Основы применения информационных систем в управлении

Производственная организация как система

В современном менеджменте большое внимание уделяется системному подходу к деятельности организации.

Организация (предприятие) является сложной социотехнической организационной системой, связанной с деятельностью человека.

Предприятие рассматривается как целостная система, находящаяся в неразрывном взаимодействии с внешней средой, из которой поступают энергия, информация и другие ресурсы, необходимые для функционирования предприятия (рис. 1.1).

Рис. 1.1. Связи системы-организации с внешней средой.

Система — это совокупность связанных между собой и с внешней средой элементов (компонентов) и частей, функционирование которых направлено на получение конкретного результата и достижение определенной цели.

Как всякое фундаментальное понятие, термин «система» лучше всего конкретизируется при рассмотрении его основных свойств. Для системы характерны следующие основные свойства:

• • целенаправленность — определяет поведение системы, ориентированное на достижение поставленных целей;
• • сложность — зависит от множества входящих в систему компонентов, их структурного взаимодействия, а также от сложности внутренних и внешних связей и их динамичности;
• • структура — система состоит из ряда подсистем или элементов, выделенных по определенному признаку, отвечающему конкретным целям и задачам;
• • целостность — функционирование множества элементов системы подчинено единой цели. При этом система проявляет так называемые интегративные свойства, т. е. свойства, присущие системе в целом, но отсутствующие в отдельно взятых ее элементах;
• • многообразие элементов и различие их природы — это связано с их функциональной специфичностью и автономностью;
• • взаимодействие — определяется наличием установленных связей и отношений между элементами внутри системы, распределением элементов системы по уровням иерархии.

Основными характеристиками систем являются: цель системы (ради чего она функционирует); границы системы (отделяют компоненты системы от внешней среды); внешняя среда. Исходной характеристикой системы выступает ее противопоставление окружению, или среде. Внешняя среда — это все то, что не входит в систему. Среда представляет собой совокупность всех систем, кроме исследуемой, выделенной, интересующей нас в настоящий момент части реального окружающего мира. В связи с этим можно сказать, что система — это конечное множество объектов, каким-то образом выделенное из среды посредством границы системы. Понятие границ в целом ряде случаев весьма условно, и при моделировании необходимо четко определить, где кончается система, а где начинается среда.

Между средой и бизнес-системой, которой является организация (см. рис. 1.1), существует множество взаимных связей, с помощью которых реализуется процесс взаимодействия среды и системы. По входной и выходной связям между системой и средой путем взаимной передачи происходит обмен материальными, финансовыми, энергетическими, информационными и иными элементами. Входы системы — это материальные, финансовые объекты и информация, поступающая в систему из внешней среды. Выходы системы — это материальные, финансовые объекты и информация, которые поступают из системы во внешнюю среду. Элементы, передаваемые системой во внешнюю среду, называют также конечными результатами (продуктами) деятельности системы, а передаваемые из среды в систему — ресурсами. Информация о выходах, которая используется для корректировки функционирования систем, отражает обратную связь.

Итак, любую организационную (производственную) систему можно представить в виде формирующих ее связанных подсистем. Выделение подсистем всегда субъективно в зависимости от решаемых задач управления. Производственное предприятие может включать в себя следующие подсистемы: проектирование изделия, производство, организация продаж, поставки и послепродажное обслуживание (рис. 1.2). В качестве элемента внешней среды на рис. 1.2 представлены клиенты — потребители производимой предприятием продукции.

Рассмотрим работу предприятия с общих позиций управления. Организация — содержание управляемой деятельности производственного предприятия. Организация — это стабильная формальная социальная структура, которая получает ресурсы из окружающего мира и перерабатывает их в продукты своей деятельности.

Во внешней среде предприятия изменения происходят динамично, есть существенная неопределенность в реакции внешней среды. Под управлением предприятием понимается организация деятельности предприятия с учетом изменений в окружающей экономической и социальной среде, распределение финансовых, трудовых, материальных ресурсов таким образом, чтобы реализовать намеченные планы. Задача управления — отслеживать внутренние и внешние процессы и реагировать на них, чтобы изменения экономических условий способствовало развитию предприятия.

Рис. 1.2. Предприятие как система.

В качестве объектов управления могут выступать организация в целом или материальные элементы ее экономической деятельности (сырье, материалы, готовая продукция, оборудование, персонал и др.) и хозяйственные процессы (основное и вспомогательное производство, снабжение, сбыт). Объектом управления, например, может быть технологический (производственный) процесс или экономическая деятельность предприятия в целом.

Под системой управления понимается совокупность взаимодействующих структурных подразделений организации (дирекция, финансовый, производственный, снабженческий, сбытовой и другие отделы), осуществляющих основные функции управления: планирование, учет, контроль, координацию, анализ.

В обобщенной модели управления выделяют объект управления и систему управления (рис. 1.3). Объект управления функционирует во внешней среде, которая оказывает воздействие на объект управления и результат его деятельности. Особенность управления — наличие цепи обратной связи, включающей в себя не только модель объекта управления, но и модель внешней среды, в которой этот объект функционирует.

