Описание автоматизированной ИСИнформационная модель и её описание.
Информационная модель задачи автоматизации документооборота представлена на рис.
12.Информационная система работает со справочниками Отделов и Сотрудников, организаций, экранными формами ввода входящих документов, исходящих документов, простановки признаков исполнения и резолюции. Рисунок — Информационная модель задачи.
Информационная система формирует выборки по авторам, просроченных документов, по интервалу дат, специалистам, а также не исполненным документам. Используемые классификаторы и системы кодирования.
После изучения технологии документооборота в ООО «Жарковский ДОК"были поставлены задачи автоматизации следующих процессов:
Ведение справочников организаций, сотрудников, видов корреспонденции: -Учета входящей корреспонденции, контроль её прохождения;
— Учета исходящей корреспонденции;
— Обмен сообщениями между службами предприятия в процессе исполнения документов;
— Контроля исполнения документации. Описание классификаторов и систем кодирования, необходимых для использования в работе информационной базы специалиста по делопроизводству представим в таблице 2.2Таблица 2.2 Описание классификаторов и систем кодирования.
КодируемоемножествообъектовДлина кода.
Мощность кода.
Система кодирования.
Система классификации.
Вид классификатора.
Входящий номер документа51порядковаяотсутствуетотраслевойисходящий номер документа51порядковаяотсутствуетотраслевой.
Код отдела21порядковаяиерархическаяотраслевой.
Код сотрудника41порядковаяиерархическаяотраслевой.
Код организации41порядковаяотсутствуетотраслевой.
Объект «Входящий документ» кодируется с помощью уникального классификатора «Входящий номер», соответствующий порядковому номеру документа в рассматриваемом периоде. Временной период может быть установлен в Положении о делопроизводстве на каждом предприятии. Объект «Исходящий документ» кодируется с помощью уникального классификатора «Исходящий номер», соответствующий порядковому номеру документа в рассматриваемом периоде. Временной период может быть установлен в Положении о делопроизводстве на каждом предприятии. Объект «отдел» кодируется с помощью уникального классификатора «код отдела», соответствующего установленному порядковому номеру. Объект «Сотрудник» кодируется с использованием классификатора «код отдела» и своего номера в отдела. Результирующий классификатор — «Код сотрудника».Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной информации.
Для построения логической модели базы данных определим информационные объекты, с которыми будет работать информационная система специалиста по делопроизводству и их свойства. Данные приведем в таблице 2.
2. Ключевые поля обозначим подчеркиванием. Справочная информация: данные об организации (постоянные реквизиты), сотруднике (ФИО, должность, отдел), данные об организации-контрагенте (адрес, контактные данные).Входная информация: данные о входящем и исходящем документе. Оперативная информация: результаты выборок по реквизитам входных и выходных документов (признаки исполнения, контроля, просрочки, резолюции, дат исполнения и ответного письма), переписка между отделами. Таблица 2.3 Информационные объекты и их свойства.
ПонятиеСвойства.
Входящий документ.
НомердататемаВходящая дата.
Контрольная дата.
Признак исполнения.
Дата исполнения.
Код исполнителярезолюция.
ОтправительДанные отправителя.
Признак ответа.
СодержаниеИсходящий документ.
НомерДата.
ИсполнительАдресат.
СодержаниеПредприятие — адресат.
КодНаименование.
АдресТелефонe-mailОтдел.
КодНазвание.
СотрудникКод.
Код отдела.
ФИОДолжность.
СообщениеКод.
ДатаПолучатель.
ОтправительСодержание.
Отметка о прочтении.
Характеристика результатной информации.
В качестве результатной информации работы информационной системы рассматривается формирование журналов входящих (таблица vhod, ishod), исходящих документов с последующим формированием выборок по ним. Признаки наличия резолюции, признаки исполнения, даты исполнения и поступления являются ключевыми полями, по которым формируются отчетные документы. Для выходного документа «Просроченные документы» необходимы реквизиты:
Дата поступления документа-Контрольная дата-Дата исполнения-Исполнитель-Контрагент-Содержание.
Иерархическая схема классификации приведена на рис.
