Word, Excel, FineReader

Вступление

В наш век прогресса, знание компьютера, как минимум на уровне пользователя, просто необходимо. Операционная система Windows, офисные приложения, такие как Microsoft Word, Microsoft Excel, ABBY FineReader — неотъемлемая часть программного обеспечения любого современного компьютера. А значит, для работы с компьютером каждый человек просто обязан знать эти программные продукты, уметь ими пользоваться, при надобности установить и настроить ту или иную программу. Трудно назвать организацию, учреждение или производство где бы ни было компьютеров. Практически каждая уважаемая себя фирма имеет компьютер и не один.

При приеме на работу одним из основных требований есть знание персонального компьютера, программных продуктов Microsoft Office, операционной системы Windows, пакета оптического распознавания текста ABBY FineReader.

Посмотрим вокруг…

Компьютерный бум захлестнул нашу страну за несколько последних лет. Имеющие компьютер уже не могут обойтись без него. Глобальные компьютерные сети опутали весь земной шар! Что есть проще как войти в Интеренет? Войдя, вы получаете неограниченный доступ к знаниям всего мира, новостям, библиотекам… практически любая информация есть в сети Интеренет. На сколько легче и удобнее пользоваться электронной почтой — самое главное — это время, а послать или принять почту занимает несколько секунд вместо нескольких дней, пользуясь услугами почтовой связи.

С каждой секундой компьютер становится все более важной и неотъемлемой частью жизни цивилизованного человека!

Текстовый редактор WORD

Создание документа

На панели инструментов Стандартная нажмите кнопку Создать. Панель инструментов — панель с кнопками и параметрами, которые используются для выполнения команд. Для отображения панелей инструментов используется диалоговое окно Настройка, для этого выберите в меню Вид команду Панели инструментов, а затем — команду Настройка. Для просмотра дополнительных кнопок нажмите кнопку Другие кнопки в конце панели инструментов.

Чтобы использовать в качестве исходных существующие шаблоны, мастера или документы выполните одно из следующих действий.

Шаблон. Файл или файлы, содержащие структуру и инструменты для создания таких элементов законченных файлов как стиль и макет страницы. Например, шаблоны Microsoft Word позволяют создавать отдельные документы, а шаблоны Microsoft FrontPage — целые веб-узлы.

Мастер. Программа, задающая вопросы, а затем использующая полученные ответы для создания таких объектов, как форма или веб-страница.

Использование шаблонов и мастеров

1. В меню Файл выберите команду Создать.

2. В области задач Создание документа, в группе Создание с помощью шаблона выберите Общие шаблоны.

3. Выберите вкладку, соответствующую типу документа, который требуется создать, и щелкните дважды значок шаблона или мастера, который предполагается использовать.

Область задач. Область в окне приложении Microsoft Office, содержащая часто используемые команды. Ее расположение и небольшие размеры позволяют использовать эти команды, не прекращая работу над файлами.

— Если шаблон или мастер уже использовался ранее, он появится в группе Создание с помощью шаблона, и для открытия его достаточно будет щелкнуть мышью.

— Допускается также создание собственных шаблонов для хранения стилей, элементов автотекста, макросов и часто повторяющихся фрагментов текста.

Автотекст. Текстовые или графические элементы, которые можно многократно использовать в документах, например стандартные пункты договора или список отпускаемых товаров. Каждый выделенный фрагмент текста или графический объект сохраняется в виде элемента автотекста и получает свое уникальное имя.

Макрос. Макрокоманда или набор макрокоманд, используемый для автоматического выполнения некоторых операций. Макросы записываются на языке программирования Visual Basic для приложений.

Использование копии существующего документа

1. В меню Файл выберите команду Создать.

2. В области задач Создание документа, в группе Создание из имеющегося документа выберите Выбор документа.

3. Выберите документ, на основе которого требуется создать новый.

Чтобы открыть документ, сохраненный в другой папке, найдите и откройте нужную папку.

4. Нажмите кнопку Создать новый.

Документ создается в той же папке, что и исходный документ.

Выделение текста и рисунков

Для выделения текста и рисунков, включая элементы, не расположенные в непосредственной близости друг от друга, можно использовать как мышь, так и клавиатуру. Например, можно выделить абзац на первой странице и предложение на третьей странице.

Выделение текста и рисунков с помощью мыши

Любой фрагмент текста

Используйте перетаскивание.

Слово

Дважды щелкните слово.

Строки текста

Переместите указатель к левому краю строки так, чтобы он принял вид стрелки, направленной вправо, а затем щелкните кнопкой мыши.

Предложение

Удерживая нажатой клавишу CTRL, щелкните предложение.

Абзац

Переместите указатель к левому краю абзаца так, чтобы он принял вид стрелки, направленной вправо, а затем дважды щелкните кнопкой мыши. Другой способ: трижды щелкните абзац.

Несколько абзацев

Переместите указатель к левому краю одного из абзацев так, чтобы он принял вид стрелки, направленной вправо, а затем дважды щелкните кнопкой мыши и перетащите указатель вверх или вниз.

Большой блок текста

Щелкните начало фрагмента, прокрутите документ до конца нужного фрагмента, а затем щелкните его, удерживая нажатой клавишу SHIFT.

