Анализ системы документооборота на предприятии

СОДЕРЖАНИЕ Введение

1. Служба документационного обеспечения управления: функции, структура, должностной состав

2. Технология рассмотрения документов в учреждении

3. Признаки группировки документов и формирования дел

4. Компьютеризация делопроизводства Заключение Список использованных источников

ВВЕДЕНИЕ

Задача накопления, обработки и распространения (обмена) информации стояла перед человечеством на всех этапах его развития. В течение долгого времени основными инструментами для ее решения были мозг, язык и слух человека. Первое кардинальное изменение произошло с приходом письменности, а затем изобретением книгопечатания. Поскольку в эпоху книгопечатания основным носителем информации стала бумага, то технологию накопления и распространения информации естественно называть «бумажной информатикой».

Положение в корне изменилось с появлением электронных вычислительных машин (ЭВМ). Первые ЭВМ использовались как большие автоматические арифмометры. Принципиально новый шаг был совершен, когда от применения ЭВМ для решения отдельных задач перешли к их использованию для комплексной автоматизации тех или иных законченных участков деятельности человека по переработке информации.

Целью настоящей работы является всесторонний анализ системы документооборота на предприятии.

Достижение поставленной цели потребовало решения следующего ряда задач:

анализ методологии проблемы;

анализ нормативно-правовой базы организации документооборота на предприятии;

анализ современных способов организации документооборота на предприятии.

документ дело шифрование

1. СЛУЖБА ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ: ФУНКЦИИ, СТРУКТУРА, ДОЛЖНОСТНОЙ СОСТАВ Документооборот — это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. Различают три основных потока документации [3]:

документы, поступающие из других организаций (входящие);

документы, отправляемые в другие организации (исходящие);

документы, создаваемые на предприятии и используемые работниками предприятия в управленческом процессе (внутренние).

Документы, поступающие на предприятие проходят [2]:

первичную обработку;

предварительное рассмотрение;

регистрацию;

рассмотрение руководством;

передачу на исполнение.

Служба документационного обеспечения управления (ДОУ), которая может быть представлена на предприятии как самостоятельным структурным подразделением (канцелярия, общий отдел, секретариат), так и отдельным сотрудником (секретарь-референт) должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложений). В противном случае присланные документы возвращаются автору с соответствующим сопроводительным письмом, где указываются причины возврата.

Конверты от поступающих документов оставляют в тех случаях, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и дату получения документов. Не вскрываются и передаются по назначению документы с пометкой «лично» и в адрес общественных организаций.

Предварительное рассмотрение документов проводится работником службы ДОУ с целью распределения поступивших документов на [5]:

направляемые на рассмотрение руководителю предприятия;

направляемые непосредственно в структурные подразделения или конкретным исполнителям.

Без рассмотрения руководителем передаются по назначению документы, содержащие текущую оперативную информацию или адресованные в конкретные подразделения. Это позволяет освободить руководителя предприятия от рассмотрения мелких текущих вопросов, решения по которым могут принимать ответственные исполнители.

На рассмотрение руководства передаются документы, адресованные руководителю предприятия и документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности предприятия.

Обработка и передача документов исполнителям осуществляются в день их поступления в службу ДОУ. Если документ должен исполняться несколькими подразделениями или должностными лицами, его размножают в нужном количестве экземпляров.

Документы, подлежащие отправке в другую организацию. Сортируют, упаковывают, оформляют как почтовое отправление и сдают в отделение связи. Перед упаковкой службы ДОУ обязана проверить правильность оформления документов, наличие всех приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов и т. д. Неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку. На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки, которая подписывается работником службы ДОУ и датируется. Исходящие документы должны обрабатываться и отправляться в день регистрации. Внутренние документы предприятия передаются исполнителям под расписку в регистрационной форме.

Службы ДОУ должна систематически вести учет количества обрабатываемых документов, включая все их виды и размноженные экземпляры. Результаты учета документооборота обобщаются и доводятся до сведения руководителя предприятия для выработки мер по совершенствованию работы с документами.

