Автоматизация оформления заказов клиентов

СОДЕРЖАНИЕ Введение

1. Анализ существующей системы управления организации

1.1 Социально-экономическая характеристика организации

1.2 Система оформления заказов клиентов

2. Техническое задание на разработку АРМа

2.1 Основание для разработки и требования к программе

2.2 Стадии и этапы разработки программного продукта

3. Описание АРМа «Оформление предварительных заказов»

3.1 Область применения

3.2 Информационное обеспечение

3.3 Описание функционирования Заключение Список используемых источников

ВВЕДЕНИЕ

В условиях перехода общественного развития в информационную эпоху, становится возможным создание электронной экономики, для которой характерны немного другие правила развития, по сравнению с классической экономикой.

Следовательно, целью квалификационной работы является разработка элементов автоматизированной информационной системы управления сбытом товаров и предварительном заказе продукции, в результате чего повышается скорость реализации продукции.

Организация, в которой будет работать программа называется, ОАО Ошмянский «Сырзавод». Организация специализируется на выпуске молочных продуктов, а в частотности масла и сыры, более пятидесяти наименований продукта. Для удобной работы по предварительным заказом, была внедрена программа «Оформление предварительных заказов». По аналогии с другими предприятиями в которой были установлены похожие программы на много повысили реализацию продукции и упростили работу по заявке о заказе.

Сама программа проста в использовании. При формировании заказа система нуждается во вводе только небольшой порции дополнительной информации, — остальное берется из информационной базы. Каждая порция вновь вводимой информации изменяет информационную базу системы. Эта база (информационная, или база данных) находится, таким образом, в состоянии непрерывного обновления, отражая все изменения, происходящие в реальном объекте, с которым имеет дело система.

1. АНАЛИЗ СУЩЕСТВУЮЩЕЙ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИИ

1.1 Социально-экономическая характеристика организации Специализация организации направлена на молочные продукты, а именно масла и сыров. Выпускается свыше пятидесяти видов продукции сыра и более десяти наименований масла. Так же организация выпускает и сыворотку, но в малых объёмах.

Так же в есть полная структура управления в организации (Приложение А), а также организационно — функциональная структура в СУО (Приложение Б).

Организация ОАО Ошмяны «Сыродельный завод», находится в городе Ошмяны и имеет весомый вклад в районный бюджет. Также является источникам заработка для многих рабочих, как города, так и в районе.

Предприятие занимало призовые места и на различных конкурсах по выпуску продукции. Не раз побеждала в них и на международных выставках.

Продукция предприятия реализуется как по всей Республике Беларусь, так и за границей, а в частности Российской Федерации.

1.2 Система оформления заказов клиентов Так как продукция организации много востребована, то нужно ввести учет заказов по продукции. Ранее это выполнялось в бумажном виде с каждым контрагентам, а со временем внедрения компьютеров все упростилась.

Ранее для заполнения предварительного заказа, нужно было выполнить несколько действий, которые очень усложняли и замедляли время работы. Но с поры внедрения программы «Автоматизации оформления заказов клиента», время на выполнения работа на много сократилось. Главная работа заключается в оформлении заказов и выдаче соответствующих документов с учётом правил оформления документов. В соответствии с этим строится интерфейс программы, позволяющий оператору быстро вводить необходимые данные и сохранять их в базе данных. Если учитывать тот факт, что некоторые данные заполняются автоматически и при этом проверяется соответствие данных, вдобавок, данные отображаются в удобном формате, можно говорить об экономии временных ресурсов. К тому же документы в любой момент могут быть просмотрены и изменены по необходимости. Вся информация компактно храниться на магнитном носителе, а это значит что необходимость ведения ненужной бумажной документации отпадает. Интерфейс программы также предусматривает облегчение процесса оформления заказа, поэтому эта функция обособлена. Все возможности программы доступны оператору почти на любом этапе работы. Оператор также имеет доступ к любой информации. Предполагается предоставление различных статистик оператору по запросу. С учетом этого разработаны стандартные запросы к базе данных. Работа с информацией обособлена от работы с клиентами, но тем не менее может быть быстро получена за счет наличия функций поиска. Изменение информации по сотрудникам и базы данных продавцов доступно для опытных пользователей, но не рекомендуется. В целом решается задача экономии временных ресурсов и задача информативности.

2. ТЕХНИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ НА РАЗРАБОТКУ АВТОМАТИЗИРОВАНОГО РАБОЧЕГО МЕСТА (АРМа).

2.1 Основание для разработки и требования к программе Основание для разработки программы послужила, то чтобы как можно минимизировать время на выполнения работы. На предприятии это можно сделать так, как при анализе компьютерного оборудования на предприятии не было выявлено недостатков, так как компьютерное оборудование было частично заменено в 2009 и 2010 году, в административном подразделения. Небольшие недостатки были вычислены лишь в программном обеспечении и расстановке компьютеров. На предприятии используется 30 ПК, так же 15 — принтеров, и 5 — сканеров. Большинство компьютеров находятся в администрации. Компьютерный парк предприятия был обновлен, претензий по работе оборудования у не было, однако в некоторых подразделениях состоит из устаревших компьютеров, и поэтому компьютеры показывают не очень высокую производительность. Поэтому, как можно видеть работа на предприятия с автоматизирована, для упрощения работы с заказами, наилучше будет работать на программе «Автоматизация оформления заказами клиентов». Требование к программе: 1. Легко работать с программой;

1. Простой интерфейс;

2. Вывод документов на печать;

3. Добавление, изменение и хранение информации и др.

2.2 Стадии и этапы разработки программного продукта Для написание программы предварительных заказов, нужно провести несколько подготовительных этапов.

И первый из этапов является, составление плана разработки проекта.

Приступил к разработке плана проекта. Он включает в себя следующие этапы:

1. Разработка плана проекта.

2. Планирование внешнего вида программного продукта.

3. Согласование используемых материалов с руководителем практики в организации.

4. Сбор материалов, соответствующих индивидуальному заданию.

5. Подготовка к разработке программного средства: установка нужного ПО, настройка Windows.

6. Разработка интерфейса. Разработка основных форм, наложение кнопок и других компонентов.

7. Разработка базы данных. Заполнение баз данных.

8. Подключение БД.

9. Проверка результата подключения БД.

10. Тестирование программного продукта.

11. Устранение неполадок, выявленных при тестировании.

Оформление документации по готовому продукту Вторым этапом было изучение особенностей среды программирования и систем управления базами данных, используемых при решении поставленной задачи.

Инструментальные средства компании Delphi 7 предоставляют широкие возможности разработки профессиональных приложений. Рассматриваются принципы работы, обеспечивающей однотипный доступ к базам данных Access, FoxPro, к базам данных, управляемым серверами также к источникам данных, что позволяет создавать масштабируемые информационные системы. Рассматриваются объекты серверных СУБД и способы их генерации, принципы проектирования данных и методы оптимизации информационных систем в архитектуре «клиент/сервер». Значительное внимание уделяется инструментам для разработки многозвенных систем, включающих «тонкие» клиентские приложения и серверы приложений. Рассматриваются механизмы создания Web-приложений с использованием стандартов CGI, NSAPI и ISAPI. Практические занятия, составляющие основу курса и сопровождаемые необходимым теоретическим материалом, обеспечивают профессиональную подготовку в области разработки информационных систем в архитектуре, в том числе многозвенных систем и Web-приложений.

Следующий этап является разработка интерфейса.

Программу я решил написать на объектно-ориентированном языке Delphi. Программа написана на русском языке, так как практика проходит в организации, где документация ведется на русском языке. Интерфейс данной программа будет выглядеть следующим образом:

1. Контрагенты — кнопка для выбора заказчика (организации).

2. Продукция — кнопка для выбора заказываемой продукции.

