Анализ системы управления розничными продажами

Содержание Введение

1. Коммерческая деятельность розничного торгового предприятия

1.1 Коммерческая работа по розничной продажи товаров

1.2 Организация и технология продажи товаров через прилавок

1.3 Организация оказания торговых услуг покупателям

2. Анализ коммерческой деятельности магазина «РИЧ»

2.1 Краткая характеристика хозяйственной деятельности магазина «РИЧ»

2.2 Анализ коммерческой деятельности предприятия

2.3 Договорная работа предприятия

3. Совершенствование коммерческой деятельности предприятия

3.1 Совершенствование системы документооборота

3.2 Эффективность внедрения автоматизированного комплекса «ЕвфратДокументооборот»

Заключение

Список использованных источников

ВВЕДЕНИЕ

Тема данной работы — Управление продажами розничного торгового предприятия на примере магазина «РИЧ».

Розничная торговля является важнейшей отраслью хозяйственной деятельности. В сфере розничной торговли заканчивается процесс обращения товаров, и они переходят в сферу личного потребления. Розничная торговля — реализация товаров непосредственно населению для личного потребления.

В рыночной экономике любого типа торговли вместе с финансовой и банковской системами образует ту наиболее значимую часть инфраструктуры, без которой она просто не может функционировать. Рынок как таковой создают независимые товаропроизводители, вступающие в конкуренцию между собой. Но столь же бесспорно и то, что они не смогли бы ни конкурировать, ни вообще получать искомые выгоды от своей производственно-сбытовой деятельности, не будь торговых посредников, торговли, которую смело можно назвать главным маховиком товарно-денежного оборота.

В конечном счете, современный рынок — это большая система связей между производителями и потребителями и вместе с тем сложнейший механизм выявления и согласования их экономических интересов. Переход России на рыночные отношения создал предпосылки для конкуренции, банкротства и саморазвития предприятий и организаций. О начале формирования в России материальной базы коммерческой деятельности, предпринимательства и бизнеса свидетельствуют доли предприятий и организаций негосударственного сектора в общем их числе и факт создания инфраструктуры, обеспечивающей развитие предприятий.

Цель работы — рассмотреть управление продажами розничного магазина в условиях свободного рынка. В данной курсовой работе рассмотрены некоторые вопросы сбытовой деятельности в частности, среди них:

— сущность основных понятий;

— совершенствование системы продаж в магазине;

Объектом исследования является магазин «РИЧ». Предметом исследования является анализ управления розничными продажами на примере магазина.

Методологической основой для написания работы явились труды ведущих экономистов России.

1. КОММЕРЧЕСКАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ РОЗНИЧНОГО ТОРГОВОГО ПРЕДПРИЯТИЯ

1.1 Коммерческая работа по розничной продажи товаров

Коммерческая работа по розничной продаже товаров складывается из следующих этапов:

· изучение и прогнозирование спроса на реализуемые в магазинах товары;

· формирование оптимального ассортимента товаров в магазине;

· рекламно-информационная деятельность розничных торговых предприятий;

· выбор наиболее эффективных методов розничной продажи товаров;

· организация оказания торговых услуг покупателям.

Коммерческая работа по продаже товаров в розничных торговых предприятиях в отличие от оптовых предприятий имеет особенности. Розничные торговые предприятия реализуют товары непосредственно населению, применяя свои, специфические способы и методы розничной продажи.

Важным коммерческим условием успешной продажи товаров в розничной торговой сети является изучение и прогнозирование покупательского спроса населения. В отличие от оптовых предприятий, где эта работа направлена на изучение объема спроса по крупным территориальным образованиям, в розничной торговле — на определение ассортиментной структуры спроса.

Ассортиментную и внутригрупповую структуру спроса отражают данные о продаже и запасах товаров, а также сведения о неудовлетворенном спросе. Основные первичные данные о внутригрупповой структуре спроса можно получить только на розничных торговых предприятиях.

Организация сбора, обработки и анализа такой информации — сложная и трудоемкая задача. Это обусловлено тем, что во внутригрупповом ассортименте товаров каждого магазина насчитываются тысячи разновидностей. Учет движения такого огромного ассортимента возможен лишь с использованием современной компьютерной техники.

В небольших розничных торговых предприятиях могут использоваться неавтоматизированные методы учета внутригрупповой структуры реализованного спроса (данные о запасах и поступлении товаров, материалы инвентаризаций, учет продажи по товарным чекам и др.).

Наряду с учетом реализованного спроса в магазинах для изучения спроса организуется сбор информации по анализу товарных запасов, учету неудовлетворенного спроса и требований покупателей к качеству товаров.

Важным элементом коммерческой работы по сбыту является формирование оптимального ассортимента товаров в магазине. Установление оптимального ассортимента магазина находится в прямой зависимости от типа и специализации торгового предприятия.

В рыночных условиях ни одно торговое предприятие не может успешно осуществлять реализацию товаров без использования рекламы.

В розничной торговле для стимулирования сбыта должны использоваться различные виды рекламы — от самых простых (оформление оконных и внутримагазинных витрин, организация рекламных выставок товаров) до более сложных (печатная, радиотелевизионная и другие).

Выбор эффективных методов розничной продажи товаров — важнейший этап коммерческой работы розничных торговых предприятий. Эффективно организованная продажа товаров способствует росту товарооборота магазина, лучшему удовлетворению спроса населения и обеспечивает рентабельную работу предприятия.

1.2 Организация и технология продажи товаров через прилавок

На предприятиях розничной торговли производятся различные операции, связанные с доведением товаров непосредственно до населения. При этом выполняются определенные торговые (коммерческие) и технологические функции.

