Автоматизированная информационная система управления складом предприятия ОСП «Лихославльский почтамт филиал ФГУП Почта России по Тверской области» г. Лихос

Автоматизированная информационная система управления складом предприятия ОСП Лихославльский почтамт филиал ФГУП Почта России по Тверской области" г. Лихославль

1. Анализ предметной области и технологий построения систем

1.1 Анализ организационной структуры управления (бизнес-процессами)

1.2 Анализ функционирования объекта (анализ бизнес-процессов) или существующей информационной системы

1.3 Разработка вариантов концепции ИС

1.3.1 Требования к информационному обеспечению

1.3.2 Требования к программному обеспечению

1.3.3 Требования к техническому обеспечению

1.4 Техническое задание на разработку программы «Автоматизированная информационная система управления складом предприятия»

1.4.1 Наименование программы

1.4.2 Требования к программе

1.4.3 Требования к надежности

1.4.4 Требования к составу и параметрам технических средств

1.4.5 Требования к информационному обеспечению

1.4.6 Требования к программным средствам, используемым программой

1.4.7 Требования к программной документации

1.4.8 Стадии и этапы разработки

1.4.9 Содержание работ по этапам

2. Проектирование информационной системы и технологий

2.1 Разработка информационного обеспечения

2.1.1 Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной информации.

2.3 Разработка прикладного программного обеспечения

2.3.1 Особенности программной реализации

2.3.2 Тестирование работы ИС на данных контрольного примера

2.4 Расчет надежности информационной системы

3. Обоснование экономической эффективности

3.1 Выбор и обоснование методики расчёта экономической эффективности

3.2 Показатели эффективности проекта

3.3Выводы и предложения.

4. Безопасность и экологичность

4.1 Охрана труда в помещениях с ПЭВМ (ЭВТ)

4.1.1 Общая характеристика помещения с ПЭВМ (ЭВТ)

4.1.2 Гигиеническая сертификация используемого оборудования (ПЭВМ, ЭВТ) и аттестация рабочих мест с ПЭВМ

4.1.3 Санитарно-гигиенические и психофизиологические факторы условий труда в помещении с ПЭВМ (ЭВТ), мероприятия для снижения их негативного влияния

4.1.4 Характеристика выполняемой на ПЭВМ работы и рекомендации по ее улучшению

4.1.5 Профессионально-обусловленные заболевания и медицинское обслуживание работников с ПЭВМ (ЭВТ).

4.1.6 Характеристика помещения с ПЭВМ (ЭВТ) по электроопасности и обеспечение электробезопасности в данном помещении

4.1.7 Характеристика помещения с ПЭВМ (ЭВТ) по взрывопожароопасности и обеспечение пожаровзрывобезопасности в данном помещении

4.2 Мероприятия и технические средства по предупреждению чрезвычайных ситуаций и ликвидации их последствии

4.3 Мероприятия и технические средства по охране окружающей среды в районе расположения объекта исследования

4.4 Выбор системы кондиционирования для помещения с ПЭВМ Заключение Библиографический список

На сегодняшний день в мире информационные технологии достигли высокого уровня развития. Уже трудно представить повседневную жизнь без современных технологий, а деятельность компаний, организаций вообще невозможна. Внедрения новейших технологий помогает организовать рабочий процесс эффективнее, быстрее, надежнее. Рост конкуренции принуждает каждую компанию, организацию использовать новейшие подходы к оказанию услуг. Рост операций, расширение услуг, увеличение объема торговли вынуждает компании совершенствовать управленческую деятельность.

В связи с вышесказанным большинство компаний используют в своей деятельности автоматизированные системы, что позволяет эффективно хранить, обрабатывать и использовать накопленную информацию. Хочу отметить, что эффективная работа компании очень зависит от уровня оснащения компании информационными системами.

В данной работе рассматривается функционирование деятельности государственной компании ФГУП «Почта России», а именно ОСП Лихославльский почтамт УФПС Тверской области филиал ФГУП Почта России. Основным направлением деятельности является оказание почтовых и коммерческих услуг, а так же многих других. Все виды услуг оказываемой компанией указаны в 1 главе текущего Дипломного проекта.

Предметом исследования является автоматизированная информационная система управления складом Лихославльского почтамта.

Целью работы является создание автоматизированной информационной системы, способной автоматизировать большую часть деятельности складского учета.

Основными целями являются:

1. Централизованное хранение данных

2. Увеличение производительности работника склада

3. Актуализация информации.

4. Полная автоматизация деятельности склад

1. Анализ предметной области и технологий построения систем

1.1 Анализ организационной структуры управления (бизнес-процессами)

Обособленное структурное подразделение (ОСП) Лихославльский почтамт входит в состав Управления Федеральной Почтовой Связи (УФПС) Тверской области — филиала Федерального Государственного Унитарного Предприятия (ФГУП) «Почта России». Всего насчитывается 18 структурных подразделений и 886 Отделений Почтовой Связи (ОПС) входящих в состав Тверского филиала. Основной деятельностью Лихославльского почтамта является оказание почтовых услуг, как населению, так и юридическим лицам, и предприятиям. Услуги оказываемых структурным подразделением насчитывается более 80 и часть из них приведены ниже Следующие виды услуг взяты с сайта УФПС Тверской Областиhttp://www.tverufps.ru/index.php?_Mainmenu=13 :

1. Почтовые услуги:

· Письменная корреспонденция;

· Отправления первого класса;

· Бандероли и посылки;

· Уведомление о вручении РПО;

· Express Mail Service (EMS);