2.2. Отчет, сформированный по данным реквизитам, дает исчерпывающую информацию о списке неисполненных документов и их исполнителях. Для выходного документа «Не исполненные документы» необходимы реквизиты:
Дата поступления документа-Контрольная дата-Дата исполнения-Исполнитель-Контрагент-Содержание.
Отчет, сформированный по данным реквизитам, дает исчерпывающую информацию о списке неисполненных документов и их исполнителях. Для выходного документа «Выборка по автору» необходимы реквизиты:
Дата поступления документа-Контрольная дата-Дата исполнения-Исполнитель-Контрагент-Содержание-Признак исполнения-Дата исполнения.
Для выходного документа «Выборка по датам» необходимы реквизиты:
Дата поступления документа-Контрольная дата-Дата исполнения-Исполнитель-Контрагент-Содержание-Признак исполнения-Дата исполнения.
Для выходного документа «Выборка по специалисту» необходимы реквизиты:
Дата поступления документа-Контрольная дата-Дата исполнения-Исполнитель-Контрагент-Содержание-Признак исполнения-Дата исполнения.
Проведем формализацию расчетных показателей. Результаты представим в таблице 2.4Рисунок — Иерархическая схема классификации.
Таблица 2.4 Формализация расчетных показателей.№ п/пНаименование входного показателя.
Идентификатор входного показателя1Количество дел в работе от j-го клиента на датуdКdj2Количество документов, отправленных j-му клиенту на датуdNd jОбщее число полученных документов от клиентаj: Общее число полученных документов:
Общее число отправленных документов клиентуj: Общее число отправленных документов:
На рис.
14. показана даталогическая модель автоматизированной системы документооборота, на рис.
15 — физическая модель автоматизированной системы. Рисунок — Даталогическая модель.
Рисунок — Физическая модель.
Согласно построенной модели проведем построение структуры базы данных. В таблице 2.
5. приведена структура таблицы «Учет обращений», в таблице 2.
6. приведена структура таблицы «Исходящий документ», в таблице 2.
7. приведена структура таблицы «Клиенты», в таблице 2.8 — структура справочника «Отделы», в таблице 2.9 — структура справочника «Сотрудники"Таблица 2.5Структура таблицы «Учет обращений"Поле.
ИдентификаторТип данных.
НомерnumЦелочисленный.
Код клиентаcode_cliЦелочисленный.
Данные клиентаprim_cliТекстовый (200)Код исполнителяcode_ispЦелочисленный.
ДатаdayДататема обращенийthemeТекстовый (30)Входящая датаvdateДата.
Контрольная датаkdateДата.
Признак исполненияpispЛогический.
Дата исполненияdayispДатарезолюцияresolТекстовый (30)Признак ответаpotvЛогический.
СодержаниеsoderТекстовый (200)Таблица 2.
6. Структура таблицы «Исходящий документ"Поле.
ИдентификаторТип данных.
НомерnumЦелочисленный.
Код клиентаcode_cliЦелочисленный.
Код исполнителяcode_ispЦелочисленный.
СодержаниеsopТекстовый (200)ДатаdayДата.
Таблица 2.
7. Структура таблицы «Клиенты"Поле.
ИдентификаторТип данных.
Кодcode_cliЦелочисленный.
НаименованиеnamТекстовый (200)АдресadrТекстовый (200)Контактные данныеkontТекстовый (200)Дополнительная информацияdopinfТекстовый (200)Таблица 2.
8. Структура таблицы «Отделы"Поле.
ИдентификаторТип данных.
Кодcode_otdЦелочисленный.
НаименованиеnamТекстовый (200)Таблица 2.
9. Структура таблицы «Сотрудники"Поле.
ИдентификаторТип данных.
Кодcode_sotrЦелочисленный.
ФИОfioТекстовый (200)ДолжностьdolgТекстовый (30)Код отделаotdЦелочисленный.
Диаграмма компонент программного обеспечения приведена на рисунке 16. Рисунок — Диаграмма компонентов.
Исполняемый файл программы — crm1.exe.Хранилищеданных — MS SQL Express Server, БД-crm.Технология доступа к данным — ADO. Шаблоны отчетов — файлы формата xlt. Открытие шаблонов производится в OpenOffice.org.
