Контур управления цепями поставок

Функционал контура управления цепями поставок в ERP-системе способствует увеличению эффективности работы предприятия, позволяет регулировать издержки благодаря доступу пользователей к информации обо всех движениях товарно-материальных ценностей, закупках, складских запасах и продажах.

Управление торговлей. Система ERP полностью автоматизирует процессы продаж и закупок, позволяет оптимизировать затраты посредством непрерывного анализа, а также мгновенно реагировать на изменения требований рынка.

К ключевым возможностям функционала относят:

• • полную автоматизацию процессов продаж и закупок;
• • взаиморасчеты между компаниями;
• • всесторонний контроль и прозрачность торговых операций;
• • анализ работы поставщиков и клиентов;
• • управление ценами и скидками;
• • обработку недопоставок и излишних поставок;
• • расчет и распределение накладных расходов;
• • инструменты для анализа и формирования отчетности;
• • пересчет единиц измерения.

В ERP-системе можно не просто автоматизировать широкий спектр задач, связанных с продажами и закупками, но и полностью интегрировать процессы продаж и закупок с другими аспектами деятельности предприятия посредством использования остальной функциональности системы.

Использование функций торговли позволяет оптимизировать издержки, связанные с продажами, увеличить доходы от реализации, снизить затраты при закупке товаров, тесно увязать поставки со спросом и пр. Благодаря наличию в системе всеобъемлющей информации предприятие может быстро реагировать на происходящие на рынке изменения, что является важнейшим условием успеха в эпоху жесточайшей конкуренции.

Система ERP обеспечивает автоматизацию всего процесса продаж, начиная с регистрации предложения о поставке товара и заканчивая обработкой накладной и счета-фактуры. При создании заказа система автоматически проверяет лимит кредитования клиента, отслеживает соглашения о ценах и скидках, действующие для данного клиента, и анализирует наличные запасы товаров на складах; тем самым всегда можно предоставить клиентам актуальную информацию. Подтверждение заказа можно отправить клиенту по факсу, по электронной почте, опубликовать на веб-сайте или просто распечатать. Система также дает возможность отслеживать недопоставки и управлять процессом возврата товара. Чтобы ускорить процессы продаж и закупок товаров, можно обмениваться электронными документами с клиентами и поставщиками.

В работе с закупками в ERP-системе доступны функции выбора оптимального для покупки товара с учетом сроков поставки, цен и других параметров и сравнения его с полученными предложениями. Система позволяет осуществлять оценку деятельности поставщиков на основе анализа исторических данных. В системе также учитываются затраты на транспортировку грузов, таможенные пошлины, налоги и прочие расходы. Возможность регистрации в системе излишней поставки и недопоставки товаров как по закупкам, так и по заказам позволяет постоянно отслеживать невыполненные поставки и анализировать просроченную задолженность. В ERP-системе обрабатываются возвраты по различным причинам и печатаются все сопутствующие документы, такие как накладная на возврат, кредит-нота и пр.

Функциональность соглашений о ценах и скидках в ERP-системе позволяет настроить в системе прайс-листы клиентов и поставщиков. Помимо цен система также позволяет настраивать соглашения о скидках в разрезе клиентов, поставщиков и товаров. При создании заказа система автоматически применяет действующие на эту дату цены и скидки.

Автоматический расчет накладных расходов дает возможность более точно определять себестоимость товаров. При этом количество используемых видов накладных расходов может варьироваться. Накладные расходы могут распределяться пропорционально цене или количеству товара, а также пропорционально по строкам закупки.

Инструмент пересчета единиц измерения позволяет использовать различные единицы при получении товара, его хранении на складе и реализации клиентам. Например, можно получать товары в ящиках, хранить в разобранном виде в штуках, а затем упаковывать в пачки по десять единиц для перепродажи. Параметры пересчета единиц измерения настраиваются таким образом, чтобы количество и объем всегда соответствовали реальным единицам. Это гарантирует корректный учет запасов товаров на предприятии.

Функциональность внутренних расчетов между компаниями дает возможность сокращать затраты и время сотрудников посредством выполнения торговых операций между компаниями холдинга или различными центрами дистрибуции в рамках одной инсталляции ERP-системы. В этом случае исчезает необходимость вручную создавать заказы и закупки и одновременно обеспечивается лучший контроль и прозрачность проводимых операций. Функциональность расчетов между компаниями позволяет снизить расходы на хранение товаров на складах благодаря прозрачности информации о складских запасах во всех филиалах компании.

