АРМ руководителя отделения по Малгобекскому р-ну УФК по РИ

Актуальность темы

исследования. Анализ проблем управления большими и сложными системами осуществляется, как правило, с позиции системного подхода. Системный подход позволяет упорядочить исходную информацию о сложной системе: понизить уровень сложности, осуществить решение задач проектирования и управления сложными по отношению к интеллектуальным возможностям человека объектам.

В современных условиях управлением организации выдвигаются повышенные требования к организации оперативного сбора, обработки и анализа больших объемов различной информации, используемой в процессе принятия управленческих решений. И это становится возможным при использовании автоматизированной системы управления (АСУ).

Производственно-технологическая практика позволяет изучить предприятие, проанализировать его работу и на основе полученных данных выявить перечень задач, которые целесообразно автоматизировать. Программа проведения производственно-технологической практики, последовательность ее этапов зависят от целей, задач и условий функционирования системы управления обследуемого предприятия.

Целью исследования является разработка АРМ руководителя отделения по Малгобекскому р-ну УФК по РИ.

Для достижения этой цели требуется решить следующие задачи:

провести системное описание исследуемого объекта;

провести диагностический анализ системы управления на предприятии;

исследовать документооборот;

изучить потоки информации на предприятии;

установить перечень задач управления, решение которых целесообразно автоматизировать.

Объектом исследования является — отделения по Малгобекскому р-ну УФК по РИ.

Предмет исследования — АРМ руководителя отделения по Малгобекскому р-ну УФК по РИ.

Методы исследования — методы системного анализа, эвристические и методы теории управления.

1. Диагностический анализ Отделения по Малгобекскому р-ну УФК по РИ

1.1 Общая характеристика

организационный экономический диагностический

Отделения по Малгобекскому р-ну УФК по РИ является органом Федерального казначейства и находится в непосредственном подчинении Управления Федерального казначейства по Республике Ингушетия. Отделение осуществляет свою деятельность во взаимодействии с территориальными органами федеральных органов исполнительной власти, органами местного самоуправления, территориальными учреждениями Банка России, общественными объединениями и иными организациями.

Отделение в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации и органов местного самоуправления, принимаемыми в пределах их полномочий по вопросам исполнения соответствующих бюджетов, нормативными правовыми актами Министерства финансов Российской Федерации, правовыми актами Федерального казначейства, приказами Управления и настоящим Положением.

Отделение является юридическим лицом, имеет бланк и печать с изображением Государственного герба Российской Федерации и со своим наименованием, иные печати, штампы и бланки установленного образца, а также счета, открываемые в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Финансирование расходов на содержание Отделения осуществляется за счет средств федерального бюджета. Реорганизация и ликвидация Отделения производится по решению Федерального казначейства.

Задачи отделения Основными задачами деятельности Отделения являются:

1) кассовое обслуживание исполнения федерального бюджета на соответствующей территории в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации;

2) кассовое обслуживание исполнения бюджета субъекта Российской Федерации, бюджетов муниципальных образований в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации и с соответствующими соглашениями;

3) иные задачи, установленные законодательством Российской Федерации.

Функции отделения Отделение в соответствии с возложенными на него задачами и в пределах своей компетенции выполняет следующие функции в установленной сфере деятельности:

1) открывает в учреждениях Банка России и кредитных организациях счета по учету средств федерального бюджета и иных средств в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации;

2) открывает и ведет лицевые счета для учета операций со средствами федерального бюджета, со средствами от предпринимательской и иной приносящей доход деятельности, обслуживаемым Отделением распорядителям и получателям средств федерального бюджета;

3) доводит до обслуживаемых Отделением распорядителей и получателей средств федерального бюджета распределенные главными распорядителями средств федерального бюджета, распорядителями средств федерального бюджета, лимиты бюджетных обязательств и объемы финансирования и их изменения;

4) ведет учет операций по кассовому исполнению федерального бюджета на соответствующей территории;

5) осуществляет учет операций со средствами, полученными от предпринимательской и иной приносящей доход деятельности, проводимых получателями средств федерального бюджета, обслуживаемыми Отделением;

6) осуществляет учет обязательств, подлежащих исполнению за счет средств федерального бюджета находящихся на соответствующей территории получателей средств федерального бюджета;

7) составляет и представляет в установленном порядке в Управление отчетность о кассовых операциях федерального бюджета на соответствующей территории и исполнении принятых Отделением на учет бюджетных обязательств, подлежащих оплате за счет средств федерального бюджета, а также иную бухгалтерскую и бюджетную отчетность;

8) осуществляет на территории административно-территориального образования в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации кассовое обслуживание исполнения бюджетов субъектов Российской Федерации и местных бюджетов;