· Регион-Курьер;

· Получение отправлений в почтоматах;

2. Финансовые услуги:

· Срочные денежные переводы «Форсаж»;

· Перевод по номеру карты;

· Денежные переводы «КиберДеньги» (по России);

· Денежные переводы «КиберДеньги» (в странах СНГ, Балтии и странах Дальнего зарубежья);

· Денежные переводы Western Union (Страны Дальнего зарубежья);

· Проект «Почта Финанс»;

· «Почтовая карта»;

· Страховые услуги;

· Вклады/Депозиты (открытие и обслуживание);

· Кредитные карты;

· Кредит почтовым переводом;

· Инвестиционные продукты;

· Погашение кредитов на почте;

· Обслуживание банковских карт;

· Выплата пенсий и пособий;

· Прием коммунальных платежей;

· Прием платежей за услуги связи, Интернет и телевидение;

· Выплата пенсий и пособий;

· Почтово-банковские услуги;

3. Услуги и товары:

· КиберПочта@;

· Миграционные уведомления;

· Абонирование ячеек абоншкафов;

· Поздравление от Деда Мороза;

· Продажа билетов;

· Продажа лотерей;

· Подключение к сотовым операторам;

· Государственные услуги;

· SMS-уведомление;

4. Сервисы для юридических лиц:

· Ответные внутренние почтовые отправления (ОВПО);

· Direct mail и предпочтовая подготовка;

· Доставка неконвертованных счетов-квитанций, извещений, уведомлений на оплату услуг;

· Сортировка и транспортировка периодических печатных изданий;

· Рекламные услуги;

· Переводы денежных средств;

С каждым днем количество услуг растет, соответственно количество клиентов так же увеличивается, что влияет на качество и скорость их предоставления оператором связи. С ростом новых технологий и методов их реализации растет нагрузка на техническое оснащение. Техника, закупленная в 2006 годах, не справляется с задачами, стоящими перед ней. Поэтому ФГУП «Почта России» ставит перед собой следующие цели:

1. Скорость предоставляемых услуг;

2. Сохранность;

3. Доступность;

4. Информированность;

5. Качество обслуживания;

Для того, что бы следовать выше поставленным целям, ФГУП «Почта России» постоянно модернизирует свои технологии. Основная задача состоит в том, чтобы сделать услуги почтовой связи не только доступными, но и качественными, соответствующими самым высоким современным стандартам. «Модернизация представляет единственно возможный путь в будущее, и на этом пути уже сделаны первые шаги. В текущем году завершается оборудование всех ОПС почтово-кассовыми терминалами, внедряется современная технология продаж с внедрением штрих-кодовой идентификации, а возобновленный проект по реконструкции отделений почтовой связи открывает благоприятные перспективы по дальнейшему превращению почтовых отделений в ультрасовременные мультисервисные центры, в которых граждане и организации могут получить доступ ко всем самым необходимым услугам» http://www.tverufps.ru/index.php?_Mainmenu=1 — Сайт УФПС Тверской области — 8 абзац сверху.

Не смотря на большую текучесть кадров, в структурном подразделении Лихославльский почтамт работают сотрудники, имеющие профессиональную квалификацию. Благодаря учебным семинарам, каждый сотрудник повышает свои знания и навыки, поскольку в настоящее время «Почта России» очень быстро развивается и вводит новые услуги, и соответственно новые программные комплексы.

Развивая и предоставляя новые услуги, компания соответственно получает доходы от этих услуг, но так же несет и убытки. По доходам Лихославльский почтамт занимает девятую позицию из восемнадцати Данные взяты из отчета УФПС Тверской области за 2012 год., учитывая, что в состав почтамта входит всего 24 ОПС, что составляет наименьший показатель в области по количеству отделений связи. Тверской филиал является одним из лидеров среди филиалов по всей России. Столь высокий показатель напрямую зависит из-за огромного количества так называемого «корпоративного клиента» сотрудничающего с Тверским филиалом.

Корпоративный клиент это организации заключившие договор с УФПС Тверской области в рамках которого, филиал предоставляет свои услуги для данных клиентов на особых условиях.

Как говорилось выше, Лихославльский почтамт включает в себя 24 ОПС, за работой этих отделений следят сотрудники почтамта и отчитываются о проделанной работе в УФПС Тверской области. Организационная структура показана на схеме 1, ниже:

автоматизированный информационный складской учет Схема 1: Организационная структура ОСП Лихославльского Почтамта.

Как видно из схемы 1, руководит почтамтом и работой начальников ОСП «Начальник ОСП Лихославльского почтамта». Начальник руководит двумя штатами это:

1. Аппарат управления — органы, выполняющие функции управления предприятием;

2. Производственный штат — производственные единицы, занимающиеся реализацией предоставляемых услуг;

Непосредственно производственный штат подчиняется Аппарату Управления почтамта (АУП). АУП координирует, анализирует, контролирует всю деятельность ОПС. Но непосредственно АУП подчиняется вышестоящему руководству, а именно АУП УФПС Тверской области.

Производственный штат не только реализует услуги, но и следит за тем «как их реализовать», а именно составляет заявки на снабжение, занимается сортировкой, перевозкой, доставкой и многими другими функциями.

