Автоматизация процесса работы бухгалтера

Введение

бухгалтерия документ автоматизация В условиях увеличивающегося развития техники и новых технологий рост производительности труда обеспечивается на основе непрерывного технологического прогресса во всех отраслях народного хозяйства, на основе модернизации оборудования, комплексной механизации и автоматизации производства, повышения образовательно-технического уровня персонала.

Бухгалтерский учет и расчет заработной платы является достаточно трудоемким процессом. Так как существуют различные системы оплаты, которые соответствуют принципу распределения соотношения в оплате труда в зависимости квалификации и условий труда, значение отраслей промышленности, районов размещения отдельных предприятий и отдельных факторов. Заработная плата работников ООО «Мастер денежных расчетов» регулируется с помощью сдельно-премиальной и повременно-премиальной системы оплаты труда.

Задача накопления, обработки и распространения информации стояла перед человечеством на всех этапах его развития. В течение долгого времени основными инструментами для ее решения были мозг, язык и слух человека. Первое кардинальное изменение произошло с приходом письменности, а затем — c изобретением книгопечатания. Следующий прорыв в области информационного обмена произошел с появлением электронных вычислительных машин. Первые ЭВМ использовались как большие автоматические арифмометры. Принципиально новый шаг был совершен, когда от применения ЭВМ для решения отдельных задач перешли к их использованию для комплексной автоматизации тех или иных законченных участков деятельности человека по переработке информации.

Одним из первых примеров подобного системного применения ЭВМ в мировой практике были административные системы обработки данных. По мере своего дальнейшего развития административные системы обработки данных перерастают в автоматизированные системы управления соответствующими объектами, где, как правило, несколько ЭВМ объединяют в вычислительный комплекс.

Первые проекты применения компьютерных средств, как основной бухгалтерии предприятия.

Основное преимущество автоматизации — это сокращение избыточности хранимых данных, следовательно, экономия объема используемой памяти, увеличение степени достоверности информации и увеличение скорости обработки информации. Также значительно сокращает время автоматического поиска информации, который производится из специальных экранных форм, в которых указываются параметры поиска объекта.

Одной из трудоемких работ экономического отдела, связана с накоплением большого количества информации и ее обработки. Традиционно информация храниться на бумажных носителях. При этом трудно осуществить быстрый отбор нужных данных.

Таким образом, автоматизация процесса работы бухгалтера является нужным и перспективным процессом. Устранить недостатки существующей информационной системы и было целью дипломного проекта.

С учетом имеющихся знаний относительно построения баз данных с помощью было принято решение написать новую программу с учетом приведенных требований. Используемые средства реализации являются перспективными и позволили решить поставленную задачу в соответствии с требованиями к программе.

Созданная информационная система является перспективной разработкой, так как на её основе (включая базу данных) могут работать другие отделы организации. Таким образом, не исключено создание другими разработчиками новых версий данной программы для других отделов организации.

1. Анализ организационно-управленческой структуры предприятия

Анализ структуры организации показывает иерархическую организацию работы отделов, групп и служб. Подразделения и работники предприятия, выполняющие определенную функцию управления, образуют функциональную подсистему управления. Различают техническую, экономическую, производственную, внешние хозяйственных связей и социальную подсистемы управления.

Функции управления деятельностью предприятия реализуются подразделениями дирекции и отдельными работниками, которые при этом вступают в экономические, организационные, социальные, психологические отношения друг с другом.

ООО «Мастер денежных расчетов» состоит из следующих структурных подразделений:

— руководство;

— отдел документационного обеспечения;

— учебный отдел;

— диспетчерская служба;

— группа энергетического обеспечения;

— группа охраны труда;

— служба электросвязи;

— отдел развития;

— группа механизации и транспорта;

— проектно-сметный отдел;

— группа материально-технического обеспечения;

— бухгалтерия:

— финансовый отдел;

— юридический отдел;

— административно-хозяйственный отдел;

— столовая.

