Автоматизация деятельности кадрового агентства

ВОЛГОГРАДСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ ФАКУЛЬТЕТ ПОДГОТОВКИ ИНЖЕНЕРНЫХ КАДРОВ КАФЕДРА «СИСТЕМЫ АВТОМАТИЗИРОВАННОГО ПРОЕКТИРОВАНИЯ И ПОИСКОВОГО КОНСТРУИРОВАНИЯ».

МЕЖДИСЦИПЛИНАРНЫЙ КУРСОВОЙ ПРОЕКТ.

По теме: «Автоматизация деятельности кадрового агентства».

Выполнил: Тюляева И.А.

студент гр. АУЗ-461с Проверил: Кравец А.Г.

Проф. каф. САПР и ПК, доктор технических наук Волгоград 2014 г.

Содержание ВВЕДЕНИЕ.

1. Постановка задачи.

2. Цель и задачи курсового проекта.

3. Актуальность выполняемой работы.

4. Обзор аналогов, сравнение с уже созданными системами, выделение ключевых отличий.

4.1 Автоматизированная система «Дельта: Кадровое агентство».

4.2 Автоматизированная система «Триплан-Персонал».

4.3 Автоматизированная система «Служба кадров».

4.4 Автоматизированная система «E-Staff Рекрутер».

4.5 Сравнительный анализ представленных систем.

5. Проектирование автоматизированной системы.

5.1 Текстовое описание бизнес процессов протекающих на предприятии.

5.2 Описание бизнес процессов в виде диаграмм.

5.3 Функциональная схема.

5.4 Формирование приблизительной архитектуры системы.

5.5 Схема архитектуры планируемой системы в представлении 1С.

5.6 Планируемые подсистемы программного комплекса в представлении 1С.

5.7 Планируемые таблицы базы данных.

5.8 Примеры экранных форм.

5.9 Требования к программному обеспечению.

5.10 Требования к аппаратному обеспечению.

5.11 Перечень нормативно-технических документов, используемых при разработке ПРИЛОЖЕНИЯ.

Введение

кадровый агентство автоматизация Потоки информации, циркулирующие в мире, который нас окружает, огромны. Во времени они имеют тенденцию к увеличению. Поэтому в любой организации, как большой, так и маленькой, возникает проблема такой организации управления данными, которая обеспечила бы наиболее эффективную работу. Некоторые организации используют для этого шкафы с папками, но большинство предпочитают компьютеризированные способы — базы данных, позволяющие эффективно хранить, структурировать и систематизировать большие объемы данных.

Проблема автоматизации производственных процессов и процессов управления как средства повышения производительности труда всегда являлась и остается актуальной.

1. Постановка задачи.

Сущность поставленной задачи заключается в разработке автоматизированной системы «Кадровое агентство», которая после выполнения всех этапов работы должна иметь возможности по оформлению и принятию заявок от работников, желающих найти свободные вакансии, регистрацию свободных вакансий, давать возможность автоматического поиска соответствий свободных вакансий и безработных граждан, которые подали заявки.

2. Цель и задачи курсового проекта.

Целью создания автоматизированной системы является повышение эффективности работы кадрового агентства путем обеспечения достоверности информации о соискателях, сокращения времени обработки данных по специалистам для их трудоустройства, уменьшения трудозатрат на обработку заявок заказчиков агентства.

Для этого необходимо выполнить следующие задачи:

— провести анализ деятельности кадрового агентства;

— рассмотреть существующие аналоги автоматизированных систем, выявить их достоинства и недостатки;

— разработать концепцию автоматизации деятельности кадрового агентства;

— спроектировать систему.

3. Актуальность выполняемой работы.

Актуальность выполнения данной работы заключается в том, что в настоящее время кадровым агентствам приходиться обрабатывать большое количество информации, которую довольно сложно обработать уже имеющимися офисными пакетами. Как следствие, остро встает вопрос автоматизации работы, что в последствии повлечет высвобождение некоторого количества трудовых ресурсов.

4. Обзор аналогов, сравнение с уже созданными системами, выделение ключевых отличий.

4.1 Автоматизированная система «Дельта: Кадровое агентство».

Центр автоматизации учета «Дельта Ай-Ти» предлагает программу автоматизации работы кадрового агентства — «Дельта: Кадровое агентство». Решение предназначено для организации ввода, хранения и обработки банка данных, используемого в работе кадрового агентства: анкеты (резюме) потенциальных работников, моделей рабочих мест. Реализован также широкий спектр сервисных функций.