Из каждой операции в системе доступен переход ко всем соответствующим бухгалтерским проводкам и первичным документам, на основании которых она была выполнена. Это позволяет оптимизировать, например, работу с накладными и счетами-фактурами, так как записи по этим документам создаются в нескольких модулях системы (по поставщику/клиенту, номенклатуре, Главной книге и пр.).

Множество встроенных инструментов позволяет всесторонне анализировать данные, хранящиеся в системе. После формирования отчеты могут быть сохранены в системе, модифицированы, напечатаны и отправлены по электронной почте или в формате XML. С высокой степенью точности можно отслеживать прибыль от продаж в разрезе стран, регионов, групп клиентов и заданных периодов (день, неделя, месяц, год).

Управление запасами. Функциональность управления запасами в ERPсистеме позволяет оптимизировать работу склада и управление запасами предприятия в целом, улучшить взаимодействие между подразделениями внутри организации и сократить операционные издержки.

К ключевым возможностям функционала относят:

• • мониторинг и контроль складских потоков;
• • получение актуальной информации о работе склада и текущем уровне запасов;
• • сокращение складских и прочих издержек;
• • работу со спецификациями;
• • неограниченное число уровней вложенности спецификаций;
• • полный комплект графических средств для создания спецификаций и работы с ними;
• • поддержку множества версий одной спецификации.

Система ERP предлагает различные инструменты для управления складскими запасами, включая использование складской аналитики, анализ запасов в разрезе складской аналитики и управление карантином.

В рамках функциональности прогнозирования, представленной в модуле «Управление запасами», можно строить долгосрочные прогнозы закупок и продаж номенклатурных единиц. Для прогнозирования доступно неограниченное число прогнозных моделей, что позволяет воспроизводить различные сценарии будущего. Можно строить прогнозы для различных отделов предприятия и затем консолидировать их в единый прогноз для организации.

Использование складской аналитики дает возможность определять степень детализации, необходимой для оприходования, хранения и отгрузки товаров, а также анализировать данные о товарах как с точки зрения количества, так и в разрезе финансовых транзакций. Номенклатурные коды складской аналитики включают в себя склад, номер партии, ячейку (полка, позиция и т. д.), код паллеты (контейнер для перевозки товаров), серийный номер (уникальный идентификатор единицы товара) и номер грузовой таможенной декларации, а также позволяют определить точное место размещения конкретного товара. В рамках одной номенклатуры аналитика хранения позволяет разделять товары, но конфигурации, цвету и размеру, упрощая таким образом процессы производства, продажи и хранения. При этом повышение степени детализации нисколько не усложняет работу пользователя в системе. Например, если приобретаются рабочие перчатки разных размеров, то можно оприходовать их на одну номенклатуру «Перчатки» и в отдельном поле указать размер. Таким образом, вместо того чтобы создавать отдельную карточку товара для каждого размера перчаток, достаточно создать одну карточку.

Спецификации необходимы для того, чтобы на основе потребности в готовом товаре рассчитать потребность в сырье. Все, начиная с прогнозирования, планирования, осуществления закупок и производства и заканчивая комплектацией и получением информации о себестоимости и цене товара, связано с работой со спецификациями. Совместно с функциями модулей «Управление запасами» и «Сводное планирование» работа со спецификациями обеспечивает выполнение поставок «точно в срок» и оптимальные размеры заказов.

Спецификации в ERP-системе могут содержать неограниченное число уровней вложенности, что позволяет отразить с необходимой степенью детализации структуру изделия. При этом для любой номенклатуры можно определить срок действия в составе спецификации, в которую она входит. Для создания спецификаций можно использовать специальный конструктор — графический инструмент, основанный на технологии drag-and-drop. Работать со спецификациями в знакомом и дружественном интерфейсе значительно проще и быстрее. При этом вся необходимая информация собрана в одном окне.

Контроль версий спецификаций позволяет оперативно заменять компоненты и их поставщиков. Каждая версия спецификации активна в течение определенного времени. От периода активности версии зависит, например, какие компоненты спецификации используются в производстве на указанную дату. Доступ к предыдущим версиям и работа с ними возможны в любой момент. Допустим, если клиент хочет купить в точности такой же товар, как в декабре прошлого года, можно воспользоваться старой версией спецификации для производства этого товара. Таким образом, создавая версии спецификаций и указывая периоды их действия, исключают необходимость повторного их создания, экономят время и снижают затраты.

