Автоматизация учета централизованных поставок продуктов питания в школы города Обнинска

ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА ДИПЛОМНЫЙ ПРОЕКТ НА ТЕМУ:

АВТОМАТИЗАЦИЯ Учета централизованных поставок продуктов питания в школы ГОРОДА обнинска

I. Специальная часть

1. Постановка задачи

2.Формализация

3. Описание среды программирования

3.1 Требования к техническому обеспечению

3.2 Требования к программному обеспечению

4. Методика разработки проекта

4.1 Алгоритмизация задачи

4.1.1 Описание алгоритма

4.1.2 Структурная схема

4.2 Программирование

4.3 Аномалии и защитное программирование

4.4 Тестирование и отладка

5. Анализ результатов решения

6. Инструкция пользователю

II. Экономическая часть

Заключение

В современном мире очень актуальными являются такие функции управления, как планирование, учет, анализ, контроль. Особое место среди них занимает учет, поскольку на основании учетной информации в дальнейшем принимаются управленческие решения. Учет — функция, отображающая состояние объекта управления в результате выполнения хозяйственных процессов.

Многие бизнес-процессы фирмы можно сделать более производительным, если использовать информационные технологии. Точная и своевременная информация является необходимым условием для принятия правильного решения. Слабое развитие информационных технологий, отсутствие информационной системы, обеспечивающий сбор, хранение и обработку информации замедляет процесс принятия решений руководителем фирмы.

Автоматизация на предприятии нужна там, где приходится выполнять повторяющиеся задачи, задачи с большим объемом вычислений или чисто механического труда. В сфере торговли это учет и контроль, оформление документов, их тиражирование. Такие задачи составляют достаточно большую часть работы в фирме и требуют больших затрат времени.

Количественный учет реализации товара на предприятии розничной торговли используется для своевременного пополнения товарного ассортимента. Автоматический учет реализации товаров учитывает спрос по каждой товарной позиции. Скорость потоков движения товаров на предприятии зависит как от ритмичности поставок размеров имеющихся запасов, так и от скорости реализации и потребления. Для того, чтобы иметь возможность эффективно управлять этой динамичной системой, необходимо в любой момент времени иметь информацию в детальном ассортименте. Одна из основных целей системы обработки данных заключается в повышении эффективности работы компании.

Данный дипломный проект посвящен созданию программного продукта, который предназначен для автоматизации учета централизованных поставок продуктов питания в школы города Обнинска. В частности, данный программный продукт позволяет осуществлять контроль за поставками продукции, движением товара, остатками товара на складе.

Актуальность моей темы заключается в том что бы показать как происходит учет и поставка товаров в городских школах.

информация программа алгоритм автоматизация

I. Специальная часть

1. Постановка задачи Разработка программы, которая позволит автоматизировать учёт централизованной продукции питания в школы города Обнинска, вести статистику, выводить отчеты на печать.

Программа должна содержать вкладки с учетными формами и отчетами, с помощью которых можно быстро произвести необходимые операции для ведения учета продуктов питания.

Программа помимо концептуальной части должна содержать справку о программе, которая состоит из описания программного продукта.

2. Формализация Для построения необходимо провести формализацию задачи, являющуюся необходимым этапом разработки задачи и заключающуюся в построении структуры таблиц для хранения информации, схемы их взаимосвязей и описания алгоритмов обработки.

Взаимосвязь показана в схеме данных:

Как правило, разработка проекта реализации задачи выполняется в несколько этапов и начинается с анализа той информации, которая является выходной (формы и отчеты для OpenOffice.org Base: конструктор связей). Только после выяснения структуры и состава этой информации, формулировки запросов для получения отчетов можно сделать вывод о структуре и составе таблиц данных. Необходимым этапом формализации задачи является нормализация базы данных, которая, по сути, представляет собой процесс оптимизации хранения и использования информации в таблицах.

Сначала производится приведение к первой нормальной форме (1NF) — каждой таблице назначается первичный ключ, обеспечивающий уникальность каждой записи. Здесь же удаляются все повторяющиеся группы (точнее создается новая таблица для повторяющихся групп).