3. Формирование отчета — кнопка для где формируется предворительный заказ, после чего будит выводится на печать.

4. О программе — информация о программе, её разработчике.

5. Выход — кнопка для выхода из программы.

Сама программа проста в использовании, и не требует большого количества времени для выполнения рабочего процесса. Так же имеет приятный вид главной формы, и удобное использование всех её функций.

Продолжение разработки интерфейса.

При нажатии кнопки «Контрагенты» появляется окно с таблицей, в которой будут отображены все организации (заказчики), а так же кнопки для редактирования.

При нажатии кнопки «Продукция» — откроется окно, где отображается все виды выпускаемой продукции, а так же кнопки для редактирования.

Выбрав кнопку «Формирование отчета» появится новая форма с таблицей, где отображается предварительный заказ, и кнопка «Печать» для печати документа.

При нажатии кнопки «О программе» — полное сведения назначения программы, сведения о разработчике программы.

На каждом открывающимся окне отображается кнопка «Назад» — возврат на главную форму.

Для выхода из программы можно воспользоваться либо крестиком в верхнем правом углу либо кнопкой «Выход» .

3. ОПИСАНИЕ АРМа «ОФОРМЛЕНИЕ ПРЕДВОРИТЕЛЬНЫХ ЗАКАЗОВ»

3.1 Область применения Область применения или среда работы программа «Оформление предварительных заказов» может быть разной, а именно:

Разработка связей созданного программного средства с уже имеющимся программным обеспечением, с прикладными программами, прочими системными программами, а так же операционной системой. Анализировала связь данного программного средства с Microsoft Office Access. Проанализоровав связь можно прийти к выводу, что Microsoft Access безошибочно взаимодействует с Delphi7.

Проанализировал связь программного продукта с операционной системой. Программа написана на компьютере, на котором установлена OS Windows 7. Не смотря на это, программа корректно работает на таких платформах как:

Windows 98 (кодовое имя Memphis) — графическая операционная система, выпущенная корпорацией Майкрософт 25 июня 1998 года.

Windows XP (кодовое название при разработке — Whistler) — операционная система (ОС) семейства Windows NT корпорации Microsoft. Она была выпущена 25 октября 2001 года.

Windows Server 2003 (кодовое название при разработке — Whistler Server) — операционная система семейства Windows NT от компании Microsoft, предназначенная для работы на серверах. Она была выпущена 24 апреля 2003 года.

Так и с другими видами ОС Windows программа будит работать успешно.

Так же используется базы данных, созданные в Microsoft Access, используемые в программном продукте «Оформление предварительных заказов», данные успешно экспортирутся и импортируются в отчеты находящиеся в данной программе.

Необходимо иметь установить для хранения отчетов в программе «Оформление предварительных заказов» используется фалы формата «xls». Для работы с данным файлом используют Microsoft Office, а именно Microsoft Office Excel.

Для надёжного и правильного функционирования программного средства на компьютерах необходим следующая программа:

Ш Microsoft Excel — данная программа даст возможность печати теоретических сведений, находящихся в программном продукте.

3.2 Информационное обеспечение Программа «Оформление предварительных заказов» будет работать на ПК с следующими системными минимальными требованиями:

Ш Процессор Pentium с частотой 233 МГц или более быстрый (рекомендуется не менее 300 МГц).

Ш Не менее 64 МБ оперативной памяти (рекомендуется не менее 128 МБ).

Ш Не менее 50 Мб свободного места на жестком диске. Клавиатура, мышь Microsoft Mouse или совместимое указывающее устройство.

Ш Видеокарта и монитор, поддерживающие режим Super VGA с разрешением не менее чем 800×600 точек.

Изучение технологического процесса внедрения разработанного программного продукта в организации. Цель внедрения заключается в том, чтоб убедиться, что программный продукт разработан корректно, работает в реальном окружении и соответствует всем требованиям.