Хранение в системе множества версий спецификаций сокращает и оптимизирует процесс разработки нового товара и время вывода его на рынок. Это дает возможность компании быстро реагировать на происходящие изменения и корректировать продуктовые линии в соответствии с требованиями рынка.

Расчет цены готового товара можно выполнять одновременно для нескольких спецификаций. При этом можно учитывать все издержки на производство изделия с заданной спецификацией и закупочные цены компонентов. После расчета цены соответствующие данные обновляются во всей системе.

Управление складом. Функциональность «Управление складом» в ERP обеспечивает гибкость и средства контроля, необходимые для оптимизации всего цикла управления складом в соответствии с вашими требованиями.

К ключевым возможностям функционала относят:

• • оптимальное размещение товаров на складе;
• • сокращение операционных издержек, снижение затрат на аренду и оплату труда;
• • оптимизацию области хранения склада;
• • различный уровень детализации складских записей;
• • контроль серийных номеров и номеров партий;
• • автоматический выбор и контроль ячеек хранения;
• • маршруты комплектации.

Модуль «Управление складом» в ERP содержит все функции, необходимые для обеспечения эффективной работы склада, выполнения таких операций, как получение товаров от внешних поставщиков и из внутренних источников, структурированное хранение товаров, комплектация товаров и их упаковка для перевозки и перемещения, отгрузка товара. Для обеспечения максимально эффективного управления складом функциональность модуля полностью интегрирована с другими модулями системы.

Модуль «Управление складом» предоставляет возможность гибкой организации складского управления с учетом изменяющихся потребностей бизнеса. Склад разделяется на зоны по признакам температурных режимов хранения товаров или их оборачиваемости. Складские ячейки описываются с помощью пяти координат: склад, проход, стеллаж, полка и позиция. Ячейки могут иметь различные физические размеры и различаться по тину размещаемых в них паллет. При необходимости можно заблокировать складские ячейки, запретив тем самым движение товара. Можно также контролировать хранение товаров на основании заранее заданных правил размещения либо осуществлять выборочный контроль.

Функции «Управления складом» гарантируют рациональное использование складского пространства. Когда прибывают товары, система определяет оптимальное место их хранения. Предложение основывается на информации о зонах хранения и характеристиках помещения склада в сравнении с характеристиками поступающего товара. Все складские действия отражаются в журналах системы. Используя функцию аудита, можно воссоздать всю последовательность операций работы с товаром. Чтобы увеличить скорость и точность комплектации и отгрузки товаров, можно подключить функцию штрихкодирования товаров и операций. Маршруты комплектации создаются в ERP на основе отгрузок. При их создании принимаются во внимание разнообразные параметры, заданные для склада, например, зоны хранения, высота ячеек, необходимое оборудование, схемы проезда. Система также учитывает наличие нескольких заказов на одном маршруте (комплектация партий), что обеспечивает более рациональную погрузку паллет и является более рентабельным способом управления складом. Можно увеличить общую производительность склада, выполняя внутренние перемещения, например доставку товаров напрямую со склада в производственный цех с формированием спецификаций.

По прибытии на склад номенклатура заносится в систему, и, таким образом, можно видеть всю информацию о поступившем товаре еще до того, как он оприходован. Можно зарезервировать товары под заказ клиентов, причем товар может резервироваться из конкретной ячейки или партии. Такое резервирование распознается всеми функциями системы ERP, включая такие, как проведение инвентаризации на складе, планирование производства и др. Все это дает гарантию того, что все запросы клиентов будут полностью удовлетворены.

Воспользовавшись складской аналитикой, можно указать точное местоположение товаров. Кроме того, складская аналитика является мощным инструментом в отслеживании номеров партий и серийных номеров товаров и может быть использована для того, чтобы получить целостную картину о товарах на складе. Для отслеживания товаров внутри склада и в рамках цепочки поставок можно воспользоваться функцией автоматического присвоения товару номера, привязанного к отгрузкам и поставкам. Чтобы улучшить отслеживание товара, система может автоматически создавать значения серийных номеров и номеров партий. В системе также можно вести неограниченное число групп для автоматической нумерации партий и серий.

