Информационные процессы и информационные технологии

В результате освоения материалов данной главы студенты должны:

знать

• — информационные процессы в системах организационно-экономического управления;
• — понятие информационной технологии;
• — характеристики, свойства, отличительные черты современных информационных технологий;
• — классификацию информационных технологий в системах организационно-экономического управления;

уметь

• — выбирать информационную технологию в зависимости от типа решаемых экономических задач;
• — интегрировать информационные технологии в зависимости от вида и формы исходной и результатной информации;

владеть

— навыками работы с основными офисными информационными технологиями для решения экономических задач и задач управления.

Информационные процессы

Обращение информации в системах организационно-экономического управления производится в виде стандартных информационных процессов. Еще в Федеральном законе «Об информации, информатизации и защите информации» определялось, что информационные процессы — это «процессы сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и распространения информации». Эти процессы играли важную роль и в докомпьютерную эпоху, в настоящее время их технологическая реализация, качественные и количественные характеристики продолжают меняться быстрыми темпами по мере совершенствования информационных и коммуникационных технологий, хотя их внутреннее содержание по существу осталось неизменным.

Информационные процессы могут рассматриваться как последовательность действий над информацией с целью обеспечения принятия управленческих решений. Информационные процессы реализуются с помощью операций, к главным из которых относятся сбор и регистрация, прием (ввод), передача, обработка (преобразование), хранение информации. Взаимосвязь информационных процессов приведена на рис. 2.1.

Рис. 2.1. Обобщенная схема технологического процесса обработки информации.

Помимо названных основных информационных процессов в зависимости от целей решения задачи в технологический процесс могут быть включены и другие, не менее важные, вспомогательные процессы, такие как поиск информации, регистрация, размножение, сжатие, архивирование и др. Для реализации разных информационных процессов используются различные технические средства и методы.

Сбор и регистрация информации — это процесс получения информации извне и приведение ее к виду, необходимому для последующего ввода в информационную систему и обеспечивающему последующие этапы информационного процесса. Сбор и регистрация информации могут производиться непосредственно человеком, когда информация вручную переносится па машинные носители или вводится в информационную систему, автоматизированным способом с помощью технических средств и систем или же автоматически по канатам связи. Сбор информации существенно зависит от решаемой задачи, но всегда играет важную роль, так как от полноты, достоверности и своевременности исходной информации зависит правильность принимаемых решений.

При сборе первичной информации непосредственно от объектов производственно-хозяйственной деятельности могут использоваться различные измерительные средства: от ручных до автоматических. Большое разнообразие измеряемых процессов и используемых для этого средств, наличие ручных операций отличают процедуру сбора от других процедур как наиболее трудоемкую. Собранную информацию необходимо зафиксировать на носителях информации, что осуществляется в процессе регистрации. Наиболее эффективно заносить собранные первичные данные в память компьютера, что позволяет распечатать и хранить их в виде бумажного документа, а также использовать в электронном виде при дальнейшей обработке. Для автоматизации процесса регистрации могут использоваться специализированные устройства. Например, большую популярность приобретают устройства нанесения штрих-кода, позволяющие автоматически записывать информацию о продукции, которая затем может быть считана вычислительным устройством.

Сбор и регистрацию информации могут сопровождать другие процессы, например фильтрация (отсеивание данных, не нужных для принятия решений), архивация (представление данных в более компактном виде), размножение (для последующей передачи информации нескольким адресатам) и т. д.

Помимо первичной информации по результатам производственно-хозяйственной деятельности сбор информации может осуществляться из других источников (внутренняя управленческая информация, информация директивных органов, информация из внешней среды). Задача сбора информации нс может быть решена в отрыве от других задач, в частности задачи обмена информацией (передачи).

Обмен информацией — это процесс, в ходе которого источник информации ее передает, а получатель — принимает. Если в передаваемых сообщениях обнаружены ошибки, то организуется повторная передача этой информации. В результате обмена информацией между источником и получателем устанавливается своеобразный «информационный баланс», при котором в идеальном случае получатель буде т располагать той же информацией, что и источник.

Обмен информацией производится с помощью сигналов, являющихся ее материальным носителем. Источниками информации могут быть любые объекты реального мира, обладающие определенными свойствами и способностями. Если объект относится к неживой природе, то он вырабатывает сигналы, непосредственно отражающие его свойства.