Отдел информационных технологий занимается постановкой задач и программирования, поддержкой корпоративного программного обеспечения и технической поддержкой. Служба электросвязи — отвечает за корректное использование средств связи. Группа механизации и транспорта отвечает за используемые транспортные средства. Финансовый отдел занят работой с дебиторской и кредиторской задолженностью.

2. Описание АСУ предприятия

Основными целями АСУ предприятия являются:

— повышение обоснованности принимаемых решений;

— обеспечение своевременной и качественной обработки информации;

— повышение качества управления;

— эффективное использование новых методов планирования и управления;

— оптимизация использования трудовых и материальных ресурсов;

— рост производительности труда управленческого персонала и специалистов.

Предприятие базируется на базовых принципах, изложенных ниже:

Система является распределенной. Это значит, что обработка информации распределена по узлам АИС.

Система имеет единое хранилище данных по каждой подсистеме — совокупность баз данных, содержащих всю информацию, необходимую для управления. Единое хранилище данных размещено физически в одном месте, когда данные передаются по электронной почте в единую базу данных.

Система спроектирована таким образом, чтобы учесть существующую организационную структуру Филиала и интегрировать новые решения в уже существующую сеть автоматизированной информационной системы.

Система опирается на общепринятые мировые промышленные стандарты, применяемые в информатике и вычислительной технике (сетевой протокол TCP/IP, реляционная или объектно-реляционная СУБД, стандарт языка запросов SQL, оконный графический интерфейс MS Windows и т. д.).

В системе используется унифицированное оборудование и программное обеспечение.

Эффективность АИС в большей степени определяется её эксплуатационными, а не функциональными характеристиками. Удовлетворение функциональным требованиям (соответствие, полнота, правильность) является только необходимым условием применимости системы.

На первый план выдвигаются экономические критерии эффективности, но при этом система реализовывает нужную функциональность.

Информационная система удовлетворяет следующим требованиям:

Достаточные надежность и живучесть.

Невысокие эксплуатационные затраты.

Оперативность внедрения и развития.

Достаточные стабильность эксплуатации и защищенность инвестиций.

Все эти требования лежат в области эксплуатационных, а не функциональных характеристик ИС.

Надежность и живучесть АИС означает, что система функционирует без сбоев или с приемлемым их количеством, а основные функции должны выполняться даже при выходе из строя отдельных элементов системы. Для этого должен быть обеспечен подход к улучшению этих характеристик: уменьшение числа специализированных элементов системы.

Еще одним требованием к АИС являются низкие эксплуатационные затраты. Основным средством снижения эксплуатационных затрат является уменьшение числа мест, в которых эти затраты производятся.

Это — достигается применением технологии централизации информации (данных и программ) на крупных узлах обработки. При небольшом количестве узлов затраты на администрирование, сопровождение, техническое обслуживание, модернизацию, повышение квалификации персонала намного меньше, чем при эксплуатации системы, распределенной по сотням рабочих станций. Например:

1. При внесении изменений в программное обеспечение (ПО) модифицированное ПО становится доступным сразу всем пользователям, что исключает необходимость ведения версий и обновления ПО на каждом рабочем месте.

2. Не требуются специальные механизмы для создания, ведения и обслуживания локальных баз данных, а также для синхронизации данных.

3. Кардинально снижаются затраты на приобретение (модернизацию) и установку общего программного обеспечения, т.к. оно устанавливается только на узлах обработки, а не на компьютерах всех пользователей.

При этом дополнительно снижаются затраты на модернизацию рабочих станций, поскольку при централизации информации технические требования к ним снижаются. Рабочая станция начинает играть роль терминала, реализующего только интерфейс пользователя, а хранение и обработка информации выполняются на мощных узловых серверах.

Вторым средством снижения эксплуатационных затрат является — сокращение числа специализированных элементов системы, для обслуживания которых требуется особо подготовленный персонал. Это также достигается применением технологии централизации информации, при которой рабочие места пользователей представляют собой стандартный компьютер со стандартным программным обеспечением.

