Автоматизированная информационная система в Отделе бухгалтерского учета и отчетности отделения Сбербанка России №3884

КУРСОВАЯ РАБОТА

Автоматизированная информационная система в Отделе бухгалтерского учета и отчетности отделения Сбербанка России №3884

Автоматизированной информационной системой (АИС) называется комплекс, включающий вычислительное и коммуникационное оборудование, программное обеспечение, лингвистические средства, информационные ресурсы, а также персонал обеспечивающий поддержку динамической информационной модели предметной области для удовлетворения информационных потребностей пользователей. Автоматизация банковских технологий в нашей стране прошла несколько этапов своего развития.

Для обеспечения комплексности автоматизации банковской деятельности требуется ряд важных программных средств, позволяющих оценить состояние банка на любой момент времени, вести скоростной обмен информацией со своими филиалами и отделениями, а также с другими банками, осуществлять разноску сумм по корреспондентским счетам, их обработку и другие функции. Сюда можно отнести так называемую систему 'Клиент-банк', дающую возможность клиенту банка осуществлять платежи и проводить другие операции, минуя операциониста и не выходя из своего офиса. Автоматизация этой сферы деятельности позволяет не только вести автоматизированный контроль над прохождением платежей, но и, что наиболее важно, прогнозировать состояние банка как с точки зрения получения денег, так и по предстоящим выплатам по привлеченным средствам. Кроме традиционных направлений в комплексную систему организации деятельности органично должно входить решение таких задач, как автоматизация работы с ценными бумагами, дилинг, биржевые операции, организация межбанковского обмена электронными копиями документов, аналитическая оценка деятельности банка и его клиентов и многие другие.

Автоматизированная банковская система, реализующая требования по автоматизации операций с банковским продуктом, должна обеспечивать достижение определенных целей.

Тема данной курсовой работы является актуальной, так как банковский бизнес как никакой другой нуждается в автоматизации своих операций. Поскольку характер работ, связанных с выполнением банковской услуги, достаточно разнообразен, то, как правило, довольно широк и состав исполнителей банковской услуги, а состав целей, которые предполагается достичь, естественно, не ограничивается одной или двумя.

Совершенствование банковской бухгалтерской информации и создание универсальной банковской системы автоматизации окажут влияние на дальнейшее укрепление надежности банковской системы в целом. Направление работ в этой области становятся особенно актуальными в связи с существующей тенденцией по созданию системы раннего выявления банков, находящихся в предкризисном состоянии, которая позволит выявить такие банки на более ранней стадии, вести мониторинг, учитывая достаточность капитала, уровень управляемости текущей ликвидностью и результаты финансовой деятельности.

Объект исследования — организация документооборотаОтдела бухгалтерского учета и отчетности отделения Сбербанка России № 3884. Предметом исследования выступает автоматизация документооборотаОтдела бухгалтерского учета и отчетности отделения Сбербанка России № 3884.

Целью данной курсовой работы является определение программного средства с помощью, которого может быть автоматизирован документооборот Отдела бухгалтерского учета и отчетности отделения Сбербанка России № 3884.

1. Общая характеристика Рассказовского отделения Сбербанка России № 3884

1.1 Характеристика Рассказовского отделения Сбербанка России № 3884

автоматизированный информационный программа Рассказовский филиал Акционерного коммерческого Сберегательного банка Российской Федерации открытого акционерного общества, является обособленным подразделением Сбербанка России, расположенным вне места его нахождения. Он создан на основании решения общего собрания акционеров и приказа Сбербанка России, соответственно, от 22.03.91 г. и 28.03.91 г., действует на территории г. Рассказово, является территориальным банком Сбербанка России, имеет собственную печать, штампы, бланки с использованием наименования Банка.

Основной задачей филиала является универсальное банковское обслуживание клиентов банка по месту нахождения филиала. Филиал осуществляет свою деятельность в рамках общей кредитной, процентной, инвестиционной и иной политики Банка.

Работники Филиала обязаны не разглашать сведения, составляющие коммерческую тайну Банка и его клиентов.

На денежные средства и другие ценности российских и иностранных предприятий, организаций и граждан, хранящиеся в Филиале не может быть наложено ареста или обращено взыскание, кроме как в случаях, предусмотренных законом.

В соответствии с целями и задачами своей деятельности Филиал выполняет следующие банковские операции и сделки:

1. привлечение денежных средств физических и юридических лиц во вклады;

2. оказание консультационных и информационных услуг;

3. выдачу банковских гарантий;

4. размещение привлеченных денежных средств;

5. осуществление расчетов по поручению физических и юридических лиц по их банковским счетам;

6. открытие и введение банковских счетов физических и юридических лиц;

7. куплю-продажу иностранной валюты;

8. выдачу поручительств от третьих лиц, предусматривающих исполнение обязательств в денежной форме;

9. осуществление лизинговых операций;

10. и другие.

Руководство текущей деятельностью филиала осуществляет Правление и руководитель территориального банка. Руководитель филиала действует на основании доверенности, выданной ему Банком. Руководитель несет персональную ответственность за работу филиала и подразделений системы Банка, расположенных на обслуживаемой филиалом территории, и за решение возложенных на них задач Отделения Сбербанка занимается предоставлением услуг клиентам и проведением банковских операций. Отделение банка пользуется более широкими правами, чем филиалы. Отделения могут осуществлять практически все виды банковских операций, разрешенных Уставом.

Рассказовское ОСБ № 3884 предоставляет своим клиентам следующие операции:

· открытие счетов в рублях и иностранной валюте,

· расчетно-кассовое обслуживание юридических и физических лиц,

· валютно-обменные операции,

· размещение денежных средств клиентов: депозиты, собственные векселя банка, и прием вкладов населения,

· кредитование юридических и физических лиц,

· предоставление пластиковые карты

· обслуживание по системе «Клиент-Банк»,

· экспортно-импортные операции,

· консультирование по внешнеторговым сделка,

· перевод рублей и иностранной валюты без открытия текущего счета,

· ускоренные денежные переводы,

· покупка и продажа драгоценных металлов и памятных монет.