К основным торговым функциям предприятий розничной торговли следует отнести:

· изучение покупательского спроса на товары;

· формирование ассортимента товаров;

· организацию закупок и завоза товаров;

· оказание торговых услуг покупателям;

· рекламирование товаров и услуг.

Технологический процесс включает в себя совокупность последовательно взаимосвязанных способов, приемов и трудовых операций, направленных на сохранение потребительских свойств товаров и ускорения доведения товаров до торговой сети и потребителей. Технологический процесс обеспечивает обработку потоков, начиная с поступления товаров в магазин и кончая полной подготовкой их к продаже. Технологический процесс включает такие операции, как приемка товаров по количеству и качеству, хранение, фасовка и упаковка товаров, их перемещение и выкладка в торговых залах и др.

Важно различать технологический и торговый процессы. Торговый процесс обеспечивает смену форм стоимости. Особенность этого процесса заключается в том, что предметом труда здесь являются не только товары, но и покупатели. Работники магазинов осуществляют продажу товаров и обслуживание покупателей, а покупатели участвуют в торговом процессе. Обеспечивая непосредственное доведение товаров до потребителей, торговый процесс включает в себя и такие виды организации коммерческой деятельности, как изучение спроса населения, формирования ассортимента и рекламу товаров, оказание покупателям дополнительных услуг, текущее пополнение товаров и др.

Основными принципами организации этих процессов в торговых предприятиях являются:

· Обеспечение комплексного подхода к выработке оптимальных вариантов продажи товаров.

· Обеспечение наилучших условий выбора товаров, экономия времени покупателей, высокий уровень торгового обслуживания.

· Достижение оптимальной экономической эффективности технологического процесса путем ускорения оборачиваемости товаров, экономии труда, роста его производительности, снижения издержек обращения.

Эти факторы определяют динамичность торгового и технологического процесса.

Организация торгово-технологического процесса, последовательность выполнения различных операций зависят от потребительских свойств товаров, степени их готовности к продаже, принятой системы товародвижения, формы продажи, вида и типа торгового предприятия.

Приемка товаров по количеству и качеству осуществляется в соответствии с инструкциями «О порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по количеству», «О порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по качеству», если в договорах — поставки, стандартах и ТУ не предусмотрен другой порядок приемки товаров.

Приемка товаров по количеству — это сверка массы, числа мест, единиц фактически поступивших товаров с показателями сопроводительных документов.

Приемка товаров по качеству — это выявление качества и комплектности товара, соответствия тары, упаковки, маркировки установленным требованиям, а также сопроводительным документам (сертификат качества, санитарный сертификат, ветеринарный сертификат).

После приемки товара необходимое его количество поступает в торговый зал, а остальная часть перемещается в складские помещения. При организации хранения товаров основное внимание должно быть уделено борьбе с товарными потерями. Рациональная организация хранения предполагает создание условий хранения товаров в соответствии с их физико-химическими свойствами, оптимальное размещение товаров в местах хранения с учетом времени их поступления и очередности продажи, частоты спроса, эффективного использования площади кладовых. Наиболее сложной и трудоемкой операцией торгового и технологического процесса в продовольственных магазинах является подготовка товаров к продаже, в частности их фасовка. При торговле предварительно расфасованными товарами подготовительные операции сводятся к минимуму, что позволяет значительно ускорить процесс их продажи.

Подготовленные к продаже товары перемещают в торговый зал. Товары доставляют в то время, когда в нем находится минимальное количество покупателей, чтобы не препятствовать процессу продажи.

Продажа товаров — завершающая стадия торгово-технологического процесса.

Организация торгового и технологического процессов в магазине.

Рисунок 1.1

Таким образом, организация торгово-технологического процесса на торговом предприятии должна способствовать наиболее эффективному доведению товара в широком ассортименте надлежащего качества до покупателя с наименьшими затратами труда и времени при высоком уровне торгового обслуживания.

Качество торгового обслуживания определяется минимальным временем, затраченным на приобретение товаров, удобством и комфортом обслуживания, экономической эффективностью работы магазинов.

Продажа товаров через прилавок обслуживания включает выполнение следующих операций:

· встреча покупателя и выявление его намерения,

· предложение и показ товаров,

· помощь в выборе товаров и консультация,

· предложение сопутствующих и новых товаров,

· проведение технологических операций, связанных с нарезкой, взвешиванием, отмериванием,

· расчетные операции; упаковка и выдача покупок.

Пришедший в магазин покупатель должен встретить приветливое отношение со стороны торгового персонала. При этом благоприятное впечатление оставляют опрятный внешний вид работников магазина, порядок и чистота в торговом зале. Выявление намерения покупателей заключается в определении их отношения к моделям, фасонам и другим признакам товаров. Эта операция должна выполняться торговым персоналом ненавязчиво, в вежливой форме.

После выявления намерения покупателя продавец показывает соответствующие товары. При этом он обращает внимание на особенности отдельных товаров, предлагает взамен отсутствующих другие однородные товары. Если потребуется, продавец обязан дать квалифицированную консультацию покупателю, которая может включать сведения о назначении товаров и способах их эксплуатации, нормах потребления, соответствии предлагаемых товаров современной моде и т. д. Консультация должна способствовать пропаганде новых товаров, воспитанию у потребителей эстетических вкусов. Для проведения консультаций в крупных магазинах приглашают специалистов промышленных предприятий, производящих товары народного потребления, модельеров, врачей-косметологов и других специалистов. В обязанности продавца входит и предложение покупателю сопутствующих товаров.

На выполнение технологических операций, связанных с нарезкой, взвешиванием, отмериванием, затрачивается много труда и времени. На качество их выполнения, а, следовательно, и на уровень обслуживания покупателей существенно влияет квалификация торгового персонала, а также организация и обслуживание рабочего места продавца.