3. Анализ основных типов документов

Рассмотрим основные типы документов, используемые в работе бухгалтерии предприятия с их характеристиками. Типов документов, используемых в работе предприятия, достаточно много (на отдельных предприятиях их число доходит до 500−600). В то же время, основных видов документов бывает весьма небольшое количество, а именно 3 вида:

— Входящие. Это документы, которые поступили на предприятие от внешних организаций. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, причем в заранее установленные сроки. Сроки устанавливаются или нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ, или сроком исполнения, указанным непосредственно во входящем документе.

— Исходящие. Большинство исходящих документов являются ответом организации на соответствующие входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовиться на основе внутренних документов предприятия. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов (например запросы в сторонние организации типа: «Прошу дать справку по вопросу… в срок до …»).

— Внутренние. Данные документы используются для организации работы предприятия. Внутренние документы, порождают исходящие. В частности, по общим правилам делопроизводства единственный способ отправить запрос, письмо или материалы во внешнюю организацию это направить внутренний документ, где его преобразуют в исходящий и отправят в стороннюю организацию.

Документы каждого из этих видов могут быть достаточны разнообразны. Это могут быть письма, распоряжения, циркулярные указания и т. д. Обычно под типом документа на предприятии понимается именно эти деления, причем еще более детализованные (допустим, если письма, то чему посвященные — жалобы, предложения, пожелания и т. д.).

Прежде всего, все документы, проходящие через общий отдел, обладают уникальным регистрационным номером (возможны свои алгоритмы построения номеров для каждого из типов документов). Мало того, любая бумага, не имеющая регистрационного номера — это просто бумага, а не документ. Документом ее делает именно наличие на ней регистрационного номера.

Все документы являются связанными документами, в том смысле, что большинство из них ссылается на другие документы. Наиболее типичным случаем является входящий документ, который практически всегда порождает соответствующий ему исходящий (рисунок 1.1).

Рисунок 1 — Связь входящего с исходящим документом

Без связей как таковых могут появляться только внутренние и входящие документы. Причем входящие документы могут иметь связи как на исходящие, которые вызывают их появление, так и на другие входящие. Все документы связаны как в системе управления документами, так и в системе контроля исполнения (рисунок 1.2).

Рисунок 2 — Связь исходящего с входящим документом

Связи в большинстве случаев направлены по принципу: «главный-подчиненный». Иногда встречаются ненаправленные связи, которые объединяют родственные документы (документы, посвященные одному вопросу).

Рисунок 3 — Процесс прямой обработки входящего документа

Основным процессом является прохождение по предприятию входных документов.

Должен быть постоянный контроль над сроками исполнения входных документов, точнее выполняет фискальные функции: кто и когда задержал выполнение документа. При этом существует два основных маршрута прохождения документа:

1. Непосредственно исполнителю.

2. На принятие решения в дирекцию.

В то же время не следует путать со вторым маршрутом документы, которые поступают на исполнение в дирекцию предприятия (например, если на циркулярном письме стоит «Директорам предприятий…»). Такие документы (поступающие на исполнение) характеризуются тем, что ответственным исполнителем для них является один из директоров предприятия (или их заместителей). Для документов, проходящих по второму маршруту, ответственным исполнителем является кто-то из руководителей среднего звена, а директорат осуществляет контроль за результатами работы.

По существующей практике работы крупных организаций на контроль ставятся только дела, проходящие по второй схеме (рисунок 1.4). Причем, как известно дела, проходящие по первой схеме часто «провисают», т. е. теряются в ходе обработки.

Рисунок 4 — Схема обработки документа с контролем директора

Значительная часть проблем возникает из-за того, что необходимо контролировать только ответственных исполнителей, а не полную цепочку обработки документа. Полная цепочка обработки документа контролируется на уровне систем организации документооборота отдела или на уровне специального делопроизводства.

