Актуализация, сопровождение и гарантии в справочно-правовых информационных системах

Курсовая работа по дисциплине «Информационные технологии управления»

Актуализация, сопровождение и гарантии в справочно-правовых информационных системах

ЗАДАНИЕ 1. Теоретический материал

1.1 Информационная система управления предприятием

1.2 Актуализация, сопровождение и гарантии в справочно-правовых информационных системах

ЗАДАНИЕ 2. Определить оптимальный план перевозок продукции

ЗАДАНИЕ 3. Проанализировать связь между стоимостью средств, затрачиваемых на рекламу

ЗАДАНИЕ 4

ЗАДАНИЕ 5

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМЫХ ИСТОЧНИКОВ

ЗАДАНИЕ 1 Теоретический материал

1.1 Информационная система управления предприятием Термин информационная система (ИС) используется как в широком, так и в узком смысле.

В широком смысле информационная система есть совокупность технического, программного и организационного обеспечения, а также персонала, предназначенная для того, чтобы своевременно обеспечивать надлежащих людей надлежащей информацией.

В узком смысле информационной системой называют только подмножество компонентов ИС в широком смысле, включающее базы данных, СУБД и специализированные прикладные программы.

Информационная система, решающая задачи оперативного управления предприятием, строится на основе базы данных, в которой фиксируется вся возможная информация о предприятии. Такая информационная система является инструментом для управления бизнесом и обычно называется корпоративной информационной системой.

Информационная система оперативного управления включает в себя массу программных решений по автоматизации бизнес-процессов, имеющих место на конкретном предприятии.

Информационно-управляющая система определяется как формальная система для выдачи администрации информации, необходимой для принятия решений.

ИУС должна выдавать информацию о прошлом, настоящем и предполагаемом будущем. Она должна отслеживать все относящиеся к делу события внутри организации и вне ее. Общей целью ИУС является облегчение эффективного выполнения функций планирования, контроля, производственной деятельности и процесса управления в целом. Самой важной ее задачей является выдача нужной информации нужным людям в нужное время.

Необходимо отметить, что ИУС не является единственной всеобъемлющей интегрированной системой для удовлетворения всех потребностей администрации в информации. Поскольку может возникнуть желание получить систему такого характера, нужно оговорить этот аспект, что из-за больших сложностей в реальных организациях вероятность создания ее мала. ИУС некой организации скорее состоит из ряда информационных систем, каждая из которых служит для принятия решений в некоторой конкретной области.

Нельзя упустить тот факт, что ИУС неизменно предполагает применение компьютеров. Действительно, последние достижения в области технологии обработки данных внесли огромный вклад в создание информационно-управляющих систем. Некоторые типы ИУС были бы невозможны без той скорости и точности обработки данных, которые дают компьютеры. Однако цели управления требовали и информации, и системы для ее получения задолго до изобретения компьютеров. Еженедельный отчет о продажах, изучение конъюнктуры рынка, ежедневный обзор новостей, который готовит ЦРУ для президента США, доклады инспекторов о простое машин, а также подготавливаемый с помощью ЭВМ обзор ежеквартальных продаж в основных секторах экономики, используемый высшей администрацией фирмы «Америкен Телефон энд Телеграф» — все это примеры применения ИУС.

Компьютерная революция привела к существенным изменениям в обработке информации в организациях. Одно из исследований в области практики управления показало, что электронная обработка данных и информационно-управляющие системы — это два наиболее широко применяемые в управлении инструмента. По имеющимся оценкам, к концу 90-х годов 70% рабочих мест в США будет в какой-то мере зависеть от деятельности по обработке информации. Затраты на эту деятельность, по некоторым оценкам, составляют, по крайней мере, 70% от валового национального продукта. Существенной частью этой тенденции явится рост использования микрокомьпьютеров, которые уже достаточно малы, чтобы располагаться на рабочем месте управляющего и цена которых — уже не дороже хорошей пишущей машинки.

Широкое распространение компьютеров в организациях позволит управляющим всех уровней использовать в своей деятельности большие объемы информации. Например управляющий современного супермаркета может получать ежедневную, еженедельную, ежеквартальную или годовую информацию о том, какие виды товаров продаются, по какой цене, в каких количествах, что нужно перезаказать, каковы текущие затраты и доходы, какими они могут быть в следующем году и т. д. Часть этой информации получается автоматически, когда контролер с помощью компьютеризированного кассового аппарата считывает записанную на упаковке, в виде бар-кода, информацию о товаре. До внедрения ИУС такого типа время и количество информации, необходимые для проведения подобного анализа, достигали астрономических величин.

Многие до сих пор технологически слабо оснащенные отрасли услуг и сфера конторского труда, связанные с переработкой больших массивов информации, представляют собой сегодня благоприятную почву для применения микроэлектроники. Банки, страховые компании, торговые предприятия все шире начинают использовать ЭВМ различного типа, терминалы, автоматы для учета чеков, автоматизированные системы расчетов, электронных счетов и т. п. Открывается перспектива создания полностью автоматизированных офисов. Американская компания «Микронет» создала в Вашингтоне подобный офис, в котором полностью исключается использование бумаги в делопроизводстве.