Завершается продажа товаров расчетом с покупателями и выдачей им покупок. Эти операции могут выполняться на рабочем месте продавца или контролера-кассира.

При продаже технически сложных товаров с гарантийным сроком службы, кроме перечисленных операций, продавец обязан сделать отметку в паспорте на изделие, выписать товарный чек и его копию вручить покупателю.

Коммерческая деятельность в торговле — понятие более широкое, чем простая купля-продажа товара. Чтобы акт купли-продажи состоялся, торговому предпринимателю необходимо совершить некоторые оперативно-организационные и хозяйственный операции, в том числе изучение спроса населения и рынка сбыта товаров, нахождение поставщиков и покупателей товаров, налаживание с ними рациональных хозяйственный связей, транспортировку товаров, рекламно-информационную работу по сбыту товаров, организацию торгового обслуживания и т. д.

Деятельность торгового предприятия не протекает самостоятельно. Она направляется людьми, регулируется ими и управляется.

Система управления коммерческой деятельностью предприятия — это система, ориентированная на рынок, означающая не только организацию взаимосвязанной структуры задействованных в ней процессов предприятия, но и их сочетание со всеми внешними факторами. Управление коммерческой деятельностью ставит своей непосредственной задачей внести определенную упорядоченность в коммерческие и торговые процессы, организовать совместные действия работников, участвующих в этих процессах, достичь согласованности и координации действий. При этом управление направлено на оптимизацию работы сотрудников в целях повышения эффективности коммерческих процессов и достижения конечных целей предприятия.

В современных условиях деятельность торгового предприятия связана с предпринимательством, коммерцией, эконометрикой, экономической кибернетикой и информатикой. Этим определяется новый качественный уровень и экономический рост рынка. Соответствующим образом должна строиться и организационная структура управления торговым предприятием.

Коммерческая деятельность различных торговых предприятий имеет много общего. Однако конкретные управленческие решения, разработанные и реализованные одними торговыми предприятиями, не всегда могут быть использованы другими предприятиями. Это обусловлено изменениями факторов внешней среды. Кроме того, стремительно изменяются условия функционирования самого торгового предприятия. Следовательно, процесс управления должен определяться параметрами окружающей среды и их переменными величинами в пределах торгового предприятия.

Управление коммерческой деятельностью базируется на общих принципах и методах управления. Рассмотрим основополагающие принципы построения управления коммерческой деятельностью торгового предприятия.

Основные принципы построения управления коммерческой деятельностью торгового предприятия.

Рисунок 1.2

Рассмотрю более подробно содержание элементов данной схемы:

1. Обеспечение согласованности между подразделениями (службами). Каждому подразделению (службе) торгового предприятия свойственны определенная предназначенность и выполняемые функции, т. е. они обладают в той или иной степени автономностью. Вместе с тем их действия должны быть скоординированы и согласованы во времени, что обусловливает единство системы управления торговым предприятием.

2. Обеспечение взаимодействия между коммерческой деятельностью и целями торгового предприятия. Коммерческая деятельность формируется и изменяется в соответствии с интересами и потребностями предприятия. Следовательно, функции управления коммерцией реализуются с учетом целей торгового предприятия.

3. Обеспечение иерархичности структуры управления. Характерным признаком управления является иерархический ранг. Организация управления коммерческой деятельностью должна быть ориентирована на вертикальные и горизонтальные связи.

4. Обеспечение комплексного подхода в управлении. С позиции комплексности принимаются во внимание все факторы, воздействующие на управленческие решения коммерческой деятельности. Предусматривается также связь коммерческих процессов торгового предприятия с субъектами внешней среды. Обеспечение малозвенности в структуре управления. Под малозвенностью понимается несложная структура управления. Но при этом должны достигаться стабильность и надежность управления коммерческой деятельностью.

5. Обеспечение адаптивности структуры управления. Внутренняя и внешняя среда подвержена постоянным изменениям. Особенно это проявляется в период зарождения потребительского рынка. Поэтому гибкость и приспособляемость структуры управления коммерческой деятельностью к переменам и условиям окружающей среды имеют существенное значение.

6. Обеспечение исполнительной информацией. Выработка и принятие управленческих решений основываются на исполнительной информации. Она включает получение исходной информации, обработку, анализ и выдачу результатов управляющего воздействия. Эта задача выполняется с помощью современных технических средств, позволяющих автоматизировать процесс информационного обеспечения.

Управление коммерческой деятельностью нельзя отделить от системы управления торговым предприятием, которое выполняет еще и функции, связанные с технологической, экономической и финансовой деятельностью. Следовательно, при построении структуры управления коммерческой деятельностью необходимо учитывать взаимодействие и соподчиненность всех составляющих элементов, образующих целостную систему управления торговым предприятием.

1.3 Организация оказания торговых услуг покупателям

Качество торгового обслуживания в значительной степени определяется количеством и качеством дополнительных торговых услуг, оказываемых магазинами покупателям товаров. Дополнительные торговые услуги можно подразделить на три вида:

1. связанные с покупкой товаров;

2. связанные с оказанием помощи покупателям при использовании товаров;

3. связанные с созданием благоприятной обстановки для посещения магазина.

Первая группа услуг включает прием предварительных заказов на временно отсутствующие в продаже товары, упаковку товаров, доставку крупногабаритных товаров на дом покупателю и др.

Довольно обширен круг услуг, оказываемых покупателям после приобретения товаров. К ним относят раскрой купленных в магазине тканей; мелкую переделку и подгонку по росту и фигуре покупателя готового платья, приобретенного в магазине; прием заказов на пошив одежды из ткани, купленной в магазине; установку на дому у покупателей приобретенных в магазине холодильников, телевизоров, электрических и газовых плит и др.