Для эффективного менеджмента в деятельности любого предприятия информационные потоки должны представлять собой четко отслеживаемый и управляемые процесс. Типовым информационным объектом, фиксирующим и регламентирующим деятельность на предприятии, является документ. Деятельность по организации прохождения документов внутри предприятия принято называть делопроизводством данной конкретной организации. В основе делопроизводства лежит фундаментальное понятие структуры информационного обмена — документопоток.

Для любой организации можно выделить три основных потока документов: входящие, внутренние и исходящие, которые и определяют документопотоки.

Основным результатом работы являются отчеты, которые предоставляются руководству предприятия о потоке документов на предприятии. Отчеты условно можно разделить на две большие группы:

— Оперативные. Они выводятся или ежедневно или еженедельно. Основное их назначение — получить объективную картину информации для оперативного управления.

— Аналитические. Они служат для анализа общей картины документооборота на предприятии. Типичные периоды вывода отчетов данной группы — месяц, квартал, полугодие, год.

Рассмотрим основные отчеты, т. е. такие отчеты, которые присутствуют практически в каждой организации.

Оперативные отчеты. Назначение данного вида отчетов — получение информации для оперативного управления предприятием. Они готовятся на различную глубину — от одного дня и до недели. Основное их содержание — список работ, которые должны быть завершены в ближайшее время. Получатели отчетов — ответственные исполнители и руководство предприятия. Отчеты бывают сводными и индивидуальными. Индивидуальные отчеты представляют собой сводку работ, находящихся в компетенции того или иного должностного лица. Сводный отчет — это список работ, находящихся в стадии завершения на заданный период времени (возможно, разделенный на отдельные подразделы по различным признакам). Сводные отчеты поступают к руководству предприятия для общего контроля за процессом делопроизводства. Индивидуальные отчеты поступают непосредственно к исполнителям или контролирующим лицам.

При рассмотрении отчетов не производится их группировка (т.е. на самом деле отчетов может быть и меньше, если использовать специализированные фильтры). У каждого оперативного отчета должен быть фильтр, задающий интервал времени в который происходит окончание работ. Данные этого фильтра помещаются в заголовок отчета. Типичными примерами таких отчетов могут являться:

— завершающиеся работы по исполнителям;

— сводный отчет по подразделениям организации;

— сводный отчет по контрагентам и т. д.

Аналитические отчеты. Аналитические отчеты выдают информацию о проделанной работе. Хотя существуют достаточно стандартные формы отчетов, каждая организация может захотеть иметь собственные формы отчетов (в том числе и матричные). Данные отчеты служат для планирования работы организации в дальнейшем, для анализа номенклатуры предприятия списка контрагентов и т. д. аналитические отчеты могут выдаваться по отдельным структурным подразделениям организации. Отчеты должны давать картину работы предприятия за определенный период времени. Следовательно, в фильтр отчета нужно ввести параметр — время анализа. В нем можно задавать или произвольный интервал времени или фиксированный и понятный интервал времени:

— за месяц (указывается месяц и год, по умолчанию текущий);

— за квартал (по умолчанию текущий квартал);

— за год (по умолчанию текущий год).

Аналитические отчеты выдаются сравнительно редко. Часто их оформляют в виде отдельного издания и распространяют по всей организации. В связи с этим к ним предъявляется достаточно высокие требования по качеству оформления. В общем случае они должны включать логотипы предприятия, гербы и прочую графическую символику. Примеры таких отчетов:

— исполненные документы по исполнителям;

— исполненные документы по контрагентам;

— исполненные документы по номенклатуре.

Исходя из основных информационных тенденций в документальном управлении, можно сформулировать требования к современным системам документооборота, делопроизводства и архивирования [3]:

1. Поддержание целостности документальной системы и отдельно взятого документа на протяжении их полного жизненного цикла.

2. Отсутствие в системе внутренних ограничений на масштабы документальной среды и количества одновременно пользующихся ею.

3. Взаимодействие со сложившимися информационными транспортными средами и техническими средствами.

4. Организация и поддержка регламентированного доступа как к документальным средам (архивам) в целом, так и к отдельным документам или их частям.

