное планирование деятельности организации и оценку выполнения этих планов.

2. Менеджеры, ответственные за разработку детальных планов достижения целей, поставленных высшим руководством; распределение работ по конкретным исполнителям, планирование использования ресурсов, контроль над выполнением планов и подготовку укрупненных отчетов для высшего руководства.

3. Специалисты на местах, ответственные за выполнение определенных работ в соответствии с графиком, предоставление отчетов о состоянии выполняемых работ, их качестве, доступности, загрузке ресурсов и т. д.

Существенные отличия в выполняемых задачах определяют различия в требованиях, которые предъявляют эти группы пользователей к ПО, призванному повысить эффективность их деятельности.

В свое время компания Welcom Software Technologies провела исследование, позволившее определить различия в требованиях, предъявляемых к ПО на разных уровнях управления проектом (таблица). В результате были выделены три уровня управления: высшего руководства (Executive level), стратегический (Strategic level) и уровень операций (Desktop level). Причем к последнему в данном случае отнесли и исполнителей работ, и руководителей на местах, которые используют ПО для управления проектами не более нескольких часов в месяц.

Можно заметить, что требования, выдвигаемые на уровнях высшего руководства и операций, применимы абсолютно к любой автоматизированной системе для управления предприятием. А требования специалистов, занимающихся детальным планированием (в данном случае — стратегический уровень), зависят от предметной области, в которой они работают. Из таблицы видно, какие функции важны для руководителя проекта.

Следует отметить, что сотрудников, работающих на уровне детального планирования проекта, можно разделить на две группы. К первой относятся специалисты, ответственные за планирование сложных комплексных проектов (групп проектов и подпроектов в рамках этих групп). Для них характерно профессиональное образование в сфере управления проектами, и работа по планированию проекта является их основной обязанностью. Именно им в большей мере присущи требования к мощности и гибкости ПО.

При реализации несложных проектов (или в небольших организациях) уровень детального планирования будет представлен второй группой сотрудников — руководителями, для которых планирование проектов не является основной работой. Это может быть директор небольшой фирмы или заместитель руководителя крупной организации (уровень высшего руководства), планирующий текущую деятельность своего предприятия, или начальники отделов (уровень операций), которые планируют загрузку своих сотрудников. Для этой группы управленцев более важны такие характеристики системы, как простота использования и легкость обучения.

Виды систем управления проектами

Все перечисленные факторы естественным образом повлияли на развитие систем управления проектами, которые сегодня включают в себя следующие структурные элементы.

Средства для календарно-сетевого планирования (КСП);

— средства для решения частных задач (предпроектный анализ, разработка бюджетов, анализ рисков, управление контрактами, временем и т. д.);

— средства для упрощенного доступа к проектным данным; средства для организации коммуникаций; средства для интеграции с другими приложениями.

Из средств для календарно-сетевого планирования наиболее четко выделены только две группы продуктов: пакеты для составления расписаний и комплексные системы.

Пакеты для составления расписаний (Project Schedulers) в первую очередь ориентированы на тех руководителей, которым время от времени приходится планировать простые проекты. Это ПО позволяет задавать взаимосвязи между работами, строить диаграммы Ганнта и сетевые диаграммы, рассчитывать критический путь, упрощенно оценивать загрузку ресурсов, стоимость проекта и т. д. В качестве примера таких программ (до $ 200) можно назвать: FastTrack Scheduler (AEC Software), Milestones Etc. (Kidasa Software), Visio Standard (Visio Corp.). К сожалению, эти относительно недорогие продукты абсолютно не представлены на отечественном рынке.

