Авоматизация текущего планирования

Автоматизация текущего планирования

Сегодня трудно представить компанию, которая успешно функционировала бы без прогнозирования своей деятельности, как в текущем, так и стратегическом аспектах. Реальные перспективы бизнеса невозможно оценить без тщательного исследования уже достигнутых результатов. Организация осуществляет планирование деятельности на основе маркетинговых исследований и исходя из производственно-финансовых, организационных и иных своих возможностей.

Процессам планирования деятельности организации должен предшествовать кропотливый поиск резервов роста масштабов бизнеса, источником которого служит рост капитала, как собственного, так и заемного.

Только наращивая капитал, компания может выдержать жесткие условия конкуренции, т. е. иметь возможность снизить относительный уровень цен на свой товар за счет снижения затратоемкости.

Планированием на предприятии поэтапно охватывается работа людей и движение ресурсов (материальных и финансовых), нацеленных на получение заданного конечного результата.

Практически вся система хозяйственного управления и регулирования производства строится на методах планирования. Завершение одного этапа работы служит началом следующего этапа. Связать все этапы производственного процесса другим методом без помощи планирования невозможно.

С необходимостью планирования своих действий люди столкнулись, очевидно, еще в глубокой древности. Первые шаги в направлении систематизации и обобщения опыта планирования сделаны в XIX в. американскими и европейскими специалистами. К родоначальникам методов планового управления в экономике относят Ф. Тейлора, Г. Форда, Ч. Ганнта, А. Файоля. В частности, Ганнт разработал систему плановых графиков («графики Ганнта»), позволивших осуществлять контроль за управляемым объектом и составлять календарные планы работ на будущее Файоль — основатель западной административной школы — выделял планирование как одну из важнейших административных операций. По его мнению, планирование — «функция управления, определяющая цели деятельности, а также необходимые для достижения цели средства и методы, работающие в наиболее эффективных конкретных условиях». Однако планирование, которое включает и составление прогнозов, у Файоля и других западных специалистов замыкается рамками фирмы, хотя и в тесном взаимодействии с окружающей ее средой.

Планирование занимает центральное место в механизме хозяйственного управления как способ достижения цели на основе сбалансированности и последовательности выполнения всех производственных операций и решения социальных задач.

Текущее планирование

Цель текущего планирования — установление краткосрочных целей торгового предприятия и тактики их достижения. Оно осуществляется посредством комплекса взаимосвязанных планов и служит для оперативного управления хозяйственной деятельностью предприятия, направленной на реализацию целей стратегического плана с учетом сложившихся перед началом планового периода условий.

Текущие планы — инструмент гибкого непрерывного реагирования на возможное изменение параметров воздействия внешнего окружения, например спроса. Непрерывность планирования обеспечивается ежеквартальным составлением плана на последующие 12 месяцев.

Основными разделами комплексного текущего плана являются:

— план товарооборота с указанием укрупненных групп ассортиментных позиций;

— план товарного обеспечения;

— план издержек обращения;

— финансовый план.

На крупных предприятиях каждое подразделение нередко самостоятельно определяет параметры своей хозяйственной деятельности, если при этом не требуется никаких дополнительных ресурсов. Планы разрабатывают, руководствуясь целями развития предприятия. Воздействие со стороны управляющего органа может проявляться лишь, скажем, в установлении минимального уровня рентабельности. Исключение составляют случаи, когда деятельность подразделения оказывает непосредственное влияние на результаты работы других звеньев. Так, планы отдела закупок следует составлять с учетом заявок торговых отделов.

Планы хозяйственной деятельности разрабатываются по довольно широкому кругу показателей, среди которых определяют опорные, способствующие достижению цели предприятия. Однако любому предприятию независимо от целей программы необходимо планировать показатели, характеризующие эффективность хозяйственной деятельности.

К числу таких основных показателей относятся:

— балансовая прибыль на рубль вложенных средств (сумма основных, оборотных фондов и фондов обращения);

— балансовая прибыль на одного среднесписочного работника;

— размер издержек обращения в процентах к валовому товарообороту.

К показателям планирования второго уровня относятся:

— объем товарооборота;

— структура товарооборота в натуральных единицах измерения по основным для данного предприятия ассортиментным группам;

— валовой доход;

— структура издержек обращения;

— объем товарооборота в расчете на одного работника торговой группы.