Организационную структуру Рассказовское ОСБ № 3884 формируют отделы и службы, которые в свою очередь делятся на сектора.

Администрация ОСБ № 3884 осуществляет полное руководство отделением и выступает во всех договорных экономических отношениях с контрагентами от имени банка. Также имеет право заключать кредитные договоры, договоры на приобретение или передачу предприятиям на условиях аренды оборудования, транспортных средств и иного имущества.

Служба по работе с персоналом обеспечивает набор сотрудников и занимается отбором кандидатов, желающих работать на определенных должностях, повышением квалификации работников, приемом и продвижением по службе персонала.

Экономическая служба накапливает и анализирует информацию, подготавливает проекты планов и отчеты деятельности банка, обрабатывает баланса банка, подготавливает и реализует экспертные исследования.

Сектор кредитования занимается предоставлением всего комплекса услуг по кредитованию и консультированием по вопросам кредитования, приемом и рассмотрением от клиентов документов на получение кредита, ведением журнала поступивших заявок, расчетом платежеспособности заемщика и оформлением кредитных документов, принятием мер к погашению проблемной и просроченной задолженности, формирует кредитное досье Юридическая служба разрабатывает нормативные документы и изменения в уставе банка, контролирует выполнение уставных положений и правильность оформления банковских сделок, составляет договоры, акты залога и другие деловые бумаги, участвует в унификации форм кредитования и расчетов, ведет все дела банка в судебных и административных учреждениях, составляет разного рода акты, исковые заявления отзывы, протесты и т. д.

Сектор вкладов населения осуществляет: учет и анализ привлеченных средств и собственного капитала банка, учет депозитных средств банка по их срочности и отдельным депонентам, заключение договоров по вкладам, анализ депозитных средств, их структуры и динамики развития.

Сектор последующего контроля за операциями по депозитам физических лиц проверяет законность совершения операций и правильность оформления документов, регистрирует открытые и закрытые лицевые счета по филиалам, занимается контролем за выдачей в филиалах отделения компенсации, учетом остатков вкладов по каждому виду вклада.

Отдел бухгалтерского учета и отчетности проверяет организацию учета в подчиненных отделениях Сбербанка, осуществляет межбанковские расчеты, осуществляет контроль за исполнением хозяйственных договоров ОСБ № 3884 с различными организациями, осуществляет контроль и ведение бухгалтерского учета по операциям с иностранной валютой, осуществляет начисление и перечисление налогов, обеспечивает сохранность бухгалтерских документов, анализирует бухгалтерские отчеты и балансы филиалов Сбербанка по г. Мичуринску, Мичуринскому району, Петровскому району, Староюрьевскому району, Первомайскому району, составляет сводные месячные, квартальные, годовые отчеты, подводит итоги хозяйственной деятельности ОСБ № 3884.

Отдел по информатике и АБР организует компьютерные системы банка, занимается разработкой программного обеспечения для отделов банка, разрабатывает программы перспективного и текущего оснащения банка экспертно-вычислительной и оргтехникой, совместно с администрацией реализует эти программы.

1.2 Основные подходы в Отделе бухгалтерского учета и отчетности отделения Сбербанка России № 3884

Организационное устройство всех коммерческих банков соответствует общепринятой схеме управления акционерного общества. Высшим органом коммерческого банка является общее собрание акционеров, которое должно проходить не реже одного раза в год. На нем присутствуют представители всех акционеров банка на основании доверенности. Общее собрание правомочно решать вынесенные на его рассмотрение вопросы, если в заседании принимает участие не менее трех четвертей акционеров банка.

Общее руководство деятельностью банка осуществляет совет банка. На него возлагаются также наблюдение и контроль за работой правления банка. Состав совета, порядок и сроки выборов его членов определяет общие направления деятельности банка, рассматривает проекты кредитных и других планов банка, утверждает, планы доходов и расходов и прибыли банка, рассматривает вопросы об открытии и закрытии филиалов банка и другие вопросы, связанные с деятельностью банка, его взаимоотношениями с клиентами и перспективами развития.

Документооборот — это система оформления, использования и движения расчетных документов и денежных средств, куда входят: выписка грузоотправителем счета-фактуры и передача его другим участникам расчетов; содержание расчетного документа и его реквизиты; сроки составления расчетного документа и порядок предъявления его в банк, а также другим участникам расчетов; движение расчетного документа между учреждениями банков; порядок и сроки оплаты расчетного документа, перевода и получения денежных средств; порядок использования расчетного документа для взаимного контроля участников расчета и осуществления мер экономического воздействия.

Самой распространённой формой расчётов для ОСБ № 3884 являются платёжные поручения, которые могут использоваться для предварительной оплаты товаров, работ, услуг или для осуществления периодических платежей. Оно представляет собой распоряжение владельца счёта (плательщика) обслуживающему его банку, оформленное расчётным документом, перевести определённую денежную сумму на счёт получателя средств, открытый в этом или другом банке.

Основанием для записи операций банка служит первый экземпляр платёжного поручения (с подписями и печатью), который выписывается уполномоченными на это должностными лицами предприятия. Второй прилагается к выписке из расчётного счёта клиента. В банк клиента получателя денег пересылается экземпляр платёжного поручения в электронном виде.

Платежное поручение представляется в банк в 4-х экземплярах:

1-й экземпляр используется в банке плательщика, 2-й и 3-й экземпляры отсылаются в банк получателя платежа, 4-й экземпляр возвращается плательщику.