Управление отношениями с клиентами. Модуль управления отношениями с клиентами системы (CRM) класса ERP, как правило, позволяет хранить всю информацию о клиентах, партнерах и других контрагентах централизованно. Сотрудники различных отделов могут вводить, просматривать и использовать в работе эту информацию. В результате улучшается координация деятельности всех подразделений компании, в первую очередь отделов продаж и маркетинга. Благодаря тесной интеграции с другими модулями ERP, автоматизирующими работу с поставщиками и клиентами, модуль управления отношениями с клиентами поддерживает бизнес-процессы организации практически любого типа. Таким образом, можно настроить модуль в соответствии со своими бизнес-процессами, а не менять бизнес-процессы в соответствии с возможностями системы. Помимо всего прочего, модуль CRM помогает руководителям отделов продаж эффективно управлять работой менеджеров по продажам и отделов в целом, достигая поставленных целей и постоянно повышая эффективность деятельности. Система автоматизирует проведение маркетинговых кампаний, а также обзвон и сбор информации о существующих и потенциальных клиентах, поставщиках и партнерах.

К ключевым возможностям функционала относят следующее:

• • централизованное хранение всей информации о клиентах, в том числе потенциальных, партнерах и пр.;
• • повышение эффективности работы отдела продаж благодаря возможностям анализа данных и обмена актуальной информацией с другими отделами;
• • отсутствие необходимости в отдельной системе класса CRM;
• • централизованное управление работой всего отдела продаж;
• • составление индивидуальных и групповых планов продаж;
• • мониторинг активности продаж, графическое представление статистики, но продажам;
• • определение целевой аудитории и ее сегментирование при проведении маркетинговых кампаний;
• • анализ затрат, использованных ресурсов и полученной прибыли при проведении кампаний;
• • присоединение к спискам обзвона анкет, содержащих важную информацию;
• • доступ к ключевой информации о клиентах из любого места ERPсистемы;
• • интеграцию с 1Р-телефонией.

Информация о клиентах, доступная раньше только отделу продаж, теперь может просматриваться сотрудниками всех отделов, что позволяет компании работать как единая команда. Например, использование модуля CRM позволяет любому сотруднику, отвечающему на звонок по телефону, легко найти информацию о клиенте, необходимую для решения проблемы.

В модуле CRM можно создавать предложения для имеющихся и потенциальных клиентов, а также выполнять прогнозирование продаж с учетом предложений. Предложения с вероятностью продажи больше заданной могут учитываться и при сводном планировании, в рамках формирования общего логистического и производственного плана компании.

Информационные письма, новости, каталоги продукции и другие документы отправляются контрагентам с использованием функции рассылки модуля CRM. Для удобства работы создаются группы рассылки из контактных лиц, сотрудников и т. п. Группы рассылки могут использоваться также при отправке SMS-сообщений. Все отправленные по электронной почте сообщения автоматически сохраняются как документы в ERP-системе. Можно синхронизировать свои встречи в системе ERP с календарем почтовой системы, например Microsoft Outlook. Синхронизация осуществляется как автоматически, гак и вручную, в зависимости от настройки системы.

Модуль CRM в ERP-системе позволяет полностью интегрировать фронти бэк-офисы так, чтобы они работали как единое целое. Исчерпывающая информация обо всех аспектах работы с контрагентами, доступная в одном месте, позволяет укрепить и расширить бизнес-отношения компании. Зная потребности и предпочтения клиентов, можно оптимизировать выполнение заказов и сократить складские издержки. Также можно значительно сократить административные затраты, так как модуль CRM автоматизирует множество операций по работе с клиентами, которые традиционно выполняются вручную.

Управление продажами. Планы продаж составляются в системах ERP, как правило, для отдельных менеджеров по продажам и групп менеджеров на год с возможным разбиением по кварталам и месяцам. Планы продаж могут быть представлены в виде графиков, на которых удобно проводить различного рода сравнения, например планируемого объема продаж с фактическим. Можно просматривать планы работы на день, неделю, месяц для каждого сотрудника, а также сделанных клиентам предложений и открытых заказов. Действия, выполненные конкретным менеджером или группой менеджеров за указанный период времени, и другие операции фиксируются в журнале операций, что позволяет четко контролировать работу всех сотрудников. Изначально присутствует большое количество иреднастроенных отчетов, в которых отображается информация о фактических и планируемых продажах, обо всех действиях, связанных с продажами, и пр. Можно легко создавать различные отчеты, отражающие объемы продаж, общее количество сделанных предложений, предложений, ставших заказами, активность сотрудников и г. д. Эта информация необходима для анализа и планирования работы отдела продаж.

