Описание архивных документов. 
Дифференцированный подход. 
Международный стандарт описания

В практике российских, а затем и советских архивистов был выработан ряд методических принципов, позволяющих наиболее емко и информативно описывать архивные документы.

В частности, для составления заголовков на единицы хранения и отдельные документы были сформулированы правила, которые и сегодня сохраняют свое значение и используются архивистами при описании документов.

При описании необходимо иметь в виду не только данный документ или данную единицу хранения, но всю совокупность описываемых материалов (например, весь комплекс документов, составляющих данный фонд).

При составлении заголовков следует соблюдать единство методики их составления и литературного оформления.

В используемой в заголовке терминологии необходимо отражать особенности эпохи создания документа (единицы хранения). Например, принято опускать термины, отражающие особое почитание членов императорской фамилии или сановников, но сохранять официально бытовавшие названия учреждений и должностей. Так, старый делопроизводственный заголовок «О введение в присутствие Государственного совета его императорского величества государя наследника цесаревича и великого князя Александра Николаевича» при редактировании должен быть заменен на: «О введении в присутствие Государственного совета наследника престола вел. кн. Александра Николаевича». Но названия учреждений, должностей и документов должны воспроизводиться в соответствии с официальной терминологией эпохи, например: «Собственная его императорского величества канцелярия», «высочайшее повеление», «всеподданнейший доклад» и т. д.

Категорически запрещается заменять современными (тем более политизированными) определениями термины, обозначающие конкретные исторические реалии, правовые нормы и т. д. Например, если в старом делопроизводственном заголовке (или в самом документе) говорится об «отрешении» чиновника от должности, то эту формулировку нельзя заменять на «увольнение», так как отрешение и увольнение были различными степенями наказания за должностные проступки и преступления (первое было более суровой мерой наказания).

Точно так же так называемые русско-туземные школы в Туркестане (конкретный тип учебного заведения) не следует заменять ничего нс говорящим обозначением «школы для местного населения», а дела о выдаче государственным крестьянам так называемых владенных записей (документов, на основании которых они после проведения крестьянской реформы в казенной деревне владели своими земельными наделами) недопустимо обозначать как «документы о борьбе крестьянства за землю»^[1].

В то же время архаичные словоупотребления, не несущие информации о юридическом статусе или особенностях делопроизводства, могут заменяться современными. Например, вместо «дело о дозволении» всегда следует помещать в заголовок «дело о разрешении».

Но поскольку оценочные элементы (с позиций времени создания документа) содержали и старые заголовки, при редактировании заголовков необходимо находить объективную и политически нейтральную форму, избегая в то же время излишней модернизации. Например, вместо «государственный преступник» лучше употреблять не термин «революционер», а словосочетание «обвиненный в государственном преступлении», вместо «беспорядки» лучше писать не «революционные выступления», а «волнения» и т. д.

При литературном редактировании описаний требуется избегать вводных предложений, а также придаточных предложений, которые следует заменять причастными оборотами. Например, вместо «который обвинен» нужно писать «обвиняемый», вместо «который просит о…» — «ходатайствующий о…» и т. д.

Рекомендуется также избегать по возможности союзов («а также», «помимо» и т. п.), кроме союза «и».

Все сокращения как в заголовках описей, так и в справках о фондах необходимо унифицировать в соответствии со списком сокращений.

В заголовке, составленном на дело или документ, необходимо отразить субъект действия (кто рассматривает, разрешает и т. д.), объект действия (лицо или учреждение, которому выдавалось разрешение, прошение которого рассматривалось и т. д.) и предмет действия. Указание в заголовке на предмет действия должно быть конкретным и отражать специфику компетенции субъекта действия (г.с. учреждения или должностного лица, производящего это действие). Необходимо избегать общего обозначения предмета действия. Например, если речь идет о постройке архитектурного объекта, то следует формулировать в заголовке это действие не как «о строительстве», а «о рассмотрении и одобрении проекта постройки» (для дел учреждений, на момент создания документа рассматривавших архитектурные проекты), «о выделении средств» (для дел учреждений, решавших вопросы финансирования), «об освящении» (для церковных учреждений) и т. д.

Сформулированные в советское время методические принципы описания предусматривали отражение в заголовке признаков заведения дела.