9) осуществляет кассовое планирование и прогнозирование расходов федерального бюджета. Ежемесячно составляет и представляет в Управление кассовый план по расходам федерального бюджета;

10) обеспечивает проведение кассовых выплат из бюджетов бюджетной системы Российской Федерации от имени и по поручению соответствующих органов, осуществляющих сбор доходов бюджетов, или получателей средств указанных бюджетов, лицевые счета которых открыты в установленном порядке в Отделении;

11) обеспечивает предварительный и текущий контроль за ведением операций со средствами федерального бюджета, осуществляемых распорядителями и получателями средств федерального бюджета, обслуживаемыми Отделением;

12) осуществляет в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации подтверждение денежных обязательств федерального бюджета и совершает разрешительную надпись на право осуществления расходов федерального бюджета в рамках выделенных лимитов бюджетных обязательств и объемов финансирования расходов;

13) осуществляет функции получателя средств федерального бюджета, предусмотренных на содержание Отделения;

14) принимает участие в проверках деятельности других Отделений Управления по выполнению ими возложенных на них задач и функций;

15) осуществляет мероприятия по обеспечению режима секретности и защите государственной тайны в Отделении, а также обеспечивает соблюдение работниками установленных норм и требований при проведении секретных работ;

16) обеспечивает своевременное и полное рассмотрение обращений граждан, принятие решений, не носящих нормативного характера, и направление заявителям ответов в установленный законодательством Российской Федерации срок;

17) организует и осуществляет мероприятия по мобилизационной подготовке, гражданской обороне и предупреждению и ликвидации чрезвычайных ситуаций;

18) осуществляет в соответствии с законодательством Российской Федерации работу по комплектованию, хранению, учету и использованию архивных документов, образовавшихся в ходе деятельности Отделения;

19) осуществляет иные функции, предусмотренные законодательством Российской Федерации.

Права и обязанности Отделения Отделение реализует в пределах своей компетенции полномочия и права территориального органа Федерального казначейства, определяемые Бюджетным кодексом Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, законами субъекта Российской Федерации о бюджете субъекта Российской Федерации, правовыми актами представительного органа местного самоуправления о бюджете муниципального образования, настоящим Положением и другими нормативными правовыми актами.

Отделение вправе в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации:

1) получать от распорядителей и получателей средств федерального бюджета в установленном порядке отчетность об использовании средств федерального бюджета и иные документы и сведения, связанные с получением, перечислением, распределением и использованием средств федерального бюджета;

2) приостанавливать в установленном порядке операции по лицевым счетам распорядителей и получателей средств федерального бюджета в случаях нарушений законодательства Российской Федерации;

3) предъявлять в судебные органы иски по основаниям, установленным законодательством Российской Федерации;

4) на основании доверенности, выданной в порядке передоверия Управлением, представлять в судебных органах интересы Министерства финансов Российской Федерации и интересы Правительства Российской Федерации в случаях, когда их представление поручено Министерству финансов Российской Федерации;

5) осуществлять иные полномочия, если такие полномочия предусмотрены федеральными законами, нормативными правовыми актами Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Министерства финансов Российской Федерации.

1.2 Описание функциональной структуры предприятия

Построение функциональной иерархической структуры отделения по Малгобекскому р-ну УФК по РИ

Формирование структуры управления в отделения по Малгобекскому р-ну УФК РИ основано на специализации и разделении управленческого труда. Это связано с тем, что его система управления относится к системам управления с иерархической структурой, в которых характерной чертой является модель полного жизненного цикла управленческого решения.

Целью системы управления является достижение эффективного функционирования всех подразделений и самого предприятия в целом.

Основные функции управления, выполняемые в Отделении УФК РИ: прогнозирование, стратегическое, текущее и оперативно-календарное планирование, организация исполнения, контроль, учет, анализ, регулирование.

Изучение функциональных областей. Функционирование предприятия предполагает достижение заранее определенного множества целей путем решения множества задач, сгруппированных по определенному признаку в подмножества.

Для того чтобы иметь более полное представление о функционировании предприятия, необходимо определить функциональные области и процессы, протекающие в этих областях. Каждая функциональная область включает в себя ряд процессов или функций.

В таблице 1 представлен перечень конкретных функциональных областей и протекающих в них процессов.

Таблица 1 Функциональные области и процессы их составляющие

1.3 Анализ целей

Под целью понимается информационный образ желаемого состояния или результата деятельности. Цели, как правило, задаются в виде общих целевых установок для системы в целом и поэтому нуждаются в детализации и конкретизации по мере продвижения вниз по уровням иерархической структуры системы. Чем точнее сформулированы цели системы, тем легче выбрать средства для их реализации. Следует указать, что для любого коммерческого предприятия основной целью является получение максимальной прибыли.