Комплексные системы предназначены для создания среды управления многочисленными сложными проектами (multi-project environment). Они включают в себя не только высокопрофессиональные инструменты для планирования, анализа и контроля за выполнением проектов, но и все необходимые средства для организации эффективных коммуникаций между участниками проектных команд и интеграции с комплексными АСУП. Такое ПО, в частности, выпускают компании Artemis Management Systems, Primavera Systems, Welcom Software Technologies, и его стоимость может превышать 10тыс. дол. Провести четкую границу между остальными системами, не попавшими в две вышеописанные группы, довольно сложно. Более того, в одну ценовую группу ($ 500—700) попадают и программы начального уровня, в которых упор сделан на легкость применения, и профессиональные системы с расширенной функциональностью. Большинство из них, содержат средства для интеграции с другими приложениями и организации, эффективных коммуникаций в проектной команде: обмен информацией по электронной почте, удаленный доступ через Web-броузер с возможностью обновления данных, мастера для создания Web-отчетов и т. д. В качестве примера таких систем можно назвать CA-Super Project (Computer Associated), Microsoft Project (Microsoft), Project Scheduler (Scitor), SureTrak Project Manager (Primavera Systems), Turbo Project (IMSI).

Средства для решения частных задач выпускаются как в виде самостоятельных продуктов, так и в виде дополнительных модулей к КСП-системам. Информацию о них можно найти на сайтах разработчиков или справочных Web-ресурсах (например, http://www.allpm.com/).

В последнее время на рынке появились самостоятельные системы, которые предназначены для организации упрощенного доступа к проектной информации и эффективных коммуникаций между членами проектной команды. Они не содержат собственных инструментов для календарно-сетевого планирования, а интегрируются с большинством КСП-систем. Одни делают упор на анализ проектных данных и предлагают инструменты для OLAP-обработки (PMOffice фирмы Systemcorp), другие, наоборот, сконцентрированы на коммуникациях и предлагают развитые Internet-средства, такие, как организация дискуссионных групп и чат-каналов, удаленное хранение файлов и т. д. (WecomHome компании Welcom Software).

Рынок систем управления проектами постоянно меняется. Функции, которые ранее были доступны только в профессиональных системах, появляются в недорогих пакетах, а профессиональное ПО, в свою очередь, становится «дружелюбнее» к пользователю. Все системы различаются как по функциональности, так и по коммуникационным и интеграционным возможностям, поэтому выбор ПО превращается в довольно сложный проект, требующий системного подхода, аналогичного выбору любой АСУП (" Компьютерное Обозрение", # 6, 2000).

Специализированные КСП-системы

Специализированные КСП-системы западных производителей представлены на рынках СНГ в основном продукцией фирм Microsoft, Primavera Systems и Welcom Software. ПО двух последних компаний предназначено в первую очередь для применения в проектно-ориентированных организациях.

Среди КСП-систем российских разработчиков можно выделить продукт Spider Project компании «Технологии управления Спайдер», предназначенный для профессиональных пользователей.

1.2 Классификация автоматизированных систем управления проектами

Project Expert

Разработчик: Про-Инвест Консалтинг / Россия (http://www.pro-invest.com/it)

Дистрибьютор: Про-Инвест Консалтинг (http://www.pro-invest.com/it)

· Подходит для пользователей, не имеющих специальной подготовки в области финансового анализа

· Интерфейс на русском языке

· Обеспечивает формирование стандартных финансовых документов, отвечающих российским и международным стандартам бухгалтерского учета

· Позволяет подготовить подробный бизнес-план инвестиционного проекта на уровне международных стандартов

· Импорт / экспорт файлов: MS Access, MS FoxPro, MS Excel, dBase, MS Project, P3, SureTrack, Audit Expert и другие

· Платформа: Windows 95 / 98 / NT / 2000 / ME

· Имеет сетевую версию с разграничением прав доступа для различных категорий пользователей

Cobra

Разработчик: Welcom Software / США (http://www.welcom.com)

Дистрибьютор: ЛАНИТ (http://www.projectmanagement.ru)

Разработана для финансовых менеджеров

§ Позволяет планировать бюджет проектов компании

§ Обеспечивает ввод фактических данных по выполнению бюджета

§ Обеспечивает подготовку финансовой отчетности

§ Импорт/экспорт: Excel, Oracle, Sybase, SQLServer, FoxPro

§ Платформа: Windows 95 / 98 / NT

Безопасность на уровне контроля имени пользователя и пароля с разграничением доступа к меню и файлам.

Сравнение программ финансовой оценки проекта.