Благодаря компьютерной технике, отдельные управляющие могут теперь принимать решения, основываясь на информации, подготавливаемой внутри их компаний. Внутрифирменные базы данных позволяют менеджеру получать сведения о его бизнесе, о рынках, конкуренции, ценах и прогнозах всего за несколько часов.

Компьютеры могут давать управляющим информацию, необходимую для контроля любого типа, которая помогает им сравнивать плановые и фактические результаты, рано обнаруживать расхождения в них и вносить коррективы для разрешения возникших проблем. Однако, как и все инструменты управления, компьютеризированные информационные системы работают так, как они спроектированы, и не могут оказаться лучше. Следовательно, на мой взгляд, необходимо рассмотреть вопросы проектирования ИУС и способы повышения их эффективности.

Не будет преувеличением сказать, что цель ИУС состоит не только в том, чтобы просто выдать и обработать некоторую информацию. ИУС должна быть ориентирована на пользователя, то есть информация, которую она обрабатывает, должна служить потребностям тех управляющих, которые ее получают.

При проектировании информационной системы нужно иметь в виду, что информационные потребности управляющих различны и зависят от их уровня в иерархии и функциональных обязанностей.

Изучая различия в информационных потребностях управляющих, можно условно разделить виды управленческой деятельности на три категории.

Стратегическое планирование — процесс принятия решений относительно целей организации, изменения этих целей, использования ресурсов для достижения этих целей и относительно стратегий, обуславливающих получение, использование и размещение этих ресурсов.

Управленческий контроль — процесс, посредством которого управляющие обеспечивают получение ресурсов и их эффективное использование для достижения общих целей организации.

Оперативный контроль — процесс обеспечения эффективного и квалифицированного выполнения конкретных задач.

Эти категории деятельности примерно соответствуют обязанностям управляющих высшего, среднего и низового звена. ИУС должна давать информацию, соответствующую различным требованиям, предъявляемым к каждой из категорий.

Например, деятельность управляющих высшего звена по стратегическому планированию включает, в первую очередь, вопросы будущего взаимодействия между организацией и окружающей средой. Таким образом, управляющим высшего звена требуется информация из внешних источников. Эта информация не должна быть очень детальной и должна иметь достаточно широкие границы, чтобы были ясны тенденции. Не требуется также и очень большой точности.

Информация для управленческого контроля необходима управляющим и высшего, и среднего звена. Естественно, она должна поступать как из внутренних, так и из внешних источников. Например, руководители высшего звена нуждаются в информации о работе основных подразделений своей компании и о деятельности конкурирующих организаций. Руководителю среднего звена требуется информация о производительности, затратах, обороте и, возможно, об изменениях в требованиях потребителя или в области технологии. Эта информация должна быть более детальной, иметь более узкие границы и быть более точной, чем та, что требуется для стратегического планирования. Она также должна поступать через более короткие промежутки времени, так как временные рамки принимаемых решений здесь меньше.

Информация для целей оперативного контроля, которая касается повседневной деятельности, должна быть очень точной, узкой и самой последней. Она должна поступать почти исключительно из внутренних источников. Например, управляющий непосредственно на производстве должен точно знать сколько часов в день работает каждый работник, каков дневной или недельный объем выпуска, а также сколько материала использовано и ушло в отходы.

Кроме того, руководителям нужна специфическая информация, относящаяся к области их конкретной профессиональной деятельности. Так, управляющему по сбыту требуется информация о торговых сделках, о вкусах потребителя, о конкурентоспособности новых товаров и т. д. Детальная информация о технических условиях на новое изделие, которая принципиально важна для управляющего производством, не является существенной для принятия решений, касающихся сбыта. Действительно, если ИУС будет регулярно выдавать такую информацию управляющему по сбыту, то это будет лишь мешать ему в работе и отнимать время.

Должны приниматься во внимание и внешние обстоятельства, в которых работает организация. Подвижность и неопределенность внешней среды определяют, какие способы выработки информации являются наиболее подходящими.

Можно выделить четыре основных способа выработки информации: самонаблюдение, взаимодействие, сообщения и анализ. Самонаблюдение — это собственные источники информации человека: образование, опыт, квалификация и другие приобретенные знания. Взаимодействие — это встречи с одним или несколькими людьми, в течении которых происходит взаимный обмен информацией. Сообщения — это письма, файлы данных и специально организованные исследования. Анализ — это выработка информации путем использования количественных моделей и методов принятия решений.