Показатели третьего уровня характеризуют реализацию подпрограмм по развитию материально-технической базы, совершенствованию обслуживания, формированию кадрового потенциала и др. Например, мероприятия подпрограммы развития материально-технической базы отражают следующие показатели: размер торговой площади, количество единиц установленного оборудования различных видов, число филиалов. Структура и содержание показателей третьего уровня зависят от конкретных задач как текущих планов, так и целевых программ предприятия.

Подчеркнем, что речь идет о плановых показателях. Массив информации, необходимой для аналитической работы, по меньшей мере на порядок больше.

Общий алгоритм текущего планирования включает в себя следующие этапы:

1) анализ информации о выполнении бюджета за предыдущий период (месяц, квартал, полугодие, год);

2) подготовка первого варианта плана торговой организации (корпорации, предприятия) по опорным показателям;

3) подготовка предварительных планов структурных подразделений;

4) оценка планов подразделений с точки зрения их соответствия плану организации, при необходимости увязка отдельных параметров и корректировка;

5) составление окончательного плана и программ;

6) подготовка финансовых бюджетов.

Пути совершенствования текущего планирования на предприятии

планирование прием текущий На российском рынке сейчас представлено достаточно много программных продуктов автоматизации планирования. Они различаются функциональными возможностями, а также стоимостью внедрения и масштабами предприятий, на которых могут работать. Рассмотрим некоторые из них, которые можно применять в ООО «Актив»:

1 «1С: Финансовое планирование» — комплексное программное решение для создания автоматизированного контроля бюджетных средств и финансовых потоков для многопрофильных компаний. Обширная функциональность, простота и удобство в использовании, а также структурированный подход — все это делает «1С: Финансовое планирование» лидером на рынке программного обеспечения.

В совокупности системный комплекс включает более четырёх конфигураций и приложений, рассматривающих отдельные аспекты организации бюджетных отношений для профильных предприятий.

Программа готова к использованию и не требует внедрения дополнительных компонентов. Полностью интегрируема в состав таких типовых программ, как «Оперативный учет», входящей в состав программного продукта «1С: Торговля и Склад 7.7» и в комплексную поставку системы «1С: Предприятие». В таком режиме конфигурация «Финансовое планирование» может быть настроена в полном соответствии с индивидуальными особенностями управления финансами на конкретном предприятии.

2 Navision. В основе международной системы управления предприятием Microsoft Business Solutions Navision заложены мощные инструменты для управленческого, бухгалтерского и налогового учета, управления товарно-материальными потоками и производством. Систему можно быстро внедрить, легко модифицировать, просто использовать и поддерживать.

3 «Галактика» — это система для руководителя, который с ее помощью может легко спланировать и сбалансировать ресурсы предприятия (материальные, финансовые, кадровые): просчитать и оценить результат тех или иных своих действий; наладить оперативное управление себестоимостью продукции (товаров и услуг), ходом выполнения плана и использованием ресурсов; а также решить много других задач.

Возможности, которые открывает автоматизация бюджетирования с помощью системы «Галактика ERP»:

— автоматическое построение консолидированных бюджетов по любой сложной оргструктуре предприятия от холдинговой структуры до структуры отделов и подразделений;

— автоматизация процедуры согласования бюджетов и хранение данных по всем этапам согласования;

— возможность формировать и анализировать различные варианты (сценарии) бюджетов;

— гибкая настройка аналитических признаков статей и их визуального представления в типовых формах бюджетов;

— формирование плановых показателей бюджетов по оперативным планам в системе «Галактика ERP» (например, формирование бюджета на основе календарных планов договоров);

— формирование фактических показателей бюджета в автоматическом режиме на основе оперативных и бухгалтерских данных системы «Галактика ERP»;

— возможность агрегировать бюджет по нескольким вариантам оргструктуры, например, по оргструктуре юридических лиц и по оргструктуре функционального подчинения;

— гибкая настройка представления форм бюджетов для каждого подразделения;

— распределение значений статей одного бюджета по статьям другого, что необходимо, например, при расчете налогов, с использованием моделей распределений по центрам ответственности;

— разграничение доступа пользователей к различным вариантам и копиям бюджетов с помощью механизма областей видимости, стадий и масок бюджетного процесса.