2. ТЕХНОЛОГИЯ РАССМОТРЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ В УЧРЕЖДЕНИИ После регистрации документы передаются для рассмотрения и принятия решения руководителю фирмы. Принятие управленческого решения по конкретному документу — одна из основных функций руководителя, центральное, решающее звено в технологии управления. Руководитель фирмы, рассматривая входящий документ, должен определить исполнителя, дать четкие и конкретные указания по исполнению документа и установить реальные сроки.

Эти указания должны быть оформлены в виде резолюции на самом документе. Сведения, взятые из резолюции (исполнитель, срок исполнения), дополнительно заносятся секретарем-референтом в регистрационный журнал. Резолюция может явиться основанием взятия документа на контроль. Если в резолюции указано несколько исполнителей, то документ передается первому в списке, который считается ответственным исполнителем.

При рассмотрении документов руководитель должен придерживаться рекомендаций, соблюдение которых позволяет ускорить прохождение документов, избежать сбоев в обработке документов, создать условия для их своевременного и качественного исполнения. Руководитель должен рассматривать документы в день их поступления и в тот же день (в крайнем случае, на следующий день) возвращать секретарю-референту.

Стремление отдельных руководителей иметь собственный «архив», состоящий из копий полученных или подписанных документов, свидетельствует о невысокой управленческой подготовке руководителя или о недоверии секретарю-референту. Документы в этом случае хранятся неупорядоченно, поиск их затруднен. Таких «архивов» быть не должно.

С резолюцией руководителя документ передается ответственному исполнителю под расписку в журнале регистрации входящих документов с проставлением исполнителем даты получения. Перемещение документов между исполнителями может осуществляться без расписок, за исключением документов с грифом «КТ» или «Конфиденциально».

Для обеспечения оперативного исполнения документа несколькими исполнителями одновременно секретарь-референт размножает входящий документ и передает копии исполнителям. Документ находится в работе у исполнителя до окончательного решения вопроса. Когда работа над документом завершена (составлен ответный документ, выполнено конкретное действие, задание), на документе проставляется отметка о его исполнении и направлении в дело. После этого документ вместе с копией ответа передается секретарю-референту для подшивки в дело.

В фирме для ряда документов может быть принят порядок, при котором рассмотрение документов руководителем осуществляется после окончания их исполнения, одновременно с подготовленными для подписания проектами внутренних или отправляемых документов. Это позволит сэкономить время руководителя за счет не двухкратного, а однократного ознакомления с документом. Но для введения такого порядка необходимо четко разграничить, какие виды служебных документов могут так обрабатываться, а какие нет, и провести этап проверки этого порядка на практике.

3.ПРИЗНАКИ ГРУППИРОВКИ ДОКУМЕНТОВ И ФОРМИРОВАНИЯ ДЕЛ На различных предприятиях состав и количество создаваемых документов неодинаковы. Тем не менее документы любого предприятия можно систематизировать по одному или нескольким признакам.

Практика делопроизводства выработала следующие признаки группировки документов в дела [3]:

по названию видов документов, например: «Акты», «Приказы», «Контракты» и т. д.;

по содержанию документов;

по объектам, фирмам-контрагентам, к которым относятся документы;

по корреспондентам, с которыми ведется переписка;

по грифу ограничения доступа к документам («КТ», «Конфиденциально»), содержащих коммерческую тайну.

Приведенные признаки классификации не исключают использование других, менее распространенных, таких, как географический, когда в деле подобрана переписка нескольких корреспондентов одного региона.

В текущей работе классификация документов производится на этапе группировки их в дела или во время составления номенклатуры дел.

Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела.

Правильное формирование дел способствует оперативному поиску необходимых документов в постоянно растущем документном массиве предприятия, обеспечивает их сохранность, устанавливает порядок в организации делопроизводства.

Формирование дел предприятия проводит, как правило, секретарь-референт или другой специально назначенный работник под непосредственным контролем руководителя предприятия.

Формирование дел осуществляется в соответствии с заголовками дел по заранее составленной номенклатуре предприятия или по классификационным признакам.

В большинстве фирм формирование дел проводится по названиям видов документов, например, акты, приказы, контракты (рис. 1 [4]). При большом объеме документов необходимо для оперативного поиска вводить другие признаки классификации, например, контракты разделить на дела, содержащие контракты о поставке стекла, контракты о поставке леса и т. д.