В таблице 2 приведены цели функционирования предприятия, средства их достижения и критерии оценки эффективности.

Таблица 2 Основные цели функционирования

Ввиду сложности целей, стоящих перед системой, возникает необходимость в их декомпозиции. Такую возможность создают методики построения дерева целей. Сущность метода дерева целей наиболее ярко проявляется посредством одного из этапов его применения — логического разделения совокупности целей. По существу, это означает расчленение целей системы более высокого порядка на цели системы более низкого порядка, причем в результате такого расчленения получают дерево целей, которое показывает связь между целями разных порядков. При декомпозиции сложные цели и функции должны разлагаться на такие составляющие, которые отличались бы друг от друга по каким-либо из следующих факторов:

1) по требующемуся алгоритму управления;

2) по исполнителям (при сложившемся или проектируемом разделении труда в структуре предприятия);

При построении дерева целей большое значение отводится эвристическим методам, экспертным оценкам, необходимость которых обусловлена большой неопределенностью в решении этих задач. При этом необходимо отметить несколько основных правил, которые могут быть использованы при построении дерева целей:

1) ни одна цель уровней иерархии, кроме последнего, не достигается непосредственно, а лишь при достижении подцелей, на которые она разлагается;

2) средства достижения целей или критерии оценки эффективности системы могут быть целями ее подсистем;

3) в системе существует состязательность целей и их взаимосвязь, которые проявляются на всех уровнях дерева;

4) цели верхних уровней формируются в общем виде и конкретизируются на нижних уровнях;

5) для каждой системы цели могут быть внешними и внутренними;

6) цели нижних уровней дерева целей являются средствами достижения целей высших уровней;

7) дерево целей реализуется наиболее эффективно, если каждая подсистема стремится достичь своей подцели, имея в виду цель всей системы.

Для построения конечной, иерархичной и в тоже время максимально простой модели дерева целей, необходимо выполнение следующих принципов:

1) принцип полноты (достижение совокупности возникающих при декомпозиции целей должно быть достаточным условием для реализации декомпозируемой цели);

2) принцип суперпозиций подцелей (необходимо стремиться, чтобы при декомпозиции подцели одного уровня были относительно независимыми, т.к. это упрощает проектирование организации).

3) в случае независимости декомпозируемая цель будет аддитивной суммой подцели;

4) принцип конечности декомпозиции (результатом декомпозиции должно быть конечное дерево, т. е. алгоритм декомпозиции должен заканчиваться за конечное число шагов).

Результатом декомпозиции основной цели функционирования предприятия является дерево целей, содержащее: условия достижения основной цели, направления достижения целей, конечные продукты, действия системы, необходимые для получения конечных продуктов. Компоненты дерева целей приведены в таблице 3. Используя таблицу 3, строим дерево целей (рис 2).

Таблица 2 Компоненты дерева целей

1.4 Построение организационно — управленческой структуры Отделения по Малгобекскому р-ну УФК по РИ

Организационно-управленческая структура имеет пирамидальное строение, т. е. содержит несколько иерархических уровней. Иерархическое построение системы обеспечивает ее повышенную устойчивость к внешним возмущениям, способствуя локализации конфликтов, возникающих между отдельными элементами, и согласует отдельные цели подсистем с общими целями всей системы. На рис. 3 представлена организационно-управленческая структура предприятия.

Органом управления Отделения по Малгобекскому р-ну УФК по РИ является руководитель Отделения. Он осуществляет общее руководство деятельностью предприятия и решает все вопросы. На данном уровне в основном выполняются функции прогнозирования и стратегического планирования. Результатом деятельности на данном уровне являются стратегии и планы.

Руководитель Отделения имеет заместителей и определяет их полномочия. Заместители руководителя Отделения назначаются на должность и освобождаются от должности руководителем Управления по представлению руководителя Отделения.

Руководитель Отделения:

1) организует и осуществляет на принципах единоначалия общее руководство и контроль за деятельностью Отделения, действует без доверенности от имени Отделения, представляет его интересы, заключает договоры (соглашения);

2) представляет на утверждение и согласование руководителю Управления структуру Отделения и смету расходов на его содержание, несет ответственность за расходование выделенных Отделению средств федерального бюджета;

3) утверждает в пределах установленной штатной численности и фонда оплаты труда штатное расписание Отделения, положения о структурных подразделениях Отделения, должностные регламенты его работников;

4) представляет проект ежегодного плана и прогнозы показателей деятельности Отделения, а также отчет об их исполнении в Управление;

5) издает приказы и дает указания по вопросам деятельности Отделения, обязательные для исполнения всеми работниками Отделения;

6) назначает на должность и освобождает от должности в установленном порядке работников Отделения;

7) представляет в установленном порядке и в надлежащие сроки в Управление установленную отчетность и иную информацию;

8) участвует в организации профессиональной подготовки работников Отделения, их переподготовки, повышения квалификации и стажировки;

9) решает в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственной службе вопросы, связанные с прохождением государственной гражданской службы в Отделении;

10) несет персональную ответственность за организацию и осуществление возложенных на Отделение полномочий;

11) привлекает в соответствии с законодательством Российской Федерации к дисциплинарной ответственности работников Отделения за нарушения, допущенные ими в работе, если за эти нарушения не предусмотрена административная или уголовная ответственность.