Для осуществления процесса внедрения организации проанализировали выполненную работу. В первую очередь ознакомились с требованиями, которые должен удовлетворять разработанный программный продукт. Программное средство «Оформление предварительных заказов» представляет собой упрощения работы по заполнению отчета по предварительным заказам, т. е внесения данных о продукции ее редактирование, информация о заказчике. Технологический процесс внедрения данной программы «Оформление предварительных заказов» в организацию ОАО Ошмяны «Сыродельный завод» представляет собой учет по предварительным заказом.

заказ клиент автоматизированный программа

3.3 Описание функционирования Программный продукт «Оформление предварительных заказов» может применяться в организациях, специализирующихся на выпуске сыродельной продукции.

Использование данного продукта поможет автоматизировать учета предварительных заказов.

Для работы с программным продуктом «Оформление предварительных заказов» пользователю достаточно минимальных навыков работы с OS Windows.

1. Назначение программы Программный продукт «Оформление предварительных заказов» предназначен для учета предварительных заказов. Данная программа значительно сократит время учета предварительных заказов и оптимизирует работу сотрудников организации. Программный продукт содержит базу данных, которая хранит сведения о состоянии предварительных заказов, продукции, заказчиках. В программе реализованы функции поиска записей по дате.

2. Условия выполнения программы Минимальные аппаратные требования: клавиатура, мышь, монитор.

Для установки программы необходимо не менее 7 Мб свободного дискового пространства. Для комфортной работы с программой требуется разрешение экрана не менее 1024×768 точек. Для просмотра, предусмотренных программой, нормативных документов требуется Microsoft Office Word 2003, или более поздняя версия. Непосредственно для работы программы требуется иметь в текущем каталоге загрузочный модуль программы — Расчёт таможенной пошлины.exe.

3. Выполнение программы Для запуска программы следует двойным кликом выбрать ярлык «Оформление предварительных заказов», который находится на рабочем столе или зайти в меню «Пуск» >" Все программы" >" Автоматизация учета предварительных заказов" и выбрать «Оформление предварительных заказов». После чего откроется главное окно «Предварительный заказ» (рис. 1).

Рисунок 1. Главное окно «Предварительный заказ» .

Для продолжения работы следует нажать одну из четырех кнопок .

При нажатии на кнопку «Контрагент» откроется окно «Контрагенты» (Рис.2).

Рисунок 2. Окно «Контрагенты» .

Для добавления новой информации в таблицу следует нажать кнопку «Добавить», откроется окно «Добавить» (рис. 3).

Рисунок 3. Окно «Добавить» .

При заполнении всех поле следует нажать кнопку «Добавить», после чего в таблицу заносятся данные. Для возврата или отмены внесения данных нажать на кнопку «Назад». Для изменения уже имеющейся информации нажать на кнопку «Изменить», после чего откроется новое окно под названием «Изменение» (Рис.4).

Для возврата или отмены внесения данных нажать на кнопку «Назад» .

Рисунок 4. Окно «Изменение»

Для удалении записи из таблицы, нужно выбрать строку и нажать на кнопку «Удалить» .

Для возврата на главную форму нажать на кнопку «Назад» .

При выборе кнопки «Продукция» на главной форме, откроется новое окно под названием «Продукция» (Рис.5).

Рисунок 5. Окно «Продукция»

Для добавления новой информации в таблицу следует нажать кнопку «Добавить», откроется окно «Добавить» (рис. 6)

Рисунок 6. Окно «Добавить»

Для возврата или отмены внесения данных нажать на кнопку «Назад» .

Для изменения уже имеющейся информации нажать на кнопку «Изменить», после чего откроется новое окно под названием «Изменение» (Рис.7).

Для возврата или отмены внесения данных нажать на кнопку «Назад» .

Рисунок 7. Окно «Изменение»

Для удалении записи из таблицы, нужно выбрать строку и нажать на кнопку «Удалить» .

Для возврата на главную форму нажать на кнопку «Назад» .