Рис. 1. Примерное разделение документов коммерческого предприятия на группы дел При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:

в дело помещаются документы, работа по которым проведена;

документы, подшитые в дело, являются подлинниками или заверенными копиями;

документы разных сроков хранения формируются в разные дела;

документы, касающиеся одного вопроса, помещаются в одно дело;

в дело включается один экземпляр документа;

каждый документ, помещенный в дело, должен быть правильно оформлен (иметь дату, подпись, отметку об исполнении и т. д.);

в дело формируются, как правило, документы одного года;

в дело не должны подшиваться документы, подлежащие возврату, а также черновики документов;

документы внутри дела располагаются в хронологической последовательности или в нумерационной.

Устав предприятия и другие учредительные документы формируются в самостоятельное дело.

Протоколы общих собраний акционеров формируются отдельно от протоколов заседаний Совета директоров. Приложения и другие дополнительные документы подшиваются к тем протоколам, к которым они относятся.

Контракты предприятия делятся на две группы, хранящиеся в разных делах. Первую группу составляют коммерческие контракты между предприятиями, вторую — трудовые контракты (договоры) с работниками.

Приказы по основной (производственной) деятельности формируются отдельно от приказов по личному составу.

Документы по личному составу предприятия (личные дела, личные карточки) формируются по алфавиту фамилий сотрудников.

Документы ограниченного доступа с грифом «КТ» или «Конфиденциально» формируют отдельно от остальных документов предприятия.

При формировании дел с перепиской одним из решающих факторов является ее объем.

При небольшом объеме переписки заводится одно дело, содержащее входящие и исходящие, письма и факсы.

Прогнозируя рост переписки с деловыми партнерами, целесообразно завести отдельные дела для входящих и исходящих документов.

При дальнейшем возрастании объема можно входящую и исходящую переписку разделить по видам документов, на письма и факсы.

В ряде фирм при формировании дел с перепиской используется подшивка «письма-ответа» рядом с «письмом-запросом».

Если число предприятий-контрагентов достаточно стабильно, то в этом случае можно применить объектовый признак формирования документов, т. е. в одном деле будут находиться разные виды документов (контракты, факсы, телефонограммы и т. п.), относящиеся к одной организации.

Планы и отчеты хранятся в делах того года, к которому они относятся по содержанию, независимо от времени их составления или утверждения. Бизнес-планы, рассчитанные на несколько лет, подшиваются в дело первого года.

При формировании дел используются отечественные скоросшиватели, рассчитанные в среднем на 200 листов, и импортные, позволяющие подшивать в 2−3 раза больше. В зависимости от специфики предприятия, объема документов рекомендуется использовать комбинированно и те и другие.

Папки импортного производства могут вестись на протяжении нескольких лет. Поэтому для оперативного поиска документов внутри дела необходимо использовать разделители с указанием года.

4. КОМПЬЮТЕРИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА За последнее десятилетие наметилась тенденция проникновения средств вычислительной техники в производства. Большинство документов в настоящее время подготавливаются на ЭВМ и, следовательно, имеют электронную версию. Системы электронного документооборота, сертифицированные в России, должны иметь алгоритм шифрования соответствующий ГОСТ 28 147–89. Этот стандарт разрабатывался для нужд Министерства обороны более десяти лет назад и был рассчитан на аппаратную реализацию. По мнению авторов этого метода, его надежность определялась не только алгоритмом, но и контролем доступа к аппаратуре шифрования. Вычислительная эффективность программной реализации российского стандарта шифрования на ЭВМ низкая, так как в нем используется алгоритм перестановки бит. Криптостойкость этого алгоритма, по современным меркам невысокая. В настоящее время рассмотренная проблема может быть решена более эффективно. Для шифрования можно воспользоваться одним из современных методов, например алгоритмами, применяемыми в известной программе PGP, которая распространяется свободно с открытым кодом. Применение шифрования документов защищает их от несанкционированного доступа (их трудно прочитать в обход установленной процедуре), но совершенно не защищает от потери.

Использование ЭВМ идет по двум основным направлениям ДОУ [1]:

документирование;

организация работы с документами.