Начальник филиала решает следующие задачи:

1. руководит всеми отделами филиала;

2. проверяет и утверждает планы развития своего филиала;

3. тесно работает с Администрацией города и другими службами города, для решения вопросов связанных с проблемами оказания услуг по причинам, которые могут решить, только власти города или иные учреждения;

4. отстаивает права своих работников перед вышестоящим руководством;

Оператор связи:

1. следит за отчетностью предоставляемые отделением связи в бухгалтерию;

2. сверяет дневники Ф130;

3. предоставляет данные в бухгалтерию;

4. следит за внутренним состоянием своего ОПС;

Заведующий складом:

1. заведует запасами почтамта (канцелярские принадлежности, картриджи для принтеров и мн.др.)

Рассматриваемая тема в дипломном проекте, а именно «Автоматизированная информационная система управления складом предприятия ОСП Лихославльский почтамт филиал ФГУП Почта России по Тверской области» подразумевает собой работу склада почтамта. В Лихославльском почтамте существуют коммерческий склад и склад для хранения техники и эксплуатационных материалов, используемых в работе персонала. Коммерческий склад полностью автоматизирован и не представляет интереса для автора данного дипломного проекта. Склад для хранения техники и эксплуатационных материалов совершенно не автоматизирован, а работа этого склада очень важна. В результате подсчета расхода материалов и оборудования, можно выяснить, что чаще всего используется и чаще всего приходится заказывать. Часто для организации работы, какого то участка почтамта, необходим, какой либо незначительный расходный материал или оборудование. Но отсутствие на складе требуемого материала или оборудования зачастую останавливает деятельность участков почтамта.

С каждым днем количество материалов и оборудования растет, что бы понять, что есть, а чего нет, заведующий складом обязан искать по тетради наименование материалов и оборудования, оставшихся на складе. Из-за увеличения расхода материалов (например, таких, как картридж для принтера, сетевого провода, бумаги и т. д.) работнику склада часто приходится подниматься в помещение склада и искать уже имеющий товар визуально. Возрастает количество ошибок из-за бумажного введения складского учета.

Исходя из выше перечисленного, я предлагаю автоматизировать именно склад для хранения техники и эксплуатационных материалов. Так же считаю целесообразным включить подсистему для контроля установленной техники, таких, как компьютеры, сканеры ШК и др. оборудование, а так же включить возможность составления заявок на обслуживание техники в случае необходимости ремонта.

1.2. Анализ функционирования объекта (анализ бизнес-процессов) или существующей информационной системы Опишем бизнес-процесс при помощи моделирования в стандарте IDEF0 рис. 1.1. и проведем декомпозицию основного процесса рисунок 1.2.

Представленная контекстная диаграмма описывает работу «Склада для хранения техники и эксплуатационного материала».

Входная информация:

— заявки, поступающие от сотрудников почтамта;

— накладные, поступающие из УФПС;

— эксплуатационный материал и техника поступающая по заявкам из УФПС;

Выходная информация:

— заявки, на технику и материал в случае отсутствия на складе почтамта, посылаемые в УФПС;

— отчеты, содержащие информации о текущем состоянии склада;

— условия для работы, возникшие в результате обработки заявок

— прибыль, в случае ОПС предоставляющие услуги связанные с материалом и техникой (ксерокопия, установка кассового терминала и т. д. и т. п.)

Информация о механизмах:

— Заведующий складом — работник склада;

Информация об управлении:

— Нормативные документы — положение об ОПС, нормы законодательства, требования руководства;

Рисунок 1.1. — Характеристика деятельности склада

Рис 1.2 Декомпозиция основного процесса

Пояснения работы склада: Заведующий склада обрабатывает заявки, отправленные ему в бумажном варианте и заполненные в свободной форме. Заявки включают в себя потребность, какого либо участка почтамта, в каких либо материалах или технике. Для каждой заявки, работник склада производит поиск в поступивших или уже распределенных материалах и технике. В случае если поиск успешен, то составляет накладную и отправляет материал или технику в нужный отдел или ОПС и составляет отчет о расходе. Если же поиск отрицателен, то заявка откладывается и составляется новая в Тверское УФПС. После того как заявка посланная в управление, обрабатывается УФПС, то необходимые материалы и техника отправляется вместе с накладной на почтамт. Заведующий склада обрабатывает, регистрирует, распределяет поступления и снова обрабатывает заявки.

С увеличением числа техники (реорганизация, результат поставленных целей предприятия), количество эксплуатационных материалов, техники сильно выросло. Получить какую либо детальную информацию о состоянии склада очень затруднительно, по сколько не существует ни одной автоматизированной системы позволяющей получить хотя бы состояние какого то-одно вида материала.

В процессе анализа существующего бизнес-процесса складского учета были выделены следующие недостатки:

— Ручная обработка информации;

— Сложность проведения инвентаризации;

— Низкая эффективность работы;

— Большая трудоемкость оформления документов и отчетности при необходимости работать с большими объемами данных;

— Сложность составления отчетной документации;

— Сложность контроля руководством работы сотрудников;

Большинство процессов поддаются формализации, а, следовательно, автоматизация будет эффективна.

Очевидно, что для автоматизации необходимо использовать такие средства, как персональные компьютеры, серверные станции, принтеры, локальную вычислительную сеть, а также различное программное обеспечение.

Для коммерческого склада во всех отделениях и на самом почтамте используется программный модуль «Модуль управления складом ОПС» от компании LikeOnyx Краснодар в связке с «ERP Галактика 8.1». Весь документооборот осуществляется в электронном виде. Текущее состояние склада можно проверить в «три щелчка мыши», получить детальные отчеты об остатках, продажах включая отчет по планированию. Но для склада, рассматриваемого в моем дипломном проекте, а именно складе хранения техники и эксплуатационных материалов таких программ нет. На уровне УФПС в «ERP Галактика» существует раздел о техники почтамта, но данный раздел практически не ведется, информация добавляемая в данный раздел ведется только с середины 2012 года и списки техники включенные в этот раздел не полные. В самом почтамте весь учет остатков, отчеты, планирование осуществляется в ручную.