Программа позволяет хранить предопределенные анкетные данные о потенциальном работнике. Кроме данных, ввод которых изначально заложен в программе, пользователю предоставляется возможность самостоятельно определять произвольную структуру и тип дополнительных данных, присутствующих в анкете. Таким образом, достигается полнота анкетных данных, необходимых для работы кадрового агентства. При этом пользователь остается независим от разработчика программы, что повышает удобство работы, оперативность решения новых задач.

Предусмотрена функция сканирования и хранения цифрового образа фотографических изображений и прочих документов. Т. е. программа позволяет сопроводить анкету работника фотографией, а также «прицепить» к анкете копии документов, затребованных работодателем и необходимых для участия в конкурсе (копия диплома, аттестаты и пр.). Кроме предопределенных печатных форм, заложенных разработчиками программы, предусмотрена возможность распечатки анкеты с выбором полей базы данных, выводимых на печать. Доступна функция распечатки анкет (резюме) соискателей по произвольной выборке из базы данных программы. Предусмотрена печать как заполненной анкеты (для предоставления работодателю), так и «пустого» бланка (для последующего заполнения анкеты работником и ввода данных в программу).

В программе реализована функция подбора по банку данных:

— подбор анкет работников, удовлетворяющих требованиям конкретной модели рабочего места;

— подбор моделей рабочего места, требованиям которых удовлетворяет конкретный работник.

Функция подбора работает с учетом вариации требований к кандидатам по приоритету (обязательные, желательные). Специалисты (модели рабочего места) в выборке также сортируются по приоритету (сперва выводятся наиболее подходящие). Кроме этого программа позволяет сформировать и вывести на печать произвольную выборку анкет работников и моделей рабочего места, хранимых в банке данных.

Программа дополнительно позволяет:

— вести учет долгов клиентов КА и соискателей, получать баланс взаиморасчетов с контрагентами;

— печатать акт выполненных работ по факту подбора работников под конкретную модель рабочего места;

— хранить и обрабатывать результаты профессиональных и психологических тестов, предлагаемых работнику;

— хранить историю контактов и взаимодействий как с работниками, так и с работодателями;

Универсальность решения достигается также довольно простой адаптацией его под пожелания конкретного пользователя. На этом этапе могут быть изменены и диалоговые формы, предназначенные для ввода данных, и сама структура данных, и печатные формы, генерируемые программой. При необходимости на программу может быть «возложено» решение дополнительных задач, актуальных для конкретного кадрового агентства.

«Дельта: Кадровое агентство» не является самостоятельной программой и предназначено для использования с любой компонентой системы программ «1С: Предприятие 7.7».

4.2 Автоматизированная система «Триплан-Персонал».

Программа «Триплан-Персонал» — это автоматизированная система управления персоналом.

Основные функции системы:

— создание иерархической структуры предприятия любой сложности, работа с филиалами предприятия и несколькими юридическими лицами, а также отражение ее на любой момент времени;

— ведение личных карточек, в которых содержится разнообразная информация о сотруднике;

— хранение фотографий сотрудников;

— оперативный учет кадровых перемещений;

— привязка должностных инструкций к должностям;

— ведение штатного расписания;

— ведение архива предприятия;

— ведение табеля учета рабочего времени с автоматическим заполнением данных о командировках, больничных, отпусках и т. д.;

— учет информации о претендентах для возможности анализа при подборе кандидатуры на вакансии;

— автоматический расчет стажа работника;

— планирование и автоматический расчет продолжительности ежегодных оплачиваемых и дополнительных отпусков;

— формирование шаблонов индивидуальных и групповых приказов по отделу кадров и их печать;

— формирование стандартных отчетов и статистических данных с помощью мощного редактора отчетов;

— получение выборок необходимой информации любой сложности с помощью мощной системы фильтрации;

— разграничение прав доступа к информации;

— интеграция с другими программными продуктами.

4.3 Автоматизированная система «Служба кадров».

Автоматизированная система «Служба кадров» предназначена для автоматизации управления персоналом на предприятиях, в учреждениях и организациях различных форм собственности.

Внедряется в отделе кадров (службе управления персоналом) для облегчения и ускорения следующих работ:

— ведение личных карточек работников;

— приём, перевод и увольнение работников;

— внутреннее совместительство;

— оформление отпусков и командировок;

— ведение приказов и отчётной документации;

— получение статистической информации.