1.5 Построение организационно-функциональной модели предприятия Отделения по Малгобекскому р-ну УФК по РИ

Используя таблицу функциональных областей и процессов, в них протекающих, а так же организационно-управленческую структуру предприятия, строим организационно-функциональную модель предприятия в форме таблицы-матрицы.

Организационно-функциональная модель позволяет представить полную картину функционирования предприятия. Эта модель строится в виде матрицы, на основе, приведенных выше, таблицы функциональных областей управления и структурной организационно-управленческой схемы. Матрица получается путем наложения функциональных областей и протекающих в них процессов на организационно-управленческую структуру. Такое наложение позволяет устранить существенный недостаток, заключающийся в традиционном подходе к описанию функций подразделения, когда выделяемый перечень функций не накладывается на организационную структуру управления подразделений. При построении матрицы выделяются функциональные области, представляющие собой горизонтальные графы, количество которых соответствует количеству подразделений. Количество вертикальных граф представляет собой пересечение процессов и функций, протекающих в конкретных функциональных областях. Таким образом, строки матрицы отражают некоторую конкретную совокупность процедур, выполняемых в каждом подразделении.

1.6 Анализ проблемных ситуаций

Эффективное управление и функционирование предприятия, определение путей совершенствования процесса организации невозможно без выявления, анализа и решения, существующих проблемных ситуаций.

Управленческие проблемы редко проявляются каждая в отдельности.

Как правило, это взаимосвязанное множество проблем, затрагивающих различные сферы человеческой деятельности. Они редко встречаются в готовом, сформулированном виде. Чаще всего есть ненормальное функционирование системы того или иного уровня. Анализ проблемных ситуаций это не простая задача, так как зачастую неизвестен полный набор существенных переменных, характер связей между ними. Кроме того, многие из них плохо измеримы или вовсе не могут быть количественно измерены.

На основании проведенного анализа можно выделить ряд проблемных ситуаций, устранение которых должно способствовать повышению уровня функционирования предприятия.

Перечень проблемных ситуаций и методы их разрешения приведены в таблице 4.

Таблица 4. Проблемы, существующие в Отделении по Малгобекскому р-ну УФК по РИ и методы их разрешения

В результате проведения предпроектного обследования предприятия был выявлен ряд проблем. На основе выявленных проблем был определен ряд задач, выполнение которых позволит решить большинство из перечисленных проблем.

В основу эффективного решения этих задач положено создание системы интегрированных автоматизированных рабочих мест (АРМ).

Автоматизированное рабочее место представляет собой проблемноориентированный программно-технический комплекс, включающий технические и программные средства, информационное и методическое обеспечение для решения задач пользователя непосредственно на его рабочем месте.

1.7 Выбор проблемы для решения путем автоматизации

В ходе прохождения практики на предприятии обнаружено полное отсутствие АСУ.

Руководитель Отделения по Малгобекскому р-ну УФК по РИ продолжает использовать доступные аппаратные средства не в полной мере. Отсутствуют база данных и база знаний.

В результате обследования была выбрана задача создания АРМ руководителя Отделения по Малгобекскому р-ну УФК по РИ.

1.8 Анализ информационных потоков по выбранной проблеме

Изучение информационных потоков позволяет определить информационные связи как всего предприятия в целом, так и его подразделений.

Информационные связи реализуются через документы различных видов: поступающих на предприятие, исходящих из него и циркулирующих на предприятии. Таким образом, движение информационных потоков есть движение документов, значит, изучить информационный поток означает изучить все виды документов.

Множество документов, связанных с системой управления, с точки

зрения разработчика АСУ разделяются на следующие категории и группы:

1) входные документы, возникающие вне системы;

2) специальные положения и инструкции, регламентирующие функции подразделений и определяющие сроки и процедуры обработки информации и принятия решений;

3) систематически обновляемые картотеки, книги, журналы, справочники, используемые в процессе работы;

4) промежуточные документы, получаемые в процессе управления (впроцессе обработки данных);

5) выходные документы.

