Разработка автоматизированной информационной системы автоматизации учета услуг парикмахерской (на примере

Время формирования статистических отчетов определяется объемом данных для представления и может занимать более продолжительное время. Система должна предусматривать возможность масштабирования по производительности и объему обрабатываемой информации без модификации ее программного обеспечения путем модернизации используемого комплекса технических средств. Возможности масштабирования должны обеспечиваться средствами используемого базового программного обеспечения. Требования к надежности.

Система должна сохранять работоспособность и обеспечивать восстановление своих функций при возникновении внештатных ситуаций [7]: при сбоях в системе электроснабжения аппаратной части, приводящих к перезагрузке ОС, восстановление программы должно происходить после перезапуска ОС и запуска исполняемого файла системы;

при ошибках в работе аппаратных средств (кроме носителей данных и программ) восстановление функции системы возлагается на ОС;при ошибках, связанных с программным обеспечением (ОС и драйверы устройств), восстановление работоспособности возлагается на ОС. Для защиты аппаратуры от бросков напряжения и коммутационных помех должны применяться сетевые фильтры. Требования к эргономике и технической эстетике.

Интерфейс системы должен быть понятным и удобным, не должен быть перегружен графическими элементами и должен обеспечивать быстрое отображение экранных форм. Навигационные элементы должны быть выполнены в удобной для пользователя форме. Средства редактирования информации должны удовлетворять принятым соглашениям в части использования функциональных клавиш, режимов работы, поиска, использования оконной системы. Ввод-вывод данных системы, прием управляющих команд и отображение результатов их исполнения должны выполняться в интерактивном режиме. Интерфейс должен соответствовать современным эргономическим требованиям и обеспечивать удобный доступ к основным функциям и операциям системы [15]. Все надписи экранных форм, а также сообщения, выдаваемые пользователю (кроме системных сообщений) должны быть на русском языке. Система должна обеспечивать корректную обработку аварийных ситуаций, вызванных неверными действиями пользователей, неверным форматом или недопустимыми значениями входных данных. В указанных случаях система должна выдавать пользователю соответствующие сообщения, после чего возвращаться в рабочее состояние, предшествовавшее неверной (недопустимой) команде или некорректному вводу данных [15]. 3.

1.9. Требования к защите информации от несанкционированного доступа.

СRM должна обеспечивать защиту от несанкционированного доступа на уровне не ниже установленного требованиями, предъявляемыми к категории 1Д по классификации действующего руководящего документа Гостехкомиссии России «Автоматизированные системы. Защита от несанкционированного доступа к информации. Классификация автоматизированных систем» 1992 г [13]. Компоненты подсистемы защиты от НСД должны обеспечивать [10]: идентификацию пользователя;

проверку полномочий пользователя при работе с системой;

разграничение доступа пользователей на уровне задач и информационных массивов. Уровень защищённости от несанкционированного доступа средств вычислительной техники, обрабатывающих конфиденциальную информацию, должен соответствовать требованиям к классу защищённости 6 согласно требованиям действующего руководящего документа Гостехкомиссии России «Средства вычислительной техники. Защита от несанкционированного доступа к информации. Показатели защищенности от несанкционированного доступа к информации».

3.1.

10. Требования к защите от влияния внешних воздействий.

Защита от влияния внешних воздействий должна обеспечиваться средствами программно-технического комплекса Заказчика. Требования к видам обеспечения.

Требования к математическому обеспечению системы.

Математические методы и алгоритмы, используемые для обработки статистических данных, должны быть основаны на принципах сложения, вычитания, умножения, деления и вычисления средней арифметической величины. Требования к информационному обеспечению системы.

Информационное обеспечение- важнейший элемент информационной системы, который предназначен для отражения информации, характеризующей состояние управляемого объекта и являющейся основой для принятия управленческих решений [. Центром информационного обеспечения в данном случае является единая информационная база данных, которая хранит информацию о деятельности барбершопа ООО «Брадобрей».Информационное обеспечение включает совокупность [27]: постоянной нормативно-справочной информации;

текущие данные о состоянии управляемого объекта;

данные, поступающие из внешней среды;

накапливаемые данные за определенный промежуток времени. Требования к лингвистическому обеспечению системы.