В третью группу входят такие услуги, как организация кафетерия или буфета при магазине; ремонт технически сложных товаров; устройство при магазинах детских комнат, камер хранения купленных в магазине товаров и вещей покупателей, оборудование вблизи магазинов стоянок для велосипедов, мотоциклов, автомашин и крытых площадок для детских колясок и т. д.

Услуги, оказываемые магазинами, могут быть платными или бесплатными. К бесплатным относят услуги, непосредственно связанные с продажей товаров (консультации продавцов и специалистов, рекламная информация и т. д.).

Другие услуги, предоставление которых связано для магазинов с дополнительными затратами (раскрой тканей, доставка товаров на дом и др.), должны выполняться за плату, хотя в последнее время многие магазины, «борясь» за покупателя, оказывают некоторые из таких услуг бесплатно (например, доставку холодильников покупателю на дом).

Наиболее благоприятными условиями для оказания дополнительных услуг располагают крупные магазины. Раскрой купленных в магазине тканей выполняет закройщик. Для этих целей отводится часть торговой площади (до 12 м?), на которой оборудуется рабочее место закройщика. Кафетерии размещают вне зоны обслуживания и оснащают обеденными столами и другим оборудованием.

Кроме перечисленных, в магазинах могут оказываться и другие, удобные для покупателей услуги. Например, в универмагах рекомендовано предоставлять и такие услуги, как комплектование праздничных наборов из имеющихся товаров; продажа цветов, периодических изданий, лекарственных средств и др.; в продовольственных магазинах — прием стеклопосуды на дому у населения, консультации покупателей по домашнему консервированию, организация отделов обслуживания инвалидов, престарелых и многодетных семей (с доставкой товаров на дом).

Широкий набор торговых услуг, оказываемых населению, позволяет привлечь в магазины больше покупателей и увеличить получаемые доходы.

В качестве вывода, можно сказать о том, что коммерческая работа по продаже товаров в розничных торговых предприятиях имеет свои особенности, что связанно, прежде всего, с тем, что розничный рынок — это потребительский рынок, где покупатели приобретают товары и услуги для личного потребления. Розничные торговые предприятия, реализуя товары непосредственно населению, применяют специфические способы и методы розничной продажи. Именно в магазинах и других предприятиях розничной торговли происходит признание или непризнание товара или услуги конечным потребителем. Успех коммерческой работы в розничной торговле во многом зависит от того, насколько квалифицированно и своевременно работники смогут разобраться в требованиях покупателей и удовлетворить их. Большое влияние оказывают применяемые методы розничной продажи товаров, организация оказания торговых услуг покупателям и т. д.

розничный продажа товар автоматизированный коммерческий

2. АНАЛИЗ КОММЕРЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ МАГАЗИНА «РИЧ»

2.1 Краткая характеристика хозяйственной деятельности

Магазин «РИЧ» расположен по адресу: г. Уссурийск, ул. Новоникольское шоссе, 23. Действует на основании свидетельства о регистрации, имеет расчетный счет по основной деятельности, имеет круглую печать, другие штампы и печати, иные реквизиты.

Правовое положение ООО «РИЧ» (его правоспособность) определяется Гражданским кодексом РФ, Федеральным законом о предпринимателях без образования юридического лица, учредительным договором, другими нормативными документами.

Предметом деятельности является торгово-закупочная деятельность, включая создание магазинов и иных торговых точек.

ООО «РИЧ» самостоятельно определяет направления, и порядок использования прибыли, руководствуясь учредительными документами и действующим законодательством.

Данный магазин специализируется по продаже продовольственных товаров, а также сопутствующих товаров (товары бытовой химии, предметы гигиены, корма для животных и т. п.). Общая площадь магазина 280 м?, торговая площадь — 125,4 м?. Данные площади находятся в хозяйственном ведении на основе бессрочного договора.

Магазин имеет три отдела:

· хлебные товары,

· гастрономические товары,

· вино — водочные и сопутствующие товары.

В торговом зале организованы пять рабочих мест для продавцов. Общая численность работников магазина 20 человек, из них:

· заведующая магазином,

· товаровед,

· 10 работников прилавка,

· главный бухгалтер,

· бухгалтер — кассир,

· водитель — экспедитор,

· фасовщица,

· 2 грузчика.

Магазин достаточно оснащен холодильным, торгово-выставочным, весоизмерительным, контрольно-кассовым оборудованием, а также помещениями для приемки, хранения и подготовки товара к продаже, то есть оборудование, внутренняя планировка и устройство во многом определяют работу магазинов, повышение качества торгового обслуживания населения, работу торгово-технологического процесса.

Товарная специализация магазина дает определенные преимущества:

— обеспечивает концентрацию ассортимента отдельных групп товаров, создает условия для выбора необходимого товара;

— способствует повышению качества обслуживания благодаря более высокой квалификации персонала (в магазине все продавцы имеют торговое образование);

— улучшает коммерческие связи торговли с поставщиками на основе более глубокого изучения рынка, усиления влияния торговли на производство и повышения качества товаров;

— способствует внедрению современных методов обслуживания, современной торговой технологии, обеспечивающих эффективность реализации товаров.

По методу обслуживания покупателей магазин относится к торговым предприятиям обслуживания покупателей через прилавок.

2.2 Анализ коммерческой деятельности предприятия

Закупка товаров является основной частью коммерческой работы торгового предприятия.

Коммерческая деятельность торгового предприятия охватывает вопросы изучения спроса населения и рынка сбыта товаров, выявление и изучение источников поступления и поставщиков товаров. При этом проводится изучение организации рациональных хозяйственных связей, включая разработку и представление им заявок и заказов на товары, заключение договоров на поставку товаров, а так же организует учет и контроль за своевременным и точным выполнением поставщиками договорных обязательств. Поэтому необходимо проанализировать состояние рынка продовольственных товаров и пути его совершенствования.