Под этими признаками подразумевались:

номинальный или родовой (т.е. разновидность документов, например, протоколы, приказы, переписка и т. д.^[2]);

• — происхождения или автора, являющийся необходимым дополнением к предыдущему признаку (например, журналы Комитета министров);
• — вопросно-предметный (г.е. краткое и точное обозначение основного содержания дела или документа^[3]);
• — корреспондентский^[4];

географический (для документов, связанных с определенной местностью);

— хронологический (например, «отчеты за … год»).

Все указанные признаки следует отражать в заголовке в приведенном выше порядке.

В случае, если единица хранения состоит из одного документа, в заголовке отражается разновидность этого документа, его содержание, происхождение, дата, подлинность или копийность. Для писем обязательно указание автора и адресата.

Если необходимо более детальное раскрытие состава и содержания единицы хранения или данная единица хранения содержит отдельные документы, содержание которых не может быть раскрыто в общем заголовке, а также при наличии в деле особо ценных или отличающихся по своей разновидности от остальных документов (например, фотографий или чертежей), допускается помещение в опись после заголовка аннотации.

Аннотации к заголовкам единиц хранения (делам), как и описания фондов, не должны содержать оценочных определений («важные», «ценные»), но могут характеризовать степень подробности (например, «краткие сведения») и другие особенности (например, «черновые наброски»).

Принцип дифференцированного подхода к описанию архивных материалов был разработан в советском архивоведении в 1960;е гг. В соответствии с этим принципом в зависимости от научной ценности и информативности фонда его описание и состав НСА к нему дифференцировался по степени полноты и подробности. По этому же принципу должна была устанавливаться очередность работ по созданию и совершенствованию НСА. Степень подробности и полноты описания и состав справочников варьировались от отражения в путеводителях и составления описей, отвечающих всем требованиям описания архивных материалов, до справок в путеводителях^[5] и описях, отвечающих требованиям учета и элементарного раскрытия содержания.

Все фонды были разделены на три категории ценности.

Широко принцип дифференцированного описания применен в архивных каталогах^[6].

Методические принципы применения дифференцированного подхода к созданию и совершенствованию НСА были сформулированы в методических пособиях, изданных в начале 1970;х гг.^[7] В практике ряда архивов, например, РГИА, эти принципы подверглись серьезным коррективам, направленным на отказ от формального категорирования фондов и на больший учет ведомственной принадлежности фондообразователей и их взаимосвязи в пределах ведомства. В дальнейшем были разработаны методические рекомендации по созданию современных архивных справочников, изданные в 2003—2007 гг.^[8]

В настоящее время дифференцированный подход к описанию архивных материалов продолжает применяться при решении вопросов о создании НСА к описям, определении степени подробности справок о фондах в путеводителях, при создании и пополнении каталогов (как традиционных, так и электронных). Но применение этого принципа не отменяет необходимости отражения во всех архивных справочниках необходимого минимума информации о фондах, единицах хранения и документах.

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (2007 г.) в настоящее время устанавливают общие требования к описанию архивных документов. В этих требованиях учтен как вековой опыт российских и советских архивистов, так и международные стандарты описания.

В полном объеме эти требования не соблюдены в большинстве уже имеющихся, созданных ранее архивных справочников, но они служат нормативно-методической основой при создании новых.

В соответствии с этими требованиями, описание архивных документов проводится на трех уровнях: архивный фонд, единица хранения (или единица учета), архивный документ. При необходимости описание может проводиться по группам архивных фондов, группам единиц хранения (единиц учета), комплектам, группам архивных документов, части архивного документа.

Описание архивных документов проводится на государственном языке Российской Федерации и может дополнительно проводиться на языках субъектов РФ и языках меньшинств.

Основой архивного справочника является описательная статья, состоящая из следующих обязательных элементов: сведений, идентифицирующих информацию (название и справочные данные архивного фонда, единицы хранения или единицы учета, архивного документа); сведений о составе и содержании информации; сведений об условиях доступа и условиях использования информации; сведений по истории архивного фонда (для уровня архивного фонда).

При необходимости в описательную статью могут включаться дополнительные сведения о местонахождении оригиналов; о наличии архивных документов фондообразователя в составе других архивных фондов и местах их хранения, библиография и др.

Описательная статья архивного справочника на уровне архивного фонда должна включать: название архивного фонда, справочные данные о нем, историческую справку к фонду, аннотацию о составе и содержании архивных документов, информацию об условиях доступа и использования, библиографию.

Справочные данные об архивном фонде состоят из элемента архивного шифра (номера фонда); объема архивного фонда в единицах хранения и (или) единицах учета по видам документации; крайних дат архивных документов по каждому виду документации; перечня имеющегося внутрифондового НСА.