Если подвижность и неопределенность внешней обстановки минимальны, то многие решения могут быть запрограммированы и приняты посредством заранее определенных процедур. Это позволяет пропорционально увеличить использование обезличенных источников информации, таких как сообщения и анализ. Однако, так как многие решения являются нестандартными и неопределенными, то для их принятия нужно использовать больше информации из личных источников, таких как взаимодействие и самонаблюдение. Трудность использования таких источников требует от руководства уделять особое внимание таким поведенческим факторам, как коллективное мнение, разногласия и неформальные взаимоотношения, которые часто влияют на качество получаемой информации.

Процесс проектирования ИУС можно разделить на пять этапов.

Анализ системы принятия решений. Процесс начинается с определения всех типов решений, для принятия которых требуется информация. Должны быть учтены потребности каждого уровня и функциональной сферы.

Анализ информационных требований. Определяется, как описано выше, какой тип информации требуется для принятия каждого решения.

Агрегирование решений. Решения, для принятия которых требуется одна и та же или значительно перекрывающаяся информация, должны быть сгруппированы в одну задачу управления. Другими словами ИУС должна быть скоординирована и интегрирована с организационной структурой. Учет опыта решений, принятых одним управляющим или группой, значительным образом «направляет» процесс создания ИУС.

Проектирование процесса обработки информации. На данном этапе разрабатывается реальная система для сбора, хранения, передачи и модификации информации. Если предполагается использование компьютера, должны учитываться возможности персонала для обработки данных.

Проектирование и контроль за системой контроля. Последний, важнейший этап — это создание и воплощение системы, служащей для оценки выдаваемой ИУС информации и позволяющей распознавать и исправлять замеченные ошибки. Кроме того, было бы необходимо иметь возможность модифицировать ИУС в соответствии с изменениями ситуации. Нужно допустить, что проектируемая система будет иметь много недостатков, в том числе значительных. Следовательно, необходимо определить, в чем именно она имеет недостатки, и создать процедуры для их выявления и корректировки системы с целью их устранения. Таким образом, следует проектировать систему так, чтобы она была гибкой и приспособляемой.

При обсуждении вопросов проектирования ИУС отмечались некоторые из требований к повышению их эффективности, например, требование, чтобы тип выдаваемой информации соответствовал потребностям управляющего для принятия им решения.

К сожалению, множество потенциальных проблем не позволяет эффективно работать даже такой ИУС, которая на первый взгляд хорошо спроектирована. Возможно, потенциальные пользователи не поймут преимуществ системы или будут испытывать перед ней страх и не захотят ею пользоваться. Может также оказаться, что система получилась слишком дорогой. Следовательно, необходимо обратить внимание на то, как разрешить эти и другие проблемы, чтобы новая ИУС оказалась эффективной не только на бумаге, но и на практике.

Сложные компьютеризированные информационно-управляющие системы обычно проектируются группой специалистов с помощью сторонних консультантов. Чтобы проектируемая ИУС была эффективной на практике, этим специалистам очень важно привлечь к процессу проектирования тех управляющих, которые в последствии будут ею пользоваться. Эти пользователи лучше других знают, какие решения являются главными и какая информация нужна для их принятия.

Кроме того, если те руководители, которые будут пользоваться информацией, не примут определенного участия в процессе разработки, может оказаться, что система не будет давать им необходимой информации или будет перегружать их бесполезной информацией. Не следует забывать и то, что привлечение к проектированию людей, ответственных за внедрение, обычно уменьшает сопротивление изменениям.

Уменьшить сопротивление переменам также можно, если как следует обучить пользователей работе с системой. Такое обучение должно уменьшить страх перед неизвестностью, который внушает сложная ИУС. И, что наиболее важно, предварительное обучение позволит пользователям глубоко узнать возможности системы и поможет им избежать тех «ловушек», которые являются следствием имеющихся ограничений. Без такого обучения пользователи могут оказаться во власти обслуживающего технического персонала и чувствовать себя так, будто ИУС управляет ими, а не наоборот. В результате может возникнуть чувство досады и нежелания пользоваться системой.

ИУС не может считаться эффективной, если выгоды от ее использования заметно не превышают затраты на ее создание. Наилучшая ИУС — это не обязательно такая, которая дает наибольшее количество информации и наибольшую точность и скорость. Лучшая система — это система, которая дает информацию такого количества и качества, которое необходимо для целей управления при наименьших возможных затратах. Стоимость эксплуатации ИУС значительно превосходит затраты на оплату труда специалистов и стоимость оборудования обработки данных. В состав затрат входит время, затраченное на проектирование системы, ее установку, обучение персонала, а также время и расходы, связанные со сбором, накоплением и обработкой информации. Однако, оценкой экономической эффективности ИУС часто пренебрегают.