5. Использование средств машинного зрения (сканирование и оптическое распознавание) для перевода традиционных бумажных документов в электронную форму. Для работы с историческими архивами должна использоваться специальная техника, исключающая повреждение раритетов.

6. Использование электронных средств навигации (полнотекстовый поиск, авто-реферирование, авто-рубрицирование, формирование словарей предметных областей-тезаурусов, формирование на базе готовых тезаурусов средств поиска по понятиям).

7. Использование в качестве средства хранения описаний профилей организаций, их пользователей и регистрационных карт документов стандартных индустриальных систем управления базами данных (СУБДOracle, MS SQL, DB2, Adabas).

8. Обеспечивать независимость от системно-технической платформы.

9. При создании документальных систем должны использоваться стандартные индустриальные средства и языки разработки, доступные для владельца системы.

10. В отдельных случаях государственному или корпоративному владельцу системы должны быть доступны исходные коды системы для гарантированного обеспечения ее функционирования.

11. Графические интерфейсы пользователя должны быть дружественны, интуитивно понятны, выполнены в стиле, соответствующем окружению (ОС).

12. Система должна быть проста в использовании. Обучение пользованию не должно занимать более одного рабочего дня.

13. Система должна быть настраиваемым приложением, а не набором инструментальных средств.

14. Все службы системы должны быть выполнены на языке страны использования с учетом его морфологических особенностей.

15. Обеспечивать распределенное управление, как всей документальной средой, так и ее компонентами.

Увеличение информационных потоков в науке, производстве, культуре требует адекватной реакции со стороны информационных технологий. Для общества обременительно расходование огромного количества бумаги, да и информация, поступающая на таких носителях, менее динамична, чем электронная.

Важное значение для организации эффективного управления неструктурированными документами имеют методы хранения информации, навигации, поиска и фильтрации документов.

Документы могут храниться просто в файловой системе, и при этом система каталогов служит средством группирования и навигации в хранилище документов. В современных ОС есть возможность задания длинных имен каталогов и файлов в качестве названий папок и документов, а также имеются соответствующие средства поиска файлов по их параметрам.

Ряд систем, основанных на электронной почте, хранят документы в почтовых ящиках в виде почтовых сообщений с присоединенными файлами. Навигация в хранилище упрощается с помощью вложенных папок личного и коллективного пользования. Однако в таких системах поиск и фильтрация ограничены лишь отбором и сортировкой документов по атрибутам и тексту почтового сообщения.

Многие современные системы электронных документов используют в дополнение к файловой системе так называемые библиотеки документов, содержащие в БД карточки документов с атрибутами и ключевыми словами. Для логической группировки документов применяются папки.

Поиск и фильтрация документов производится по запросам на основе контекстного поиска [2]: по атрибутам, по ключевым словам и по полному содержанию текста на основе индекса. При использовании механизма четкого поиска (например, DOCS OPEN) в запросе не должно быть орфографических ошибок, а в тексте документа — ошибок распознавания. При этом может морфологический разбор позволяет упростить.

На основе нейронных сетей и искусственного интеллекта была реализована технология нечеткого поиска по полному содержанию документа. Нечеткий поиск не требует полного соответствия искомых фраз с содержимым документов, кроме того, исключает потребность в исправлении ошибок после распознавания текста. Система поиска всегда выдает пользователю ответ, наилучшим образом согласованный с терминами или фразами запроса.

Фирмы-производители реляционных СУБД (в частности ORACLE) проповедуют другие схемы хранения — текстовые и универсальные БД. Тексты документов хранятся в символьных полях переменной длины, расширенные средства SQL-поиска позволяют формировать смешанные запросы для поиска по атрибутам и контекстного поиска, а дополнительные функции обеспечивают обработку текста. Для хранения произвольной информации, в том числе мультимедиа, можно использовать поля бинарных объектов большой длины BLOB и/или гипертекст. СУБД, расширенные для поиска и обработки такой информации, образуют универсальные сервера БД. Другой способ хранения документов произвольного содержания реализуют объектно-ориентированные БД.