В процессе приведения ко второй нормальной форме производится устранение избыточности данных — любое поле в таблице, которое является избыточным или всегда остается неизменным, основанным на значении другого поля, необходимо перенести в другую таблицу.

И, наконец, в 3NF все поля каждой таблицы непосредственно связаны с полем первичного ключа и не зависят от других полей. На практике это делается следующим образом — любое поле не связанное с полем первичного ключа, необходимо перенести в отдельную таблицу.

Наиболее часто используется приведение к третьей нормальной форме (3NF). В результате устраняется избыточность данных и упрощается процесс изменения структуры БД.

На следующем этапе уточняется структура полей в таблицах, и определяются правила ввода. В Lazarus проектируем входные и выходные формы и отчеты. На заключительном этапе создается меню и различные интерфейсные промежуточные формы. Затем, в процессе отладки и доработки, возможен возврат на любой этап процесса разработки.

3. Описание среды программирования Программный продукт «Автоматизация учета централизованных поставок продукции питания в школы города Обнинска» разработана на OpenOffice.org Base

OpenOffice.org Base входит в состав Microsoft Office 2000 и работает в среде Windows 2000 или Windows NT Workstation 4.0 и выше.

Практический минимум, предъявляемым к персональному компьютеру, является Pentium 166 MHz и 32 Мб оперативной памяти при работе под Windows 2000 или под Windows NT Workstation. При стандартной установке набора приложений: Word, Excel, Outlook, Power Point, FrontPage требуется примерно 250 Мб на жестком диске. Рекомендуется монитор SVGA, возможно использование VGA.

OpenOffice.org Base предоставляет максимальную свободу в задании типа ваших данных (текст, числовые данные, даты, время, денежные значения, рисунки, звук, документы, электронные таблицы). Вы можете задать также форматы хранения (длина строки, точность представления чисел и даты времени) и предоставления этих данных при выводе на экран или печать. Для уверенности, что в базе данных хранятся только корректные значения, можно задать условия на значения различной степени сложности.

Возможности программирования позволяют создавать дружественный пользовательский интерфейс и важные процедуры выявления ошибок, которые обеспечивают действительность базы данных. С помощью OpenOffice.org Base, можно выполнять вот ещё какие задачи:

Предположим, размер БД достаточно велик, и необходимо одновременно проделать ряд изменений в большом количестве записей, можно быстро изменить набор записей с помощью одной операции, что исключает необходимость выполнения модифицирующих операций для каждой записи.

Большое значение имеет действительность базы данных. Можно добавить процедуры, которые будут выявлять ошибки при вводе данных, и отображать важные сообщения для пользователя. Если ошибка не является значительной, то можно установить напоминание для последующего исправления введенных данных или запретить работу, пока ошибка не будет исправлена.

Так как OpenOffice.org Base является современным приложением Windows, вы можете использовать все возможности DDE (Dynamic Data Exchange, динамический обмен данными) и ОLЕ (Оobject. Linking and Embedding, связь и внедрение объектов). DDE позволяет осуществлять обмен данными между Access и любым другим поддерживающим DDE приложениями.

В OpenOffice.org Base вы можете при помощи макросов осуществлять динамический обмен данными с другими приложениями. OLE является более изощренным средством Windows, которое позволяет установить связь с объектами другого приложения или внедрить какие-либо объекты в базу данных OpenOffice.org Base. Такими объектами могут быть картинки, диаграммы, электронные таблицы или документы из других, поддерживающих приложений Windows.

OpenOffice.org Base может работать с большим числом самых разнообразных форматов данных, включая файловые структуры других СУБД. Вы можете осуществлять импорт и экспорт данных из файлов текстовых редакторов или электронных таблиц.

СУБД позволяет работать с данными, применяя различные способы. Например, вы можете выполнить поиск информации в отдельной таблице или создать запрос со сложным поиском по нескольким связанным между собой таблицам или файлам. С помощью одной единственной команды можно обновить содержание отдельного поля или нескольких записей. Для чтения и корректировки, данных вы можете создать процедуры, использующие функции СУБД. У многих систем имеются развитые возможности для ввода данных и генерации отчетов.