Одна из важных проблем, связанных с новой технологией ИУС, — это легкость, с которой можно выдавать чрезмерное количество информации. А избыток информации также затрудняет процесс принятия решения, как и ее недостаток. Погребенный под грудой несущественных фактов, руководитель или может просмотреть важную информацию, или не сможет достаточно быстро установить ее для современного принятия решения. Следовательно, хорошо проектированная ИУС избирательно снабжает руководителя информацией лишь того типа, которая необходима для его деятельности. По возможности, информацию необходимо как можно плотнее «сжимать», чтобы ускорить процесс ее накопления.

Необработанная информация, вводимая в компьютерную информационную систему, называемую базой данных, должна быть организованна так, чтобы ее можно было извлечь в пригодном виде. Разные управляющие имеют разную потребность в информации в разное время. Чтобы помочь им эффективно использовать аппаратное оснащение системы, были разработаны разнообразные пакеты программного обеспечения.

Если ИУС использует компьютер, то организация должна нанять соответствующее количество обслуживающего технического персонала и операторов. Эти специалисты должны стать частью организации и проникнуться пониманием того, что их обязанность — помочь организации в достижении ее целей, а не просто обеспечить безотказную работу компьютеров. Кроме того, новые компьютеры и программы могут плохо работать из-за имеющихся ошибок. Поэтому все производители настоятельно рекомендуют, чтобы оборудование было проверено на точность в процессе работы в параллель с другими системами, прежде чем на систему можно будет положиться.

Как и большинство других вспомогательных средств управления, на работу ИУС оказывают влияния изменения внутренних и внешних обстоятельств. Любое изменение в структуре организации обычно означает, что какую-то конкретную информацию нужно будет направлять по другому адресу. Например, если высшее руководство принимает шаги к децентрализации организационной структуры, необходимо модифицировать ИУС таким образом, чтобы снабжать руководителей более низких звеньев отчетами и другой информацией, которая ранее была адресована только высшему руководству. Аналогично, если произошло изменение целей, например, вследствие решения выпускать новое изделие, нужно также изменить и модернизировать ИУС, чтобы она выдавала информацию о новых потребителях и конкурентах. Если от правительственных органов поступают новые распоряжения относительно налогообложения, безопасности изделия, потребительской информации, гарантий прав на работу и т. п., необходимо модернизировать ИУС с целью сбора, хранения, обработки и распределения новой необходимой информации.

1.2 Актуализация, сопровождение и гарантии в справочно-правовых информационных системах В середине XX во всех развитых странах начался стремительный рост правовой информации. Число законодательных и иных нормативных правовых актов достигло сотен тысяч. Это привело к возникновению информационного кризиса. Как показывает опыт развитых стран, компьютер является идеальным средством аккумуляции, хранения и выдачи правовой информации, так как традиционные методы получения информации, такие как использование периодических печатных изданий или других печатных источников, не в состоянии решить задачу по правовому обеспечению всех заинтересованных лиц. Практика показала, что наиболее полное и последовательное решение находится на пути внедрения компьютерных справочных правовых систем.

Основная задача справочно-правовых систем (СПС) — донести максимум достоверной правовой информации до предельного количества пользователей с различным уровнем компьютерной подготовки. Эта задача и определяет выбор в качестве средства разработки программного обеспечения СУБД (систем управления базами данных). Система должна обеспечиваться постоянным обновлением баз данных.

Компьютерные справочные правовые системы обладают рядом важнейших свойств, делающих их практически незаменимыми при работе с нормативно-правовой информацией:

Возможность работы с огромными массивами текстовой информации: объем информации в базе практически не ограничен, что позволяет вносить в нее ежедневно несколько десятков документов, одновременно хранить базы архивных документов и т. д.

Использование в СПС специальных поисковых программных средств, что позволяет осуществлять поиск в режиме реального времени по всей информационной базе.

Возможность работы СПС с использованием телекоммуникационных средств, т. е. с применением электронной почты или глобальных сетей, что позволяет обновлять информационные базы, и в тоже время не расходовать дисковое пространство на компьютере пользователя.

Но следует отметить, что наибольшим спросом пока пользуются модификации СПС с локальными базами данных. Во-первых, качество телефонных линий в России оставляет желать лучшего; во-вторых, при обращении к базе данных в режиме реального времени пользователь должен заплатить либо за междугородную телефонную связь, либо за трафик сети; в-третьих, СПС, хранящиеся на компьютере пользователя, часто имеют больше сервисных возможностей.

Правовая информация не может быть получена из одного источника — она распределена практически по всей территории страны: это приводит к необходимости доставки информации с мест (даже на одной территории постановления Правительства, местных органов власти, материалы арбитражных судов, проекты законов реально готовятся в разных государственных структурах, слабо связанных друг с другом). Поэтому в создании Общенациональной системы правовой информации все большую роль играют негосударственные компьютерные фирмы и компании выпускающие на рынок электронные версии юридической информации. В настоящий момент в России работают более десяти фирм, разрабатывающих обеспечение СПС, ведущих компьютерные нормативно-правовые информационные базы и оказывающие услуги по информационному обеспечению. Информационные базы достаточно объемны, часто содержат уникальные документы, но работа массового пользователя с такими системами затруднена ввиду отсутствия эффективных каналов поддержки обновления базы, сервисного обслуживания систем и т. п. Поэтому широкое признание пользователей получили коммерческие СПС, такие как «Консультант Плюс», «Гарант», «Кодекс», «Юсис». Фирмы-разработчики таких систем уделяли основное внимание, во-первых, разработке и совершенствованию программных технологий и возможностей оболочек, во-вторых, развитию сервисных центров поддержки СПС.