Весь документ

Переместите указатель к левому краю текста документа так, чтобы он принял вид стрелки, направленной вправо, а затем трижды щелкните кнопкой мыши.

Колонтитулы

В обычном режиме выберите в меню Вид команду Колонтитулы. В режиме разметки дважды щелкните неяркий текст колонтитула. Затем переместите указатель к левому краю колонтитула так, чтобы он принял вид стрелки, направленной вправо, после чего трижды щелкните кнопкой мыши.

Сноски

Щелкните соответствующую область окна, переместите указатель к левому краю текста так, чтобы он принял вид стрелки, направленной вправо, после чего трижды щелкните кнопкой мыши.

Вертикальный блок текста (кроме текста внутри ячейки таблицы)

Удерживая нажатой клавишу ALT, перетащите указатель.

Рисунок

Щелкните рисунок.

Надпись и рамка

Наведите указатель на границу рамки или надписи, чтобы он принял вид крестообразной стрелки, а затем щелкните, чтобы отобразить маркеры изменения размера.

Выделение текста с помощью клавиатуры

Текст выделяют с помощью клавиш перемещения курсора, удерживая нажатой клавишу SHIFT. Чтобы выделить несмежные области, выделите первый объект и, удерживая нажатой клавишу CTRL, выделите остальные объекты.

Расширение выделения

SHIFT+СТРЕЛКА ВПРАВО

На один знак вправо

SHIFT+СТРЕЛКА ВЛЕВО

На один знак влево

CTRL+SHIFT+СТРЕЛКА ВПРАВО

До конца слова

CTRL+SHIFT+СТРЕЛКА ВЛЕВО

До начала слова

SHIFT+END

В конец строки

SHIFT+HOME

В начало строки

SHIFT+СТРЕЛКА ВНИЗ

На одну строку вниз

SHIFT+СТРЕЛКА ВВЕРХ

На одну строку вверх

CTRL+SHIFT+СТРЕЛКА ВНИЗ

До конца абзаца

CTRL+SHIFT+СТРЕЛКА ВВЕРХ

До начала абзаца

SHIFT+PAGE DOWN

На один экран вниз

SHIFT+PAGE UP

На один экран вверх

CTRL+SHIFT+HOME

В начало документа

CTRL+SHIFT+END

В конец документа

ALT+CTRL+SHIFT+PAGE DOWN

До конца документа

CTRL+A

Выделить весь документ

CTRL+SHIFT+F8, а затем используйте клавиши со стрелками; для выхода из режима выделения нажмите клавишу ESC

Выделить вертикальный блок текста

F8, а затем используйте клавиши со стрелками; для выхода из режима выделения нажмите клавишу ESC

Выделить определенный фрагмент документа

F8

Включение режима выделения

F8, а затем нажмите СТРЕЛКА ВЛЕВО или СТРЕЛКА ВПРАВО

Выделение ближайшего знака

F8 (один раз, чтобы выделить слово, два раза, чтобы выделить предложение, и т. д.)

Расширение выделения

SHIFT+F8

Уменьшение выделения

ESC

Отключение режима выделения

Копирование и перемещение текста и рисунков

Перемещение и копирование одного элемента

1. Выделите объект, который следует переместить или скопировать.

2. Выполните одно из следующих действий.

o Чтобы переместить объект, нажмите кнопку Вырезать на панели инструментов Стандартная.

o Чтобы скопировать объект, нажмите кнопку Копировать на панели инструментов Стандартная.

3. Если объект следует переместить или скопировать в другой документ, перейдите в нужный документ.

4. Щелкните место вставки объекта.

5. На панели инструментов Стандартная нажмите кнопку Вставить.

6. Чтобы определить формат вставляемых элементов, выберите команду, нажав кнопку Вставить, которая отображается под вставленным элементом.

Копирование нескольких элементов

1. Убедитесь, что буфер обмена Microsoft Office отображен в области задач любого открытого приложения Microsoft Office или параметр Собирать данные без отображения буфера обмена Office включен.

o Если требуется отобразить буфер обмена Microsoft Office в активной программе, выберите в меню Правка команду Буфер обмена Office.

o Если требуется установить параметр Собирать данные без отображения буфера обмена Office, отобразите буфер обмена Microsoft Office, нажмите кнопку Параметры и убедитесь, что параметр Собирать данные без отображения буфера обмена Office установлен.

2. Выделите первый элемент, который требуется скопировать.

3. На панели инструментов Стандартная нажмите кнопку Копировать.

4. Продолжайте копировать элементы из любого приложения Microsoft Office, пока не будут собраны все необходимые элементы (не более 24).

Вставка собранных элементов

1. Если буфер обмена Microsoft Office не отображен в области задач, выберите в меню Правка команду Буфер обмена Office.

2. Щелкните место в документе, в которое необходимо вставить элементы. Собранные элементы можно вставить в любое приложение Microsoft Office.

3. Выполните одно из следующих действий.

o Чтобы вставлять элементы по одному, в буфере обмена Microsoft Office щелкните каждый элемент, который необходимо вставить.

o Чтобы вставить все элементы, в области задач Буфер обмена нажмите кнопку Вставить все.

Проверка орфографии и грамматики

Некоторые сведения в этом разделе могут быть неприменимы к отдельным языкам.

