Диаграмма IDEF0 процесса «Учет заказов» представлена на рисунке 8. Рисунок 8 — «Учет заказов"Учет заказов у официанта раскладывается на две составляющие, в зависимости от вида заказа: либо это заказ на месте, тогда происходит непосредственное оформление заказа у клиента, либо это предварительный заказ на мероприятие, который оформляется особым образом. Для заказа на мероприятие требуется дополнительно информация о клиенте, к которому привязывается заказ, тогда как заказ на месте этого не требует. Процесс «Формирование отчетности» подразумевает формирование отчетности по деятельности зала, где производятся заказы и непосредственно получена выручка от работы ресторана. А так же отчетность по кухне и складу, по которому прошел расход продуктов для приготовления блюд. Формирование отчетности готовит управляющий на основании учета заказов. Регламентирующая информация для деятельности — это устав ресторана и законодательство РФ в сфере предприятий общественного питания [11]. На основе моделирования предметной области необходимо выполнить внедрение программного обеспечения, которое будет механизмом управления всех процессов, происходящих в деятельности ресторана по обслуживанию клиентов. Внедряемое программное обеспечение должно выполнять автоматизацию всех работ и процессов и выполнять следующие функции:
управление деятельностью зала;
управление деятельностью бара;
учет заказов;
управление деятельностью кухни;
учет продуктов;
формирование отчетности по деятельности подразделений и ресторана в целом;
работа с кассовой техникой;
отчет по прибыли [1, 4, 11]. Программное обеспечение автоматизации деятельности ресторана внедряется для автоматизации операций:
обеспечения сбора и первичной обработки исходной информации, необходимой для учета и контроля заказов, мероприятий и заказов по мероприятиям;
учет показателей деятельности всех сотрудников и структурных подразделений;
контроль занятости ресторана и банкетного зала для мероприятий;
создания единой системы отчетности по показателям деятельности;
повышения качества информации. В результате автоматизации деятельности ресторана должны быть улучшены значения следующих показателей:
значительное сокращение времени сбора и обработки первичной исходной информации;
уменьшение времени, затрачиваемого на анализ информации по деятельности ресторана и его подразделений и сотрудников;
уменьшение времени затраченного на формирование отчетности.
2.3 Моделирование дополнительных бизнес-процессов ресторана.
Для рассмотрения дополнительных бизнес-процессов выполняемых сотрудниками ресторана производится построение моделей SADT, Основные задачи администратора ресторана связаны с продвижением продукции на рынок, обеспечением качественного сервиса, информированием руководства о ситуации на рынке, координирование действий основных отделов компании по оказанию услуг клиентам. Работа администратора ресторана строится следующим образом[3]. Клиент обращается в ресторан к администратору, для заказа на проведение мероприятия". Администратор ресторанапомогает клиенту сориентироваться в предлагаемом ассортименте и услугах. Проводит для каждого потенциального покупателя краткое рекламное представление предлагаемых товаров и услуг, предоставляя информацию о технических характеристиках и их потребительских свойствах, знакомит их с предлагаемыми вариантами проведения мероприятия, занятости зала, персонала, меню и дополнительных услуг. Сообщает о сроках, ценах и условиях выполнения заказа по мероприятиям и предоставляемым услугам. Администратор ресторанаоговаривает стоимость заказа, составляет договор с клиентом. Принимает, в соответствии с установленным порядком, оплату за заказ, передает клиенту все необходимые документы. Успех организации на рынке невозможен без учета предпочтений клиента и оказания услуг в соответствии с пожеланиями заказчика. Администратор ресторана выполняет следующие действия:
осуществляет прием и обработку заказов клиентов, оформляет необходимые документы;
ведет отчетность по продажам компании;
контролирует оплату клиентами по заключенным договорам;
ведет общую базу данных о клиентах, организует ее ежедневное заполнение (сведения о каждой сделке в тот день, когда заказ был оформлен). После подписания сторонами договора администратор ресторана сообщает службам отеля и ресторана, задействованным в мероприятии, детали его проведения: дату, время, площадку, количество персонала, питание и какое необходимо оборудование. После проведения мероприятия администратором ресторанаформируется акт о выполненных услугах и направляется клиенту вместе со счетом, который формируется в бухгалтерии организации[1]. На рисунках 9, 10 представлены контекстная диаграмма бизнес-процесса «Планирование деятельности персонала гостиницы при проведении мероприятий» «TOBE» и его декомпозиция на рисунках 11 — 16. Рисунок 9- КонтекстнаяIDEF0 диаграмма бизнес-процесса Рисунок 10 — Декомпозиция диаграммы IDEF0Рисунок 11 — DFDдиаграмма процесса учета клиентов.
Рисунок 12 — DFDдиаграмма процесса учета заявок на мероприятия.
Рисунок 13 — DFDдиаграмма процесса планирования мероприятий.
Рисунок 14 — DFDдиаграмма процесса планирования занятости персонала Рисунок 15 — DFDдиаграмма процесса расчета стоимости мероприятия.
Рисунок 16 — Диаграмма узлов.