Если еще недавно было достаточно лишь найти нужный документ, то сегодня зачастую необходимо еще и проследить все возможные связи между документами, получить разъяснения, подготовить обзор по интересующей теме, создать свою пользовательскую базу данных. Как следствие, в развитии коммерческих СПС проявляются сходные тенденции — расширение спектра хранящихся в системе документов, улучшение программной оболочки систем, введение новых технологических возможностей. Фирмы-разработчики офис-юристов вводят в свои технологии то лучшее, что используется конкурентами. Вместе с тем, между существующими правовыми системами сохраняется много отличий, связанных с различными подходами к построению баз, к принципам их пополнения. Существует множество параметров, по которым можно сравнивать и оценивать справочные системы. К ним относятся: 1) объем информационного банка; 2) формирования пользовательской базы; 3) скорость поиска документов по базе; 4) актуальность информации и оперативность поступления документов; 5) степень аутентичности документов оригиналу; 6) юридическая обработка документов; 7) возможность удаленного доступа в базе через телекоммуникационные линии.

Особо следует отметить возможность использования гипертекста. Гипертекст — это такая организация текста, при которой отображение и доступ к информационным блокам представлены в виде логических связей и явно указанных переходов. Сегодня все распространенные системы осуществляют поиск по тематическому рубрикатору, названию принимающего документ органа, названию документа, дате принятия, типу документа и предусматривают вывод текста необходимого документа на печать или в текстовый файл. Полнотекстный поиск по всему тексту информационной базы осуществляют программы «Кодекс» «Юсис», «Юристконсульт». Полнотекстный поиск из слов своего словаря предлагают пользователю пакеты «Гарант», «Консультант Плюс», «Дело и право». При поиске по слову в названии документа в большинстве пакетов пользователю самому необходимо ограничить длину слова. Однако, например, программа «Юристконсульт» найдет нужные слова, даже если они стоят в другом падеже. Очень помогает пользователям в работе встроенный редактор или возможность подключения внешнего редактора, как, например, в пакете «Кодекс». Проследить связи между документами позволяют или гипертекстовые средства, как в СПС «Консультант Плюс» и «Гарант», или система ссылок на документы с возможностью просмотра их текста, внедренная в пакете «Кодекс». Возможность введения собственной базы данных пользователя реализована в СПС «Консультант Плюс», «Гарант» и «Кодекс».

Многооконный режим работы предусмотрен в системах «Консультант Плюс», «Кодекс». Глубокой юридической обработке подвергаются документы, поступающие перед подключением в систему «Гарант». Анализируются нормативные акты в целом, выявляются прямые и косвенные связи между документами и правовыми нормами. В результате документы в СПС связаны перекрестными ссылками, не ограничивающимися случаями очевидных упоминаний одного документа в другом. Комментарии, вносимые в тексты документов юристами, подробно разъясняют, как применять данную правовую норму и значительно облегчают работу с документами, содержащими противоречивые формулировки.

Актуализация справочно-правовых информационных систем — это процесс включения в информационный банк (ИБ) новых документов и поддержания уже имеющихся документов в контрольном состоянии в соответствии с текущими изменениями законодательства.

Под оперативностью актуализации информационного банка (ИБ) на компьютере пользователя понимают промежуток времени от момента поступления документа в открытый доступ (рассылку) до его появления в ИБ пользователя. Зачастую для оценки оперативности актуализации ИБ вместо момента поступления в рассылку используется момент подписания документа, но это не совсем корректно в силу того, что задержка от подписания документа до его поступления в рассылку может быть достаточно большой (до нескольких недель) и компании — разработчики СПС не в состоянии влиять на нее.

Важность оперативной актуализации для пользователя очевидна. Каким бы полным ни было поступление информации к потребителю, необходимо, чтобы оно было еще и своевременным. Даже один с запозданием полученный документ может быть причиной серьезных проблем. Оценить работу компании по обновлению информации при выборе СПС очень непросто; это можно сделать либо по отзывам других пользователей, либо проанализировав некоторые принципиальные аспекты работы компании, либо поработав с системой самостоятельно, воспользовавшись «пробной» некоммерческой установкой системы, которую предлагают многие производители.

С точки зрения технологии в настоящее время существует два основных вида доступа к правовым базам: удаленный доступ к централизованным ресурсам и установка всей базы пользователю на компьютер. Кроме них, на оперативность поступления информации к пользователю существенно влияет организация сервисного информационного обслуживания компанией — производителем СПС.