В OpenOffice.org Base для обработки данных ваших таблиц используется мощный язык SQL (Structured Query Language — Структурированный язык запросов). Используя, вы можете выделить из одной или нескольких таблиц необходимую для решения конкретной задачи информацию. OpenOffice.org Base значительно упрощает задачу обработки данных. Чтобы заставить OpenOffice.org Base решать ваши задачи вам совершенно не требуется знать язык SQL.

3.1 Требования к техническому обеспечению

Минимальные требования:

процессор Pentium 2;

операционная система Windows 2000;

ОЗУ 64 Мб;

свободное место на жестком диске 50 Мб для программы.

Рекомендуемые требования:

любой процессор Intel/AMD;

операционная система Windows XP;

ОЗУ 128 Мб;

свободное место на жестком диске 50 Мб.

Для ввода данных необходимо наличие:

клавиатуры;

компьютерной мыши.

3.2 Требования к программному обеспечению

§ Microsoft Windows 2000/XP.

§ Microsoft Office 97/2000.

4. Методика разработки программы

4.1 Алгоритмизация задачи

4.1.1 Описание алгоритма

Программный продукт «Автоматизация учета централизованных поставок продуктов питания в школы города Обнинска» разработан на Lazarus и OpenOffice.org Base.

Таблица № 1: Сведения о школах

Программа имеет следующие формы:

Форма «Сведения о школах».

Форма нужна для просмотра интересующей вас информации о школах, и добавления новых.

Форма содержит в себе следующую информацию:

номера школ;

Форма «Сведения о поставщиках».

Форма нужна для просмотра интересующей вас информации о поставщиках.

Форма содержит в себе следующую информацию:

Адрес Наименование ИНН Форма «Типы продуктов».

Тип продуктов Наименование продукта Форма нужна для просмотра интересующей вас информации о типах продуктов.

Форма содержит в себе следующую информацию:

Название типов продуктов.

Форма «Наименование продуктов».

Форма нужна для просмотра интересующей вас информации о продуктах.

Форма содержит в себе следующую информацию:

типы продуктов Форма «Персонал».

Форма нужна для просмотра интересующей вас информации о персонале.

Форма содержит в себе следующую информацию:

Фамилия Имя Отчество

4.2 Программирование

Программный продукт «Автоматизация учета централизованной поставок продуктов питания в школы города Обнинска» разработан на Lazarus.

Lazarus, и как другие компоненты работает в среде Windows МЕ, Windows XP, Windows 2000, Windows NT.

Система управления базами данных OpenOffice.org Base. является одним из самых популярных приложений в семействе настольных СУБД. Все версии OpenOffice.org Base. имеют в своем арсенале средства, значительно упрощающие ввод и обработку данных, поиск данных и предоставление информации в виде таблиц, отчетов, в ней предусмотрены все необходимые средства для определения и обработки данных, а также для управления ими при работе с большими объемами информации.

Несмотря на то, что OpenOffice.org Base. является мощной и сложной системой, его использование не сложно для непрофессиональных пользователей.

OpenOffice.org Base. — это не только мощная, гибкая и простая в использовании СУБД, но и система для разработки работающих с базами данных приложений. С помощью OpenOffice.org Base. вы можете создать приложение, работающее в среде WINDOWS и полностью соответствующее вашим потребностям по управлению данными.

OpenOffice.org Base. — это, прежде всего, система управления базами данных (СУБД), она предназначена для хранения и поиска данных, представления информации в удобном виде и автоматизации часто повторяющихся операций (таких, как ведение счетов, учет, планирование и т. п.). При всем этом OpenOffice.org Base. обеспечивает доступ ко всем типам данных и позволяет использовать одновременно несколько таблиц базы данных. Таблицу OpenOffice.org Base. можно связать с данными, хранящимися на большой ЭВМ или на сервере.

Вы можете задать также форматы хранения (длина строки, точность представления чисел и даты времени) и предоставления этих данных при выводе на экран или печать.

Основными понятиями или объектами системы OpenOffice.org Base. являются: таблицы, запросы, формулы, отчеты, макросы и модули.

4.3 Аномалии и защитное программирование

Таблица 2.