Все прикладное программное обеспечение системы для организации взаимодействия с пользователем должно использовать русский язык. Требования к программному обеспечению системыCRM-система YCLIENTSпредставляет собой Web-приложение, работающее по сети Интернет. Для работы с системой на рабочей станции должно быть установлено следующее программное обеспечение:

браузер (Google Chrome, Mozilla Firefox, Opera);MSExelи MSWordдля выгрузки выходных отчетов и клиентской базы. Требования к техническому обеспечению.

Для комфортной работы с YCLIENTSнеобходимо наличие ПК со следующими характеристиками [8]: Процессор Intel Core i5 3570 3.3 Ггц, 4 ядра;

Системная память 8192.

Мб (DDR3−1600);Видеоадаптер AMD Radeon HD 7800 Series (4830.

Мб);ДисковыйнакопительHitachi HTS542516K9SA00 (1000.

Гб, 5400 RPM, SATA);Монитор ASUS VS238N [19″ LCD]. Для подключения к YCLIENTSнеобходимо постоянное подключение к сети Интернет со скоростью не менее 10Мбит/с.

4.6. Требования к организационному обеспечению.

Заказчиком должны быть определены должностные лица, ответственные за: администрирование CRM;контроль работы персонала в CRM. К работе с системой должны допускаться сотрудники, имеющие навыки работы на персональном компьютере, ознакомленные с правилами эксплуатации и прошедшие обучение работе с системой. ТРЕБОВАНИЯ К СОСТАВУ И СОДЕРЖАНИЮ РАБОТ ПО ПОДГОТОВКЕ ОБЪЕКТА АВТОМАТИЗАЦИИ К ВВОДУ СИСТЕМЫ В ДЕЙСТВИЕДля ввода СRMYCLIENTS в эксплуатацию в ООО «Брадобрей» необходимо выполнить следующие работы:

Зарегистрировать аккаунт YCLIENTS, оплатить предоставление доступа к функциям системы. Дополнить должностные инструкции пользователей, которые будет работать в системе. Внести справочные данные: Должности, Сотрудники, Категории услуг, Услуги, Ресурсы, Расписание работы сотрудников. Создать схемы расчета заработной платы и правила ее начисления. Назначить каждому сотруднику соответствующую схему. Создать онлайн-форму записи и разместить ее на официальном сайте. Обеспечить присутствие будущих пользователей СRM-системы при проведении обучения.

2.4. Оперативно-календарный план разработки и внедрения проекта.

Оперативно-календарный план с указанием наименования работ, даты начала, продолжительности работ, даты окончания, представлен в таблице 2.

1. Дата начала работ — 01.

11.2016 г, дата окончания работ — 01.

03.2017.

Таблица 2.1План график на разработку проекта№ пп. Наименование работ.

Дата начала.

Длитель-ность, дней.

Дата окончания123 451.

Сбор требований бизнес-пользователей15.

03.2 017 216.

03.20 172.

Изучение организационной структуры17.

03.2 017 218.

03.20 173.

Анализ существующих бизнес-процессов учета оказываемых услуг19.

03.2 017 523.

03.2017.

Продолжение таблицы 2.1 123 454.

Построение модели AS-IS и TO-BE и определение функциональных требований к СRM24.

03.2 017 730.

03.20 175.

Разработка обобщенного плана-графика проекта31.

03.2 017 201.

04.20 176.

Утверждение детального описания объемов работ02.

04.2 017 203.

04.20 177.

Разработка и документирование архитектуры системы04.

04.2 017 306.

04.20 178.

Определение пользователей и их прав доступа07.

04.2 017 107.

04.20 179.

Определение состава необходимых модулей системы 08.

04.2 017 108.

04.201 710.

Разработка концепции переноса уже имеющихся данных о деятельности барбершопа в базу данных СRM09.

04.2 017 210.

04.201 711.

Разработка механизма переноса уже имеющихся данных о кадрах предприятия в базу данных СRM11.