По умолчанию Microsoft Word проверяет орфографию и грамматику автоматически при вводе текста, выделяя возможные орфографические ошибки красной волнистой линией, а возможные грамматические ошибки — зеленой волнистой линией.

Также можно проверить орфографию и грамматику сразу во всем тексте.

Автоматическая проверка орфографии и грамматики при вводе

1. Убедитесь, что средство автоматической проверки орфографии и грамматики включено.

Инструкции

1. В меню Сервис выберите команду Параметры, а затем откройте вкладку Правописание.

2. Установите флажки Автоматически проверять орфографию и Автоматически проверять грамматику.

2. Создайте документ.

3. Щелкните правой кнопкой мыши слово, подчеркнутое волнистой зеленой или красной линией, а затем выберите предложенный вариант или соответствующую команду.

Форматировании текста

Стилем называется набор параметров форматирования, который применяется к тексту, таблицам и спискам, чтобы быстро изменить их внешний вид. Стили позволяют одним действием применить сразу всю группу атрибутов форматирования. Например, вместо форматирования названия в три приема, когда сначала задается размер 16 пунктов, затем шрифт Arial и, наконец, выравнивание по центру, то же самое можно сделать одновременно, применив стиль заголовка.

Ниже приведены типы стилей, которые можно создать и применить.

· Стиль абзаца полностью определяет внешний вид абзаца, то есть выравнивание текста, позиции табуляции, междустрочный интервал и границы, а также может включать форматирование знаков.

· Стиль знака задает форматирование выделенного фрагмента текста внутри абзаца, определяя такие параметры текста, как шрифт и размер, а также полужирное и курсивное начертание.

· Стиль таблицы задает вид границ, заливку, выравнивание текста и шрифты.

· Стиль списка применяет одинаковое выравнивание, знаки нумерации или маркеры и шрифты ко всем спискам.

С помощью области задач Стили и форматирование можно создать, просмотреть и применить стили. Непосредственное форматирование, применяемое к тексту, также хранится в данной области и может быть применено еще раз.

Использование в тексте различных стилей

Для изменения стиля текста к нему можно применить существующий стиль, называемый также встроенным стилем. Если стиль с требуемыми параметрами отсутствует, создайте новый стиль, а затем примените его.

Изменение стиля

Если требуется быстро изменить внешний вид текста, отформатированного с помощью одного из стилей, достаточно переопределить этот стиль. Предположим, что при форматировании все заголовки в документе были выровнены по левому краю с использованием полужирного шрифта Arial Narrow размером 14 пунктов, а затем возникала необходимость изменить это форматирование на выравнивание по центру с использованием шрифта Arial Narrow размером 16 пунктов. Для этого вовсе не требуется заново форматировать каждый заголовок — достаточно лишь изменить свойства стиля.

Следует учитывать, что в случае изменения в документе какого-либо элемента форматирования базового стиля в этом документе будут соответствующим образом изменены также все стили, основанные на базовом стиле.

Существует также возможность автоматического обновления стилей, когда Microsoft Word отслеживает изменение форматирования текста, в котором содержится некоторый стиль, а затем обновляет данный стиль и соответствующим образом изменяет формат всех элементов текста, оформленных этим стилем. Автоматическое обновление стилей рекомендуется выполнять опытным пользователям, которые уже работали со стилями.

1. Если область задач Стили и форматирование не открыта, нажмите кнопку Стили и форматирование на панели инструментов Форматирование.

2. Щелкните стиль, который требуется изменить, правой кнопкой мыши, а затем выберите команду Изменить.

3. Выберите нужные параметры.

4. Для просмотра дополнительных параметров нажмите кнопку Формат, а затем выберите атрибут, например Шрифт или Нумерация, который требуется изменить.

После изменения атрибута нажмите кнопку OK, а затем измените таким же образом остальные атрибуты.

Просмотр и применение других стилей из библиотеки стилей

Для просмотра вида документа при применении к нему стилей из другого шаблона можно использовать библиотеку стилей. При необходимости стили можно применять непосредственно из данной библиотеки. Кроме того, можно просмотреть образцы документов, в которых показано применение стилей из выбранного шаблона, или просмотреть список стилей из данного шаблона.

Создание таблицы

Microsoft Word предлагает несколько способов создания таблицы. Выбор наилучшего способа создания таблицы зависит от ее сложности и требований пользователя.

1. Выберите место создания таблицы.

2. На панели инструментов Стандартная нажмите кнопку Добавить таблицу.

3. Выберите нужное число строк и столбцов перетаскиванием.

Использование команды «Вставить таблицу»

Данная процедура используется для выбора размеров и формата таблицы до вставки ее в документ.

1. Выберите место создания таблицы.

2. В меню Таблица выберите команду Вставить, а затем — команду Таблица.

3. В группе Размер таблицы выберите число строк и столбцов.

4. В группе Автоподбор ширины столбцов выберите параметры для настройки размера таблицы.

5. Чтобы использовать встроенные форматы таблицы, нажмите кнопку Автоформат.

Создание более сложной таблицы

Можно создать более сложную таблицу, например таблицу, которая содержит ячейки различной высоты, или таблицу с различным числом столбцов в строке.