4.4 Тестирование и отладка

Тестирование — процесс многократного выполнения программы с целью выявления ошибок. Отладка — исправление ошибок, найденных с помощью тестирования. Необходимой частью каждого теста должно являться описание ожидаемых результатов работы программы, чтобы можно было быстро выяснить наличие или отсутствие ошибки в ней. В любой организации, занимающийся разработкой программных продуктов, имеются специальные люди (Тестеры), занимающиеся тестированием программ, которые выявляют ошибки и недоработки в программе и сообщают о них программистам, которые в свою очередь их исправляют.

Но наиболее эффективно тестирование проводится при эксплуатации программы в реальных условиях и реальными пользователями, которые сообщают обо всех найденных ошибках разработчику, который в последствии занимается их исправлением.

Так как в данном случае разработкой занимается не организация, а один человек, то и тестирование и исправление тоже осуществляется одним человеком, что менее эффективно и является очень длительным процессом.

Данный проект разрабатывался и тестировался одновременно, то есть каждый раз при разработке какой-либо новой части программы, написанная ранее программа проверялась на работоспособность и корректировалась с учётом найденных ошибок.

5. Анализ результатов решения

Результатом решения поставленной задачи являются отчеты и формы. Формы представляют собой ведение статистики в магазине, отчеты являются дополнительной статистической информацией. В соответствии с пунктом 4.4 тестирование и отладка производились непосредственно во время разработки проекта. После завершения работы над программой было еще раз произведено полное тестирование.

Все найденные ошибки были успешно устранены.

Получившийся в результате программный продукт удовлетворяет всем предъявленным требованиям, полностью работоспособен, не требует принципиальных доработок, и готов к эксплуатации.

6. Инструкция пользователю Программа управления учетом состоит из четырех частей: формы прихода товаров, формы продаж, формы учета товаров и отчетов.

Запуск программы может осуществляется различными способами:

— из главного меню Windows

— иконкой на рабочем столе

— запуск программы Поставка продуктов питания. mdb

Запуск программы Запуск программы осуществляется двойным нажатием левой клавиши мыши на ярлыке программы. После запуска программного продукта на экране появится «Главная форма», которая выглядит следующим образом:

Главная форма содержит следующие кнопки:

Сведения о поставщиках

Сведения о продуктах Сведения о наименовании продуктов Единица измерения

Персонал И отчеты:

В «Главной форме» присутствует отчет:

II. Экономическая часть

1. Расчет затрат на разработку.

Целью настоящей дипломной работы является разработка программного обеспечения, позволяющего:

Автоматизировать учет централизованных поставок продуктов питания в школы города Обнинска.

Осуществлять автоматизированный учет за поставки продукции в школы.

Отслеживать все этапы выполнения работ с момента поставок продукции на склад.

Формировать отчетные документы о процессе выполнения работ Формировать отчетные документы за поставку продуктов, за конкретный временной период.

Данное программное обеспечение имеет перспективы практического применения сотрудником ООО Продовольственный комбинат питания" .

Для успешного внедрения программного продукта необходимо не только написать приложение «Автоматизация учета централизованных поставок продуктов питания в школы города Обнинска», но и доказать его рентабельность.

Расчет затрат на разработку.

Таблица 3. Распределение трудоемкости по стадиям разработки:

Подсчет затрат, которое понесло предприятие.

1. Коэффициент сложности задачи c характеризует относительную сложность программы по отношению к типовой задаче, сложность которой принята за 1 (величина с находится в пределах от 0,5 до 1,5).

Данный программный продукт не потребовал особо сложных способов решения задачи. Приложение было разработано на языке программирования

OpenOffice.org Base. Но при этом, разработка не была слишком легкой, чтобы взять коэффициент 0,5 — минимальный. Поэтому, для программного продукта, включающего в себя алгоритмы ввода данных, оценим сложность задачи, как с = 0,6.

2. Коэффициент коррекции программы p — увеличение объема работ =1,5 за счет внесения изменений в алгоритм или программу по результатам уточнения постановок (p меняется от 0,1 до 0,5).