MS Project

Разработчик: Microsoft Corp./ США (http://www.microsoft.com/project, http://www.microsoft.ru/project)

Дистрибьютор: Microsoft Corp./ США (http://www.microsoft.ru)

Позволяет планировать несложные комплексы работ с учетом их взаимосвязи и распределения между исполнителями с выравниванием ресурсов

§ Автоматизированная подготовка отчетов и «снимки» текущего состояния проекта

§ Обмен информацией менеджера и исполнителей через MS Outlook

§ Имеет WEB-ориентированное дополнение MS Project Central, которое предоставляет инструменты для поддержки совместной работы членов команды проект

Microsoft Project 2000.

§ Из основных особенностей, связанных с планированием и контролем за выполнением проекта, появившихся в новой версии, можно отметить следующие.

§ Иерархические коды структур для задач и ресурсов;

§ расходуемые материалы как вид ресурсов;

§ месяц как единица длительности работ;

§ индивидуальные календари для задач;

§ графические индикаторы для наглядного представления «проблемных» задач;

§ поля с вычисляемыми формулами, определяемыми пользователями;

§ две шкалы времени (основная и вспомогательная);

§ указание приблизительного периода выполнения задачи (с последующим уточнением);

§ создание шаблонов проектов.

§ Улучшены функции поддержки иерархической структуры работ (WBS), определения приоритетов для задач, выравнивания загрузки ресурсов, расчета критического пути в группе проектов, просмотра сетевой диаграммы проекта.

§ Microsoft адресует свой продукт не только начинающим, но и профессиональным руководителям проектов. Для расширения функциональности системы производителем выпускаются Add-in-модули, доступные для бесплатной загрузки через Internet. Кроме того, существует большое число бесплатных и коммерческих продуктов сторонних производителей.

§ Что касается удобства работы, то теперь пакет поддерживает такие функции, как самонастраивающиеся меню, однооконный интерфейс, установку по запросу, перемещаемые профили пользователей, режим Windows Terminal Server и т. д. Справочная система позволяет пользователям добавлять в нее свою информацию.

§ Особое внимание уделено организации обмена информацией в команде проекта. Новый продукт Microsoft Project Central позволяет всем участникам проекта работать с актуальной проектной информацией. Доступ осуществляется либо через Web-броузер, либо через специальное приложение MS Project Central Client. Для мобильных и удаленных пользователей предусмотрена работа в режиме off-line с последующей синхронизацией информации.

§ Работая с системой, можно не только просматривать текущую информацию, но и обновлять данные — вносить новые задачи, перераспределять задачи между исполнителями и т. д. Права доступа определяются администратором. Просмотр возможен как в режиме таблиц, так и в виде диаграммы Ганнта.

§ Поддерживается двунаправленный обмен информацией с Outlook. Руководитель проекта может передать исполнителям данные о задачах (в виде списка), которые необходимо выполнить, а те, в свою очередь, могут информировать его обо всех изменениях в рабочем календаре. Кроме того, пользователи MS Outlookљ2000 имеют возможность просматривать всю проектную информацию из этого приложения.

SureTrak Project Manager

Разработчик: Primavera Systems Inc. / США ( http://www.primavera.com)

Дистрибьютор: ПМСОФТ ( http://www.primavera.msk.ru )

§ Полностью русифицирован

§ Встроенный Wizard позволяет создавать системы кодов для типовых проектов

§ Платформа Windows 3. x / 95 / NT / 2000, OS/2

Primavera Project Planner

Разработчик: Primavera Systems Inc. / США ( http://www.primavera.com)

Дистрибьютор: ПМСОФТ ( http://www.primavera.msk.ru )

§ Центральный программный продукт семейства Primavera для координации большого количества средних и крупных проектов в рамках ограниченных ресурсов

§ Позволяет объединение фрагментов проектов, подготовленных в SureTrak

§ Имеет несколько десятков стандартных шаблонов представления проекта, а также возможность создавать и сохранять собственные макеты и отчеты с публикацией на web-сайте компании

§ Развита функция глобальной замены для внесения изменений в данные проекта с использованием логических, арифметических и строковых выражений