Историческая справка к фонду должна состоять из информации по истории фондообразователя и истории архивного фонда.

Для архивного фонда семьи, рода сведения даются о каждом из родственников. Для объединенного архивного фонда составляется общая историческая справка.

Сведения по истории архивного фонда включают дату его поступления в архив, объем и крайние даты архивных документов, степень их сохранности; особенности формирования, описания и систематизации; информацию об изменениях в составе и объеме архивного фонда и их причинах, о наличии архивных документов других организаций или лиц (фондовые включения); о составе НСА к архивному фонду. Для архивной коллекции указываются сведения о времени, условиях, причинах ее создания; принципах формирования; местонахождении коллекции до поступления в архив; составителе.

Аннотация о составе и содержании архивных документов архивного фонда включает краткую обобщенную характеристику этих документов по видам и их содержания по темам, отражающим направления деятельности фондообразователя, с указанием хронологии тем и обозначением их географических (административно-территориальных) границ.

Условия доступа к архивным документам архивного фонда и их использования включают сведения о наличии архивных документов, доступ к которым и порядок их использования ограничены законодательством РФ или фондообразователем, а также сведения о наличии подлинников особо ценных, в том числе уникальных документов, и документов АФ РФ, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии; о наличии фонда пользования.

Библиография к архивному фонду должна включать список опубликованных справочников по данному фонду и пофондовых документальных публикаций, выполненных на его основе.

Описательная статья архивного справочника на уровне единицы хранения или единицы учета должна включать: порядковый номер единицы хранения (единицы учета); старый инвентарный номер; заголовок единицы хранения (единицы учета); справочные данные о ней; указание на нодлинность/копийность, вид носителя (или способ воспроизведения), язык, внешние особенности, условия доступа и использования архивных документов. Описательная статья при необходимости может дополняться названием архивного фонда и его структурной части (описи дел, документов), аннотацией отдельных архивных документов или их групп данной единицы хранения/единицы учета.

Заголовок единицы хранения управленческой документации или личного происхождения включает: наименование вида архивных документов; автора (ов) архивного (ых) документа (ов); адресата (ов) или корреспондента (ов), которым направлены или от которых получены документы; вопрос или предмет, названия события, факта, местности, фамилии и инициалов лица, к которым относится содержание указанных документов; даты событий. В случае отсутствия необходимых сведений в заголовок включается поясняющая информация: «автор не установлен».

Заголовок единицы учета киновидеодокумента включает: авторское название фильма, спецвыпуска, киножурнала или название события, отраженного в киноили телесюжете, дату производства и (или) дату съемки, фамилию и инициалы режиссера и (или) оператора съемки.

Заголовок единицы учета фонодокумента включает: название и жанр фонодокумента, название, место и дату отраженного события. При отсутствии названия фонодокумента указывается основное содержание телеили радиопередачи, выступления, беседы и др. Заголовок единицы учета фонодокумента, содержащего запись произведения литературы и искусства, включает название произведения и его жанр, первую строку текста, которая заключается в кавычки, если фонодокументом является не имеющее авторского названия и не опубликованное ранее произведение; фамилии и инициалы авторов и (или) исполнителей как самого произведения, так и его обработок, переложений, переводов; язык фонодокумента.

Заголовок единицы хранения фотодокумента включает описание изображения или название фотоальбома, слайда, негатива, фамилию и инициалы автора, место и дату съемки.

Справочные данные о единице хранения (единице учета) состоят:

• — из элементов архивного шифра: номера фонда; номера описи дел/ документов; номера единицы хранения (единицы учета);
• — объема единицы хранения (единицы учета): для архивных документов на бумажной основе — количества листов; для киновидеофонодокументов (в зависимости от вида) — количества единиц хранения в единице учета или единиц учета в единице хранения, метража, хронометража, времени звучания (в минутах и секундах); для фотодокументов — количества негативов, составляющих единицу хранения; для фотоальбомов — количества фотоотпечатков;
• — крайних дат архивных документов; для аудиовизуальных документов — даты записи или перезаписи.

В качестве видов материального носителя единицы хранения (единицы учета) при описании указываются:

• — для управленческой документации и архивных документов личного происхождения — бумага, калька, пергамен и т. д.;
• — фонодокументов граммофонной записи — материал носителя;
• — фонодокументов магнитной записи — тип магнитной ленты;
• — видеодокументов — формат записи;
• — фотои кинодокументов — формат и основа пленки, цветопередача;
• — электронных документов — компакт-диск и (или) другой современный носитель.