04.2 017 212.

04.201 712.

Внос справочных данных в CRM13.

04.2 017 214.

04.201 713.

Создание правил начисления заработной платы сотрудникам компании15.

04.2 017 519.

04.201 714.

Создание правил предоставления скидок клиентам20.

04.2 017 524.

04.201 715.

Тестирование СRM на реальных данных 25.

04.2 017 529.

04.201 716.

Отладка созданных правил расчета заработной платы и расчета скидок30.

04.2 017 504.

05.201 717.

Подготовка документации для пользователей СRM05.

05.2 017 307.

05.201 718.

Обучение пользователей08.

05.2 017 512.

05.201 719.

Подготовка документации для администратора СRM13.

05.2 017 315.

05.2017.

План график в виде диаграммы Ганта [15] представлен на рисунке 2.

17.Рисунок 2.17 — План график в виде диаграммы Ганта2.

5 Оценка эффективности проекта2.

5.1 Анализ качественных и количественных факторов воздействия проекта на бизнес-архитектуру организации.

Внедряемая СRM-системаYCLIENTS рассматривается как средство оптимизации (реинжиниринга) бизнес-процессов предприятия, а ее использование оказывает существенное влияние на бизнес в моделях «как должно быть». Внедрение новых информационных технологий способно решить большинство выявленных недостатков ведения учета оказываемых услуг в ООО «Брадобрей». Таким образом, информационная система позволит:

повысить производительность труда администратора барбершопа;

увеличить лояльность клиентов барбершопа;

увеличить количество оказываемых услуг за счет активного привлечения «старых» клиентов;

организовать ведение клиентской базы;

реализовать возможность предварительной записи на услуги барбершопа;

увеличить качество и достоверность хранимой информации;

автоматизировать процесс ведения учета оказываемых услуг;

упростить и ускорить процесс расчет заработной платы сотрудников;

обеспечить автоматическое формирование аналитической отчетности;

обеспечить оперативный поиск информации;

обеспечить защиту информации.

2.5. 2 Расчет экономической эффективности инвестиций в проект.

Коэффициент рентабельности инвестиций ROI (Return On Investment) — финансовый показатель, характеризующий доходность инвестиционных вложений. Метод ROI разработан компанией SternStewart, представляет собой классический способ измерения отдачи от капиталовложений в ИТ-проекты и рассчитывается исходя из затрат на внедрение новых информационных комплексов и систем и снижения других затрат компании после осуществления этого проекта, а также прогнозируемого роста доходов [20]. Действенность этой методики зачастую ограничена возможностью представления всех факторов улучшения финансового результата. Кроме того, сами затраты на проект могут оцениваться по-разному, а финансовый результат сразу может не проявиться. По опросу журнала CIO Insight, 84% ИТ-директоров рассчитывают ROI при планировании проектов, 46% проверяют свои расчеты после окончания проекта и 68% уверены в том, что расчет ROI положительно сказывается на планировании ИТ-проектов [20]. Ориентируясь на ROI, можно построить прозрачный, документированный процесс принятия решений, варьируя исходные предпосылки для нахождения оптимального варианта. Можно установить контрольные точки исполнения и анализа результатов, формализовать критерии успешности всего проекта и его отдельных стадий: фактически руководитель получает в свои руки средство управления.

Показатель ROI рассчитывается как отношение чистого дисконтированного дохода, ожидаемого от внедрения программы к общей сумме инвестиций [20]. Надо отметить, что, несмотря на устойчивый интерес к ROI, в России пока этот инструмент финансового анализа не получил широкого распространения. В первую очередь это связано с тем, что далеко не вся информация доступна в численном виде и абсолютно достоверна [20]. Формула расчета имеет следующий вид [23]: Успешными считаются те инвестиции, значение ROI для которых превышает 100%. В данном случае за 100% принимается общая сумма инвестиций. Соответственно, если ROI принимает значение меньше 100%, то это свидетельствует о невозможности «возврата инвестиций» [23]. На этом этапе оценки экономической эффективности определяем источники компенсации или возврата с прибылью затрат на внедрение СRM. К таким источникам можно отнести сокращение трудозатрат сотрудников барбершопа на ведение учета оказываемых услуг [23].