При изучении документооборота используют вспомогательный инструментарий, к которому могут относиться:

1) список подразделений;

2) штатное расписание;

3) альбом форм документов;

4) список внешних организаций

2. Концептуальный план создания АСОИУ Отделения по Малгобекскому р-ну УФК по РИ

2.1 Общее описание АСОИУ

Системой управления называют систему, в которой реализуется процесс управления путем взаимодействия объекта управления и управляющей части.

В любой АСОИУ можно выделить две основные части: обеспечивающую и функциональную. Функциональная часть содержит функциональные подсистемы АСОИУ, решающие конкретные практические задачи сбора, хранения, обработки, передачи информации об объекте управления. Обеспечивающая часть включает в себя: информационное, математическое, техническое, программное и организационное обеспечение.

Проведенное обследование организации показало, что целесообразно использовать АРМ-технологию создания АСОИУ. АРМ представляет собой программно-технический комплекс, обеспечивающий в реальном масштабе времени решение конкретных комплексов задач управления.

Такой выбор обусловлен, во-первых, особенностями функционирования рассматриваемого учреждения, в частности, большим объемом документации и, во-вторых, существующей на данный момент материально-технической базой и перспективами ее улучшения в ближайшее время.

В целом можно выделить два основных случая использования вычислительной техники:

ѕ для освобождения человека от выполнения громоздкого труда, связанного с большим количеством простейших операций при обработке значительных объемов данных: сортировка, выборка по признаку, суммирование и т. д.;

ѕ при реализации оптимизационных задач, когда ЭВМ непосредственно участвует в процессе принятия решений человеком.

Концептуальный план создания и развития АСУ должен разрабатываться руководителями учреждения совместно со специалистами по проектированию АСУ.

Необходимость в построении единой АСУ заключается в повышении эффективности работы организации, за счет уменьшения затрат времени на обработку информации и повышения оперативности принятия управленческих решений. Создание АСУ позволит решить проблемы, возникающие при накоплении информации. Объединение всех основных отделов в единую систему, работающую с общей информационной базой, позволит достаточно просто отслеживать потоки информации и получать необходимые данные, как руководителю, так и заместителям.

В данном дипломном проекте предлагается концептуальный план разработки и построения АСУ с учетом уже имеющихся элементов.

При изучении АСУ как сложной человеко-машинной системы возникает задача определения ее внутренней структуры. В процессе структуризации система разделяется на части, имеющие меньшую сложность, на подсистемы и их элементы. При этом должны решаться вопросы выбора и реализации определенных принципов деления системы. Подсистемы могут быть выделены по функциям управления, видам средств, обеспечивающих целостное функционирование системы, уровням иерархии системы и другим признакам.

При определении структуры АСУ целесообразно выделить два вида подсистем: обеспечивающие и функциональные подсистемы, т.к. только применение данного подхода обеспечивает наиболее полное представление о структуре АСУ.

Функциональная часть АСУ состоит из комплексов административных, организационных и экономических методов, обеспечивающих решение задач планирования, учета и анализа показателей для принятия управленческих решений в подсистемах АСУ.

Подсистемы, входящие в функциональную часть АСУ называются функциональными подсистемами АСУ.

Обеспечивающая часть АСУ состоит из:

ѕ информационного обеспечения АСУ — совокупности единой системы классификации и кодирования технико-экономической информации, унифицированных систем документации и массивов информации, используемых в АСУ;

ѕ организационного обеспечения АСУ — совокупности средств и методов, предназначенных для проведения технико-экономического анализа существующей системы управления, выбора и постановки задачи управления предприятием, организации управления и производства в условиях АСУ;

ѕ технического обеспечения АСУ — комплекса технических средств, связанных единым техническим процессом преобразования информации, предназначенных для обеспечения работы АСУ;

ѕ математического обеспечения АСУ — совокупности математических методов, моделей и алгоритмов решения задач и обработки информации с применением вычислительной техники в АСУ;

программного обеспечения АСУ — совокупности программ регулярного применения, необходимых для решения функциональных задач АСУ и программ, позволяющих наиболее эффективно эксплуатировать вычислительную технику, обеспечивая пользователю наибольшие удобства в работе и минимум затрат труда на программирование задач и обработку информации в АСУ. [10, С. 20−30]

Подсистемы, входящие в обеспечивающую часть АСУ, называют обеспечивающими подсистемами АСУ.

2.2 Описание функциональной структуры АСОИУ

Как любая сложная система АСОИУ имеет множество подсистем, которые в свою очередь сами могут быть системами. Выделить подсистемы АСОИУ можно по различным признакам: функциям управления, видам средств, обеспечивающих целостное функционирование системы, уровням иерархии системы и другим признакам. В нашем случае имеет значение рассмотрение именно функциональной структуры, так как она дает наиболее наглядное представление о функционировании системы с точки зрения решаемых задач.