В настоящее время большинство специалистов в России по объективным причинам используют базы, полностью установленные на своем компьютере. Поэтому проблему обновления информации более подробно разберем для этого случая.

Весь путь прохождения к пользователю СПС информации, содержащейся в документе, удобно разложить на три этапа:

* включение документов в эталонный банк разработчика СПС,

* доставка пополнения (или всего ИБ) от разработчика до регионального сервисного центра,

* доставка пополнения (или всего ИБ) от регионального сервисного центра до пользователя.

Теперь подробно рассмотрим оперативность на каждом этапе.

1. Для оперативности включения документов в эталонный банк разработчика СПС важно, во-первых, наличие надежных источников инфор­мации у производителя, что, как уже говорилось выше, обеспечивается прямыми постоянными контактами с органами государственной власти и управления на основе специальных договоров. Такие контакты важны для оперативности получения информации не менее, чем для ее полноты. Заметим, что если какая-то компания-производитель не имеет таких связей, то, значит, она использует разного рода вторичные источники, что влечет за собой не только наличие ошибок в документах, но и задержки в поставке информации пользователю. Кроме того, необходима налаженная и четкая работа информационных и производственных структур фирмы. Срок обработки информации должен быть сведен до минимума без ущерба для качества. Так, например, в компании «Консультант Плюс» от момента получения документа до момента его включения в эталонный ИБ проходит всего один-три дня, причем более 50% документов обрабатывается за один день.

Оценить такую работу извне очень трудно — реально это можно сделать только по конечному результату. Тем не менее важно учесть, что полноценная производственная структура, ежедневно аккуратно перерабатывающая сотни документов, строится годами. Маловероятно, например, что фирма, выпускавшая раз в месяц диски с недостаточно обработанной информацией, быстро перейдет на ежедневный график работы, даже при наличии соответствующей программной технологии. Для достижения высокого уровня работы и формирования коллектива квалифицированных специалистов нужны годы.

2. Оперативность доставки пополнения в региональный сервисный центр зависит от наличия передовой компьютерной технологии передачи информации и доступа к ней. Так, технология Консультант Плюс позволяет ежедневно передавать новую информацию в ИБ сервисного центра. При этом происходит полноценная загрузка и интеграция новой информации в уже имеющийся ИБ, с установкой всех взаимосвязей между документами. Это уникальное свойство технологии Консультант Плюс. Все остальные достаточно широко распространенные в России СПС либо допускают пополнение не чаще одного раза в неделю, либо существующее ежедневное пополнение не может быть полноценно интегрировано в банк данных и остается лишь небольшим довеском к основной базе, а для интеграции необходима полная замена банка, что невозможно проводить ежедневно.

Теоретически этот этап может отсутствовать (и информация от разработчика СПС непосредственно передается к пользователю), но практика показала, что это приводит к существенному снижению качества сервиса, в том числе отрицательно влияет и на оперативность.

3. Оперативность доставки пополнения пользователю определяется стандартами обслуживания компании-производителя и сервисных цент­ров, их финансовой политикой. Поскольку ИБ сервисного центра Консультант Плюс пополняется ежедневно, то те пользователи, кому это не­обходимо, также могут ежедневно получать пополнение средствами телекоммуникаций. Большинству пользователей достаточно получать информацию еженедельно, при этом более редкое обслуживание уже не гарантирует достаточной оперативности. Обслуживание четыре раза в месяц и чаще используют абсолютное большинство пользователей систем. Поэтому важно, чтобы ценовая и сервисная политика фирмы была бы направлена на обеспечение максимально частого обновления информации у потребителя.

Что касается оперативности поступления информации к пользователю СПС посредством удаленного доступа к системе, то она зависит только от первого или двух первых параметров (соответственно от того, кто выставляет свои ресурсы на сервер: фирма-разработчик или сервисный центр). Разумеется, при еженедельном режиме актуализации сервера ни о каком «оперативном» сопровождении пользователей нет и речи.

В настоящее время российское законодательство динамично развивается, а следовательно, развиваются и справочно-правовые системы. Очень важно, чтобы нормативно-правовая информация законодателя была отражена в справочно-правовых системах как можно полнее и как можно быстрее. В противном случае традиционные средства массовой информации, являющиеся официальными изданиями, будут всегда на шаг впереди по скорости опубликования «размещения» нормативных актов на своих страницах. Поэтому сама задача по сопровождению справочно-правовых систем напрямую зависит от двух факторов:

1) полнота и достоверность получаемой информации;

2) скорость (оперативность) внесения поступившей информации в ту или иную справочно-правовую систему.

Поддержание информационных банков справочно-правовых систем в актуальном состоянии складывается из трех замкнутых технологических процессов, а именно:

— введение в информационный банк новых документов;

— создание и введение в информационный банк новых редакций документов;

— внесение в информационный банк изменений и дополнений к документам.