В результате внедрения СRM временные и трудовые затраты на выполнение операций в рамках данной задачи значительно сократились. Результаты расчетов представлены в таблице 2.

2. Здесь предполагается, что загруженность специалистов с внедрением СRM с 70-и часов в месяц уменьшится до 50. Расчеты проводились из расчета оклада администратора барберщопа, равного 20 000 руб. /месяц (по данным на конец первого квартала 2017 года). Оплата в час составляет около 133 руб. Количество сотрудников барберщопа, ведущих работу по учету оказываемых услуг, в базовом варианте и проектном варианте — 1 сотрудник (администратор). Режим работы ООО «Брадобрей» — 24 рабочих дня в месяц. Расчет будем проводить для всех барберщопов ООО «Брадобрей» (8 барберщопов).Таблица 2.2 — Сравнение временных и денежных затрат существующего и проектного вариантов.

ЗатратыБазовый вариант.

Проектный вариант.

Учет сведений о сотрудниках1 ч.*1 дня = 1 ч.1*8 сотр.= 8 ч.903 р.1 ч.*1 дня = 1 ч.1*8 сотр.= 8 ч.903 р. Учет оказываемых услуг8 ч.*24 дня = 192 ч.192*8 сотр.= 1536 ч.204 288 р.7 ч.*24 дня=168 ч.168 *8 сотр. = 1344 ч.151 872 р. Учет расписания работы барберов (каждую неделю).

1 ч.*4 дня = 4 ч.4*8 сотр.= 32 ч.3 616 р.0,5 ч.*4 дня=2 ч.2 *8 сотр. = 16 ч.1 808 р. Расчет величины заработной платы сотрудников6 ч.*1 дня = 6 ч.6*8 сотр.= 48 ч.5 424 р.2 ч.*1 дня = 2 ч.2 *8 сотр. = 16 ч.2128 р. Теперь следует подсчитать все вышеприведенные виды выгод по годам на период жизненного цикла системы. Их структура представлена в таблице 2.

3.Таблица 2.3 — Общие выгоды после внедрения СRMСтатья выгоды.

За 1-й год, руб. За 2-й год, руб. За 3-й год, руб. Итого, руб. 12 345.

Учет сведений о сотрудниках0000.

Учет оказываемых услуг52 41 652 41 652 416 157 248Учет расписания работы барберов1 8081 8081 808 5 424Расчет величины заработной платы сотрудников3 2983 2983 2989 888Теперь, перед тем как получить значение показателя ROI, следует учесть дисконтирование в сумме будущих денежных потоков. Дисконтирование — это определение стоимости денежного потока путём приведения стоимости всех выплат к определённому моменту времени. Простыми словами, дисконтирование используется, когда требуется узнать сегодняшнюю стоимость будущей суммы денег, которые надо будет потратить или получить. Для расчёта дисконтированной стоимости будущих денежных потоков применяется коэффициент дисконтирования, его формула имеет следующий вид [23]: где, i — норма дисконта, n — номер периода. Норма дисконтапредставляет собой уровень доходности, который желает иметь инвестор при вложении денежных средств. Влияние большого количества факторов затрудняет возможность предложить какой-то универсальный метод выбора значения данного показателя. В любом случае, он должен отражать доходность вложенного капитала, скорректированную с учетом инфляции, альтернативных и доступных для инвестора безрисковых направлений вложения средств. При расчете нормы дисконта могут быть использованы: темпы инфляции, средневзвешенная стоимость капитала, экспертная оценка, ставка рефинансирования, доходность альтернативного проекта, ставка банковского процента по займам или депозитам [23]. С помощью экспертной оценки была определена норма дисконта данного проекта, равная 20%. Теперь, с помощью MS Excel, можно посчитать коэффициент дисконтирования по формуле (2) (число десятичных знаков равно трем): За 1-й год: kd=0,833За 2-й год: kd=0,694За 3-й год: kd=0,578Когда известен коэффициент дисконтирования, а также расходы и выгоды внедрения системы на протяжении жизненного цикла, можно приступить к подсчету ROI. Для этого следует использовать суммы значений прямых и косвенных затрат на внедрение и сопровождение ИС по каждому году, а также значения общих выгод из таблицы 2.