Платёжные поручения принимаются банком независимо от наличия денежных средств на счёте плательщика. При отсутствии или недостаточности денежных средств на счёте плательщика, а также если договором банковского счёта не определены условия оплаты расчётных документов сверх имеющихся на счёте денежных средств, платёжные поручения помещаются в картотеку по вне балансовому счёту № 90 902 «Расчётные документы, не оплаченные в срок». При этом на лицевой стороне в правом углу всех экземпляров платёжного поручения проставляется отметка в произвольной форме о помещении в картотеку с указанием даты. Оплата платёжных поручений производится по мере поступления средств в очередности, установленной законодательством (ст. 855 ГК РФ). Допускается частичная оплата платёжных поручений из картотеки по вне балансовому счёту № 90 902 «Расчётные документы, не оплаченные в срок». При частичной оплате платёжного поручения банком используется платёжный ордер.

При оформлении платёжного ордера на частичную оплату на всех его экземплярах в поле «Отметки банка» проставляются штамп банка, дата, а также подпись ответственного исполнителя банка. Первый экземпляр платёжного ордера на частичную оплату также заверяется подписью контролирующего работника банка.

Плательщик обращается с заявлением на аккредитив в свой банки и предоставляет ему заполненный аккредитив.

Поступившие от банка — эмитента денежных средств по покрытому аккредитиву, средства зачисляются исполняющим банком на открытый для осуществления расчётов по аккредитиву отдельный лицевой счёт.

Для получения денежных средств по аккредитиву получатель средств предоставляет в исполняющий банк четыре экземпляра реестра счетов со ссылкой на аккредитив, отгрузочные и другие предусмотренные условиями аккредитива документы. При платеже по аккредитиву сумма, указанная в реестре счетов, зачисляется на счёт получателя средств. Первый экземпляр реестра помещается в документы дня банка в качестве основания списания денежных средств с лицевого счёта.

Рассказовским ОСБ № 3884 аккредитивная форма расчетов не используется.

Положение о безналичных расчетах в Российской Федерации, введенное в действие в 1992 г., предусматривает использование в расчетах платежными требованиями-поручениями положительной формы акцепта, которая всегда имеет предварительный характер.

Для акцептования платежного требования-поручения плательщику дается 3 рабочих дня (не считая дня поступления его в банк плательщика).

При согласии оплатить полностью или частично платежное требование-поручение плательщик оформляет его подписями лиц, уполномоченных распоряжаться счетом в банке, и оттиском печати на всех экземплярах и сдает их в обслуживающий банк, из которых:

1-й экземпляр служит основанием для списания средств со счета плательщика и остается в документах для банка;

2-й экземпляр высылается в банк поставщика, где служит основанием для зачисления средств на счет поставщика;

3-й экземплярвозвращается плательщику как расписка в совершении банковской операции по его счету.

При частичном отказе от оплаты в платежном требовании-поручении в графе «Сумма к платежу» плательщик проставляет ту сумму, которую согласен оплатить.

В Рассказовское ОСБ № 141 884 чаще всего используют инкассовые поручения для уплаты налогов.

Чек — это письменное распоряжение плательщика своему банку уплатить с его счёта держателю чека определённую денежную сумму.

Денежные чеки применяются для выплаты держателю чека наличных денег в банке, например на заработную плату, хозяйственные нужды, закупки сельхозпродуктов и т. д.

Расчётные чеки — это чеки, применяемые для безналичных расчётов. Расчётный чек — это документ установленной формы, содержащий безусловный письменный приказ чекодателя своему банку о перечислении определённой денежной суммы с его счёта на счёт получателя средств. Расчётный чек, как и платёжное поручение, оформляется плательщиком, но в отличие от платёжного поручения чек передается плательщиком предприятию — получателю платежа в момент совершения хозяйственной операции, который и предъявляет чек в свой банк для оплаты.

Комплекс услуг по обслуживанию счета предполагает:

1) прием и зачисление поступающих на счет денежных средств;

2) выполнение распоряжения клиента о перечислении соответствующих сумм со счета;

3) прием на счет и выдача со счета наличных денег в случаях, предусмотренных законодательством РФ;

4) совершение расчетов в формах, установленных законом и банковскими правилами через сети РКЦ или счета своих банков-корреспондентов.

При этом используются следующие формы безналичных расчетов:

1) платежные поручения;

2) платежные поручения-требования;

3) чеки;

4) аккредитивы.

Под моментом получения банком от клиента платежных документов понимается:

1) для документов в бумажном виде, доставляемых уполномоченным лицом клиента на рабочее место операциониста (время принятия операционистом этих документов к исполнению);

2) для документов, передаваемых на исполнение в банк с использованием предоставленной банком клиенту электронной системы «клиент-банк» — время получения банком от клиента этих документов. Время приема фиксируется с точностью до часа.

Расчетное обслуживание предприятий и организаций осуществляется на основании договора, заключаемого между клиентом и банком Банк имеет право изменять в одностороннем порядке размер тарифных ставок и условий. Новые тарифные ставки применяются со дня их утверждения Правлением банка или со дня решения уполномоченного для этих целей лица.

Отношения банка с клиентами при осуществлении кассового обслуживания строятся на договорной основе. Согласно договору предприятия могут иметь в своих кассах наличные деньги в пределах лимитов, установленных банком по согласованию с руководителями предприятий. Всю денежную наличность сверх установленного лимита предприятия обязаны сдавать в банк.

1.3 Организация деятельности Отделе бухгалтерского учета и отчетности отделения Сбербанка России № 3884

В состав Отдела входят следующие структурные подразделения:

· руководитель отдела

· Группа по обслуживанию клиентов — физических лиц.