1. Выберите место создания таблицы.

2. В меню Таблица выберите команду Нарисовать таблицу. Появится панель инструментов Таблицы и границы, а указатель примет вид карандаша.

3. Чтобы определить внешние границы таблицы, нарисуйте прямоугольник. Затем прорисуйте линии столбцов и строк внутри этого прямоугольника.

4. Чтобы удалить одну или несколько линий, нажмите кнопку Ластик на панели инструментов Таблицы и границы, а затем щелкните линию, которую требуется удалить.

5. После завершения создания таблицы щелкните ячейку, а затем введите текст или вставьте рисунок.

Создание таблицы внутри другой таблицы

Для создания веб-страниц используются вложенные таблицы. Представьте веб-страницу в виде большой таблицы, которая содержит другие таблицы. Текст и графические элементы размещаются в различных ячейках таблицы, что помогает создать макет различных частей страницы.

1. В меню Таблица выберите команду Нарисовать таблицу.Появится панель инструментов Таблицы и границы, а указатель примет вид карандаша.

2. Установите карандаш в ячейку, в которой следует разместить вложенную таблицу.

3. Нарисуйте новую таблицу. Чтобы определить внешние границы таблицы, нарисуйте прямоугольник. Затем прорисуйте линии столбцов и строк внутри этого прямоугольника.

4. После завершения создания вложенной таблицы щелкните ячейку, а затем введите текст или вставьте рисунок.

Печать документа

Чтобы напечатать активный документ, нажмите кнопку Печать на панели инструментов Стандартная. Ниже приведены некоторые дополнительные способы просмотра и печати документа.

Предварительный просмотр документа

· На панели инструментов Стандартная нажмите кнопку Предварительный просмотр. Чтобы выйти из режима предварительного просмотра и вернуться в предыдущий режим, нажмите кнопку Закрыть.

Выбор размера бумаги

1. В меню Файл выберите команду Параметры страницы, а затем откройте вкладку Размер бумаги.

2. Выберите размер бумаги.

Чтобы изменить размер бумаги для части документа, выделите соответствующие страницы, а затем выберите размер бумаги, как обычно. Из списка Применить выберите параметр К выделенному тексту. До и после выделенных страниц будут автоматически вставлены разрывы раздела. Если документ уже разбит на разделы, щелкните нужный раздел или выделите несколько разделов, а затем измените размер страницы.

Изменение ориентации текста

Ориентацию текста в графических объектах (таких как надписи, фигуры и выноски) или ячейках таблицы можно изменять для отображения текста по вертикали или по горизонтали.

1. Выделите графический объект или ячейку таблицы, ориентацию текста в которых требуется изменить.

2. В меню Формат выберите команду Направление текста.

3. Выберите нужную ориентацию текста.

Изменение полей страницы

1. Выберите в меню Файл команду Параметры страницы, а затем откройте вкладку Поля.

2. На вкладке Поля установите необходимые параметры.

Задание зеркальных полей для четных и нечетных страниц

Поля левой страницы являются в данном случае зеркальным отражением полей правой страницы. Иными словами, для страниц устанавливаются одинаковые внутренние и внешние поля.

1. Выберите в меню Файл команду Параметры страницы, а затем откройте вкладку Поля.

2. В списке несколько страниц выберите Зеркальные поля.

3. В поля Внутри и Снаружи введите значения для зеркальных полей.

Задание полей переплета для брошюрованного текста

Поле переплета используется для выделения дополнительного пространства страницы под переплет. Это гарантирует сохранность текста при брошюровке документа.

1. Выберите в меню Файл команду Параметры страницы, а затем откройте вкладку Поля.

2. В поле Переплет введите значение для поля переплета.

3. В поле Положение переплета выберите Cлева или Сверху.

Выбор источника бумаги

1. В меню Файл выберите команду Печать.

2. Нажмите кнопку Свойства.

3. Выполните одно из следующих действий:

o в Windows 2000 откройте вкладку Бумага/Качество;

o в Windows 98 и Windows Millennium Edition откройте вкладку Бумага;

o в Windows NT откройте вкладку Макет страницы.

4. В поле Подача бумаги выберите нужный источник бумаги.

Технология OLE

Технология связи программ, позволяющая приложениям совместно использовать данные. Все программы Microsoft Office поддерживают технологию OLE, что позволяет совместно работать с данными посредством внедрения и связывания объектов.

Добавление объекта WordArt

1. На панели инструментов Рисование нажмите кнопку Добавить объект WordArt.

WordArt - текстовые объекты, созданные с помощью готовых эффектов, к которым можно применить дополнительные параметры форматирования.

2. Выберите нужный объект WordArt, а затем нажмите кнопку OK.

3. В диалоговом окне Изменение текста WordArt введите нужный текст.

4. Выполните одно из следующих действий:

o чтобы изменить тип шрифта, выберите нужный шрифт в поле Шрифт;

o чтобы изменить размер шрифта, выберите размер в поле Размер;

o чтобы сделать текст полужирным, нажмите кнопку Полужирный;

o чтобы сделать текст наклонным, нажмите кнопку Курсив.

Ассистент слияния

1. В меню Сервис выберите команду Письма и рассылки, а затем — команду Мастер слияния.