Функциональные подсистемы составляют содержательную часть автоматизированной системы. Именно в функциональных подсистемах сосредотачиваются задачи, реализующие конкретные функции системы управления. Задачи управления объединяются в функциональные подсистемы исходя из принципа однотипности относительно функции управления.

Обеспечивающие подсистемы создают условия для работы функциональных подсистем. Выделяют следующие обеспечивающие подсистемы: информационное обеспечение, математическое обеспечение, техническое обеспечение, программное обеспечение, лингвистическое обеспечение, правовое обеспечение.

Таким образом, можно сказать, что функциональные подсистемы представляют комплекс экономико-математических моделей для решения задач управления, а обеспечивающие подсистемы представляют собой комплекс технических средств, носителей информации, программ и различных инструктивно-методических документов, необходимых для реализации соответствующих функциональных подсистем.

В АСОИУ реализуемой по АРМ-технологии функциональными подсистемами являются собственно автоматизированные рабочие места, так как они предназначены для решения конкретных задач и выполнения функций работника, для которого предназначаются. В таблице 5 приведены существующие и запланированные к разработке функциональные подсистемы АСОИУ.

Таблица 5. Существующие и запланированные к разработке функциональные подсистемы АСОИУ

2.3 Описание информационного обеспечения

Любая система управления, в том числе автоматизированная, не может работать без информации о состоянии управляемого объекта и внешней среды, без передачи информации о принятых управляющих воздействиях. Определение оптимальных объёмов информации, поступающих в различные органы управления и распределения потоков информации во времени и пространстве — необходимое условие эффектного функционирования АСУ.

Своевременное обеспечение системы управления всеми необходимыми сведениями и является основной функцией информационного обеспечения.

Устройством связи и передачи информации служат концентраторы, обеспечивающие высокую скорость обмена данными. Для хранения информации используются стандартные дискеты и USB-накопители.

Основные элементы системы информационного обеспечения АСУ — информационные массивы, предназначенные для постоянного или временного хранения информации, которой обмениваются между собой внешние и внутренние по отношению к системе источники и потребители информации.

Данные систематизируют в специальные массивы — информационную базу системы, в состав которой входят: нормативные и справочные данные, составляющие информационный базис системы; текущие сведения о состоянии управляемого объекта или процесса; текущие сведения, поступающие извне системы, требующие ответной реакции системы или влияющие на алгоритмы выработки решений; накапливаемые учетные и архивные сведения, необходимые для планирования и развития системы.

Массив представляет собой совокупность данных, объединенных единым смысловым содержанием, которое обычно отражается в его названии.

Основными элементами массивов, определяющими их содержание, являются записи — наименьшие элементы массива, которыми оперируют пользователи массива при обработке информации. Наименьший элемент записи, имеющий единое смысловое значение — информационное поле.

Поступающие в систему текущие сведения часто называют оперативной информацией.

В связи с развитием систем управления важную роль играет гибкость системы, возможность перестройки информационных потоков в соответствии с требованиями системы управления. Анализ ряда систем показывает, что информационная система более консервативна, обладает большей инертностью, чем система управления, и это свойство следует учитывать при разработке информационного обеспечения.

2.4 Описание математического обеспечения

организационный экономический диагностический

Математическое обеспечение строится по принципу разделения алгоритмов по классам задач и унификации методов решения родственных задач независимо от подсистем, в которых они находятся. Такая группировка задач позволяет удешевить их математическое обеспечение, а также создать единые модели для решения различного класса задач. Можно выделить следующие классы задач:

— задача первичного учёта — являющееся, как правило, массовыми, эффективность включения в АСУ которых, зависит от автоматизации получения машиночитаемой информации;

— учетно-статистические задачи — характеризуются большим числом логических операций при небольшом объёме простых математических операций;

— бухгалтерские задачи — характеризуются большим числом операций сложения, вычитания, логических операций (сортировка, группировка, сравнение) и формирование таблиц в заданной форме;

— информационно-справочные задачи;

— задачи сложных не экстремальных расчётов — для решения задач данного типа целесообразно применять методы математического моделирования; это позволяет сократить трудность не только самих расчётов, но и работ, необходимых для сбора исходной информации;

— оптимизационные задачи — наиболее эффективно используют методы моделирования; в машине могут быть «разыграны» любые варианты и ситуации и получена оценка каждого варианта во всех возможных ситуациях;

— задачи оперативного управления производственными процессами;

— логические задачи.

Математическое обеспечение принято делить на общее и специальное. Общее математическое обеспечение (ОМО) является машинно-ориентированным и реализуется в виде программ операционной системы, управляющих всеми участвующими в решении задач узлами машины и сними устройствами, а также тестовых и диагностических программ, проверяющих исправность и выявляющих неисправные узлы и блоки оборудования.