4 Oracle Financial Analyzer (OFA) является самым многофункциональным инструментом моделирования бюджетов. Эта система позволяет применять формулы любой степени сложности, и проводить многомерный анализ данных в любом разрезе (например, анализ доходности компании за II квартал 2010 г. по каждому продукту с разбивкой по дилерам региона).

В системе OFA могут работать сотрудники, находящиеся в различных городах, что очень важно для компаний с множеством филиалов. Правда, для этого необходимо установить в каждом филиале свой сервер, через который будут передаваться данные.

В системе есть гибкий контроль доступа к данным. Например, можно настроить программу таким образом, что руководитель будет видеть только агрегированные показатели по подразделениям, а подчиненный — только свои показатели и показатели в целом по компании. Можно также разделять финансовую модель на подмодели по подразделениям.

Однако у программы есть и недостатки. Интерфейс ее не очень нагляден, поэтому работа в OFA требует сложной и дорогостоящей настройки. Кроме того, система не полностью переведена на русский язык: практически весь раздел помощи доступен только в английском варианте.

В OFA не развиты средства документирования модели, то есть разработанную модель сложно описать с помощью встроенных инструментов, например, получить условную схему модели в виде рисунка или таблицы. Это серьезная проблема, которая встает особенно остро при смене персонала: если в компании нет аналитика, который занимается описанием всех моделей, объяснить новому сотруднику подробности вашей бюджетной инфраструктуры будет трудно.

Наконец, в OFA полностью отсутствуют встроенные средства, позволяющие вести документооборот. Учитывая, что система рассчитана на большое количество пользователей, из-за этого сразу появляются определенные трудности: например, начав работать с бюджетом, вы не знаете, внес ли туда свои данные тот или иной отдел. Поэтому для организации коллективной работы необходимо использовать дополнительное программное обеспечение. Причем простыми MS Outlook или Lotus Notes тут не обойтись; придется ставить специализированную систему документооборота, например Documentum.

OFA — очень мощная и функциональная система, подходит для компаний, у которых сложная взаимосвязь между бюджетами. Но для обслуживания этой системы и грамотной работы в ней понадобятся сильная IT-служба и штатные аналитики.

5 Hyperion Pillar — это первая западная система бюджетирования, появившаяся на российском рынке.

Программа достаточно проста, легка в освоении, обладает наглядным интерфейсом и русифицирована. Система имеет хороший инструментарий для создания различных отчетов и гибкую структуру документооборота: бюджеты можно составлять «сверху вниз», «снизу вверх» и по смешанным схемам.

Однако реализовывать сложные задачи в Hyperion трудоемко из-за наличия некоторых ограничений. Например, число уровней аналитики (степеней детализации информации) в модели не может превышать 12. На первый взгляд, этого более чем достаточно, но на практике при работе с системой часто обнаруживается, что все уровни аналитики уже использованы.

Из-за технологических особенностей производительность системы невысока: когда с файлом работает несколько человек одновременно, процесс замедляется. Кроме того, этот продукт довольно сложно интегрировать с другими базами данных.

Еще один недостаток связан с планированием: планировать в Hyperion можно только по месяцам, а по неделям или декадам — нет. Встроенные средства документирования моделей отсутствуют, как и в Oracle.

Можно сделать вывод, что это хорошая система для предприятий, в которых не очень сложная финансовая структура и финансовая модель. Так как освоить Hyperion очень просто, эта система идеально подходит тем компаниям, где сотрудники негативно реагируют на изменения или у них недостаточно времени на обучение.

6 «ИНТАЛЕВ: Корпоративные финансы». Внедрение «ИНТАЛЕВ: Корпоративные финансы» предоставит вам возможность видеть полную финансовую картину вашего предприятия: от оперативного получения данных до их комплексного анализа и представления; обеспечит управляемость и прозрачность движения денежных средств.

Продукт позволяет автоматизировать следующие области финансового управления:

— бюджетирование по всей системе бюджетов;

— управленческий и бухгалтерский учет;

— платежный календарь (управление ликвидностью, казначейство);

— финансовый анализ;

— финансовый контроль;

— прогнозирование.

При этом вы сможете:

— консолидировать данные и отчетность из различных источников;

— осуществить управление документами и бизнес-процессами;

— обеспечить полную интеграцию с типовыми и нетиповыми конфигурациями для «1С: Предприятие 8».