Коммерческая деятельность в магазине «РИЧ» состоит из следующих взаимосвязанных операций:

· изучение и анализ спроса покупателей;

· формирование ассортимента товаров;

· установление и регулировка цен в соответствии с рыночной ситуацией;

· управление товарными запасами;

· рекламно-информационная деятельность по сбыту товаров;

· установление хозяйственных связей с поставщиками товаров;

· организация закупки товаров;

· организация договорной работы;

· Оценка параметров товара.

Для обеспечения успешной реализации товаров на предприятии проводится ежедневная работа по изучению покупательского спроса. С этой целью в магазине организован компьютерный учет продажи и запасов товаров в ассортиментном разрезе, исследование рынка товаров с применением компьютерных технологий (Интернет), выявление наиболее выгодных поставщиков, схем завоза товаров, установление договорных отношений с поставщиками.

Взаимосвязь операций представлена в рисунке 2.1.

Взаимосвязь операций Рисунок 2.1

Также для изучения спроса используются материалы опросов покупателей, выставок-продаж, дегустаций непосредственно в магазине и материалы, предоставленные поставщиками в ходе изучения спроса населения. В последнее время крупные оптовые фирмы, заинтересованные в продажах своего товара (как правило, нового), также устраивают в магазине всевозможные акции, дегустации, розыгрыши призов, что тоже помогает выявить потребительские предпочтения.

Методы получения данных, используемые исследуемым предприятием, это опрос, наблюдение, автоматическая регистрация данных. Выбор метода зависит от цели, исследуемого признака и носителя этого признака.

Магазин «РИЧ» использует смешанные типы сбора данных, в частности таковым является Интернет-исследование на новосибирских интернет — порталах, ресурсах и сайтах. Опросы проводятся в основном на главных страницах ресурсов, при чем опрашиваемый может посмотреть динамику и количество опрошенных. Так ООО «РИЧ» при взаимодействии с новосибирскими поставщиками интернета осуществляет сбор данных по разнообразным вопросам, потребностям и мнениям потребителей.

Второй момент, как наверно уже заметили жители г. Уссурийска, в последнее время такой метод как дегустация стал использоваться в торговых павильонах и магазинах довольно часто, ООО «РИЧ» также применяет этот метод. Так, например, дегустация, проводимая магазином, состоялась 4 апреля 2009 года. Объектом дегустации были различные сорта майонеза местного производителя ЗАО УМЖК «Приморская соя», с которым магазин затем заключил договор о поставке.

Особое значение при закупках уделяется ценовому фактору. В процессе коммерческой деятельности происходит постоянный поиск поставщиков, предлагающих товары по наиболее выгодным ценам, на наиболее выгодных условиях. То есть ООО «РИЧ» поставщиками предоставляются оптовые скидки при закупке больших, чем обычно партий товаров. Это случается довольно часто. Их предоставление связано с облегчением для производителей процедуры оформления, калькулирования товара, отсутствием или уменьшением затрат на складирование и хранение партии товара или его изготовление, а также со снижением административных затрат поставщика. Например, ООО «РИЧ» часто пользуется мелкооптовыми скидками: при закупке товара менее 100 штук за штуку 10 руб., при покупке 100 и более штук — 9 руб.

Скидками предприятие пользуется также за срочность оплаты, например, часто происходят поставки 2/7, нетто 30, что обозначает следующее: ООО «РИЧ» должно оплатить полную стоимость товара в течение 30 дней, но имеет право на 2-процентную скидку, если оплатит закупку в течение 7 дней.

Это связано с тем, что иногда ситуация на рынке требует увеличения размера товарных запасов. Например, перед праздничными днями, в магазине увеличиваются размеры товара по таким товарным группам как, вино водочные изделия, кондитерские изделия, колбасные изделия, готовая рыбная продукция и т. п.

Иногда происходит затоваривание и по другой причине. Если фактические товарные запасы в магазине превышают необходимые размеры, то работники магазина устраняют причины, среди которых могут быть:

— снижение покупательского спроса под влиянием роста цен, появления новых товаров;

— просчеты работников при определении потребности в товарах;

— низкое качество поставляемых товаров;

— несоблюдение сроков завоза товаров в магазин.

При выявлении причины затоваренности принимаются меры по ускорению реализации этих товаров, а также ограничение их завоза в магазин. То есть предприятие реактивно реагирует на изменение ситуации как внешней, так и внутренней среды, вовремя выявляет конкретную причину и легко ее устраняет.

Проанализирую поступление товаров по отдельным товарным группам. Для сравнения взяты данные за 2009;2010 гг. (таблица 1)

Анализируя данные таблицы 1, видно, что в 2010 году товаров поступило на 1234,9 тыс. руб. больше, чем в 2009 году, темп изменения составил 112,7%. Несмотря на увеличение суммы поступления товаров, удельный вес по отдельным товарным группам уменьшился. Так, снижение по удельному весу наблюдается по таким товарным группам как, колбасные изделия, рыбная продукция, молочные товары, маргариновая продукция, макаронные изделия, детское питание и др. Это происходит за счет увеличения удельного веса хлеба и хлебобулочных изделий, кондитерских и прочих товаров. Наибольший темп роста поступления наблюдается по хлебу и хлебобулочным изделиям, кондитерским, алкогольным товарам, сахару: 112,8%, 119,5%, 114,6%, 110,6% соответственно. Также мы видим, что в 2010 году снизился объем поставок круп и макаронных изделий на 0,3% и 1,1% соответственно. По сравнению с 2009 годом в 2010 году улучшилась ритмичность поставки товаров в магазин.