§ Позволяет экспорт данных в программы Dbase и Lotus

§ Сетевая версия позволяет работать параллельно, обновляя и анализируя информацию, подготавливая отчеты по множеству проектов одновременно

Позволяет работать с неограниченным набором основных проектов и подпроектов в рамках прав доступа, ограничивающих возможности пользователя просмотром и / или изменением той или иной информации в соответствии с его полномочиями

Open Plan

Разработчик: Welcom Software / США ( http://www.welcom.com )

Дистрибьютор: ЛАНИТ ( http://www.projectmanagement.ru )

§ Полностью русифицированная профессиональная программа планирования и контроля крупных проектов в масштабах предприятия

§ Мощные средства ресурсного и стоимостного планирования

§ Эффективная организация мультипроектной и многопользовательской работы, что позволяет создать открытое и масштабируемое решение для всего предприятия

§ Функция ДУП (директор управления проектами) для автоматизации повторяющихся процессов при управлении проектами

§ Реализовано планирование при ограниченном времени и ресурсах и тип материальных ресурсов с ограниченным сроком хранения

§ Разграничение уровней доступа к проектным данным производится с помощью специальной утилиты SysAdm

§ Встроенная функция создания архива проекта и модуль WEB Publisher для публикации данных проекта на WEB-сервере

§ Выпускается в вариантах Enterprise, Professional и Desktop, каждый из которых отвечает различным потребностям менеджеров и исполнителей проекта

§ Комбинация с Cobra позволяет построить интегрированную систему управления календарным графиком и затратами проекта.

Spider Project

Разработчик: Технологии управления «Спайдер» / Россия ( http://www.spiderproject.ru )

§ Лучшая отечественная система управления проектами, разработанная с учетом большого практического опыта, потребностей и приоритетов российского рынка

§ Позволяет кроме длительности операции задавать физические объемы работ на операциях, тогда длительность определяется в процессе составления расписания работ в зависимости от производительности назначенных ресурсов

§ Кроме отдельных ресурсов, можно задавать мультиресурсы (группы ресурсов, которые выполняют работы вместе) и пулы (группы взаимозаменяемых ресурсов), что позволяет получить более короткие расписания

§ Возможно использование неограниченного количества составляющих стоимости, причем в разных валютах, а также неограниченное количество различных иерархических структур работ и ресурсов

§ Реализована возможность хранить неограниченное количество версий проекта и анализировать ход исполнения работ по сравнению с базовой версий или любой другой версией

§ Реализована поддержка групповой работы и работы через Internet, при этом нет одновременного доступа на изменение данных

§ Платформа: Windows 9x / NT / 2000

§ Минимальные требования: процессор i486, ОЗУ 32 Мбайт, свободное место на диске 25 Мбайт.

WelcomHome

Разработчик: Welcom Software / США ( http://www.welcom.com )

Дистрибьютор: ЛАНИТ ( http://www.projectmanagement.ru )

§ Средство организации групповой работы на основе WEB-технологий для ведения проектов с использованием единого WEB-интерфейса доступа ко всей проектной информации в режиме реального времени через Internet

§ Взаимодействие участников проектов обеспечивается в рамках единого портала через электронную почту, доски объявлений и дискуссионные форумы, при этом также регламентируется ввод прогресса работ исполнителями

§ Используются настраиваемые шаблоны процедур управления проектами для обеспечения формализованного и стандартизованного подхода к выполнению работ и унификации корпоративных управленческих процессов

§ Возможна интеграция с системами календарного планирования MS Project, OpenPlan и системой бюджетирования проектов Cobra для обеспечения доступа членам проектной группы к требуемым календарным и стоимостным данным по проекту

§ Платформа: Windows NT/2000/XP

§ Базы данных: Oracle, SQL Server 7/2000, MS Access

§ WEB: сервер MS IIS, Apache, браузер Internet Explorer, Netscape Navigator

§ Система безопасности обеспечивает разграничение доступа к проектным данным и функционалу системы за счет администрирования пользователей, групп и ролей.