Основная функция отдела розничного обслуживания и продаж — обеспечение выполнения бизнес-планов розничного блока. Специалисты по работе с предприятиями и партнерами банка заключают и реализуют «зарплатные» проекты и договоры эквайринга (приём к оплате платёжных карт в качестве средства оплаты товара, работ, услуг). В функции специалистов по прямым продажам на предприятиях и региональных менеджеров входит организация работы с внутренними структурными подразделениями.

Одно из приоритетных направлений отдела — кредитование физических лиц.

Основными задачами Отдела являются:

1. формирование и развитие клиентской базы по юридическим и физическим лицам Филиала;

2. организация продаж продуктов и услуг, предоставляемых Банком физическим лицам;

3. обеспечение выполнения установленных Головным офисом Банка Филиалу плана продаж розничных продуктов Банка;

4. организация ведения необходимой отчетности в части, относящейся к компетенции Отдела.

В рамках поставленных задач Начальник Отдела обязан:

1) Осуществлять общее руководство деятельностью Отдела, рационально распределять полномочия и задачи работников Отдела, определять степень ответственности и контролировать выполнение должностных обязанностей работниками Отдела.

2) Ознакомиться с внутренними нормативными и распорядительными документами Филиала и Банка, соблюдать в своей деятельности требования законодательных и нормативных актов, а также внутренних нормативных и распорядительных документов Филиала и Банка, в том числе по вопросам информационной безопасности.

3) Консультировать клиентов по порядку и условиям предоставления розничных продуктов Банка.

4) Осуществлять обучение и тестирование работников Отдела (в рамках передачи опыта и наставничества) по розничным продуктам Банка, технологиям продаж и сопровождению клиентов.

5) Своевременно доводить до сведения работников Отдела установленные Головным офисом Банка Филиалу планы по продажам розничных продуктов Банка, а также вырабатывать совместно с работниками Отдела мероприятия по их выполнению.

6) Организовывать и обеспечивать предложение клиентам в рамках предоставления какого-либо валютной операции Банка и иных услуг Банка.

Правовое обеспечение отдела по работе с персоналом осуществляет Юридический отдел. Основными функциями Юридического отдела являются:

1. проверка поступающей и исходящей документации в соответствии с действующим законодательством;

2. информирование руководителей об изменениях в законодательстве;

3. разработка нормативных документов в организации Все поступившие до окончания операционного дня наличные деньги должны быть оприходованы в операционную кассу банка и зачислены на соответствующие счета по балансу в тот же рабочий день.

К началу каждого рабочего дня определяется величина выплат наличных денег из кассы банка. С учетом этого для совершения расходных операций, заведующий кассой выдает под отчет кассирам необходимую сумму денег под расписку в Книге учета принятых и выданных денег. В книгу записывается сумма денег, которую заведующий кассой выдает кассиру в начале рабочего дня. В конце дня в книгу заносится сумма неизрасходованных средств, которые кассир сдает заведующему.

В конце операционного дня кассир сверяет сумму принятых им под отчет денег с суммой расходных документов за день и фактическим остатком денег. После этого он составляет «Справку о суммах принятой и выданной денежной наличности». В справке указываются фамилия кассира, количество приходных и расходных документов, сумма денег по приходу и расходу, остаток денег.

После пересчета банкнот, монет и ценностей составляется акт ревизии денежной наличности и ценностей ф. № 18, который подписывается всеми работниками, участвовавшими в ревизии, и должностными лицами, ответственными за сохранность ценностей.

Результаты проведенной ревизии или проверки рассматриваются руководителем отделения банка. По результатам рассмотрения даются указания лицам, ответственным за сохранность ценностей, об устранении выявленных недостатков.

2. Обзор современных средств автоматизации в коммерческих банках

2.1 Общие сведения об автоматизированных информационных системах в коммерческих банках

На сегодняшний день автоматизация бухгалтерского учета необходима также, как и в середине девяностых годов. Причин этому много. Во-первых, информацию необходимо обрабатывать как можно быстрее и качественнее, подчас информационные потоки не менее важны, чем материальные. Во-вторых, утеря информации или ее попадание в чужие руки может обойтись весьма дорого.

Автоматизированная банковская система (базовый комплекс) позволяеторганизоватьбыстроеикачественноеобслуживаниеклиентовпоширокомуспектрууслуг. Основные функциональные модули системы реализуют:

1. расчетно-кассовое обслуживание юридических лиц;

2. обслуживание счетов банков-корреспондентов;

3. кредитные, депозитные, валютные операции;

4. любые виды вкладов частных лиц и операции по ним;

5. фондовые операции;

6. расчеты с помощью пластиковых карт;

7. бухгалтерские функции;

Под автоматизация понимается способ организации работы с документами, при котором основная масса документов организации (предприятия) используется в электронном виде и хранится централизованно в так называемых электронных архивах (ЭА), своеобразных информационных складах, или хранилищах данных. Электронный документооборот может быть внутренним и внешним, и это налагает определённую специфику на информационный обмен.

Для работы с электронными документами в России на протяжении многих лет наиболее активно используются системы, которые можно отнести в основном к двум классам: системы электронных архивов (СЭА) и системы электронного документооборота (СЭД). Некоторые авторы предлагают выделять ещё один класс, интересный именно для российских пользователей, — системы электронного делопроизводства, — и, чтобы не путать с последними, называют их СДЭ — системы делопроизводства электронные. Но в принципе отечественные СЭД, как правило, включают в себя и эти функции.

Любой документ проходит разные фазы своего жизненного цикла, и его, для удобства и ускорения работы, на всех этих стадиях можно сделать доступным другим сотрудникам, с которыми необходимо взаимодействие, в том числе ещё в процессе подготовки документа. Отсюда возникают и такие понятия, как версионность документов, стадии жизненного цикла, состояния документов, маршруты движения, совместная (групповая) работа, процесс, docflow и workflow и пр.