Заказчик четко описал конечный результат, который должна выдавать программа. Но, мы не можем коэффициент корректности оценить минимально. Стоит принять во внимание, что в данном случае заказчик не имел глубоких компьютерных знаний и не мог изначально поэтапно объяснить задачу. Это приводило к неоднократным доработкам, модернизациям и корректировкам. Оптимальным будет, взять число, которое лежит между минимальным и максимальным коэффициентом корректности, p = 0,3

3. Коэффициент b увеличения затрат труда, вследствие недостаточного описания задачи, в зависимости от сложности задачи принимается от 1,0 до 1,5. Данная задача, только на первом этапе занимала время на постоянные уточнения и доработки. Но это не сопровождалось на протяжении всего времени ее написания. Поэтому, все-таки коэффициент увеличения затрат труда не был высоким. b = 1,3 — будет самым подходящим числом.

4. Коэффициент квалификации разработчика k определяется в зависимости от стажа работы и составляет:

для работающих до 2 лет — 0,8;

от 3 до 5 лет — 1,0;

от 5 до 8 лет — 1,2;

свыше 8 лет — 1,5.

Разработчик, которому было поручено это задание, имел опыт работы по специальности 1 год. Следовательно, он не был высококвалифицированным специалистом. Поэтому примем к (коэффициент квалификации разработчика) за 0,8.

Оклад работника равен 4200 рублей (ЗП). Зная все необходимые для подсчетов коэффициенты оклад программиста на предприятии, рассчитаем з/п разработчика программного продукта:

ЗП осн = ЗП *c* (p + 1)* b* k = 4200 * 0,6 * (0,3 + 1)*1,3 *0, 8

ЗП осн = 3407рублей.

Поскольку дополнительная заработная плата в виде премии работнику за это время не выплачивалась, то суммарные затраты предприятия на заработную плату (ЗПсум) за весь период разработки программного продукта составит:

ЗП_{сум =} ЗП осн. 3407рублей.

Фондовые отчисления (ФО) берутся в размере 26,2% от основной и дополнительной заработной платы:

ФО = ЗПсум *26,2% = 3407 *26,2%=893рублей.

Суммарные затраты предприятия на заработную плату за время написания программного продукта, с учетом ЕСН (ЗПобщ) составит:

ЗПобщ = (ЗП осн + ФО)*182/8ч.*22дня= 3407 руб. + 893руб * 182ч /176ч. = 4446 рублей.

Содержание и эксплуатация вычислительного комплекса считается следующим образом:

Свт = См-ч * Число часов отладки,

где — стоимость 1 машинного часа. Число часов отладки составляет: 48+95+24=167 часа.

Стоимость машинного часа рассчитывается, как:

См-ч ₌Ст-ть электроэн (в год)+амортизация оборуд (в год)+затраты на ремонт Фвт где Фвт — действительный фонд времени работы вычислительного комплекса.

1. Стоимость 1 КВт/ч электроэнергии составляет 4 руб. Один компьютер потребляет в среднем 300 Вт в час.

Годовые отчисления за электроэнергию, потребляемую одной ЭВМ составляет:

8 ч. * 22 дней * 12 мес. * 0,3 КВт/ч. * 4 руб.*КВт/ч. =2534,4 руб.

2. Амортизация зависит от срока эксплуатации компьютера, а т.к. срок эксплуатации компьютера находящегося в отделе — 3 года, то амортизация еще начисляется и учитывается в дальнейших подсчетах.

Рассчитаем амортизацию оборудования:

Амортизация = Стоимость ПК/ Количество лет амортизации ПК был приобретен организацией в 2007 году. Его стоимость составила 27 000рублей. Так как количество лет полезного использования 3 года, из этого следует, что:

Амортизация = 27 000/ 3 = 9000рублей в год.

3. Затраты на ремонт ЭВМ составляют 5% от стоимости ПК:

Стоимость ремонта ЭВМ = 27 000 * 5% = 1350 рублей в год

4. Действительный фонд времени работы вычислительного комплекса рассчитываем так:

Фвт = Фном — Фпроф, где Фном — номинальный фонд времени работы вычислительного комплекса, Фпроф — годовые затраты времени на профилактические работы (принимаются 5% от Фном).