Сравнение программ планирования ресурсов.

Time Line Solutions

Рассказ о КСП — системах, представленных на нашем рынке, будет неполным, если не упомянуть о системе Time Line. Этот пакет появился в СНГ одним из первых — в начале девяностых. Были локализованы две версии — 5.0 для DOS и 1.0 для Windows, что в свое время способствовало росту популярности продукта. Текущая версия пакета Time Line 6.5 вышла пять лет назад и сразу же получила очень высокие оценки экспертов. В то время это был единственный в своей ценовой группе продукт, реализованный в архитектуре клиент-сервер и поддерживающий работу с SQL-базой данных. Кроме того, он содержал продвинутые средства для планирования и позволял наглядно представлять проектную информацию. Пользователи могли создавать свои поля с вычисляемыми формулами. С системой поставлялся генератор отчетов Crystal Report. Усеченная версия Time Line (без поддержки WBS и генератора отчетов) одно время входила в состав пакета Corel Office. Time Line содержал средства для интеграции с Novell GroupWise. Предлагались, сетевая версия на пять пользователей и пакет Project Updater для удаленного доступа к проектной информации.

К сожалению, за последнее время продукт не изменился, разработчики не занимаются его дальнейшим развитием. Те же функции, которые несколько лет назад были передовыми, сейчас стали совершенно обычными для систем этого класса. Кроме того, появились гораздо более мощные системы.

Как сообщили представители российской компании A-Project, которая занималась локализацией и внедрением продуктов Time Line на рынке СНГ, учитывая сложившуюся ситуацию, фирма отказалась от их активного продвижения.

Глава II. Система Open Plan. История развития

Развитие программных средств управления проектами имеет богатую историю. Многие системы прошли значительный путь от простых средств календарного планирования или планирования бюджета проекта.

2.1 Исторические корни

Развитие программных средств управления проектами имеет богатую историю. Многие системы прошли значительный путь от простых средств календарного планирования или планирования бюджета проекта. Программные пакеты, которые рассматриваются в данной статье, начали свою историю в 1983 году и наиболее известным из них в нашей стране является система Open Plan. Однако в настоящее время он является лишь одним из продуктов, составляющих семейство Welcom одноименной компании.

Первоначальное распространение программные продукты семейства Welcom получили на предприятиях авиакосмической и оборонной отрасли США, но впоследствии стали применяться для управления проектами в самых различных отраслях.

В настоящее время в это семейство продуктов входят:

· Open Plan — система календарного планирования и контроля, предназначенная для управления реализацией как отдельных проектов, так и сложных проектных программ в срок и в рамках бюджета;

· Cobra — система управления бюджетом проектов, позволяющая планировать и контролировать стоимость реализации проекта, а также проводить анализ и прогнозировать ход выполнения проекта на основе показателей освоенного объема;

· WelcomHome — Web-ориентированный инструмент для создания виртуального офиса проекта, позволяющий значительно повысить качество коммуникаций между членами распределенной команды при совместной работе над проектом.

Особенностью семейства продуктов Welcom является их тесная интеграция между собой, а также открытая архитектура и богатые возможности по обмену данными с другими приложениями. Это позволяет строить эффективные системы управления проектами на предприятиях с уже сложившейся информационной инфраструктурой.

В основе подхода Welcom к построению единой системы управления проектами на предприятии лежит создание интегрированного решения. Это, в частности, подразумевает наличие единого хранилища данных проекта и доступ к этим данным из разных приложений в соответствии с правами доступа и ролью пользователя в проекте. Причем доступ возможен как в локальной сети, так и удаленно через Internet.

2.2 Цели, процессы, структура

Open Plan — средства календарного планирования и контроля

Традиционно основу систем управления проектами составляет программное обеспечение (ПО) календарного планирования и контроля. В семейство Welcom входят две версии ПО календарного планирования: профессиональная — Open Plan Professional и настольная — Open Plan Desktop.