2. В группе Выбор типа документа выберите параметр Письма.Активный документ станет основным документом.

3. Выберите ссылку Далее. Открытие документа.

Электронная таблица Excel XP

Рабочая книга Excel

Книга Microsoft Excel представляет собой файл, содержащий один или несколько листов, которые можно использовать для размещения разнообразных сведений и установления между ними необходимых связей. Можно вводить и изменять данные одновременно на нескольких листах, а также выполнять вычисления на основе данных из нескольких листов. При создании диаграммы ее можно поместить на лист с соответствующими данными или на отдельный лист диаграммы.

Можно переместиться с одного листа на другой, выбрав внизу окна книги соответствующую вкладку. Чтобы облегчить поиск нужных вкладок, их можно пометить разными цветами. Вкладка активного листа подчеркивается выбранным цветом, вкладки неактивных листов.

Лист — основной документ, используемый в Microsoft Excel для хранения данных и работы с ними. Он также называется электронной таблицей. Лист состоит из ячеек, упорядоченных в строки и столбцы. Листы всегда хранятся в книге.

Лист диаграммы - лист книги, содержащий только диаграмму. Листы диаграммы позволяют просматривать диаграмму или отчет сводной диаграммы отдельно от данных листа или отчета сводной таблицы.

Создание книги

Для создания новой пустой книги в меню Файл выберите команду Создать, а затем на панели Создание книги области задач выберите вариант Чистая книга.

Можно создать книгу на основе используемого по умолчанию шаблона — нажмите на стандартной панели инструментов кнопку Создать.

Обычно используемый по умолчанию шаблон книги хранится в папке «C:Program FilesMicrosoft OfficeOffice10XLStart»

Используемый по умолчанию шаблон книги. Шаблон Книга. xlt, создаваемый для переопределения используемого по умолчанию формата вновь создаваемой пустой книги Microsoft Excel. Именно этот шаблон будет использоваться Microsoft Excel для создания пустой книги при запуске или создании книги без указания шаблона.

Замена текста и чисел

1. Выделите диапазон ячеек, среди которых требуется осуществить поиск.

Для поиска по всему листу выберите любую ячейку на этом листе.

2. В меню Правка выберите команду Заменить.

3. В поле Что введите текст или числа, которые требуется найти, или выберите одну из последних строк поиска в поле со списком Что.

В условиях поиска можно использовать подстановочные знаки.

4. Если требуется задать формат искомой строки, нажмите кнопку Параметры и задайте параметры формата в диалоговом окне Найти формат.

Если в диалоговом окне Найти и заменить отсутствует кнопка Формат, нажмите кнопку Параметры, а затем — кнопку Формат.

5. Кнопка Параметры служит для задания более подробных условий поиска. Например, можно найти все ячейки, содержащие данных определенного типа, такого как формулы.

Для поиска на текущем листе или во всей книге можно выбрать в поле Искать вариант Лист или Книга.

6. В поле Заменить на введите знаки для замещения и при необходимости задайте формат.

Чтобы удалить знаки, указанные в поле Что, оставьте поле Заменить на пустым.

7. Нажмите кнопку Найти далее.

8. Чтобы заменить одно или все совпадения с введенным текстом, нажмите кнопку Заменить или Заменить все.

Чтобы остановить поиск, нажмите клавишу ESC.

Выделение текста, ячеек, блока ячеек, рядов, столбцов, всего рабочего листа

Поиск файлов

Поиск возможен в заголовках, содержимом или свойствах файлов Microsoft Office. На панели инструментов Стандартная нажмите кнопку Найти.

Импорт текстового файла

1. Щелкните ячейку, в которую требуется поместить данные из текстового файла.

Чтобы внешние данные не заменили имеющиеся данные, ниже и правее выбранной ячейки не должно быть никаких данных.

2. В меню Данные укажите на пункт Импорт внешних данных и выберите команду Импортировать данные.

3. В поле Тип файлов выберите Текстовые файлы.

4. В списке Папка найдите и дважды щелкните текстовый файл, который требуется импортировать в качестве диапазона внешних данных.

5. Следуйте инструкциям мастера текстов для указания способа разбиения текста на столбцы, а затем нажмите кнопку Готово.

6. Чтобы задать форматирование и разметку импортируемых данных, нажмите в диалоговом окне Импорт данных кнопку Свойства.

7. В диалоговом окне Импорт данных выполните одно из следующих действий:

o чтобы поместить данные в выбранную ячейку, выберите вариант Имеющийся лист и нажмите кнопку OK;

o чтобы поместить данные на новый лист, выберите вариант Новый лист и нажмите кнопку OK. Microsoft Excel добавит в книгу новый лист и автоматически поместит диапазон внешних данных в левый верхний угол нового листа.

Экспорт файла книги, запись электронных таблиц в разных форматах

При сохранении книги Microsoft Excel в другом формате все свойства, специфичные для книг Microsoft Excel, будут утеряны.

1. Откройте книгу, которую нужно сохранить для использования в другом приложении.

2. В меню Файл выберите команду Сохранить как.

3. Введите новое имя книги в поле Имя файла.

4. Выберите формат файлов, с которым может работать другое приложение, из списка Тип файла.

5. Нажмите кнопку Сохранить.