Если объектом-источником является человек, то вырабатываемые им сигналы могут не только непосредственно отражать его свойства, но и соответствовать тем знакам, которые человек вырабатывает с целью обмена информацией. Обмен информацией реализуется операциями приема и передачи. Для их осуществления необходимы каналы связи и устройства преобразования информации к виду, пригодному для приема-передачи информации (рис. 2.2). Канал связи — это совокупность технических устройств, обеспечивающих передачу сигнала от источника к получателю. Каналы передачи сообщений характеризуются пропускной способностью и помехозащищенностью.

Рис. 2.2. Общая схема приема-передачи информации.

Процедуры преобразования информации для передачи — кодирование (модуляция), обратное преобразование при приеме — декодирование (демодуляция). Устройство, выполняющее такие преобразования, называется модемом. Пропускная способность канала определяется максимальным количеством символов, передаваемых ему при отсутствии помех. Эта характеристика зависит от физических свойств канала. Для защиты от потерь и искажения информации в каналах связи применяются специальные меры защиты, в частности помехоустойчивое кодирование.

Принятую информацию получатель может использовать неоднократно. С этой целью он должен зафиксировать ее на материальном носителе различной физической природы (магнитном, печатном, лазерном, фото-, кинои др.), ориентированном на дальнейшее использование человеком или компьютерной системой. Процесс формирования исходного, несистематизированного массива информации называется накоплением информации. Среди записанных сигналов могут быть такие, которые отражают ценную или часто используемую информацию. Часть информации в данный момент времени особой ценности может не представлять, хотя, возможно, потребуется в дальнейшем. Поэтому могут быть предусмотрены различные режимы хранения информации: оперативный или долговременный.

Хранение информации — это процесс поддержания исходной информации в виде, обеспечивающем выдачу данных по запросам конечных пользователей в установленные сроки. Процесс хранения информации, обеспечивающий доступ к ней в течение определенного промежутка времени, необходим, так как в экономической информации значительную часть составляют постоянные и условно-постоянные данные. Переменные данные также могут использоваться неоднократно. Процесс хранения может быть связан с процессом актуализации информации, который предполагает замену устаревших данных и пополнение новыми данными. Для обеспечения доступа к хранимой информации используется процесс ее поиска, который состоит в извлечении необходимых данных из всего объема хранимой информации. Поиск информации и последующий доступ к ней могут осуществляться по специальным служебным словам (адресам) или по элементам данных, являющимся ключевыми.

Различается хранение информации в виде неструктурированных (произвольные по форме текстовые, числовые, графические и др.) и структурированных данных (форматизированные данные, относящиеся к конкретной предметной области, — основная форма хранения в системах управления базами данных).

Для автоматизации поиска информации используются автоматизированные информационно-поисковые системы (например, справочно-правовые системы «КонсультантПлюс», «Гарант»). Для поиска информации в сети Интернет используются поисковые системы — программноаппаратные комплексы с веб-интерфейсом, позволяющие представить искомую информацию в виде отклика па слова запроса пользователя (например, поисковые системы Google, Яндекс, Рамблер и др.).

Обработка информации — это упорядоченный процесс ее преобразования в соответствии с алгоритмом решения задачи. После решения задачи обработки информации результат должен быть выдан конечным пользователям в требуемом виде. Эта операция реализуется в ходе решения задачи выдачи информации. Выдача информации, как правило, производится с помощью внешних устройств компьютера в виде текстов, таблиц, графиков и пр. Полученная в результате обработки результатная информация (текстовая, табличная, графическая и др.) может быть представлена на экране монитора, в печатном виде, записана на машинные носители информации, передана по каналам связи в окружающую среду.

Полученная в печатном виде информация может тиражироваться для получения результатов обработки несколькими адресатами. Процесс тиражирования может выполняться как с помощью печатающих устройств компьютера, так и другими устройствами (например, ксерокопированием).

Использование информации реализуется в процессе анализа и принятия управленческих решений. От умения эффективно использовать информацию зависит успех любой деятельности. Современные компьютерные и программные средства позволяют на основе полученной информации находить оптимальные решения.

Рассмотренные информационные процессы нельзя рассматривать автономно, так как они являются взаимосвязанными и образуют общий информационный процесс. Особое внимание следует обратить на то, что характерное для нашего времени стремительное развитие вычислительной техники, микроэлектроники, средств связи приводит к быстрому изменению характера информационных процессов и технических средств их реализации.