2.3. Обоснование средства разработки и выбора СУБДВ рамках поставленной задачи программирования необходимо провести выбор инструмента разработки. Приведем сравнительную характеристику сред программирования. Ниже описанные характеристики сред программирования приведены в работе [13]. Сравнительная характеристика языков программирования приведена в таблице 2.
10.Таблица 2.10 — Сравнительная характеристика языков программирования№Характеристики.
СредстваVisual StudioAccess (VisualBasic)VC++MFCDelphi1.Принцип обработки кода.
Компил.Интерп.(псевдокомпилятор.)Компил.Компил.
2.ЯзыкC#, VB. NETBasic c Объектами.
С++Pascal3.Система.
ЗакрытаяЗакрытая.
ОткрытаяОткрытая4.Встроенные базы данных.
Классы обработки MDB, SQL через DB-библиотеку, ODBCMDB, ODBCКлассы обработки MDB, SQL через DB-библиотеку, ODBCОбъектыобработкиdBASE, Paradox, InterBase, MDB, Informix, FoxPro, ODBC 5. Создание пользовательских мастеров±++6.Динамическое создание форм ввода, обработки сообщений+±+7.Модель создания приложениякаркасная (мастер)-каркасная (мастер).
компонентная (мастер).
8.Технология.
Редактор классов, Редактор ресурсов (drag-and-drop)Построители экранов, меню, отчетов (drag-and-drop), классов Редактор классов, Редактор ресурсов (drag-and-drop)Редактор объектов (drag-and-drop) 9. Вывод из баз данных на печать.
Встроенный ReportВстроенный ReportВнешний.
Объект: Report10Обработка исключений.
ПроцедураПроцедура.
ОбъектОбъект11 Поддержка CASE RationalRose++±В рамках данного проекта для реализации задачи создания информационной системы будет использован язык программирования Delphi. Выбор сделан исходя из: — соответствия возможностей языка программирования системным требованиям;
— возможностями работы с различными СУБД;
— наличия большого количества технической документации и готовых компонент для использования в проекте.
3.Описание разработанного программного обеспечения.
Согласно требованиям, изложенным в предыдущей главе, было разработано программное обеспечение, реализующее поставленные задачи. Для работы программы необходимо наличие каталогов: — c: corr — рабочая папкаc: corrxlt — для хранения шаблоновc: corrxlt — для хранения архивов. Исполняемый файл программы — c: corrregistr. exeПрограмма работает со справочниками:-Cотрудников;
— Отделов;
— Организаций;
— Клиентов. Заполнение справочников позволяет получить оперативный доступ условно-постоянной информации об объектах, используемых информационной системой. Опишем основные пользовательские функции программы АРМа Делопроизводителя.
Установка программы.
Для работы программы необходимо наличие OpenOffice 2.2 и выше. Запустить установку дистрибутива setup. exe и ответить «Далее» на вопросы диалоговых окон, согласиться с предложенными изменениями реестра. После установки программы на рабочем столе появится ярлык для запуска программы. Рисунок — Окно запуска программы.
Блок-схема процедуры загрузки главной формы модуля системы приведена на рисунке 18. Создана процедура Form1.OnCreate. При загрузке происходит установка текущей системной даты, далее происходит проверка на наличие документов, у которых срок исполнения менее текущей даты. Для этого реализована выборка по таблице входящих документов vhod по полю kdate с условием kdate<NOW. Если результат выборки непустой, то данные текущего документа помещаются в объект Listbox1 главной формы. При достижении конца выборки происходит окончание процедуры. Рисунок — блок-схема загрузки главной формы.
На рис.
19 приведена блок-схема заполнения реквизитов исходящего документа. Рисунок 19 — Блок-схема заполнения реквизитов исходящего документа.
Пользователь выбирает ФИО исполнителя и получателя документа, после чего автоматически заполняется поле «адрес» посредством выборки по таблице org, поле name. Далее заполняется информация о содержании. После нажатия запись происходит анализ корректности введенных данных. Если данные корректны, то происходит запись данных в базу с выдачей на экран соответствующего сообщения. Если данные некорректны, то выдается сообщение об этом и предлагается ввести данные заново. Рассмотрим функционал программы. Рисунок 20 — Добавление новой записи в справочник отделов.