Применение и удаление автоматического форматирования диапазона ячеек

1. Выделите диапазон, который требуется отформатировать или форматирование которого требуется удалить.

2. В меню Формат выберите команду Автоформат.

3. Выполните одно из следующих действий.

Примените автоформат — выберите требуемый формат. Для частичного применения автоформата нажмите кнопку Параметры и снимите флажки для форматов, которые не нужно применять.

Удалите автоформат — в конце списка выберите формат с подписью Нет.

Копирование форматов одних ячеек в другие ячейки

1. Выделите ячейку или диапазон ячеек, формат которых необходимо скопировать.

2. Выполните одно из следующих действий:

o чтобы скопировать форматирование ячейки или диапазона, нажмите на стандартной панели инструментов кнопку Формат по образцу.

o чтобы скопировать форматирование выбранной ячейки или диапазона ячеек в несколько мест, дважды нажмите кнопку Формат по образцу. После завершения копирования снова нажмите эту кнопку;

o чтобы скопировать ширину столбца, выделите заголовок столбца, ширину которого необходимо копировать, и нажмите кнопку Формат по образцу, а затем выделите заголовок столбца, ширину которого нужно изменить.

Отображение и скрытие панели инструментов

Выполните одно из следующих действий:

· щелкните правой кнопкой мыши любую панель инструментов, а затем выберите в контекстном меню название панели инструментов, которую требуется показать или скрыть;

· если название нужной панели инструментов отсутствует в контекстном меню, нажмите кнопку со стрелкой Параметры панелей инструментов, последовательно выберите выберите команды Добавить или удалить кнопки и Настройка, откройте вкладку Панели инструментов, а затем выберите нужную панель инструментов в поле Панели инструментов.

Функции клавиатуры

Существуют так званые «Горячие клавиши» практически для каждой команды или функции. Рассмотрим несколько для получения представления о них.

Предварительный просмотр и печать

CTRL+P или CTRL+SHIFT+F12

Отображение диалогового окна Печать.

Используйте следующие клавиши в режиме предварительного просмотра (для перехода в режим предварительного просмотра нажмите клавиши ALT+F, а затем нажмите клавишу V).

Клавиши со стрелками

Перемещение по странице при просмотре в увеличенном масштабе.

PAGE UP или PAGE DOWN

Переход на одну страницу вперед или назад при просмотре в нормальном масштабе.

CTRL+СТРЕЛКА ВВЕРХ или CTRL+СТРЕЛКА ВЛЕВО

Переход к первой странице при просмотре в нормальном масштабе.

CTRL+СТРЕЛКА ВНИЗ или CTRL+СТРЕЛКА ВПРАВО

Переход к последней странице при просмотре в нормальном масштабе.

Работа с листами

SHIFT+F11 или ALT+SHIFT+F1

Вставка нового листа.

CTRL+PAGE DOWN

Переход на следующий лист книги.

CTRL+PAGE UP

Переход на предыдущий лист книги.

SHIFT+CTRL+PAGE DOWN

Выделение текущего и следующего листов. Чтобы отменить выделение нескольких листов книги, нажмите клавиши CTRL+PAGE DOWN, чтобы выделить другой лист нажмите клавиши CTRL+PAGE UP.

SHIFT+CTRL+PAGE UP

Выделение текущего и предыдущего листов.

ALT+М Л И

Переименование активного листа (меню Формат, подменю Лист, команда переименовать).

ALT+П М

Перемещение или копирование активного листа (меню Правка, команда Переместить/скопировать лист).

ALT+П Л

Удаление активного листа (меню Правка, команда Удалить лист).

Выделение ячеек, строк, столбцов и объектов

CTRL+ПРОБЕЛ

Выделение столбца целиком.

SHIFT+ПРОБЕЛ

Выделение строки целиком.

CTRL+A

Выделение листа целиком.

SHIFT+BACKSPACE

Если выделено несколько ячеек, выделение только активной ячейки.

CTRL+SHIFT+ПРОБЕЛ

Оставаясь на текущем объекте, выделение всех объектов листа.

CTRL+6

Переключение режимов скрытия объектов, отображения объектов и отображения контуров объектов.

Выделение ячеек с особыми атрибутами

CTRL+SHIFT+* (звездочка)

Выделение текущей области вокруг активной ячейки. Текущей областью называется диапазон ячеек, ограниченный пустыми столбцами и строками. В отчете сводной таблицы — выделение отчета целиком.

CTRL+/

Выделение массива, содержащего текущую ячейку.

CTRL+SHIFT+O (буква O)

Выделение всех ячеек, содержащих примечания.

CTRL+

В текущей строке выделение ячеек, не соответствующих значению в активной ячейке.

CTRL+SHIFT+|

В текущем столбце выделение ячеек, не соответствующих значению в активной ячейке.

CTRL+[ (открывающая прямоугольная скобка)

Выделение всех ячеек, на которые прямо ссылаются формулы в выделении.

CTRL+SHIFT+{ (открывающая фигурная скобка)

Выделение всех ячеек, на которые прямо или косвенно ссылаются формулы в выделении.

CTRL+] (закрывающая прямоугольная скобка)

Выделение ячеек, содержащих формулы, которые прямо ссылаются на активную ячейку.