Каждый из этих процессов состоит из последовательно выполняемых этапов:

1. Первоначальный этап обработки

1.1 Регистрация поступившего документа

1.2 Просмотр периодических изданий

2. Обработка документа юристами

3. Подготовка текста документа

3.1 Создание электронного образа документа

3.2 Оформление, проверка на орфографию

3.3 Вычитка текста корректором

4. Проставление гипертекстовых ссылок

5. Заполнение поисковой карточки документа

6. Подготовка документа к загрузке в исходном формате

7. Завершающая проверка автоматизированными средствами поиска ошибок информационный система автоматизация

8. Ввод в информационный банк.

Оценивать полноту информационных ресурсов компании-разработчика СПС, гарантию достоверности СПС в целом можно двумя способами.

Первый способ. Оценка возможностей доступа компании-разработчика к источникам правовой информации. Для этого достаточно запросить список договоров об обмене информацией с органами государственной власти и управления. Наличие представительного пакета таких договоров является верным признаком стабильной и аккуратной работы с информацией. Так, например, компания «Консультант Плюс» на 1 января 2007 г. имела более 95 договоров с федеральными органами власти и управления, а также более 600 договоров с органами власти субъектов РФ и местного самоуправления. Это реальная гарантия того, что все документы, содержащие открытую информацию, будут доступны пользователю и введены в СПС с копии подлинника.

Второй способ. Формальная оценка общего числа документов различных типов во всех базах разработчика. Практически у любого разработчика СПС существует вариант бесплатной установки полных каталогов на компьютер пользователя. Под каталогом в этом случае понимают специальную демонстрационную версию СПС, содержащую все названия документов без текстов. Однако при таком способе оценки полноты информационных ресурсов необходимо иметь в виду, что формально большое количество документов в СПС не гарантирует аутентичности этих документов. Это связано с тем, что разработчики далеко не всех СПС получают документы из первоисточника, так как не имеют представительного пакета договоров об информационном обмене. Как следствие, разработчики таких СПС не могут вводить документы с копии подлинника, а значит, не могут обеспечить аутентичность документов.

Таким образом, наиболее предпочтительным способом оценки полноты информационных ресурсов компании-разработчика СПС является первый способ, так как он позволяет одновременно оценить не только полноту, но и достоверность информационных ресурсов.

ЗАДАНИЕ 2. Определить оптимальный план перевозок продукции Со складов в пункты назначения. Нужно перевезти весь груз из 3-х складов в 2 пункта, причем весь груз должен быть перевезен во все пункты. В первый пункт должно быть перевезено 65 условных единиц груза, во 2-ой — 89 усл. ед. На складах груз распределен следующим образом: на первом складе — 28 усл. ед., на втором складе — 85 усл. ед., на третьем — 41 усл. ед.

Стоимость перевозок единицы груза со склада в пункты назначения отражена в таблице:

Решение.

Оформим лист Excel следующим образом:

Рисунок 1 — Первый этап решения задания 2

В ячейки (B3:D4) заносится матрица цен, далее в ячейки (B10:D11) помещаются любые значения больше нуля. В ячейках (E10: E11) вычисляются суммы ячеек (B10:D10; B11: D11) соответственно. В (B12: D12), вычисляются суммы ячеек (B10:B11; C10: C11; D10: D11) соответственно. В ячейку F16 записывается следующая формула: «=СУММПРОИЗВ (B10:D11;B3:D4)», вычисляющая произведение соответствующих элементов массивов, а затем суммирует получившиеся значения.

Оформим окно поиска решений следующим образом:

1. Установить целевую ячейку D15

2. Равной: Минимальному значению

3. Изменяя ячейки: B10: D11

4. Ограничения: B10: D11 >= 0 B12 = 28 C12 = 85

D12 = 41 E10 = 65 E11 = 89

Рисунок 2 — Второй этап решения задания 2

Нажмем Выполнить, получаем решение.

Рисунок 3 — Третий этап решения задания 2

Итак, из ячейки D15 мы видим, что минимальные затраты на перевозку составляют: 2455 ед. А в ячейках (B10:D11) был получен план грузоперевозок.

ЗАДАНИЕ 3. Проанализировать связь между стоимостью средств, затрачиваемых на рекламу Средства, затрачиваемые на рекламу продукции Х в течение года и объемами продаж данной продукции. Построить график зависимости между рядами данных.

Решение.

Для анализа связи между стоимостью средств, затрачиваемых на рекламу продукции Х в течение года и объемами продаж данной продукции воспользуемся меню Сервис/Анализ данных/Корреляция. Укажем входной и выходной интервал. Получаем Рисунок 4 — Первый этап решения задания 3

Коэффициент корреляции равный 0,97 свидетельствует о наличии тесной связи между стоимостью средств, затрачиваемых на рекламу продукции Х в течение года и объемами продаж данной продукции. Построим график зависимости между рядами данных, используя мастер диаграмм.