В свою очередь, СЭД развиваются в направлении усиления архивных функций: появляются разнообразные хранилища документов, представления документа в разных форматах.

В результате появляется новый класс систем, получивший название ECM, в котором представлены функции обоих вышеупомянутых направлений (СЭА и СЭД).

Enterprise Content Management (ECM) — это управление корпоративными информационными ресурсами, их содержанием и наполнением. Понятие ECM-системы несколько шире, чем СЭД. Под первой понимают набор технологий, инструментов и методов, используемых для сбора, управления, накопления, хранения и доставки информации всем потребителям внутри организации. Например, для того, чтобы иметь право называться ECM-системой, СЭД должна содержать средства сканирования документов, гарантировать сохранность документов, поддерживать регламенты доступа к ним и их хранения, управление интернет-данными и «динамическим контентом» при организации взаимодействия многих пользователей и т. д.

Комплексная автоматизация предприятий, компаний, как правило, строится путём интеграции нескольких систем, каждая из которых решает определённый круг задач. Поэтому очень важно правильно определить, что именно должно реализовываться в рамках каждой системы, и обеспечить их рациональное взаимодействие.

Они тесно связаны с расчётом задолженности, сроками оплаты, статьями бюджета и другими параметрами, как правило, учитываемыми в бухгалтерских и ERP-системах. Поскольку, например, электронный образ счёта-фактуры всё равно придётся формировать, вводить и хранить в структурированном виде (в бухгалтерской или соответствующей учётной системе), то заносить его в СЭД сканированием нецелесообразно. В данном случае наиболее правильный вариант — интеграция ECMи ERP-систем, при которой записи ERP-системы могут отправляться в виде вложений в задания ECM-системы, например, для согласования, а итоговые отчёты ERP-системы могут сохраняться в СЭД и подписываться электронной цифровой Система автоматизации документооборота складывается из нескольких подсистем. Каждая подсистема обладает набором специфических для нее функций. При этом отдельные подсистемы тесно взаимодействуют между собой. Разделение системы документооборота на подсистемы, предпринимаемое нами носит несколько «академический» характер. В реальной практике программные продукты достаточно условно можно отнести к той или иной группе в нашей классификации. Как правило, системы реализуют лишь часть функций, описанных ниже, при этом продукт одного класса может включать в себя часть функций систем другого класса. По этому построение систем автоматизации документооборота из существующих на рынке продуктов требует не только хорошего понимания конечной задачи, но и отличного знания рынка программного обеспечения.

Можно выделить следующие подсистемы автоматизации документооборота.

· Системы автоматизации делопроизводства;

· Архивы документов;

· Системы ввода документов и системы обработки образов документов;

· Системы управления стоимостью хранения документов;

· Системы маршрутизации документов;

· Системы комплексной автоматизации бизнес-процессов.

Автоматизации документооборота, может положительно сказаться и то, что внедрение систем электронного документооборота целесообразно и эффективно, тогда как обмениваемые документы в большинстве своей массы электронные. Автоматизауия бумажного документооборота позволит организовать контроль местонахождения документов и повысить исполнительскую дисциплину, для конечного пользователя такая автоматизация будет означать необходимость совершения дополнительных действий.

2.2 Обзор российского рынка программных средств автоматизации документооборота в организациях

автоматизированный информационный программа

1С: Предприятие 7.7

1С: Предприятие 7.7 и построенные на ее основе программные решения позволяют осуществлять анализ и управление эффективностью работы организации. Поскольку платформа и решения, построенные с ее использованием, ориентированы на то, чтобы помочь автоматизировать самые актуальные бизнес-процессы организации, в первую очередь данные программные средства помогают руководителю решать поставленные перед ним задачи управления и развития организации. Используя данную линейку, руководитель получает самую актуальную информацию, которая столь необходима для принятия верного управленческого решения. Программные средства на основе платформы 1С: Предприятие 7.7 позволяют осуществлять прогнозирование продаж, планировать финансовую деятельность, анализировать рентабельность деятельности организации, сопоставлять планы с фактической информацией, осуществлять бюджетирование в организации.

1. С помощью программных средств на основе 1С: Предприятие 7.7. управление и учет оперативной деятельности организации упрощается в несколько раз. Менеджеры и работники организаций, которые занимаются производственной, торговой деятельностью или работающие в компании, оказывающей услуги, управляют выпускаемой продукцией и запасами, принимают заказы, формируют необходимые документы (счета, акты выполненных работ и так далее).

2. Бухгалтерия и отдел кадров с помощью линейки программного обеспечения, построенной на основе 1С: Предприятие 7.7 ведут автоматизированный бухгалтерский, налоговый и кадровый учет. Вся отчетность и учет, выполняемый в программных продуктах компании 1С, в полном объеме соответствует всем требованиям современного законодательства.

Благодаря такой функциональности, система программных средств 1С: Предприятие 7.7 позволяет автоматизировать бизнес-процессы организации плавно, использовать мощные прикладные решения, интегрировать внедренные решения с другими программными средствами.

Программное обеспечение системы 1С: Предприятие 7.7 поставляется с типовыми конфигурациями, которые способны реализовать общие схемы ведения учета и используются большинством организаций. Конфигуратор, входящий в состав системы, позволяет:

1. Настраивать систему на разнообразные виды учета

2. Реализовывать любую методологию учета

3. Организовывать любые справочники и документы произвольной структуры

4. Настраивать внешний вид форм ввода данных

5. Создавать специфические печатные формы документации, использовать при этом разнообразные шрифты, рамки, цвета, рисунки

6. Наглядно представлять информацию в виде графиком и диаграмм

7. Быстро изменять конфигурации, используя при этом «конструктор».

Система обладает уникальными свойствами настраиваемости и гибкости. Она способна адаптироваться к особым условиям складского и торгового учета конкретной организации.