На рынке программных средств существуют готовые программные решения. Для примера рассмотрим некоторые из них.

" 1С: Торговля и склад" представляет собой компоненту «Оперативный учет» системы «1С:Предприятие» с типовой конфигурацией для автоматизации складского учета и торговли.

Компонента «Оперативный учет» предназначена для учета наличия и движения материальных и денежных средств. Она может использоваться как автономно, так и совместно с другими компонентами «1С:Предприятия» .

" 1С: Торговля и склад" предназначена для учета любых видов торговых операций. Благодаря гибкости и настраиваемости, система способна выполнять все функции учета — от ведения справочников и ввода первичных документов до получения различных ведомостей и аналитических отчетов.

1С: Торговля и склад представляет следующие возможности: автоматизация любых торговых и складских операций, работа с распределенными информационными базами, надежность и безопасность, гибкость и настраиваемость, современный интерфейс, открытость и доступность, работа с торговым оборудованием, масштабируемость, развитые средства администрирования.

1С прекрасный комплекс программных решений, но для наших целей не подходит. Одной из причин и она же главная это цена, для решения задачи поставленной в дипломном проекте такие растраты очень не выгодны.

Так же очень хочется отметить установленную и настроенную в нашем УФПС систему ERP к которой наш почтамт имеет удаленный доступ для разных видов работ, это система «ERP Галактика 8.1».

Система автоматизации управления Галактика Enterprise Resource Planning (ERP) — основа комплекса Галактика Business Suite.

Возможности системы ERP позволяют в едином информационном пространстве оперативно решать главные управленческие задачи, обеспечить менеджеров различного уровня управления необходимой и достоверной информацией для принятия управленческих решений.

· Построение системы учета и формирование различных видов отчетности

· Управление материальными и финансовыми потоками (логистика)

· Финансовое планирование и оперативный финансовый менеджмент, управленческий учет

· Производственное планирование и управление производством, контроллинг

· Управление персоналом и кадровой политикой http://www.1c.ru/rus/products/1c/predpr/torg77.htm — информация о 1С торговля

В состав системы автоматизации управления предприятием Галактика ERP входят средства и для поддержки специальных управленческих задач:

ь Управление техническим обслуживанием и ремонтами оборудования ь Управление качеством продукции ь Управление взаимоотношениями с клиентами ь Управление недвижимостью Система ERP обладает теми свойствами, которые востребованы предприятиями сегодня и будут необходимы завтра.

? Соответствие концепции ERP и стандарту MRPII

? Поддержка национальных и международных стандартов финансовой отчетности (сертификат Института профессиональных бухгалтеров и аудиторов России, письмо Министерства финансов РФ)

? Защита конфиденциальной информации (сертификат ФСТЭК России)

? Масштабируемость

? Оптимальное для каждого заказчика соотношение «цена/качество решения»

? Возможность быстрого внедрения Корпорация «Галактика» обладает лицензией ФСБ РФ на осуществление работ, связанных с использованием сведений, составляющих государственную тайну. Это позволяет использовать систему ERP в организациях и предприятиях оборонно-промышленного комплекса, а также в структурах, чья деятельность имеет стратегически важное значение для государства.

Для небольших предприятий на базе системы ERP разработано решение Галактика Старт, позволяющее быстро и с минимальными затратами провести автоматизацию основных бизнес-процессов предприятия.

Автоматизированные системы управления корпорации «Галактика» позволяют максимально эффективно осуществлять планирование производства.

Средние по масштабам бизнеса, динамично развивающиеся компании могут воспользоваться специальным предложением корпорации «Галактика» — решением Галактика Прогресс.

К основным функциональным возможностям системы Галактика ERP относятся:

· Построение системы учета и формирование различных видов отчетности

· Управление материальными и финансовыми потоками (логистика)

· Финансовое планирование и оперативный финансовый менеджмент, управленческий учет

· Производственное планирование и управление производством, контроллинг

· Управление персоналом и кадровой политикой

· Управление техническим обслуживанием и ремонтами оборудования

· Управление качеством продукции

· Управление взаимоотношениями с клиентами

· Управление недвижимостью По мнению заказчиков корпорации «Галактика», функциональные возможности системы Галактика ERP на 90% удовлетворяют потребностям отечественных предприятий. Оставшиеся 10% достигаются за счет настройки параметров системы. http://www.galaktika.ru/erp — информация о система ERP Галактика.

Но, как и в случае с 1С можно выделить снова существенный недостаток данной системы — цена. Но как указывалось выше «галактика» используется на нашем почтамте и вопрос о создании такого модуля подымался с руководством УФПС. Но нам отказали, мотивировав это большим капиталовложением и сложностью в настройке.

В случае с бесплатными решениями таковых найдено не было. Если даже и существует такая, то можно предположить, что такая система разработано для определенного предприятия. Имеет строго ограниченный функционал. Так же, для того, что бы доработать систему, необходимо потратить время на разбор чужого кода. Что несет трату времени и снова материальных вложениях казалось бы на бесплатную систему.

Проанализировав готовые платные решения, можно сделать вывод, что все эти системы позволяют контролировать складской учет, генерировать отчеты, вести учет, а также имеют много других полезных (и не очень), важных и просто необходимых возможностей. Однако, при всей функциональности и масштабируемости данных систем, их внедрение и использование требует значительных вложений, так как необходимо дополнительное оборудование, покупать лицензии, нанимать дополнительный персонал в штаб для обслуживания оных систем, что влечет за собой весомые финансовые затраты.