Основные возможности системы:

— хранение всех данных необходимых для форм №Т-2 и №Т-2ГС (Постановление № 1 от 05.01.2004);

— многопользовательская работа;

— создание и сохранение в базе данных новых отчётов и изменение ранее сохранённых;

— построение запросов и их сохранение в базе данных, для последующего использования;

— печать унифицированных форм №Т-2 и №Т-2ГС;

— ведение штатного расписания;

— использование механизма приказов, формы: Т-1, Т-1а, Т-5, Т-5а, Т-6, Т-6а, Т-8, Т-8а, Т-9, Т-9а (Постановление № 1 от 05.01.2004);

— ведение графика отпусков;

— возможность приёма работника на неограниченное число должностей по внутреннему совместительству;

— одновременное использование двух видов оплаты труда: «вилка» и единая тарифная сетка;

— автоматический подсчёт до 10-ти видов стажа, в том числе 7 пользовательских.

4.4 Автоматизированная система «E-Staff Рекрутер».

Программный продукт E-Staff Рекрутер предназначен для HR-служб компаний, осуществляющих подбор сотрудников, и для кадровых агентств. E-Staff Рекрутер — система полного цикла, автоматизирующая большинство рутинных операций в рекрутинге.

Функциональные возможности программы E-Staff Рекрутер:

— хранение штатной структуры (для кадровых служб компаний);

— ведение учета клиентов (для кадровых агентств), а также произвольных контрагентов (поставщиков) ;

— учет вакансий и заявок на подбор сотрудников;

— автоматическая публикация объявлений о вакансиях в Интернет:

— поиск кандидатов в Интернет;

— импорт резюме кандидатов из почтовых ящиков и документов Microsoft Word или OpenOffice;

— работа с кандидатами;

— настраиваемый доступ для заказчика (руководителя) для просмотра кандидатов, дошедших до определенного этапа подбора, через корпоративный портал;

— возможность назначения кандидатам тестирования через внешнюю систему тестирования;

— хранение полной истории работы по каждому кандидату, вакансии и заказчику;

— отправка резюме и типовых сообщений по настраиваемым шаблонам;

— поиск любых данных в базе как по формальным критериям так и по произвольным словам;

— возможность работы нескольких пользователей в сети;

— получение статистики как по всей компании так и по каждому рекрутеру;

— расширение базы дополнительными полями и справочниками, используемыми в компании.

4.5 Сравнительный анализ представленных систем.

В ходе изучения каждой системы, был сформулирован ряд ключевых критериев, по которым имеется возможность провести сравнительный анализ имеющихся программ:

К1) создание и отражение структуры организации;

К2) кадровый документооборот;

К3) инструментарий поиск;

К4) инструментарии отчетов;

К5) использование баз данных;

К6) эргономика;

К7) сложность в настройке, освоении, использовании (общая);

К8) возможность расширения системы.

Системы по каждому критерию оцениваются по шкале от 1 до 5, где:

1 — неудовлетворительно, 2 — удовлетворительно, 3 — нормально, 4 — хорошо, 5 — превосходно.

Таблица 1. Сравнительный анализ систем.

5. Проектирование автоматизированной системы.

5.1 Текстовое описание бизнес процессов протекающих на предприятии.

Объектом автоматизации является работа кадровых и рекрутинговых агентств. Кадровое, или рекрутинговое агентство, — посредник на рынке труда, организация, оказывающая услуги работодателям по поиску и подбору персонала и/или оказывающая услуги соискателям по поиску работы и трудоустройству, а также другие сопутствующие услуги. Для успешной и эффективной работы, существует необходимость в решении следующих задач:

— обновляемая и дополняемая база кандидатов и клиентов;

— учет клиентов, договоров и вакансий, по которым работают сотрудники;

— поиск вакансий и кандидатов по произвольным критериям;

— учет событий: собеседований, прохождения испытательного срока и т. д.

Автоматизация этих задач позволит эффективно и быстро облегчить труд менеджеров кадрового агентства, автоматизировав рутинные операции по обработке, сопоставлению заявок и резюме, тестированию дав возможность оперативно получать информацию об отношениях кадрового агентства с работодателями и кандидатами.

5.2 Описание бизнес процессов в виде диаграмм.

Состав задач требующих автоматизации в виде диаграмм IDEF0 AS IS представлен в приложение А.