При документировании, т. е. создании (составлении) документов, ЭВМ выступает в роли «умной» пишущей машинки.

ЭВМ позволяет отредактировать напечатанный текст частично или полностью, не прибегая к многочисленным перепечаткам документа. Набранный документ можно распечатать на принтере и сохранить на магнитном диске для дальнейшего использования. Сохраненный на диске документ становится файлом, хотя его по-прежнему можно называть документом.

В эпоху компьютеров традиционное определение документа нуждается в уточнении, ведь в настоящее время документами могут быть сообщения, полученные по электронной почте, звуковые файлы, видеофильмы. Согласно определению, предложенному фирмой XEROX, «документ — это совокупность информации, доступная человеческому восприятию»

Для работы с информацией в условиях производства существуют программы для электронного документооборота (Word, Excel и др.). Они позволяют организовать эффективное хранение и обработку документов. Вместе с тем, большинство систем электронного документооборота, представленных на рынке программных продуктов имеют существенные недостатки.

Одним из наиболее распространенных и доступных редакторов текста является Word XP (WinWord).

В программе WinWord заложено много возможностей для облегчения такой рутинной и трудоемкой части делопроизводства, как документирование. Текстовый процессор WinWord выполняет все функции текстового редактора и предлагает дополнительные возможности для составления документов создание шаблонов документов и файла данных, использование команды AutoText, форматирование документов с помощью стилей; обращение к образцам документов («экспертам»), включенным в программу WinWord, использование словаря синонимов и т. д.

Служебные письма и другие часто используемые документы WinWord предлагает создавать как объединенные документы.

В программный пакет WinWord включено множество образцов готовых документов. Такие образцы называются «экспертами» «Эксперт» позволяет автоматически создавать конкретный документ. В списке образцов можно выбрать «эксперты»: письма, факса, резюме, повестки дня, докладной записки и т. д. При помощи диалогового окна «экспертов» (Wizard) можно выбрать интересующий вариант документа, отредактировать его, заполнить изменяемые реквизиты индекс (№) документа; дата; подпись; адресат; фамилия и телефон исполнителя и т. д.

Созданные в текстовых редакторах (процессорах) документы запоминаются и хранятся в файлах, в дисковой памяти ЭВМ.

Чтобы облегчить поиск нужных файлов и сгруппировать их в соответствии с определенной классификацией, в файловой системе предусмотрена структура директориев (каталогов).

В практике делопроизводства в зависимости от объема документов и степени подготовки пользователей ЭВМ применяются различные прикладные программы по организации работы с документами.

При большом документообороте в памяти ЭВМ может скапливаться значительное количество документов и сведений о них. Пользователю (секретарю-референту) сложно ориентироваться в разросшемся дереве директориев (каталогов) и файлов. ЭВМ успешно справляется с большим количеством однотипных данных при помощи систем управления базами данных (СУБД). Существует большое количество готовых программ в среде СУБД, при помощи которых можно организовать работу с документами: их учет, регистрацию контроль исполнения, хранение, поиск, редактирование, уничтожение, выполнение необходимых расчетов и вывод данных на экран в виде отчетов, справок, таблиц.

СУБД позволяет относительно просто создавать самостоятельно базы данных (БД) с различными структурами, удобными для работы с документами, вносить в них необходимые изменения и дополнения. СУБД позволяет хранить данные в одном или более файлах. Они могут быть связаны между собой или независимы друг от друга. Данные в БД хранятся в матричной (табличной) форме.

При работе с большим массивом документов БД имеют неоспоримые преимущества:

при внесении сведений о документе в БД (при их регистрации) формируется единая справочная система по документам предприятия;

БД позволяет отсортировать документы или найти один или группу документов по различным признакам (ключам): дате, автору или исполнителю, предмету или вопросу, номеру дела, названию вида документа;

ежедневно можно производить выборку документов с заданным сроком исполнения, поставленных при регистрации на контроль;

по истечении делопроизводственного года можно получить выборку в виде «Акта о выделении документов к уничтожению», сроки хранения которых истекли.

Широкое распространение получила СУБД Microsoft Access, уникальная как по своим возможностям, так и по охвату пользователей самой различной квалификации. Она проста и удобна в эксплуатации, позволяет вести сложнейшие базы данных с большим числом показателей и составлять небольшие офисные приложения к документам.