И профессиональная, и настольная версии Open Plan прежде всего включают в себя следующие традиционные функции календарного планирования:

· разработка структурной декомпозиции работ проекта и сетевых графиков;

· расчет и оптимизация календарных планов с учетом ограничений на ресурсы;

· разработка графиков потребности проекта в ресурсах;

· отслеживание хода выполнения работ и сравнение текущего состояния с исходным планом;

· предоставление отчетности по проекту.

Обе версии работают с единой базой данных проекта (что означает полную совместимость по данным), обладают схожей функциональностью и интерфейсом.

Основным отличием Open Plan Professional от настольной версии является наличие функций мультипроектного планирования и контроля, а также специализированных средств настройки дополнительных полей базы данных проекта, типовых процедур работы с данными («Директор управления проектами»), экранов и отчетов системы.

Пользователи Open Plan Desktop получают в распоряжение все средства для создания проектов, разработки и оптимизации календарных планов с учетом ограничений на ресурсы, управления ими в процессе реализации, отчетности, но не имеют доступа к ряду процедур настройки.

Таким образом, Open Plan Desktop ориентирован в первую очередь на менеджеров, отвечающих за отдельные проекты (размер проектов практически не ограничен), а Open Plan Professional является инструментом менеджеров, отвечающих за мультипроектное управление, обеспечивающих консолидацию и согласование данных по нескольким проектам. Кроме того, профессиональная версия используется специалистами по управлению проектами для разработки шаблонов отчетов предприятия и настройки рабочих мест. Обладатели настольных версий будут пользоваться настройками, созданными для них в профессиональной версии.

Архитектура системы, использующая две версии ПО в рамках организации, обеспечивает ясное взаимодействие стратегических и тактических инструментов, используемых в компании на разных уровнях управления, и позволяет значительно уменьшить общую стоимость решения.

Для компаний, которым необходимо управлять проектами, особый интерес представляют следующие ключевые функциональные возможности Open Plan:

· средства моделирования и оптимизации использования ресурсов в проекте;

· возможности моделирования крупных проектов;

· средства мультипроектного планирования и контроля;

· возможности настройки рабочих мест пользователей;

· открытая архитектура.

Рассмотрим некоторые из них.

Ресурсное планирование

Одной из ключевых возможностей Open Plan в качестве системы календарного планирования уровня предприятия является возможность планирования ресурсов нескольких типов (возобновляемые, расходуемые, с ограниченным сроком годности) и классов (людские, неодушевленные, финансовые), разнообразие процедур оптимизации расписания работ с учетом ограничений на ресурсы, а также возможность управлять ресурсами всей совокупности проектов компании.

Open Plan позволяет описать профиль доступности (количество единиц ресурса и временной интервал, в течение которого ресурс может использоваться для выполнения работ) имеющихся в компании ресурсов. Ресурсы можно зарезервировать для использования на определенном проекте частично, указав промежуток времени резервирования и процент загрузки ресурса на проекте, или полностью.

Важной возможностью для оптимизации использования ресурсов в проекте является наличие в системе понятия взаимозаменяемости и «квалификации ресурса». Назначая не конкретного исполнителя, а требуемую для выполнения работы квалификацию, менеджер дает Open Plan больше свободы для проведения оптимизации календарного графика в условиях ограниченности ресурсов. Система сама предложит наиболее подходящий из доступных и наименее загруженных вариантов назначения ресурсов на работы.

Ресурсы Open Plan могут быть представлены в виде иерархической структуры, и эта особенность системы широко используется на практике для автоматического составления сложных расписаний и получения разнообразной отчетности. Как и в случае с квалификациями, назначение на работу суммарного ресурса вместо конкретных исполнителей позволяет Open Plan более гибко использовать алгоритмы оптимизации составления расписаний.

Типичным практическим применением данных возможностей системы является решение задач оптимизации загрузки оборудования или квалифицированного персонала на нескольких одновременно реализуемых проектах.

Отметим, что Open Plan позволяет проводить оптимизацию не только для воспроизводимых ресурсов (оборудование, специалисты), но и для материальных (материалы, комплектующие).

Open Plan предусматривает два базовых метода оптимизации календарных графиков при ресурсном планировании: ресурсное планирование при ограниченном времени и при ограниченных ресурсах.

