Проектная документация.
Важность документации очень просто недооценить, однако именно благодаря ей любой человек сможет уяснить как общую картину и суть проекта, так и узнать самые незначительные детали его реализации. Сквозное документирование проекта (включающее все результаты проведенных работ, замечаний, разногласий, предложений, проведенных встреч) должно осуществляться в обязательном порядке. Основным элементом управления проектом является регулярный отчет руководителя проекта о состоянии проекта, в котором отражаются результаты выполнения работ по внедрению на момент формирования отчета. На протяжении всего проекта в отчете отражаются работы, выполненные в настоящее время, находящиеся на стадии выполнения (с указанием степени завершенности) и предстоящие в ближайшем будущем. Типичные документы, создаваемые в ходе проекта, перечислены в табл. 7.2.
Таблица 7.2
Типичные документы управления ИТ-проектами
Название документа. | Автор/ответственный. | Периодичность. | Адресат документа. |
Регулярная отчетность по проекту |
И11дивидуальн ы й отчет о проработанном времени. | Консультант-программист от исполнителя. | По указанию Руководителя проекта от исполнителя. | Руководитель проекта от исполнителя. |
Отчет Руководителя проекта. | Руководитель проекта от исполнителя (при его отсутствии — Руководитель проекта от Заказчика). | Ежемесячно. | Куратор проекта, Координатор проекта. |
Название документа. | А втор/ответствен н ы й. | Периодичность. | Адресат документа. |
Протокол совещания Координационного совета. | Секретарь совещания. | При проведении совещания. | Куратор проекта, Координатор проекта. |
Отчеты Руководителя проекта |
Регулярный отчет о состоянии проекта. | Руководитель проекта от исполнителя. | Ежемесячно. | Куратор проекта, Координатор проекта. |
Отчет о результатах этапа. | Руководитель проекта от исполнителя. | При завершении этапа. |
Протокол выполненных работ. | Руководитель проекта от исполнителя. | При выполнении работ. | Руководитель проекта от исполнителя. |
Процесс решения проблем |
Форма регистрации проблемы. | Консультант со стороны исполнителя. | | Руководитель проекта от исполнителя. |
Журнал регистрации проблем. | Руководитель проекта от исполнителя. | | Куратор проекта, Координатор проекта. |
Изменения статусов проблем. | Руководитель проекта от исполнителя. | |
Для эффективного управления проектом важными являются все без исключения составляющие. К примеру, даже такая незначительная на первый взгляд информация, как сведения о плане отсутствия специалистов (отпуска, командировки и пр.), является необходимой для планирования конкретных работ проекта и соответствующего использования специалистов. Именно из совокупности таких мелких элементов складывается качественное выполнение проекта внедрения и обеспечивается гарантия успеха проекта в целом.