Управление маркетингом. При организации маркетинговых кампаний в ERP-системе сотрудники могут предварительно сегментировать целевую аудиторию. Это помогает успешнее проводить кампании и более детально анализировать их результаты. Можно легко оценивать эффективность кампаний, сравнивая затраты на их проведение с полученными доходами. Маркетинговые кампании представлены в древовидной структуре, значок каждой кампании, как правило, определяется ее статусом. Таким образом, взглянув на «дерево», сразу можно определить текущий статус интересующей вас кампании. Для упорядочения деятельности один сотрудник назначается ответственным за кампанию, а другим ставятся отдельные задачи в ее рамках. После завершения кампаний доступны отчеты об их результатах и о затраченных ресурсах, по которым можно определить уровень возврата инвестиций.

Допустим, планируется провести обширную маркетинговую кампанию, предложив клиентам новый учебный курс. Например, 10 сотрудников будут в течение двух недель работать над рекламой, заниматься прямым маркетингом и составлять список обзвона. Для достижения максимальной эффективности работы ERP-системы предлагают следующие возможности по повышению эффективности управления процессом:

• • создание вручную проекта, связанного с кампанией, в модуле управления проектами;
• • автоматическое создание проекта по маркетинговой кампании, при этом вся необходимая информация о проекте/кампании автоматически появится в системе;
• • учет затрат на кампанию/проект, включая временные, денежные и номенклатурные затраты.

При проведении кампаний и анкетировании через Интернет ответы респондентов попадают напрямую в базу данных ERP. Если ответы придут слишком поздно или не хватит времени для обработки всех полученных ответов, маркетинговая кампания может не принести ожидаемых результатов. Во избежание таких ситуаций в модуле всегда доступна информация о том, сколько человек приняли участие в опросе, кто именно ответил на вопросы и какие ответы были получены.

Интеграция отделов маркетинга, продаж и сервиса крайне важна для эффективной работы фронт-офиса компании. Информация, полученная в одном из отделов, должна быть доступна и в других. Это обеспечивается ведением энциклопедии маркетинга. Имея доступ к большему объему ресурсов, отделы маркетинга, продаж и сервиса обладают большими возможностями для эффективной работы и развития бизнеса.

Функции телемаркетинга позволяют автоматически создавать списки обзвона, используя контактную информацию о существующих и потенциальных клиентах из таблицы деловых отношений. При создании списка обзвона из таблицы выбираются различные ноля, благодаря чему список содержит не только базовую информацию о контакте, но и иную информацию, например, географию продаж, тип отношений. Сотрудники телемаркетинга могут пользоваться этой информацией для вовлечения клиента в диалог.

После создания списка обзвона звонки можно распределить среди сотрудников отделов телемаркетинга или продаж по различным принципам. Скажем, звонки могут быть распределены по сотрудникам, которые уже общались с данными клиентами. Выполняя обзвон прямо из модуля, звонящие при необходимости могут переходить в другие модули ERP-системы. Например, если во время разговора клиент выказывает желание разместить заказ, сотрудник отдела продаж переходит в форму заказов и создает в ней новый заказ или предложение. Каждый сделанный звонок фиксируется в системе. По информации о звонках могут быть сформированы различные отчеты, такие как отчет о результатах рекламной кампании.

Использование технологии интеграции с IP-телефонией дает возможность делать звонки прямо из модуля нажатием одной кнопки. По завершении разговора система автоматически подготавливает следующий звонок из списка. Все, что требуется сделать сотруднику, — снова нажать кнопку. При входящем звонке система автоматически определяет звонящего по номеру телефона и предоставляет всю имеющуюся о нем в базе данных информацию.

Управление отношениями с поставщиками. В современном мире все больше и больше компаний учитывают в своей повседневной деятельности не только собственные логистические, производственные, финансовые и человеческие ресурсы, но и вовлекают в сферу своих интересов так называемые компании ближайшего окружения. В зависимости от сферы деятельности предприятия, его положения на рынке это могут быть различные виды взаимоотношений, но два вида внешних контрагентов стоит выделить отдельно, а именно — клиенты и поставщики.