В Open Plan можно задавать и собственные правила при оптимизации выравнивания ресурсов, в том числе определять приоритетность планирования работ.

Планирование ресурсов на уровне задач также зависит от того, как можно изменять профиль использования ресурсов: можно ли прерывать работу, увеличивать ее длительность и на сколько, нужно ли проводить работу немедленно, невзирая на перезагрузку ресурса. Наличие такого разнообразия настроек оптимизации позволяет менеджеру более гибко выполнить моделирование различных вариантов календарного графика реализации проекта и выбрать наиболее подходящий.

Для анализа загрузки ресурса на нескольких проектах не обязательно требуется объединение их в мультипроект, достаточно лишь определить приоритетность проектов. Кроме того, имеется возможность полностью или частично резервировать ресурс как на весь конкретный проект, так и на заданный временной диапазон реализации проекта.

При планировании использования того или иного ресурса менеджер видит загрузку этого ресурса на проектах с более высоким приоритетом. Включив фильтр на отображение только доступных ресурсов, менеджер получит список реально доступных ресурсов с указанием объема доступности, в рамках которой он может использовать ресурс на своем проекте.

Потребность в ресурсах наглядно представляется на ресурсных гистограммах. Гистограммы потребности могут быть построены по ранним и поздним датам (расчет проекта по методу критического пути), плановым (сроки работ после ресурсного планирования), фактическим датам, датам исходного плана. Отображается также доступность ресурса, при этом можно выбирать, просматривать ли доступность целиком или учитывать, что ресурс уже был зарезервирован под другие проекты и был назначен на работы более приоритетного проекта в определенном количестве.

Мультипроектность

В большинстве компаний интерес к автоматизации процессов управления проектами возникает именно по причине наличия нескольких одновременно реализуемых проектов и необходимости эффективного планирования и контроля всей совокупности этих проектов. Часто в проектно-ориентированных компаниях необходимо в сжатые сроки ответить на вопросы:

· имеет ли компания достаточно ресурсов, чтобы завершить проект вовремя?

· какие участки будут наиболее критическими для успешной реализации проекта?

· может ли компания взяться за реализацию новых проектов или выполнить дополнительный объем работ по существующим проектам?

Мультипроектный режим работы подразумевает связывание нескольких отдельных проектов в рамках одного комплексного проекта или программы. Подобное связывание служит главным образом двум целям. Во-первых, это возможность получения различной аналитической отчетности по всем проектам в масштабах компании. Если с помощью механизма назначения кодов поставить в соответствие работам проекта, например, статьи затрат, то мы легко можем получить аналитический срез всех проектов по этому показателю.

Во-вторых, это возможность создать среду для интегрированного распределенного управления большими комплексными проектами. Работы разных подпроектов внутри программы могут быть связаны между собой, что дает возможность анализировать влияние хода реализации отдельного подпроекта на другие и на программу в целом и принимать по результатам этого анализа обоснованные управленческие решения.

Открытость системы

Еще одной важной особенностью Open Plan является его открытая архитектура и возможности интеграции с различными системами предприятия (ERP и бухгалтерские системы, документооборот, нормативно-справочные БД и др.). Пакет изначально разрабатывался с учетом требований информационных систем предприятия по хранению и обмену данными.

Помимо собственного формата хранения данных, Open Plan может использовать для сохранения информации проекта популярные СУБД — Oracle, Microsoft SQL Server, Sybase.

Open Plan поддерживает технологию OLE Automation, что дает возможность с минимальными усилиями создавать решения, использующие функциональные возможности пакета при вызове из внешних приложений. Кроме того, с помощью простой программы на Visual Basic можно, например, автоматизировать выполнение рутинных операций, выполнить нестандартную обработку данных проекта, создать формы ввода и корректировки информации в Open Plan. (См. также врезку «ИТ-архитектура».)

На практике подобные возможности применялись при интеграции с базой нормативной информации компании, когда при задании вида и объема работ на основе нормативных данных осуществлялось назначение ресурсов и вычислялась длительность выполнения работ.

