Сделать оценку неполной оплаты отгруженной продукции ЗАДАННОМУ заказчику за ЗАДАННЫЙ месяц

Сформулируем описание последовательности действий для получения выходных документов. Данный алгоритм допустимо представить в виде следующего вербального (текстового) описания:

По документам «Товарно-транспортная накладная» получить стоимость отгруженного товара по каждому договору и по каждой ТТН по заданному заказчику за заданный месяц.

По документам «Платежное поручение» получить стоимость оплаченного товара по каждому договору по каждой ТТН по заданному заказчику за заданный месяц.

Подсчитать недоплату как разность между стоимостью отгруженного и оплаченного товара.

Подсчет в строке «Итого «выполнить в отчете.

6. Создание отчётов Универсальным средством обработки данных в любых системах управления базами данных являются запросы. Их можно сделать на основе одной или нескольких таблиц или других запросов.

В методическом пособии рассматриваются следующие виды обработки данных:

выборка записей, удовлетворяющих заданным условиям отбора;

включение в бланк запроса задаваемых пользователем полей;

вычисления с помощью формул и функций;

группировка записей с одинаковыми значениями в одном или нескольких полях для выполнения над ними групповых операций и другие.

Рассмотренный в разделе 5 алгоритм решения задачи построен на трёх запросах к базе данных.

Сначала в запросе «База.

ДляФормы.

Ввода" формируется база для формы ввода платёжных поручений. Данный запрос имеет вид:

SELECT Плат.

Поруч.Номер

ТТН, Плат.

Поруч.Дата.

Оплаты, Плат.

Поруч.Код.

Дог, Спец.

ПП.Изделие, Спец.

ПП.Количество.

FROM Плат.

Поруч INNER JOIN Спец.

ПП ON Плат.

Поруч.Ключ.

ПП=Спец.

ПП.Код.

ПП;;

Затем строится запрос «Основной.

ЗапросОплаты" в котором формируются платёжное поручение:

SELECT Заказчик. Наименов_зак, Заказчик. Адрес, Заказчик. ИНН, Плат.

Поруч.Дата.

Оплаты, Плат.

Поруч.Номер

ТТН, Изделие. Наим_изделия, Спец.

ПП.Количество, ЕдИзм. Наим_ед_изм, Изделие. Цена, [Цена]*[Количество] AS Сумма.

FROM (Заказчик INNER JOIN (Договор INNER JOIN Плат.

Поруч ON Договор. Номер_договора = Плат.

Поруч.Код.

Дог) ON Заказчик. Код_заказчика = Договор. Код_заказчика) INNER JOIN (ЕдИзм INNER JOIN ((Список.

Изделий INNER JOIN Изделие ON Список.

Изделий.Изделие = Изделие. Наим_изделия) INNER JOIN Спец.

ПП ON Список.

Изделий.Изделие = Спец.

ПП.Изделие) ON ЕдИзм. Код_ед_изм = Изделие. Код_Ед_измер) ON Плат.

Поруч.Ключ.

ПП = Спец.

ПП.Код.

ПП.

WHERE (((Плат.

Поруч.Номер

ТТН)=[Номер ТТН]));

Последним строится отчётный запрос «Проверка.

Оплаты" в котором оценивается неуплата по месяцам:

SELECT Заказчик. Наименов_зак, Договор. Номер_договора, MonthName (Month ([Дата.

Оплаты])) AS Месяц.

Оплаты, Накладная. Номер_накл, Изделие. Наим_изделия, ЕдИзм. Наим_ед_изм, Накладная. Дата AS Дата.

Отгрузки, Плат.

Поруч.Дата.

Оплаты, Спец.

ПП.Количество AS Оплачено.

Шт, Спец.

Накладной.Количество AS Отгружено.

Шт, [Спец.

Накладной]. Количество]-[Спец.

ПП]. Количество] AS Разница, [Цена]*[Спец.

ПП]. Количество] AS Оплач.

Руб, [Цена]*[Спец.

Накладной]. Количество] AS Отгруж.

Руб, [Цена]*[Спец.

Накладной]. Количество]-[Цена]*[Спец.

ПП]. Количество] AS Разн.

Руб.

FROM ((Заказчик INNER JOIN ((Договор INNER JOIN Накладная ON Договор. Номер_договора = Накладная. Номер_дог) INNER JOIN Плат.

Поруч ON Договор. Номер_договора = Плат.

Поруч.Код.

Дог) ON Заказчик. Код_заказчика = Договор. Код_заказчика) INNER JOIN ((ЕдИзм INNER JOIN Изделие ON ЕдИзм. Код_ед_изм = Изделие. Код_Ед_измер) INNER JOIN Спец.

Накладной ON Изделие. Код_изделия = Спец.

Накладной.Код_изд) ON Накладная. Номер_накл = Спец.

Накладной.Номер_накл) INNER JOIN Спец.

ПП ON Плат.

Поруч.Ключ.