Программное обеспечение администратора ресторана имеет следующие функции:
прием и обработка заказов на проведение мероприятий;
формирование состава заказа;
оформление договора на мероприятие;
продажа услуг в рамках мероприятия;
контроль выполнения заказа и договора;
формирование и хранение сопроводительной документации мероприятия;
работа с обращениями клиентов в рамках уже выполненных заказов (просмотр данных по проекту: характеристики, состав, исполнители);формирование новых мероприятий на основании заказов клиентов или выполненных ранее работах;
формирование отчетов по выполненным и текущим мероприятиям. Ресторану отеля «Опен сити» в своей работе необходима полная информация о продажах мероприятий, оказании услуг для своих клиентов, этого достигается за счет автоматизации деятельности администратора и сотрудников кухни с применением информационных систем и АРМ [2]. При продажах и оформлении заказов приходится много времени тратить на оформление и составление документов, затем, происходит подготовка основной, конечной структуры заказа и отчета о продажах. При использовании программного обеспечения, выбор мероприятий, услуг, расчет стоимости заказ, составление документов займут гораздо меньше времени, так как работа будет сводиться к выбору и передвижению уже имеющихся документов и выбор их [3]. Рассмотрим пример, подтверждающий экономическую выгоду использования информационной системы продаж менеджера по продажам и правильность использования вычислительных систем. В таблице 4 приведены показатели объёма информационных потоков. Таблица 4 — Характеристики объёма информационных потоков.
Наименование документа.
Частота возникновения, раз/год.
Трудовые затраты на обработку одного документа, чел.-час/док.Трудовые затраты на обработку документа в год, чел.-час/год.
Продажи24 061 440.
Заказы 34 062 040.
Отчет по продажам 3 001 300.
Договоры2 402 480.
Отчет по выполнению договоров42 496.
Итог394 356.
Автоматизация бизнес-процесса оформления продажи мероприятия проводимых в ресторане «Опен сити» приведёт к: Уменьшению времени обработки информации полученной в результате процесса оформления договоров на проведение мероприятий. Уменьшение трудозатрат администратора ресторана за счет чего выполнение дополнительных работ по привлечению клиентов. Уменьшение количества персонала, участвующего в этом процессе. Увеличение прибыли от продаж мероприятий проводимых на территории ресторана отеля «Опен сити"Заключение.
Достигнута цель работы — проведено изучение выполняемых бизнес-процессов ресторана по обслуживанию клиентов с целью автоматизации деятельности ресторана «Опен сити».Для проведения оптимизации бизнес-процессов администратора при оформлении продаж мероприятий ресторана"Опен сити" за счет внедрения информационной системы позволит выполнять все операции более качественно, при меньшем времени. Используемые информационные системы работы кухни и зала ресторана позволяют в настоящее время уже более качественно выполнять все работы, вести учет продукции, блюд, финансов. В ходе выполнения работы были решены следующие задачи:
дана характеристика отеля «Опен сити»;рассмотрена организационная структура отеля «Опен сити» основные технико-экономические показатели;
дана характеристика и рассмотрена организационная структура ресторана «Опен сити;
рассмотрены основные и дополнительные бизнес-процессы ресторана отеля «Опен сити»;выполнено моделирование бизнес-процессов с учетом автоматизации.
Список литературы
Абдикеев Н.М., Киселев А. Д. Управление предприятием и реинжиниринг — М.: ИНФРА-М, 2013 г.— 382 с. Автоматизированные информационные системы в экономике: учебное пособие / Г. Г. Куликов, Е. А.
Дронь, М. А. Шилина, Ю. О. Багаева: Уфимск. гос. авиац. техн. ун-т. — Уфа: УГАТУ, 2013. -.
186 с. Андерсен Б. Бизнес процессы. Инструменты совершенствования /М.: РИА «Стандарты и качество», 2015 г. — 272 с, илл.
(Серия «Практический менеджмент»).Венделева, М. А. Информационные технологии в управлении: учеб. пособие для бакалавров / М. А. Венделева, Ю. В. Вертакова. — М.: Юрайт, 2014 — 462c.Волкова.
И.В.Ресторанныйбизнесв.
России:
счегоначинатьикакпреуспевать.-М.:Наука, 2013.-184с.Должностнаяинструкция администратора ресторана отеля «Опен сити» [Рукопись]. — Нб-Члн.:ООО"Опен сити", 2017.-10с.Должностнаяинструкцияглавногоповара.
ООО"Дежавю"[Рукопись]. — Нб-Члн.:ООО"Опен сити", 2017.-19с.Информационные системы и технологии управления: учебник / под ред. Г. А. Титоренко. — 3-е изд., перераб и доп. — М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2014. — 591c. Информационные технологии в менеджменте (управлении): учебник и практикум / под общ.
ред. Ю. Д. Романовой. — М.: Юрайт, 2015 — 478c. Коршунов Н. В. Организация обслуживания в ресторане. — М.: Высшая школа, 2012. — 215 с. Устав ООО"Опен сити" [Рукопись].
— Нб-Члн.: ООО"Опен сити", 2018. — 55 с.