Так же хотелось бы отметить, что каждое платное готовое решение создается для широкого круга потребителей, а следственно имеет огромные функциональные возможности, что приводит к сложности настройки системы под конкретное предприятие. Для обслуживания данной системы необходим мощный сервер.

Исходя из выше перечисленного, были выделены недостатки платных аналоговых систем:

· слишком высокая цена за систему;

· сложность в настройке;

· необходимость выделения мощного сервера;

· ошибки найдены в ходе эксплуатации системы исправляются с выходом «заплаток» от производителей;

· обучение персонала работы с данными системы требует вложения материальных средств;

Недостатки бесплатных систем:

· ограниченность возможностей;

· необходимость в доработке;

· качество;

Я предлагаю, разработать АИС складского учета силами сотрудников Лихославльского почтамта. Так же в рамках решения данной задачи я считаю целесообразным разработать подсистему для хранения информации о фактическом расположении техники, а так же в случае ее поломки или неисправности возможность составлять дефектные ведомости.

Основными отличиями нашей системы будут:

— бесплатность — в рамках разработки не нужно оплачивать услуги обновлений, исправлений и переделки программного продукта у частных фирм;

— разработка ИС будет вестись строго под конкретные потребности, а именно под складской учет;

— быстрое, бесплатное обучение персонала;

— легкость в настройке;

Кроме того, основными достоинствами автоматизации бизнес — процессов будут:

— централизованное хранение данных;

— исключение потери данных;

— структуризация данных;

— оперативная обработка данных;

— выдача результатов в удобной форме на принтер и экран;

— легкое изменение данных;

— сокращение времени оформления документов.

1.3. Разработка вариантов концепции ИС

1.3.1. Требования к информационному обеспечению Информационное обеспечение предназначено для отражения информации, характеризующей состояние управляемого объекта и являющейся основой для принятия управленческих решений.

Информационное обеспечение ИС является средством для решения следующих задач:

1. однозначного и экономичного представления информации в системе (на основе кодирования объектов);

2. организации процедур анализа и обработки информации с учетом характера связей между объектами (на основе классификации объектов);

3. организации взаимодействия пользователей с системой (на основе экранных форм ввода-вывода данных);

4. обеспечения эффективного использования информации в контуре управления деятельностью объекта автоматизации (на основе унифицированной системы документации).

Классификаторы используемые на предприятии являются общероссийскими, поэтому для наглядного отображении классификаторов воспользуемся таблицей 1.1.

Таблица 1.1. Общероссийские классификаторы, используемые на предприятии.

Информационная система базируется на управлении информацией, поэтому стоит выделить входные и выходные документы.

Входные документы:

— Накладная на склад;

Выходные документы:

— Накладная на прием;

— Накладная на распределение;

— Накладная на перемещение;

— Акт о списании;

— Накладная о возврате;

— отчет о сроке годности;

— отчет о поступлениях;

— отчет о местонахождении;

— отчет по остаткам на складе

— заявки;

— Дефектная ведомость Среди перечисленных документов «накладная на склад», имеют унифицированные формы «Торг-13» Все остальные документы имеют разработанные мной оригинальные отчетные формы. Оригинальные отчетные формы будут строиться на результатах SQL запросов и заносится в заготовленные формы. Пример входных документов располагается в приложении 1. Описании выходных файлов располагается в приложении 2.

В качестве способа организации информационной базы в дипломном проекте была выбрана интегрированная информационная база с локальной организацией.

Интегрированная информационная база — это совокупность взаимосвязанных, хранящихся вместе данных при такой минимальной избыточности, которая допускает их использование оптимальным образом для множества приложений.

Интегрированная информационная база является централизованной, то есть физически сосредоточенной в одном месте и в целях экономии и быстроты разработки база данных располагается на рабочем месте заведующего склада, а не на центральном сервере. Для организации базы данных используются следующие объекты:

· таблицы для сохранения данных;

· генераторы для создания уникальных значений;

· роли;

· индексы.

Перечень информации хранимой в базе данных:

— Информация по материалам и технике (вид, количество, серийный и инвентарный номер, срок годности, гарантия);

— Заявки (сервисный ремонт, необходимость в материалах или технике)

— Накладные

— Название участков почтамта

— Индекс и название ОПС Для решения задачи поставленной в дипломном проекте пользователь взаимодействует с ИС в диалоговом режиме. ИС получает, обрабатывает и хранит информацию в одном месте — базе данных. Организация диалога пользователя с ИС, в ходе которого пользователь информируется о состоянии решения задачи и имеет возможность активно воздействовать на ход процесса.

1.3.2. Требования к программному обеспечению От выбора операционной системы зависит и СУБД, и среда разработки, и характеристики компьютера и многое другое. На сегодняшний день существуют несколько крупных операционных систем это семейства Microsoft Windows, бесплатная операционная система Linux и множество её модификаций, а так же Unix. Две последних являются самыми надежными операционными системами и распространяются по лицензии GNU, т. е. с открытым исходным кодом. Но рассматривать и сравнивать в своем дипломном проекте я не буду в ряду следующих причин:

1. Наше предприятие работает исключительно с ОС Microsoft Windows.

2. Не смотря на то, что Windows это не бесплатная операционная система, но для каждого компьютера предприятия куплена лицензия, поэтому необходимости в покупке отпадает.