Для того чтобы более эффективно использовать несколько ЭВМ, выполняющих обработку однотипной документации, создаются локальные вычислительные сети (ЛВС). Организация ЛВС позволяет использовать общие ресурсы ПЭВМ, передаваемые в состав ЛВС: программы, базы данных, периферийные устройства (дисковые устройства большой емкости, сканеры, принтеры и т. д.).

С учетом специфики деятельности работников ДОУ создаются уникальные автоматизированные рабочие места (АРМ). АРМ представляет собой место пользователя-специалиста, оборудованное средствами, необходимыми для автоматизации выполняемых им функций. АРМ в основном ориентировано на пользователя, не имеющего специальной профессиональной подготовки по использованию электронной техники.

Делом близкого будущего станет, видимо, появление операционных систем и прикладных программ, ориентированных на «общественный» интерфейс — social interface, максимально доступный для любого пользователя и предлагающий очевидный путь для выполнения работ.

Обмен электронными документами осуществляется при помощи электронной почты.

Несмотря на бурное развитие электронных документов, специалисты считают, что ряд организационных и технических трудностей не позволит им в обозримом будущем полностью заменить и исключить из обращения традиционные документы. Но электронные сообщения являются наиболее оперативным, удобным и надежным средством документационного обеспечения управления.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В заключении настоящей работы хотелось бы отметить следующее. С течением времени требования к автоматизации деловых процессов растут. И если когда-то ставилась задача автоматизации отдельных участков работы подразделений, что привело к наличию большого количества разрозненных программных продуктов, то теперь основной вопрос — организация комплексной системы оперативного управления. Именно этот подход позволяет наиболее эффективно решить задачу автоматизации.

Документы — это основные информационные ресурсы любой организации, работа с ними требует правильной постановки. Документы обеспечивают информационную поддержку принятия управленческих решений на всех уровнях и сопровождают все бизнес-процессы. Документооборот — это непрерывный процесс движения документов, объективно отражающий деятельность организации и позволяющий оперативно ей управлять. Горы макулатуры, длительный поиск нужного документа, потери, дубликаты, задержки с отправкой и получением, ошибки персонала составляют далеко не полный перечень проблем, возникающих при неэффективном построении документооборота. Все это может сильно затормозить, а в исключительных случаях — полностью парализовать работу организации.

Отдельно следует выделить проблемы организаций, имеющих территориально удаленные подразделения. Организовать сквозной документооборот, а значит и централизованное оперативное управление, в подобном случае крайне затруднительно.

Эффективный документооборот является обязательной составляющей эффективного управления. Документооборот исключительно важен для правильной организации финансового и управленческого учета.

Упорядочивание документооборота начинается с составления реестра используемых в организации документов. Для каждого типа документа определяется маршрут движения, от момента возникновения документа до уничтожения или отправки в архив. Каждый этап жизненного цикла документа подробно описывается: определяется инициатор, ответственный за выполнение каждого этапа, куратор, список подписывающих, список рассылки. Кроме того, устанавливаются связи с документом-основанием и дочерними документами, формируются дочерние поручения.

Такой подход позволяет упорядочить документооборот, исключить дублирующие документы и функции, и как следствие — оптимизировать работу в целом.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

:

Абрамов Ю.В., Борисов В. В., Зинченко В. П., Зинченко С. В. Электронный документооборот: средства и методы. // Открытые информационные и компьютерные интегрированные технологии — Харьков: НАКУ. 2001. — Вып. 10.

Андреева В.И. «Делопроизводство» — М. «Бизнес-школа „Интел-Синтез“», 1997.

Документы и делопроизводство: Справочное пособие / Сост. Н. Т. Лихачев. — М.: Экономика, 1991.

Кузнецова Т.В., Лихачев М. Г., Райхцаум А. Л., Соколов А. В. Документы и делопроизводство: Справочное пособие. — М.: Экономика, 1991.

Правила составления и оформления документов. — М.: Москнига, 1986.

Стенюков М. В. Образцы документов по делопроизводству: Руководство к составлению. — М.: ПРИОР, 1996.