Система управления включает в себя контролирующую систему, которая занимается сбором информации о состоянии объекта управления, о внешней среде и о результатах деятельности объекта управления.

Информация, собранная в контролирующей системе, поступает в систему анализа, где производится обобщение, анализ и представление информации. Результаты анализа направляются в орган управления, где в соответствии с целями деятельности объекта управления принимается решение и результат принятия решения направляется на объект управления. Таким образом, процесс управления предусматривает сначала контроль (сбор первичной информации и ее унификацию), затем обобщение, анализ, получение оценок с помощью системы анализа. В органе управления принимаются решения.

Рис. 1.3. Обобщенная модель управления.

Основными функциями управления являются: планирование, учет, контроль, координация, анализ. Реализация функций управления связана с обработкой информации, циркулирующей внутри предприятия и поступающей из внешней среды, и решением целого спектра аналитических задач, ориентированных на выработку управленческих решений на всех фазах процесса управления.

В современной практике управления предприятиями применяются следующие основные методы анализа и совершенствования деятельности предприятия:

• • система стратегического управления предприятием с помощью системы показателей эффективности его деятельности, управленческие системы контроля;
• • управление ценностью продукции, формы и методы управления затратами, создается информационная база для управления предприятием;
• • основы реинжиниринга (совершенствования) бизнес-процессов.

Современные управленческие методики, хорошо освещенные в литературе по менеджменту организаций, формируют основной класс задач информационной и аналитической поддержки управления организацией и совершенствования ее деятельности. Это определяет задачи и функциональные возможности современных полнофункциональных информационно-аналитических систем управления организацией.

Управление организацией выстраивается в виде связанных управленческих процедур. Первый шаг связан с формированием стратегии рыночного поведения и развития предприятия, определяющей достижение желаемых целей и состояния предприятия в долговременной перспективе, с применением методов и методик стратегического анализа. Сформированная стратегия предприятия реализуется через исполняемые бизнес-процессы.

Реинжиниринг бизнес-процессов — это подход к реструктуризации деятельности организации, который предполагает фундаментальное и радикальное переосмысление основных процессов. Для этого применяются количественные методы и инструментальные средства моделирования и оптимизации бизнес-процессов. В процессе реинжиниринга осуществляется модификация основных и вспомогательных процессов, направленная на повышение добавленной стоимости и ценности продукта. Акцент делается на основные процессы, основные бизнес-процессы преобразуются в цепочку наращивания потребительской стоимости, отслеживается наращивание потребительской стоимости. Для решения этого класса экономических задач применяются современные управленческие методы и методики функционально-стоимостного анализа.

Пример цепочки добавления стоимости и обеспечивающих процессов для производственной компании (модель Портера) приведен на рис. 1.4.

Любая организация многофункциональна. Различают следующие основные виды деятельности организации: маркетинговая и сбытовая, инновационная, производственная, экономическая, инвестиционнофинансовая, логистическая, кадровая, информационная. В соответствии с этим выделяют функциональные подсистемы (управление производством, финансовое управление, управление сбытом и маркетингом, управление персоналом и др.) и бизнес-модели, которые соответствуют функциональным сферам управления. Именно функциональные подсистемы (для простоты называемые «Производство», «Финансы», «Кадры», «Склад» и др.) служат достижению целей организации, участвуют в процессах добавления потребительской стоимости, повышения эффективности бизнес-процессов.

Рис. 1.4. Основные и вспомогательные процессы производственного предприятия (модель Портера).

Производство продукции (изделий) является центральным звеном промышленного предприятия, в котором сосредоточены основные производственные фонды, производственный персонал и потребляется большая часть материальных, энергетических и финансовых ресурсов предприятия. Производство представляет собой совокупность взаимосвязанных взаимозависимых процессов, предназначенных для достижения цели превращения исходных сырья и материалов в готовую продукцию (изделия) определенного состава, качества, назначения, в установленные сроки, с наименьшими затратами необходимых ресурсов. Производство — весьма сложный объект управления, требующий своевременной подготовки и организации, обеспечения его всем необходимым для реализации производственного процесса, а также соответствующего обслуживания. Основными элементами производства как системы являются: процесс переработки сырья и материалов в готовое изделие; обеспечение и обслуживание производства; управление производством. Эффективное управление производством предполагает его стратегическую направленность на наиболее полное удовлетворение нужд потребителей на основе использования новых технологических и организационных решений, а также способов обработки и передачи управленческой информации. Современные подходы к управлению производством рассмотрены в параграфе 1.4.

Системный подход к управлению организацией требует координации всех аспектов его деятельности. Стратегическое управление — это системное развитие объекта во времени, поэтому для достижения стратегических целей организации с позиций управления необходим взгляд на предприятие как на единую систему, что на практике определяет необходимость координации всех функциональных звеньев и подсистем предприятия, а также согласования стратегических целей с текущими результатами деятельности предприятия.

Новая философия управления привела к возникновению понятия комплексной системы управления предприятием, в которой важную роль играет информационная составляющая.