АККОРД САБУ фирмы «Атлант-Информ» Система «Аккорд» (версия 3.2) представляет собой комплекс программ, автоматизирующих различные службы предприятия. В одной информационной среде могут работать отдел кадров, плановые службы, бухгалтерия, службы управления закупками и продажами, отдел труда и заработной платы. Функционально система разделена на модули: управление снабжением; управление продажами; склад; обмен (предназначен для организации работы системы в режиме распределенной БД и обмена информацией между несколькими удаленными друг от друга подразделениями); технико-экономическое планирование (ТЭП); спецодежда; торговый зал; комиссия (автоматизация функций учета комиссионных товаров); управление кадрами; заработная плата; бухгалтерский учет; учет основных средств и нематериальных активов; учет МБП; международная бухгалтерская отчетность; анализ финансового состояния; нормативы; администратор. Наибольший интерес вызывает модуль «Технико-экономическое планирование». Он позволяет производить расчет плана производства на каждый месяц в натуральном и стоимостном выражении по каждому цеху (с учетом имеющихся запасов) на основе состава производственных заказов; устанавливать план выпуска продукции; производить расчет потребности в материалах, полуфабрикатах на плановый или фактический объем производства; определять сводные потребности в материалах, а также трудозатраты на одно изделие или партию однородных изделий; калькулировать плановую себестоимость изделий и полуфабрикатов; выдавать последовательность технологических операций и нормы трудозатрат при производстве изделий или полуфабрикатов и т. д. Такое широкое функциональное наполнение облегчает анализ динамики производственной себестоимости в течение любого периода времени. Система разработана с помощью инструментальной среды «Атлантис» компании «Атлант-Информ», использующей систему управления записями Btrieve, SQL Server фирмы Sybase и поддерживающей архитектуру клиент / сервер. Требования к аппаратному обеспечению: для станции-клиента необходим процессор класса не ниже 386DX, оперативная память от 4 Мбайт; для сервера — процессор класса не ниже 486DX, ОЗУ объемом не менее 16 Мбайт.

Оптима Workflow

Система и называется Оптима Workflow, это больше чем workflow-продукт. Кроме общего механизма организации потока работ, он позволяет хранить на время проведения работ все документы, относящиеся к процессу. Для этого в качестве хранилища используется механизм общих папок Microsoft Exchange. Полезной особенностью является отслеживание критических путей и представление комплекса взаимосвязанных работ.

Система автоматизирует регистрацию документов по правилам делопроизводства, реализует механизмы аннотирования и сбора резолюций, доставки отчетов об исполнении поручений.

Тот факт, что Оптима Workflow использует в качестве основного хранилища и транспорта механизм Microsoft Exchange, определяет все ее возможности по надежности хранения, защите от сбоев, применению медленных линий связи, синхронизации данных, ограничению доступа к данным.

Workflow-система удобна для формализации ежедневных, типовых процедур работы с документами. Так как Оптима Workflow в качестве сервера использует Exchange, его легко внедрить в тех компаниях, где он уже применяется по своему прямому предназначению — как почтовый сервер. Не нужно рассчитывать на то, что Оптима Workflow позволит вам задействовать Exchange в качестве электронного архива — для этого есть другие продукты, к примеру Microsoft SharePoint Portal Server. Оптима Workflow хранит документы только в процессе — пока работы, связанные с ним, не завершены.

Documentum 5

Documentum — это полнофункциональная платформа, предназначенная для управления неструктурированной информацией предприятия (различные типы документов, цифровые медиаданные, содержание Интернет-сайтов). Платформа Documentum позволяет не только управлять документами предприятия на всех этапах жизненного цикла, но и решать задачи комплексной автоматизации различных бизнес-процессов, обеспечивая процесс-ориентированную связь различных информационных систем между собой.

Несмотря на то, что первые проекты на базе Documentum в России были реализованы всего несколько лет назад, сегодня продукты этой компании успешно применяются уже более чем в 70 различных организациях, среди них: банки, телекоммуникационные компании, холдинговые структуры, государственные организации, нефтегазовые компании.

«Documentum 5 — исключительно мощная комплексная платформа. Поражает объем ее функционала — от управления содержанием веб-страниц до управления цифровыми медиаданными. Documentum имеет четко определенную концепцию и однозначно обозначил свою приверженность рынку управления неструктурированной информацией предприятия (ECM).

Программа «Турбо Бухгалтер»

Программа «Турбо Бухгалтер» входит в пятерку лидеров на российском рынке программного обеспечения для бухгалтерии и является мощным учетно-аналитическим инструментом, с помощью которого комплексно решаются учетные задачи предприятия.

Линейка продуктов версии «Турбо Бухгалтер 6.9» позволит предприятию выбрать себе программу, подходящую по цене и функциональности. Важное достоинство линейки продуктов — преемственность программ, что упрощает переход с одной программы на другую по мере роста и развития предприятия. Все они имеют единый интерфейс, одинаковые структуры справочников и картотек, все привычные формы журналов хозяйственных операций (текстовый, табличный, картотечный). Отличие заключается в функциональных возможностях.

Турбо Бухгалтер ЭКОНОМ — программа для ведения бухгалтерского учета на небольших предприятиях. Программа автоматизирует банковские кассовые операции, расчеты с контрагентами и подотчетными лицами, учет НДС. Автоматически формирует бухгалтерскую отчетность. Расчет зарплаты, учет ТМЦ и амортизируемого имущества ведется на типовых операциях, заполнение налоговых регистров осуществляется вручную. Программа работает в локальном варианте, имеет возможность формирования 64 000 проводок. Для удобства работы можно доустановить приложения к Турбо Бухгалтер 6.9.