Таблица 1 — Поступление товаров по отдельным товарным группам в магазине «РИЧ» в 2009;2010 г

Таблица составлена по данным статистического учета в магазине «РИЧ».

Для оценки поступления товаров в натуральном выражении, в магазине составляются специальные аналитические таблицы, по данным которых можно изучить степень удовлетворения спроса покупателей на отдельные товары. Выявлю соотношение между объемами поставок для определения потребностей покупателей в товарах (Рисунок 2.2)

Поступление товаров по отдельным товарным группам в магазине «РИЧ» в 2010 г.

Рисунок 2.2

Проанализировав данные таблицы, видно, что по всем товарным группам увеличился объем продаж в 2010 году по сравнению с данными 2009 года. Наибольший темп роста наблюдается по хлебу и хлебобулочным изделиям, кондитерским, алкогольным товарам, безалкогольным напиткам и прочим товарам на 112,7%, 119,4%, 114,9%, 109,5% и 123,2% соответственно. Общий темп роста объемов продаж составил 117%.

Наибольший удельный вес в общем объеме товарооборота занимают алкогольные товары, хлеб и хлебобулочные изделия, кондитерские товары (21,98%, 13,32% и 12,19% соответственно).

Увеличение поступления и продажи товаров в 2010 году по сравнению с данными 2009 года говорит о том, что предприятие удовлетворительно ведет закупочную деятельность.

2.3 Договорная работа предприятия

При намерении заключить договор торговым предприятием уточняются наиболее важные моменты, связанные с его оформлением, подписанием и исполнением, также составляется примерная поэтапная схема работы. Проекты договоров обычно разрабатываются поставщиками, затем согласовываются условия (как правило, условия оплаты за товар) и стороны подписывают договор. При подписании договора стороны должны убедиться, что представители имеют юридическое право и полномочия на подписание договора. Товаровед магазина подписывает договоры на основании доверенности. Поставщики, как правило, требуют от магазина комплект документов при подписании договора (устав или учредительный договор, свидетельство о регистрации предприятия, справку о постановке на налоговый учет, договор аренды помещения, выписку из банка и др.). Таким образом, службы безопасности поставщиков проверяют надежность партнеров.

Для облегчения и ускорения оформления договорных отношений ООО «РИЧ» применяет так называемое пролонгирование договоров, т. е. их продление на основании письма. Данная форма применяется в основном с заводами — производителями, с которыми установлены длительные хозяйственные связи, с такими как: КФХ «Нива — хлеб», ОАО «Уссурийский рыбокомбинат», ООО «Никольск — Уссурийский» и др. Однако в этом случае обязательно согласование ассортимента поставляемых товаров и согласование графиков завоза продукции.

В 2010 году торговым предприятием заключено 98 договоров на поставку товаров, из них 8 договоров были пролонгированы на текущий год с такими поставщиками как КФХ «Нива — хлеб», ОАО «Никольск — Уссурийский», ОАО «Уссурийский рыбокомбинат», ОАО «Молочный завод Уссурийский» и др. Эти цифры говорят о том что, магазин «РИЧ» имеет тенденцию к налаживанию устойчивых связей, так как часть договоров заключена ранее, а также предприятие стремится занять конкурирующую позицию и расширить свои каналы. Но, к сожалению, часто договоры заключаются символически, в них иногда отсутствуют необходимые условия поставки, не говоря уже о том, чтобы предусмотреть все возможные нюансы. Поставщики порой предлагают такие условия, которые совершенно не выгодны покупателю, однако покупатель с ними соглашается. Например, приемка по количеству и качеству производится в момент сдачи товара покупателю и в присутствии обеих сторон, после приемки товара покупателем поставщик не принимает претензии по количеству и качеству, за исключением скрытых недостатков, и то только в течение трех дней с момента передачи товара. Во-первых, принять товар в момент сдачи его покупателю по количеству, и тем более по качеству очень сложно; во-вторых, обнаружить скрытые недостатки в течение трех дней не всегда возможно, т.к. скрытые недостатки чаще всего обнаруживаются в момент продажи товаров.

Очень часто в договорах отсутствует пункт об имущественной ответственности сторон, либо он направлен на пользу поставщика, т. к. проект договора составляется им.

Обычно в договорах поставщики предусматривают ответственность покупателя за просрочку оплаты товара и «забывают» такие пункты как ответственность поставщика за просрочку поставки товаров, за недопоставку, за нарушение графика завоза, за поставку некачественных товаров и т. д.

Отсутствие имущественной ответственности в договоре поставки дает возможность нарушать условия договора, не дисциплинирует стороны по отношению друг к другу и не позволяет возместить убытки, понесенные из-за невыполнения или ненадлежащего исполнения условий договора.

В договорах часто можно встретить следующие условия, например, «передать товар в разумный срок». Что подразумевать под этой фразой? Можно по-разному истолковать эту формулировку, поэтому при разрешении споров возникают затруднения. Поэтому целесообразно в договоре предусматривать более точные условия, не имеющие двусмысленной трактовки.

Так же в договорах можно встретить следующее условие «сторона, не исполняющая надлежащим образом условия настоящего договора, обязана возместить другой стороне понесенные ею убытки». В данном условии нет конкретизации, т. е. какие именно условия, в каком размере должны быть возмещены убытки, не установлены штрафные санкции, которые должна уплатить виновная сторона.

Если говорить об условиях поставки, то в основном магазин работает с поставщиками с отсрочкой платежа за поставленные товары (рисунок 2.3) Данные условия оговорены в договоре поставки.

Анализ условий оплаты за поставленный товар по договорам.