4. Выявление проблемных ситуаций и выбор проблемы для разрешения путем автоматизации Основой документооборота являются первичные учетные документы, которые фиксируют факты финансово — хозяйственной деятельности организации. Положение о документообороте устанавливает порядок создания, получения, принятия к учету, обработке и хранению первичных документов.

Внедрение автоматизированного рабочего места бухгалтера должно способствовать реализации следующих целей [4]:

— формированию полной и достоверной информации о хозяйственных процессах и финансовой деятельности организации, необходимой для составления бухгалтерской отчетности, оперативного управления, а также для ее использования налоговыми и финансовыми органами, банками и иными заинтересованными лицами;

— обеспечению контроля за наличием и движением имущества, использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами, сметами;

— своевременному предупреждению негативных явлений в финансово-хозяйственной деятельности, выявлению и мобилизации внутрихозяйственных резервов;

— усилению персональной ответственности за своевременное создание, представление и обработку первичных документов;

— усилению контрольных функций бухгалтерского учета.

Электронные системы для построения архивов, делопроизводства и документооборота являются сравнительно молодым классом информационных технологий. Необходимость перехода к электронным технологиям организации труда вызвана несколькими причинами, которые следуют из обычных требований к документу: полнота, отсутствие шума (дезинформации) и своевременность доставки (актуальность). Перечислим эти причины [3]:

1. Существенное возрастание количества документов, циркулирующих в системах управления различного уровня. Вызвано это использованием компьютерной техники для подготовки документов и, соответственно, упрощением процесса порождения документа, а также интенсификацией процессов управления.

2. Вторая и последующие причины следуют из первой. Увеличение количества документов автоматически увеличивает сложность навигации в документальных средах (архивах), причем сложность навигации опережает темпы роста.

3. Необходимость поддержания исполнительской дисциплины в возрастающих документальных потоках и организации групповой работы над документом.

4. Необходимость регламентации доступа к документам или их частям.

5. Усложнение структуры документов: использование механизмов перекрестных ссылок и гипертекстовых структур.

6. Ограничения по минимальному времени доступа (обработки, исполнения) к документу, вызванные законодательными или технологическими причинами.

7. Необходимость снижения стоимости хранения документальной единицы и трудоемкости доступа к документальным средам (архивам).

Функции ведения бухгалтерии состоят из обработки входящих документов, пересылки их внутри фирмы, отправки исходящих документов, учета, регистрации, контроля за исполнением, формирования дел, организации хранения и т. д.

Автоматизация труда бухгалтера на этом уровне требует предварительного обследования документопотоков на предприятии с последующей фиксацией модифицированного регламента делопроизводства в инструкциях и положениях, а также настройки регламентов прохождения электронных документов по рабочим местам. Необходимо постоянно осуществлять: регистрацию документов, контроль за их исполнением, учет исполнения, систематизацию документов, формирование номенклатуры дел и контроль за состоянием самих дел.

Безбумажное делопроизводство предусматривает применение компьютера в управленческой деятельности для хранения, поиска и отображения информации, позволяя свести к минимуму или исключить полностью применение бумажных носителей.

Использование сетей и средств электронной почты позволяет мгновенно пересылать документы из одного подразделения в другое без временных задержек на передачу бумажного документа. Упрощает хранение, контроль, поиск, архивирование, включая ведение долговременного архива документов. Здесь есть два существенных препятствия: внешнее и внутреннее.

Последнее зачастую связано с привычками и другими простыми человеческими особенностями и слабостями. Решение этой проблемы зачастую упирается в имидж фирмы.

Внешний срез проблемы упирается в большое число документов, предлагаемых в бумажном виде. Классическими примерами являются письма и факсы, периодические издания. Переход от бумажного ведения делопроизводства к электронному сдерживается из-за недостаточно развитой технологии оптического распознавания текстов. Последние достижения в этой области послужили толчком к активному внедрению технологий электронного документооборота. Притягательность ввода текста без использования клавиатуры определяет интерес и к технологиям распознавания голоса. Совместно с технологиями архивирования, индексирования и поиска документов это создает основу построения системы управления электронным документооборотом.