Если посмотреть на управление работой с поставщиками, то, несмотря на все больший интерес к этой области, проработанность концепции взаимоотношения с поставщиками (SRM), а в особенности реализация этой концепции на практике в компаниях все еще оставляет желать лучшего. А ведь от поставщиков зависит не только работоспособность компании, но и скорость выполнения клиентских заказов и в конечном счете рентабельность и позиции на рынке. Если оценивать перспективы развития предприятия в этом направлении, то условно можно выделить три основных: стратегические, тактические и операционные изменения.

К стратегическим изменениям прежде всего стоит отнести изменение общих ценностей предприятия — когда на организационном уровне прописывается не только лояльность клиентов, снижение себестоимости выпускаемой продукции или оказываемых услуг, но и лояльность поставщиков, контроль за коммерческими соглашениями с поставщиками и сокращение логистических издержек при взаимодействии с поставщиками. При, казалось бы, общей простоте указания подобных целей и добавления дополнительных показателей деятельности компании (KPI), связанных с поставщиками в общую оценку, сделать это достаточно сложно, главный акцент — это организационные изменения и не только постановка целей, но и контроль за их исполнением на местах. И тут мы логично подходим к тактическим изменениям.

Тактический уровень — это фактически компилятор общих стратегических желаний компаний в конкретное изменение, создание новых и исключение неэффективных с новой точки зрения бизнес-процессов. На этом уровне очень важны инструмент реализации и инструменты контроля за подобными изменениями. Многие современные концепции и прекрасно проработанные на стратегическом уровне идеи не были реализованы по причине либо непонимания со стороны конкретных исполнителей, либо нежелания принимать новые правила игры. И если с точки зрения организационного контроля это все еще взаимодействие между менеджментом и персоналом, то уже с точки зрения контроля за бизнес-процессами — это возможности и средства И С, которые давно уже стали инструментами, с одной стороны, помогающими работать сотруднику, а с другой — непрерывно контролирующими его работу согласно «идеальным» бизнес-процессам организации. Условно возможности информационных систем с точки зрения развития управления отношениями с поставщиками можно разделить па две части: функциональные и технологические.

Операционные изменения связаны с постоянными корректировками бизнес-процессов компании, призванными реагировать на изменение во внешней или внутренней среде. Как правило, подобные изменения носят «косметический» характер и не приводят к кардинальным изменениям процессов.

Сам, но себе функционал ИС — это далеко не панацея решения проблем и реализации стратегических целей, это всего лишь особый логический или отраслевой способ формирования набора бизнес-процессов и без понимания, что лежит за тем или иным функциональным блоком. Функционал может быть не только бесполезен, но зачастую и вреден избыточностью информации и необходимостью контролировать ненужные для бизнеса процессы. И наоборот, понимание возможностей ИС и взгляд на собственные бизнес-процессы сквозь призму ИС дает компании неоспоримые преимущества в области управления поставщиками.

С точки зрения функциональных возможностей системы достаточно серьезно отличаются друг от друга, но если смотреть на функционал управления поставщиками не как на отдельную систему, а как на часть общей системы управления предприятиями (ERP), то можно выделить следующий стандартный набор функций.

Функционал управления внутренними запросами является исходной точкой в формировании потребности в поставщике внутри компании. Именно здесь появляется запрос на получение компанией услуг или товарно-материальных ценностей со стороны внешних контрагентов. Современные системы позволяют сформировать и обосновать заявку на закупку внутри компании до ее появления за пределами компании в виде запроса существующим или новым поставщикам. Контролируя ход формирования заявки, компания, с одной стороны, контролирует процесс заполнения заявки всеми необходимыми, согласно внутренним процессами, характеристикам, а с другой — позволяет проконтролировать процедуру согласования, подстраиваясь под изменение ситуации на лету. Увольнение сотрудника, отпуск, болезнь, изменение организационной структуры — все это не должно влиять на скорость согласования заявок на закупку, более того, вся история согласования сохраняется постоянно, и в любой момент инициатор заявки может увидеть ход ее исполнения. Это позволяет серьезно сократить время согласования, с одной стороны, и повысить прозрачность процесса одобрения и формирования заявки — с другой.