Состав автоматизируемых задач в виде диаграмм IDEF0 TO BE представлен в приложение Б.

5.3 Функциональная схема.

Функциональная схема представлена в приложение В.

5.4 Формирование приблизительной архитектуры системы.

Приблизительная архитектура системы представлена в приложение Г.

5.5 Схема архитектуры планируемой системы в представлении 1С.

Схема архитектуры планируемой системы в представлении 1С представлена в приложении Д.

5.6 Планируемые подсистемы программного комплекса в представлении 1С.

1. Подсистема «Информация об агентстве, настройки программы».

— внесение информации о кадровом агентстве;

— внесение информации о сотрудниках;

— настройки программы (услуги агентства: услуги работодателям, услуги соискателям).

2. Подсистема «Работа с работодателями».

— внесение основной информации о работодателе;

— заключение договора;

— внесение информации о вакансиях работодателя;

— подбор соискателей;

— внесение информации о предложенных соискателях, собеседованиях, отказах;

— внесение информации о закрытии вакансий.

3. Подсистема «Работа с соискателями».

— внесение основной информации о соискателе;

— заключение договора;

— внесение резюме;

— подбор вакансий;

— внесение информации о предложениях, собеседованиях, отказах;

— внесение информации о трудоустройстве.

4. Подсистема «Отчетность».

— вакансии (по критериям отбора);

— резюме (по критериям отбора);

— история работы с работодателями;

— история работы с соискателями;

— отчет по сотрудникам агентства;

— анализ работы.

5. Подсистема «Дополнительная функциональность».

— загрузка вакансий и резюме из интернета;

— резервное копирование информационной базы.

5.7 Планируемые таблицы базы данных.

Справочники:

— организации;

— должности;

— соискатель;

— работодатель.

— вакансия;

— резюме;

— учебная деятельность соискателя (структурированное хранение);

— профессии;

— договоры (организаций);

— счета (организаций).

Документы:

— собеседования (соискателя на должность организации);

— договоры, заключенные с работодателями;

— договоры, заключенные с соискателями;

— профессии соискателя (список профессий конкретного соискателя).

5.8 Примеры экранных форм.

Примеры экранных форм представлены в приложении Е.

5.9 Требования к программному обеспечению.

Программа должна корректно работать на следующем программном обеспечении:

— операционная система Windows XP SP3 или более поздняя версия;

— платформа «1С: Предприятие 8»;

5.10 Требования к аппаратному обеспечению.

Системные программные средства, используемые программой, должны быть представлены лицензионной локализованной версией операционной системы Windows NT/ХР/Vista/7. Персональный компьютер, с процессором Intel Pentium/ Celeron 1.8ГГц и выше, рекомендованный объем оперативной памяти 512 Мб, жесткий диск со свободным пространством 300 Мб.

5.11 Перечень нормативно-технических документов, используемых при разработке.

При разработке автоматизированной информационной системы и создании проектно-эксплуатационной документации следует руководствоваться требованиями следующих нормативных документов:

— ГОСТ 19.201−78. Техническое задание. Требования к содержанию и оформлению;

— ГОСТ 34.601−90. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Автоматизированные системы. Стадии создания;

— ГОСТ 34.201−89. Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Виды, комплексность и обозначение документов при создании автоматизированных систем;

— РД 50−34.698−90. Методические указания. Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Автоматизированные системы. Требования к содержанию документов.

Приложение А.

Состав задач требующих автоматизации (диаграммы IDEF0 AS IS).

Рис. 1. Деятельность кадрового агентства.

Рис. 2. Деятельность кадрового агентства (Второй уровень декомпозиции).

Приложение Б.

Автоматизируемые задачи (IDEF0 TO BE).

Рис. 3. Деятельность кадрового агентства.

Рис. 4. Подбор персонала для конкретной заявки.

Приложение В.

Рис. 5. Функциональная схема автоматизированной системы «Кадровое агентство».

Приложение Г.

Формирование приблизительной архитектуры системы.

Рис. 6. Приблизительная архитектура системы «Автоматизация кадрового агентства».

Приложение Д.

Рис. 7. Схема архитектуры планируемой системы в представлении 1С.

Приложение Е.

Рис. 8. Форма справочника «Соискатель».

Рис. 9. Форма справочника «Должности».

Рис. 10. Форма документа «Журнал собеседований».

Рис. 11. Форма отчета «Кандидаты».