Формы деловых коммуникаций

Общепринятыми формами деловых коммуникаций являются деловая беседа, совещание, переговоры, публичная речь, конференция, дебаты с оппонентом, деловая переписка, разговор по телефону, разнообразные деловые встречи. Развитие рыночных отношений в нашей стране, интенсификация всех форм предпринимательской коммуникации порождают необходимость быстрого и беспрепятственного распространения деловой информации, а следовательно, и совершенствования традиционных и введения новых, инновационных форм делового общения, таких как презентации, пресс-конференции, собрания акционеров, ярмарки новых товаров и др.

В разнообразных формах деловой коммуникации реализуется стратегия фирм, пропагандируется их миссия, организационные ценности, корпоративная культура с учетом особенностей потребительского рынка, контактных аудиторий, властных структур и т. п.

При использовании любой формы коммуникации важно учитывать, что все они предполагают не только передачу информации, но и ее правильное восприятие, понимание. Какой бы способ контактов ни выбрал субъект общения — беседу, письмо или электронную почту, просто попытался что-то сообщить или распорядиться — он должен быть уверен, что получатель сообщения его поймет.

В деловых коммуникациях чаще всего используется словесная форма общения. Но, как показывает опыт, такое общение становится эффективным только при условии его тщательной подготовки. Деловая практика выработала некоторые основные требования, предъявляемые к любой форме словесного общения, без соблюдения которых оно не станет эффективным. Приведем некоторые из таких требований.

• 1. Смысл любого сообщения должен быть понятен слушателю. Для того чтобы достичь этого, нужно помнить, что каждый человек может общаться только в меру своего понимания Поэтому, если в процессе коммуникации мы вдруг обнаруживаем не ту реакцию, которую мы ожидали, нужно выяснить, все ли информационные резервы мы использовали, чтобы слушатель нас правильно понял. Нужно постоянно учитывать, что важнейшим условием такого взаимопонимания является точное осознание цели беседы или переговоров, а также использование такой терминологии, которая понятна партнеру.
• 2. Следует внимательно воспринимать полученный ответ- это реакция на ваше сообщение. Причем сигналом такой реакции может быть не только вербальное, но и невербальное ответное сообщение. Так, если ваш собеседник в процессе разговора принял так называемую закрытую позу, т. е. скрестил руки или ноги, то это свидетельствует о его негативной реакции на ваши слова. Но если ваш слушатель начинает улыбаться, то это может означать, что он согласен с вами.
• 3. Проявляйте интерес к другим — это важное условие, обеспечивающее вам расположение слушателя, его повышенное внимание к смыслу вашего сообщения. Нужно помнить, что искренний интерес к людям — одно из главных условий эффективной коммуникации.
• 4. Не спорьте. Как показывает опыт, в споре никогда не бывает выигравших, поскольку каждый из спорщиков всегда остается при своем мнении. В споре его участники вынуждены защищаться, спасая свою репутацию. Поэтому, если вы попытаетесь, что называется, «прижать людей к стенке», это приведет только к тому, что они станут яростно защищаться и просто перестанут вас слушать. Поэтому лучше всего вести разговор о том, что объединяет, а не разъединяет вас с партнером.
• 5. Постоянно помните о сложности и ответственности процесса общения в любой его форме. Необходимо в процессе беседы, переговоров, совещаний, прессконференций и т. п. тщательно продумывать свои слова и поведение, контролировать контакт со своим партнером, учитывать возможность изменения ситуации, стремиться выполнить намеченный план контактов, убедиться в характере достигнутых результатов.