Процесс согласования заявки может заканчиваться либо выбором уже существующего поставщика согласно заключенным коммерческим соглашениям и критериям отбора поставщика в той или иной ситуации, либо организацией нового тендера с привлечением новых поставщиков / существующих поставщиков. В случае формирования тендера — современные системы управления позволяют автоматически формировать спецификацию тендера на требуемые номенклатурные позиции, причем правила формирования структуры спецификации также определяются компанией: округление закупок, компоновка однотипных товаров в общую закупку, объединение по критериям стоимости, сроков и т. д. При этом публикация тендера на портале компании / внешней площадке или рассылка уведомлений о тендере и всей необходимой информации по поставщикам, включенным в тендер, идет автоматически. Более того, сбор результатов тендера и рекомендации по выбору поставщика тоже автоматизированы — системы собирают коммерческие предложения от поставщиков, автоматически разбирая заявки согласно внутренней структуре документов, и строят в соответствии с созданными внутренними критериями оценки сбалансированную систему показателей. Например, может оцениваться не только цена, но и сроки поставки, доверие к поставщику, сроки взаимоотношений, процент выполненной спецификации, и все это в автоматическом режиме. В случае же выбора существующего поставщика система автоматически может создать не только заказ на покупку, но и отправить запрос на поставку непосредственно поставщику в виде файла или напрямую в системе, если поставщик предоставляет подобную возможность, или дать возможность системе поставщика забрать ее из И С предприятия. При этом непосредственно сам поставщик подтверждает дату, цены и сроки поставок, что повышает точность планирования и снижает влияние человеческого фактора внутри организации.

Как известно, категорийный менеджмент — это концепция управления торговым пространством и ассортиментом, согласно которой ассортимент делится на группы схожих продуктов^[1]. Фактически причина появления подобной системы управления состоит в желании компаний, которые занимаются перепродажей товаров, включить в процесс управления и продажами поставщиков. Собственно говоря, это контролируемое делегирование части бизнес-процессов предприятия, связанных с определенной группой товаров, непосредственно поставщику этой группы товаров. Для реализации подобных задач предприятию приходится решать сложную задачу разделения управления бизнес-процессами между несколькими поставщиками и фактически теснейшей интеграции с инфраструктурой и сотрудниками поставщика на уровне вовлеченности в бизнес-процессы собственных структур. Реализация подобной задачи сложна еще тем, что нужно очень аккуратно разграничивать «горизонтальный» и «вертикальный» уровни доступа к информации, чтобы у поставщиков была необходимая информация для принятия решений, но не было избыточной. В современных системах управления всю технологическую тяжесть подобного разделения они берут на себя, при вовлечении поставщика лишь указывается его уровень доступа, и система автоматически начинает сортировать и фильтровать информацию только для данного поставщика при любом виде работы с системой.

Одним из важнейших инструментов взаимодействия с поставщиками является управление договорами, и с точки зрения управления процессами юридическая сторона влияет наименьшим способом, а вот возможность собрать в рамках договора закупок всю информацию, описывающую правила работы по нему, — это не только гарантия исполнения обязательств, но и возможность систематизировать все взаимодействие. Когда в рамках договора в системе прописывается как спецификация по договору, так и сроки исполнения, включая календари работы складов поставщиков на отгрузку и календари складов компании на получение, штрафные санкции неисполнения, кредитные лимиты, специальные скидки, индивидуальные прайс-листы, — все это позволяет не только сделать для предприятия работу с поставщиком прозрачной, но и сделать само предприятие «удобным» для поставщиков, что позитивно отразится на уровне взаимоотношений и в конечном счете — на рентабельности.

Контроль за работой непосредственно сотрудников при закупках происходит с помощью настройки статистических и экспертных оценок лимитов и политик закупок. Фактически определяя общие правила поведения сотрудника в той или иной ситуации, организация описывает рамки его работы для системы управления и набора автоматически алгоритмов, запускающихся при возникновении определенной ситуации. Например, что делать, если выбранный поставщик готов исполнить только часть закупки: сменить поставщика на второго в приоритете, сформировать новый тендер на оставшуюся спецификацию, понизить рейтинг поставщика и т. д. При этом каждое правило как имеет изначальные настройки, так и может меняться согласно накопленной статистике поведения. Если в определенные моменты принимаются иные, отличные от заложенных, решения, то система будет рекомендовать использовать именно их в будущем как базовые.