3.Для того, чтобы узнать итоговое значение затрат и выгод с учетом дисконтирования, следует имеющееся значение умножитьна коэффициент дисконтирования соответствующего периода. Все значения представлены в таблице 2.

4.Стоимость одного рабочего места CRMYCLIENTSсоставляет 700 руб/мес.= 8 400 руб./год. Автоматизации подлежат 8 рабочих мест (по числу филиалов барбершопа), следовательно, расходы на приобретение лицензий составят: 67 200 руб. Таблица 2.4Подсчет затрат и выгод внедрения СRM с учетом дисконтирования.

Значение 1-й год, руб. 2-й год, руб. 3-й год, руб. Итого, руб. Затраты Затраты * kd672006720067200201 600Выгоды Выгоды * kd919 592 766 642 638 0842 324 318Выгоды * kd — Затраты * kd2 122 718Теперь, по формуле (1), можно определить ROI=2 122 718/1 103 952=192%.Так как показатель имеет значение больше 100%, то можно говорить об эффективности инвестиций внедрения СRM-системы в ООО «Брадобрей» при расчете на 3 года.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Целью выпускной квалификационной работы является разработка проекта внедрения СRM-системы учета оказываемых услуг в ООО «Брадобрей».В качестве наиболее подходящей системы для внедрения в ООО «Брадобрей» выбрана СRM-система YCLIENTS. YCLIENTSпозволяет быстро и эффективно вести учет сотрудников компании, вести клиентскую базу и активно взаимодействовать с ней, вести учет оказываемых услуг, организовать предварительную запись клиентов, автоматически рассчитывать заработную плату сотрудникам барбершопа. Внедрение СRM-системы учета услуг вООО «Брадобрей"избавит сотрудников от рутинных работ, связанных с ручным заполнением данных в различные книги учета. Система проста в эксплуатации, удобна и эргономична, не требует особых знаний от пользователя в области программирования и теории баз данных. Для удобства работы пользователя предусмотрена система помощи и руководство пользователя. Внедрение СRM-системы YCLIENTSв ООО «Брадобрей"позволит:

повысить производительность труда администратора барбершопа;

увеличить лояльность клиентов барбершопа;

увеличить количество оказываемых услуг за счет активного привлечения «старых» клиентов;

организовать ведение клиентской базы;

реализовать возможность предварительной записи на услуги барбершопа;

увеличить качество и достоверность хранимой информации;

автоматизировать процесс ведения учета оказываемых услуг;

упростить и ускорить процесс расчет заработной платы сотрудников;

обеспечить автоматическое формирование аналитической отчетности;

обеспечить оперативный поиск информации;

обеспечить защиту информации. В ходе выполнения работы были рассмотрены проблемы существующей технологии учета услуг в ООО «Брадобрей», проведен анализ их решений, который показал, что внедрение СRM-системы позволит увеличить производительность работы сотрудников на 40%. В процессе выполнения работы построена функциональная модель базы данных. Рассмотрены особенности работы в YCLIENTS. Разработано техническое задание на внедрение CRM-системыYCLIENTS.

Построен оперативно-календарный план проекта, построена диаграмма Ганта. Выполнен анализ экономической эффективности инвестиций в проект, который показал, что показатель экономической эффективности инвестиций ROIравен 192%, что говорит об эффективности инвестиций внедрения СRM-системы в ООО «Брадобрей» при расчете на 3 года. СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫГОСТ 19.201−78 «Техническое задание, требования к содержанию и оформлению».ГОСТ Р 50 646−94 «Услуги населению. Термины и определения».Закон РФ от 7 февраля 1992 г. № 2300−1 «Озащите прав потребителей».Должностная инструкция администратора зала ООО «Брадобрей».Андреева В. И. Предприятие в сфере услуг. Правила и инструкции: Практическое пособие. — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-синтез», 2012 — 258 с. Арутюнов, В. В. Услуги для населения: учеб.