Документооборот предприятия тесно связан с документооборотом подразделений предприятия, с системами поддержки принятия решений и с архивом предприятия. В общем случае можно рассматривать систему автоматизации документооборота организации, как центральную систему, осуществляющую координацию остальных подсистем документооборота, своеобразного ядра системы автоматизации производственной деятельности предприятия. Архив предприятия служит для накопления документов долговременного хранения и их поиска.

Долгое время автоматизация учреждений в России осуществлялась в виде различного рода подсистем АСУ, основанных на базах данных (кадры, бухгалтерия, зарплата, контроль исполнения и др.) Не умоляя значимости этих подсистем, заметим, что они охватывали лишь до 15−20% общего объема информации, циркулирующей в учреждении.

Нужды по электронной обработке документов удовлетворялись применением функциональных пакетов (редакторов текста и электронных таблиц) и интегрированных пакетов программ Microsoft Office, Perfect Office, Lotus Smart Suite. Эти средства оказались недостаточными для управления огромными потоками бумажных и электронных документов, циркулирующих как внутри одного предприятия, так и между ними. В целом такой подход грешил отсутствием комплексности в автоматизации делопроизводства и управления документооборотом.

В настоящее время развитие информационных технологий привело к появлению методов и средств, обеспечивающих интегрированные решения по автоматизации офиса, позволяющие автоматизировать ручные операции и поиск документов, автоматически передавать и отслеживать перемещение документов и контролировать выполнение поручений, связанных с документами.

Рассмотрим основные методы автоматизации учрежденческой деятельности. Современные организации представляют собой совокупность подразделений, филиалов, отделов и офисов, обменивающихся между собой информацией и выполняющих отдельные части общей работы. Основными фазами жизни неструктурированной информации в офисе являются [6]:

— ввод информации в систему;

— хранение, навигация, поиск и фильтрация документов;

— коллективная работа с документами;

— вывод информации из системы.

Существуют различные способы ввода информации в систему. Это, прежде всего, сканирование документов и сохранение их в виде графических образов. В системах первого поколения графические образы введенных документов идентифицируются с помощью ключевых слов для последующего поиска необходимой информации (например: система SoftSolutions). Позднее стала применяться технология оптического распознавания символов. После сканирования и ввода документа в систему его графический образ «переводится» в текст, затем следует исправление ошибок распознавания.

При массовом ручном вводе однотипных документов используются электронные формы, которые обеспечивают структуризацию документа путем выделения частей текста и добавления полей (атрибутов), что позволяет упростить заполнение документов и выполнить необходимые вычисления. Информация может поступать и путем импорта файлов с магнитных носителей или по телекоммуникациям (факсы, сообщения электронной почты и т. п.).

Организация и автоматизация коллективной работы с документами строятся на технологиях groupware и workflow.

Технологии groupware ориентированы на небольшие рабочие группы, характеризуются поддержкой выполнения одной коллективной задачи и отсутствием структуризации в организации работ. Поддержка ограничивается обеспечением коллективного доступа к информации с помощью различных методов доступа:

— сетевой доступ к файлам и базе данных;

— локальная и глобальная электронная почта (включая конференции и дискуссии);

— терминальный доступ, пересылка файлов и электронная доска объявлений;

— просмотр и интерпретация гипертекста (гипермедиа).

При коллективной работе важно наличие блокировок для разрешения конфликтов при совместном использовании ресурсов, санкционирование доступа по идентификаторам и паролям, защита информации с помощью прав доступа. Дополнительный уровень безопасности обеспечивается методами и средствами шифрации и электронной подписи.

Технологии класса workflow служат для автоматизации документооборота в средних и крупных предприятиях и для них характерно:

— поддержка многопользовательской работы с несколькими задачами одновременно;

— четкая структуризация выполнения работ по ролям и документам с контролем исполнения.

На исследуемом предприятии используется технологии groupware.