Рисунок 2.3

Удельный вес различных видов договоров Рисунок 2.4

Анализируя данные диаграммы (рисунок 2.4), видно, что наибольший процент (72%) составляют договоры поставки. Это объясняется тем, что эти договоры взаимовыгодны, т. е. поставщику возможность продавать товар регулярно, а магазину отсрочить платежи.

Удельный вес договоров по срокам действия Рисунок 2.5

Проанализировав сроки заключения договоров (рисунок 2.5), видно, что договоры заключаются в основном на один год. В условиях жесткой конкуренции многие поставщики не выживают на рынке, и поэтому долгосрочные договоры обычно не заключают. Покупатели и продавцы, заключившие договор, имеют право после истечения срока его действия пролонгировать свои договорные отношения при условии повторного согласования всех условий, что является более выгодным для обеих сторон.

В магазине проводится учет исполнения договорных обязательств при помощи специальных журналов, которые содержат информацию о поставщике, условиях оплаты по договору, сроке действия договора, реквизитах поставщика и других важных условиях договора. В данном журнале отражаются все факты исполнения или неисполнения договорных обязательств. В ходе анализа договорной работы за прошедший 2010 год было выявлено несколько не очень существенных нарушений условий договоров со стороны поставщиков.

Правильный выбор формы договорных отношений, тщательно обдуманное согласование условий договора является основой успешной хозяйственной и коммерческой деятельности предприятия.

Несмотря на то, что ООО «РИЧ» своевременно и правильно заключает договора с поставщиками, а также устанавливает рациональные прямые договорные связи по поставкам товаров, как правило, на один год и осуществляет постоянный контроль за их исполнением, все же предприятие стремится к увеличению качества договоров, а также налаживанию связей с постоянными поставщиками.

Некачественно выполненные договора приводят к постоянным дискуссиям по поводу условий и сроков выполнения обязательств, незапланированным пеням и неустойкам, а также к необходимости привлекать дополнительные финансовые и людские ресурсы для защиты интересов предприятия. Притом, что иногда страдает и репутация предприятия на Уссурийском рынке, конечно же, является невозможным оценить нанесенный ущерб.

На основе проведенного анализа можно сделать вывод, что ООО «РИЧ» стабильно на протяжении определенного периода времени реализует продукцию, получает чистую прибыль, достаточную для дальнейшего развития предприятия, то есть является ликвидным и кредитоспособным. Имеет устойчивые хозяйственные связи с поставщиками, что благоприятно сказывается на расширении ассортимента и повышении качества закупаемых товаров.

3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ КОММЕРЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ПРЕДПРИЯТИЯ

3.1 Совершенствование системы документооборота

Учет исполнения договоров поставки должен осуществляться с помощью специальных карточек или журналов. Более прогрессивным и оперативным является автоматизированный учет выполнения договоров поставки товаров с помощью компьютерной техники. При этом предоставляется возможность контролировать выполнение договоров поставки в более детализированном виде, обрабатывать большие объемы коммерческой информации и оперативно использовать ее в коммерческой деятельности.

В курсовой работе я предлагаю магазину «РИЧ» решить это следующим способом. В современных условиях такие проблемы можно устранить за счет специальных компьютерных программ, которые позволяют автоматизировать процесс делопроизводства и упростить контроль за исполнением задач. Например, к таким программам относится система электронного документооборота «Евфрат-Документооборот» российской компании Cognitive Technologies.

Использование системы электронного документооборота полностью исключают возможность потери документов. Автоматизированный контроль за движением каждого из документов, осуществляемый с момента его регистрации в системе, гарантирует целостность и сохранность любого документа в процессе всего жизненного цикла.

Ощутимым преимуществом «Евфрат-Документооборот» является система контроля исполнения, позволяющая автоматизировать этот процесс. На каждый зарегистрированный в системе документ заводится учетная карточка, в которой отражаются наложенные резолюции, информация о движении документа внутри организации, персональной ответственности сотрудника за исполнение и промежуточные отчеты.

Руководителю ООО «РИЧ» при необходимости узнать, что в настоящий момент сделано по исполнению его приказа о разработке новой формы договора о закупке сырья, нужно лишь обратиться к системе, и в течение нескольких секунд будет предоставлена полная информация о том, кто из сотрудников в настоящее время работает с данным документом, что уже сделано и когда истекает срок окончательного отчета об исполнении задания. Это существенно усиливает дисциплину на предприятии, обеспечивая контроль за исполнением текущих задач строго в соответствии с утвержденным планом.

Система не позволит ни сотруднику, ни руководителю забыть об исполнении того или иного распоряжения.

Автоматическая генерация рассылок с уведомлениями заранее предупредит всех должностных лиц о приближении времени исполнения распоряжения, а когда этот срок настанет — потребует отчета о проделанной работе.

«Евфрат-Документооборот» дает возможность создать электронный архив документов, который вместо вереницы огромных шкафов умещается на одном компьютере. При этом любой требуемый документ можно найти в считанные секунды. Система хранит документы в их исходном виде, и потому необходимый документ можно в любой момент получить обратно в бумажной форме, распечатав его на принтере. При необходимости система может сформировать журнал зарегистрированных документов.

Как показывают данные о внедрении системы электронного документооборота в других организациях, этот процесс будет сопровождаться повышением эффективности работы и снижением внутренних затрат. Во-первых, это происходит за счет уменьшения издержек на расходные материалы для офиса. Раньше, чтобы начать работу с документов, его требовалось распечатать, потом сделать несколько копий для контроля и для возможности работы с документом нескольких сотрудников. Любой руководитель знает, как стремительно тает бумага, и как быстро кончается порошок в картридже, и, самое главное, как все это значительно увеличивает внутренние расходы предприятия.

В настоящее время предприятие не может полностью отказаться от бумажного документооборота. Однако внедрение системы электронного документооборота позволит существенно повысить эффективность работы с документами, а также оперативность и качество выполнения заданий.