Турбо Бухгалтер БАЗОВАЯ — программа предназначена для комплексной автоматизации бухгалтерского и налогового учета на малых и средних предприятиях. Содержит встроенные системы: Налоговый учет, Мини-зарплата, Налогоплательщик, Бухгалтерский учет ТМЦ, Учет ОСиНА. Программа работает в локальном варианте, имеет возможность формирования 64 000 проводок. Для расширения функциональности программы есть возможность доустановки приложений к Турбо Бухгалтер 6.9.

Турбо Бухгалтер ПРОФ — программа для комплексной автоматизации бухгалтерского и налогового учета на малых, средних и крупных предприятиях и создания собственных приложений. Содержит встроенные системы: Налоговый учет, Мини-зарплата, Налогоплательщик, Бухгалтерский учет ТМЦ, Учет ОС и НА. Обеспечивает работу на локальном месте и в сети, нет ограничений по числу проводок. При необходимости можно доустановить любое приложение к Турбо Бухгалтер 6.9.

Турбо Бухгалтер СЕТЕВАЯ — программа предназначена для организации работы в сети и комплексной автоматизации бухгалтерского и налогового учета на средних и крупных предприятиях. Позволяет работать на неограниченно большом числе рабочих мест. Работа в сети организована в трехзвенной архитектуре клиент-сервер. В качестве сервера баз данных могут использоваться MS SQL Server (MSDE), Oracle, Apache.

«АУБИ»

АУБИ — это система автоматизации учета и делопроизводства, которая включает в себя документооборот, бухгалтерию, налоговый учет, склады, зарплату, реализацию, снабжение, торговлю, отдел кадров, планирование, финансовый учет и анализ, а также другие функции. Система создана профессиональными программистами под руководством опытных аудиторов и прошла тщательное тестирование экспертами на протяжении более 12 лет. АУБИ может быть использована на различных предприятиях: производственных, коммерческих, страховых, строительных, бюджетных, образовательных, коммунальных и др.

АУБИ позволит существенно снизить затраты рабочего времени за счет автоматизации всех участков учета и делопроизводства. Используя АУБИ, можно вести учет на нескольких предприятиях одновременно. Опытному специалисту в области финансового и бухгалтерского учета и планирования АУБИ облегчит ведение детального и развернутого аналитического учета на предприятии. Начинающий бухгалтер с помощью АУБИ быстро научится разбираться во многих тонкостях бухгалтерского учета и сможет правильно организовывать работу. На крупных предприятиях несколько учетных работников могут вести учет в единой системе локальной вычислительной сети. Для холдингов и корпоративных пользователей имеется возможность создания объединенного консолидированного учета нескольких юридических и физических лиц с общей методикой учета (план счетов, шаблоны проводок), общими ресурсами (контрагенты, товарно-материальные ценности (ТМЦ), коэффициенты и т. п.).

АУБИ спроектирована как универсальный программный комплекс, в котором имеются: все участки бухгалтерского, налогового, финансового, материального, товарного учетов; расчеты с персоналом; консолидированный и многоконтурный учеты.

Бухгалтерский конструктор Бухгалтерский конструктор — это бухгалтерская система с рас­ширенными инструментальными возможностями. Реализованные в таких системах бухгалтерские «навыки» (для типовых продаж) ограничиваются обычно не слишком большими возможностями. Выполнение таких операций, как расчет износа основных средств, оценка запасов товарно-материальных ценностей, расчет заработной платы, калькуляция себестоимости, переоценка валютных счетов, распределение прибыли, движение и взаимодействие первичных документов в крупной бухгалтерии между различными участками учета, «конструкторы», как правило, без соответствующих настроек не могут осуществить. Однако при овладении специальным языком можно самостоятельно научить программу выполнять любые расчеты, выдавать ведомости, отчеты и др.

Принципиально невозможно в одну программу заложить специфику учета тысяч бухгалтерий. Поэтому такие системы стали делать в виде универсальных заготовок, из которых с помощью настроек можно сделать программу, подходящую для любой фирмы. Эти универсальные системы более устойчивы, свободны от ошибок, не связаны с конкретной спецификой той или иной фирмы. Программы менее уязвимы для быстроменяющегося законодательства.

Главной особенностью программных систем (ПС) класса «бухгалтерский конструктор» является модульная и гибкая архитектура. Наряду с основными бухгалтерскими функциями в них имеются специальный встроенный процедурный язык и средства на­стройки, предполагающие широкие возможности адаптации к конкретным условиям учета и дополнительным требованиям либо самим пользователем, либо дилером разработчика. В противоположность этому виду ПС большинство других бухгалтерских систем использует, как правило, «защитные» алгоритмы настрой­ки специальных учетных методик и расчетов, недоступные для изменений пользователями, например алгоритмы расчета износа основных средств, оценки запасов товарно-материальных ценностей, расчета курсовых разниц и т. д.

В принципе элементы «инструментальное™» в той или иной степени могут присутствовать в разработке любого класса, но в интегрированных системах программы-конструкторы встречаются чаще.

ABACUS

ABACUS professional — Полный комплекс бухгалтерского учета.

Отличительные особенности комплекса — функциональная полнота и комплексное решение всех задач учета.

САБУ фирмы «Омега» Основной разработкой компании «Омега» является программный комплекс ABACUS Professional, предназначенный для ведения бухгалтерии, финансового планирования и управления на предприятиях с численностью работников бухгалтерии и планово-финансовых служб до 50 — 60 человек. Эта САБУ создана на базе СУБД Clarion 3.1 и состоит из набора взаимосвязанных модулей (основные средства и вложения, складской учет и накладные, банк и касса, подотчетные лица, договоры и расчеты, заработная плата, работа со счетами, печать бухгалтерских документов, отчеты и финансовый анализ, печать сопровождающих документов, сервис и инсталляция, забалансовые счета), которые могут функционировать как независимо, так и в составе комплекса.