Режим ввода нового исходящего документа показан на рис.
21.Рисунок 21 — Режим ввода исходящего документа.
При поступлении нового входящего документа выбираем «Операции — Входящие — новый» (рис.
22)Рисунок 22 — Окно нового входящего документа.
В нижней части окна отображаются документы, поступившие по электронной почте. После их первичной регистрации и определения резолюции необходимо выполнить режим «Операции — Входящие — Отправка исполнителям» (рис.
23)В нижней части этого окна отображаются нераспределенные документы. После заполнения данной формы и определения исполнителей документ приобретает состояние «не исполнен».Одновременно с определением исполнителей документа формируется сообщение в почтовом ящике, которое исполнитель увидит при запуске программы. Карточка контроля отработки документов.
Вх.№ 9от19.
02.2018О выполнении заказа.
Контрольная дата20.
02.2018.
Документ получил:
Иванов И. И. Спец.
по делопроизводству19.
02.2018.
Рисунок 23 — Карточка контроля отработки документа.
Рисунок 24 — Окно отправки документа исполнителям.
Для отметки об его исполнении необходимо отметить «Операции — Входящие — Исполнение» (рисунок 25) Рисунок 25 — Окно отметки об исполнении документа.
Журнал входящих документов и выборки по нему реализованы в режиме «Операции — Входящие — Журнал» Некорректно введенные документы можно исправить из данного режима, нажав одноименную кнопку. Также в журнале реализован режим поиска документов по различным реквизитам. В качестве примера работы программы рассмотрим формирование отчета по не исполненным документам.
Пример выборки неисполненных документов показан на рис.
26.Рисунок 26 — Журнал входящих документов.
Выборка входящих документов по исполнителю.
Иванов И. И. Вх.№Дата.
Контрольная дата.
Исполнен (да/нет)Исполнители 2,3Содержание919.
02.201 818.
02.1900 10:48:00нет.
О выполнении заказа314.
01.2018не контр.
не контр. О пересылке документов на экспертизу406.
02.201 816.
06.2018нет.
Запрос о стоимости услуг.
Рисунок 27 — Выборка по исполнителям.
Также в программе реализован функционал подготовки проекта письма (рис.
28−29). Рисунок 28 — Подготовка макета письма.
Рисунок 29 — Подготовленный макет письма.
На рис.
30−31показан режим формирования отчетности по поступившим документам. Рисунок 30 — Запрос отчета по поступившим документам.
Список поступивших документов.
Период:
06.02. 2018;20.
02.2018.
Вх.№Дата.
КонтрагентСодержание.
Состояние406.
02.2018ООО Климовское.
Запрос о стоимости услуг.
На исполнении919.
02.2018ОАО Перолеум.
О выполнении заказа.
На исполнении706.
02.2018ИП Романов.
О заключении договора на обслуживание 1СНа исполнении506.
02.2018ООО Липовое.
Об обновлении по 1С — Рарус.
НовыйРисунок 31 — Отчет «Список поступивших документов» (печатная форма) В ходе опытной эксплуатации программного продукта выявлено, что объём реализованных задач в модуле документооборота соответствует технологии работы ООО «Жарковский ДОК», участвующих в документообороте и может быть принято решение о принятии разработанного программного продукта к промышленной эксплуатации. На этапах внедрения программы возможна организация поддержки пользователей и исправления выявленных неточностей.
Заключение
.