3. Linux и UNIX системы являются не столь популярные, как Windows.

4. Windows интуитивно понятна и обладает дружественным интерфейсом нежели Linux и UNIX с их консольным терминалом.

Самые последние ОС от Microsoft это Windows XP, Windows 7, Windows 8(Vista не рассматривается, так как это по сути Windows 7). Лицензии для всех этих версий, как упоминалось выше, предоставлены руководством предприятия.

Windows 8 является самой современной версией и вышла 26 октября 2012 года. Но так как система молодая и имеет ряд нововведений, которые на данный момент являются минусом из-за своего новшества — это интерфейс METRO UI. Минусом является и ограниченность сред разработки, ещё не все компании средств разработки представили достаточно стабильные продукты. Поэтому остается две ОС это Windows 7 и Windows XP.

Рассмотрим поподробнее преимущества и недостатки каждой из версий Windows. Многие сталкивались с поиском драйверов на Window XP. Если установить Windows 7, то такая необходимость отпадает. Система сама находит в сети интернет нужные драйвера, и устанавливает их в автоматическом режиме. Несомненно, в этом плане Windows 7 выигрывает в ХР. Но в то же время большинство программ, которые работают в Windows XP, будут несовместимы с Windows 7. Конечно, можно попытаться настроить работу таких приложений через центр совместимости программ, который есть в Windows 7, но даже после этого, корректная работа приложения не гарантируется. В таком случае, пользователю будет необходимо заново искать самые востребованные, для него, программы. Но уже под Windows 7.

Другой параметр, на который стоит обратить внимание, это быстродействие системы. В этом плене тут явное преимущество у Windows 7. Запись информации на жесткий диск, перенос данных, распаковка из архива, и другие востребованные операции на Windows 7 происходят быстрее, чем на Windows ХР. Но для этого нужно иметь довольно мощный компьютер, с хорошим двуядерным процессором, и минимум 2 гигабайта оперативной памяти, поскольку Windows 7 гораздо требовательнее к «железу», чем Windows ХР.

Из анализа операционных систем явным выбором будет Windows 7, так как выбранная ОС существенно производительней, нежели Windows XP. Да и поддержка данной ОС будет ещё достаточно долгой в отличии от Windows XP. Поддержка Windows XP компанией Microsoft заканчивается 8 апреля 2014 http://windows.microsoft.com/ru-ru/windows/end-support-help — данные по поддержки Windows XPгода.

При проектировании и разработки программного решения для поставленных целей, логично использовать продукт от одного производителя, поэтому целесообразно для разработки приложения использовать среду Microsoft Visual Studio 2010 с поддержкой платформы .net. Выделим основные достоинства данной среды:

— имеется возможность визуального конструирования форм, что избавляет программиста при создании программы от многих аспектов разработки интерфейса программы, так как Visual Studio автоматически готовит необходимые программные заготовки и соответствующий файл ресурсов. Программисту нужно лишь наполнить прототип будущего окна элементами интерфейса;

— Библиотека визуальных компонентов предоставляет огромное разнообразие созданных разработчиками Visual Studio программных заготовок, которые после несложной настройки готовы к работе в рамках создаваемого приложения. Использование компонентов не только во много раз уменьшает время создания программы, но и существенно снижает вероятность случайных программных ошибок;

— В настоящее время для создания современного программного обеспечения приходится использовать несколько различных программных продуктов, а в базовую конфигурацию Visual Studio уже входят множество продуктов, для создания различных элементов программного обеспечения.

— Развитие платформы .net предоставляет широкие возможности для программиста. Среда .net уже сама выполняет простейшие операции для которых, раньше необходимо было написать код управления;

— Платформа .net используется и распространяется бесплатно для любой ОС семейства Windows. Это позволит работать программе, как и в Windows 7/XP/Vista и в последующих версиях данной ОС;

— Платформа .net гарантирует правильное «отображение» и работу программы, что экономит большое количество времени и ресурсов программиста;

Система управления базами данных (СУБД) — это комплекс программных средств, предназначенных для создания и хранения базы данных на основе некоторой модели данных, обеспечение логической и физической целостности данных, предоставление к ней санкционированного доступа приложений и пользователей, а также поддержка функций администратора.

При выборе СУБД были выдвинуты следующие требования:

— файл-серверная организация;

— поддержка кириллицы в значениях полей;

— полная поддержка ссылочной целостности;

— возможность определения прав и ролей пользователей;

— наличие средств восстановления после сбоев;

— низкая стоимость продукта;

СУБД с файл-серверной архитектурой являются: Microsoft Access, Paradox, dBase, FoxPro, Visual FoxPro. Но для разработки ИС выбор очевиден для Лихославльского почтамта — это Microsoft Access 2007 так, как Поддержка данной СУБД введется корпорацией Microsoft и по сей день в отличие от аналогичных СУБД. Эта система эффективно растет и очень проста в освоении и настройке.

СУБД MS Access разработана и гарантирует работу только под управлением операционной системы семейства Windows. В результате краткого сравнения приведенного выше, становится ясно, что приложение будет разрабатываться для Windows 7 с использованием .net 4.0. Но как говорилось ранее, платформа .net гарантирует работоспособность приложения на компьютере с установленным .net, поэтому наше приложение будет одинаково хорошо работать, как в Windows XP, так и в Windows Vista, и Windows 7 и даже Windows 8.

1.3.3. Требования к техническому обеспечению Эволюция технического обеспечения, которое включает в себя аппаратные средства, средства коммуникации, программное обеспечение, проходит неравномерно, скачкообразно. Развитие компьютерной техники пока происходит в геометрической прогрессии. Каждые четыре года происходит удвоение производительности компьютеров.