CTRL+SHIFT+} (закрывающая фигурная скобка)

Выделение ячеек, содержащих формулы, которые прямо или косвенно ссылаются на активную ячейку.

ALT+; (точка с запятой)

Выделение видимых ячеек текущей выделенной области.

Добавление, изменение или удаление объемного эффекта для фигуры

1. Выделите автофигуру, которую требуется изменить.

2. Нажмите кнопку Объем на панели инструментов Рисование, а затем выполните одно из следующих действий:

o чтобы добавить объемный эффект, выберите нужный вариант;

o чтобы изменить объемный эффект — например его цвет, угол поворота, глубину, освещение или текстуру поверхности, нажмите кнопку Настройка объема, а затем выберите нужные параметры на панели инструментов Настройка объема;

o чтобы удалить эффект, нажмите кнопку Нет объема.

Создание формулы

Формулы представляют собой выражения, по которым выполняются вычисления на странице. Формула начинается со знака равенства (=). Ниже приведен пример формулы, умножающей 2 на 3 и прибавляющей к результату 5.

=5+2*3

Создание простой формулы: =128+345

Следующие формулы содержат операторы и константы.

1. Щелкните ячейку, в которую требуется ввести формулу.

2. Введите = (знак равенства).

3. Введите формулу.

4. Нажмите клавишу ENTER.

Создание диаграммы

1. Убедитесь, что данные на листе расположены в соответствии с типом диаграммы, который планируется использовать.

2. Выведите на экран панель инструментов Диаграммы. Чтобы вывести панели инструментов Диаграммы, выберите в меню Вид команду Панели инструментов и установите флажок Диаграммы.

3. Выделите ячейки, содержащие данные для построения диаграммы.

4. Нажмите кнопку Тип диаграммы.

Изменение типа диаграммы

Для большинства плоских диаграмм можно изменить тип диаграммы как ряда данных, так и диаграммы в целом. Для пузырьковых диаграмм можно изменить только тип диаграммы в целом. Для большинства объемных диаграмм изменение типа затрагивает всю диаграмму. Для объемных линейчатых диаграмм и гистограмм есть возможность преобразовывать отдельные ряды данных к конусному, цилиндрическому или пирамидальному типу.

1. Чтобы изменить тип диаграммы, выполните одно из следующих действий.

o Для целой диаграммы выберите диаграмму.

o Для ряда данных выберите ряд данных.

2. В меню Диаграмма выберите команду Тип диаграммы.

3. На вкладке Стандартные выберите необходимый тип диаграммы.

При изменении типа диаграммы для ряда данных, а не для всей диаграммы, необходимо установить флажок Применить к.

Для того чтобы применить конический, цилиндрический или пирамидальный тип к ряду данных объемной линейчатой диаграммы или гистограммы, щелкните Цилиндрическая, Коническая или Пирамидальная в поле Тип на вкладке Стандартные, а затем установите флажок Применить.

Добавление легенды на диаграмму

1. Выберите диаграмму, на которую требуется добавить легенду.

2. В меню Диаграмма выберите команду Параметры диаграммы, а затем откройте вкладку Легенда.

3. Установите флажок Добавить легенду.

4. В группе Размещение выберите подходящий вариант.

При выборе одного из вариантов размещения легенда перемещается, а размер области построения автоматически изменяется, чтобы вместить ее. Если перемещение или изменение размеров легенды осуществлялось мышью, размеры области построения не меняются автоматически. При использовании варианта размещения изменения, внесенные в легенду мышью, не сохраняются.

Изменение высоты и перспективы объемной диаграммы

1. Выберите объемную диаграмму, которую требуется изменить.

2. В меню Диаграмма выберите команду Объемный вид.

3. Выберите требуемые параметры.

Если флажок Перпендикулярные оси снят, можно задать параметры Перспектива и Высота.

Если флажок Перпендикулярные оси установлен, можно либо задать параметр Высота, либо установить флажок Автомасштаб.

Параметр Перспектива недоступен на объемных диаграммах, в которых всегда установлен флажок Перпендикулярные оси.

Изменение угла поворота и возвышения объемной диаграммы

С помощью меню

1. Выберите объемную диаграмму, которую требуется изменить.

2. В меню Диаграмма выберите команду Объемный вид.

3. Выберите требуемые параметры.

С помощью мыши

1. Щелкните пересечение любых двух осей, чтобы выделить углы диаграммы.

2. Перетащите угол, чтобы изменить возвышение и угол поворота диаграммы.

Чтобы видеть маркеры данных, при перетаскивании удерживайте нажатой клавишу CTRL.

Изменение глубины и ширины объемной диаграммы

Для объемных диаграмм, имеющих оси, можно изменить глубину. Кроме того, на объемных диаграммах с перспективой можно задать глубину зазора, а на объемных линейчатых диаграммах и гистограммах — ширину зазора.

1. Выберите на объемной диаграмме ряды данных, которые требуется изменить.

2. В меню Формат выберите команду Выделенный ряд, а затем откройте вкладку Параметры.

3. Выберите требуемые параметры.

Изменение порядка отображения ряда данных на диаграмме так, чтобы объемные маркеры данных не препятствовали восприятию менее крупных элементов изображения

1. Выделите на диаграмме ряд данных, который требуется изменить.