В рамках данной работы была проведена разработка автоматизированной информационной системы документооборота для ООО «Жарковский ДОК». В качестве объекта исследования было выбрано рабочее место специалистов ООО «Жарковский ДОК». В ходе работы была изучена специфика предприятия, изучена технология работы специалистов. Основной задачей являлся анализ технологи документооборота, выявление недостатков существующей технологии работы с информацией, разработка системы для автоматизации процессов, связанных с деятельностью специалистов, работающих с распорядительными документами, обращениями граждан, а также формирующих исходящие документы. На основании анализа текущей технологии управления были сформированы цели и назначение разрабатываемого автоматизированного варианта решения данной задачи, произведено сравнение с аналогичными системами решения данной задачи, проведена формализация расчетов результатных показателей, выбрана технология проектирования, а также принят ряд проектных решений по техническому, информационному, программному и технологическому обеспечению. На основании анализа предметной области и данных, полученных путем тестирования режимов программного решения, была рассчитана ожидаемая экономическая эффективность проекта. Ее уровень позволяет говорить о рентабельности данного проекта. Было отмечено снижение как стоимостных, так и трудовых затрат. В ходе работы была поставлена задача рассмотрения возможности снижения затрат на приобретение программного обеспечения через собственную разработку с учетом специфики работы с рынком услуг обслуживания компьютерной техники и программного обеспечения. После формулировки технического задания была проведена разработка программного обеспечения на языке BorlandDelphi 7. Далее после опытной эксплуатации были проведены оценки экономической целесообразности внедрения разработанного программного продукта и область его применения. Перспективное развитие разработанной системы возможно через реализацию дополнительных сервисов в рамках документооборота с подключением модулей электронной подписи, работы с файловыми хранилищами, что сделает систему более универсальной. Таким образом, поставленные в дипломном проекте цели достигнуты, а задачи выполнены. Список источников и литературы.
ООО «Жарковский Док». О Компании. [Электронный ресурс]. Режим доступа:
http://7482.wood.ru/Система «Дело». [Электронный ресурс]. Режим доступа:
http://www.doc-online.ru/software/delo/1C — Делопроизводство. [Электронный ресурс]. Режим доступа:
http://v8.1c.ru/doc8/3.htmДолжностная инструкция делопроизводителя. Электронный ресурс]. Режим доступа:
http://obrazec.org/12/dolzhnostnaja_instrukcija_deloproizvoditelja.htmВелихов,ˎˎ А.ˎˎ С.ˎˎ Основыˎˎ информатикиˎˎ иˎˎ компьютернойˎˎ техники:ˎˎ учебноеˎˎ пособиеˎˎ /ˎˎ А.ˎˎ С.ˎˎ Велихов.ˎˎ -ˎˎ Москва:ˎˎ СОЛОН-Пресс,ˎˎ 2007.ˎˎ -ˎˎ 539ˎˎ с.ˎˎ.
http://www.zavtrasessiya.com/index.pl?act=PRODUCT&id=701Вдовин,ˎˎ В.М.ˎˎ Информационныеˎˎ технологииˎˎ вˎˎ финансово-банковскойˎˎ сфере:ˎˎ Практикумˎˎ /ˎˎ В.М.ˎˎ Вдовин.ˎˎ -ˎˎ М.:ˎˎ Дашковˎˎ иˎˎ К,ˎˎ 2012.ˎˎ -ˎˎ 248ˎˎ c. Венделева,ˎˎ М.А.ˎˎ Информационныеˎˎ технологииˎˎдокументооборота:ˎˎ Учебноеˎˎ пособиеˎˎ дляˎˎ бакалавровˎˎ /ˎˎ М.А.ˎˎ Венделева,ˎˎ Ю.В.ˎˎ Вертакова.ˎˎ -ˎˎ М.:ˎˎ Юрайт,ˎˎ 2013.ˎˎ -ˎˎ 462ˎˎ c. Ветитнев,ˎˎ А.М.ˎˎАвтоматизация документооборота на предприятиях/ А. М. Ветитнев. М.: Дело.ˎˎ -ˎˎ 435ˎˎ с. Кабашов, С. Ю. Электронное правительство. Электронный документооборот. Термины и определения: Учебное пособие / С. Ю. Кабашов. — М.: НИЦ ИНФРА-М, 2013.
— 320 с. Информатика: [учеб. для вузов по специальности & quot;Прикладная информатика (по обл.)" и др. экон. специальностям] /.
А. Н. Гуда [и др.]; под общ. ред. В. И. Колесникова.
М.: Дашков и К°, 2010.-399 с. Куперштейн, В. И. Современные информационные технологии в делопроизводстве и управлении/ В. И. Куперштейн. — СПб.: Питер, 2009.