Процедуры экспорта/импорта позволяют создать в Open Plan различные сценарии обмена данными с другими приложениями. В стандартной поставке имеются уже готовые сценарии обмена с Microsoft Project 2000, Cobra, SAP R/3, Baan. Кроме того, предоставляются примеры сценариев экспорта данных в формате XML, на основании которых можно создать отчеты любой сложности для публикации в Internet.

Открытая архитектура и указанные возможности взаимодействия с внешними системами позволяют достаточно быстро и легко включать Open Plan в единое информационное пространство предприятия.

Стандартизация процедур управления

Еще одной существенной характеристикой пакета Open Plan является наличие встроенного методологического модуля — «Директора управления проектами» (ДУП). С помощью процедур ДУП компания может формализовать и повторно использовать накопленный опыт, настроить стандартные процедуры управления проектами предприятия, а также автоматизировать сбор и распределение относящейся к проекту информации. С системой поставляется набор шаблонов процессов, разработанных на основе опубликованных исследований Комитета по стандартам Института управления проектами [Project Management Institute (PMI) Standards Committee]. Пользователи могут также создавать собственные шаблоны процессов. Следование единым шаблонам обеспечивает согласованность управления всеми проектами компании. Помимо вызова функций Open Plan, шаги процессов в ДУП могут ссылаться на документы, созданные в других приложениях, но необходимые для процесса управления.

Управление бюджетом проекта с помощью Cobra

Пакет Cobra является инструментом для компаний, которым требуется выделенное в отдельное направление планирование и контроль бюджета проектов и программ. Cobra позволяет управлять затратами проекта, анализировать движение денежных средств, моделировать экономические прогнозы и генерировать финансовые отчеты, используя методику освоенного объема.

Cobra позволяет планировать бюджет с точностью до недели, месяца или года, что обеспечивает компании возможность выбирать необходимую степень детализации для управления проектами. Поддерживается возможность при планировании бюджета учитывать накладные расходы, стоимость привлечения денежных средств на проект и использование нескольких валют.

Любые изменения в утвержденном бюджете автоматически протоколируются. Отчет об изменениях в бюджете содержит детальную информацию об авторе и характере внесенных изменений, а также необходимые комментарии. Данные о фактических затратах могут вноситься в Cobra вручную или через промежуточный файл, который генерируется бухгалтерским модулем системы управления предприятием.

Возможности Cobra по составлению прогнозов могут быть использованы при оценке окончательной стоимости проекта на основе анализа хода его реализации. Типичные прогнозы, которые могут генерироваться одновременно, обычно включают:

· оптимистический, пессимистический и наиболее ожидаемый прогноз для заказчика;

· прогноз для внутреннего пользования на основе данных, загруженных из системы календарного планирования или введенных вручную; использование статистических методов и учет коэффициентов производительности на проекте позволяет повысить точность таких прогнозов;

· прогнозы, учитывающие изменения ставок ресурсов и курсов валют.

С пакетом Cobra поставляется 60 стандартных отчетов по различным аспектам управления бюджетом проектов и прогнозирования, а также специальная программа-помощник по составлению произвольных отчетов. Пользователи могут выбирать различные критерии для группировок данных и фискальных периодов в отчетах, что дает возможность генерировать произвольную отчетность по бюджету, прогнозам, отчеты по фактическим затратам, отчеты по истории внесения изменений в бюджет проекта, отчеты по обязательствам и др. Все отчеты могут быть напрямую сохранены в формате Microsoft Excel или HTML.

Хотя возможно использование Cobra без связи с системой календарного планирования и контроля, в комплекте поставки имеется специальный модуль интеграции, который позволяет напрямую получать данные из Open Plan, Primavera Project Planner и Microsoft Project. Такая возможность позволяет построить интегрированную систему управления календарным графиком и затратами проекта. При этом процедуры определения плановых дат, загрузки ресурсов и ввода данных о прогрессе существенно упрощаются при использовании Open Plan или другой системы календарного планирования, в то время как работа с бюджетными данными может вестись на рабочих местах, где установлена только Cobra.

Виртуальный офис проекта на базе WelcomHome