Рисунок 5 — Второй этап решения задания 3

ЗАДАНИЕ 4

Менеджер по закупкам магазина «Музыкальный мир» разослал клиентам новый каталог, рекламирующий диск, получивший очень высокую оценку меломанов. Менеджер считает, что следует заранее заказать дополнительное количество экземпляров, чтобы не оказаться в ситуации, когда диски закончится раньше, чем перестанут приходить заявки на них. Менеджер начал отслеживать ежедневные заказы на диск, и регистрировать объемы продаж, как показано на таблице.

Составить прогноз на 11−13 день. Обосновать выбор метода прогнозирования. Вывести графическое представление данных, представив базовую и прогнозную части графика одной линией, но базовая часть — сплошной линией, а прогнозная — пунктирной.

Решение.

Для анализа связи между рядами воспользуемся меню Сервис/Анализ данных/Корреляция. Укажем входной и выходной интервал. Получаем Рисунок 5 — Первый этап решения задания 4

Обоснуем выбор метода прогнозирования. Для этого определим какой тренд является наиболее подходящим для данного ряда. Проведем сравнение.

В качестве аппроксимирующей функции для Объема продаж выбираем линейную модель (этой модели соответствует значение коэффициента детерминации R2 =0,9507). Необходимо отметить, что для целей прогнозирования можно использовать также и полиномиальную модель (R2 = 1), а также степенную (R2 = 1), но при использовании этих моделей связь двух факторов слишком очевидна, к тому же полиномиальную модель рекомендуют использовать только в крайнем случае, так вероятность ошибки при ее применении больше, чем у других моделей.

Рисунок 6 — Второй этап решения задания 4

Для прогнозирования объема продаж используем функцию вида

f (x) = kx+b

Используем функцию полученную при построении тренда на рисунке 6:

y = 5,1879x — 9,7333

Поэтому получаем:

y11 = 5,1879*11 — 9,7333 = 48

y12 = 5,1879*12 — 9,7333 = 53

y13 = 5,1879*13 — 9,7333 = 58

Значит, получаем

Выведем графическое представление данных, представив базовую и прогнозную части графика одной линией, но базовая часть — сплошной линией, а прогнозная — пунктирной.

Рисунок 7 — Третий этап решения задания 4

ЗАДАНИЕ 5

Имеются данные о стоимости туристических путевок (тыс. руб.) и длительности отдыха по путевкам (в днях)., представленные в таблице:

1) Сгруппировать путевки по количеству дней отдыха, выделив следующие группы: до 5 дней, 6−14 дней, 15−21 день, свыше 21 дня;

2) Сгруппировать путевки по стоимости, выделив следующие группы: до3 тыс. руб., 3−5 тыс. руб., 5−10 тыс. руб., 10−20 тыс. руб., свыше 20 тыс. руб.

3) Представить результаты группировки в табличной и графической форме;

Решение.

Для группировки данных определим «Карманы» и воспользуемся меню Сервис — Анализ данных — Гистограмма. Получим следующий результат.

Рисунок 8 — Результат решения задания 5

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМЫХ ИСТОЧНИКОВ

1. Гринберг А. С., Горбачев Н. Н., Бондаренко А. С. Информационные технологии управления: Учеб. пособие для вузов. — М.: ЮНИТИ — ДАНА, 2004. — 479с.

2. Долголаптев В. Г. Работа в Excel 7.0 для Windows 95 на примерах. — М.: БИНОМ, 1995. — 350 с.

3. Информационные технологии бухгалтерского учета/О.П. Ильина. — СПб.: Питер, 2001.

4. Кокс Д., Снелл Э. Прикладная статистика. Принципы и примеры/Пер. с англ. — М.: Мир, 1984. — 200 с.

5. Курицкий Б. Я. Оптимизация вокруг нас. — М.: Машиностроение, 1989.

6. Курицкий Б. Я. Поиск оптимальных решений средствами Excel 7.0. — СПб.: BHV — Санкт-Петербург, 1997.

7. Основы современных компьютерных технологий: Учебное пособие/Под ред. проф. А.Д. Хомоненко/Б.Н. Артамонов, Г. А. Брякалов и др. — СПб.: КОРОНА принт, 1998. — 448 с.

8. Тюрин Ю. Н. Статистический анализ данных на компьютере/Под ред. В.Э. Фигурнова/Ю.Н. Тюрин, А. А. Макаров. — М.: ИНФРА — М, 1998.

9. Управленческий учет: Учебное пособие/Под ред. А. Д. Шеремета. — М.: ФБК-ПРЕСС, 1999. — 512 с.

10. Экономика, разработка и использование программного обеспечения ЭВМ: Учебник/В.А. Благодатских, М. А. Енгибарян, Е. В. Ковалевская и др. — М.: Финансы и статистика, 1995. — 288 с.