Гринберг, А. С. Документационное обеспечение управления [Электронный ресурс]: учебник для студентов вузов, обучающихся по направлениям «Экономика» и «Менеджмент», специальностям «Информатика», «Документоведение и документационное обеспечение управления», «Автоматизация и управление» / А. С. Гринберг и др.
— М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2012. — 391 с. Киселев, Г. М.
Информационные технологии в экономике и управлении (эффективная работа в MS Office 2007) [Электронный ресурс]: Учебное пособие / Г. М. Киселев, Р. В.
Бочкова, В. И. Сафонов. ;
М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К°», 2013. — 272 с. Коноплева, И. А. Информационные технологии: учеб. пособие: [для вузов по специальности &.
quot;Прикладная информатика (по областям)] /И. А. Коноплева, О. А. Хохлова, А.
В. Денисов.
М.: Проспект, 2009.-294 с. Кудинов, Ю. И. Основы современной информатики: учеб. пособие для студентов вузов, обучающихся по специальности «Прикладная информатика» /Ю. И. Кудинов, Ф. Ф. Пащенко.
СПб.: Лань, 2009.-255 с. Луенбергер, Д. Д. Информатика: учеб.
метод. пособие для студентов вузов, обучающихся по специальности 80 801 «Прикладная информатика» и др. междисциплинарным специальностям / Дэвид Дж. Луенбергер; пер. с англ. Ю.
Л. Цвирко под ред. д.т.н. К. К. Колина.
М.: Техносфера, 2009.-447 с. Максимов, Н. В. Технические средства информатизации: [учебник по специальностям «Информатика и вычисл. техника», «Прикладная информатика (по областям)» ] /Н. В. Максимов, Т. Л. Партыка, И. И. Попов.
М.: Форум, 2009.-591 с. Максимов, Н. В. Технические средства информатизации: учеб. для студентов учреждений сред. проф. образования, обучающихся по группе специальностей & quot;Информатика и вычисл. техника& quot; и для студентов вузов, обучающихся по специальности 80 801 «Прикладная информатика (по областям)» /Н. В.
Максимов, Т. Л. Партыка, И. И. Попов.
М.: Форум, 2010.-606 с. Марков, А. С. Базы данных: Введ. в теорию и методологию: [Учеб. по специальности «Прикладная математика и информатика» ] /А.С. Марков, К. Ю. Лисовский.
М.: Финансы и статистика, 2015.-511 с. Свердлов, С. З. Языки программирования и методы трансляции: [учеб. пособие для вузов по направлению подготовки «Прикладная математика и информатика» ] /С. З. Свердлов.
СПб. [и др.]: Питер, 2015.-637 с. Раздорожный, А. А. Документирование управленческой деятельности: Учебное пособие/Раздорожный А. А. — М.: НИЦ ИНФРА-М, 2016. — 304 с. Евдокимова, Л. М. Электронный документооборот и обеспечение безопасности стандартными средствами WINDOWS: учебное пособие / Л. М. Евдокимова, В. В. Корябкин, А. Н. Пылькин, О. Г. Швечкова.
— М.: КУРС, 2017. — 296 с. Баласанян, В. Э. Электронный документооборот — основа эффективного управления современным предприятием / В. Э. Баласанян // Секретарское дело. -.
2012. 2. — С. 46—48.Баласанян, В. Э. Какой должна быть современная автоматизированная система документационного обеспечения управления / В. Э. Баласанян // X Междунар. научно-практическая конференция &# 171;Документация в информационном обществе: парадигмы XXI в.". — М., — 2013. — С.22—25.Балибардина, Г. И. Документоведение и документационное обеспечение управления / Г. И. Балибардина // Учеб.
метод. пособие / Вол.
ГУ. — 2012. — 78 с. Куняев, Н.
Н. Конфиденциальное делопроизводство и защищенный электронный документооборот [Электронный ресурс]: учебник / Н. Н. Куняев, А. С. Дёмушкин, А. Г. Фабричнов; под общ.
ред. Н. Н. Куняева. — М.: Логос, 2011. — 452 с.