Чтобы изменить порядок отображения рядов на поверхностной диаграмме, укажите ключ легенды.

2. В меню Формат выберите команду Ряды данных или Ключ легенды, а затем — вкладку Порядок рядов.

3. В списке Порядок рядов укажите ряд, порядок отображения которого следует изменить.

4. Чтобы расположить ряды в требуемом порядке, нажимайте кнопки Вверх и Вниз.

Печать выделенной области, активного листа (листов) или книги

Если на листе Microsoft Excel задана область печати, будет распечатана только эта область. Например, если выделен диапазон ячеек и установлен флажок Выделенный диапазон, будут распечатаны ячейки из этого диапазона, а определенные на листе Microsoft Excel области печати будут пропущены.

1. В меню Файл выберите команду Печать.

2. В группе Вывести на печать выберите соответствующий параметр, чтобы распечатать выделенную область, активный лист (листы) или книгу целиком.

Печать нескольких листов

1. Выберите листы, которые требуется распечатать.

При вводе или изменении данных меняются все выделенные ячейки. В ходе этих изменений могут быть заменены данных на активном и других листах.

Если ярлычки листов выделены цветом, имя на ярлычке при выделении будет подчеркиваться цветом, заданным пользователем. Если цвет ярлычка листа совпадает с цветом фона, значит этот лист не выделен.

Отмена выделения нескольких листов

Чтобы отменить выделение нескольких листов книги, щелкните любой невыделенный лист.

Если на экране видны только выделенные листы, наведите указатель на выделенный лист и нажмите правую кнопку мыши. Затем выберите в контекстном меню команду Разгруппировать листы.

2. В меню Файл выберите команду Печать.

Печать нескольких книг

Все файлы печатаемых книг должны находиться в одной папке.

1. В меню Файл выберите команду Открыть.

2. Удерживая клавишу CTRL, выберите мышью все выводимые на печать книги.

3. В меню Сервис диалогового окна Открыть выберите пункт Печать.

Предварительный просмотр страницы перед выводом на печать

1. В меню Файл выберите команду Предварительный просмотр.

2. С помощью кнопок панели управления просмотрите или настройте страницу перед выводом на печать.

Сортировка отчета сводной таблицы или сводной диаграммы

В Microsoft Excel предусмотрен следующий порядок для сортировки данных по возрастанию: числа, текст, логические значения, значения ошибок (например #ССЫЛКА! и #ЗНАЧ!) и пустые ячейки. При сортировке данных по убыванию порядок тот же, за исключением пустых ячеек (они всегда сортируются последними).

1. Выделите поле с элементами, которые требуется сортировать.

Для отчета сводной диаграммы выберите поле в связанном отчете сводной таблицы. Для сортировки элементов в поле ряда щелкните соответствующее поле столбца. Для сортировки элементов в поле категорий щелкните соответствующее поле строки.

2. Выполните одно из следующих действий.

Сортировка элементов по возрастанию или убыванию

1. На панели инструментов Сводные таблицы откройте меню Сводная таблица, а затем выберите команду Сортировка и десятка лучших.

2. Установите переключатель Параметры сортировки в положение по возрастанию или по убыванию.

3. В списке с помощью поля выполните одно из следующих действий.

Для сортировки элементов по заголовкам выберите сортируемое поле.

Для сортировки элементов по их значениям в области данных выберите поле данных, содержащее сортируемые значения.

При обновлении отчета или изменении макета данные этого поля будут пересортированы в указанном порядке.

Сортировка элементов по определенным значениям данных

4. Щелкните ячейку в области данных, которая содержит значение, по которому проводится сортировка. Например, если требуется сортировать продукты по значениям месячных продаж, щелкните значение для этого месяца в области данных.

5. В меню Данные выберите команду Сортировка.

6. Выберите требуемые параметры и нажмите кнопку OK.

После обновления отчета сортировку придется повторить.

Сортировка элементов в специальном порядке

Специальный порядок сортировки не сохраняется после обновления отчета.

7. В меню Данные выберите команду Сортировка.

8. Нажмите кнопку Параметры.

9. В поле Сортировка по первому ключу выберите требуемый вариант.

Если требуемый параметр не отображается, можно создать новый порядок сортировки, нажав кнопку Параметры в меню Сервис и выбрав вкладку Списки.

Примечание. Можно организовывать элементы в специальном порядке сортировки, выделяя и перетаскивая их вручную.

Прекращение сортировки или возвращение элементов в их исходный порядок

10. На панели инструментов Сводные таблицы откройте меню Сводная таблица, а затем выберите команду Сортировка и десятка лучших.

11. В окне Параметры сортировки нажмите кнопку Вручную (для прекращения автоматической сортировки) или как в источнике данных (для возвращения элементов в их исходный порядок).

После сортировки отчета сводной диаграммы или связанного с ним отчета сводной таблицы некоторые форматы диаграмм могут быть утеряны.

Группировка, разгруппировка

Сгруппируйте числовые элементы

1. Щелкните правой кнопкой мыши поле с числовым элементом, выберите в контекстном меню команду Группа и структура, а затем — команду Группировать.

2. В поле начиная с введите первый элемент группы.