пособие&# 160;/В.В. Арутюнов, И. В. Волынский. — Ростов-на-Дону, 2011. -.

448с.Брайнс П. Р. Жизненный цикл ПО- М.: ИНФО, 2010. — 356 с. Быков В. В. Основы эксплуатации ЭВМ. СПб.: Издательство «Питер», 2012. — 195 с. Веснин, В. P. Проектирование информационных систем: учебник /В.Р. Веснин.

— М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2011. — 688 с. Гришина Н. А., Информационная безопасность предприятия. Учебное пособие, М.: Форум, 2015, 240 с. Дмитренко Г. А. Стратегии автоматизации.- С-Пб.: Питер, 2013. -.

215 с. Дятлов, В. А. Автоматизация предприятий в сфере услуг: учеб. пособие / В. А. Дятлов.

М.: ПРИОР, 2009. — 365 с. Емельянова Н. А., Защита информации в персональном компьютере. Учебное пособие, М.- Инфра-М, 2015, 368 с. Зайцева, Т. В. Автоматизация парикмахерской: учеб. / Т. В.

Зайцева, А. Т. Зуб. — М.: ИД «ФОРУМ»: ИНФРА-М, 2008. — 336 с.

Исаев Г. А., Проектирование информационных систем. Учебное пособие, М.- Омега-Л, 2015. — 432 с. Кибанов, А. Я. Изучение структуры предприятия: учеб. / А. Я. Кибанов.

М.: ИНФРА-М, 2011. — 304 с. Карданская Н. П. Основы принятия управленческих решений, М.; Вильямс, 2012. — 287 с. Конурин Ф. Д. Процесс управления, М.;СПб, 2012. — 302 с. Леонтьев В. П. Новейшая энциклопедия персонального компьютера. -.

М.: ОЛМА — ПРЕСС, 2011. — 306 с. Липаев В. В. Технико-экономическое обоснование проектов сложных программных систем. — М.: СИНТЕГ, 2014, 284 Мазурова Д. Л. Особенности современных CRM-систем. — М., 2015.

Назаров С. В. Компьютерные технологии обработки информации. — М.: Финансы и статистика, 2012. -.

290 с. Павлюченко В. И. Управление эффективностью экономических процессов, М.;СПб, 2012. — 294 с. Стаут Л. Изучение бизнес-процессов компании. Методологии и принципы.- М.: ОЛМА — ПРЕСС, 2011. — 214 с. Стюарт Роб, Практическое руководство по доступу к данным СПб: БХВ-Петербург, 2013, 304 с. Томас Л., Еременко Н.

Моделирование бизнес-процессов.М.;СПб, 2012. — 302 с. Фролов А. В., Фролов Г. В. Библиотека системного программиста. т.

2. Аппаратное обеспечение. — М.: Диалог МИФИ, 2010. -.

263 с. Шахова В. А., Разработка проекта автоматизации. СПб., 2012. — 258 с. Широков, В. М. Моделирование бизнес-процессов: учебное пособие / В. М. Илюшечкин. — М.: Высшее образование, 2012.

— 302 с. Шинкаренко, А. М. Жизненный цикл информационных систем. — М.: Бином, 20 124.

— 356 с. Барбершом или такое барберинг[Электронный ресурс], Режим доступа:

http://hdresser.blogspot.ru/2015/02/blog-post.htmlСайт ООО «Брадобрей"[Электронный ресурс], Режим доступа:

http://www.bradobrey.su/Сайт «BarberCRM» [Электронный ресурс], Режим доступа:

http://www.barbercrm.ru/Сайт «Арника» [Электронный ресурс], Режим доступа:

http://www.www.arnica.proСайт «YCLIENTS» [Электронный ресурс], Режим доступа: www.yclients.comЧто такое барбершоп? [Электронный ресурс], Режим доступа:

https://13thcycle.by/barbershop.html.