Специальное математическое обеспечение (СМО) является проблемно-ориентированным и реализуется в виде комплекса программ, организующих работу технических средств по выполнению решаемых задач.

Специальное математическое обеспечение:

— общесистемное, обеспечивающее функционирование всей системы управления в заданном режиме, включая управление работой ЭВМ и других технических средств;

— прикладное, состоящее из прикладных программ в соответствии с индивидуальными особенностями решаемых задач.

2.5 Описание программного обеспечения

Программное обеспечение (ПО) АСОИУ представляет собой совокупность программных средств, обеспечивающих реализацию целей и задач автоматизированной системы обработки информации и управления, функционирующих на комплексе технических средств АСОИУ.

Части программного обеспечения выполняют следующие функции:

ѕ ОС — управление устройствами ПЭВМ, организация совместной работы приложений, распределение системных ресурсов, ввод информации в ПЭВМ, вывод графической и текстовой информации на дисплей;

ѕ MS SQL server — управление базой данных, организация хранения и доступа к информации;

ѕ разрабатываемое приложение — организация ввода информации в базу данных, передача информации в приложение Microsoft Excel, вывод информации, обработка данных, содержащихся в базе: организация поиска, подготовка отчетов;

ѕ драйвер принтера — вывод информации на печать.

Операционная система Windows XP SP2 является графической многозадачной операционной системой для IBM-совместимых платформ и отвечает современным требованиям надежности и информационной безопасности. Данная ОС позволяет реализовать все необходимые функции ввода / вывода, а также хранения информации, необходимые для функционирования разрабатываемого АРМ. Кроме того, ОС уже установлена и эксплуатируется на ПЭВМ, входящей в состав технического обеспечения и не потребует дополнительных материальных затрат на ее приобретение и ее внедрение.

2.6 Описание технического обеспечения

Техническое обеспечение — технические средства, необходимые для реализаций функций АСОИУ: средства получения, ввода, подготовки, обработки, хранения (накопления), регистрации, вывода, отображения, использования, передачи информации и средства реализации управляющих воздействий.

2.7 Описание организационного обеспечения

Организационное обеспечение — совокупность методов и средств, регламентирующих взаимодействие работников с техническими средствами и между собой в процессе разработки и эксплуатации информационной системы.

Организационное обеспечение реализует следующие функции:

ѕ анализ существующей системы управления организацией, где будет использоваться АСОИУ, и выявление задач, подлежащих автоматизации;

ѕ подготовку задач к решению на компьютере, включая техническое задание на проектирование АСОИУ и технико-экономическое обоснование ее эффективности;

ѕ разработку управленческих решений по составу и структуре организации, методологии решения задач, направленных на повышение эффективности системы управления.

Органом управления Отделения по Малгобекскому р-ну УФК по РИ является руководитель Отделения. Он осуществляет общее руководство деятельностью предприятия и решает все вопросы. На данном уровне в основном выполняются функции прогнозирования и стратегического планирования. Результатом деятельности на данном уровне являются стратегии и планы.

3. Разработка проектных решений по созданию АРМ руководителя Отделения по Малгобекскому р-ну УФК по РИ

3.1 Обоснование разработки

Общее обоснование.

Необходимость автоматизации работы руководителя Отделения обусловлена несколькими факторами. Во-первых, существует большой объем документации. При этом существует необходимость учета этих документов и подготовки различного рода отчетов по данным учета. Во-вторых, весь учет ведется на бумажных носителях, данные записываются на бумагу вручную. Для подготовки отчетов приходится просматривать и вручную отбирать необходимые данные, что существенно снижает производительность труда и приводит к снижению актуальности информации, т.к. на подготовку одного отчета может уйти целый день.

Внедрение автоматизированного рабочего места специалиста группы организации и оплаты труда позволит существенно сократить время поиска информации, что позволит повысить ее адекватность и улучшить качество принимаемых на ее основании управленческих решений.

3.2 Проектирование функциональной структуры АРМ

Общее описание.

АРМ руководителя Отделения выполняет следующие функции:

ѕ учет;

ѕ поиск информации;

ѕ формирование отчетов;

ѕ работа в сети.

Задачи соответствующие перечисленным функциям:

ѕ внесение всех данных в базу данных;

ѕ автоматизация поиска информации;

ѕ автоматизация составления отчетной документации;

ѕ обеспечение работы в сети.

Постановка задач

При разработке АРМ руководителя Отделения необходимо решить ряд задач, имеющих в своем составе подзадачи.

1. Внесение данных сопутствующей информации в базу данных. Данная задача включает следующую подзадачу: организация заполнения и редактирования картотек.