При выборе на главной форме кнопки «Формирование отчета», откроется новое окно под название «Отчет о предварительных заказах» (рис. 8).

Рисунок 8. Окно «Отчет о предварительных заказах» .

Для поиска по дате нужно в строку поля ввода внести дату, по которой хотели бы посмотреть отчет.(Рис.9)

Рисунок 9. Окно «Поиск» .

Для вывода на печать уже сформировавшегося отчета нужно нажать на кнопку «Печать» .

Для возврата на главную форму нажать на кнопку «Назад» .

При нажатии на главном окне кнопки «О программе», откроется окно с информацией о разработчике (Рис.10)

Рисунок 10. Окно «О программе»

Для выхода из программы на главном окне нажать кнопку «Выход»

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Задачи данной курсовой работы выполнены полностью. В курсовой работе, на базе ОАО Ошмяны «Сыродельный завод», осуществлен анализ существующей системы управления организации, описаны характеристики и введена в эксплуатацию «Оформление предварительных заказов» .

Поставленные задачи были решены при проведении социально-экономической характеристики организации, рассмотрении структуры и бизнес-процессов и их особенностей в ОАО Ошмяны «Сыродельный завод», анализе технического и программного обеспечения, обосновании проблем выбора автоматизированных систем, описании внедряемой АРМа.

Также на примере ОАО Ошмяны «Сыродельный завод» были определены и проанализированы основные критерии оценки качества оказания по оформлению предварительных заказов техническое и программное обеспечение, которые позволили выявить основные недостатки в этой области:

· Слабо развитая информационно-коммуникационной инфраструктура организации, она не может обеспечить удовлетворение растущих информационных по учету заказов.

· Устаревшее программное обеспечение, использующееся в организации.

Я предлагаю, для устранения выявленных недостатков, провести следующие мероприятия:

· В целях обеспечения более быстрого учета заказов, стоит улучшить обучения персонала, по работе с компьютером.

· Перейти на более навое и более эффективное программное обеспечение.

· Провести поэтапную замену или модернизацию устаревшего оборудования, которое еще используется в организации.

В целом при использовании программы «Оформление предварительных заказов» в организации ОАО Ошмяны «Сыродельный завод» на много улучшится работа по оформлению учета заказов, сократить время на выполнения работы и минимизация затрат, так как вся информация сохраняется на жестких носителях.

СПИСОК ИПОЛЬЗУЕМЫХ ИСТОЧНИКОВ

1. Автоматизация процесс оформления деловой документации / под ред. А. И. Дащенко, — М.: Высш. шк., 1991. — 480 с.

2. Гибкие производственные системы Японии / под ред. Л. Ю. Лищинского. — М.: Машиностроение, 1989. — 260 с.

3. Гжиров Р, И. Программирование обработки на станках с ЧПУ / Р. И. Гажиров, П. П. Серебреницкий. — Л.: Машиностроение. Ленинф. отдние, 1990. — 588 с.

4. Годовой отчет ОАО Ошмяны «Сыродельный завод», 2010 года

5. Толковый словарь по управлению / под ред. В. В. Познякова. — М.: Алане, 1994. — 254 с.

6. Феофанов А. Н. Гибкие автоматические линии по оформление заказов / А. Н. Феофанов. — М.: Янус-К, 2002. — 189 с.

7. Черпаков Б. И. Роль ИАСУ в функционировании автоматизированных заводов / Б, И. Черпаков, Е. В. Судов / / Интегрированная АСУ автоматизированных производств. Оформление заказов. — М., 1992.-С. 1−7.

8. Чудаков А. Д. Автоматизированное оперативно-календарное планирование в гибких комплексах / А. Д. Чудаков, Б. Я. Фалевич. — М.: Оформление заказов, 1986. — 224 с.

9. Чудаков А. Д. Логистика / А. Д. Чудаков. — М.: Русская деловая литература, 2001. — 480 с.

10. Сайт организации ОАО Ошмяны «Сыродельный завод» — www.syr.by