ПК работает в среднем 2220 часов в год (Фном). Время ремонта ЭВМ в среднем занимает 5% времени работы ПК (Фпроф). Следовательно:

Фвт = 2220 -(2220*5%) = 2111

Стоимость машинного часа составляет:

См-ч = (2 534,4 +9000+1 350) /2111 = 6,1 руб.

Содержание и эксплуатация вычислительного комплекса составляет:

172ч. * 6,1 руб. = 1049 руб.- при написании программы.

Новый компьютер для приложения «Автоматизация учета централизованных поставок продукции по школам города Обнинска» не требуется. Срок эксплуатации компьютера находящегося 3 год, и он оснащен современной операционной системой Windows XP Office, которой достаточно для полноценной работы данного программного продукта.

Таблица 4. Смета затрат на реализацию программного продукта:

2. Экономический эффект от реализации и внедрения программного продукта

Рассчитаем экономический эффект, получаемый за счет экономии рабочего времени сотрудника на введение необходимых данных после внедрения программного продукта.

1.До внедрения приложения «Автоматизация учета централизованной продукции питания по школам города Обнинска» за день сотрудник ООО Продовольственный комбинат питания" осуществляет столько поставок сколько данное предприятия отправило заявок.

2.После внедрения программного продукта, время на выполнение операций уменьшилось. Теперь оно составляет = 10 минут. А поиск и вовсе 2 минуты. Т2 = 10 + 2 = 12 минут

Нас интересует, сколько времени выигрывает предприятие, используя данное приложение. Это легко сделать, рассчитав

?Т = Т1- Т2 = 20- 12 = 8 минуты = 0, 133 часа

3.Теперь рассчитаем стоимость работы агента Страхового агентства ООО «Спасские ворота» В месяц сотрудник работает (8 часов * 22 рабочих дня) = 176 часов.

Размер оклада этого специалиста составляет 4200 рублей. Стоимость 1 часа (P), рассчитывается следующим образом: P = 4200/176 = 24 рубля.

Также, учтем фондовые отчисления, которые берем в размере 26,2% = 0, 262

Р_фо = (4200*0,262) / 176 = 6,25

Р_сумм = Р + Р_сумм = 24 + 6,25 = 30,25 руб. за час работы.

Эту сумму сотрудник зарабатывает за 1 час работы.

4. Расчет годовой экономии и экономического эффекта.

Перемножим выигранное время, количество операций, количество рабочих дней в месяце и на количество рабочих месяцев

Т _год = (0, 133 * 10) * 22 * 12 = 352часов.

Рассчитаем, сколько составит годовая экономия при внедрении программного продукта:

Годовая экономия средств = Т _год * Р_сумм = 352часов * 30,25 руб. = 10 648

Экономический эффект составляет величину, равную годовой экономии средств за вычетом затрат.

Экономический эффект = 10 648 — 5349 = 5299 руб/год

Теперь посчитаем, через какой промежуток времени окупится приложение:

Т = Затраты / годовая экономия = 6388 /10 648 = 0, 59 года

Данный программный продукт окупится менее, чем за 7 месяцев. Это нормальный срок окупаемости для автоматизации рабочего процесса.

Заключение

В настоящем дипломном проекте о разработке программного обеспечение, позволяющего автоматизировать учет централизованных поставок продуктов питания в школы города Обнинска выполнены все поставленные задачи.

Затраты на разработку приложения были сравнительно небольшие. Как показали экономические подсчеты, программное обеспечение рентабельно.

Была произведена экономическая оценка эффективности внедрения программного продукта, которая показала, что проект экономически эффективен.

1. Microsoft Access.

2. Благодатских В. А. и др. Экономика, разработка и использование программного обеспечения ЭВМ. М.: Финансы и статистика, 2009.

3. Голосов А. А., Охрименко П. В. «Введение в информационный бизнес». Учебное пособие для ВУЗов. М.: Финансы и статистика, 2011 г.

4. Бойко В. В, Савенков В. М. «Проектирование баз данных информационных систем».

5. С. Симонович — «Новейший самоучитель работы на компьютере».

6. Сборник рецептур и калькуляции.