ПП = Спец.

ПП.Код.

ПП.

WHERE (((Накладная.Номер_накл)=[Номер

ТТН]) AND ((Изделие.Наим_изделия)=[Изделие]) AND (((Month ([Дата.

Оплаты])))=[Номер месяца]) AND ((Накладная.Тип_накладной)="ТТН")).

ORDER BY MonthName (Month ([Дата.

Оплаты])), Накладная. Номер_накл, Изделие. Наим_изделия, (Month ([Дата.

Оплаты]));

6.

1. Получение отчёта с помощью Мастера отчётов С помощью MS Access формируется макет отчета определенной структуры, включающий при необходимости: данные одной таблицы, одного запроса или нескольких таблиц и запросов.

В макете устанавливается состав и расположение:

заголовков отчета;

заголовков полей отчета;

значений полей, входящих в отчет;

значений вычисляемых реквизитов.

В процессе формирования макета отчета можно объединить данные по уровням, для каждого из которых есть возможность вычислить итоги с поясняющим текстом. Для создания отчета используют Мастер отчета или режим Конструктора отчетов.

Сформируем отчёт, для чего:

В главном окне MS Access выбрать на панели объект Отчеты, щелкнуть по ярлыку Создание отчета с помощью мастера.

В диалоговом окне Создание отчетов в окне Таблицы и запросы в качестве источника выбрать из списка таблицы «Заказчик», «Договор», «Плат.

Поруч", «Спец.

ПП", «Изделие», «Список.

Изделий", «ЕдИзмерений». В окне Доступные поля выбрать все поля для включения в отчет.

В следующих диалоговых окнах не добавлять уровни группировки и не задавать порядок сортировки.

Установить переключатель для вида макета отчета — в столбец и ориентацию книжная.

Установить флажок на «Настроить ширину полей для размещения на одной странице».

Из предлагаемого списка выбрать стиль заголовка обычный.

В следующем окне задается имя отчета — Проверка.

Оплаты.

Нажать Готово.

Ввести номер квартала в поле «Введите значение параметра» (рисунок 15).

Нажать кнопку «Ок».

Рисунок 15 — Задание параметра — номер месяца После редактирования в конструкторе, отчет примет вид:

Рисунок 16 — Проверка оплаты в виде печатной формы.

6.

2. Корректировка макета отчёта с помощью Конструктора отчётов При выборе кнопки «Конструктор» в меню «Вид» главной панели будет инициирован режим редактирования макета отчёта:

Рисунок 17 — Отчёт «Проверка оплаты» в режиме редактирования.

6.

3. Вывод отчёта на печать Вывод отчета на печать можно выполнить с помощью кнопки Печать на панели инструментов.

7. Создание кнопочной формы с помощью диспетчера кнопочных форм Для управления в диалоговом режиме объектами базы данных MS Access.

Формы, отчеты и макросы можно использовать кнопочные формы.

Кнопочная форма — это панель управления специального вида, обеспечивающая навигацию по страницам кнопочной формы и исполнение отдельных команд. Здесь размещают кнопки для возвращения к главной странице кнопочной формы и страницам предыдущих уровней и выхода.

Все страницы кнопочной формы представлены двумя уровнями:

1 уровень — главная страница кнопочной формы;

2 уровень — функциональные страницы: Ввод изделий, Ввод накладных, Вывод отчёта об остатках, Выход.

Рисунок 18 — Кнопочная форма в режиме редактирования.

Рисунок 19 — Кнопочная форма «Расчёт остатков».

Заключение

В работе показано, что Microsoft Access позволяет обеспечивать обработку достаточно больших и сложных объёмов данных. Создаваемые в данной программе формы, запросы и отчёты обеспечивают высокую эффективность обновления, поиска и анализа необходимой информации, создание эргономичных форм ввода, удобных шаблонов отчётов и оперативный вывод их на печать.

Разработанная база данных позволяет быстро и эффективно управлять отделом сбыта готовой продукции в части расчёта остатков (в штуках и рублях) по наименованиям продукции на конкретных складах по кварталам. Эргономичный интерфейс кнопочной формы, позволяет легко ориентироваться в функциях программы, не требуя от пользователя специальных навыков в информационной сфере, но при этом обеспечивает его необходимой информацией в нужной форме и нужном объёме.

Список литературы

Бекаревич Ю. Б., Пушкина Н. В. Самоучитель Microsoft Access 2009. — СПб.: БХВ — Петербург, 2009. — 720 с.

Кошелев В.Е. Access 2007.

Эффективное использование — М: Бином-Пресс, 2008. — 592 с.

Лори Ульрих Фуллер, Кен Кук Access 2010 для чайников — М.: Диалектика, 2010. — С. 384.

Заказчик Плановый отдел.

Договор, Платёжное поручение.

Спецификация.

ППО.

Платёжное.

Поручение.

Спецификация.

Список.

Изделией ТТН Заказчик.

Договор

Склад.