2. Поиск информации. Суть задачи состоит в обеспечении формирования поискового запроса на основании указанных пользователем параметров, выполнении поискового запроса и отображении полученной в результате поиска информации.

3. Формирование отчетов. Задача состоит в получении данных для формирования отчета, обработке данных в соответствии с содержанием отчета и представлении полученных данных в требуемом виде.

4. Работа в сети. Задача состоит в обеспечении возможности функционировании АРМ в сетевом режиме и обеспечении многопользовательского доступа к базе данных.

3.3 Проектирование информационной базы данных

Основной частью внутримашинного информационного обеспечения является информационная база данных. Информационная база данных — это совокупность данных, организованная определенным способом и хранимая в памяти вычислительной системы в виде файлов, с помощью которых удовлетворяются информационные потребности управленческих процессов и решаемых задач.

Разработка БД выполняется с помощью моделирования данных. Цель моделирования данных состоит в обеспечении разработчика ИС концептуальной схемой базы данных в форме одной модели или нескольких локальных моделей, которые относительно легко могут быть отображены в любую систему баз данных.

Построение модели данных

Наиболее распространенным средством моделирования данных являются диаграммы «сущность-связь» (ERD). С помощью ERD осуществляется детализация накопителей данных DFD — диаграммы, а также документируются информационные аспекты бизнес — системы, включая идентификацию объектов, важных для предметной области (сущностей), свойств этих объектов (атрибутов) и их связей с другими объектами (отношений).

Выделяется два уровня представления модели — логический и физический.

Логический уровень — это абстрактный взгляд на данные, когда данные представляются так, как выглядят в реальном мире, и могут называться так, как они называются в реальном мире. Объекты модели, представляемые на логическом уровне, называются сущностями и атрибутами. Логическая модель данных может быть построена на основе другой логической модели, например на основе модели процессов. Логическая модель данных является универсальной и никак не связана с конкретной реализацией СУБД.

Физическая модель данных, напротив, зависит от конкретной СУБД, фактически являясь отображением системного каталога. В физической модели содержится информация обо всех объектах БД. Поскольку стандартов на объекты БД не существует (например, нет стандарта на типы данных), физическая модель зависит от конкретной реализации СУБД. Следовательно, одной и той же логической модели могут соответствовать несколько разных физических моделей. Если в логической модели не имеет значения, какой конкретно тип данных имеет атрибут, то в физической модели важно описать всю информацию о конкретных физических объектах — таблицах, колонках, индексах, процедурах и т. д.

Выбор СУБД

Задача выбора системы управления базой данных возникает на этапе программирования задач по обслуживанию запросов пользователей после проектирования модели базы данных. Следует отметить недопустимость подбора СУБД под разработчика и привязка постановки задач АСОИУ под конкретную СУБД.

При выборе СУБД оценивается: язык описания данных; язык манипулирования данными; средства поддержания физической базы данных.

При рассмотрении языка описания данных учитываются следующие характеристики: наглядность, простота изучения, степень независимости данных, процедуры защиты от несанкционированного доступа, элементы описания (типы данных, размер, имя), поддержание взаимосвязи (иерархические, сетевые, реляционные).

Оцениваемыми характеристиками языка манипулирования данными являются: предоставляемые средства доступа (в физической последовательности, по значению элемента данных, по ключу); совместимость с базовыми (высокоуровневыми) языками программирования; простота изучения и использования; независимость данных; возможность и средства одновременного использования базы несколькими прикладными программами.

Существует несколько методов выбора СУБД:

— метод анализа возможностей, который основан на бальной оценке перечисленных характеристик по двум параметрам — есть или нет данная характеристика в СУБД и каково качество. Качество ранжируется по стандартной шкале. Коэффициент ранжирования умножается на выделенный для данной составляющей вес, и взвешенные по каждой составляющей суммируются;

— метод экспериментальной проверки, который заключается в создании определенной прикладной среды и получении с ее помощью эксплуатационных характеристик, при этом проектируется и загружается типовая база данных, на которой проходят экспериментальную проверку рассматриваемые СУБД;

— метод имитации и моделирования работы СУБД — этот метод требует разработки математических моделей исследуемых объектов.

Для реализации АРМ руководителя Отделения была выбрана СУБД MS Access 2000. Это реляционная СУБД, поддерживающая язык SQL запросов. Она значительно упрощает создание базы данных за счет удобного интерфейса и поддержки различных функций, таких как: индексация полей таблиц, проверка целостности и корректности данных, парольная защита, политика учетных записей, резервное копирование, кодирование информации и т. д.

Защита информации

Защита информации — это комплекс мероприятий, направленных на обеспечение информационной безопасности.