Необходимо отметить, что при любой конфигурации требуется модуль настройки, обеспечивающий привязку комплекса к конкретной бухгалтерии и ввод главных данных. В основе продукта ABACUS Professional лежит единое поле проводок. Это значит, что действия, выполненные в одном программном модуле, находят свое отражение во всех остальных разделах системы независимо от того, откуда произведен ввод проводок. Все проводки попадают в единую БД, что позволяет оперативно контролировать данные различных направлений бухгалтерского учета и манипулировать ими. Такая система обеспечивает высокую степень взаимодействия между отдельными участками работы бухгалтерии.

На программном уровне в концепцию САБУ заложена конфигурация «файл-сервер». Все рабочие станции настраиваются на одни и те же файлы БД, обработка информации (ввод, редактирование, удаление) проводится на каждой станции. При попытке одновременного доступа к одной и той же записи с различных рабочих мест комплекс выдает диагностические сообщения.

Сетевая версия работает в сетях под NetWare и Windows NT. В ЛС под управлением ОС LANtastic допускается организация не более трех рабочих мест. Минимальные требования к станции-клиенту: процессор от 386DX и 4 Мбайт оперативной памяти. Сервер должен иметь процессор класса 486DX и выше и 8 Мбайт оперативной памяти (минимальные требования к серверу, когда в сети работает до пяти станций-клиентов). Наряду с САБУ ABACUS Professional фирмой «Омега» разработаны программы для автоматизации хозяйственной бухгалтерии банков и финансовых компаний (ABACUS Bank), учета услуг гостиниц и гостиничных комплексов (Hotel), операций с ценными бумагами (ABACUS invest), учета в фирмах, имеющих сеть торговых центров, филиалов, складов и ведущих централизованный бухгалтерский учет товарооборота (Trade house). Последние три продукта могут функционировать независимо или в комплексе с САБУ ABACUS Professional.

Кроме того, фирма «Омега» продвигает на рынок принципиально новое ПО ABACUS Financial, которое не является тиражируемым продуктом и разрабатывается под заказ с учетом специфики методологии и организации бухгалтерского учета на предприятии. Этот программный комплекс создавался с использованием СУБД Oracle и предназначен для автоматизации бухгалтерской и планово-финансовой работы на крупных предприятиях.

2.3 Обзор программного и информационного обеспечения автоматизированных систем бухгалтерского учета

В функциональном аспекте бухгалтерские системы должны, по крайней мере, безошибочно производить арифметические расчеты; обеспечивать подготовку, заполнение, проверку и распечатку первичных и отчетных документов произвольной формы; осуществлять безошибочный перенос данных из одной печатной формы в другую; производить накопление итогов и исчисление процентов произвольной степени сложности; обеспечивать обращение к данным и отчетам за прошлые периоды.

Для того чтобы обеспечить указанные возможности, система должна иметь единую базу данных по текущему состоянию бухгалтерского учета на предприятии и архивным материалам, любые сведения из которой могут быть легко получены по запросу пользователя. В зависимости от особенностей учета на предприятии базы данных могут иметь различную структуру, но в обязательном порядке должны соответствовать структуре принятого плана счетов, задающего основные параметры настройки системы на конкретную учетную деятельность. Модули системы, обеспечивающие проведение расчетов, суммирование итогов и начисление процентов, должны использовать расчетные нормативы, которые приняты в текущее время.

Надежность системы в компьютерном плане означает защищенность ее от случайных сбоев и в некоторых случаях от умышленной порчи данных. Как известно, современные персональные компьютеры являются достаточно открытыми, поэтому нельзя достоверно гарантировать защиту чисто на физическом уровне. Важно, чтобы после сбоя разрушенную базу данных можно было легко восстановить, а работу системы возобновить в кратчайшие сроки. Хорошие бухгалтерские системы отвечают этим требованиям.

Не менее важно, чтобы фирма — разработчик бухгалтерской программы имела значительный опыт работы и солидную репутацию. При выборе системы следует учитывать то обстоятельство, что в дальнейшем к продавцу придется неоднократно обращаться и за советом или консультацией, и за заменой устаревшей версии на более свежую.

Компьютеризация возможна для всех уровней учета:

сбора и регистрации первичной информации (учет готовой продукции, сырья и материалов на складах, рабочего времени и неявок сотрудников);

ведения учетных регистров хозяйственных операций;

организации учета расчетов предприятия, учета затрат на производство и калькулирования себестоимости продукции (работ, услуг);

расчета и печати (переноса на бумажный носитель) отчетных форм.

Компьютерные системы учета позволяют оперативно формировать информацию по различным аспектам финансового состояния предприятия, необходимую руководству для принятия текущих решений по управлению предприятием.

К такой информации, в частности, относится:

1. состояние расчетного и валютного счета;

2. дебиторская и кредиторская задолженность;

3. состояние кредитных линий и т. п.

Комплексная автоматизация бухгалтерского учета, обеспечивающая полную обработку всей учетной информации, первичный экономический анализ по отдельным показателям, эффективное планирование предстоящих налоговых выплат, повышает информационные возможности Вашего предприятия.

Как правило, степень автоматизации учетных, контрольных и аудиторских задач и технология их осуществления уточняется еще перед началом аудиторской проверки. Это позволяет составить или уточнить план и программу аудиторской проверки. При оценке сложности системы автоматизированной обработки учетных данных необходимо принимать во внимание как степень интеграции различных информационных подсистем, так и степень совместного использования разными системами одних и тех же баз данных.

Особое внимание уделяется проверке надежности средств внутреннего контроля в условиях компьютерной обработки данных. Учетная политика, ориентированная на КСБУ, должна обязательно предусматривать элементы внутреннего контроля.

В условиях автоматизированных систем обработки учетной информации осуществляют три вида контроля: