База данных для автоматизации работы магазина компьютерной техники

Введение

Система управления базами данных Microsoft Access является одним из самых популярных приложений в семействе настольных СУБД. Все версии Access имеют в своем арсенале средства, значительно упрощающие ввод и обработку данных, поиск данных и предоставление информации в виде таблиц, графиков и отчетов. Начиная с версии Access 2000, появились также Web-страницы доступа к данным, которые пользователь может просматривать с помощью программы Internet Explorer. Помимо этого, Access позволяет использовать электронные таблицы и таблицы из других настольных и серверных баз данных для хранения информации, необходимой приложению. Присоединив внешние таблицы, пользователь Access будет работать с базами данных в этих таблицах так, как если бы это были таблицы Access. При этом и другие пользователи могут продолжать работать с этими данными в той среде, в которой они были созданы. Основу базы данных составляют хранящиеся в ней данные. Кроме того, в базе данных Access есть другие важные компоненты, которые называются объектами. Объектами Access являются:

Таблицы — содержат данные.

Запросы — позволяют задавать условия для отбора данных и вносить изменения в данные.

Формы — позволяют просматривать и редактировать информацию.

Страницы — файлы в формате HTML (Hypertext Markup Language, Язык разметки гипертекста), позволяющие просматривать данные Access с помощью броузера Internet Explorer.

Отчеты — позволяют обобщать и распечатывать информацию.

Макросы — выполняют одну или несколько операций автоматически.

Целью этой работы является создание базы данных в СУБД Access, которая должна будет автоматизировать работы магазина компьютерной техники.

1. Проектирование баз данных

1.1 Предметная область

1. Справочник товары В этой таблице будут использоваться следующие поля: Код товара, Наименование лекарства, Оптовая цена, Розничная цена, Кол-во товара на складе. В качестве ключевого поля будет использоваться Код товара. Данная таблица связана с таблицей Поставка по полю Код товара.

2. Поставка В этой таблице приводятся сведения о поставке: Код поставки, Код товара, Код поставщика, Дата поступления, Цена одной единицы товара, Кол-во поставленного товара. В качестве ключевого поля будет использоваться Код поставки. Данная таблица связана с таблицами Справочник товары, Поставщики по полям Код товара, Код поставщика.

3. Поставщики В этой таблице будут использоваться следующие поля: Код поставщика, Название, Адрес, Телефон, Ответственное лицо, Должность. В качестве ключевого поля будет использоваться Код поставщика. Данная таблица связана с таблицей Поставка по полю Код поставщика.

4. Справочник услуги В этой таблице необходимы следующие характеристики: Код услуги, Наименование услуги, Стоимость, Ответственное сотрудник. В качестве ключевого поля будет использоваться Код услуги. Данная таблица связана с таблицей Сотрудники по полю Ответственный сотрудник>Код сотрудника.

5. Сотрудники В этой таблице описываются сотрудники: Код сотрудника, ФИО, Паспорт серия номер, Адрес, Контактный телефон, Должность. В качестве ключевого поля будет использоваться Код сотрудника. Данная таблица связана с таблицей Справочник услуги по полю Код сотрудника>Ответственный сотрудник.

1.2 Режимы работы с базами данных Обычно с базами данных работают две категории пользователей. Первая категория — проектировщики. Их задача состоит в разработке структуры таблиц базы данных и согласование ее с заказчиком. Кроме таблиц проектировщики разрабатывают и другие объекты базы данных, предназначенные, с одной стороны, для автоматизации работы с базой, а с другой стороны — для ограничения функциональных возможностей работы с базой (если это необходимо из соображений безопасности). Проектировщики не наполняют базу конкретными данными, (заказчик может считать их конфиденциальными и не предоставлять посторонним лицам). Исключение составляет экспериментальное наполнение модельными данными на этапе отладки объектов базы.

Вторая категория исполнителей, работающих с базами данных, — пользователи. Они получают исходную базу данных от проектировщиков и занимаются ее наполнением и обслуживанием. В общем случае пользователи не имеют средств доступа к управлению структурой базы — только к данным, да и то не ко всем, а к тем, работа с которыми предусмотрена на конкретном рабочем месте.

Соответственно СУБД имеет два режима работы: проектировочный и пользовательский. Первый режим предназначен для создания или изменения структуры базы и создания ее объектов. Во втором режиме происходит использование ранее подготовленных объектов для наполнения базы или получения данных из нее.

1.3 Проектирование базы данных Процесс проектирования информационных систем начинается с построения концептуальной модели данных, т. е. идентификации сущностей. Затем необходимо выполнить следующие шаги процедуры проектирования даталогической модели.

1. Представить каждый стержень (независимую сущность) таблицей базы данных (базовой таблицей) и специфицировать первичный ключ этой базовой таблицы.

2. Представить каждую ассоциацию (связь вида «многие-ко-многим» или «многие-ко-многим-ко-многим» и т. д. между сущностями) как базовую таблицу. Использовать в этой таблице внешние ключи для идентификации участников ассоциации и специфицировать ограничения, связанные с каждым из этих внешних ключей.

3. Представить каждую характеристику как базовую таблицу с внешним ключом, идентифицирующим сущность, описываемую этой характеристикой. Специфицировать ограничения на внешний ключ этой таблицы и ее первичный ключ — по всей вероятности, комбинации этого внешнего ключа и свойства, которое гарантирует «уникальность в рамках описываемой сущности» .

4. Представить каждое обозначение, которое не рассматривалось в предыдущем пункте, как базовую таблицу с внешним ключом, идентифицирующим обозначаемую сущность. Специфицировать связанные с каждым таким внешним ключом ограничения.

5. Представить каждое свойство как поле в базовой таблице, представляющей сущность, которая непосредственно описывается этим свойством.

6. Для того чтобы исключить в проекте непреднамеренные нарушения каких-либо принципов нормализации, выполнить описанную процедуру нормализации.

7. Если в процессе нормализации было произведено разделение каких-либо таблиц, то следует модифицировать инфологическую модель базы данных и повторить перечисленные шаги.

8. Указать ограничения целостности проектируемой базы данных и дать (если это необходимо) краткое описание полученных таблиц и их полей.

Связь один-ко-многим реализуется путём перетаскивание ключа из одной таблице в другую, содержащую поле, с таким же форматом.

Концептуальная модель представлена в приложении А, схема данных в приложении Б.

На этом этапе заканчивается предварительное проектирование базы данных, и на следующем этапе начинается её непосредственная разработка. С этого момента начинается работа с СУБД.

2. Реализация СУБД

access база данные таблица магазин Таблицы — это основные объекты любой базы данных. Во-первых, в таблицах хранятся все данные, имеющиеся в базе, а во-вторых, таблицы хранят и структуру базы (поля, их типы и свойства).

Для создания таблиц в данной работе использовался конструктор таблиц.

Конструктор таблиц является графическим средством представления и изменения структуры таблицы в базе данных, к которой имеется подключение.

Окно конструктора таблиц разделяется на две области. В верхней области отображается сетка, каждая строка которой описывает один столбец базы данных. Для каждого столбца отображаются его основные характеристики: имя столбца, тип данных, длина и параметр допустимости пустых значений.

В нижней области окна конструктора таблиц отображаются дополнительные характеристики каждого столбца, выделенного в верхней области.

Из окна конструктора таблиц можно также получить доступ к окнам свойств, с помощью которых создаются и изменяются межтабличные связи, ограничения, индексы и ключи таблицы.

В разделе 2.1 в данной пояснительной записке представлен список таблиц, созданный при помощи конструктора, а также для каждой из созданных таблиц приведён список ее полей с указанием таких параметров, как «Имя поля» и «Признак ключевого поля».

Запросы используются для просмотра, изменения и анализа данных различными способами. Запросы также можно использовать в качестве источников записей для форм, отчетов и страниц доступа к данным. В Microsoft Access есть несколько типов запросов:

v Запросы на выборку

v Запросы с параметрами

v Перекрестные запросы

v Запросы на изменение

v Запросы SQL

В данной курсовой работе использованы следующие запросы:

Упорядочение прайс-листов по наименованию лекарства:

SELECT [Справочник товары]. Наименование_товара, [Справочник товары]. Группа_товаров, [Справочник товары]. Оптовая_цена, [Справочник товары]. Розничная_цена

FROM [Справочник товары]

ORDER BY [Справочник товары]. Наименование_товара;

Упорядочение прайс-листов по поставщикам:

SELECT Поставщики. Название, Поставка. Дата_поступления, [Справочник товары]. Наименование_товара, [Справочник товары]. Группа_товаров, [Справочник товары]. Оптовая_цена, [Справочник товары]. Розничная_цена

FROM [Справочник товары] INNER JOIN (Поставщики INNER JOIN Поставка ON Поставщики. Код_поставщика = Поставка. Код_поставщика) ON [Справочник товары]. Код_товара = Поставка. Код_товара

ORDER BY Поставщики. Название;

Поиск сведений о лекарствах поставщика Х:

SELECT Поставщики. Название, Поставка. Дата_поступления, [Справочник товары]. Наименование_товара, [Справочник товары]. Группа_товаров, Поставка. Цена_одной_единицы, Поставка. Количество-поставленного_товара]

FROM [Справочник товары] INNER JOIN (Поставщики INNER JOIN Поставка ON Поставщики. Код_поставщика = Поставка. Код_поставщика) ON [Справочник товары]. Код_товара = Поставка. Код_товара

WHERE (((Поставщики.Название) Like [введите поставщика]));

Вычисление количества наименований лекарств поступающих от поставщика Х:

SELECT Поставщики. Название, Count (Поставка.Код_товара) AS Количество_наименований

FROM Поставщики INNER JOIN Поставка ON Поставщики. Код_поставщика = Поставка. Код_поставщика

GROUP BY Поставщики. Название, Поставка. Код_поставщика;

Удаление данных о лекарствах, отсутствующих в продаже:

DELETE [Справочник товары]. Количество_товара_на_скаладе, [Справочник товары]. *

FROM [Справочник товары]

WHERE ((([Справочник товары]. Количество_товара_на_скаладе)=0));

Изменение закупочных цен от поставщика Х на 2%:

UPDATE Поставщики INNER JOIN Поставка ON Поставщики. Код_поставщика = Поставка. Код_поставщика SET Поставка. Цена_одной_единицы = Поставка! Цена_одной_единицы*2/100+Поставка!Цена_одной_единицы

WHERE (((Поставщики.Название) Like [введите поставщика])).

По своим свойствам и структуре отчёты во многом похожи на формы, предназначенные только для вывода данных, причём для вывода не на экран монитора, а на принтер. В связи с этим отчёты отличаются тем, что в них приняты специальные меры для группирования выводимых данных и для вывода специальных элементов оформления, характерных для печатных документов.

В данной работе было создано два отчёта, представленные в приложении В:

— табличный отчёт: прайс-лист.

Данные отчёты приведены в приложении В.

Заключение

На сегодняшний день всё большую популярность приобретают системы автоматизации работы с данными. Одним из самых распространённых СУБД является MS Access. В данной курсовой работе при помощи данного программного продукта была создана база данных, позволяющая оптимизировать работу аптеки. В ней представлены сведения о товаре (прайс-листы), услугах, сотрудниках и занимаемых ими должностях, а также сведение поставщиках и поставке. Запросы осуществляют поиск, корректировку информации, выборку и упорядочение по различным критериям, что позволяет пользователю не затрагивать много времени на данные операции. Формы позволяют легко и комфортно взаимодействовать с базой данных, защищая тем временем структуру базы данных от неквалифицированного пользователя.

Как результаты работы с базой данных были созданы два отчёта. Наглядно демонстрирующие некоторые функции СУБД.

1. Справка MS Access 2003

2. Сайт ru.wikipedia.org

3. Информатика. Базовый курс / Симонович С. В. И другие — Санкт-Петербург: Издательство «Питер», 2000 г. — 640 с.

Приложение, А Концептуальная модель

Приложение Б Схема данных