Классификация компьютерных технологий по типу пользовательского интерфейса (как взаимодействует пользователь технологии с компьютером) — пакетные, диалоговые, сетевые. В первом случае пользователь получает только результаты работы технологии, в остальных он взаимодействует с ней на индивидуальном компьютере или компьютере, подключенном к сети ЭВМ.

Современные технические средства обеспечения управления информационными ресурсами по своему составу и функциональным возможностям весьма разнообразны. Средства вычислительной техники, средства коммуникационной техники, средства организационной техники.

Компьютерная техника предназначена, в основном, для реализации комплексных технологий обработки и хранения информации и является базой интеграции всех современных технических средств обеспечения управления информационными ресурсами.

Комплекс технических средств составляют:

— компьютеры;

— устройства сбора, накопления, обработки, передачи и вывода информации — жесткие диски, устройства хранения данных, сканеры, принтеры, факсимильные аппараты;

— устройства передачи данных и линий связи — модемы;

— эксплуатационные и расходные материалы;

При выборе технического обеспечения необходимо руководствоваться характеристиками, такими как архитектурная совместимость, надежность, стоимостные затраты, производительность, простота использования и т. п. Так же нужно иметь в виду требования выбранной СУБД и требования операционной системы.

СУБД Microsoft Office Access 2007 по данным с официального сайта Microsoft имеют следующие требования таблица 1.2.:

Таблица 1.2. — Требования Access 2007

Так как разрабатываемое программное обеспечение может работать под несколькими операционными системами выберем самую требовательную и это Windows 7. Характеристики представлены в таблице 1.3.:

Таблица 1.3. — Требования Операционной Системы Windows 7

Продолжение таблицы 1.3. Требования Операционной Системы Windows 7

Для печати, сканирования и копирования документов на почтамте у заведующего склада имеется МФУ — HP LaserJet M1120. Данное устройство вполне подходит для повседневной печати достаточно большого количества документов.

Для обеспечения сохранности данных при аварийном отключении электропитания ПК должны быть оборудованы блоком бесперебойного питания.

Так как в нашей системе будут использоваться штрих коды, то возможно использование сканера ШК, но это условие необязательное.

Таким образом, можно выделить основные компоненты для организации рабочего места заведующего склада:

? 32-разрядный (x86) или 64-разрядный (x64) процессор с тактовой частотой не менее 1 гигагерц (ГГц);

? Оперативная память должна быть объемом не менее 1 ГБ;

? Жесткий диск объемом не менее 20 ГБ;

? Матричный или лазерный принтер;

? Устройства периферии (мышь, клавиатура);

? Монитор;

В нашем почтамте используются следующая комплектация автоматизированного рабочего места (АРМ) заведующего склада, характеристики которого, представлены в Таблице 1.4.ниже:

Таблица 1.4. Характеристика АРМ Заведующего склада

Таким образом, АРМ подходит по всем выделенным нами характеристиками.

1.4. Техническое задание на разработку программы «Автоматизированная информационная система управления складом предприятия».

1.4.1 Наименование программы

Создаваемая информационная система называется: «Информационный склад Лихославльского почтамта», сокращенно «ИС — Лихославльского почтамта».

Назначение и область применения Программа предназначена для создания, управления содержимым базы данных включающим, следующие:

— Данные по эксплуатационным материалам.

— Данные по технике, используемой в почтамте.

— Данные об ОПС.

— Данные об отделах ОСП.

Программа представляет собой приложение, основанное на Windows Forms, для управления содержимым базы данных После внедрения разрабатываемой ИС автоматизируемый процесс будет представлять следующую IDEF0-диаграмму изображенную на рисунке 1.3.

Работа склада после внедрения ИС будет иметь некоторые отличия от работы склада описанного в разделе 1.2.

Во-первых появляется процесс «занесение информации в базу данных». Приход из УФПС материала и техники заносится по накладной в базу данных ИС-Лихославльского почтамта, где вся информация сохраняется. После того, как вся информация будет внесена в базу данных, формируется отчет о прибывших материалах и технике, после чего заведующий складом распределяет поступления в физическом месте хранения.

Рисунок 1.3 — процесс работы Заведующего склада после внедрения ИС Во-вторых, заявки, пришедшие с требованиями, обрабатываются заведующим склада, но поиск происходит конкретно по базе данных при помощи диалоговых окон ИС с возможностью сортировки. Если поиск удачен, то заведующий складом составляет накладную при помощи средств ИС и готовит материал и технику для отправки по заявке. При этом все данные о списаниях формируются в отчеты и списываются автоматически.

В-третьих, заведующий склада имеет возможность составить дефектную ведомость на бракованный материал или вышедшею из строя технику.

Исходя из выше сказанного, можно выделить преимущества после внедрения ИС:

1. Поиск и сортировка ведется быстрее, т.к. вся информация о материалах и технике хранится в базе данных и обрабатывается машиной.

2. Учет остатков ведется автоматически.

3. Работнику складу не нужно ходить на склад и искать товар, которого возможно нет, что уменьшает количество времени на поиск.

4. Все накладные и отчеты генерируются ИС.

5. Формирование дефектных ведомостей, актов при помощи ИС.

1.4.2 Требования к программе Требования к функциональным характеристикам Программа должна обеспечивать возможность выполнения перечисленных ниже функций:

ь Возможность ввода данных ь Поиск и фильтрация данных по критериям (группа, дата прихода, срок годности и др.)

ь Составление заявок на заказ материала или техники ь Составление дефектных ведомостей/актов на случай поломки или заводского брака техники или расходного материала, а так же списания с учета ь Автоматическое списание при составлении накладных на отправку, списании, перемещении ь Составление отчетов по учету остатков, сроку годности

1.4.3 Требования к надежности Требования к обеспечению надежного функционирования программы Надежное функционирование системы гарантируется при выполнении следующих требований:

1. Выполнение системных требований к программе

2. Работа под рекомендуемой ОС

3. Использование лицензионных версий продуктов и применение последних, официальных обновлений

4. Обеспечение антивирусной защиты

5. Организация бесперебойной работы технических средств Время восстановления после отказа В случае отказа СУБД во время работы пользователя должно быть обеспеченно восстановление базы данных на момент не позднее 1 суток.

Время восстановления работоспособности при сбоях и отказах не должно превышать З-х часов. В это время не входит разворачивание и настройка специального программного обеспечения. В указанное время не входит решение проблем с техническим обеспечением и инсталляция операционной системы.

Отказы из-за некорректных действий пользователей системы Отказы программы вследствие некорректных действий пользователя при взаимодействии с программой недопустимы.

1.4.4 Требования к составу и параметрам технических средств В состав технических средств должен входить IBM — совместимый персональный компьютер, который выполняет роль сервера и рабочего места, включающий в себя:

? 32-разрядный (x86) или 64-разрядный (x64) процессор с тактовой частотой не менее 1 гигагерц (ГГц);

? Оперативная память объемом не менее 1 ГБ;

? Жесткий диск объемом не менее 20 ГБ;

? Матричный или лазерный принтер;

? Устройства периферии (мышь, клавиатура);

? Монитор;

Так же в состав может и входить считыватель Штрих кодов, но это требование не обязательно.

1.4.5 Требования к информационному обеспечению Требования к информационным структурам и методам решения База данных работает под управлением СУБД Microsoft Access и среды исполнения .net 4.0. Использование многопоточности в проекте не предусматривается.

Структура БД представлена в приложении 7.

Требования к запросам пользователей данных из базы Пользователи и администраторы программы работают с базой данных через Windows Forms приложение. Опытным пользователям и администраторам доступна работа с базой данных через Microsoft Access 2007.

Администраторы должны иметь полный доступ ко всем таблицам проекта.

Пользователи должны иметь доступ для работы со всеми таблицами проекта кроме служебных, используемые для хранения служебной информации. Так же должны иметь доступ ко всем отчетам выгруженные из базы данных.

1.4.6 Требования к программным средствам, используемым программой Системные программные средства, используемые программой, должны быть представлены лицензионной локализованной версией Windows 7×86 или x64 с пакетом обновления SP1 и установленной средой .net 4.0 — со всеми обновлениями включая по май 2013 года.

1.4.7 Требования к программной документации Предварительный состав программной документации Состав программной документации должен включать в себя:

— техническое задание;

— руководство оператора;

— руководство системного администратора;

1.4.8 Стадии и этапы разработки Стадии и этапы разработки Состав и содержание работ по подготовке объекта автоматизации к вводу в системы в действия должны соответствовать требованиям ГОСТ 34.601−89 по приемке системы в эксплуатацию.

Работы по разработке Системы ведется по этапам таблица 1.5.:

Таблица 1.5. Работы по разработке информационной системы

1.4.9 Содержание работ по этапам На этапе разработки технического задания должны быть выполнены перечисленные ниже работы:

— постановка задачи;

— определение и уточнение требований к техническим средствам;

— определение требований к программе;

— определение стадий, этапов и сроков разработки программы;

— согласование и утверждение технического задания;

— разработка документации;

На этапе разработки программы должна быть выполнена работа по программированию (кодированию) и отладке программы.

На этапе испытаний программы должны быть выполнены перечисленные ниже виды работ:

— разработка, согласование и утверждение и методики испытаний;

— проведение приемо-сдаточных испытаний;

— корректировка программы и программной документации по результатам испытаний.

На этапе подготовки и передачи программы должна быть выполнена работа по подготовке и передаче программы и программной документации в эксплуатацию на объектах Заказчика

2. Проектирование информационной системы и технологий

2.1. Разработка информационного обеспечения

Разработка информационного обеспечения включает подготовку документов, содержащих информацию, необходимую для решения задачи, и анализ этой информации. Такой анализ позволит произвести формализацию данных, которая имеет целью их однозначное определение для хранения и обработки во внутри-машинной сфере.

С целью выделения основных сущностей информационной системы была построена диаграмма потоков данных, которая представлена на рисунке 2.1.

На приведенной диаграмме потоков данных показана работа Заведующего склада эксплуатационных материалов и техники.

Накладная с информацией об распределенных материалов и техники приходящая из вышестоящего органа управления, а именно из УФПС Тверской области обрабатывается заведующим склада. Заведующий при помощи разрабатываемой ИС вводит все данные по накладной: номер, дата принятия накладной, формирование справочников типов и названия материалов и техники, а так же дополнительные данные — серийный, инвентарный номер, штрих код, а так же количество и вид. После того как все данные будут введены формируется накладная о приеме и вся информация заносится в справочник техники и материалов, и по распределению автоматически попадает на склад Лихославльского почтамта. В дальнейшим эту информацию можно использовать для формирования отчетов о приеме.

Заявки, приходящие из подразделений почтамта, рассматривает заведующий склада. При помощи разрабатываемой ИС происходит поиск материалов и техники удовлетворяющим условию заявки.