Вместе с тем отношение с поставщиками — это постоянный контроль за исполнением ими своих обязательств, накопление статистики взаимоотношений, выстраивание обоснованных индивидуальных стратегий работы со всеми ключевыми поставщиками и раннее обнаружение проблем в поставках. Для подобного анализа системы управления используют широкий аналитический инструментарий. С одной стороны, эго постоянный многомерный анализ в целом работы с поставщиками с помощью OLAP-кубов, с другой — эго тактический контроль с помощью отчетов. При этом в системах активно создаются и внедряются небольшие инструменты поддержки принятия решений, привязанные к конкретным задачам, они следят за отклонениями в плановых и фактических показателях и проактивно реагируют, если намечается негативная тенденция. Например, долгое несогласование договора с новым поставщиком может привести к дополнительным напоминаниям и в конечном счете — инициации нового тендера, если информация не будет предоставлена вовремя. В последнее время наметилась тенденция возвращения автоматизированных рабочих мест, привязанных к одной функции, т. е. в рамках одного или нескольких окон, узко ориентированных на определенные задачи закупок, выводится вся необходимая информация — сотрудник практически не переключается по системе, и «все, что ему необходимо, есть в одном месте». Другой тенденцией стал поиск наиболее быстрых путей доставки проанализированной информации до пользователя — системы не только умеют отправлять письма электронной почты, СМС и всплывающие сообщения по системе, но интегрироваться непосредственно в социальные сети. У сотрудника отдела закупок в социальной сети Facebook или Вконтакте может быть в друзьях ИС компании, которая будет отправлять важные ему сообщения, при этом важность сообщений определяется как непосредственно самим сотрудником, гак и политикой компании.

И последнее, что стоит отметить с функциональной точки зрения, это управление согласованием: важно, чтобы бизнес-процесс не только был организован правильно, но и ход его исполнения неукоснительно контролировался. Для этого вводятся различные правила уведомительного и автоматического характера, «проталкивающие» процесс согласования — что делать системе, если два часа нет одобрения: автоматически одобрить, автоматически отказать, делегировать другому сотруднику, запустить иную процедуру согласования и т. д. Подобные инструменты стимулирования позволяют сократить время прохождения согласований и в конечном счете повысить интенсивность работы сотрудников.

Как уже упоминалось ранее, помимо функциональных возможностей системы важны также технологические аспекты реализации как взаимодействия с поставщиками, так и непосредственно работы сотрудников предприятия с системой. Мы не будем детально рассматривать технологические аспекты работы с поставщиками, но необходимо упомянуть, что на текущий момент технологическая развитость системы является одним из важнейших гарантов отсутствия проблем интеграции с системами поставщиков. Концепция интеграции с помощью веб-сервисов позволяет строить на основании системы управления предприятия некую централизованную интеграционную шину, собирающую и интегрирующую информацию от всех ключевых поставщиков в одном месте.

Любые изменения, которые происходят с организацией, должны быть реализованы непосредственно исполнителями и поддержаны ими, активно или пассивно. Если совершенствование бизнес-процессов на стратегическом уровне не улучшает, а лишь ухудшает ситуацию в операционной деятельности сотрудника, а зачастую это именно так, из-за возросшего уровня контроля и объема информации, то требуется серьезное организационное вмешательство. Иначе все нововведения могут быть саботированы сотрудниками на местах и серьезная система управления отношениями с поставщиками по факту не будет работать. С одной стороны, контролю помогают множественные инструменты систем управления с тактического уровня, с другой стороны, непосредственная вовлеченность топ-менеджмента предприятия доносит до сотрудника необратимость подобных изменений и минимизирует риск невнедрения новых бизнес-процессов.

Оценивая эффект от внедрения систем управления поставщиками, стоит выделить несколько основных областей:

• • повышение прозрачности и управляемости процесса закупки, которое может быть измерено во времени, необходимом для принятия решения по закупке и времени получения отчетности по причинам принятия решения по той или иной закупке;
• • расширение базы поставщиков, позволяющее расширить поиск оптимальной закупки, которое в целом измеряется общим сокращением закупочных цен и объемов закупок, т. е. дает возможность при сохранении нужного уровня цены не затоваривать склад;
• • сокращение времени и трудозатрат па обработку небольших закупок, которое влияет на скорость и объем массовой обработки небольших заявок на закупку.

Различные компании, внедряющие разнообразные решения для управления поставщиками, по-разному оценивают эффективность от внедрения систем подобного класса, но в любом случае результаты их оценки можно привести к этим трем показателям.

• [1] Киселев К. М., Николаева М. Л. Категорийный менеджмент. М.: Норма: ИНФРА-М, 2013.