Условия доступа к единицам хранения (единицам учета) и их использования включают сведения о наличии архивных документов, доступ к которым и порядок их использования ограничены законодательством РФ или фондообразователем, а также сведения о наличии подлинников особо ценных документов, в том числе уникальных документов, и документов АФ РФ, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии; сведения о наличии фонда пользования; о языке и внешних особенностях архивных документов; о наличии НС, А к единице хранения (единице учета).

Описательная статья архивного справочника на уровне архивного документа включает: заголовок; справочные данные о нем; указание на подлинпость/копийность; вид носителя (или способ воспроизведения); условия доступа и использования.

Заголовок архивного документа включает: наименование вида архивного документа; автора; адресата или корреспондента, которому направлен или от которого получен документ; вопрос или предмет, событие, факт, лицо, название местности, к которым относится содержание указанного документа; дату события. В случае отсутствия необходимых сведений в заголовок включается поясняющая информация: «автор не установлен», «без даты». При необходимости заголовок дополняется аннотацией, раскрывающей не отраженное в заголовке содержание данного документа.

Справочные данные об архивном документе состоят из элементов архивного шифра (номера фонда; номера описи дел, документов; номера единицы хранения/единицы учета; номеров листов); объема (количества листов) архивного документа; даты его создания.

Условия доступа к архивному документу и его использования включают сведения о наличии ограничений на доступ и по использованию, установленных законодательством РФ или фондообразователем, а также об отнесении его к числу особо ценных документов, в том числе уникальных документов, или документов АФ РФ, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии; сведения о наличии фонда пользования; о языке и внешних особенностях архивного документа; о включении информации о нем в систему НС А.

При создании НС, А архив должен учитывать не только общие требования к составлению описательных статей архивных справочников, но и особенности подготовки их каждого типа и вида.

В 1994 г. на конгрессе Международного совета архивов в Оттаве был утвержден первый вариант международного стандарта архивного описания. Уже в 1996 г. на заседании конгресса в Пекине было решено подготовить новый стандарт. Специальная комиссия Международного совета архивов по стандартам описания при участии представителей архивных учреждений Австралии, Бразилии, Испании, Италии, Канады, Китая, США, Франции, Швеции, Финляндии подготовила к 1999 г. второе издание «Основного международного стандарта архивного описания», вышедшее в свет в 2000 г.

Этот стандарт носит рекомендательный характер, но высокий авторитет Международного совета архивов и высокий научно-методический уровень этого документа делают его руководством к действию для мирового архивного сообщества.

Стандарт основан на принципе последовательного описания от общего к частному.

В качестве основных уровней организации архивных материалов он предусматривает фонд (Fonds), подфонд (Sub-fonds), опись (Series), дело (File) и документ (Document). В российской системе классификации понятиям «подфонд» и «опись» соответствует опись.

Основной международный стандарт предусматривает семь «областей описательной информации», состоящих, в свою очередь, из 26 элементов, причем основными и обязательными признаются лишь первые шесть элементов. Остальные могут использоваться при описании, но в каждом конкретном случае их применение варьируется.

• 1. «Область идентификации» содержит основную информацию для идентификации единицы описания (фонда, подфонда, описи, дела и т. д.) и включает:
  • — код (ы) идентификации, т. е. архивный шифр, принятый в данной стране (для России, например, архив, номер фонда, номер описи, номер дела);
  • — заглавие (международный стандарт предусматривает сосуществование как «формального заглавия», г. е., например, заголовка дела, данного ему в делопроизводстве, так и «вспомогательного», т. е. составленного архивистом; в российской традиции либо сохраняется старый заголовок, если он соответствует требованиям описания, либо составляется новый);
  • — дата (ы), т. е. крайние даты фонда, описи, дела и т. д.;
  • — уровень описания (фонд, подфонд, опись и т. д.);
  • — объем и носитель хранения единицы описания (количество, объем, размер).
• 2. «Область контекста» включает:
  • — имя создателя (ей), т. е. название учреждения или имя физического лица;
  • — административную или биографическую историю (т.е. справку по истории фондобразователя);
  • — архивную историю (т.е. сведения о передаче фонда, описи и т. д. в архив, обработки в архиве и т. д.);
  • — непосредственный источник комплектования.
• 3. «Область содержания и структуры» состоит;
• — из «рамок и содержания», т. е. характеристики временных рамок и, главное, содержания фонда, описи и т. д.;
• — «оценки, уничтожения и плановой информации», т. е. сведения об оценке (экспертизе), уничтожении не имеющих научной и практической ценности материалов и планируемых действиях, а также о критериях, которыми руководствовались при проведении экспертизы и выделении к уничтожению;
• — «дальнейших поступлений», т. е. сведений о планируемых поступлениях (например, для фондов действующих учреждений, продолжающих пополняться в процессе комплектования);
• — «системы расположения и организации материала», т. е. сведений о внутренней структуре и системе классификации фонда, подфонда, описи и т. д.
• 4. В «область доступа использования» входят:
  • — условия, регламентирующие доступ;
  • — условия, регламентирующие воспроизводство (например, копирование, публикацию);
  • — язык/графика материала;