Деловой процесс формализуется как совокупность состояний и переходов, необходимых для описания взаимодействия, как минимум двух субъектов (в частном случае сотрудников предприятия) для достижения выполнения заранее заданного условия. Частным случаем такого взаимодействия является простая пересылка документа из точки в точку.

Регламентации взаимоотношений субъектов документооборота дополняется заданием безусловной и условной маршрутизацией документов (по электронной почте) и временем обработки документа для контроля и учета исполнения.

Обработка информации базируется на методах и средствах офисной автоматизации:

— обработка текста;

— электронные таблицы;

— деловая и презентационная графика;

— планирование работ и совещаний;

— генерация отчетов из базы данных;

— мультимедиа.

Для комплексирования разных видов информации и интеграции пакетов программ используются несколько методов, среди которых центральное место занимает методы OLE для связывания и встраивания объектов.

Вывод информации осуществляют путем печати документов, публикации их на Web-серверах, в общих почтовых папках и электронных досках объявлений или рассылки по телекоммуникациям.

В любом учреждении рано или поздно становится актуальным вопрос наведения порядка в информационных потоках. Определяющим фактором является время, требуемое для поиска необходимого документа или для подборки материалов.

Стержнем любой системы управления электронными документами является архив, где документы находятся в процессе работы над ними и где они остаются до тех пор, пока содержащаяся в них информация представляет интерес.

Под электронным архивом понимается совокупность аппаратно-программных средств и технологий для создания хранилища электронных документов и обеспечения доступа к ним из систем управления электронными документами. Электронные документы — это все документы, созданные электронными средствами в виде текстовых или графических файлов.

Концепция безбумажной технологии имеет за плечами не одно десятилетие. В это же время сегодня можно говорить лишь о частичной реализации этой идеи. Здесь ряд причин [6]:

1. Можно указать на психологический аспект проблемы. Получение информации в электронном виде требует привычки.

2. Безбумажные технологии требуют основательной технической поддержки: соответствующей производительной вычислительной техники, высокой пропускной способности коммуникационных линий, технологичности алгоритмов.

3. Безбумажные технологии требуют основательной юридической поддержки (например, в России на данный момент ни одна налоговая инспекция не примет отчет только в электронном виде, ни один суд не примет договор, заверенный электронной подписью и т. п.).

Процесс управления предприятием в условиях рыночной экономики требует четкой организации всего предприятия, вплоть до каждого сотрудника. Таким образом, при наличии регламентации деятельности, прежде всего в отношении делопроизводства, информационные технологии призваны обеспечить доступный и эффективный инструмент автоматизации на основе безбумажного делопроизводства и документооборота.

Выводы

Диагностический анализ системы управления предприятия позволил ознакомиться с основным видом деятельности, задачами, стоящими перед предприятием и методами их решения, а также о наградах и достижениях в различных отраслях.

При анализе организационно-управленчиской структуры предприятия была показана иерархическая организации работы отделов, групп, служб и были описаны функции управления деятельностью предприятия.

Анализ АСУ предприятия позволил познакомиться с существующими целями и принципами работы АИС.

Анализ информационных потоков бухгалтерии позволил понять, какие виды документов циркулируют по предприятию и как осуществляется взаимосвязь между ними.

Выявленные проблемные ситуации на предприятии подтверждают, что автоматизация документооборота является необходимым условием выполнения целей стоящих перед предприятием и что она приведет к уменьшению времени обработки документов и упрощению контроля за исполнением.

1. Вендров А. М. CASE-технологии Современные методы и средства проектирования информационных систем. — М.: ДИАЛОГ — МИФИ, 2010. — 140 с.

2. Куперштейн В. И. Современные информационные технологии в делопроизводстве и управлении. — СПб.:БХВ, 2009. — 430 с.

3. Лихачев М. Т. Документы и делопроизводство: справочное пособие.-М.: Экономика, 2011. — 128 с.

4. Серпик Г. А. Современные системы управления документальными средами.-М.:ИНФРА-М, 2009. — 220 с.