Как показывают результаты исследований, внедрение системы электронного документооборота позволяет организациям в 3 раза повысить скорость обработки документов, на 75% сократить расходы на содержание архива и в 0,5−2 раза повысить эффективность работы за счет повышения исполнительской дисциплины и более оптимального использования внутренних ресурсов. Таким образом, в современных условиях «Евфрат-Документооборот» может рассматриваться не только, как инструмент улучшения системы управления, но и механизм снижения внутренних издержек и повышения конкурентоспособности предприятия.

3.2 Эффективность внедрения автоматизированного комплекса «Евфрат-Документооборот»

Экономическая эффективность от внедрения программы «Эксперт» подразделяется на прямую и косвенную. Комплект для автоматизации под ключ — 117 670 руб.

Прямая экономическая эффективность связана со снижением затрат на обработку данных, т. е. это эффект, результат которого поддаётся прямому счёту. Косвенная эффективность — это эффект, получаемый обработки данных, обычно не поддающийся прямому счёту, а требующий рассмотрения факторов, на которые влияет автоматизация процессов управления. Как правило, прямой эффект выявляется на самой вычислительной установке, косвенный — преимущественно у пользователей информации, т. е. в сфере производства.

Экономическая эффективность определяется с помощью стоимостных показателей. Основным при расчетах является метод сопоставления данных базисного и отчетного периодов. В качестве базисного периода принимают затраты на обработку информации до внедрения новой программы, а при совершенствовании действующей системы автоматизации экономических работ — затраты на обработку информации при достигнутом уровне автоматизации.

Рассчитаем стоимостные затраты до внедрения программы, то есть при существующей обработке данных, по следующей формуле:

С_р = С_фот + С_ор + С_ззп (3.1)

где Сфот — годовой фонд оплаты труда, Сор — затраты по организации и управлению производством (составляют 20,19% от фонда оплаты труда) Сззп — стоимость затрат на обработку данных по заказам и на распечатку необходимых документов.

Фонд оплаты труда находим по формуле:

С_фот = Q_j * (1,6* P_j) * 12 (3.2)

где Q_j — численность сотрудников,

1,6 — коэффициент надбавки к зарплате,

P_j — оклад,

12 — месяцы.

Сфот = 4 * (1,6*4500)*12 = 345 600 руб.

Сор = Сфот *20,19% = 345 600 руб.*20,19% = 69 777 руб.

С_ззп = 12*(1*600) (3.3)

где 12 — количество месяцев,

1 — стоимость одного печатного бланка, руб.

600 — среднее количество бланков, обрабатываемых в месяц;

Cпф — стоимость бланков.

Сззп = 12 *(1*600) = 7200 руб/год.

Сср = 345 600 + 69 777 + 7200= 422 577 руб.

Стоимостные затраты после внедрения программы «Евфрат Документооборот» рассчитаем по формуле:

C_пр = С_фот + С_ор + С_{обсл. эвм} + С_{аморт. эвм} + С_{аморт пп} + С_пп + С_эвм (3.4)

где Сфот — годовой фонд оплаты труда Сор — затраты по организации и управлению производством (составляют 20,19% от фонда оплаты труда);

Собсл. эвм — затраты по обслуживанию программы и ЭВМ (в отчетном периоде составляют 450 рублей за месяц);

Саморт. эвм — амортизация ЭВМ;

Саморт пп — амортизация программы;

Спп — стоимость программы;

Сэвм — стоимость ЭВМ.

Рассчитаем годовой фонд оплаты труда. В отчетном периоде, после внедрения программы, сократим 2 сотрудников, повысив при этом оклад до 5500 руб.

Сфот = 2 * (1,6*5500) * 12 = 211 200 руб.

Сор = 211 200 руб. *20,19% = 42 641 руб.

Собсл. эвм = 450*12 = 5 400 руб.

Стоимость комплект для автоматизации под ключ составляет 117 670 руб. Расходы по амортизации программы составляют 20%, следовательно, амортизация программы находится:

Саморт пп = 117 670 руб * 0,20 = 23 534 руб.

Спп = 211 200 + 42 641 + 5400 +23 534 = 282 775 руб.

Найдем стоимостной индекс внедрения программы по формуле:

U = С_отч / С_баз (3.5)

где Сотч — стоимостные затраты отчетного периода;

Сбаз — стоимостные затраты базисного периода.

U = 282 775/422577= 0,67= 67%

Данный показатель говорит о том, что при внедрении программы «Евфрат-Документооборот» экономия стоимостных затрат 33%. Найдем срок окупаемости затрат по следующей формуле:

Т_ок = (С_{пр. пр} + С_{обсл. эвм}) * К_эф / (С_баз — С_отч) (3.6)

где Спр. пр — затраты на приобретение программы;

Кэф — коэффициент эффективности;

Сбаз — все затраты базисного периода;

Сотч — все затраты отчетного периода.

К_эф = С_{фот (0)} — С_{фот (1)} / _Спр.вс (3.7)

где Сфот (0) — затраты на оплаты труда до внедрения программы;

Сфот (1) — затраты на оплаты труда после внедрения программы;

Кэф = (345 600−211 200)/ 282 775= 0,47

Ток = (117 670 + 5400)*0,47/(422 577 — 282 775) = 57 843/139802 = 0,4 года = 3 месяца.

Полученные результаты занесу в таблицу 2.

По данным таблицы 2 видно, что введение комплекса «Евфрат-Документооборот» приведет к сокращению численности персонала на два человека, а следовательно, и к уменьшению годового фонда заработной платы на 134 400 рублей, срок окупаемости комплекса составит 3 месяца в результате получен годовой экономический эффект 139 802 рублей.