физическая характеристика и технические требования (например, требования к сохранению материала, влияющие па использование единицы описания, программное обеспечение и (или) оборудование, необходимое для доступа к единице описания);

• — НСА (т.е. сведения о наличии любых архивных справочников, позволяющих осуществлять поиск документов в данном фонде, описи и т. д.).
• 5. «Область взаимосвязанных материалов» включает:
  • — наличие и местоположение оригиналов;
  • — наличие и местонахождение копий;
  • — «связанные единицы описания», т. е. сведения о других фондах, описях и т. д., связанных с описываемым происхождением или по другим параметрам (например, о наличии материалов фондообразователя в других фондах);
  • — примечания о публикациях, т. е. сведения обо всех публикациях, посвященных данному фонду, описи и т. д. или основанных на них (публикациях документов).
• 6. «Область примечаний» позволяет представить информацию, которая не может быть представлена в других областях, например, о других бытовавших названиях фонда («коллекции»).
• 7. «Область контроля описания» содержит:
  • — «примечание архивиста», т. е. сведения о том, как и кем составлено описание;
  • — правила, по которым составлено описание;
  • — дату (ы) описания.

Таким образом, международный стандарт описания достаточно близок к нормам описания документов, принятых в «Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации…» 2007 г.

Следовать этим нормам необходимо при описании вновь поступающих в архивы документов, при создании новых справочников о составе и содержании архивных материалов. Но усовершенствование уже имеющихся справочников предполагает разумный баланс между исторически сложившейся структурой и характером описания этих справочников и соблюдением минимальных требований, позволяющих идентифицировать и успешно находить в архиве нужные для работы исследователей фонды, описи, единицы хранения и отдельные документы.

• [1] В советское время одним из требований к описанию архивных документов былоотражение состава и содержания документов «с марксистско-ленинских, партийных позиций». Советские архивисты как в своих методических разработках, гак и в практике работыпо описанию документов и фондов стремились ограничить эго требование принципом учетаособенностей эпохи создания документа, соблюдения необходимого баланса между архаизмами и модернизацией терминологии описания и т. д. Многие из них при этом проявлялипринципиальность, граничившую в то время с героизмом.
• [2] При этом термин «дело» рекомендовалось использовать только для единиц хранения, представляющих собою производство по какому-либо вопросу. С большой осторожностьюследует подходить к термину «материалы». Его целесообразно применять в основном к подсобной документации, например, материалы к законопроекту, черновые и т. п., но и здесьлучше в скобках указывать разновидности документов, из которых в основном состоятэти материалы. Если в названии разновидности документа отражено его содержание, т. е.документы этой разновидности имеют типовое содержание, то заголовок может ограничиться обозначением этой разновидности, например, «главная книга», «оборотные ведомости» и т. д.
• [3] В отношении лица при отражении этого признака необходимо указывать полное имяи должность, в отношении учреждения — его полное название (если речь идет о несколькихлицах или учреждениях — перечислить два-три с указанием «и др.»). При описании судебных дел следует указывать имена сторон процесса. В отношении отдельных лиц рекомендуется указывать их социальное (сословное, профессиональное) положение. Такое указаниеособенно важно в тех случаях, когда в документе указано только имя и фамилия (без отчества) или только фамилия.
• [4] Этот признак указывается при описании переписки.
• [5] См. параграф 8.2.
• [6] См. параграф 8.5.
• [7] Например: Дифференцированный подход к описанию документов: метод, рекомендации. Вып. 1−3. М.: ВНИИДАД, 1969;1974.
• [8] Например: Создание современных архивных справочников на основе дифференцированного подхода: метод, пособие. М., 2003; Составление архивных описей: метод, рекомендации. М., 2003; Составление архивных описей: метод, рекомендации. М.: ВНИИДАД, 2007.