Продукт ориентирован и успешно применяется в крупных и средних организациях различных направлений деятельности и форм собственности, в том числе и в географически распределенных компаниях (реализована поддержка консолидации информационных ресурсов). Возможности продукта не зависят от отраслевой специфики предприятия.

Заключение

Ни одно предприятие, не может обойтись без прогнозирования и планирования своей дальнейшей деятельности.

Планирование на предприятиях, как одна из важнейших функций системы управления, должно охватывать все направления деятельности трудовых коллективов с тем, чтобы ориентировать их на достижение поставленных целей. Следовательно, планирование на предприятиях — это планирование его деятельности (планирование производства и сбыта продукции, развития науки и техники, ресурсного обеспечения, финансовой и социальной деятельности).

Прогнозирование — разработка планов по достижению стратегических целей программы оптимизации прибыли.

Планирование — процесс формирования целей, определения приоритетов, средств и методов их достижения.

В зависимости от результатов планирование делится на стратегическое, оперативное и бизнес-планирование. Стратегическое планирование нацелено не просто на увеличение объемов производства и улучшение качества продукции, а на изучение запросов и потребностей конкретных групп потребителей.

Важным аспектом деятельности предприятия является выбор методов прогнозирования и планирования.

Следует отметить, что при прогнозировании деятельности предприятий нельзя ограничиваться одной или двумя стратегиями. Необходимо применять многовариантные расчеты, каждый из которых будет отражать определенную сторону развития предприятия общественного питания.

Предприятия самостоятельно планируют свою деятельность и определяют перспективы развития на основе предварительного исследования нужд и потребностей покупателей. Они могут принимать любые решения, не противоречащие действующему законодательству. Предприятие самостоятельное в определении объема и структуры плана; в установлении цен, тарифов на свою продукцию, услуги и отходы производства в выборе предмета договора; определении обязательств и других условий хозяйственных взаимоотношений; в заключении договоров с поставщиками и потребителями продукции; в распределении чистой прибыли. В ходе планирования работ предприятиям передается большая часть прав по установлению норм и нормативов их деятельности, или предоставляется право разработки и утверждения показателей, использование которых нацеливает коллектив на достижение необходимых результатов при лучшем использовании имеющихся резервов.

Список используемой литературы

1 Арзуманова Т. И., Мачабели М. Ш. Экономика и планирование на предприятиях торговли и питания: Учебное пособие. — М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К⁰», 2007.

2 Владимирова Л. П. Прогнозирование и планирование в условиях рынка: Учебное пособие. — М.: Издательский Дом «Дашков и Ко», 2007.

3 Восовский Л. М. Планирование и прогнозирование в условиях рынка. - М., 2007.

4 Валевич Р. П., Давыдова Г. А. Экономика торгового предприятия. - Минск: Высшая школа, 2006.

5 Голиков Е. А. Оптовая торговля. Менеджмент. Маркетинг. Логистика. Финансы. Безопасность. — СПб, 2007.

6 Дашков Л.П., Памбухчиянц В. Н. Коммерция и технология торговли. — М.: Маркетинг, 2006.

7 Ефимова О. П. Экономика общественного питания. - Минск: Новое знанаие, 2006.

8 Кузьмичев Г. О. Планирование и прогнозирование рыночной экономики. - М., 2005.

9 Копыл В. И. Логистика управления запасами с помощью Excell. — Минск: Харвест, 2007.

10 Кристофер М. Логистика и управление цепочками поставок: Как сократить затраты и улучшить обслуживание потребителей. — М.: ИНФРА-М. 2007.

11 Круглова Н. Ю. Основы Бизнеса. - М.: Гардарики. 2007.

12 Леоненков А. В. Решение задач оптимизации в среде MS Excell. — СПб.: БХВ-Петербург, 2007.

13 Родионова В. М. Финансовая устойчивость предприятия в условиях инфляции. - М.: ИНФРА-М, 2006.

14 Стратегическое планирование / Под ред. Улькина В. П. - СПб, 2006.

15 Скриба Н. Н. Бизнес-планирование в торговле: методические подходы и практические рекомендации. - М., 2007.

16 Саркисянс Р. Д. Теория прогнозирования принятия решений. - М., 2005.

17 Фридман А. Н. Экономика предприятий торговли и питания потребительского общества: Учебник. — 2-е изд. — М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К⁰», 2008.